ΙΑΣΡΙΚΟ ΙΓΡΤΜΑ ΣΡΑΠΔΕΑ ΚΤΠΡΟΤ

ΙΑΣΡΙΚΟ ΙΓΡΤΜΑ ΣΡΑΠΔΕΑ ΚΤΠΡΟΤ Προμήθεια, εγκαηάζηαζη, δοκιμαζηική λειηοσργία, εκπαίδεσζη ζηη τρήζη ηριών Γραμμικών Δπιηατσνηών Αξ. Γηαγωληζκνύ: Σειεπηαία πξνζεζκία ππνβνιήο Πξνζθνξώλ: BOCMF2008/004 29 επηεκβξίνπ 2008, 12:00 Απανηήζεις ζηα ζτόλια/ερωηήζεις και ειζηγήζεις ποσ σποβλήθηκαν μέτρι ηις 18.9.2008 και ώρα 12:00 Ηκεξνκελία Έθδνζεο 22 επηεκβξίνπ 2008 1

Ένησπο 8, Outline Specifications Πξνζηίζεηαη ζην ηέινο ηνπ ζεκείνπ 1 ε αθόινπζε πξόηαζε: Each accelerator must have its own record and verify server/system» Ένησπο 8, Παράγραθος 1.16 Γηαγξάθεηαη ε πξόηαζε: If not included, state the extra cost Ένησπο 8, Παράγραθος 15.5 Ένησπο 8, Παράγραθος 15.6 Η παξάγξαθνο απηή δηακνξθώλεηαη ωο αθνινύζωο: A high quality, high definition, autonomous audio system of the latest technology for each accelerator, for continuous hands-free communication between the operators at the console and the patient in the treatment room must be included. The characteristics of the system (one independent system for each accelerator) should be: 1. High quality of sound 2. High sensitivity of the microphone, i.e. to allow hands free answering from a distance of up to 20m from each terminal 3. High resistance against electrical and radiation interference 4. High reliability Ένησπο 8, Παράγραθος 15.7 Clarification: The successful Tenderer will install one monitor at the operator s console of each accelerator, which will be connected via ethernet cable to a point inside each accelerator room. The Bank of Cyprus Oncology Centre will provide the vital signs monitor units and the successful tenderer is required to provide the connection to the control desk and the necessary monitor for each accelerator separately. Ένησπο 8, Παράγραθος 19.1 Γηακνξθώλεηαη ε πξώηε πξόηαζε, ωο αθνινύζωο: Provide full integration of the complete accelerator system with the current Local Area Network system (LANTIS record/verify version 5.2.C2). 2

Ένησπο 8, Παράγραθος 20 The accelerators to be removed from the hospital are SIEMENS MEVATRON MD, installed in 1998 without MLC and upgraded later by installing new heads with 58 leaf MLCs. Ένησπο 8, Παράγραθος 21.1 Clarification: Both during installation and after the completion of the installation, the installer engineer performs certain tests by himself, to verify that the equipment satisfies the criteria set by the factory, regarding the performance of the equipment with respect to specific parameters e.g. symmetry and flatness of beam, output rate for a given field size, percent depth dose in water at 10cm depth etc. This series of tests is included in the commissioning of the equipment and it is the responsibility of the installer engineer. When he is satisfied, the engineer suggests that the unit is ready for acceptance testing by the Medical Physicists. Following the commissioning, the Medical Physicists are expected to do the Acceptance Testing of the unit, during which some of the tests performed during the commissioning have to be repeated and additional, more detailed beam data obtained for entry into the treatment planning system etc. If the Medical Physicist is available and participates in the commissioning, it is a benefit for both sides, because some parameters and criteria of acceptable performance are common for the commissioning and the acceptance testing and there is no need for the measurements to be done twice in the same month. Similarly, the presence of the engineer during the acceptance testing helps everybody save time, because if a parameter is found by the physicists to be outside specs, the engineer does the proper adjustments, so that the testing by the Physicists can proceed without delays. The installer is also responsible to ensure the proper shielding is present in the head of the accelerator and the unit satisfies internationally agreed leakage levels. If the physicist finds more than acceptable leakage, the engineer will have to dismantle and re-install the head shielding etc. The Tenderer will not be responsible for the shielding of the walls of the Bunker. The materials needed for the shielding of the bunker door are given in the specs. The tender will include the cost of the door as an option (for the new bunker only). It is preferable that a mechanism of a sliding door is offered, so the look will be the same as for the existing bunkers doors. Ένησπο 8, Παράγραθος 21.3 Drawings of the existing installation sites (including radiation protection/ shielding) A copy of the floor plan and the vertical section of the existing accelerator rooms can be requested from the Medical Physics Department of the Bank of Cyprus Oncology Centre. For example, the thickness of concrete walls and roof that form the primary 3

