Quick manual Pharmacy Pro Ταμείο:

Quick manual Pharmacy Pro Ταμείο: Ανοίγει με το F5 ή από το μενού Sales Cash Register. Αν θέλω να ανοίξω 2 ο και 3 ο ταμείο το κάνω με το F5. Με το ESC το ταμείο κλείνει. Το ταμείο ανοίγει πάντα με τον κέρσορα στη θέση του barcode. Αν πατήσω το πλήκτρο Spacebar στη θέση του barcode μου εμφανίζει τη λίστα με τα προϊόντα μου, όπως στην πιο κάτω εικόνα, όπου και μπορώ να γράψω και την ονομασία του προϊόντος στην αναζήτηση για να το βρω πιο εύκολα. Πατώ το Enter για να το βάλω στο ταμείο μου. 1

Με το πλήκτρο Page Down με παίρνει κατευθείαν στην είσπραξη. Με το πλήκτρο Page Up με παίρνει πίσω στο barcode. Στο πάνω αριστερό μέρος του ταμείου μου εμφανίζει τις επιλογές όπως στην πιο κάτω εικόνα: Στην αναζήτηση του πελάτη αν ξεκινήσω να γράφω το όνομα του πελάτη θα μου εμφανίσει τον πελάτη και πατώ enter. Η αναζήτηση μπορεί να γίνει με βάση ονόματος ή τηλεφώνου ή αριθμό πελάτη. αυτό το κουμπί είναι για εκτέλεση συνταγής. Όταν το πατήσω εμφανίζεται το πιο κάτω παράθυρο. Με το πάτημα του αυτόματα βάζει το τέλος εκτέλεσης συνταγής. Στη συνταγή πρέπει να καταχωρίσω τον πελάτη. Αν κάποιο πελάτη δεν τον έχω καταχωρημένο και δεν θέλω να του δημιουργήσω καρτέλα γράφω το όνομα του στα notes. Κάτω δεξιά βάζω τον γιατρό. Αρχίζοντας να γράφω το όνομα του βγαίνει η λίστα με τους γιατρούς και τον επιλέγω. 2

Αν δεν θέλω να δημιουργήσω το γιατρό επιλέγω το entry manually και τον γράφω. Όταν τελειώσω και πατήσω print μου εμφανίζει μια ειδοποίηση με τον αριθμό της συνταγής. Αν έχω ενεργοποιημένο το Label printer για τη δοσολογία, όταν πατήσω οκ στο πιο πάνω βήμα εμφανίζει την πιο κάτω εικόνα. Αν δεν θέλω να τυπώσω πατώ ESC ή 3

Μπορώ να πατήσω στο prescription για να βάλω ότι σημείωση θέλω στο Label όπως εμφανίζεται στην πιο κάτω εικόνα. Οι λέξεις και οι αριθμοί που υπάρχουν είναι βοηθητικοί, αν το πατήσω εμφανίζονται αυτόματα στο πρώτο κουτί που είναι το κείμενο μου. Μπορώ να γράψω και το δικό μου κείμενο manual. το κουμπί αυτό είναι για εκτέλεση επαναληπτικής συνταγής. Για να λειτουργήσει η επαναληπτική συνταγή πρέπει οπωσδήποτε: να έχουμε περάσει την πρώτη φορά την συνταγή με τον τρόπο που αναφέρθηκε πιο πάνω. ο πελάτης να καταχωρηθεί από τη λίστα με τους πελάτες μου και όχι στα notes. (Δηλαδή πρέπει οπωσδήποτε να ανοίξω καρτέλα του πελάτη). την πρώτη φορά που καταχωρώ τη συνταγή, στο «Dos.» πρέπει να βάλω τον αριθμό των επαναλήψεων. Από μόνο του βάζει 6, το σβήνω και γράφω όσες θέλω. 4

Για παράδειγμα: Στη συγκεκριμένη περίπτωση πάτησα το για να κάνω καταχωρήσω μια καινούργια συνταγή, έβαλα τον πελάτη μου (Ανδρέας Αδάμου), τον γιατρό, και το προϊόν που θα πουλήσω, και στο «Dos» τις επαναλήψεις (10), πατώ enter και τελειώνω την πώληση μου. Την επόμενη φορά που θα έρθει ο πελάτης και βάλω το όνομα του στο customer, όταν πατήσω το θα εμφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο 5

