MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων E208 Διοίκηση Τεχνικών Έργων Διάλεξη 4: Κινητροδότηση των πόρων Σύνθεση και κινητροδότηση του οργανωτικού σχήματος Δρ. Λεωνίδας Ανθόπουλος, Επίκουρος Καθηγητής
Περιεχόμενα Κινητροδότηση των πόρων Κινητροδότηση των απαιτούμενων για το έργο πόρων Σύνθεση του σχήματος Κινητροδότηση του σχήματος Η δυναμική των προμηθειών Η διοίκηση των συναλλαγών
Η κατάλληλη διοίκηση των συναλλαγών Η σημασία της κινητροδότησης: είναι στην ανθρώπινη φύση η έφεση για περισσότερο κέρδος και για μικρότερη έκθεση σε κίνδυνο Μετά τον προσδιορισμό του έργου επιλέγονται οι προμηθευτές των πόρων Η κατάλληλη διοίκηση των συναλλαγών: uncertainty asset specificity bounded rationality appropriate governance mode opportunism
Η σύνθεση του οργανωτικού σχήματος Το πρόβλημα principal/agent στην κατασκευή: Η επιλογή των κατάλληλων, ανταγωνιστικών και αξιόπιστων προμηθευτών πόρων για το έργο Principal = πελάτης Agent = προμηθευτής Η διαδικασία επιλογής: procurement / προμήθεια Ασύμμετρη πληροφόρηση: οι προμηθευτές γνωρίζουν περισσότερα από τον πελάτη adverse selection: πως ο πελάτης μπορεί να είναι σίγουρος ότι η πιο ανταγωνιστική προσφορά είναι η χειρότερη; moral hazard: πως ο πελάτης μπορεί να είναι σίγουρος ότι ο προμηθευτής θα λειτουργήσει προς όφελός του; (το πρόβλημα του «λεμονιού») 4
Η σύνθεση του οργανωτικού σχήματος Προμήθεια κατασκευαστικών υπηρεσιών: Σε διαφορετικές φάσεις του έργου, με διαφορετικό ρίσκο Συμμετοχή του πελάτη στην κατασκευή (π.χ. σχεδιασμό, διαχείριση) Αποφυγή συμβολαίου, επιβολή λεπτομέρειας, διαχείριση εξόδων Χαμηλή τεχνογνωσία, μη ανταγωνιστικές μικρές προμήθειες Διαπραγμάτευση με τον προμηθευτή και αποφυγή δημοπράτησης Ταχεία επιλογή βάσει φήμης, μείωση κόστους προμήθειας, αποφυγή ρίσκου, καλλιέργεια εμπιστοσύνης Χαμηλός ανταγωνισμός και χαμηλή απόδοση, αναποτελεσματική μέθοδος για δημόσιες προμήθειες Διαγωνισμός και επιλογή βάσει της λύσης και όχι του κόστους Διεύρυνση της βάσης των προμηθευτών, ευκαιρίες για νέους παρόχους, αύξηση του ανταγωνισμού Κόστος διαδικασίας, τυποποιημένες προσφορές, μικρή πληροφόρηση επί του προβλήματος του έργου Μειοδοτικός διαγωνισμός Αύξηση της ποιότητας της προσφερόμενης λύσης, διαφάνεια της επιλογής, οι χαμηλές απαιτήσεις συμμετοχής περιορίζουν τη συνεννόηση μεταξύ των υποψηφίων Το πρόβλημα «του λεμονιού» λόγω μικρής πληροφόρησης για πολλούς υποψηφίους, υψηλό κόστος διενέργειας (15% 20% του έργου), η απαίτηση για ξεκάθαρα τεύχη διακήρυξης οδηγεί σε περιορισμένη προσφορά εναλλακτικών και ανταγωνιστικών λύσεων, η επιλογή του φθηνότερου προμηθευτή θέτει περιορισμούς στην κατάρτιση της σύμβασης. 5
