Making project management indispensable for business results in Greece TM

Ελληνικό Ινστιτούτο, PMI GREECE NewsLetter, November 2009 Making project management indispensable for business results in Greece TM ΘΕΣΗ ΤΟΥ Δ.Σ. / ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΕΠΙΚΑΙΡΟΤΗΤΑ Από την Συντακτική Επιτροπή ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ Πιστοποίηση Διαχειριστικής Επάρκειας Οργανισμών για την Υλοποίηση Δημοσίου Χαρακτήρα Επόμενο Συνέδριο: «PMI Global EMEA Congress 2010» ΘΕΜΑΤΑ ΜΕΛΩΝ Υπηρεσία Εύρεσης Εργασίας! Επικοινωνήστε με τα μέλη Δ.Σ. του PMI GREECE! Νέοι PMPs το 2009 ΤΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΟΠΤΙΚΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΡΓΩΝ Η «Agile» προσέγγιση στην Διοίκηση Η ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ Σχεδιασμός του Ελεγκτικού Προγράμματος και Μεθοδολογία Ελέγχου Προγραμμάτων / Πληροφορικής ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ Project Management Congress 2009 Διεθνής Ημέρα (International Project management Day). Δραστηριότητες του Ελληνικού Ινστιτούτου Κοινή Εκδήλωση PMI GREECE, Athens Chapter με ISACA, Athens Chapter PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 1 από 15

/ Τρέχουσα Εκδηλώσεις και Άρθρα από το ΘΕΣΗ ΤΟΥ Δ.Σ. / ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΕΠΙΚΑΙΡΟΤΗΤΑ Από την Συντακτική Επιτροπή Κυρίαρχο θέμα του παρόντος τεύχους δεν μπορεί παρά να είναι το ετήσιο συνέδριο του PMI GREECE, Athens Chapter στις 26 Νοεμβρίου. Όπως πάντα, έτσι και φέτος, το αντικείμενο του συνεδρίου ανταποκρίνεται σε επίκαιρα θέματα και προβλήματα που απασχολούν την διεθνή κοινότητα των project managers. Φέτος το θέμα το συνεδρίου περιστρέφεται γύρω από τον ρόλο του Γραφείου Έργου (PMO) σε μια επιχείρηση και πως αυτό μπορεί να αποτελέσει σημείο αναφοράς και προστιθέμενης αξίας στον οργανισμό. Το θέμα αυτό θα αναπτύξουν καταξιωμένοι ομιλητές με πολλά χρόνια εμπειρίας στο συγκεκριμένο χώρο. Μετά το πέρας του συνεδρίου, θα συνεχίσουμε με εκδηλώσεις για τον εορτασμό Παγκόσμιας Ημέρας. Να επισημάνουμε ότι επίσημος προσκεκλημένος μας είναι ο Bruce Rodrigues, μέλος του PMI Board of Directors. Περισσότερες πληροφορίες για το θέμα αυτό μπορείτε να βρείτε στην σχετική σελίδα του Newsletter. Όπως πάντα, περιμένουμε τις προτάσεις και ιδέες σας. Επισκεφτείτε μας στην ιστοσελίδα μας: Ή επικοινωνήστε μαζί μας στο: CONTACT@pmi greece.org Στείλτε μας : Κάποιο άρθρο που διαβάσατε και πιστεύετε ότι ενδιαφέρει κι άλλους Κάποια ενδιαφέρουσα ιστοσελίδα που θα ήταν χρήσιμη και σε άλλους συναδέλφους ΝΕΑ σας ή άλλα δημοσιεύματα χρήσιμα στους Project Managers Προτάσεις και ιδέες για εκδηλώσεις και ομιλητές Ότι άλλο πιστεύετε ότι θα συμβάλλει στην καταξίωση του επαγγέλματος και των επαγγελματιών του Project Management. Με φιλικούς χαιρετισμούς, Η Συντακτική Επιτροπή: Μαρία Παλιούρη, PMP, INTRALOT Αντιπρόεδρος & Υπεύθυνος Επικοινωνίας / Προώθησης Maria.Paliouri@PMI GREECE.org Δρ. Πάνος Χατζηπάνος, ECONTECH Γενικός Γραμματέας Panos.Chatzipanos@PMI GREECE.org Χρήστος Μπαμπλέκος, J&P AVAX Αναπληρωματικό Μέλος Christos.Bablekos@PMI GREECE.org Σας περιμένουμε όλους εκεί! PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 2 από 15

Εκδηλώσεις και ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ Πιστοποίηση ιαχειριστικής Επάρκειας Οργανισµών για την Υλοποίηση ηµοσίου Χαρακτήρα Τα δημόσια έργα υλοποιούνται προκειμένου να καλύψουν ανάγκες χώρας και γενικότερα έχουν ως στόχο την ανάπτυξη, την κοινωνική συνοχή και τη βελτίωση ποιότητας ζωής των πολιτών. Τέτοια έργα είναι τα συγχρηματοδοτούμενα έργα ΕΣΠΑ προγραμματικής περιόδου 2007 2013, αλλά και γενικότερα τα έργα που λαμβάνουν δημόσια χρηματοδότηση από εθνικούς ή κοινοτικούς πόρους. ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα», καθώς και τους οδηγούς εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431 1, ΕΛΟΤ 1431 2 και ΕΛΟΤ 1431 3 που εξειδικεύουν τις απαιτήσεις εφαρμογής και για τις τρεις κατηγορίες έργων: Α (δημόσια τεχνικά έργα υποδομής) Β (δημόσιες συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών) και Γ (συγκεκριμένες δράσεις που υλοποιούνται με ίδια μέσα) Οι οδηγοί εφαρμογής ΕΛΟΤ 1431 προβλέπουν στην κατάταξη των οργανισμών σε επίπεδα διαχειριστικής επάρκειας, βάσει των παρεχόμενων αποδεικτικών στοιχείων ικανοποίησης των απαιτήσεων. Η διεργασία Επιβεβαίωσης περιλαμβάνει σε γενικές γραμμές τα βήματα που παρουσιάζονται στην επόμενη Εικόνα. Όπως όλοι γνωρίζετε, προσφάτως αναπτύχθηκαν από τον ΕΛΟΤ σειρά προτύπων που αφορούν στη διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα. Η ενέργεια αυτή προέκυψε από την ανάγκη βελτίωσης των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου των έργων, που εκτελούνται στο πλαίσιο των αναπτυξιακών παρεμβάσεων. Με την εφαρμογή και τη διατήρηση ενός Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας από ένα οργανισμό επιδιώκεται η επίτευξη των στόχων των έργων με την αποδοτικότερη αξιοποίηση των διατιθέμενων πόρων. Ο ΕΛΟΤ μέσω Τεχνικής Επιτροπής ΕΛΟΤ/ΤΕ 95 «Διαχείριση» εκπόνησε το πρότυπο: PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 3 από 15

