MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων

Transcript

1 MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων E211 Διαχείριση Συμβάσεων και Προμηθειών Διάλεξη 8: Η διεργασία της προμήθειας Δρ. Λεωνίδας Ανθόπουλος, Επίκουρος Καθηγητής

2 Περιεχόμενα Η διαδικασία της προμήθειας Συστήματα προμηθειών

3 Η διαδικασία της προμήθειας Η σπουδαιότητα της διαδικασίας: Αποτελεί κοινή διαδικασία για το σύνολο των επιχειρήσεων/οργανισμών >50% του κόστους ενός έργου αφορά σε προμήθειες (συστατικά στοιχεία, υλικά, υπηρεσίες) ~90% του κόστους των έργων υψηλής τεχνολογίας Λόγω της διάρκειάς της, σχεδόν πάντοτε ανήκει στο κρίσιμο μονοπάτι ενός έργου Ορισμός: η αγορά ενός υλικού, του οποίου οι προδιαγραφές έχουν προσδιοριστεί από τον υποψήφιο αγοραστή, από τον προμηθευτή που έχει επιλεγεί για τους σκοπούς της προμήθειας, για το σκοπό που έχει προσδιοριστεί. Η διαδικασία της προμήθειας περιλαμβάνει και την ανάλυση της λήψης απόφασης αν πρέπει το προμηθευόμενο είδος να υλοποιηθεί εντός της επιχείρησης (make/buy analysis) Σε διάφορες περιπτώσεις η προμήθεια ανατίθεται σε εξειδικευμένους οργανισμούς Δεξιότητες του project manager: Ανάλυση αγοράς Έρευνα αγοράς Κατανόηση συμβολαίου Διαπραγμάτευση

4 Η διαδικασία της προμήθειας Η έννοια της προμήθειας: (Nissen, 2001) Δυο αλληλοσυμπληρούμενες διεργασίες: (1) η αγορά από τον προμηθευόμενο και (2) η πώληση από τον προμηθευτή. Οι δυο διεργασίες «μοιάζουν» ως διακριτές, αλλά πρέπει να θεωρούνται ολοκληρωμένες (Gebaur, 1998) Είδη προμήθειας: αγαθά, υπηρεσίες, έργα Βήματα της διαδικασίας αγοράς: Β1 προσδιορισμός της ανάγκης Β2 προσδιορισμός ομάδας προμηθευτών (sourcing) Β3 διαπραγμάτευση Β4 αγορά Β5 χρήση, συντήρηση, κατάργηση Η απλή προμήθεια (commercial off-the-shelf COTS) δεν περιλαμβάνει διαπραγμάτευση (Β3)

5 Η διαδικασία της προμήθειας Σε αντιδιαστολή με την εφοδιαστική αλυσίδα (General Commerce Model):

6 Η διαδικασία της προμήθειας Ανάλυση σημείων συναλλαγής (exchange-point analysis): αφορούν στα σημεία διασύνδεσης των συναλλασσομένων μερών (αγοραστής, πωλητής, ενδιάμεσος) με στόχο την ολοκλήρωση της διαδικασίας Διενέξεις (frictions) εντοπίζονται κατά τη ροή πληροφορίας ή αγαθών μεταξύ διακριτών οργανωτικών δομών ή μεταξύ των συναλλασσομένων μερών: Εγκρίσεις Δημοπρατήσεις Συμβασιοποιήσεις Οι διενέξεις οδηγούν σε καθυστερήσεις και σε αύξηση του κόστους της προμήθειας Ο project manager επιχειρεί να μειώσει τη διάρκεια των σημείων διένεξης και το κόστος Παράδειγμα σημείων συναλλαγής: RFP/RFQ οι διαδικασίες ανάπτυξης ενός τεύχους διακήρυξης (RFP) και η εκτέλεση της διαβούλευσής της (RFQ) περιγράφονται ως X3 στα προηγούμενα σχήματα Οι διαδικασίες έχουν σημαντικές χρονικές απαιτήσεις, η διάρκεια των οποίων εξαρτάται από την πολυπλοκότητα του υπό προμήθεια είδους ή του έργου

