ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΧΡΗΣΗΣ ΣΤΟ DYNAMICS NAV 2013 R2 - INNOVERA 7.1 ERP

ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΧΡΗΣΗΣ ΣΤΟ DYNAMICS NAV 2013 R2 - INNOVERA 7.1 ERP Για να κλείσουμε μία χρήση στο InnovEra, επιλέγουμε από το κεντρικό μενού των Τμημάτων «Οικονομική Διαχείριση», «Περιοδικές Εργασίες», «Οικονομικό Έτος». Η από την Αναζήτηση εισάγουμε κατευθείαν «Οικονομικό Έτος». Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: ΒΗΜΑ 1 ο ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΤΟΥΣ (2015) Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε είναι να ανοίξουμε νέο οικονομικό έτος, αν δεν το έχουμε ήδη πραγματοποιήσει. Από το μενού «Κατάλογοι» επιλέγουμε «Λογιστικές Περίοδοι». Επιλέγουμε «Δημιουργία Έτους» και στο παράθυρο «Δημιουργία Οικονομικού Έτους», ορίζουμε τη χρήση της νέας εταιρείας. Η χρήση μπορεί να είναι και υπερδωδεκάμηνη. Στο πεδίο «Ημ/νία Έναρξης» εισάγουμε την ημερομηνία κατά την οποία θα ξεκινήσει το οικονομικό έτος. Στο πεδίο «Αρ. Περιόδων» ορίζουμε τον αριθμό των οικονομικών περιόδων στις οποίες θα διαιρείται το οικονομικό έτος. Μπορούν να υπάρχουν από 1 έως 365 περίοδοι. 1

Στο πεδίο «Διάρκεια Περιόδου» ορίζουμε τη διάρκεια κάθε οικονομικής περιόδου, για παράδειγμα, 1M = 1 μήνας, 1Q = 1 τρίμηνο, κ.ο.κ. Κατά τη δημιουργία ενός νέου οικονομικού έτους, στη στήλη «Ονομασία», οι μήνες εμφανίζονται με την περιγραφή Φεβ.2015, Μαρ.2015 κ.λπ. Επίσης παρατηρούμε ότι δημιουργείται και η γραμμή ΙΑΝ.2016 με ένα σημάδι επιλογής στο πεδίο νέα οικονομική χρήση. ΒΗΜΑ 2 ο ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΤΟΥΣ Το επόμενο στάδιο είναι να κλείσουμε το τρέχον οικονομικό έτος. Στο ίδιο παράθυρο, «Λογιστικές Περίοδοι», κάνουμε κλικ στο κουμπί «Κλείσιμο Έτους». Σημειώνουμε ότι είναι απαραίτητο να δημιουργήσουμε πρώτα νέο οικονομικό έτος, για να μπορέσουμε να κλείσουμε το τρέχον έτος. Επίσης, το πρόγραμμα θα κλείσει πρώτα τα προηγούμενα ανοιχτά οικονομικά έτη (αν υπάρχουν) και μετά θα κλείσει το τελευταίο. Στο ενημερωτικό μήνυμα πατάμε Ναι. Αφού πατήσουμε Ναι, το πρόγραμμα θα κλείσει το οικονομικό έτος και θα βάλει ένα σημάδι επιλογής στη στήλη «Κλειστή» σε όλες τις περιόδους. Σημάδι επιλογής θα βάλει επίσης στη στήλη «Κλειδωμένη Ημερομηνία» σε όλες τις περιόδους που έχουν κλείσει, καθώς και στον πρώτο μήνα του νέου οικονομικού έτους. Όταν κλείσει ένα οικονομικό έτος, δεν πρέπει να προσπαθήσουμε να αλλάξουμε την ημερομηνία έναρξης για το επόμενο οικονομικό έτος. 2