Μας δείχνει ότι οι επαναλήψεις είναι 10 και απόμειναν 9. Στη συνέχεια πατώ το enter, και μου βγάζει αυτόματα το φάρμακο και τον γιατρό, χωρίς να χρειαστεί να καταχωρήσω κάτι ξανά και συνεχίζω με την πώληση μου. Την επόμενη φορά ακολουθώ τα ίδια βήματα και θα μου εμφανίζει ότι απέμειναν 8 επαναλήψεις. Με τον ίδιο τρόπο συνεχίζω. Τρόποι είσπραξης- Ρέστα: Όταν τελειώσω με τα προϊόντα που θέλω να χτυπήσω στο ταμείο μου πατώ το enter και ο κέρσορας πάει στο Exact Total. Εκεί αναγράφεται το ποσό είσπραξης. Αν θέλω για κάποιο λόγο να το αλλάξω (π. χ να το στρογγυλοποιήσω για έκπτωση) γράφω το ποσό που θέλω χωρίς κόμμα και το καθορίζει μόνο του. Δηλαδή αν το ποσό είναι 16.30 και θέλω να το κάνω 16.00 θα κτυπήσω 1600. Τρόποι πληρωμής: Cash Visa Credit Cash + Visa Εξαργύρωση πόντων Cash (default): Αναγράφοντας το ποσό που πήραμε στο cash θα μας βγάλει αυτόματα τα ρέστα (και εδώ αναγράφεται το ποσό χωρίς κόμμα). Visa: Για αλλαγή από cash σε visa πατώ στο payment πάνω στο cash μια φορά και μου το κάνει visa. Credit: Για αλλαγή από cash σε credit πατώ στο payment, όπως πριν με την visa μέχρι να μου το κάνει credit ή αν γράψω πάνω στο ποσό που εισπράττω ότι είναι 0 αυτόματα μετατρέπει την πώληση μου σε credit και με αναγκάζει να επιλέξω πελάτη αν δεν το έχω κάνει από πριν. 6 Cash + Visa: Κάνω την αλλαγή πατώντας στο cash μέχρι να πάει στο cash + visa, όπου το πρόγραμμα μας επιτρέπει να διαμοιράσουμε το ποσό στα πεδία cash και visa.

Εξαργύρωση πόντων: πρέπει να επιλεχτεί ο πελάτης και αν διαθέτει πόντους για εξαργύρωση (ανάλογα με τις ρυθμίσεις- πόσοι πόντοι αντιστοιχούν σε 1 ) κάνει την αντίστοιχη έκπτωση στο Total). Αν έκανα μια πώληση cash και τύπωσα την απόδειξη μπορώ εκ των υστέρων να την κάνω visa πατώντας το κουμπί και εμφανίζει το πιο κάτω μήνυμα όπου πατώ ναι και μου την μετατρέπει σε visa. Αυτό μπορώ να το κάνω μόνο στο cash και τη visa. Στο κάτω μέρος του ταμείου υπάρχουν αυτές οι επιλογές: Στα notes μπορώ να σημειώσω κάτι που θα φαίνεται πάνω στην απόδειξη. Με τα τόξα μπορώ να πάω στην προηγούμενη ή επόμενη απόδειξη που τύπωσα. Με το κουμπί find εμφανίζονται οι επιλογές που φαίνονται στην εικόνα κάτω: Με το sales date μπορώ να βρω αποδείξεις που έβγαλα πιο πριν και από προηγούμενες ημερομηνίες. Πατώντας το εμφανίζεται ένα παράθυρο όπου καταχωρώ την ημερομηνία που θέλω και μου βγάζει όλες τις αποδείξεις που έβγαλα την συγκεκριμένη μέρα. Πατώντας διπλό κλικ σε κάποια μου την εμφανίζει στο ταμείο. Με το Gesy prescription No αναζητώ την πώληση που έκανα με βάση αριθμού συνταγής. 7

Στην επιλογή Γεσυ πληκτρολογώ τον αριθμό συνταγής για να μεταφέρω την συνταγή που εκτέλεσα στην ιστοσελίδα του Γεσυ στο πρόγραμμα. Η στήλη δίπλα μου δείχνει τις συνταγές που εκτελέστηκαν στην ιστοσελίδα του Γεσυ αλλά δεν μεταφέρθηκαν στο πρόγραμμα και μπορώ να διπλοπατήσω πάνω τους για να τις μεταφέρω στο πρόγραμμα. Με το κουμπί print τυπώνω την απόδειξη. 8