7 Η διαδικασία της προμήθειας Παράδειγμα σημείων συναλλαγής: RFP/RFQ Ερωτήσεις που απαντά ο project manager: Πως θα πραγματοποιηθεί η ροή της πληροφορίας στον οργανισμό που τις διενεργεί; Απαιτείται το ίδιο επίπεδο διοίκησης των διαδικασιών διενέργειας των RFP και RFQ; Οι δικηγόροι πρέπει να εγκρίνουν το σύνολο των εγγράφων πριν τη δημοσιοποίησή τους; Ποιος είναι ο χρόνος προετοιμασίας και αποστολής των εγγράφων μέσω του συστήματος αλληλογραφίας; Απαιτείται λεπτομερής αποτύπωση των τεχνικών προδιαγραφών πριν τη δημοσιοποίηση των RFP/RFQ; NAI; Ευκαιρία επανασχεδιασμού του οργανισμού που τις διενεργεί ΌΧΙ; Απαιτείται ανάλυση σημείων συναλλαγής με τον προμηθευτή, ο οποίος πρέπει να θεωρηθεί αξιόπιστος για την εγγύηση της ποιότητας των προμηθευόμενων ειδών

8 Η διαδικασία της προμήθειας Οδηγίες που οφείλει να γνωρίζει ο Project Manager για τις προμήθειες: 1. Κανένας πειραματισμός με τα συστήματα προμηθειών: πρόκειται για ώριμες και δοκιμασμένες διαδικασίες, συνήθως γνωστές σε έναν οργανισμό (αν δεν χαλάσουν δεν τα διορθώνουμε) 2. Απαιτείται διαχείριση του κρίσιμου μονοπατιού: η διαδικασία της προμήθειας πρέπει να προγραμματίζεται και να ελέγχεται ως προς την τήρηση των χρόνων 3. Χρήση πίνακα συσχέτισης: είναι χρήσιμη η εμπλοκή μελών της ομάδας της προμήθειας με την ομάδα του έργου (για την κατανόηση των συνθηκών του έργου, των αναγκών της προμήθειας κλπ.) 4. Εξισορρόπηση επάρκειας και ευελιξίας: η επάρκεια προκύπτει από την προτυποποίηση (standardization), η οποία επιφέρει δυσκολίες στην αλλαγή. 5. Διενέργεια μετρήσεων επίδοσης: η προμήθεια είναι ορατή στο εξωτερικό περιβάλλον (πελάτες, ανταγωνιστές, προμηθευτές, συνεργάτες) 6. Προσεκτικός χρονοπρογραμματισμός για συστήματα πληροφορικής: ανάγκη για ΤΠΕ καθώς η πληροφορία είναι στο κέντρο της διαδικασίας. Από την άλλη προσεκτικές προβλέψεις, καθώς οι ΤΠΕ εξελίσσονται δυναμικά. Η ίδια η ενσωμάτωσή τους στη διαδικασία της προμήθειας είναι μακρόχρονη 7. Λεπτομερής διαχείριση των προμηθειών λογισμικού: τα έργα λογισμικού παρουσιάζουν υψηλά ποσοστά αποτυχίας (>70%) λόγω κακών εκτιμήσεων και πολυπλοκότητας. Επιπλέον, το λογισμικό εξελίσσεται ως προς την πολυπλοκότητα, ενώ διαρκώς περισσότερο προϊόντα και υπηρεσίες εξαρτώνται από εφαρμογές λογισμικού.

9 (APM, 2000) Η διαδικασία της προμήθειας περιλαμβάνει: Οικονομική αξιολόγηση επιλογών προς προμήθεια Εντοπισμό προμηθευτών Τιμολόγηση Αγορά Αποστολή/παραλαβή Διαχείριση συμβολαίου Επεκτείνεται σε αποθήκευση, logistics, μεταφορές, χρήση υλικών και εξοπλισμού Υπό το παραπάνω πρίσμα, η προμήθεια θεωρείται ως έργο και η διοίκησή του γίνεται για λογαριασμό του προμηθευόμενου/χρήστη Γραμμική και ακολουθιακή διαδικασία Λιγότερο λογική, αλλά που εμπλέκει πολιτικές, συλλογικές ή και ανήθικες θεωρήσεις στη λήψη αποφάσεων Επαναλαμβανόμενη διαδικασία Διενεργείται από τμήμα εντός του οργανισμού από εξωτερικούς προμηθευτές