beam shield is 240 cm thickness of concrete. The successful Tenderer will not have to modify the shielding of the walls of the accelerator rooms. Ένησπο 8, Παράγραθος 21.3 Clarification: The successful tenderer will have to remove the existing baseframes and install new ones. Consequently the successful Tenderer is asked to state the time needed for this modification. There will be no need to change anything regarding the shielding of the walls of the existing bunkers. Ένησπο 8, Παράγραθος 22.2 Ένησπο 8, Παράγραθος 22.5 Ένησπο 8, Παράγραθος 22.6 & Παράρηημα ΙΙ, Παράγραθος 4.2 Clarification and correction: Three service engineers must be trained at the factory for the repair of the specific accelerators selected, and certificates of their training presented. A minimum amount of 50.000 Euro will be retained and released after the provision of such certificates as follows: The first engineer must have his training completed and present the relevant certificate by the completion of the installation of the first accelerator, if not earlier. The second engineer must complete training and present the relevant certificate within six months after the installation of the first accelerator. The third engineer must complete the training and present the training certificate within a year from the installation of the first accelerator. If this schedule is not followed, and if the training of the third engineer is not completed and the training certificate presented within one year from the installation of the first accelerator, then the tenderer will not be entitled to the money (i.e. 50.000) retained for this purpose. Ένησπο 8, Παράγραθος 22.7 Revision: Throughout the period of the service contract, should any one of the three service engineers leave the employment of the supplier, he/ she shall be replaced, and the replacement engineer shall be trained at the factory, the transition to be completed within one year from the departure of the trained engineer. Beyond this one year grace period, the service fee payable by the Centre shall be reduced by 20% for every month or part thereof that the supplier employs one trained engineer less than three. 4

Ένησπο 8, Παράγραθος 22.9 Clarification: The service engineers must submit a service report at the end of each service call and during the same day the service was completed. The service report must indicate the time of arrival, time of departure, the hours of downtime, any new parts that were installed and/or any parts that were ordered for fixing a problem on a later day Ένησπο 8, Παράγραθος 22.11 Clarification: The wording stays the same and an extra line is added as follows: The annual service fee shall become payable in four instalments at the end of each quarterly period, on submission of an invoice. The invoice shall be settled within 30 days, provided that all service reports have been timely submitted. Ένησπο 8, Παράγραθος 22.12 Ένησπο 8, Weight Factors Σα weight factors παξακέλνπλ όπωο δεκνζηεύηεθαλ ζην Έληππν 8, ζηηο 24 Ένησπο 11, ημείο 1 Γηακνξθώλεηαη ωο αθνινύζωο: «Γξακκηθόο Δπηηαρπληήο κε Γηάθξαγκα Πνιιαπιώλ Φύιιωλ (MLC), κε Proton and Electron energies as specified, κε Laser Light System, κε Portal Imaging System, ππνδνκή γηα εγθαηάζηαζε SRS/SRT θαη DICOM-RT and to include a Record and Verify System θαη Chillers» Ένησπο 12 Γηαγξάθεηαη Μέρος Α, Παράγραθος 2.2 Η πξώηε παξάγξαθνο δηακνξθώλεηαη ωο αθνινύζωο: Πξνκήζεηα, εγθαηάζηαζε, δνθηκαζηηθή ιεηηνπξγία θαη εθπαίδεπζε ζηε ρξήζε ηξηώλ Γξακκηθώλ επηηαρπληώλ θαη ηωλ απαξαηηήηωλ εμαξηεκάηωλ ή πξνζζεθώλ, ινγηζκηθώλ πξνγξακκάηωλ θαη εξγαιείωλ, πεξηιακβαλνκέλνπ θαη ελόο DICOM and HL7 compliant Record and Verify system γηα θάζε γξακκηθό επηηαρπληή, γηα αθηηλνζεξαπείεο κε ηηο ηειεπηαίεο ηερληθέο θαη πξωηόθνιια, θαζώο θαη γηα πνηνηηθό έιεγρν ηωλ κεραλεκάηωλ απηώλ, όπωο πεξηγξάθνληαη ζηα έγγξαθα πξνζθνξώλ. 5