ΒΗΜΑ 3 ο ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ Μετά τη δημιουργία νέου οικονομικού έτους και το κλείσιμο του οικονομικού έτους που θέλουμε, το επόμενο στάδιο είναι να εκτελέσουμε τη μαζική εργασία «Κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογαριασμών». Χρησιμοποιούμε αυτή τη μαζική εργασία για να μεταφέρουμε τα αποτελέσματα του έτους σε ένα λογαριασμό ισολογισμού και να κλείσουμε τους Λογαριασμούς Αποτελεσμάτων Χρήσης. Αυτό γίνεται δημιουργώντας γραμμές στις εγγραφές, τις οποίες μπορούμε στη συνέχεια να καταχωρήσουμε. Η μαζική εργασία επεξεργάζεται όλους τους λογαριασμούς Γ/Λ με τύπο «Αποτελέσματα Χρήσης» και δημιουργεί εγγραφές που ακυρώνουν τα αντίστοιχα υπόλοιπα (δηλαδή, κάθε εγγραφή θα είναι το άθροισμα όλων των εγγραφών Γ/Λ του λογαριασμού στο οικονομικό έτος). Αυτές οι νέες γραμμές τοποθετούνται σε εγγραφές, στις οποίες πρέπει να καθορίσουμε ένα λογαριασμό Ισοζύγισης και ένα λογαριασμό κερδών στον ισολογισμό πριν από την καταχώρηση. Όταν καταχωρηθούν οι εγγραφές, καταχωρείται μια εγγραφή σε κάθε Λογαριασμό Αποτελεσμάτων Χρήσης, έτσι ώστε το υπόλοιπό του να μηδενιστεί και, ταυτόχρονα, τα αποτελέσματα του έτους να μεταφερθούν στο Λογαριασμό Ισολογισμού. Η μαζική εργασία δεν καταχωρεί τις εγγραφές αυτόματα, εκτός από την περίπτωση που χρησιμοποιείται το νόμισμα αναφοράς. Όταν χρησιμοποιείται το νόμισμα αναφοράς, η μαζική εργασία καταχωρεί εγγραφές απευθείας στις εγγραφές γενικής λογιστικής διαφορετικά οι εγγραφές πρέπει να γίνουν καταχώρηση - οριστικοποίηση manual από τον χρήστη. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Για κάθε «Αποτελεσματικό Λογαριασμό» του Λογιστικού Σχεδίου (ομάδες 2,6,7 του τελευταίου βαθμού) θα πρέπει να βάλουμε και «Λογαριασμό Κλεισίματος» (π.χ. 80.00.00.0000) ο οποίος βρίσκεται στην καρτέλα του λογαριασμού και στη σελίδα «Καταχώρηση». Πρόσθετα, στο Λογιστικό Σχέδιο πρέπει να εκτελέσουμε τη «Διαμόρφωση Λογιστικού Σχεδίου», ώστε να πιστοποιήσουμε ότι η δομή του σχεδίου μας είναι σωστή. Η ημερομηνία στις γραμμές τις οποίες η μαζική εργασία εισάγει στις εγγραφές, θα είναι πάντα μια ημερομηνία κλεισίματος για το οικονομικό έτος. Η ημερομηνία κλεισίματος είναι μια ενδιάμεση (C31/12/XX) ημερομηνία μεταξύ της τελευταίας ημέρας του παλαιού οικονομικού έτους και της πρώτης ημέρας του νέου έτους. Το πλεονέκτημα της καταχώρησης σε μια ημερομηνία κλεισίματος είναι ότι διατηρούμε τα σωστά υπόλοιπα για τις κανονικές ημερομηνίες του οικονομικού έτους. Λόγω της διαχρονικότητας των χρήσεων στο Microsoft Dynamics NAV δεν συνιστάται οι Λογαριασμοί να αλλάζουν χαρακτηρισμό Αποτελεσμάτων/Ισολογισμού μεταξύ των χρήσεων. Αν απαιτηθεί η αλλαγή κάποιου Λογαριασμού με εγγραφές ή υπόλοιπο σε προηγούμενες χρήσεις, τότε θα πρέπει να γίνει εκ νέου κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογαριασμών, για τα όλα τα προηγούμενα έτη και ο μηδενισμός των πιθανών αντίστοιχων εγγραφών Έναρξης στις Οριστικοποιημένες Εγγραφές Απογραφής Έναρξης του συγκεκριμένου Λογαριασμού, καθώς και στο Λογαριασμό Ισοζύγισης (89) από Σύμβουλο της Data Communication. 3

