ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΟΔΗΓΙΩΝ ΧΡΗΣΤΗ Ηλεκτρονική Υποβολή Α.Π.Δ.
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1) Είσοδος στην εφαρμογή 2) Δημιουργία Περιόδου Υποβολής 2.α) Ακύρωση Περιόδου Υποβολής 3) Μέθοδος Υποβολής: Συμπλήρωση Φόρμας 3.α) Συμπλήρωση 3.β) Τρέχουσα Κατάσταση 3.γ) Οριστικοποίηση 3.δ) Έλεγχος Υποβολής 3.ε) Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής 3.στ) Υποβολή 4) Μέθοδος Υποβολής: Αποστολή Αρχείου 4.α) Προσωρινή Φύλαξη 4.β) Έλεγχος Υποβολής 4.γ) Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής 4.δ) Υποβολή 1
1) Είσοδος στην εφαρμογή Η πρώτη οθόνη που εμφανίζεται είναι αυτή της Σύνδεσης Χρήστη στην οποία καλούμαστε να πληκτρολογήσουμε τους κωδικούς πρόσβασης που μας έχουν αποδοθεί σαν αποτέλεσμα της πιστοποίησής μας στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες προς Εργοδότες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Η αντιστοιχία των κωδικών πρόσβασης, είναι: Κωδικός Χρήστη = Username Συνθηματικό = PIN Η εφαρμογή πραγματοποιεί αυστηρό έλεγχο στην καταχώρηση των πεζών ή κεφαλαίων χαρακτήρων. Σημείωση: η εφαρμογή Ηλεκτρονική Υποβολή ΑΠΔ χρησιμοποιεί τις πλέον πρόσφατες και εξελιγμένες διαδικτυακές τεχνολογίες. Για την πλήρη εκμετάλλευσή τους συνιστάται η χρήση φυλλομετρητή (web browser) Internet Explorer 9+ ή Firefox 6+ ή Google Chrome 12+. Στην περίπτωση που έχετε εγκατεστημένο λειτουργικό σύστημα Windows XP συνιστάται η χρήση Firefox 6+ ή Google Chrome 12+. Επιπλέον, συνιστάται η εγκατάσταση του λογισμικού Adobe Reader καθώς και η επιλογή του ως προεπιλεγμένου για την ανάγνωση αρχείων τύπου PDF, προκειμένου να είναι δυνατή η προεπισκόπηση των εκτυπώσεων της εφαρμογής. 2
Μετά τον έλεγχο ορθότητας των κωδικών γίνεται η είσοδος στην αρχική σελίδα της εφαρμογής. 3
Βασικές επιλογές του μενού στα αριστερά είναι οι: Αρχική Σελίδα, Ενέργειες και Αποσύνδεση. Αρχική Σελίδα: με την επιλογή αυτή οδηγούμαστε στην αρχική σελίδα από κάποιο άλλο σημείο της εφαρμογής. Ενέργειες: με την επιλογή αυτή οδηγούμαστε στην κεντρική οθόνη της εφαρμογής και έχουμε τη δυνατότητα: να υποβάλλουμε μια νέα ΑΠΔ να διαχειριστούμε τις εκκρεμείς ΑΠΔ να δούμε τις υποβληθείσες ΑΠΔ Αποσύνδεση: με την επιλογή αυτή κάνουμε έξοδο από την εφαρμογή. 4
Η κεντρική οθόνη που εμφανίζεται μετά την επιλογή Ενέργειες, έχει την παρακάτω μορφή: Στο επάνω μέρος της οθόνης εμφανίζονται τα στοιχεία του εργοδότη (ΑΜΕ, ΑΦΜ, Επωνυμία, ταχυδρομική διεύθυνση και το αρμόδιο Υποκατάστημα ΙΚΑ-ΕΤΑΜ), όπως αυτά αντλούνται από το Μητρώο Εργοδοτών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Στο κεντρικό μέρος της οθόνης εμφανίζονται σε έναν πίνακα όλες οι ΑΠΔ του εργοδότη (εκκρεμείς και υποβληθείσες), οι οποίες έχουν δημιουργηθεί μέσω της εφαρμογής, σε όλες τις πιθανές καταστάσεις. Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζονται οι επιλογές Δημιουργίας Περιόδου Υποβολής και Ακύρωσης Περιόδου Υποβολής, για να ξεκινήσουμε τη συμπλήρωση μίας νέας ΑΠΔ ή να ακυρώσουμε μία εκκρεμότητα. Στην επόμενη σελίδα ακολουθεί σχηματικό διάγραμμα ροής ενεργειών για την υποβολή μίας ΑΠΔ μέσω της εφαρμογής. 5
