ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΕΡΙΠΟΛΙΑΣ

ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΕΡΙΠΟΛΙΑΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΕΡΙΠΟΛΙΑΣ ΦΥΛΑΚΩΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΚΔΟΣΗ 6.7.1 ΜΑΡΤΙΟΣ 2007

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Ι. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΙΙ. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΙΙΙ. ΟΔΗΓΟΣ ΓΡΗΓΟΡΗΣ ΕΚΚΙΝΗΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ IV. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΗΜΕΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ V. ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ VI. ΧΡΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ VII. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ VIII. ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΕΡΙΠΟΛΙΑΣ IX. ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ X. ΜΕΘΟΔΟΙ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Αντιπροσωπεία - Service - Υποστήριξη: Ρυθμός - Δεναξάς & Τράκας Δημοσθένους 30-32, 176 71, Καλλιθέα, Αθήνα Tηλ.: +30 210 95 76 600 +30 210 95 88 773 +30 210 95 88 774 Fax: +30 210 95 88 774 http://www.rythmos.gr e-mail: info@rythmos.gr denaxas@otenet.gr

3 Ι. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το λογισμικό διαχείρισης περιπολίας φυλάκων αποτελεί ένα αναπόσπαστο τμήμα ενός ηλεκτρονικού συστήματος ελέγχου περιπολίας το οποίο αποτελείται από τερματικά και σημεία ελέγχου που χρησιμοποιούν σύστημα αναγνώρισης βασιζόμενο στο RFID (Radio Frequency Identification). Για την λειτουργία τοποθετούνται μία σειρά από σημεία ελέγχου (επαγωγικές κάρτες ή κομβία αναφορών, κάθε ένα από τα οποία φέρει ένα παγκοσμίως μοναδικό αριθμό) και οι φύλακες κατά την περιπολία τους καταγράφουν τα σημεία αυτά με τα τερματικά χειρός. Οι καταχωρημένοι αριθμοί και οι αντίστοιχες ώρες καταγραφής αποθηκεύονται σε υπολογιστή για ανάλυση και επεξεργασία. Τα αποτελέσματα εμφανίζονται στην οθόνη όπου οι υπεύθυνοι επεξεργάζονται τα δεδομένα της περιπολίας των φυλάκων (παρουσία, έλεγχος σταθμών, ακρίβεια καταγραφής, περιστατικά κλπ). ΙΙ. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ a) Τρέξτε το πρόγραμμα «setup.exe» b) Kατά την διάρκεια της εγκατάστασης το λογισμικό αυτόματα εγκαθιστά την βάση δεδομένων που χρησιμοποιείται από το σύστημα και το πρόγραμμα οδήγησης του καλωδίου USB για την σύνδεση του τερματικού με τον υπολογιστή. c) Εάν έχετε στον υπολογιστή σας δεδομένα από την έκδοση 5.Χ και θέλετε να τα μεταφέρετε στην έκδοση 6,Χ χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα αναβάθμισης της βάσης. d) ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ : WINDOWS 2000 ή WINDOWS XP. e) ΕΛΑΧΙΣΤΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ : 400 MHz CPU, 64 MB RAM, 5GB ΣΚΛΗΡΟ ΔΙΣΚΟ ΜΟΝΑΔΑ CD, ΘΥΡΑ 9 PIN Η USB. f) ΠΡΟΣΟΧΗ : Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ ΟΘΟΝΗΣ ΝΑ ΡΥΘΜΙΣΤΕΙ ΣΤΟ 1024 Χ 768 ΙΙΙ. ΟΔΗΓΟΣ ΓΡΗΓΟΡΗΣ ΕΚΚΙΝΗΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Το τερματικό ενεργοποιείται πιέζοντας το κουμπί του. Πιέζοντάς το για 1-2 δεύτερα θα διαβάσει μία κάρτα / σταθμό. Η κάρτα πρέπει να είναι 1 έως 5 εκατοστά εμπρός από την μπλε κεφαλή ανάγνωσης του τερματικού. Στα μοντέλα με LCD οθόνη το τερματικό θα εμφανίσει τους τέσσαρες τελευταίους χαρακτήρες της κάρτας.