Εκδηλώσεις και Το αποτέλεσμα διεργασίας Αξιολόγησης και Επιβεβαίωσης είναι η χορήγηση Επιβεβαίωσης Συμμόρφωσης Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. Ειδικότερα, το Σεπτέμβριο 2009 δημοσιεύτηκε στην Εφημερίδα Κυβέρνησης ΚΥΑ περί Εφαρμογής του ελληνικού προτύπου ΕΛΟΤ 1429, των οδηγών εφαρμογής αυτού, και τεχνικής προδιαγραφής ΕΛΟΤ 1432 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις για διεργασίες αξιολόγησης και αξιολογητές», για την προγραμματική περίοδο 2007 2013. Με την ΚΥΑ 43101/ΕΥΘΥ 2038/ ΦΕΚ/Β/1914/8 9 2009 ορίζεται ως υποχρεωτική η επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων πράξεων των επιχειρησιακών προγραμμάτων του ΕΣΠΑ, σύμφωνα με τα νέα πρότυπα. Η Κοινή Υπουργική Απόφαση των Υπουργών Εσωτερικών, Οικονομίας και Οικονομικών, Ανάπτυξης, Περιβάλλοντος, Χωροταξίας και Δημοσίων, Απασχόλησης και Κοινωνικής Προστασίας ρυθμίζει τα θέματα εφαρμογής του ελληνικού προτύπου ΕΛΟΤ 1429, των οδηγών εφαρμογής του και τεχνικής προδιαγραφής ΕΛΟΤ 1432, για την προγραμματική περίοδο 2007 2013. Ως καταληκτική ημερομηνία μέχρι την οποία, τα έγγραφα επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας μεταβατικής περιόδου, που έχουν εκδοθεί με βάση την ΥΑ 1258/ΕΥΣ 281/11.1.08, συνεχίζουν να αποτελούν αποδεικτικά διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων για την έκδοση αποφάσεων ένταξης πράξεων, ορίζεται η 30η Σεπτεμβρίου 2010. Δηλαδή Δικαιούχος που υλοποιεί πράξεις επιχειρησιακών προγραμμάτων του ΕΣΠΑ, έχοντας λάβει επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας με βάση τα μέχρι σήμερα προβλεπόμενα, οφείλει να υποβάλει αίτηση για να λάβει επιβεβαίωση και σύμφωνα με το ελληνικό πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 το αργότερο έως 30 Σεπτεμβρίου 2010, εφ όσον και μετά την ημερομηνία αυτή βρίσκονται σε εξέλιξη υλοποιούμενες πράξεις του, ενημερώνοντας κατάλληλα τις αρμόδιες αρχές διαχείρισης των προγραμμάτων, στα οποία είναι ενταγμένες οι πράξεις αυτές. Τα έγγραφα επιβεβαίωσης στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να έχουν εκδοθεί το αργότερο μέχρι το τέλος του 2010. Σημειώνουμε ότι οι αρμόδιες αρχές διαχείρισης, στο πλαίσιο υποχρέωσης τους, που απορρέει από την παράγραφο 1 του άρθρου 13 του κανονισμού (ΕΚ) αριθμ. 1828/2006 Ευρωπαϊκής Επιτροπής, να βεβαιώνονται, ότι ο δικαιούχος είναι σε θέση να ικανοποιήσει τους όρους που αφορούν την υλοποίηση πράξης προτού ληφθεί η απόφαση έγκρισης για ένταξη πράξεων, διατηρούν τη δυνατότητα, πέραν των οριζόμενων στην παρούσα απόφαση, να προσδιορίζουν επί πλέον τρόπους διασφάλισης ως άνω υποχρέωσης τους. Ειδικότερα, δύναται να προσδιορίζουν, στο πλαίσιο των προσκλήσεων για ένταξη πράξεων, πρόσθετες απαιτήσεις σε στελεχιακό δυναμικό για ειδικές κατηγορίες πράξεων. Πλέον έχει αρχίσει η διαπίστευση οργανισμών (όπως π.χ. ο ΕΛΟΤ) ως Φορείς Πιστοποίησης Συστημάτων Διαχειριστικής Επάρκειας Οργανισμών για την Υλοποίηση Δημόσιου Χαρακτήρα σύμφωνα με το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008 και για όλες τις κατηγορίες δραστηριοτήτων που αναφέρονται στα Πρότυπα ΕΛΟΤ 1431 1, ΕΛΟΤ 1431 2 και ΕΛΟΤ 1431 3 από το Εθνικό Συμβούλιο Διαπίστευσης (ΕΣΥΔ). Παράλληλα, έχουν αρχίσει σειρά σεμιναρίων για την εκπαίδευση είτε των υπευθύνων συστημάτων PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 4 από 15