10 Στάδια του κύκλου ζωής της προμήθειας: Σχεδιασμός προμήθειας Ανάθεση (outsourcing) ή σύμπραξη (partnering) Σχεδιασμός δημοπράτησης Δημοπράτηση Επιλογή αναδόχου - σύμβαση Διαχείριση σύμβασης Παραλαβή λύση σύμβασης Η προμήθεια μπορεί να θεωρηθεί ως σύστημα επιλογής μεταξύ διαφορετικών λύσεων ή και μεθόδων υλοποίησης (υλοποίηση, προμήθεια, ενοικίαση, χρονομίσθωση) Η διαδικασία της προμήθειας στις κατασκευές, αεροδιαστημική, αυτοκινητοβιομηχανία είναι κοινή και οδηγεί στην παραγωγή ενός τελικού προϊόντος Παρουσιάζονται και διαφορές ως προς την προμήθεια υπηρεσιών (outsourcing) Ομοιότητες παρουσιάζονται σε προμήθειες υλικών σε άλλες βιομηχανίες (όπου απουσιάζουν οι προμήθειες υπηρεσιών σχεδίασης)

11 Ικανοποίηση του πελάτη: Μετρήσεις σε ΗΠΑ και Μ. Βρετανία δείχνουν χαμηλή ικανοποίηση των πελατών από τις κατασκευές και τις ΤΠΕ, καθώς και υπερβάσεις σε χρόνο, κόστος και προδιαγραφές Ο προσδιορισμός του έργου από πλευράς του πελάτη είναι καθοριστική παράμετρος Ο πελάτης επιθυμεί τη συμμετοχή του στη διαδικασία της προμήθειας

12 Α) Ακολουθιακά μοντέλα: Παραδοσιακή προσέγγιση: η διαδικασία της προμήθειας ακολουθεί τη διαδικασία της εκτέλεσης του έργου (π.χ, στις κατασκευές α) προμήθεια σχεδιασμού, β) προμήθεια κατασκευαστή) Στην παραδοσιακή προσέγγιση ο ανάδοχος της πρώτης φάσης έχει καθοριστικό ρόλο και στη διοίκηση του έργου Επιταχυνόμενη παραδοσιακή: λόγω του μακρόχρονου και των ερίδων που διέπουν την παραδοσιακή διαδικασία, στο νέο μοντέλο η διαδικασία της κατασκευής ξεκινά με την ολοκλήρωση ενός ικανοποιητικού μέρους του σχεδίου (fast track model)

13 Α) Ακολουθιακά μοντέλα: Σχεδιασμός - κατασκευή: κοινός ανάδοχος για τις διακριτές φάσεις Οργανωτικά σχήματα: Ολοκληρωμένο: σχεδιασμός και κατασκευή ανήκουν στον ίδιο οργανισμό Διακριτό: κοινοπραξία σχεδιαστή και κατασκευαστή Εξελισσόμενο (novated): νέος σχεδιαστής παραλαμβάνει τα σχέδια-ιδέες ενός ηγέτη κατασκευαστή

14 Β) Μοντέλα διοίκησης (management systems): Διάκριση του διαχειριστή από τον κατασκευαστή: management contracting, construction management Πλεονεκτήματα: εξειδίκευση

15 Οργανωτικές θεωρίες και προμήθειες: Αφορά στους διαφορετικούς ρόλους των εμπλεκομένων στη διαδικασία της προμήθειας Υπό τη συγκεκριμένη οπτική η προμήθεια θεωρείται ως πρόβλημα που απαιτεί λύση Σχέσεις βασισμένες σε συμβόλαιο Vs σχέσεις βασισμένες στην εμπιστοσύνη Κάθε προμήθεια συνθέτει έναν οργανισμό, η συμπεριφορά του οποίου είναι προβλέψιμη και βασίζεται στο συμβόλαιο: οργανωτικό σχήμα ως μηχανή Το συμβόλαιο αδυνατεί να διαχειριστεί πολύπλοκα και πολυμελή οργανωτικά σχήματα Ενθαρρύνονται τα μοντέλα σχεδιασμού κατασκευής (ένα συμβόλαιο): οργανωτικό σχήμα ως όργανο Εξελίσσονται τα μοντέλα διοίκησης (μεταγενέστερα του 1990): οργανωτικό σχήμα ως πολιτική παράταξη Η πολιτιστική θεώρηση οδηγεί σε συστήματα προμηθειών υψηλής αξίας (μετράται η πρόοδος του συμβολαίου με δείκτες ποιότητας)