4 IV. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΤΑΘΜΩΝ ΦΥΛΑΞΗΣ. Οι σταθμοί φύλαξης είναι κάρτες που κάθε μία εξ αυτών διαθέτει ένα μοναδικό δεκαεξαδικό κωδικό. Συνήθως τοποθετούνται επάνω ή μέσα σε μία επιφάνεια. Συνιστάται η τοποθέτησής των μέσα στην επιφάνεια για να αποφεύγονται καταστροφές και κακόβουλες πράξεις. Μπορούν να τοποθετηθούν μέχρι και 2 εκατοστά μέσα σε τοίχο. Το συνιστάμενο ύψος τοποθέτησης είναι 1,4 μ. ή οποιοδήποτε άλλο ύψος βολεύει τους φύλακες. V. ΕΝΑΡΞΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ. Μετά την εγκατάσταση του προγράμματος μπορείτε να το τρέξετε είτε από το εικονίδιο στην οθόνη είτε από START>PROGRAM FILES> PATROL MANAGEMENT SYSTEM>PATROL MANAGEMENT SYSTEM Στην αρχική του μορφή το πρόγραμμα δεν απαιτεί για την εκκίνησή του την χρήση κωδικού ασφαλείας. Όμως μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή «Είσοδο με Κωδικό Ασφαλείας» (Password Login) μέσα από το πρόγραμμα «System>System settings». Εάν ενεργοποιηθεί η επιλογή αυτή με την εκκίνηση του προγράμματος θα εμφανιστεί η οθόνη επιλογής χρήστη. Υπάρχουν τρεις χρήστες με διαφορετικές δυνατότητες ο κάθε ένας. USER ADMINISTRATOR SUPER USER. ΑΠΛΟΣ ΧΡΗΣΤΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ

5 ΟΝΟΜΑ ΧΡΗΣΤΗ USER ADMINISTRATOR SUPER USER ΑΡΧΙΚΟΣ ΚΩΔΙΚΟΣ (ΚΕΝΟ) 1111 1234 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΤΑΓΡΑΦΩΝ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΑΛΛΑΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗΣ ΟΧΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΟΧΙ ΟΧΙ ΝΑΙ ΤΕΡΜΑΤΙΚΟΥ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΟΧΙ ΟΧΙ ΝΑΙ Ο USER χρησιμοποιείται από κατώτερο προσωπικό για την αποθήκευση καταγραφών. Ο ADMINISTRATOR μπορεί να αλλάξει τα στοιχεία ενεργοποίησης του συστήματος. Ο SUPER USER μπορεί να κάνει όλες τις εργασίες (είσοδο δεδομένων, αρχική ρύθμιση τερματικών.) Η αρχική ρύθμιση ( initialize) του τερματικού θα διαγράψει από την μνήμη του δια παντός όλα τα δεδομένα του. Γι αυτό το λόγο εκτός των εργασιών αρχικής ρυθμίσεως τερματικών και ανακτήσεως δεδομένων οι συνήθεις εργασίες πρέπει να εκτελούνται σαν ADMINISTRATOR. Εάν δεν έχει ενεργοποιηθεί η επιλογή «Είσοδο με Κωδικό Ασφαλείας» η είσοδος όλων των χρηστών γίνεται αυτόματα σαν SUPER USER Οι ανώτεροι χρήστες μπορούν να αλλάξουν και τους κωδικούς πρόσβασης στους κατώτερους χρήστες. Επιλέγοντας CHANGE PASSWORD AFTER LOGON (αλλαγή κωδικού μετά την έναρξη) μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό του παρόντος χρήστη, και να αλλάξετε τους κωδικούς όλων των κατωτέρων χρηστών.

6 VI. ΧΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ Την πρώτη φορά που θα χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα μπείτε σαν SUPER USER. Από το κεντρικό μενού επιλέξτε το «System Settings» a) Ρύθμιση Συστήματος System Label Είναι ένας πενταψήφιος αριθμός ο οποίος παράγεται αυτόματα κατά την εγκατάσταση του λογισμικού. Χρησιμοποιείται από την βάση δεδομένων των αρχείων για την αναγνώριση του συστήματος. Backup Database Folder Το αρχείο όπου υπάρχει το αντίγραφο ασφαλείας της ενεργής βάσης δεδομένων.

7 Keep Current (Active) Database Αναφέρεται στους μήνες κατά τους οποίους διατηρούνται τα αρχεία στην ενεργή βάση δεδομένων. Την πρώτη εκάστου μηνός το πρόγραμμα προτρέπει τον χρήστη να μεταφέρει αρχεία από την ενεργή βάση δεδομένων στην βάση αποθήκευσης. Για την καλύτερη λειτουργία του προγράμματος, η ενεργή βάση δεδομένων δεν θα περιέχει αρχεία πέραν των επιλεγμένων μηνών. Τα παλαιά αρχεία μπορούν να εξετασθούν χρησιμοποιώντας την λειτουργία Switch database από το κεντρικό μενού. History database Το αρχείο όπου υπάρχει το αντίγραφο ασφαλείας της παλαιάς βάσης δεδομένων Company Code Παρόμοιο με το System Label, χρησιμοποιείται από την βάση δεδομένων των αρχείων για την αναγνώριση του συστήματος Company Name Επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει το όνομα της εταιρείας του. System Name Επιτρέπει την εξατομίκευση της ονομασίας λογισμικού και το όνομα εμφανίζεται στην κεντρική οθόνη. Title Εμφανίζει πιο πάνω από το System Name. μπορεί να αλλάξει από τον χρήστη. Subtitle Εμφανίζεται πιο κάτω από το System Name, μπορεί να αλλάξει από τον χρήστη. Automatically Process Data Επιτρέπει στο σύστημα να επεξεργάζεται αυτόματα τα δεδομένα που έχουν απόθηκευθεί από τον αναγνώστη. Η λειτουργία μπορεί να απενεργοποιηθεί ιδίως εάν ο υπολογιστής του χρήστη είναι αργός και ο χρήστης δεν επιθυμεί να περιμένει για την επεξεργασία των δεδομένων. Σε περίπτωση επενεργοποιήσεως τα δεδομένα μπορούν να επεξεργασθούν από την λειτουργία reprocess του κεντρικού μενού ή από το Process data από το μενού του Reader Communication.