Εκπτώσεις: Έκπτωση σε συγκεκριμένο είδος Μπορώ να κάνω έκπτωση σε ένα συγκεκριμένο προϊόν βάζοντας % ή ποσό στα κουτάκια που βλέπουμε στην εικόνα πιο πάνω. Το τελικό ποσό της έκπτωσης αναγράφεται κάτω από το payment στο disc. %. Αν κάνω εκπτώσεις σε διάφορα προϊόντα στο πεδίο αυτό θα αναγράφεται ο μέσος όρος για όλη τη πώληση. Εδώ μπορώ να πραγματοποιήσω μια γενική έκπτωση, όμως αυτόματα θα αναιρέσει όλες τις προηγούμενες. Αν θέλω για παράδειγμα να κάνω 15% έκπτωση σε όλη τη πώληση θα το γράψω στο κουτί αυτό και αυτόματα θα πάει να μου αφαιρέσει από όλα τα προϊόντα κάποιο ποσό για να γίνει η έκπτωση. Έκπτωση γίνεται και στο Exact Total και αυτό αναιρεί όλες τις άλλες εκπτώσεις και εφαρμόζει την έκπτωση βάση των λεφτών που θέλουμε να εισπράξουμε. Πολιτικές εκπτώσεων: Κάτω από το μενού customers υπάρχει η επιλογή agreements. Στη φόρμα αυτή επιλέγουμε πελάτη και με τα κουμπιά «New» και «Modify» μπορούμε να προσθέσουμε ή να αλλάξουμε μια πολιτική έκπτωσης. 9

Μπορώ να κάνω έκπτωση π. χ σε όλα τα προϊόντα, σε κάποια συγκεκριμένη μάρκα, σε ένα συγκεκριμένο προϊόν κ.ά. Εδώ μπορώ να συμπληρώσω μια γενική πολιτική με εξαιρέσεις ακόμη και συγκεκριμένη τιμή σε προϊόντα. Για τον ίδιο τον ιδιοκτήτη θα μπορούσα να εφαρμόσω την πολιτική profit on cost ή average cost. Κατά την πώληση η εφαρμογή των agreement εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα στο Disc% όπως φαίνεται στην εικόνα πιο κάτω. Πολιτική έκπτωσης για κατηγορία πελατών: Αν θέλω να εφαρμόσω μια πολιτική εκπτώσεων για μια κατηγορία πελατών μπορώ να το κάνω επιλέγοντας από μενού customers group agreements. Συμπληρώνεται όπως και τα agreements η μόνη διαφορά αντί να επιλέγω πελάτη, επιλέγω group πελατών (π. χ οικογένεια, ΑΗΚ, Ταμείο κ. α) 10

Στις πολιτικές εκπτώσεων να γνωρίζετε ότι πολιτική για ένα πελάτη που ανήκει σε μια κατηγορία υπερισχύει πάντα της πολιτικής για την κατηγορία. Το ίδιο συμβαίνει και για την πολιτική εκπτώσεων σε είδη: το προϊόν υπερισχύει της Brand, κατηγορίας ή κατηγορίας όλων των προϊόντων. Διαδικασία Stock Add Πατώ F4 για να ανοίξει ή από το μενού Stock Add. Σκανάρω τα προϊόντα και συμπληρώνω: Ημερομηνία λήξεως π. χ 7/21 για 1/7/2021 3/20 για 1/3/2020 Όταν το προϊόν δεν έχει ημερομηνία λήξης βάζω 9999. 11 Ποσότητα. Αν ένα προϊόν έχει δύο ημερομηνίες λήξεως ξαναπερνώ το προϊόν με την άλλη ημερομηνία λήξεως. Αν θέλω να διορθώσω κάτι πατώ στον αριθμό της γραμμής και μου το φέρνει κάτω για να το διορθώσω. Κάνω update stock σε τακτά χρονικά διαστήματα (20-30 προϊόντα) για ασφάλεια. Τυπώνω ετικέτες αν πρέπει με το Print Labels.