Μέρος Α, Παράγραθος 4.2.1(γ) Αλαζεωξείηαη ωο αθνινύζωο: «ζην Μέξνο Β (πκθωλία - Δηδηθνί όξνη ζύκβαζεο) πνπ πεξηιακβάλεη ηα άξζξα 1 έωο 11 κε ηηο επηκέξνπο παξαγξάθνπο ηνπο,» Μέρος Α, Παράγραθος 6.2.1(3) Γηαγξάθεηαη Μέρος Α, Παράγραθος 6.2.2 Προϋποθέζεις σμμεηοτής/προζωπική καηάζηαζη ηοσ Προζθέρονηα. Ένησπο 13 Καηάζηαζη Πιζηοποιηηικών Αναδότοσ Αλαθνξηθά κε ηα πηζηνπνηεηηθά πνπ αλαθέξνληαη ζην έληππν 13, απηά ζα πξέπεη λα πξνζθνκηζηνύλ από ηνλ επηηπρόληα πξνζθνξνδόηε (ηνλ αλάδνρν) θαη όρη κε ηελ ππνβνιή ηεο πξνζθνξάο. Μέρος Α, Παράγραθος 8.3.1.1(8) Γηαγξάθεηαη Μέρος Α, Παράγραθος 8.3.1.1.5δ Γικαιολογηηικά σμμεηοτής Η παξάγξαθνο πξνλνεί ηα αθόινπζα: ηνηρεία ηεθκεξίωζεο ηεο επηηπρνύο πινπνίεζεο ηωλ ζπκβάζεωλ ηνπ εδαθίνπ (3) ηεο παξαγξάθνπ 6.2.3, ωο εμήο: Δάλ ν Αληηζπκβαιιόκελνο είλαη Γεκόζηνο Φνξέαο, πηζηνπνηεηηθό, πνπ ζπληάζζεηαη από ηελ αξκόδηα Γεκόζηα Αξρή, ή πηζηνπνηεηηθό παξαιαβήο. Δάλ ν Αληηζπκβαιιόκελνο είλαη ηδηώηεο, είηε πηζηνπνηεηηθό πνπ ζπληάζζεη ν ηδηώηεο, είηε απιή δήιωζε ηνπ Πξνζθέξνληα ζηελ νπνία ζα αλαθέξνληαη ππνρξεωηηθά ηα ζηνηρεία επηθνηλωλίαο ηνπ ππεπζύλνπ ζην Φνξέα πνπ εθηειέζηεθε ε ζύκβαζε. Δηαηξείεο πνπ δελ απνηεινύλ Γεκόζην Φνξέα δελ ρξεηάδεηαη λα ππνβάινπλ ηα πηζηνπνηεηηθά απηά. Μέρος Α, Παράγραθος 9.2.3 Γηεπθξηλίδεηαη επίζεο όηη γηα όζεο πξνζθνξέο δελ ζα αμηνινγεζεί ε Σερληθή Πξνζθνξά ζα επηζηξαθεί θαη ν ζθξαγηζκέλνο ππνθάθεινο ηεο Οηθνλνκηθήο Πξνζθνξάο. 6