Είσοδος Πληκτρολόγηση κωδικού και συνθηματικού Δημιουργία περιόδου υποβολής Ορισμός μεθόδου υποβολής, μισθολογικής περιόδου και τύπου ΑΠΔ. Με συμπλήρωση φόρμας Με αποστολή αρχείου Κατάσταση ΣΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Επιλογές: Συμπλήρωση Οριστικοποίηση Τρέχουσα Κατάσταση Κατάσταση ΑΝΟΙΓΜΑ ΠΕΡΙΟΔΟΥ Επιλογές: Προσωρινή Φύλαξη Κατάσταση ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ Επιλογές: Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας Έλεγχος Υποβολής Τρέχουσα Κατάσταση Κατάσταση ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ Επιλογές: Έλεγχος Υποβολής Με λάθη Έλεγχος Υποβολής Με λάθη Κατάσταση ΜΕ ΛΑΘΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ Επιλογές: Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής Χωρίς λάθη Κατάσταση ΜΕ ΛΑΘΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ Επιλογές: Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής Ενέργεια: Ακύρωση Περιόδου Υποβολής Κατάσταση ΜΕ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ Επιλογές: Υποβολή Κατάσταση ΥΠΟΒΟΛΗ Επιλογές: Τρέχουσα Κατάσταση Επανέκδοση Αποδεικτικού 6
Ο πίνακας των ΑΠΔ στην κεντρική οθόνη Ενέργειες έχει τις εξής στήλες: ΑΡΙΘΜΟΣ: αριθμός που αποδίδεται στην ΑΠΔ αυτόματα από το σύστημα τη στιγμή που δημιουργείται καινούρια περίοδος. Κάνοντας κλικ πάνω στον αριθμό ΑΠΔ παίρνουμε πληροφορίες για τα σύνολα της ΑΠΔ με τη μορφή της παρακάτω εικόνας: ΤΥΠΟΣ ΔΗΛΩΣΗΣ: 01-Κανονική ή 04-Συμπληρωματική. ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ: μισθολογική περίοδος της ΑΠΔ. ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ και ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ: περιγραφή της φάσης στην οποία βρίσκεται η ΑΠΔ και διαθέσιμες ενέργειες για την κάθε κατάσταση. Οι προβλεπόμενες καταστάσεις και ενέργειες είναι: ΣΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (αφορά υποβολή με συμπλήρωση φόρμας) o Συμπλήρωση o Οριστικοποίηση o Τρέχουσα κατάσταση ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ (αφορά υποβολή με συμπλήρωση φόρμας) o Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας o Έλεγχος Υποβολής o Τρέχουσα Κατάσταση ΑΝΟΙΓΜΑ ΠΕΡΙΟΔΟΥ (αφορά υποβολή με αποστολή αρχείου) o Προσωρινή Φύλαξη ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ (αφορά υποβολή με αποστολή αρχείου) o Έλεγχος Υποβολής o Ενημέρωση Προόδου Ελέγχου Υποβολής (προσωρινή επιλογή) ΜΕ ΛΑΘΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ (αφορά και τις δύο μεθόδους) o Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας o Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής ΜΕ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ (αφορά και τις δύο μεθόδους) o Υποβολή ΥΠΟΒΟΛΗ (αφορά και τις δύο μεθόδους) o Τρέχουσα Κατάσταση o Επανέκδοση Αποδεικτικού 7