8 Route Has No Order Με την επιλογή αυτή όλες οι περιπολίες δεν θα έχουν προκαθορισμένη διαδρομή. Password Login Με την επιλογή αυτή ενεργοποιείται ή απενεργοποιείται η είσοδος στο σύστημα μέσω κωδικού ασφαλείας. Σε περίπτωση που είναι απενεργοποιημένη η επιλογή στο σύστημα εισέρχεσθε σαν Super user. b) Εισαγωγή σταθμών φύλαξης Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο πληροφοριών σταθμών φύλαξης είτε από το μενού Manage Cards είτε κάνοντας κλικ στο Κάνετε κλικ στο Add Checkpoint για προσθήκη νέων σταθμών. Εισάγετε την ονομασία και την θέση εγκατάστασης του νέου σταθμού φύλαξης. 1) Υπάρχουν τρεις τρόποι για την εισαγωγή σταθμών φύλαξης : α) Αφού τοποθετήσετε τις δίσκους στις πραγματικές τους θέσεις με το τερματικό καταγράψτε κάθε δίσκο με τη επιθυμητή σειρά και σημειώστε

9 την ώρα κάθε εγγραφής. Μετά συνδέστε το τερματικό στον υπολογιστή και πιέστε <CONNECT> και πηγαίνετε στο παράθυρο επικοινωνίας του τερματικού. Οι νέοι σταθμοί θα απομνημονευτούν αυτόματα στον κατάλογο «Μη Χρησιμοποιημένων Σταθμών» (Unused cards). Τώρα όταν πάτε στο παράθυρο «Μη Χρησιμοποιημένων Σταθμών» οι νέοι σταθμοί θα αναφέρονται με την σειρά που ανιχνεύτηκαν. 2) Σημειώστε σε πιο σημείο αντιστοιχεί κάθε συγκεκριμένος δίσκος και ανιχνεύστε τον με το τερματικό απ ευθείας στο πρόγραμμα ρύθμισης σταθμών. 3) Εισάγετε με το χέρι τον αριθμό της δίσκου c) Εισαγωγή ταυτοτήτων φυλάκων (setup > Guard cards) Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο πληροφοριών σταθμών φύλαξης είτε από το μενού Manage Cards είτε κάνοντας κλικ στο Αυτό το στάδιο είναι προαιρετικό και απαιτείται μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις : Υπάρχουν παραπάνω από ένας φύλακας που πραγματοποιούν την ίδια περιπολία και χρειάζεται να αναγνωρίσουμε κάθε φύλακα. Υπάρχουν περισσότερες τις μίας περιπολίες που ξεκινούν από το ίδιο σταθμό φύλαξης. Σε αυτή την περίπτωση οι κάρτες φυλάκων να προγραμματιστούν σαν κάρτες περιπολίας και να αναγνωρίζονται πριν από το ξεκίνημα κάθε περιπολίας.

10 Πιέστε «Add Guard» για να προσθέσετε ένα νέο φύλακα στο πρόγραμμα, πλησιάστε μία κάρτα φύλακα στην κεφαλή ανάγνωσης του τερματικού. Η ταυτότητα του φύλακα μπορεί επίσης να εισαχθεί με το χέρι ή από την λίστα των «Μη Χρησιμοποιημένων ταυτοτήτων» ( Unassigned cards). Εισάγετε το όνομα του φύλακα, το τηλέφωνό του και άλλες πληροφορίες. Πιέστε «Confirm» για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα γι αυτόν τον φύλακα. τώρα μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες για νέο φύλακα.. Πιέστε «Cancel» για να ακυρώσετε τις μεταβολές και να σταματήσετε την εισαγωγή νέων φυλάκων. d) Ρύθμιση Καρτών Συμβάντων (setup>event cards) (Αυτό το στάδιο είναι προαιρετικό και απαιτείται μόνο εάν επιθυμείτε να κρατάτε σε αρχείο συμβάντα που πιθανόν να συμβούν κατά την διάρκεια μίας περιπολίας.) Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο πληροφοριών σταθμών φύλαξης είτε από το μενού Manage Cards είτε κάνοντας κλικ στο