Μέρος Β, Παράγραθος 6 Η παξάγξαθνο απηή αλαζεωξείηαη ωο αθνινύζωο: 6. Προϋποθέζεις και Γιαδικαζία Πληρωμής 1. Η πιεξωκή ζα γίλεηαη ζε εσρώ ζηνλ ηξαπεδηθό ινγαξηαζκό πνπ γλωζηνπνηείηαη από ηνλ Αλάδνρν ζηελ Αλαζέηνπζα Αξρή ζύκθωλα κε ην άξζξν 24.1 ηνπ Παξαξηήκαηνο Ι. ΓΔΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΤΜΒΑΗ. 2. Η πιεξωκή ζα γίλεηαη δπλάκεη ηωλ πξνλνηώλ ηωλ άξζξωλ 24 θαη 25 ηνπ Παξαξηήκαηνο Ι. ΓΔΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΤΜΒΑΗ, κε ηνλ παξαθάηω ηξόπν: α. Υνξήγεζε πξνθαηαβνιήο πνζνύ πνπ αληηζηνηρεί ζην δεκαπένηε επί ηοις εκαηό (15 επί ηοις εκαηό) ηεο πκβαηηθήο Αμίαο, κεηά ηελ ππνγξαθή ηεο ύκβαζεο θαη κε ηελ πξνϋπόζεζε ηεο πξνζθόκηζεο από ηνλ Αλάδνρν, ωο έλαληη, ηζόπνζεο Δγγύεζεο Πξνθαηαβνιήο ζπληεηαγκέλεο ζύκθωλα κε ην ζρεηηθό ππόδεηγκα ηνπ ζπλεκκέλνπ ζηα Έγγξαθα Πξνζθνξώλ Πξνζαξηήκαηνο. β. Υνξήγεζε πνζνύ πνπ αληηζηνηρεί ζην δεκαπένηε επί ηοις εκαηό (15 επί ηοις εκαηό) ηεο πκβαηηθήο Αμίαο κεηά ηελ νξηζηηθή παξαιαβή ηνπ πξώηνπ ζπζηήκαηνο θαη αθνύ ππνγξαθεί ην πηζηνπνηεηηθό απνδνρήο ηνπ πξώηνπ ζπζηήκαηνο από ηνλ Γηεπζπληή ηνπ Σκήκαηνο Ιαηξνθπζηθήο ηνπ Ογθνινγηθνύ Κέληξνπ Σξάπεδαο Κύπξνπ. γ. Υνξήγεζε πνζνύ πνπ αληηζηνηρεί ζην ηριάνηα επί ηοις εκαηό (30 επί ηοις εκαηό) ηεο πκβαηηθήο Αμίαο κεηά ηελ νξηζηηθή παξαιαβή ηνπ δεύηεξνπ ζπζηήκαηνο θαη αθνύ ππνγξαθεί ην πηζηνπνηεηηθό απνδνρήο ηνπ δεύηεξνπ ζπζηήκαηνο από ηνλ Γηεπζπληή ηνπ Σκήκαηνο Ιαηξνθπζηθήο ηνπ Ογθνινγηθνύ Κέληξνπ Σξάπεδαο Κύπξνπ. δ. Υνξήγεζε πνζνύ πνπ αληηζηνηρεί ζην ζαράνηα επί ηοις εκαηό (40 επί ηοις εκαηό) ηεο πκβαηηθήο Αμίαο πιελ ηνπ πνζνύ ηωλ 50.000, όπωο αλαθέξεηαη ζην Έληππν 8, Παξάγξαθνο 22.6 & Παξάξηεκα ΙΙ, Παξάγξαθνο 4.2, κεηά ηελ νξηζηηθή παξαιαβή ηνπ ηξίηνπ ζπζηήκαηνο θαη αθνύ ππνγξαθεί ην πηζηνπνηεηηθό απνδνρήο ηνπ ηξίηνπ ζπζηήκαηνο από ηνλ Γηεπζπληή ηνπ Σκήκαηνο Ιαηξνθπζηθήο ηνπ Ογθνινγηθνύ Κέληξνπ Σξάπεδαο Κύπξνπ. Μέρος Β, Παράγραθος 7, Ρήηρες Καθσζηέρηζης Παράρηημα ΙΙ: Όροι ενηολής Σετνικές προδιαγραθές, παράγραθος 3.2 Γηεπθξίληζε: Δπεηδή κεηά ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ πξώηνπ γξακκηθνύ επηηαρπληή ζα αθνινπζήζεη ζεηξά κεηξήζεωλ από ην Σκήκα Ιαηξνθπζηθήο ηνπ Ογθνινγηθνύ Κέληξνπ Σξάπεδαο 7

Κύπξνπ γηα ηελ ηειηθή απνδνρή ηνπ επηηαρπληή, αλακέλεηαη όηη ε εθπαίδεπζε ηνπ πξνζωπηθνύ γηα ηε ρξήζε ηνπ επηηαρπληή δελ ζα κπνξεί λα ζπκπιεξωζεί κέρξη ηελ 31 ε Μαξηίνπ, 2009, αιιά αξγόηεξα. Σν αθξηβέο ρξνλνδηάγξακκα γηα ηελ εθπαίδεπζε ηνπ πξνζωπηθνύ ζηε ρξήζε ηνπ επηηαρπληή ζα θαζνξηζζεί θαηόπηλ ζπλελλόεζεο κεηαμύ ηνπ Γηεπζπληή ηνπ Σκήκαηνο Ιαηξνθπζηθήο ηνπ Ογθνινγηθνύ Κέληξνπ Σξάπεδαο Κύπξνπ θαη ηνπ επηηπρόληνο πξνζθνξνδόηε. ΓΔΝΙΚΑ Κόζηος σμβολαίοσ σνηήρηζης Γελ θαζνξίδεηαη ειάρηζην πνζνζηό επί ηεο νιηθήο αμίαο αγνξάο όζνλ αθνξά ζην θόζηνο ηνπ ζπκβνιαίνπ ζπληήξεζεο. Προϋπολογιζμός ύμβαζης Δπηβεβαηώλεηαη όηη ν πξνϋπνινγηζκόο ηεο ζύκβαζεο πνπ αλέξρεηαη ζηα 4.800.000 δελ πεξηιακβάλεη ην ζπκβόιαην ζπληήξεζεο. Νόμιζμα Προζθοράς Δίλαη ππνρξεωηηθό όπωο νη πξνζθνξέο ππνβιεζνύλ ζε Δπξώ. BOCMF 2008/004 22 επηεκβξίνπ 2008 8