Εκδηλώσεις και διαχειριστικής επάρκειας, είτε των συμβούλων ανάπτυξης συστημάτων διαχειριστικής επάρκειας, είτε τέλος των επιθεωρητών συστημάτων διαχειριστικής επάρκειας. Αναμένουμε την εφαρμογή όλων αυτών στην πράξη, και ειδικότερα μετά το 2011, προκειμένου να διαπιστώσουμε αν το σύστημα αυτό, κατά οποιονδήποτε τρόπο, θα βοηθήσει τη χώρα στην αποτελεσματικότερη υλοποίηση των χρηματοδοτούμενων δημόσιων έργων και θα συμβάλει στη βελτίωση ποιότητας ζωής των πολιτών. Αναφορές: [1]http://www.infosoc.gr/infosoc/el GR/grafeiotypou/news/opis_news/digitalconv_news/n ew_procedure_16 09 2009.htm [2]http://www.infosoc.gr/infosoc/el GR/grafeiotypou/news/opis_news/digitalconv_news/k ya_elot_16 09 2009.htm [3]http://www.elot.gr/464_ell_html.aspx Δρ. Τρύφων Χιώ, PMP, ΕΔΕΤ Α.Ε. Αντιπρόεδρος και Υπεύθυνος Οικονομικών / Ταμίας Tryfon.Chiotis@PMI GREECE.org ΤΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΟΠΤΙΚΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΡΓΩΝ Νίκος Kουρουνάκης, MBA, PMP OPM Consulting Group Αντιπρόεδρος & Υπεύθυνος Υπηρεσιών για τα Μέλη Nicos.Kourounakis@PMI GREECE.org Η «Agile» προσέγγιση στην ιοίκηση Στο σημερινό ανταγωνιστικό επιχειρηματικό τοπίο, όπου οι επιχειρήσεις κινούνται με πολύ γρήγορο κι επιθετικό ρυθμό, είναι φυσικό να συμπιέζεται και ο κύκλος ζωής των έργων. Η έμφαση που δίδεται στην ταχύτητα αναγκάζει τους Διευθυντές και τις ομάδες έργων να προβαίνουν σε γρήγορες αποφάσεις μέσα σε ένα περιβάλλον αβεβαιότητας και ελλιπούς πληροφόρησης. Η λήψη σωστών αποφάσεων γίνεται ακόμα πιο δύσκολη σε έργα που διακρίνονται από εγγενή αβεβαιότητα, με ασαφείς ή συχνά μεταβαλλόμενες προδιαγραφές, και που μέχρι την επιτυχή ολοκλήρωσή τους εξερευνούν πολλά διαφορετικά μονοπάτια και περνάνε από πολλά κομβικά σημεία αποφάσεων και επαναλήψεων. Είναι αλήθεια ότι πολλές από τις κοινές πρακτικές και τα εργαλεία είναι κατάλληλα για μεγάλα έργα με καλά προσδιορισμένες προδιαγραφές και με σχετικά αργούς ρυθμούς εξέλιξης. Ωστόσο, οι ίδιες τεχνικές διοίκησης έργων έχουν διεισδύσει και σε πολλές μεσαίες και μικρές επιχειρήσεις και χρησιμοποιούνται σε όλες τις κατηγορίες έργων. Όμως η «κλασσική» διοίκηση έργων είναι συχνά βραδυκίνητη και αναποτελεσματική σε περιβάλλοντα που τα χαρακτηρίζει η ταχύτητα και η αβεβαιότητα. PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 5 από 15

Εκδηλώσεις και Οι Διευθυντές έργων, γνωρίζουν ότι είναι αδύνατον να σχεδιάσουν λεπτομερώς τέτοια έργα, ενώ ακόμα και όταν το κάνουν, είναι είτε επειδή οι συμβάσεις το επιτάσσουν, είτε για να είναι τυπικά καλυμμένοι και να εισπράξουν την απαραίτητη διοικητική υποστήριξη. Έτσι, η διοίκηση έργων πολύ συχνά θεωρείται απλώς μια ακόμα γραφειοκρατική επιβάρυνση η οποία επιβραδύνει τη δουλειά ομάδας αντί να την κάνει πιο εύκολη. Πολλοί Διευθυντές έργων αντιλαμβάνονται ότι μια τέτοια αντιμετώπιση δεν είναι αποτελεσματική, και γι' αυτό προσπαθούν να προσαρμόζουν τις διαδικασίες στην κάθε περίσταση, ενώ συγχρόνως αναγνωρίζουν ότι είναι απαραίτητη μια πιο ευέλικτη διοίκηση έργων. Την απάντηση έρχεται να δώσει το Agile Project Management, μια προσέγγιση στην διοίκηση έργων που αναδύθηκε την τελευταία δεκαετία μέσα από τον κόσμο πληροφορικής, και που ανταποκρίνεται καλύτερα σε συνθήκες όπου η κλασική προσέγγιση παρουσιάζει σημαντικές αδυναμίες. Έτσι, το 2001 συντάχθηκε το Agile Manifesto, από μια ομάδα υπέρμαχων ανάγκης για μια εναλλακτική λύση έναντι γραφειοκρατικής διαδικασίας διοίκησης έργων, που εστίαζε μέχρι τώρα στην τεκμηρίωση και τις συμβάσεις. Το Agile Manifesto αποτελείται από τέσσερις βασικές αρχές. Έτσι, σ ένα έργο που διευθύνεται με Agile Project Management, θα πρέπει να δίνεται μεγαλύτερη έμφαση και προσοχή: στην παραγωγική συνεργασία με τον πελάτη, έναντι ανταγωνιστικής διαπραγμάτευσης συμβάσεων στους ανθρώπους και τις αλληλεπιδράσεις τους, έναντι των διαδικασιών και γραφειοκρατίας στη ποιότητα των παραδοτέων του έργου, έναντι λεπτομερούς τεκμηρίωσής του στην ανταπόκριση στις αλλαγές, έναντι τήρησης του αρχικού προγραμματισμού Οι αρχές του Agile Manifesto έχουν ως στόχο να εμπνεύσουν ένα πιο ανθρωποκεντρικό πλαίσιο διοίκησης, με σκοπό να απελευθερωθεί η δημιουργικότητα και η συνεργασία, που είναι απαραίτητες για την αντιμετώπιση των προκλήσεων που προκύπτουν από την αβεβαιότητα και την ρευστότητα του περιβάλλοντος ορισμένων έργων. Έχουν επίσης στόχο να εστιάσουν τις προσπάθειες ομάδας έργου στην παραγωγή πραγματικής αξίας για τον πελάτη και τους συμμέτοχους, κι όχι μόνο στην ικανοποίηση των συμβατικών υποχρεώσεων του έργου. Το Agile Project Management συνοδεύεται και από μία σειρά εργαλείων και τεχνικών που υποστηρίζουν: μικρούς και συχνούς κύκλους σχεδιασμού και υλοποίησης, χρονοπρογραμματισμό που βασίζεται σε παραδοτέα και όχι εργασίες, την μείωση του αριθμού των παράλληλων εργασιών για κάθε μέλος, υποστηρίζουν την καλή επικοινωνία και τις συχνές συναντήσεις με τα μέλη ευρύτερης ομάδας έργου (συμπεριλαμβανομένων και των πελατών) και προσδίδουν σταδιακά πραγματική αξία στον πελάτη (όχι εικονική αξία) Το αποτέλεσμα είναι να αντιμετωπίζονται αποτελεσματικότερα η αβεβαιότητα και οι αλλαγές που προκύπτουν, και τα συνεπαγόμενα προβλήματα PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 6 από 15