11 Πιέστε «Add Event» στο επάνω δεξί μέρος της οθόνης για να εισάγετε τα διάφορα συμβάντα.(η εισαγωγή των συμβάντων πρέπει να γίνει πριν την εισαγωγή των καρτών). Πιέστε «Confirm Modification» για να αποθηκεύσετε τα συμβάντα και να συνεχίσετε την εισαγωγή συμβάντων. Πιέστε «Cancel Modification» για να σταματήσετε την εισαγωγή. Κάθε συμβάν μπορεί να συσχετισθεί με περισσότερες από μία κάρτες. Στο αριστερό μέρος της οθόνης επιλέξτε ένα συμβάν, στο κάτω δεξιά μέρος της οθόνης πιέστε «Add». Τοποθετήστε την κάρτα συμβάντων μπροστά από τη κεφαλή ανάγνωσης του τερματικού. Πιέστε «ΟΚ» για επιβεβαίωση της αλλαγής. Τα συμβάντα μπορούν επίσης να εισαχθούν χειροκίνητα στο σύστημα ή να επιλεγούν από την λίστα των «Μη Χρησιμοποιημένων συμβάντων» (Unused Cards) εάν έχουν εισαχθεί προηγουμένως στο σύστημα. Πιέστε «Add» για να συσχετισθούν περισσότερες κάρτες με το συμβάν. e) Διαχείριση σταθμών φύλαξης, ταυτοτήτων φυλάκων, καρτών συμβάντων. καρτών Όλα τα ανωτέρω μπορούν να διαχειρισθούν και μέσω του μενού διαχείρισης καρτών «Manage Cards» στο οποίο υπάρχουν και άλλες δύο επιλογές.

12 ι. «Read Card» Επιτρέπει στον χρήστη να αναγνωρίζει τις διάφορες κάρτες που έχουν ήδη εισαχθεί στο σύστημα. ιι. «Διαγραφή μη χρησιμοποιημένων καρτών» f) Ρύθμιση Περιπολιών Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο πληροφοριών σταθμών φύλαξης είτε από το μενού Manage Cards είτε κάνοντας κλικ στο Πιέστε «Add Route» για να προσθέσετε μία νέα περιπολία Εισάγετε το όνομα της περιπολίας και πιέστε Confirm Modification» για επιβεβαίωση της επιλογής.

13 Η χρήση του χάρτη (προαιρετική) επιτρέπει στον χρήστη να αναπαραστήσει γραφικά την περιπολία του. Πιέστε «Map» για να επιλέξετε ένα φόντο (με φορμάτ.jpg ή bmp) επάνω στο οποίο θα τοποθετήσετε τους διαφόρους σταθμούς ελέγχου. Κάνετε ΔΕΞΙ κλικ στο χάρτη για να εισαγάγετε ένα σταθμό φύλαξης. Χρησιμοποιήστε το αριστερό κουμπί στο ποντίκι για να μεταφέρετε τους σταθμούς στην θέση που θέλετε και το δεξί κουμπί για να αλλάξετε τις ιδιότητές τους. Το «Route Length» αναφέρεται στον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της περιπολίας.( Εάν θέσουμε 0 τότε το σύστημα δεν αναμένει την περιπολία να ολοκληρωθεί μέσα σε ορισμένο χρονικό διάστημα. Αυτό σημαίνει ότι έως ότου αρχίσει η επομένη περιπολία ή έως ότου μεταφερθούν τα δεδομένα στον υπολογιστή η τελευταία περιπολία δεν τελειώνει ποτέ.) Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να αλλάξετε τις ιδιότητες μίας περιπολίας : i. Εάν έχει τσεκαριστεί η επιλογή «Route Has No Order» (η εξ ορισμού επιλογή μπορεί να αλλάξει μέσα από το «System Settings», αυτό σημαίνει ότι η επίσκεψη στους σταθμούς φύλαξης δεν θα γίνει με μία προκαθορισμένη σειρά. Οι υπο-επιλογές είναι : 1. Η επίσκεψη στους σταθμούς ελέγχου μπορεί να γίνει με οιαδήποτε σειρά. 2. Η επίσκεψη στον πρώτο σταθμό είναι υποχρεωτική και οι υπόλοιποι σταθμοί δεν έχουν σειρά. 3. Η επίσκεψη στον πρώτο και στον τελευταίο σταθμό είναι υποχρεωτική και οι υπόλοιποι σταθμοί δεν έχουν σειρά. ii. Εάν δεν έχει τσεκαριστεί η επιλογή «Route Has No Order» αυτό σημαίνει ότι η επίσκεψη στους σταθμούς φύλαξης θα γίνει με μία προκαθορισμένη σειρά. Ο αριθμός «Checkpoint Error» αναφέρεται στην διάρκεια επιτρεπτής καθυστέρησης για κάθε σταθμό φύλαξης μέσα στο χρονικό διάστημα η επίσκεψη στον σταθμό θεωρείται έγκαιρη (On time). Οι υπο-επιλογές είναι : 1. Check point Intervals Επιτρέπει τον καθορισμό της χρονικής διάρκειας ανάμεσα στους σταθμούς φύλαξης. Οι υπο-επιλογές είναι : a) Εάν τσεκαριστεί η επιλογή αυτή σημαίνει ότι ο χρόνος μετάβασης μεταξύ των διαφόρων σταθμών φύλαξης είναι ο αυτός και υπολογίζεται αυτόματα (ο συνολικός χρόνος διαιρείται με το σύνολο των σταθμών φύλαξης. Εάν δεν τσεκαριστεί η επιλογή «Checkpoint Error» ο χρήστης μπορεί να ορίσει τον χρόνο «Route Length» και Checkpoint Error» για κάθε σταθμό φύλαξης.