Διαδικασία Διόρθωσης Αποθέματος ή ημερομηνίας λήξεως: Πατώ F3 ή από το μενού products maintenance και ανοίγει η πιο κάτω καρτέλα. Βρίσκω το προϊόν που θέλω και πατώ το κουμπί Fix Stock και εμφανίζεται το πιο κάτω παράθυρο 12

Με το κουμπί x κάτω στην ημερομηνία αφαιρεί την ημερομηνία λήξεως και την διορθώνω. Με το + και διορθώνω την ποσότητα. Αν υπάρχουν 2 ημερομηνίες λήξεων γράφω στο 2 ο κουτάκι και την 2 η. Όταν τελειώσω πατώ το finish. Μπορώ να συνεχίσω με νέο προϊόν από αυτή την φόρμα σκανάροντας το. Τιμολόγια (invoices): Προμηθευτές: Ανοίγει με το F6 ή από το μενού Suppliers Invoices. Μόλις το ανοίξω εμφανίζεται πάντα το τελευταίο τιμολόγιο που έχω βγάλει. Από το search μπορώ να κάνω αναζήτηση για τιμολόγια βάση του προμηθευτή, της ημερομηνίας, τον αρ. τιμολογίου ή αναφοράς όπως φαίνεται πιο κάτω. Με το κουμπί cancel ακυρώνω ένα τιμολόγιο (δεν μπορώ να το διαγράψω). Με το Labels τυπώνω τα labels των προϊόντων του τιμολογίου. 13

Με το Customer Invoice μετατρέπω το τιμολόγιο προμηθευτή σε τιμολόγιο πελάτη. Με το μαρκάρω το τιμολόγιο μου ως pending ή αν είναι pending το κάνω finished. Με το παραλαμβάνω τιμολόγια από Kappae. Με το κουμπί και το receive παραλαμβάνω τιμολόγια αν είμαι συνδεδεμένος με φαρμακαποθήκη. Με το new κάνω καινούργιο τιμολόγιο. Με το modify κάνω αλλαγές σε ήδη υπάρχων τιμολόγιο. Καινούργιο τιμολόγιο: Από το μενού Suppliers Invoices New ανοίγει η πιο κάτω καρτέλα, όπου καταχωρώ τα τιμολόγια των προμηθευτών μου. Πάνω αριστερά (inv. No) γράφω τον αριθμό τιμολογίου. Επιλέγω τον προμηθευτή μου από τη λίστα των προμηθευτών. Πάνω δεξιά γράφω την ημερομηνία. Για να ξεκινήσω να περνώ τα προϊόντα πατώ enter για να μεταφερθεί ο κέρσορας στο barcode, όπου χτυπώ τα προϊόντα μου με το scanner ή manual γράφοντας την ονομασία του προϊόντος. Πατώ enter και μου το μεταφέρει πάνω στη λίστα, με τον ίδιο τρόπο προσθέτω όσα προϊόντα θέλω. Αν έχω κάνει κάποιο λάθος πατώ στον αριθμό της γραμμής του προϊόντος και μου το μεταφέρει κάτω για να κάνω αλλαγή. Αν πατήσω CTRL + 0 μου βγάζει το προϊόν που έβαλα τελευταίο με τιμή 0. Αυτό χρησιμεύει στην περίπτωση που ο προμηθευτής σου δίνει κάποια κομμάτια δωρεάν. Δηλαδή για παράδειγμα αγόρασα 10 κομμάτια από ένα προϊόν και ο προμηθευτής μου δίνει και 2 δωρεάν, θα περάσω πρώτα τα 10 14

στο τιμολόγιο και μετά όταν πατήσω ctrl+0 θα μου βγάλει το ίδιο προϊόν με τιμή 0, και θα βάλω απλά στην ποσότητα 2. Κάνω save όταν τελειώσω. Στη συνέχεια εμφανίζεται η πιο κάτω ερώτηση. Πατώντας ναι σου ενημερώνει αυτόματα στο stock σου με τα προϊόντα του τιμολογίου. Μετά εμφανίζεται ακόμα μια ερώτηση αν θέλεις να τυπώσεις labels. Όταν το κάνω save το σύστημα μου δίνει reference number, το οποίο μπορώ να σημειώσω πάνω στο τιμολόγιο μου για το αρχείο μου. Παραγγελίες: Ανοίγει με το ctlr+r ή από το μενού Suppliers Order. 15 Στην οθόνη εμφανίζεται πάντα η τελευταία παραγγελία που έκανα. Μπορώ να κάνω αναζήτηση κάτω αριστερά στην μπάρα της αναζήτησης με βάση τον προμηθευτή, την ημερομηνία ή τον αριθμό παραγγελίας. Αν μια παραγγελία εμφανίζεται κίτρινη (όπως πιο πάνω) σημαίνει ότι η παραγγελία μου είναι pending (δεν την έχω μεταφέρει σε τιμολόγιο). Αν είναι άσπρη σημαίνει ότι η παραγγελία έγινε (processed), είναι υπό επεξεργασία και θα την μεταφέρω σε τιμολόγιο όταν παραλάβω τα προϊόντα.