Εκδηλώσεις και που πρέπει να επιλυθούν, ενώ χάρη στην παραδοτέο κεντρική προσέγγιση του Agile PM, η αξία και η χρησιμότητα του έργου παραδίδεται σταδιακά στον πελάτη από τις πρώτες κιόλας φάσεις του έργου. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη προσέγγιση του Agile Project Management μπορείτε να βρείτε στην βιβλιογραφία που παρέχεται παρακάτω. Βιβλιογραφία: [1] Nicos Kourounakis, Moving Towards Agile Project and Portfolio Management. 4 th International Athens Conference on Project Management Best Practices, June 15th, 2009. [2] The Agile Manifesto, http://agilemanifesto.org/ [3] Declaration of Interdependence, http://www.pmdoi.org/ [4] Gary Chin, Agile Project Management, How to Succeed in the Face of Changing Project Requirements, Jan 2004. [5] C. Grantham, Corporate Agility, A Revolutionary New Model for Competing in a Flat World, American Management Association Η ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ Σχεδιασµός του Ελεγκτικού Προγράµµατος και Μεθοδολογία Ελέγχου Προγραµµάτων / Πληροφορικής Οι οργανισμοί επενδύουν μεγάλα ποσά στην εγκατάσταση πληροφοριακών συστημάτων, στην ανάπτυξη νέων προϊόντων, στην προσπάθεια διείσδυσης σε νέες αγορές, και στην διαδικασία εξαγορών και συγχωνεύσεων. Για την διοίκηση τέτοιων έργων και την προσπάθεια που απαιτείται για την επιτυχή ολοκλήρωσή τους δημιουργούνται οι κατάλληλες ομάδες εργασίας. Οι επενδύσεις αυτές εκτός από τις θετικές αλλαγές που επιφέρουν στον οργανισμό παρουσιάζουν και υψηλούς κινδύνους. Συνεπώς, η επιτυχία ή αποτυχία αυτών των επενδύσεων μπορεί να αποβεί πολύ κρίσιμη για την υλοποίηση στρατηγικής του οργανισμού αλλά μπορεί να έχει επίσης αρνητικές επιπτώσεις στην φήμη και την αποδοτικότητα του. Ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί να συνεισφέρει θετικά στην επιτυχή ολοκλήρωση των έργων Πληροφορικής με την αξιολόγηση των σχετικών, με την διοίκηση και υλοποίηση έργων, κινδύνων. Οι ελεγκτές συνιστάται να εστιάζουν σε περιοχές ελέγχου όπως η ασφάλεια και το σύστημα εσωτερικών σημείων ελέγχου (system of internal controls). Παρέχοντας την κατάλληλη υποστηρίξει στην ομάδα εργασίας ενός έργου να ανταποκριθεί στους πιθανούς κινδύνους που έχουν επισημανθεί, ο εσωτερικός έλεγχος δύναται να αυξήσει τη πιθανότητα επιτυχίας του. Οι πέντε περιοχές στις οποίες εστιάζει το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (Institute of Internal Auditors PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 7 από 15