Από το μενού «Εργασίες» επιλέγουμε «Κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογαριασμών». Στο πεδίο «Τελική Ημ/νία Οικ. Μήνα» εισάγουμε την τελευταία ημερομηνία στο κλειστό οικονομικό έτος. Το πεδίο θα πρέπει να είναι συμπληρωμένο. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί αυτή την ημερομηνία για να καθορίσει την ημερομηνία κλεισίματος. Στο πεδίο «Πρότυπο Εγγραφών» εισάγουμε την ονομασία του προτύπου εγγραφών στο οποίο θα τοποθετηθούν οι εγγραφές. Κάνουμε κλικ στο βοηθητικό κουμπί στα δεξιά του πεδίου για να δούμε τα υπάρχοντα πρότυπα εγγραφών. Στο πεδίο «Δέσμη Εγγραφών» εισάγουμε την ονομασία της δέσμης εγγραφών στην οποία θα τοποθετηθούν οι εγγραφές (ΓΕΝΙΚΗ). Προτείνεται να χρησιμοποιείται διαφορετική δέσμη και σειρά για κάθε εργασία (πχ κλείσιμο, άνοιγμα κλπ.), ώστε να μπορούμε μεταγενέστερα στα εκτυπωτικά να φιλτράρουμε ή να αποκλείουμε τις επιθυμητές σειρές κατά περίπτωση. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα μπορούμε να δημιουργήσουμε μία δέσμη με κωδικό «Τ-ΚΛΕΙΣIMO.» με σειρά «ΛΟΓ-ΚΛΣ», χωρίς να είναι επιλεγμένες οι στήλες «Μεταφορά Παραμετροποίησης ΦΠΑ» και «Επιτρεπτή Διαφορά ΦΠΑ», ενώ αντίθετα πρέπει να είναι επιλεγμένη η «Αποδοχή Ημερομηνίας Κλεισίματος», ώστε το σύστημα να επιτρέψει την εγγραφή με ημερομηνία C31/12/XX. Στο πεδίο «Αρ. Παραστατικού», εάν έχουμε συμπληρώσει τα πεδία «Πρότυπο Εγγραφών» και «Δέσμη Εγγραφών» παραπάνω, η μαζική εργασία συμπληρώνει αυτόματα το πεδίο με τον επόμενο διαθέσιμο αριθμό από την αρίθμηση σειράς για τη δέσμη εγγραφών. Μπορούμε εφόσον το επιθυμούμε να συμπληρώσουμε αυτό το πεδίο και με μη αυτόματο τρόπο. Στο πεδίο «Περιγραφή Καταχώρησης» εισάγουμε ένα κείμενο που θα συνοδεύει τις εγγραφές. Το προεπιλεγμένο κείμενο είναι «Κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογ.». Στο πεδίο «Κλείσιμο ανά Κωδ. Θυγατρικής» τοποθετούμε ένα σημάδι επιλογής αν θέλουμε να δημιουργηθεί μια εγγραφή για κάθε κωδικό θυγατρικής. 4

Στο πεδίο «Κλείσιμο ανά Διαστάσεις» βάζουμε ένα σημάδι επιλογής εάν θέλουμε να δημιουργηθεί μια εγγραφή για κάθε διάσταση που χρησιμοποιείται στο λογαριασμό Γ/Λ. Κάνουμε κλικ στο βοηθητικό κουμπί στα δεξιά του πεδίου και επιλέγουμε τους κωδικούς των διαστάσεων. Στη συνέχεια πατάμε ΟΚ. Εάν τα παραπάνω είναι σωστά, συνεχίζουμε με την ενημέρωση «Κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογαριασμών». Η εργασία αυτή μας ετοιμάζει τις εγγραφές στις κινήσεις λογιστικής με ημερομηνία C31/12/XX, τις οποίες στη συνέχεια πρέπει να καταχωρήσουμε ώστε να οριστικοποιηθεί το άρθρο με τον μηδενισμό των λογαριασμών. Η ημερομηνία C31/12/XX είναι μια ενδιάμεση ημερομηνία μεταξύ της 3112ΧΧ και της 0101ΧΧ δηλαδή η 13 η Λογιστική Περίοδος στο Microsoft Dynamics NAV. Το σύστημα εμφανίζει τις εγγραφές σαν Απογραφή. ΠΡΟΣΟΧΗ! Να τονίσουμε ότι η μαζική εργασία «Κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογ.» μπορεί να χρησιμοποιηθεί πολλές φορές. Μπορούμε να κάνουμε καταχωρήσεις σε προηγούμενο οικονομικό έτος, ακόμη και μετά το κλείσιμο των λογαριασμών αποτελεσμάτων χρήσης, εάν εκτελέσουμε ξανά τη μαζική εργασία. Επίσης, όταν καταχωρούμε εγγραφές Γ/Λ σε ένα κλειστό οικονομικό έτος, το πρόγραμμα θα τοποθετήσει ένα σημάδι επιλογής στο πεδίο «Εγγραφή Προηγούμενου Έτους» για αυτές τις εγγραφές στον πίνακα «Εγγραφές Γ/Λ». Όταν καταχωρούμε σε ένα κλειστό οικονομικό έτος, πρέπει πάντα να θυμόμαστε να εκτελούμε τη μαζική εργασία «Κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογαριασμών». Επαναλαμβάνουμε τη μαζική εργασία κάθε φορά που πραγματοποιείται μια εγγραφή για προηγούμενο έτος. 5