Η σύνθεση του οργανωτικού σχήματος Συμπέρασμα: η επιλογή των προμηθευτών συναρτάται από το βαθμό αβεβαιότητας αναφορικά με τον προσδιορισμό των απαιτούμενων πόρων, στο χρόνο που διενεργείται η διαδικασία επιλογής Βαθμός αβεβαιότητας: μεγάλα έργα που πραγματοποιούνται μια φορά έχουν μεγαλύτερη αβεβαιότητα από μικρά και επαναλαμβανόμενα έργα νέες κατασκευές έχουν μικρότερη αβεβαιότητα από τις ανακατασκευές Χρονική στιγμή της απαίτησης προμήθειας: Μειώνεται η αβεβαιότητα κατά την εξέλιξη του έργου Οι παράγοντες αυτοί επιδρούν στη μέθοδο επιλογής του προμηθευτή (βλ. επόμενο σχήμα) 6
Η καταλληλότερη μέθοδος επιλογής υπηρεσίες σχεδιασμού υπηρεσίες κατασκευής επίπεδο αβεβαιότητας κατά την επιλογή high συμμετοχή του πελάτη διαπραγμάτευση διαγωνισμός συμμετοχή του πελάτη διαπραγμάτευση low μειοδοτικός διαγωνισμός μειοδοτικός διαγωνισμός 7 early χρόνος επιλογής late
Η σύνθεση του οργανωτικού σχήματος Τρεις επιλογές: Διακριτές προμήθειες: διαπραγμάτευση για την επιλογή του αρχιτέκτονα, ο οποίος διενεργεί το διαγωνισμό ως διαδικασία προμήθειας για την επιλογή των κατασκευαστών και προμηθευτών Διασυνδεδεμένες προμήθειες: κοινό συμβόλαιο για σχεδιασμό και για κατασκευή, με διαδικασία προμήθειάς τους το διαγωνισμό Ενδιάμεση μέθοδος: διαπραγμάτευση για τον αρχιτέκτονα και για το διαχειριστή του έργου και μειοδοτικός διαγωνισμός για τις λοιπές προμήθειες (κυρίως σε κατασκευές υψηλού ρίσκου και μικρής διάρκειας) 8
Διακριτές προμήθειες: παραδοσιακή διαδικασία client architect / surveyor masons carpenters roofers other traders 9
Διακριτές προμήθειες: γενικό συμβόλαιο client architect consultant quantity surveyor main contractor 10 nominated subcontractor domestic subcontractor operative workforce
Διασυνδεδεμένη προμήθεια client turnkey contractor in-house professionals operative workforce subcontractors 11
Ενδιάμεση προμήθεια: διαχείριση κατασκευής client architect consultant quantity surveyor construction manager trade contractors 12
Κίνδυνοι σχετικοί με την προμήθεια low mission uncertainty high 13 min max max client s realisation risk client s conception risk client s specification risk max min min
Κριτήρια για την επιλογή των προμηθευτών 14 Συμμετοχή του πελάτη κανένα διαπραγμάτευση διαπίστευση και φήμη Διαγωνισμοί (ανοικτοί / κλειστοί) Συνδυασμός τεχνικής και οικονομικής προσφοράς μειοδοτικοί διαγωνισμοί Αποφυγή αποκλεισμού Ισοτιμία Εμπιστευτικότητα Τυποποιημένη σύμβαση Μέγιστο πλήθος σημείων δημοσίευσης διαγωνισμού: 6 Ελάχιστη διάρκεια: 6 εβδομάδες μειοδότης = χαμηλότερη προσφορά Ελάχιστο πλήθος συμμετεχόντων: 4 Μη υπέρβαση δοθέντος προϋπολογισμού για ελάχιστο δοθέν φυσικό αντικείμενο Σε περίπτωση κοινοπραξίας: σύμφωνη γνώμη όλων των μελών
Υπογραφή σύμβασης με τον ανάδοχο Στους διαγωνισμούς το ρίσκο αναλαμβάνει ο προμηθευτής Συμβόλαια που υπογράφονται σε πρώιμο στάδιο: Χαμηλής αξίας συμβόλαια Υψηλής αξίας αποφάσεις Συμβόλαια που υπογράφονται σε προχωρημένο στάδιο του έργου Συμβόλαια υψηλής αξίας Αποφάσεις χαμηλής αξίας Π.χ. για τη συμβολή της επιλογής της μεθόδου προμήθειας: Η επιλογή ενός αρχιτέκτονα (πρώιμο στάδιο) με διαγωνισμό: 5% έκπτωση Ποσοστό που αναλογεί στον προϋπολογισμό: 5% ΚΕΡΔΟΣ = 0.25% 15 Η επιλογή ενός προμηθευτή μηχανολογικού εξοπλισμού με διαγωνισμό (σε μεταγενέστερο στάδιο): 5% έκπτωση Ποσοστό που αναλογεί στον προϋπολογισμό: 30% ΚΕΡΔΟΣ = 1.5%