16 Συστήματα προμηθειών βασισμένα στην επίδοση (Performance Based Procurement Systems PBPS): Συνηθέστερη μέθοδος προμήθειας: χαμηλότερη τιμή Ο οξύς ανταγωνισμός επιδεινώνει την ικανοποίηση των πελατών Η προμήθεια με υψηλή αξία (best value) διαθέτει τις ακόλουθες αρχές: Η διοίκηση του έργου εμπεριέχει διοίκηση της αξίας και του κινδύνου Προσεκτικός προσδιορισμός του έργου εστιασμένος στις ανάγκρες Υπολογίζεται το κόστος ζωής του έργου Υιοθετούνται διαδικασίες διαχείρισης της αλλαγής Ενθάρρυνση κοινοπραξιών Αποφυγή προμηθευτών χαμηλότερου κόστους

17 Συστήματα προμηθειών βασισμένα στην επίδοση (Performance Based Procurement Systems PBPS):

18 Συστήματα προμηθειών βασισμένα στην επίδοση (Performance Based Procurement Systems PBPS): Ενδεικτικοί δείκτες αξιολόγησης/μέτρησης της επίδοσης: Εμπειρία Τιμή Οικονομικά μεγέθη των υποψηφίων και αξιοπιστία Μεγέθη παρελθόντων έργων Τύποι παρελθόντων συμβολαίων Ποσοστό έργων με έγκαιρη παράδοση και σε χαμηλότερη τιμή Ποιότητα προγενέστερων παραδοτέων Προφίλ διαχειριστή του έργου

19 Κοινοπραξίες: βέλτιστη πρακτική στην Ιαπωνία Οφέλη: σύμφωνα με έρευνα σε 271 μέλη του PMI το 1998

20 Συνιστώμενες πρακτικές σε προμήθειες: British Airport Authorities (BAA): ιδιωτικοποίηση το : πρωτοβουλία 21st Century Airports με όραμα την εξέλιξή τους σε παγκόσμιο ηγέτη λειτουργίας αεροδρομίων Πρόγραμμα επενδύσεων 500 εκατ. /έτος Προμήθειες συμβολαίων με κατασκευαστές διάρκειας 5-10 έτη Κριτήρια αξιολόγησης: τιμή, ποιότητα, συμπεριφορά, δυνατότητα συνεργασίας με τη BAA Ομαδοποίηση αναδόχων σε προϊόντα κατασκευής (π.χ. χώροι υποδοχής, αποσκευές κλπ.) Διαδικασία επιλογής: Ευρωπαϊκό Πλαίσιο Προμηθειών

21 Συνιστώμενες πρακτικές σε προμήθειες: Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. Δημόσιες προμήθειες Ομάδα έρευνας λύσεων Ομάδα νομικής υποστήριξης και ελέγχου τευχών δημοπράτησης και συμβάσεων Πλήρως τυποποιημένες διαδικασίες Προμηθευόμενο είδος: Έργα Μελετών Έργα προμήθειας Έργα εκπαίδευσης Έργα διάχυσης αποτελεσμάτων Εξωτερικές ομάδες αξιολόγησης με εμπλεκόμενα μέρη από α) την ΚτΠ Α.Ε., β) εκπρόσωπο του φορέα προμήθειας και γ) εκπρόσωπο του κλάδου επαγγελματιών προμήθειας

22 Μη συνιστώμενες πρακτικές σε προμήθειες: ΥΠΕΞ: σύστημα προμηθειών Κλειστό πλαίσιο εχεμύθειας Εσωτερική εκτέλεση προμηθειών Βραδείς διαδικασίες δημόσιας προμήθειας Απουσία προτυποποιημένου πλαισίου Προϋπόθεση η εγγραφή ενός έργου στο Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων για τη δημοπράτηση Σύνθετα εσωτερικά οργανωτικά σχήματα αντίθετα στην αλλαγή

23 Πηγές: 1. THE WILEY GUIDE TO PROJECT TECHNOLOGY, SUPPLY CHAIN & PROCUREMENT MANAGEMENT, Edited by Peter W. G. Morris and Jeffrey K. Pinto, εσωτερικός κανονισμός 3.