ΒΗΜΑ 4 ο ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ ΕΝΑΡΞΗΣ Η εργασία αυτή είναι η τελευταία που πραγματοποιούμε όταν θέλουμε να κλείσουμε το οικονομικό έτος. Μετά το κλείσιμο και των αποτελεσματικών λογαριασμών πρέπει να δημιουργηθεί η απογραφή έναρξης, η οποία μεταφέρει στο επόμενο έτος τα υπόλοιπα των Λογαριασμών Ισολογισμού χρεώνοντας ή πιστώνοντας το λογαριασμό έναρξης. Το πρόγραμμα δημιουργεί μια γραμμή ανά λογαριασμό (που έχει τύπο "Ισολογισμού") και ισοσκελίζει τα χρεωστικά και πιστωτικά σύνολα στον αριθμό λογαριασμού Απογραφής που ορίζουμε. Η εγγραφή απογραφής έναρξης τυπώνεται στο ημερολόγιο ανοίγματος, το οποίο είναι διαφορετικό από το γενικό ημερολόγιο. Επίσης, τα υπόλοιπα έναρξης πρέπει να εμφανίζονται στα ισοζύγια και τις καρτέλες. Ο λογαριασμός ανοίγματος λειτουργεί σαν ένας λογαριασμός συμφωνίας κάτω από τον οποίο αναλύονται οι λογαριασμοί ισολογισμού. Με την εκτέλεση της απογραφής δημιουργείται μια εγγραφή στο λογαριασμό ανοίγματος και ενημερώνεται με τα σύνολα χρέωσης και πίστωσης. Η ανάλυση των γραμμών της εγγραφής ανά λογαριασμό ισολογισμού δημιουργείται σε ένα υποκαθολικό (Sub-Ledger) του προγράμματος από όπου προκύπτει το ημερολόγιο απογραφής. Από το μενού επιλέγουμε «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής». Στο κουμπί «Ενέργειες», επιλέγουμε «Δημιουργία Εγγρ. Απογραφής». Αν έχουμε εκτελέσει ήδη τη Δημιουργία Εγγραφών Απογραφής (ΕΛΛ) για το συγκεκριμένο οικονομικό έτος, η μαζική εργασία θα διαγράψει όλες τις γραμμές από τις Εγγραφές Απογραφής και θα δημιουργήσει νέες εγγραφές υπολοίπου Απογραφής. 6

Στο πεδίο «Ημ/νία Κλεισίματος Οικ. Έτους» το σύστημα συμπληρώνει αυτό το πεδίο με την τελική ημερομηνία του προηγούμενου οικονομικού έτους. Το προηγούμενο οικονομικό έτος πρέπει να έχει κλείσει. Στο πεδίο «Αρ. Παραστατικού» πρέπει να εισαγάγουμε τον αριθμό παραστατικού των εγγραφών υπολοίπου απογραφής. Στο πεδίο «Αρ. Λογαριασμού Απογραφής» πρέπει να εισαγάγουμε το λογαριασμό Γ/Λ (89.00.00.0000) όπου ισοσκελίζονται τα χρεωστικά και πιστωτικά σύνολα των εγγραφών απογραφής. Στο πεδίο «Περιγραφή Καταχώρησης» η περιγραφή αυτή αντιγράφεται στις γραμμές που δημιουργούνται στο παράθυρο «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής». Αφού συμπληρώσουμε τα πεδία πατάμε ΟΚ. Εκτελώντας την εργασία, το πρόγραμμα δημιουργεί μια εγγραφή για κάθε λογαριασμό ισολογισμού με το υπόλοιπό του στη φόρμα «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής». Ο λογαριασμός ενημερώνεται με το σύνολο χρεώσεων και πιστώσεων. Ο πίνακας «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής» περιέχει τις εγγραφές υπόλοιπου απογραφής για κάθε οικονομικό έτος. Πρώτα απ όλα θα πρέπει να ελεγχθούν τα υπόλοιπα. Η εργασία αυτή μπορεί να εκτελεστεί και με τη βοήθεια της εκτύπωσης, πατώντας το κουμπί «Εκτύπωση». 7