2) Δημιουργία Περιόδου Υποβολής Το πρώτο βήμα για την υποβολή μίας νέας ΑΠΔ είναι να κάνουμε κλικ στην επιλογή Δημιουργία Περιόδου Υποβολής από τη κεντρική οθόνη Ενέργειες: Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται θα πρέπει να ορίσουμε τις εξής παραμέτρους: Τύπο Δήλωσης: Κανονική ή Συμπληρωματική Μέθοδο Υποβολής: Συμπλήρωση Φόρμας ή Αποστολή Αρχείου Περίοδος Υποβολής Από και Έως: με τη μορφή ΜΜ/ΕΕΕΕ (δύο ψηφία για μήνα και τέσσερα για έτος) Αφού ορίσουμε τις παραμέτρους τις ΑΠΔ, κάνουμε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Εφόσον οι παράμετροι είναι σωστές, λαμβάνουμε μήνυμα επιτυχίας. 8
2.α) Ακύρωση Περιόδου Υποβολής Αν χρειαστεί να διαγράψουμε την περίοδο που δημιουργήσαμε (π.χ. γιατί ορίσαμε λάθος παράμετρο ή για να υποβάλλουμε διορθωμένο αρχείο ΑΠΔ), θα πρέπει να κάνουμε Ακύρωση Περιόδου Υποβολής για την συγκεκριμένη περίοδο από την κεντρική οθόνη Ενέργειες. Η επιλογή της περιόδου γίνεται κάνοντας κλικ πάνω της. Σαν αποτέλεσμα της επιλογής, η γραμμή που περιέχει τα στοιχεία της, θα έχει γκρι χρώμα: Μετά την επιλογή της γραμμής, κάνουμε κλικ στην επιλογή Ακύρωση Περιόδου Υποβολής και εμφανίζεται το πλαίσιο επιβεβαίωσης: Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ναι, εκτελείται η ακύρωση. 9
3) Μέθοδος Υποβολής: Συμπλήρωση Φόρμας Επιλέγοντας ως μέθοδο υποβολής τη Συμπλήρωση Φόρμας μπορούμε να καταχωρήσουμε τις αναλυτικές εγγραφές της ΑΠΔ στην εφαρμογή (π.χ. αν δεν έχουμε λογισμικό μισθοδοσίας). Αμέσως μετά την δημιουργία περιόδου υποβολής, η ΑΠΔ έρχεται σε κατάσταση ΣΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι: Συμπλήρωση, Οριστικοποίηση και Τρέχουσα κατάσταση 10
3.α) Συμπλήρωση Επιλέγοντας την ενέργεια Συμπλήρωση εμφανίζεται οθόνη με κενή φόρμα για την συμπλήρωση νέας εγγραφής. Στο πάνω μέρος της οθόνης εμφανίζονται τα στοιχεία του εργοδότη και ακολουθεί κενή φόρμα στην οποία έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε τα μισθολογικά στοιχεία εργαζόμενου. Στο επάνω δεξιά μέρος της οθόνης εμφανίζεται το εικονίδιο της φόρμας είναι σε εισαγωγή. που ενημερώνει ότι η κατάσταση 11
Στο επάνω αριστερά μέρος της οθόνης εμφανίζονται τα εικονίδια που αντιστοιχούν στις ενέργειες: Αποθήκευση, Αναζήτηση, Διαγραφή, Καθαρισμός και Επιστροφή, αντίστοιχα. Κατά τη συμπλήρωση της εγγραφής υπάρχουν διαθέσιμες λίστες επιλογής τιμών για τα πεδία: ΚΑΔ, Αριθμός Μητρώου Ασφ/νου, Κωδικός Ειδικότητας, Ειδική Περίπτωση Ασφάλισης, Πακέτο Κάλυψης και Τύπος Αποδοχών, μέσα από τις οποίες μπορούμε να αναζητήσουμε τους αντίστοιχους κωδικούς. Ενεργοποιούνται