Το συμβόλαιο σε σχέση με τον κύκλο ζωής κέρδος integrated general contracting management contracting design and manage construction management trades contracting 16 early dynamic uncertainty late
Βελτίωση της διαδικασίας προμήθειας e-procurement Συμπράξεις (ΣΔΙΤ) (partnering) Αύξηση της συχνότητας συναλλαγής και απόκτηση τεχνογνωσίας Καλλιέργεια εμπιστοσύνης Μείωση κόστους και χρόνου διαγωνισμών Μεγαλύτερη αξία Συνδυασμός τεχνικής και οικονομικής προσφοράς στους διαγωνισμούς Καταπολέμηση διαφθοράς (transparency.org) 17
Συνδυασμός τεχνικής οικονομικής προσφοράς στο διαγωνισμό max high importance of quality 18 min importance of price max low
Κινητροδότηση του οργανωτικού σχήματος There are so many advisors and sub-advisors involved in the [channel fixed link] project that I hate to think of the amount of paperwork being produced. One thing is for sure, none of them are digging a tunnel The Sunday Times 19
Κινητροδότηση του οργανωτικού σχήματος Αν και η σύνθεση ενός οργανωτικού σχήματος πραγματοποιείται λόγω συμφέροντος, η κινητροδότηση είναι αναγκαία the problem of moral hazard: πως ο πελάτης μπορεί να είναι σίγουρος ότι ο προμηθευτής θα λειτουργήσει προς όφελός του; Πριν την αγορά η ευθύνη βαρύνει τον πωλητή Μετά την αγορά η ευθύνη βαρύνει τον αγοραστή ΛΥΣΗ: σύνθετα συμβόλαια Επιφέρουν κόστη και χρόνο διαπραγμάτευσης: τυποποίηση Επιφέρουν μείωση της εμπιστοσύνης μεταξύ των εμπλεκομένων Αδιευκρίνιστο: ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη αν κάτι δεν πάει σύμφωνα με το σχέδιο Οι προμηθευτές γνωρίζουν τη λύση για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων από τον πελάτη αλλά δεν έχουν την πρόθεση να τους τη γνωστοποιήσουν Οι πελάτες δεν είναι σε θέση να αναγνωρίσουν την ποιότητα των πωληθέντων προϊόντων/υπηρεσιών και έτσι οι προμηθευτές αντικαθιστούν με υποδεέστερα Οι πελάτες δεν είναι σε θέση να μετρήσουν την απόδοση των υπεργολάβων Υπάρχει αβεβαιότητα στην επιμέρους χρήση της κατασκευής, η οποία τροποποιείται κατά την εξέλιξη του έργου 20
Το πρόβλημα της αντικατάστασης κόστους Θεμελιώδης μετασχηματισμός (fundamental transformation) συμπεριφορά πριν και μετά το συμβόλαιο οι προμηθευτές έχουν τη δυνατότητα να αλλάζουν έργο αν ο πελάτης καθυστερεί πηγές αντικατάστασης κόστους: επανα δημοπράτηση αντικατάσταση προμηθευτή που έχει ήδη πληρωθεί αποζημιώσεις επιπλέον κόστη στο νέο προμηθευτή λόγω προσαρμογής το όριο της ευκαιρίας (opportunistic margin) εξαρτάται από τις αντοχές χρηματοδότησης του πελάτη 21
Διαχείριση του Moral Hazard : ο ρόλος των σύνθετων συμβολαίων Προσδιορισμός των όρων διευθετήσεων Προσδιορισμός των αρμοδίων διευθέτησης διενέξεων και των εκπροσώπων των 2 μερών κατά το έργο (π.χ. o project manager εκ μέρους του πελάτη) Προσδιορισμός κινήτρων και ρητρών Προσδιορισμός συστημάτων χρεώσεων (π.χ. ανά μονάδα μέτρησης) Προσδιορισμός διαγραμμάτων ροής για τυποποιημένες εργασίες Προσδιορισμός όρων λύσης σύμβασης Προσδιορισμός μετρικών (δεικτών) αποδοτικότητας του αναδόχου 22