Εκδηλώσεις και IIA, USA) και για τις οποίες προτείνει την ανάπτυξη του σχετικού ελεγκτικού προγράμματος είναι οι ακόλουθες: Η ευθυγράμμιση των επιχειρηματικών στόχων με τις τεχνολογικές επιλογές του Οργανισμού Το πλαίσιο την του Οργανισμού Η ετοιμότητα του Οργανισμού στην χρησιμοποίηση Τεχνολογίας για την ανεύρεση λύσεων Το πλαίσιο διαχείρισης των οργανωτικών και διαδικαστικών αλλαγών στον Οργανισμό Ο έλεγχος μετά την εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος Κατά την διαδικασία του σχεδιασμού ελεγκτικής διαδικασίας, ο ελεγκτής θα πρέπει να λάβει υπόψη του και τις πέντε περιοχές προς έλεγχο που προαναφέρθηκαν ώστε να εντοπισθούν και αντιμετωπισθούν όλοι οι πιθανοί σημαντικοί κίνδυνοι. Τύποι ελέγχων των έργων Πληροφορικής Οι πέντε ποιο συνηθισµένοι τύποι ελέγχων έργων πληροφορικής είναι οι ακόλουθοι: Αξιολόγηση των κινδύνων του έργου με στόχο την μέτρηση πιθανότητας επιτυχούς ολοκλήρωσης του. Αξιολόγηση ετοιμότητας κατά τη διάρκεια των βασικών φάσεων ή πριν την παράδοση του συστήματος στην παραγωγή. Έλεγχος των πεπραγμένων μετά την ολοκλήρωση του έργου. Έλεγχος σε μια από τις κρίσιμες φάσεις του έργου κατά τη διάρκεια υλοποίησης του. Γενική αξιολόγηση μεθοδολογίας. Αξιολόγηση Μεθοδολογίας Ο έλεγχος Μεθοδολογίας μπορεί να αναδείξει σημαντικούς κινδύνους και να επισημάνει τις αδυναμίες μεθοδολογίας οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν στην συνολική βελτίωση εκτέλεσης έργων στον οργανισμού. Για οργανισμούς οι οποίοι έχουν πάρα πολλά έργα προς έλεγχο, αυτός ο τύπος ανασκόπησης χρησιμοποιεί μια ποιο ολιστική προσέγγιση. Επιπλέον, ελέγχοντας την μεθοδολογία, ο εσωτερικός ελεγκτής θα προετοιμαστεί καλύτερα για τον έλεγχο μεμονωμένων έργων επειδή ο έλεγχος του Γραφείου (PMO) θα του προσφέρει τη βάση για την καλύτερη κατανόηση των πρακτικών που ακολουθεί ο οργανισμός. Οι πιθανοί στόχοι του ελέγχου μεθοδολογίας διοίκησης έργων περιλαμβάνουν: Αξιολόγηση επάρκειας Μεθοδολογίας. Καθορισμός εάν η μεθοδολογία υποστηρίζει όλα τα έργα στον οργανισμό, από πολύ μεγάλα έως πολύ μικρά. Αξιολόγηση αποτελεσματικότητας υποστήριξης διοίκησης η οποία παρέχεται από το Γραφείο (PMO). Αξιολόγηση εφαρμογής των πολιτικών, διαδικασιών, προτύπων, μεθοδολογιών που εφαρμόζονται με συνέπεια σε όλα τα έργα του οργανισμού. Αξιολόγηση δυνατότητας του Γραφείου (PMO) να προσδίδει το προσδοκώμενο επίπεδο αξίας στον οργανισμό. PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 8 από 15

Εκδηλώσεις και Αξιολόγηση πληροφορίας που διαθέτει το Γραφείο (PMO) με τον συνολικό κατάλογο όλων των έργων του Οργανισμού. Αξιολόγηση αποτελεσματικότητας λειτουργίας διαδικασίας του Χαρτοφυλακίου των (Project Portfolio Management). Έργα Πληροφορικής και το Ετήσιο Ελεγκτικό Πρόγραμμα Η ένταξη των έργων πληροφορικής στο ετήσιο σχέδιο ελέγχου Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου Επιθεώρησης προϋποθέτει την δυνατότητα πρόσβασης σε ολόκληρο τον κατάλογο των έργων Διεύθυνσης Πληροφορικής του Οργανισμού. Επιπλέον, το Γραφείο (PMO), εφόσον υφίσταται ως μονάδα στον οργανισμό, είναι μια ανεκτίμητη πηγή πληροφόρησης και υποστήριξης κατά την διαδικασία προγραμματισμού και ανάπτυξης του ετήσιου σχεδίου ελέγχων των έργων πληροφορικής από τους εσωτερικούς ελεγκτές. Οι εσωτερικοί ελεγκτές συνηθίζεται να συνεργάζονται στενά με το Γραφείο (PMO), κατά την διαδικασία καταγραφής του σκοπού και του σχεδιασμού του ελέγχου ενός έργου πριν από την έναρξη διενέργειάς του. Τα ακόλουθα σημεία μπορούν να φανούν χρήσιμα στους ελεγκτές κατά την διαδικασία αξιολόγησης των κινδύνων των έργων σε επίπεδο οργανισμού και τον καθορισμό ένταξης των έργων πληροφορικής στο Ετήσιο Ελεγκτικό Πρόγραμμα: κινδύνων σε υψηλό επίπεδο δεν είναι διαθέσιμος. Υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός έργων σε εξέλιξη σε όλο τον Οργανισμό. Η οργάνωση στερείται συγκεκριμένης μεθοδολογίας και διαδικασιών για τη διακυβέρνηση των έργων, συμπεριλαμβανομένων των μεθοδολογιών των και του Κύκλου Ανάπτυξης Εφαρμογών και Συστημάτων. Συμπέρασμα Συμπερασματικά, οι ελεγκτές υποστηρίζουν, βοηθούν και εξασφαλίζουν την αποτελεσματική διαχείριση των κινδύνων, τη συγκράτηση των δαπανών, και την οργανωτική επιτυχία των έργων /προγραμμάτων. Η ενσωμάτωση των έργων πληροφορικής του οργανισμού στο ετήσιο ελεγκτικό πρόγραμμα βοηθά στην συνεργασία του εσωτερικού ελέγχου με τους υπευθύνους των προγραμμάτων/έργων και την ανώτερη διοίκηση αλλά και την μελλοντική επιτυχή ολοκλήρωσης τους. Αναφορές: [1] http://www.theiia.org/guidance/standards andguidance/ippf/practice guides/gtag/gtag12/ Γεώργιος Παπούλιας, CGEIT, CISA, Εθνική Τράπεζα Ελλάδος Αναπληρωματικό Μέλος George.Papoulias@PMI GREECE.org Ο πλήρης και ακριβής κατάλογος όλων των έργων με ικανοποιητική πληροφόρηση για την αξιολόγηση των PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 9 από 15