κάνοντας κλικ στο εικονίδιο εμφανίζονται σε ξεχωριστό παράθυρο διαλόγου, πάνω από τη φόρμα. δίπλα στο πεδίο και Για την αναζήτηση στη λίστα επιλογής πληκτρολογούμε ένα μέρος της επιθυμητής τιμής στο πεδίο κειμένου και κάνουμε κλικ στο Αναζήτηση. Αφού εντοπίσουμε την επιθυμητή τιμή, κάνουμε κλικ πάνω στη γραμμή που την περιέχει και κλικ στο κουμπί Επιλογή. Το παράθυρο διαλόγου της λίστας επιλογής κλείνει και το πεδίο έχει πάρει την επιθυμητή τιμή. ΣΤΟΧΕΙΑ ΑΣΦΑΛΙΣΜΕΝΟΥ: Για την καταχώρηση των στοιχείων ασφαλισμένων δεν πληκτρολογούμε όλα τα δεδομένα. Τα πεδία 20 έως 26 είναι απενεργοποιημένα. Η εφαρμογή διαθέτει λίστα επιλογής που αντλεί στοιχεία απευθείας από το Μητρώο Ασφαλισμένων του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Έτσι, αν διαθέτουμε ήδη τον ΑΜΑ του εργαζομένου, μετά την πληκτρολόγησή αυτού, το σύστημα ανακτά τα πλήρη του στοιχεία. Στην περίπτωση που δεν διαθέτουμε τον ΑΜΑ, μπορούμε να τον αντλήσουμε πληκτρολογώντας όμως τα πλήρη του στοιχεία του εργαζομένου. Αν μετά την ανάκτηση των στοιχείων, κάποια από τα υποχρεωτικά στοιχεία για την εγγραφή της ΑΠΔ παραμένουν κενά (π.χ. ο ΑΜΚΑ), τότε μπορούμε να τα πληκτρολογήσουμε, ώστε να συμπληρωθούν τα απαιτούμενα για την εγγραφή της ΑΠΔ δεδομένα. Σημείωση: η ενέργεια αυτή δεν ενημερώνει το Μητρώο Ασφαλισμένων. Για την ενημέρωση του Μητρώου προβλέπεται διαδικασία από το αρμόδιο τμήμα των υποκαταστημάτων. 12
Αφού συμπληρώσουμε τουλάχιστον τα υποχρεωτικά πεδία της εγγραφής Για να αποθηκεύσουμε τα στοιχεία που συμπληρώσαμε στη φόρμα κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση Αν εντοπιστούν λάθη κατά την αποθήκευση θα ενημερωθούμε με κατάλληλο μήνυμα με κόκκινα γράμματα. Όταν ολοκληρωθεί επιτυχώς η διαδικασία αποθήκευσης της εγγραφής εμφανίζεται μήνυμα επιτυχίας και φορτώνεται κενή φόρμα για καταχώρηση του επόμενου εργαζόμενου. Για να αντιγράψουμε μία ήδη καταχωρημένη εγγραφή υπάρχει η επιλογή Αντιγραφή Εγγραφής ΑΠΔ (π.χ. για να καταχωρήσουμε δεύτερη εγγραφή για τον ίδιο εργαζόμενο ή εγγραφή με τα ίδια στοιχεία ασφάλισης για διαφορετικό εργαζόμενο αποφεύγοντας εκ νέου πληκτρολόγηση των ίδιων στοιχείων). 13
Κάνοντας κλικ στην επιλογή Αντιγραφή Εγγραφής ΑΠΔ εμφανίζεται φόρμα εισαγωγής κριτηρίων αναζήτησης εγγραφής. Αν δε δώσουμε κριτήρια, θα εμφανιστούν όλες οι αποθηκευμένες εγγραφές. Κάνοντας κλικ στην επιθυμητή εγγραφή και κλικ στο κουμπί Επιλογή, η φόρμα συμπληρώνεται με τα στοιχεία της επιλεγμένης εγγραφής, παραμένοντας σε κατάσταση Εισαγωγής. Μεταβάλλοντας τα στοιχεία της φόρμας σύμφωνα με τα στοιχεία μισθοδοσίας και κάνοντας κλικ στο Αποθήκευση, αν δεν παρουσιαστούν λάθη, η εγγραφή θα αποθηκευθεί η νέα εγγραφή. 14