14 b) Δεν γίνεται έλεγχος για επισκέψεις σε σταθμούς φύλαξης ενωρίτερα ή αργότερα του προκαθορισμένου. Εάν τσεκαριστεί η επιλογή αυτή οι σταθμοί φύλαξης που αναγνωρίζονται g) Ρύθμιση Δρομολογίου Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο πληροφοριών δρομολογίων είτε από το μενού System menu είτε κάνοντας κλικ στο. Επιλέξτε μία περιπολία από το αριστερό μέρος της οθόνης και πιέστε «Add Schedule» για την προσθήκη ενός δρομολογίου. Ο χρόνος έναρξης και λήξης του δρομολογίου θέτονται στο δεξί μέρος της οθόνης. Εάν ο αριθμός δρομολογίου «Schedule number» είναι 1, το σύστημα θα δημιουργήσει ένα δρομολόγιο για την συγκεκριμένη περιπολία που θα ξεκινά την ώρα εκκίνησης («Start Time») Πιέσετε «Confirm Schedule». Εάν ο αριθμός «Schedule number» είναι μεγαλύτερος του 1 όταν πιέσετε «Confirm Schedule» το σύστημα θα διανείμει ισομερώς τα αντίστοιχα δρομολόγια μεταξύ των ωρών εκκίνησης και τερματισμού. Τσεκάρετε τις ημέρες της εβδομάδος που επιθυμείτε να εκτελούνται τα δρομολόγια των συγκεκριμένων περιπολιών.

15 h) Διαχείριση Πελατών. ( Προαιρετικό) Ανοίξτε την Διαχείριση Πελατών («Manage Clients») από το κεντρικό μενού «System» Εάν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα για την παρακολούθηση πολλών πελατών μπορείτε να συνδυάσετε σταθμούς φύλαξης και περιπολίες με συγκεκριμένους πελάτες. Έτσι θα μπορέσετε να δημιουργήσετε αναφορές ανά πελάτη. Από την Διαχείριση Πελατών «Manage Clients» μπορείτε να διαχειρίζεστε όλες τις πληροφορίες του κάθε πελάτη.

16 i) Μεταφορά δεδομένων Ανοίξτε την επικοινωνία με το τερματικό είτε από την κεντρική οθόνη «Reader Connect» ή πατώντας.

17 1) Ανοίξτε την ελαστική ασφάλεια στο άνω μέρος του τερματικού και εντοπίστε την θύρα επικοινωνίας. Συνδέστε το καλώδιο επικοινωνίας στο τερματικό λαμβάνοντας υπ όψιν την φορά των εγκοπών στην θύρα και το βύσμα. 2) Όταν ένα τερματικό χρησιμοποιείται στο σύστημα για πρώτη φορά προτείνετε ο χρήστης να ενεργοποιήσει το τερματικό και να εξαλείψει από την μνήμη τυχόν δοκιμαστικές καταγραφές σταθμών φύλαξης και άλλων μη απαραίτητων αρχείων. Το σύστημα θα ζητήσει από τον χρήστη να καταγράψει το όνομα του τερματικού. Εάν το τερματικό συνδέεται για πρώτη φορά στον υπολογιστή ένα παράθυρο θα προτείνει στον χρήστη να δώσει ένα όνομα στο τερματικό. Process data. Επεξεργασία δεδομένων Εάν η επιλογή Αυτόματης επεξεργασίας δεδομένων δεν έχει τσεκαριστεί στις Ρυθμίσεις Συστήματος System Settings τότε η επεξεργασία των δεδομένων θα ξεκινήσει με το κουμπί Process data. Re-Read records Επαναμεταφορά δεδομένων Η εντολή αυτή επανα-μεταφέρει δεδομένα που είχαν ήδη μεταφερθεί στον υπολογιστή. Υπολογίστε και δηλώστε πόσα δεδομένα θέλετε να επαναμεταφερθούν μετρώντας προς τα πίσω από το τελευταίο αρχείο. VII ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ a) Ρύθμιση Τερματικού. Ανοίξτε το παράθυρο επικοινωνίας με το τερματικό από την κεντρική οθόνη «READER»