/ Τρέχουσα Η Αναγκαιότητα Εκδηλώσεις και ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ Project Management Congress 2009 Πέμπτη, 26 Νοεμβρίου 2009 Κεντρικό Αμφιθέατρο OTE Academy Tο Project Management Congress (www.pmcongress.gr) είναι το κεντρικό ετήσιο συνέδριο για τη Διοίκηση στην Ελλάδα. Φέτος είναι το τέταρτο στη σειρά και από το 2006 συνδιοργανώνεται από το Ελληνικό Ινστιτούτο και το Περιοδικό NETWEEK Ο σκοπός του συνεδρίου είναι η ενημέρωση, εκπαίδευση και διάδοση δοκιμασμένων, αποτελεσματικών και πρωτοποριακών πρακτικών (Project Management). Αξίζει τον κόπο να δούμε την διοργάνωση αυτή διαχρονικά: Το 2006 Το πρώτο PM Congress ανέδειξε την αξία και την σημασία σε μια πλειάδα κλάδων και παρουσίασε την εμπειρία από μεγάλα Έργα τόσο σε παγκόσμιο όσο και σε εθνικό επίπεδο (Ολυμπιακοί Αγώνες) Αναφέρουμε σημαντικά ονόματα από τους ομιλητές του 2006: David B. Ashley, President University of Nevada, Las Vegas, Raouf Ghali, President, Project Management Division, Hill International, Samer S. Khoury, Executive Vice President, C.C.C. S.A., Δρ. Ιωάννης Σπανουδάκης, Δ/νων Σύμβουλος Οργανωτικής Επιτροπή Ολυμπιακών Αγώνων, Αθήνα 2004, Το 2007 το Project Management Congress ασχολήθηκε με την καρδιά και επικέντρωσε στις Βέλτιστες Πρακτικές και τη σημασία τους με μία αξέχαστη «παράσταση» από τον πατέρα : Dr Harold Kerzner, η οποία πλαισιώθηκε από μία πολύ μεστή παρουσίαση από τον Alexander Matthey, Managing Director, 3PM Experts Το 2008 ανέδειξε το κρίσιμο και «ευαίσθητο» θέμα αποτυχίας των επικεντρώνοντας μία σειρά παρουσιάσεων γύρω από τις στατιστικές του Jim Johnson και του chaos report. Μία ομάδα μοναδικών ομιλητών συζήτησε το πολύ κρυφό θέμα αποτυχίας και το πώς την αποφεύγουμε ή το πώς γινόμαστε σοφότεροι από αυτή. Βασικοί ομιλητές ήταν οι: Jim Johnson, Chairman, The Standish Group, Steven Garfein, "Portfolio management strategist, Dr David Hillson (the risk doctor), M. Ajam, CEO, Sukad. Το 2009 ερχόμαστε να ξεπεράσουμε το «σύνορο» του Έργου και να δούμε την συνολική εικόνα επιχείρησης και των αλληλεπιδράσεων μεταξύ στρατηγικής, επιχειρηματικών στόχων, βραχυπρόθεσμης και μακροπρόθεσμης κερδοφορίας και του συνόλου των έργων που υλοποιούνται. Το Project Management Office δεν είναι απλά μία ακόμη PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 10 από 15

/ Τρέχουσα Η Αναγκαιότητα Εκδηλώσεις και οργανωτική δομή ή λειτουργία. Είναι το σημείο κλειδί που φροντίζει Να παρακολουθεί συνολικά τα Έργα και να εξασφαλίζει την ευθυγράμμιση με τους επιχειρησιακούς στόχους και στρατηγικές. Να παρέχει υποστήριξη μέσω κεντρικοποιημένων εργαλείων (π.χ. Λογισμικό) και προτυποποιημένων τεχνικών στους Διευθυντές και τις Ομάδες των Να παρέχει συγκεντρωτική πληροφορία στην Διοίκηση εταιρίας σχετικά με την εξέλιξη των και τις πιθανές αποκλίσεις και τις επιπτώσεις τους. Να φροντίζει για την βελτιστοποίηση των πόρων στα Έργα αλλά και να ξεχωρίζει τα Έργα που αξίζει να υλοποιηθούν και εκείνα που όχι. Το ενδιαφέρον του συνεδρίου δεν είναι απλώς το θέμα του, αλλά και η βαρύτητα των βασικών ομιλητών. Αξίζει τον κόπο να πούμε λίγα λόγια για τους διεθνείς ομιλητές του Project Management Congress 2009: Dennis Bolles: Practitioner, συγγραφέας, διεθνής ομιλητής για τη Στρατηγική Διοίκηση και το Επιχειρησιακό Γραφείο, μέλος του προεδρείου του PMO Special Interest Goup και ο Project Manager για την έκδοση τρί έκδοσης του PMBOK. Gerald Kendall: Διευθύνων Σύμβουλος Theory of Constraints International (www.tocinternational.com ) συγγραφέας του best seller "Advanced Project Portfolio Management and the PMO " Eπίσης είναι συγγραφέας ακόμη δύο βιβλίων, του "Securing the Future: Strategies for Exponential Growth " και του "Viable Vision " και συγγραφέας του κεφαλαίου για το Critical Chain Project Management στο βιβλίο του Dr. Harold Kerzner "Project Management, a System s approach " Jack Duggal: που διαθέτει μεγάλη εμπειρία σε εφαρμογές PMO, την οποία απέκτησε συνεργαζόμενος με μεγάλους οργανισμούς όπως HP, IBM Global Services, Cisco και PepsiCo στις ΗΠΑ, ο ελβετικός τραπεζικός κολοσσός UBS, η γερμανική SAP, η βρετανική British American Tobacco, η Shell, η Dubai Holding και η ισχυρή πετρελαϊκή Petronas στη Μαλαισία. Είναι κάτοχος MBA και επισκέπ Καθηγητής στο University of Hartford, στην πολιτεία του Connecticut στις ΗΠΑ. Gerard Hill: είναι ένας από τους πιο έμπειρους εκπαιδευτές, μελετητές και συγγραφείς λύσεων Project Management και PMO. Το τελευταίο του βιβλίο, με τίτλο "The Complete Project Management Methodology and Toolkit " κυκλοφόρησε μόλις (Ιούνιο 2009), και παρουσιάζει τη νέα του μεθοδολογία για Project Management, το ProjectPRISM, που θα παρουσιάσει στην Αθήνα. Ο Gerard Hill έχει γράψει επίσης το "The Complete Project Management Office Handbook " άλλο ένα best seller και το βιβλίο που πρέπει να διαβάσει κάποιος για να μπει στη φιλοσοφία του ΡΜΟ. Επίσης αυτή τη χρονιά είναι μεγάλη επιτυχία του Προέδρου μας Θεοφάνη Γιώτη που εξασφάλισε την εκπροσώπηση του PMI με τον: Bruce Rodrigues που είναι Member of the Board of Directors του PMI, το οποίο θα εκπροσωπήσει, μεταφέροντας και μήνυμα του Προέδρου Greg Balestrero. Ο Bruce Rodrigues είναι πολύ έμπειρος ομιλητής για θέματα Project Management και στο συνέδριο θα αναπτύξει το θέμα "Project Management as a Strategic Competency". PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 11 από 15