Στην κατάσταση εισαγωγής μπορούμε επίσης να αναζητήσουμε μία ήδη καταχωρημένη εγγραφή της ΑΠΔ κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αποθηκευμένες εγγραφές. με σκοπό να μεταβάλλουμε ή να διαγράψουμε ήδη Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο εμφανίζεται φόρμα εισαγωγής κριτηρίων αναζήτησης εγγραφής. Αν δε δώσουμε κριτήρια, θα εμφανιστούν όλες οι αποθηκευμένες εγγραφές. Κάνοντας κλικ στην επιθυμητή εγγραφή και κλικ στο κουμπί Επιλογή, η φόρμα συμπληρώνεται με τα στοιχεία της επιλεγμένης εγγραφής, γυρίζοντας σε κατάσταση Μεταβολή. Για να αποθηκευθούν οι οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε, θα πρέπει να πατήσουμε το εικονίδιο Αποθήκευση Για να διαγράψουμε την εγγραφή κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Διαγραφή Τέλος, για να κάνουμε καθαρισμό όλων των πεδίων, κάνουμε κλικ στο Καθαρισμός 15
3.β) Τρέχουσα Κατάσταση Η ενέργεια Τρέχουσα κατάσταση είναι διαθέσιμη όταν η ΑΠΔ είναι σε κατάσταση ΣΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ή σε ΥΠΟΒΟΛΗ. Επιλέγοντας Τρέχουσα Κατάσταση για μία ΑΠΔ, εμφανίζεται φόρμα για πληκτρολόγηση κριτηρίων αναζήτησης: Μπορούμε να αναζητήσουμε καταχωρημένες εγγραφές εισάγοντας τα κριτήρια που επιθυμούμε. Εάν δε δώσουμε κριτήρια αναζήτησης, εμφανίζονται όλες οι εγγραφές της καταχωρημένης ή υποβληθείσας ΑΠΔ. Κάνοντας κλικ στον Α/Α μιας εγγραφής αυτή θα εμφανιστεί η φόρμα που περιέχει όλα τα στοιχεία της εγγραφής σε κατάσταση ανάγνωσης μόνο. Στο επάνω αριστερά μέρος της οθόνης εμφανίζονται τα εικονίδια στις ενέργειες: Αναζήτηση, Καθαρισμός και Επιστροφή, αντίστοιχα. που αντιστοιχούν 16
3.γ) Οριστικοποίηση Αφού ολοκληρωθεί η καταχώρηση των εγγραφών της ΑΠΔ Οριστικοποίηση. θα πρέπει να επιλέξουμε Η κατάσταση της ΑΠΔ αλλάζει σε ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ. Αυτό σημαίνει ότι προσωρινά έχουμε αποθηκεύσει όλες τις εγγραφές της ΑΠΔ και πρόκειται να την υποβάλλουμε για έλεγχο υποβολής. Ωστόσο, αν για οποιοδήποτε λόγο θέλουμε να επιστρέψουμε στην Συμπλήρωση Φόρμας, κάνουμε κλικ στην ενέργεια Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας και η κατάσταση γυρνά και πάλι ΣΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ. 17
3.δ) Έλεγχος Υποβολής Το επόμενο βήμα μετά την καταχώρηση στοιχείων και αφού επιλέξαμε Οριστικοποίηση και η ΑΠΔ μας βρίσκεται σε κατάσταση ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ, είναι διαθέσιμη η επιλογή Έλεγχος Υποβολής. Κάνοντας κλικ στο Έλεγχος Υποβολής ξεκινά ο Έλεγχος Λαθών Υποβολής και λαμβάνουμε το παρακάτω μήνυμα: Η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ με μόνη διαθέσιμη ενέργεια την Ενημέρωση Προόδου Ελέγχου Υποβολής. Η κατάσταση αυτή είναι προσωρινή και ο χρόνος που θα διαρκέσει εξαρτάται από το πλήθος των εγγραφών της ΑΠΔ. 18