Με το κουμπί στέλνει στον προμηθευτή την προσφορά με email όταν υπάρχει καταχωρημένο μέσα. Με το κουμπί μεταφέρω μια pending παραγγελία σε processed ή το αντίστροφο. Με το κουμπί «add products of a company» μου εμφανίζει όλα τα προϊόντα ενός προμηθευτή για να τα επεξεργαστώ. Με το κουμπί «Initialize order» μπορώ να επιλέξω ένα προμηθευτή και να μου ετοιμάσει μια παραγγελία με βάση το minimum stock σε όλα τα προϊόντα. Με το κουμπί «invoice» μεταφέρω την παραγγελία μου σε τιμολόγιο. Με το κουμπί «prepare» μπορώ να επιλέξω προμηθευτή και μου εμφανίζει την πιο κάτω ερώτηση: Όταν πατήσω ναι θα μου προετοιμάσει την παραγγελία μου με βάση το minimum stock όπως γίνεται με το κουμπί «initialize order», αν επιλέξω όχι θα μου προετοιμάσει την παραγγελία με βάση αυτά που πώλησα. Με το κουμπί «Print/Fax» τυπώνω ή στέλνω με fax την παραγγελία. Με το κουμπί «New» κάνω καινούργια παραγγελία. Με το κουμπί «modify» κάνω αλλαγές σε μια ήδη υπάρχουσα παραγγελία. 16

Καινούργια παραγγελία: Από το μενού Suppliers Orders New δημιουργώ μια καινούργια παραγγελία. Επιλέγω τον προμηθευτή. Βάζω την ημερομηνία πάνω δεξιά. Πατώ enter για μεταφερθεί ο κέρσορας στο barcode και να μπορώ να βάλω προϊόντα στην παραγγελία. Τα προϊόντα μπορώ να τα χτυπήσω με το scanner και να βάλω την ποσότητα που θέλω, ή να τα βάλω manual πληκτρολογώντας το όνομα του προϊόντος (όταν αρχίσω να πληκτρολογώ μου εμφανίζει τη λίστα με τα προϊόντα). Τα προϊόντα που μου εμφανίζονται αφορούν μόνο τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Όταν βάλω το προϊόν πατώ enter για να μεταφερθεί πάνω στη λίστα. Αν έχω κάνει κάποιο λάθος πατώ στον αριθμό της γραμμής του προϊόντος και μου το μεταφέρει κάτω για να κάνω αλλαγή. Όταν τελειώσω με τα προϊόντα κάνω save. Μπορώ να την εκτυπώσω και να την στείλω. Αν πρόκειται για παραγγελία σε φαρμακαποθήκη (marathon, pharmacyline κτλ) στην παραγγελία εμφανίζεται ακόμα μια στήλη, η οποία δείχνει τις προσφορές των προμηθευτών από τον κατάλογο. 17

Products: Browser (Ανευρετής): ανοίγει με το F3 ή από το μενού Products Maintenance. Χρώματα προϊόντων: Άσπρο: όταν το προϊόν είναι σε stock και έχει αρκετό απόθεμα. Κόκκινο: όταν έχω δηλωμένο ότι δεν θέλω να κρατώ stock (min stock=0). Ελαφρύ πράσινο: όταν δεν έχει επαρκή ποσότητα stock (stock< min stock). Σκούρο πράσινο: out of stock. Ανεύρεση προϊόντος: A. Με όνομα (π. χ Actifed) 18