Διαχείριση της αβεβαιότητας και του κινδύνου στο συμβόλαιο επιλογές Συμβόλαια που προσδιορίζουν αμοιβές (fee-based contracts) Προκαταβολές, ορόσημα, ποσοστιαία πρόοδος Συμβόλαια σταθερού κόστους (fixed-price contracts) Αμοιβές για συγκεκριμένες φάσεις του έργου Συμβόλαια με κίνητρα (incentive contracts) Συνδυάζουν στοιχεία από τις άλλες κατηγορίες συμβολαίων Τιμή στόχος (target price: TP) με αναμενόμενο κόστος (estimated actual cost: AC e ) και με πρόσθετη αμοιβή (fee: F) σε περίπτωση καλύτερης επίδοσης του προμηθευτή (outturn actual cost: AC o ) Εγγυημένη μέγιστη τιμή (Guaranteed Maximum Price GMP) που εξασφαλίζει τον πελάτη Εγγυημένη μέγιστη υποχρέωση (Guaranteed Maximum Liability GML) που εξασφαλίζει τον προμηθευτή 23
Συμβόλαιο κινητροδότησης με GMP gain (i.e. negative variance) client s savings contractor s rewards AC O > AC e AC O < AC e contractor s risk budget sanction (AC e ) GMP 24 loss (i.e. positive variance)
Κέρδος: χρονοδιάγραμμα κινήτρου gainshare ( ) early time (days) late target date cap 25
Η μελέτη περίπτωσης του έργου Andrew gain (i.e. negative variance) BP s savings 46% AC O < AC e contractor s rewards 54% contractor s risk 27m AC O > AC e GML budget sanction (Ac e = 373m) client s risk 26 loss (i.e. positive variance)
Ευθύνη τροποποιήσεων στον προσδιορισμό client responsibility 27 supplier responsibility
Διοίκηση του συμβολαίου και η επιρροή τρίτων Κόστη συναλλαγών 10% Κόστη αναζήτησης προμηθευτών (15%-20%) Κόστη διαπραγμάτευσης συμβολαίου Κόστη ανάλυσης διενέξεων Κόστη πρόσληψης τρίτων Ο ρόλος των τρίτων Μετρήσεις επίδοσης που διενεργούνται από τον προμηθευτή Ταχύρρυθμη ρύθμιση συμβολαίου Αντιμετώπιση διενέξεων με τον πελάτη 28
Ο κύριος, ο προμηθευτής και ο τρίτος project definition principal (client) agent (architect/engineer) project execution control (architect/engineer) principal (client) agent (contractor) 29
Η δυναμική των αντίθετων σχέσεων Οφείλονται στη δυσπιστία του πελάτη απέναντι στο moral hazard και στην προσπάθεια του προμηθευτή να μεγιστοποιήσει το κέρδος του Η επίτευξη της καλύτερης συμφωνίας Πρόκληση δαπανών συναλλαγών (μέσω διαγωνισμών) Έλεγχος και όχι μείωση κόστους Η δυναμική της υπερ απόδοσης Ευθύνη για το σχεδιασμό Έλλειψη εμπειρίας στο εργοτάξιο Πρόσθετα μέτρα ασφάλειας 30
Η δυναμική των αντίθετων σχέσεων και της υπερ απόδοσης client competitive tendering audit & control adversarial relations trim margins opportunistic behaviour avoid litigation overengineer complete specification responsibility for design client 31
Ασφάλιση Με σκοπό την αντιμετώπιση των κακόβουλων προθέσεων και των ανεπιθύμητων συμβάντων Συνεργασία σε μεμονωμένα έργα Κοινή χρήση πληροφορίας Διαμοιρασμός κινδύνου Κινητροδότηση Συμβόλαια κινητροδότησης 32