Επιλέγοντας αυτή την ενέργεια ή κάνοντας επαναφόρτωση της σελίδας από τον web browser μας ΑΦΟΥ έχει ολοκληρωθεί ο έλεγχος θα λάβουμε ενημερωτικό μήνυμα που θα επιβεβαιώνει τέλος του ελέγχου. Εάν ο Έλεγχος Υποβολής εντοπίσει λάθη, η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΜΕ ΛΑΘΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ και διαθέσιμες ενέργειες Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας και Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής. Επόμενο βήμα είναι να ενημερωθούμε για τα λάθη της ΑΠΔ και να επιστρέψουμε στην συμπλήρωση φόρμας, προκειμένου να τα αποκαταστήσουμε. 19
3.ε) Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής Επιλέγοντας αυτή την ενέργεια οδηγούμαστε στην οθόνη Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής με τον κωδικό και τη περιγραφή των λαθών που προέκυψαν μετά τον Έλεγχο Υποβολής, ομαδοποιημένα κατά κωδικό λάθους: 20
Κάνοντας κλικ στο πλήθος εγγραφών για κάθε κωδικό λάθους, θα δούμε πίνακα με τις αναλυτικές εγγραφές που το προκαλούν και τις οποίες θα χρειαστεί να διορθώσουμε: Κάνοντας κλικ στον Α/Α μιας εγγραφής θα εμφανιστεί η φόρμα που περιέχει όλα τα στοιχεία της, σε κατάσταση ανάγνωσης μόνο. Στο σημείο αυτό μπορούμε να εκτυπώσουμε τη λίστα λαθών. 21
Για να αποκαταστήσουμε τα λάθη θα πρέπει να γυρίσουμε στην οθόνη Ενέργειες και να επιλέξουμε την ενέργεια Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας για την ΑΠΔ μας. Τότε η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΣΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ και μπορούμε να αποκαταστήσουμε τα λάθη στις αναλυτικές εγγραφές της, επιλέγοντας Συμπλήρωση. Αφού τελειώσουμε με τις διορθώσεις, επαναλαμβάνουμε τις ενέργειες Οριστικοποίηση και Έλεγχος Υποβολής. 22
3.στ) Υποβολή Όταν ο Έλεγχος Υποβολής ολοκληρωθεί χωρίς λάθη, η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΜΕ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Για να ολοκληρωθεί η οριστική υποβολή της ΑΠΔ θα πρέπει να επιλέξουμε την ενέργεια Υποβολή και να συνεχίσουμε μέχρι η ΑΠΔ να γυρίσει σε κατάσταση ΥΠΟΒΟΛΗ και να εμφανιστεί το Αποδεικτικό Υποβολής. Σε αυτό το σημείο μπορούμε και πάλι να αναβάλλουμε την οριστική υποβολή και να συνεχίσουμε την συμπλήρωση κάνοντας κλικ στο Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας. Αφού κάνουμε κλικ στο Υποβολή, εμφανίζεται πλαίσιο διαλόγου για την επιβεβαίωση της οριστική υποβολής που εμφανίζει σε πεδία ανάγνωσης μόνο την περίοδο υποβολής και τον αριθμό υποβολής. Για την ολοκλήρωση της οριστικής υποβολής, κάνουμε κλικ στο Υποβολή & Έκδοση Αποδεικτικού. Στη συνέχεια εμφανίζεται σε νέο παράθυρο το ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ και είναι διαθέσιμο για εκτύπωση. 23
Τέλος, η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΥΠΟΒΟΛΗ και η οριστική υποβολή έχει ολοκληρωθεί. Οι διαθέσιμες ενέργειες σε αυτή την κατάσταση είναι Τρέχουσα Κατάσταση και Επανέκδοση Αποδεικτικού. Επιλέγοντας Επανέκδοση Αποδεικτικού μπορούμε να αναπαράγουμε το ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ανά πάσα στιγμή και να το εκτυπώσουμε. 24