Αν θέλω να μου απομονώσει π. χ μόνο τα «Actifed» πατώ τo Όταν πάω πάνω σε ένα προϊόν πάνω αριστερά μου εμφανίζει τις διάφορες παρτίδες με ημερομηνίες λήξεως. B. Mε κωδικό: Με το barcode του προϊόντος Με τον κωδικό προμηθευτή UIN Code αν ανήκω σε αποθήκη C. Με δραστική ουσία αν συμπληρώσω στο composition την δραστική ουσία π.χ amoxicillin Με παρόμοια προϊόντα δηλαδή προϊόντα που έχουν ίδιες δραστικές ουσίες, πατώντας το κουμπί similar (κάτω δεξιά). D. Με τα φίλτρα αναζήτησης- supplier, company, category, subcategory, form, brand, ή συνδυασμός των πιο πάνω. Fix Stock: επιλέγοντας ένα προϊόν διορθώνω stock ή ημερομηνίες λήξεως στο προϊόν που επέλεξα. 19

Set Product Properties: Επιλέγοντας ένα φίλτρο π. χ supplier μπορώ να επιλέξω προϊόντα και να πατήσω το κουμπί set product properties για να αλλάξω το brand, supplier, category, company. Για να μαρκάρω τα προϊόντα που θέλω πατώ ctrl και κάνω click με το mouse ένα-ένα. Κάνω click με το mouse στο πρώτο προϊόν που θέλω και shift+click με το mouse στο τελευταίο για να μου τα επιλέξει όλα. Only in stock φίλτρο Το φίλτρο έχει σκοπό να μας εμφανίζει μόνο τα ενεργά προϊόντα, δηλαδή τα προϊόντα που έχουμε αγοράσει ή πωλήσει ή έχουμε χρησιμοποιήσει ή υπάρχουν στο stock. Ενεργοποιείται ή απενεργοποιείται από το setup preferences show ONLY products which are in stock. Update Description: 20

Αν ένα προϊόν ανήκει στην αποθήκη π. χ Pharmalink, Pharmacyline, Marathon, Kedifap, μπορείς να διορθώσεις αυτόματα την περιγραφή. Transfer: Σκοπός είναι να συγχωνεύσουμε καρτέλες. Μεταφορά ενός προϊόντος πάνω σε άλλο και διαγραφή του πρώτου. Order: Ψάχνοντας ένα προϊόν μπορώ να το βάλω στην παραγγελία ενός προμηθευτή χωρίς να κρατώ σημειώσεις. Το προϊόν αυτό τοποθετείται στη λίστα supplier pre-orders 21

Όταν εκτελώ την παραγγελία μου για τον συγκεκριμένο προμηθευτή με το κουμπί prepare αυτό το προϊόν τοποθετείται τελευταίο στη λίστα. Duplicate: σκοπός του κουμπιού είναι να αντιγράψω μια καρτέλα προϊόντος και να δημιουργήσω μια καινούργια για θέμα ταχύτητας. Το χρησιμοποιώ συνήθως όταν πρόκειται για προϊόν του ίδιου προμηθευτή, για σειρές προϊόντων. Κουμπιά κάτω αριστερά: MC = Set Ministry Code. Set Uin= Set Uin (για αποθήκες). Info= κίνηση αποθέματος. Activity= κίνηση προϊόντος (πωλήσεις, αγορές- όλα τα πιθανά documents). Sales info= πωλήσεις ταμείου. Τέλος, το product maintenance χρησιμοποιείται σε όλα τα document (πωλήσεις, αγορές, παραγγελίες, τιμολόγια, Credit Notes, Transfer) πατώντας spacebar στο πεδίο barcode. 22

Γεσυ: Όπως αναφέρθηκε πιο πάνω μπορώ να μεταφέρω μια συνταγή ΓΕΣΥ στο ταμείο με το κουμπί εφόσον την έχω εκτελέσει στην ιστοσελίδα του ΓΕΣΥ και έχει κατεβεί με επιτυχία το xml στον υπολογιστή μου. Τότε αυτόματα μου μεταφέρει τα προϊόντα της συνταγής στο ταμείο. Κατά την διαδικασία αυτή υπάρχει η πιθανότητα να εμφανιστούν διάφορα παράθυρα στην οθόνη: Αν δεν βρίσκει τον πελάτη βγάζει το πιο κάτω παράθυρο. Αν πατήσω το esc στο πληκτρολόγιο μου αυτόματα δημιουργείται η καρτέλα του πελάτη. Αν έχω δημιουργημένη ήδη την καρτέλα του πελάτη την βρίσκω από την λίστα και την επιλέγω. Το ίδιο μπορεί να συμβεί και με το γιατρό. Μου ανοίγει το παράθυρο με τους γιατρούς για να τον ενώσω με αυτό που έχω δημιουργημένο ή αν δεν τον έχω δημιουργημένο με το esc δημιουργείτε αυτόματα. Στη συνέχεια όσον αφορά τα προϊόντα υπάρχει η πιθανότητα να μου βγάλει το πιο κάτω μήνυμα: Πατώντας το οκ βγαίνει η λίστα με τα προϊόντα για να «παντρέψεις» το προϊόν σου. Σε περίπτωση που δεν έχω δημιουργημένο το προϊόν θα πρέπει να ακυρώσω την πώληση, να δημιουργήσω το προϊόν manual και αφού το δημιουργήσω να 23