18 από εδώ μπορείτε να κάνετε τις ακόλουθες ρυθμίσεις. i. Να αλλάξετε το όνομα του τερματικού. ii. Να συσχετίσετε ένα φύλακα με το συγκεκριμένο τερματικό. Έτσι όλες οι καταγραφές σταθμών φύλαξης αυτού του τερματικού θα καταχωρούνται στον συγκεκριμένο φύλακα. Είναι το αυτό σαν να ξεκινά ο φύλακας καταγράφοντας πρώτα την ηλεκτρονική του ταυτότητα αλλά η εντολή αυτή υπερισχύει της καταγραφής ταυτότητος. Η εντολή είναι προαιρετική και πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν ένας φύλακας θα χειρίζεται το συγκεκριμένο τερματικό. iii. Να συνδέσετε το τερματικό με συγκεκριμένες περιπολίες. Αυτό γίνεται ιδίως όταν ο ίδιος σταθμός φύλαξης χρησιμοποιείται και σε άλλες περιπολίες. b) Time Calibration and Initialization Καθορισμός και Ρύθμισης Τερματικού Η επιλογή αυτή ευρίσκεται στο κεντρικό μενού του τερματικού «Reader»

19 Καθορισμός Ρυθμίζει την ώρα του τερματικού. Συνήθως δεν είναι απαραίτητη η επιλογή αυτή μια και η ρύθμιση της ώρας γίνεται αυτόματα κατά την επικοινωνία με τον υπολογιστή. Ρύθμισης τερματικού Η ρύθμιση του τερματικού επεμβαίνει στην μνήμη του και διαγράφει όλα τα δεδομένα. Προτείνεται κατά την αρχική σύνδεση του τερματικού να γίνει Ρύθμιση ώστε να διαγραφούν όλα τα παλιά δεδομένα που τυχόν υπάρχουν στην μνήμη του τερματικού. c) Data Reprocess Επαν-επεξεργασία Δεδομένων Ανοίξτε το παράθυρο επανεπ-επεξεργασίας από την κεντρική οθόνη.

20 Πληροφορίες Τα δεδομένα που αποθηκεύονται στο λογισμικό του Συστήματος Ελέγχου Περιπολίας διαιρούνται σε τρεις κατηγορίες. i. Αναγνωρίσεις καρτών. Περιλαμβάνουν την ταυτότητα των καρτών καθώς και τον χρόνο αναγνώρισης των. Τα δεδομένα αυτά εμφανίζονται στο Basic Report. ii. iii. Πληροφορίες ρύθμισης. Περιλαμβάνουν πληροφορίες που αφορούν τους σταθμούς ελέγχου, περιπολίες, βάρδιες, φύλακες και συμβάντα. Αναφορές. Δημιουργούνται αναλύοντας τις αναγνωρίσεις καρτών χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες ρύθμισης. Αυτές δημιουργούνται αυτόματα κάθε φορά που μία νέα κάρτα εισαχθεί στο σύστημα. Λειτουργίες Επαν-επεξαργασίας δεδομένων. i. Ευθυγράμμιση πληροφοριών νέων ρυθμίσεων. Σε ένα ήδη εγκατεστημένο και λειτουργούν σύστημα όταν κάποια πληροφορία ρύθμισης προστεθεί ή αλλαχθεί, συμπεριλαμβανομένης και της προσθήκης νέων καρτών, περιπολιών και βαρδιών, είναι αναγκαία η εκτέλεση της επαν-επεξεργασίας δεδομένων για την παραγωγή νέων αναφορών με βάσει τις νέες αυτές πληροφορίες. Όταν εκτελείται αυτή η λειτουργία συνήθως δεν είναι αναγκαία η αλλαγή των εξ ορισμού παραμέτρων

21 ii. iii. Ενσωμάτωση δεδομένων προερχομένων από άλλες πηγές. Όταν το σύστημα δέχεται δεδομένα προερχόμενα από απομεμακρυσμένες συνδέσεις (π.χ. μέσω δικτύου κινητών τηλεφώνων χρησιμοποιώντας το BS-3000 ή μέσω συνήθων τηλεφωνικών γραμμών χρησιμοποιώντας το BS-4000) είναι αναγκαία η η επανεπεξεργασία δεδομένων για την δημιουργία αναφορών βασισμένων στα νέα δεδομένα. Πρέπει επίσης να εκτελείται όταν δεδομένα φυλάξεων προέρχονται από το menu Export & Import.Το χρονικό διάστημα των αναφορών μπορεί να προσδιορίζεται χρησιμοποιώντας την ημερομηνία έναρξης (Start Date) και ημερομηνία λήξης (End date). Αλλαγή παλαιών αναφορών με βάσει νέες πληροφορίες ρυθμίσεων. Εάν κριθεί αναγκαία η μετατροπή παλαιών αναφορών με βάσει νέες ρυθμίσεις η επαν-επεξεργασία δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Το χρονικό διάστημα των αναφορών μπορεί να προσδιορίζεται χρησιμοποιώντας την ημερομηνία έναρξης (Start Date) και ημερομηνία λήξης (End date). d. Exporting and Importing Data. Εξαγωγή και εισαγωγή δεδομένων Οι λειτουργίες αυτές μπορούν να χρησιμοποιηθούν από το menu Export and Import. Οι λειτουργίες αυτές χρησιμοποιούνται για την δημιουργία αρχείων ασφαλείας (data backup) ή την μεταφορά δεδομένων από ένα εγκατεστημένο σύστημα σε άλλο. Υπάρχουν δύο κύριες κατηγορίες δεδομένων στις οποίες αυτές οι λειτουργίες μπορούν να εκτελεσθούν. i. Βασικές πληροφορίες. Αυτές είναι οι πληροφορίες ρύθμισης περιπολιών, όπως σημεία ελέγχου, φύλακες, περιπολίες βάρδιες κλπ. Οι πληροφορίες αυτές εξάγονται και αποθηκεύονται σε μορφή.txt