4) Μέθοδος Υποβολής: Αποστολή Αρχείου Επιλέγοντας ως μέθοδο υποβολής την Αποστολή Αρχείου μπορούμε να φορτώσουμε έτοιμο αρχείο ΑΠΔ, το οποίο είναι σύμφωνο με τις Τεχνικές Προδιαγραφές ΑΠΔ (π.χ. αν έχουμε λογισμικό μισθοδοσίας που παράγει συμβατά αρχεία). Σε αυτή την περίπτωση, μετά την δημιουργία περιόδου υποβολής, η ΑΠΔ έρχεται σε κατάσταση ΑΝΟΙΓΜΑ ΠΕΡΙΟΔΟΥ με μόνη ενέργεια την Προσωρινή Φύλαξη. 25
4.α) Προσωρινή Φύλαξη Επιλέγοντας Προσωρινή Φύλαξη οδηγούμαστε σε οθόνη επιλογής αρχείου ΑΠΔ. Το αρχείο πρέπει να έχει όνομα CSL01 για κοινές επιχειρήσεις ή CSC01 για οικοδομοτεχνικά έργα. Για να επιλέξουμε το αρχείο που έχουμε στον τοπικό υπολογιστή κάνουμε κλικ στο κουμπί 26
Στη συνέχεια ανοίγει πλαίσιο διαλόγου για να επιλέξουμε το αρχείο. Οδηγούμαστε στον φάκελο που περιέχει το αρχείο CSL01 ή CSC01 και το επιλέγουμε (το πλαίσιο διαλόγου είναι λειτουργία του λειτουργικού συστήματος του τοπικού υπολογιστή που εκτελεί την εφαρμογή). Αμέσως μετά την επιλογή η οθόνη έρχεται σε αυτή την κατάσταση, όπου αναγράφεται το μέγεθος του αρχείου. Θα πρέπει να κάνουμε κλικ στο κουμπί ή στο κουμπί για να ξεκινήσει η φόρτωση του αρχείου. Αν θέλουμε να επανέλθουμε στην προηγούμενη κατάσταση της οθόνης και να επιλέξουμε διαφορετικό αρχείο, κάνουμε κλικ στο κουμπί ή στο κουμπί. 27
Όσο διαρκεί η φόρτωση του αρχείου εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα: Όταν το αρχείο φορτωθεί με επιτυχία θα λάβουμε μήνυμα σε γαλάζιο πλαίσιο στο κάτω μέρος της οθόνης. Για να συνεχίσουμε κάνουμε κλικ στο κουμπί Επιστροφή και οδηγούμαστε στην κεντρική οθόνη. Η κατάσταση της ΑΠΔ γυρίσει σε ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ με μόνη διαθέσιμη ενέργεια την Έλεγχος Υποβολής: 28
4.β) Έλεγχος Υποβολής Το επόμενο βήμα μετά την φόρτωση του αρχείου και αφού η ΑΠΔ μας βρίσκεται σε κατάσταση ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ, είναι διαθέσιμη η επιλογή Έλεγχος Υποβολής. Κάνοντας κλικ στο Έλεγχος Υποβολής ξεκινά ο Έλεγχος Λαθών Υποβολής και λαμβάνουμε το παρακάτω μήνυμα: Η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ με μόνη διαθέσιμη ενέργεια την Ενημέρωση Προόδου Ελέγχου Υποβολής. Η κατάσταση αυτή είναι προσωρινή και ο χρόνος που θα διαρκέσει εξαρτάται από το πλήθος των εγγραφών της ΑΠΔ. 29
Επιλέγοντας αυτή την ενέργεια ή κάνοντας επαναφόρτωση της σελίδας από τον web browser μας ΑΦΟΥ έχει ολοκληρωθεί ο έλεγχος θα λάβουμε ενημερωτικό μήνυμα που θα επιβεβαιώνει τέλος του ελέγχου. Εάν ο Έλεγχος Υποβολής εντοπίσει λάθη, η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΜΕ ΛΑΘΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ και μόνη διαθέσιμη ενέργεια Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής. Επόμενο βήμα είναι να ενημερωθούμε για τα λάθη της ΑΠΔ και να επιστρέψουμε στην συμπλήρωση φόρμας, προκειμένου να τα αποκαταστήσουμε. 30