/ Τρέχουσα Η Αναγκαιότητα Εκδηλώσεις και Οι ομιλητές και γενικά το περιεχόμενο του Συνεδρίου αντικατοπτρίζουν τα πλέον παραδεκτά διεθνή πρότυπα και τις βέλτιστες πρακτικές για στρατηγική διαχείριση Χαρτοφυλακίου, για υποστήριξη ανάπτυξης Project Management Offices, αλλά πρωτίστως για βελτίωση επιτυχίας των σε επιχειρήσεις οποιουδήποτε Κλάδου. Στο συνέδριο συμμετέχουν σημαντικά στελέχη από την αγορά που κατέχουν θέσεις σχετικές με ΡΜΟs και θα μεταφέρουν την εμπειρία τους στους συμμετέχοντες. Αξίζει να αναφερθεί ότι φέτος το συνέδριο θα χαιρετίσει και ο Πρόεδρος του Συλλόγου Πολιτικών Μηχανικών Νικόλαος Ζυγούρης. Για περισσότερες πληροφορίες για τους ομιλητές και τη θεματολογία μπορείτε να επισκεφτείτε τον ιστοχώρο του συνεδρίου στο www.pmcongress.gr ιεθνής Ηµέρα ιοίκησης (International Project management Day). Κρατείστε Δυνάμεις! Με την ευγενική χορηγία τόσο OTE Αcademy όσο και του NETWEEK η δίωρη εκδήλωση αυτή θα περιλαμβάνει cocktails και ελαφρό δείπνο, τα οποία θα βοηθήσουν πολύ το networking των μελών. Δεν μένουμε όμως μόνο σε networking, (που φυσικά είναι πολύ σημαντικό και από μόνο του). Από τις 17:30 μέχρι τις 19:30 θα υπάρχουν και παρουσιάσεις, στρογγυλά τραπέζια αλλά και ευκαιρία για συζητήσεις με τους διεθνείς προσκεκλημένους του PM Congress. Η Διοίκηση γίνεται δημοφιλέστερη κάθε μέρα που περνάει. Ας εκμεταλλευτούμε την ευκαιρία γνώσης και ιδεών που μας δίνει το Συνέδριο και η Διεθνής Ημέρα. Τα λέμε όλοι εκεί.. Γιώργος Διακονικολάου, PhD., PMP Αντιπρόεδρος, Υπεύθυνος Εκδηλώσεων / Ειδικών Εργων και Πρόεδρος Οργανωτικής Επιτροπής του Συνεδρίου Gdiako@pmi greece.org Αμέσως μετά την λήξη του PM Congress 2009 ακολουθεί η ανοικτή εκδήλωση του Ελληνικού Ινστιτούτου για την Διεθνή Ημέρα (International Project management Day). Η προσέλευση για τα μέλη του Ελληνικού Ινστιτούτου είναι δωρεάν και για αυτούς που είναι ΡΜPs εξασφαλίζει 2 PDUs. Έτσι, ένας ΡΜΡ που συμμετέχει και στο Συνέδριο θα μπορεί να κερδίσει τα μισά PDUs χρονιάς μέσα σε μία ημέρα! PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 12 από 15