22 ii. Ακατέργαστα δεδομένα. Τα αρχικά δεδομένα όπως αντλούνται από τα τερματικά. Οι πληροφορίες αυτές εξάγονται και αποθηκεύονται σε μορφή.rec. Ακατέργαστα δεδομένα διαφόρων ημερομηνιών μπορούν να εξαχθούν ξεχωριστά. Μετά την εισαγωγή των δεδομένων στο σύστημα ο χρήστης πρέπει να εκτελέσει την εντολή Data reprocess (Επαν-επεξεργασία δεδομένων) για τις συγκεκριμένες ημερομηνίες. Εάν τα βασικά δεδομένα καταστραφούν και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν πλέον ο χρήστης μπορεί να τα επαναφέρει, χρησιμοποιώντας προηγουμένως εξαγχθέντα δεδομένα και ακολουθώντας τα ακόλουθα βήματα: 1. Διαγράψτε το αρχείο «BA2004.ABS» Συνήθως ευρίσκεται στο «C:\Program Files\Patrol Management System» 2. Κάνετε ένα αντίγραφο του αρχείου «Empty BA2004.ABS» και ονομάστε το «BA2004.ABS» 3. Πηγαίνετε στο menu «Export and Import» και εισάγετε «basic Information» (Βασικές πληροφορίες) και «Raw Data» (Ακατέργαστα δεδομένα) που είχατε εξάγει παλαιότερα. 4. Εκτελέστε την λειτουργία «Data reprocess» (Επαν-επεξεργασία δεδομένων). Για τις συγκεκριμένη χρονική περίοδο). 5. Εάν λείπουν πρόσφατα δεδομένα μπορείτε να τα επαναφορτώσετε από το τερματικό πηγαίνοντας στην οθόνη «Reader

23 Communication» ( πηγαίνετε στο menu του τερματικού και πιέστε «Connect» και χρησιμοποιείστε την λειτουργία «Re-Read Records» (Ξαναδιάβασμα δεδομένων) Ο αριθμός δηλώνει τον αριθμό των δεδομένων που επιθυμείτε να ξαναδιαβάσετε μετρώντας προς τα πίσω από το τελευταίο δεδομένο/ καταγραφή. Οι λειτουργία «Import και Export» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την μεταφορά δεδομένων του συστήματος σε διαφορετικό υπολογιστή. Αντιγράψτε τα αρχεία ασφαλείας στον νέο υπολογιστή, επαναφέρατέ τα στο σύστημα και κάνετε επανεπεξεργασία δεδομένων (data reprocess). e. Database Backup and Archiving Αρχεία ασφαλείας βάσης δεδομένων και αποθήκευση. Τα δεδομένα του προγράμματος αποθηκεύονται στο ίδιο αρχείο που έχει εγκατασταθεί το πρόγραμμα και με την ονομασία «ba2004.abs» Η εξ ορισμού τοποθεσία είναι «C:\Program Files\Patrol Management System» Κάθε φορά που το πρόγραμμα κλείνει κανονικά το σύστημα αυτόματα δημιουργεί αρχεία ασφαλείας (backup) και τα τοποθετεί σε ένα αρχείο το οποίο μπορεί ο χρήστης να επιλέξει. Το εξ ορισμού αρχείο είναι «C:\PatrolBackup Data\» Για την καλύτερη και ταχύτερη λειτουργία του προγράμματος αποθηκεύονται αρχεία έως 2 ή μήνες ( Η επιλογή γίνεται από τα Δεδομένα Συστήματος (System Settings). Δεδομένα πέραν των 2 ή 3 μηνών αποθηκεύονται στο ιστορικό αρχείο «C:\PatrolHistoryData\» Όταν είναι απαραίτητο το σύστημα τα μεταφέρει στο ιστορικό αρχείο δεδομένα τότε παροτρύνει τον χρήστη να εκτελέσει την μεταφορά. Για να δούμε παλαιότερα δεδομένα είναι απαραίτητο να στραφούμε στην ιστορική βάση δεδομένων πηγαίνοντας στο menu του συστήματος και επιλέγοντας Switch Database». Όταν ενεργοποιήσουμε την ιστορική βάση δεδομένων ο χρήστης μπορεί μόνο να δει τα δεδομένα. Οι λειτουργίες Reader Communication και Data Reprocess αναστέλλονται. Για την επιστροφή στην βάση δεδομένων εργασίας βγείτε από το πρόγραμμα και ξαναξεκινήστε το.