4.γ) Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής Επιλέγοντας αυτή την ενέργεια οδηγούμαστε στην οθόνη Αποτελέσματα Ελέγχου Υποβολής με τον κωδικό και τη περιγραφή των λαθών που προέκυψαν μετά τον Έλεγχο Υποβολής, ομαδοποιημένα κατά κωδικό λάθους: Κάνοντας κλικ στο πλήθος εγγραφών για κάθε κωδικό λάθους, θα δούμε πίνακα με τις αναλυτικές εγγραφές που το προκαλούν και τις οποίες θα χρειαστεί να διορθώσουμε. 31
Κάνοντας κλικ στον Α/Α μιας εγγραφής θα εμφανιστεί η φόρμα που περιέχει όλα τα στοιχεία της, σε κατάσταση ανάγνωσης μόνο. Στο σημείο αυτό μπορούμε να εκτυπώσουμε τη λίστα λαθών. Η διόρθωση των λαθών θα πρέπει να γίνει στο λογισμικό που παρήγαγε το αρχείο CSL01 ή CSC01 που περιέχει τα στοιχεία της ΑΠΔ και να παραχθεί νέο, ενημερωμένο αρχείο προς έλεγχο και υποβολή. 32
Για την υποβολή του νέου αρχείου θα πρέπει να κάνουμε Ακύρωση Περιόδου Υποβολής για την συγκεκριμένη περίοδο από την κεντρική οθόνη Ενέργειες. Η επιλογή της περιόδου γίνεται κάνοντας κλικ πάνω της. Σαν αποτέλεσμα της επιλογής, η γραμμή που περιέχει τα στοιχεία της, θα έχει γκρι χρώμα: Μετά την επιλογή της γραμμής, κάνουμε κλικ στην επιλογή Ακύρωση Περιόδου Υποβολής και εμφανίζεται το πλαίσιο επιβεβαίωσης: Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ναι, εκτελείται η ακύρωση. Για να ξεκινήσουμε ξανά με το νέο αρχείο κάνουμε κλικ στο Δημιουργία Περιόδου Υποβολής και επαναλαμβάνουμε την διαδικασία Προσωρινή Φύλαξη και Έλεγχος Υποβολής. 33
4.δ) Υποβολή Όταν ο Έλεγχος Υποβολής ολοκληρωθεί χωρίς λάθη, η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΜΕ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Για να ολοκληρωθεί η οριστική υποβολή της ΑΠΔ θα πρέπει να επιλέξουμε την ενέργεια Υποβολή και να συνεχίσουμε μέχρι η ΑΠΔ να γυρίσει σε κατάσταση ΥΠΟΒΟΛΗ και να εμφανιστεί το Αποδεικτικό Υποβολής. Σε αυτό το σημείο μπορούμε και πάλι να αναβάλλουμε την οριστική υποβολή και να συνεχίσουμε την συμπλήρωση κάνοντας κλικ στο Επιστροφή σε Συμπλήρωση Φόρμας. Αφού κάνουμε κλικ στο Υποβολή, εμφανίζεται πλαίσιο διαλόγου για την επιβεβαίωση της οριστική υποβολής που εμφανίζει σε πεδία ανάγνωσης μόνο την περίοδο υποβολής και τον αριθμό υποβολής. Για την ολοκλήρωση της οριστικής υποβολής, κάνουμε κλικ στο Υποβολή & Έκδοση Αποδεικτικού. Στη συνέχεια εμφανίζεται σε νέο παράθυρο το ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ και είναι διαθέσιμο για εκτύπωση. 34
Τέλος, η ΑΠΔ γυρίζει σε κατάσταση ΥΠΟΒΟΛΗ και η οριστική υποβολή έχει ολοκληρωθεί. Η μόνη διαθέσιμη ενέργεια σε αυτή την κατάσταση είναι Επανέκδοση Αποδεικτικού. Επιλέγοντας Επανέκδοση Αποδεικτικού μπορούμε να αναπαράγουμε το ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ανά πάσα στιγμή και να το εκτυπώσουμε. 35