/ Τρέχουσα Η Αναγκαιότητα Εκδηλώσεις και ραστηριότητες του Ελληνικού Ινστιτούτου ιοίκησης Το Ελληνικό Ινστιτούτο ήταν υποστηρικτής και συμμετείχε με ειδικό περίπτερο στο ετήσιο συνέδριο IT Directors Forum (http://itdirectorsforum.boussiasconferences.gr/) Στο συνέδριο αυτό, στο οποίο συμμετείχαν περισσότερα από 200 στελέχη εταιριών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών, το Ελληνικό Ινστιτούτο εξασφάλισε για τα μέλη του έκπτωση 25%. Κοινή Εκδήλωση PMI GREECE, Athens Chapter µε ISACA, Athens Chapter Το Ελληνικό Ινστιτούτο έχει ξεκινήσει συνεργασία με το ISACA, Athens Chapter σε θέματα κοινού ενδιαφέροντος. Στα άμεσα σχέδιά μας, αλλά και στα πλαίσια γνωριμίας και ανταλλαγής απόψεων είναι η οργάνωση κοινής εκδήλωσης εσπερίδας. Στόχος μας είναι η εκδήλωση αυτή να γίνει μέσα στον Δεκέμβριο. Θα σας ενημερώσουμε σύντομα. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον σκοπό και τις δραστηριότητες του ISACA, μπορείτε να βρείτε στην παρακάτω ιστοσελίδα: Έτσι, οι ποδοσφαιρόφιλοι Project Managers, εκτός από το συνέδριο, θα έχουν και την ευκαιρία να επισκεφτούν το γήπεδο Milan!!! Θεοφάνης Γιώ, PMP, ITEC Πρόεδρος ΔΣ Theofanis.Giotis@PMI GREECE.org (http://www.isaca.org/template.cfm?section=home) Επόµενο Συνέδριο: «PMI Global EMEA Congress 2010» Το επόμενο συνέδριο του PMI για την περιοχή μας, «PMI Global Congress 2010 EMEA», θα γίνει τον Μάιο του 2010 στο Μιλάνο γειτονικής Ιταλίας. PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 13 από 15

Η Αναγκαιότητα Εκδηλώσεις και ΘΕΜΑΤΑ ΜΕΛΩΝ Δρ. Τρύφων Χιώ, PMP, ΕΔΕΤ Α.Ε. Αντιπρόεδρος και Υπεύθυνος Οικονομικών / Ταμίας Tryfon.Chiotis@PMI GREECE.org Υπηρεσία Εύρεσης Εργασίας! Μαρία Παλιούρη, PMP, INTRALOT Αντιπρόεδρος & Υπεύθυνος Επικοινωνίας / Προώθησης Maria.Paliouri@PMI GREECE.org Δρ. Γεώργιος Διακονικολάου, PMP, OTE Αντιπρόεδρος & Υπεύθυνος Εκδηλώσεων / Ειδικών George.Diakonikolaou@PMI GREECE.org Εάν ψάχνετε ανθρώπους σχετικούς με το αντικείμενο του Project Management ή του Management γενικότερα, στείλτε μας αγγελία σε ηλεκτρονική μορφή (PDF, JPEG, DOC) και θα την δημοσιεύσουμε! Επικοινωνήστε µε τα µέλη.σ. του PMI GREECE! Καθ. Δημοσθένης Αγγελίδης, Α.Π.Θ Αντιπρόεδρος & Υπεύθυνος Εκπαίδευσης & Κατάρτισης Demos.Angelides@PMI GREECE.org Ιωάννης Βιθυνός, PMP, Critical Path Αντιπρόεδρος & Υπεύθυνος Επαγγελματικής Ανάπτυξης Ioannis.Vithynos@PMI GREECE.org Νίκος Κουρουνάκης, MBA, PMP, OPM CG Αντιπρόεδρος & Υπεύθυνος Yπηρεσιών για τα μέλη Nicos.Kourounakis@PMI GREECE.org Θεοφάνης Γιώ, PMP, ITEC Πρόεδρος ΔΣ Theofanis.Giotis@PMI GREECE.org Δρ. Πάνος Χατζηπάνος, ECONTECH Γενικός Γραμματέας Panos.Chatzipanos@PMI GREECE.org Αθηνά Ρουμπούτσου, Παν/μιο Αιγαίου Αντιπρόεδρος και Υπεύθυνος Ομάδων Ειδικών Ενδιαφερόντων Athena.Roumboutsos@PMI GREECE.org Χρήστος Μπαμπλέκος, J&P AVAX Αναπληρωματικό Μέλος Christos.Bablekos@pmi greece.org Γεώργιος Παπούλιας, CGEIT, CISA, Εθνική Τράπεζα Ελλάδος, Αναπληρωματικό Μέλος George.Papoulias@PMI GREECE.org PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 14 από 15

Η Αναγκαιότητα Εκδηλώσεις και Νέοι PMPs το 2009 Από την αρχή χρονιάς και μέχρι τις 16 Νοεμβρίου 2009, τα εξής μέλη του Chapter μας έγιναν PMP s: 1. Alexandris George (21 04 2009) 2. Alexandros Kokkinos (09 06 2009) 3. Antoniou Apostolos (21 04 2009) 4. Apostolidis Alexandros (15 01 2009) 5. Chandris Marios (04 08 2009) 6. Chrysostomou Konstantinos (11 04 2009) 7. Cimponeriu Adrian (25 06 2009) 8. Diamantis Ioannis (04 06 2009) 9. Filippidis Pantelis (16 06 2009) 10. Gertou Maria (10 02 2009) 11. Grammatikos Konstantinos (17 06 2009) 12. Kalivitis Isidoros (16 06 2009) 13. Kalogiannis Michail (23 06 2009) 14. Kapros George (26 03 2009) 15. Kilikoglou Vasilios (05 05 2009) 16. Koufalis Leonidas (03 02 2009) 17. Lantas Sotirios (08 01 2009) 18. Leonidou Kyriakos (02 06 2009) 19. Liapis Triantafyllos (11 06 2009) 20. Mantelos Dionysios (26 05 2009) 21. Margaritidis Theoharis (12 04 2009) 22. Ntalias Anastasios (08 01 2009) 23. Pappas Nikolaos (09 06 2009) 24. Sarris Merkouris (30 06 2009) 25. Stathis Fotios (17 09 2009) 26. Vavlis Vavlidas Charalampos (23 06 2009) 27. Zafeiris Ioannis (05 05 2009) 28. Zampoutis Nikolaos (30 06 2009) Συγχαρητήρια! PMI Greece, Newsletter, Νοέµβριος 2009 Σελίδα 15 από 15