Όταν είμαστε σίγουροι ότι οι εγγραφές υπολοίπου απογραφής είναι σωστές, στο κουμπί «Ενέργειες», επιλέγουμε «Οριστικοποίηση Εγγραφών Απογραφής». Η εργασία αυτή καταχωρεί τις εγγραφές έναρξης με ημερομηνία την ημερομηνία έναρξης του έτους. Η σειρά αρίθμησης χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα για να δημιουργήσει μια εγγραφή στο λογαριασμό απογραφή έναρξης με τα σύνολα της χρέωσης και της πίστωσης. ΠΡΟΣΟΧΗ! Μόλις κλείσουμε τις εγγραφές απογραφής δεν μπορούμε να τις τροποποιήσουμε περαιτέρω. 8

ΠΡΟΣΘΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΜΗΔΕΝΙΣΜΟΥ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ «ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ» Σύμφωνα με τον Ελληνικό Κ.Β.Σ. μετά τις εγγραφές του Ισολογισμού θα πρέπει να πραγματοποιηθούν και οι εγγραφές κλεισίματος του Ισολογισμού. Η διαδικασία αυτή στο InnovEra πραγματοποιείται από το κεντρικό μενού των Τμημάτων επιλέγοντας διαδοχικά «Οικονομική Διαχείριση», «Περιοδικές Εργασίες», «Κλείσιμο Βιβλίων **» και ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα. ΒΗΜΑ 1 ο ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΒΙΒΛΙΩΝ Η εργασία αυτή μηδενίζει όλους τους Λογαριασμούς «Ισολογισμού». Για την δημιουργία των εγγραφών επιλέγουμε διαδοχικά «Ενέργειες», «Δημιουργία Εγγρ. Κλεισίματος». Στο πεδίο «Ημ/νία Κλεισίματος Οικ. Έτους» το σύστημα συμπληρώνει αυτό το πεδίο με την τελική ημερομηνία του προηγούμενου οικονομικού έτους. Το προηγούμενο οικονομικό έτος πρέπει να έχει κλείσει. 9

Στο πεδίο «Αρ. Παραστατικού» πρέπει να εισαγάγουμε τον αριθμό παραστατικού των εγγραφών κλεισίματος. Στο πεδίο «Αρ. Λογαριασμού Απογραφής» πρέπει να εισαγάγουμε το λογαριασμό Γ/Λ (89.01.00.0000) όπου ισοσκελίζονται τα χρεωστικά και πιστωτικά σύνολα των Λογαριασμών Ισολογισμού. Στο πεδίο «Περιγραφή Καταχώρησης» η περιγραφή αυτή αντιγράφεται στις γραμμές που δημιουργούνται στο παράθυρο «Εγγραφές Κλεισίματος Βιβλίων». Αφού συμπληρώσουμε τα πεδία πατάμε ΟΚ. Εκτελώντας την εργασία, το πρόγραμμα δημιουργεί μια εγγραφή για κάθε λογαριασμό ισολογισμού με το υπόλοιπό του στη φόρμα «Εγγραφές Κλεισίματος Βιβλίων». Ο λογαριασμός 89.01 ενημερώνεται με το σύνολο χρεώσεων και πιστώσεων. ΒΗΜΑ 2ο ο ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΒΙΒΛΙΩΝ Για την οριστικοποίηση των εγγραφών επιλέγουμε «Ενέργειες», «Λειτουργίες», «Οριστικοποίηση Εγγραφών Κλεισίματος». Η εργασία αυτή καταχωρεί τις εγγραφές κλεισίματος με την ημερομηνία τις 13 ης περιόδου του Microsoft Dynamics NAV πχ. C31/12/XX. Η σειρά αρίθμησης χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα για να δημιουργήσει μια εγγραφή στο λογαριασμό κλεισίματος με τα σύνολα των χρεώσεων και πιστώσεων. 10

ΒΗΜΑ 3ο ο ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΙΣΟΖΥΓΙΟΥ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΒΙΒΛΙΩΝ Για την εκτύπωση επιλέγουμε διαδοχικά «Οικονομική Διαχείριση», «Περιοδικές Εργασίες», «Κλείσιμο Βιβλίων **», «Ισοζύγιο Κλεισίματος Βιβλίων» και στη σελίδα Επιλογές, πληκτρολογούμε την ημερομηνία κλεισίματος. 11