ξαναπατήσω στο ΓΕΣΥ να ξαναφέρω την συνταγή στο ταμείο μου, όπου θα μου ζητηθεί να το «παντρέψω» με αυτό που μόλις δημιούργησα. Πώς να περάσω την πληρωμή του Γεσυ στο πρόγραμμα: Αρχικά θα πρέπει να περάσω όλο το ποσό που με πληρώνει το Γεσυ στο Customers> Payments, όπως κάνω κανονικά με όλους τους πελάτες on credit. Για να μηδενιστεί όμως το υπόλοιπο του θα πρέπει να κάνω μια συμπληρωματική εγγραφή για τις μονάδες που με πληρώνει το Γεσυ. Την εγγραφή αυτή την κάνω από το Customer Journal Entry. Από το μενού Customer> Journal entry όπως στην πιο κάτω εικόνα. Στη συνέχεια εμφανίζεται η πιο κάτω φόρμα: 24

Στο πεδίο Type επιλέγουμε debit, βάζουμε ημερομηνία, επιλέγουμε το ΓΕΣΥ στον πελάτη και στο account επιλέγουμε τον λογαριασμό sales with V.AT. Στην συνέχεια καταχωρούμε το ποσό που μας έδωσε το ΓΕΣΥ για τις μονάδες που πουλήσαμε. Σε αυτό το ποσό συμπεριλαμβάνεται και το Φ.Π.Α, το οποίο πρέπει να το γράψουμε και στο πεδίο V.A.T. Κάτω στα notes σημειώνουμε ότι πρόκειται για την συμπληρωμή του ΓΕΣΥ από τις μονάδες. GESY report: Κάτω από το μενού sales> report> gesy report υπάρχουν τα πιο κάτω reports. 25

All product quantity sold report: μας δείχνει τι προϊόντα πουλήσαμε για μια περίοδο για να υπολογίσουμε τι είναι το κόστος μας. Total packages sold report by prescription: όπου εμφανίζονται όλες οι συνταγές με τον αριθμό των προϊόντων που πουλήθηκαν. Total packages sold report by day (graph): για να δούμε την αύξηση της δουλείας μας σε Γεσυ κατά βδομάδα. Στο μέλλον θα γίνει μηνιαίο. Financial report for gesy prescription: αναλυτική κατάσταση πωλήσεων Γεσυ κατά συνταγή κατά ημέρα κατά περίοδο. Μας ζητά να καταχωρήσουμε την τιμή μονάδας και στο τέλος υπολογίζετε το τι πρέπει να περιμένουμε από το Γεσυ. Στη λίστα με τους πελάτες (μενού customer> maintenance) υπάρχει το πεδίο category όπως στην εικόνα πιο κάτω. Σε αυτό το πεδίο μπορείς να επιλέξεις την κατηγορία ΓΕΣΥ για να δεις τους πελάτες του ΓΕΣΥ, τους οποίους μπορείς να ανοίξεις την καρτέλα τους και να δεις το activity τους. 26

ΚΟΕΦ Επικαιροποίηση φαρμάκων Ταμείο: Όταν σκαννάρεις ένα ελεγχόμενο προϊόν με το barcode scanner σου δείχνει στο ταμείο στην στήλη info την κατάσταση του προϊόντος αν είναι ενεργό, κλεμμένο κτλ. Αν διπλοπατήσεις πάνω στο εικονίδιο σου εμφανίζονται πληροφορίες για το προϊόν και την κατάστασή του. 27