24 VIII ΠΕΡΙΠΟΛΙΑ Το προσωπικό ασφαλείας πρέπει να εκτελέσει τα ακόλουθα βήματα για την ολοκλήρωση της περιπολίας. a) Εάν ο φύλακας έχει ταυτότητα θα πρέπει να αναγνωριστεί στην αρχή. Έτσι όλοι οι υπόλοιποι σταθμοί φύλαξης θα καταγραφούν σε αυτό τον φύλακα έως ότου μία άλλη ταυτότητα καταγραφεί. Βεβαιωθείτε ότι η καταγραφή ταυτότητος δεν γίνεται στη μέση της περιπολίας γιατί αυτό μπορεί προκαλέσει την μη αναγνώριση των σταθμών φύλαξης από το πρόγραμμα. b) Καταγράψτε τον πρώτο σταθμό φύλαξης της περιπολίας. Αυτό θα προσδιορίσει την περιπολία και την βάρδια στο σύστημα. Ολοι οι υπόλοιποι σταθμοί φύλαξης θα καταγραφούν σε αυτή την περιπολία έως ότου ένα καινούργιο αρχικό σημείο καταγραφεί. c) Επισκεφτείτε όλους τους σταθμούς φύλαξης με την σωστή σειρά που έχουν δηλωθεί. Εάν παρατηρήσουν διάφορα συμβάντα κατά την περιπολία να τα καταγράψουν με την κάρτα πολλαπλών συμβάντων μετά την καταγραφή του συγκεκριμένου σταθμού. d) Μετά τη περιπολία ο επόπτης μεταφέρει τα δεδομένα στον υπολογιστή. Πιέστε «Connect» στη κεντρική οθόνη και ενεργοποιείστε το τερματικό. Το πρόγραμμα αυτόματα θα αναγνωρίσει το τερματικό, θα ελέγξει και εάν χρειάζεται θα ρυθμίσει την ώρα και θα μεταφέρει τα δεδομένα της περιπολίας και θα τα επεξεργαστεί ελέγχοντας την σειρά επίσκεψης των σταθμών φύλαξης. Περιμένετε μέχρι το πρόγραμμα επεξεργαστεί τα δεδομένα πριν το κλείσετε ή εκτελέσετε άλλες εργασίες σε αυτό. IX ΑΝΑΦΟΡΕΣ a) Αναφορά Βάρδιας Ανοίξτε την αναφορά βάρδιας «Shift Report» από το κεντρικό menu ή πατώντας το

25 Αυτό δημιουργεί μία αναφορά κάθε βάρδιας μεταξύ των επιλεγμένων ημερομηνιών (επάνω αριστερά της οθόνης). Επιλέξτε μία περιπολία και πιέστε το κουμπί «Inquiry» και θα εμφανιστούν οι λεπτομέρειές της. b) Λεπτομέρειες Περιπολίας. Ανοίξτε το «Patrol Details» είτε από το κεντρικό menu είτε πιέζοντας τo

26 Η αναφορά αυτή επιτρέπει την επεξεργασία δεδομένων ανά σταθμό φύλαξης ή ανά φύλακα και αναφέροντας επίσης τα διάφορα καταγεγραμμένα συμβάντα. Δείχνει επίσης στατιστικές επίσκεψης των διαφόρων σταθμών φύλαξης όπως ποσοστό έγκαιρης καταγραφής κλπ. c) Βασική αναφορά. Ανοίξτε το «Basic Report» είτε από το κεντρικό menu είτε πιέζοντας τo Αυτή αναφέρει τα μη επεξεργασμένα δεδομένα που έχουν καταγραφεί από τα τερματικά. e) Αναφορά Χάρτου Ανοίξτε το «Map Report» είτε από το κεντρικό menu είτε πιέζοντας τo

27 Αυτή δημιουργεί μία γραφική απεικόνιση των περιπολιών που έχουν γίνει σε διάφορες ημερομηνίες. X. ΜΕΘΟΔΟΙ ΕΞΑΓΩΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ. Οι αναφορές περιπολιών μπορούν να εξαχθούν με ένα από τους παρακάτω τρόπους. a) Εκτύπωση. Κάθε ρύθμιση και αναφορά περιέχει το κουμπί επισκόπησης ή εκτύπωσης με το οποίο ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει τις πληροφορίες της οθόνης. b) E-mail Στις περισσότερες οθόνες επισκόπησης πιέζοντας το κουμπί επιτρέπει στον χρήστη να αποστείλει τις πληροφορίες μέσω e-mail. c) Adobe PDF Στις περισσότερες οθόνες επισκόπησης πιέζοντας το κουμπί επιτρέπει στον χρήστη να εξάγει τις πληροφορίες σε format Adobe pdf d) Microsoft Excel. Στις περισσότερες οθόνες επισκόπησης πιέζοντας το κουμπί επιτρέπει στον χρήστη να εξάγει τις πληροφορίες σε format Microsoft Excel. Σε μερικές άλλες υπάρχει η δυνατότητα «Export to Excel» (εξαγωγή σε Excel η οποία κάνει την λειτουργία αυτόματα.