Όταν σκαννάρεις ένα προϊόν η ποσότητα μπαίνει αυτόματα 1 και δεν μπορεί να αλλάξει. Για να πωλήσω προϊόν με ποσότητα μεγαλύτερη από ένα πρέπει το κάθε προϊόν να σκανναριστεί ξεχωριστά. Όταν σκανναριστεί ένα προϊόν το οποίο δεν είναι ενεργό (π. χ κλεμμένο), το αντίστοιχο εικονίδιο και πληροφορία εμφανίζεται στο ταμείο. Όπως στην πιο κάτω εικόνα. 28

Στην πιο πάνω εικόνα υπάρχει ένα προϊόν του οποίου η κατάσταση του υποδεικνύει ότι είναι κλεμμένο. Όταν πας να πουλήσεις ένα προϊόν του οποίου η κατάσταση δεν είναι ενεργή για οποιονδήποτε λόγο, η πώληση δεν μπορεί να προχωρήσει και το αντίστοιχο μήνυμα παρουσιάζεται στο χρήστη και μερικές φορές συνδέεται με ένα alert ID, όπως φαίνεται πιο κάτω στην εικόνα. 29

Στην περίπτωση που θέλεις να επιστρέψεις ένα προϊόν πατάς το κουμπί δίπλα από το quantity που φαίνεται στην πιο πάνω εικόνα. Όταν πατήσω το κουμπί αυτόματα μου το κάνει -1 όπως εμφανίζεται στη εικόνα κάτω. Επιστροφές προϊόντων γίνονται από τη μέρα πώλησης έως και 10 μέρες μετά, στο ίδιο φαρμακείο. 30

Στην περίπτωση που σκαννάρω ελεγχόμενο προϊόν του οποίου τον κωδικό δεν τον έχω περάσει στο σύστημα μου βγάζει το ακόλουθο μήνυμα: Ακολούθως στο σύστημα ζητά από το χρήστη να καταχωρήσει το barcode του προϊόντος για να το αντιστοιχίσει με τον κωδικό της ΚΟΕΦ. Φόρμα καταστροφής: 31

Την πιο πάνω φόρμα την χρησιμοποιούμε για καταστροφή προϊόντων. Όπως φαίνεται στην εικόνα γίνεται ο έλεγχος και στην στήλη info εμφανίζεται η κατάσταση του προϊόντος. Product maintenance Προστέθηκε ένα κουμπί «set Koef code» Όταν πατήσω το Koef code μπορώ να σκαννάρω το koef code και ακολούθως να πατήσω το οκ για να αντιστοιχίσει ο κωδικός με το προϊόν. Μέσα στην καρτέλα του προϊόντος προστέθηκε το πεδίο «Koef Code» 32

Verification info form: Με το F11 εμφανίζεται ένα παράθυρο που μπορώ να σκαννάρω τον κωδικό της ΚΟΕΦ για ένα προϊόν και να μου εμφανίσει πληροφορίες όπως η τιμή serial number, batch number, expiring date, καθώς και την κατάσταση του προϊόντος (ενεργό, κλεμμένο κτλ) 33

Log file: Στο μενού κάτω από το tools υπάρχει η επιλογή NMVS Log όπου ο χρήστης μπορεί να δει πια προϊόντα δεν κατάφεραν να πουληθούν επειδή ήταν ληγμένα ή κλεμμένα ή οποιαδήποτε άλλη κατάσταση και με την προϋπόθεση ότι δεν είχαν μαρκαριστεί με ένα alert ID. Αυτό είναι περισσότερο για έλεγχο από την ίδια την ΚΟΕΦ. Ο έλεγχος για την ΚΟΕΦ γίνεται πάντα κατά την πώληση. Ο ίδιος έλεγχος γίνεται και για πωλήσεις και επιστροφές για τις χονδρικές πωλήσεις σε κλινικές ή ιδιώτες, όχι σε άλλα φαρμακεία. 34

Η φόρμα customer invoice, στην οποία γίνεται ο έλεγχος, όταν δεν πρόκειται για άλλο φαρμακείο. Η φόρμα customer invoice όταν πρόκειται για άλλο φαρμακείο, όπου δεν γίνεται έλεγχος. 35

Η φόρμα customer credit note, στην οποία γίνεται ο έλεγχος, όταν δεν πρόκειται για άλλο φαρμακείο. Για να καθορίσω για ένα πελάτη αν πρόκειται για φαρμακείο το κάνω από την καρτέλα του πελάτη. Κάνω στο is a shop, όπως φαίνεται στην εικόνα πιο πάνω. 36