4. Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού και κόστους του έργου

4. Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού και κόστους του έργου Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνει ο διαχειριστής του έργου, όταν διαχειρίζεται τα χαρακτηριστικά του κόστους του έργου, είναι να εισάγει τις πληροφορίες που αφορούν στα κόστη. Τα κόστη (έξοδα) ενός έργου, μπορεί να είναι α) σταθερά, β) μεταβλητά ανάλογα με την ανά χρήση των υλικών πόρων και γ) μεταβλητά ανάλογα με τον τύπο και το ποσοστό των πόρων που χρησιμοποιούνται. Επομένως, το συνολικό κόστος του έργου αποτελεί το άθροισμα του κόστους από τη χρήση των πόρων και του κόστους των υπηρεσιών του έργου. Μια άλλη διάκριση του κόστους είναι του άμεσου και του έμμεσου κόστους. Το άμεσο κόστος περιλαμβάνει αποκλειστικά κόστη που σχετίζονται άμεσα και αποκλειστικά με το έργο και υπολογίζεται αυτόματα από MS Project 2010 μόλις πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των τιμών των πόρων. Το έμμεσο κόστος αποτελεί δαπάνη η οποία δεν αφορά ένα συγκεκριμένο έργο, αλλά κάποιες γενικότερες δαπάνες οι οποίες επιμερίζονται σε κάθε έργο και σε κάθε δραστηριότητα, με κάποιο τρόπο που επιλέγει ο διαχειριστής του έργου. Οι εργασίες που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό αποτελούν ένα σημαντικό κομμάτι της διαχείρισης του κόστους του έργου και θα αναλυθεί διεξοδικά παρακάτω. Τα έξοδα που προκύπτουν από την εκχώρηση πόρων εργασίας, πόρων υλικών και πόρων κόστους μαζί με τα σταθερά έξοδα των εργασιών αποτελούν τη σχεδιασμένη εκτίμηση του κόστους του έργου. 4.1. Εισαγωγή σταθερών κόστος στον πίνακα κόστους Ο πίνακας κόστους επιτρέπει την εισαγωγή σταθερών τιμών κόστους σε κάθε δραστηριότητα. Για την εμφάνιση του πίνακα κόστους, αρκεί από την Καρτέλα της Προβολής (View), και το πεδίο Δεδομένα (Data), να επιλεχθεί Πίνακες Κόστος (Tables Cost). 4.2. Εισαγωγή πόρων στην προβολή του φύλλου των πόρων Για την εισαγωγή των πόρων που πρόκειται να απασχοληθούν σε ένα έργο, επιλέγεται από την Καρτέλα Προβολή Προβολές Πόρων Φύλλο πόρων (View Resource Views Resource Sheet) και εμφανίζεται η μορφή του σχήματος 4.1. Στις στήλες του φύλλου των πόρων μπορούν να καταχωρηθούν με τη σειρά: το όνομα του πόρου (resource name) ο τύπος του πόρου (type), που μπορεί να είναι ή υλικό ή κόστος (work or material or cost) η μονάδα μέτρησης (material label) τα αρχικά του πόρου (initials) η ομάδα (group) 48

ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ - ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΙΩΝ οι μέγιστες μονάδες (max. units) η κανονική χρέωση του πόρου (std. rate) η υπερωριακή (ovt. rate) σταθερό κόστος ανά χρήση(cost/use) ο τρόπος πληρωμής του πόρου χρονικά (accrue at), που μπορεί να είναι είτε στην αρχή, είτε καθ όλη τη διάρκεια, είτε στο τέλος (start, prorated, end) της δραστηριότητας το είδος του βασικού ημερολογίου που ακολουθεί ο πόρος (base calendar) ο χαρακτηριστικός κωδικός (code) Σχήμα 4.1: Προβολή φύλλου πόρων Ειδικότερα για τους τύπου πόρων δίνονται οι παρακάτω επεξηγήσεις: Απασχόληση (work): Ο χρόνος είναι αυτός που διαχωρίζει τους πόρους ς από τους άλλους πόρους που χρησιμοποιούνται στο έργο. Για παράδειγμα τόσο οι άνθρωποι όσο και ο εξοπλισμός είναι πόροι ς και ο έλεγχος της συμμετοχής τους πραγματοποιείται από την ποσότητα του χρόνου τους που αυτοί δαπανούν στο έργο. Υλικά (material): Η ανάθεση των υλικών πόρων πραγματοποιείται βάσει της επιθυμητής ποσότητας. Οι υλικοί πόροι δεν μετρούνται με το χρόνο και έτσι οι ποσότητες είναι αυτές που επηρεάζουν το κόστος του έργου. Οι υλικοί πόροι μπορούν να επηρεάσουν τις ημερομηνίες και τις χρονικές διάρκειες, μόνο λόγω έλλειψης ή αναμονής διαθεσιμότητας. Με την εισαγωγή υλικών πόρων στο Φύλλο Πόρων, ενεργοποιείται το πεδίο μονάδα μέτρησης (material label), όπου και καταχωρούνται οι μονάδες μέτρησης του υλικού που εισάγεται. Έτσι, αν για παράδειγμα καταχωρηθεί σαν υλικό το οπλισμένο σκυρόδεμα και μονάδα μέτρησης 49

ΒΑΓΙΩΝΑ ΔΗΜΗΤΡΑ το κυβικό μέτρο, οποιαδήποτε τιμή και αν καταχωρηθεί στην κανονική χρέωση (standard rate), θα αναφέρεται στη μονάδα μέτρησης (ανά κυβικό μέτρο). Κόστος (cost): Οι πόροι κόστους περιέχουν αυστηρά και μόνο κόστος. Δεν κρύβουν ούτε ποσότητα ούτε χρόνο. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι έξοδα μετακινήσεων, πρόστιμα κα. Όταν εκχωρούνται πόροι στο φύλλο πόρων, το MS Project δημιουργεί αυτόματα ένα ημερολόγιο με το όνομα τους, στο οποίο μπορούν να καταχωρηθούν οι ιδιαίτερες απαιτήσεις κάθε πόρου. Οι υπολογισμοί που πραγματοποιούνται αφορούν στις κοινές εργάσιμες ημέρες και ώρες που διαθέτουν το ημερολόγιο εργασίας και το ημερολόγιο του πόρου. Ειδικότερα, για τους πόρους κόστους που χρησιμοποιούνται κατά τον υπολογισμό του προϋπολογισμού του έργου και εκχωρούνται μόνο στην εργασία σύνοψης του έργου (project summary task), μπορούν να εισαχθούν πόροι προϋπολογισμού, με διπλό κλικ πάνω στον πόρο και επιλογή του πεδίου Προϋπολογισμός (Budget) στο πλαίσιο διαλόγου Πληροφορίες Πόρων (Resource Information). Πολλές φορές ακόμα χρησιμοποιούνται γενικοί πόροι (generic), με περιγραφές επαγγελμάτων ρόλων, όπως για παράδειγμα μηχανικός, αναλυτής, μέλος ομάδας, διαχειριστής έργου. Οι γενικοί πόροι εξυπηρετούν ιδιαίτερα όταν χρησιμοποιείται ταυτόχρονα το Project Professional και το Project Server ταυτόχρονα για την εταιρική διαχείριση έργων. Επιπρόσθετα, η χρήση τον γενικών πόρων βοηθά στην ομαδοποίηση, εφαρμογή φίλτρου, αναζήτηση καθώς και στην μετέπειτα αντικατάσταση των γενικών πόρων με συγκεκριμένους ονομαστικούς. Η εισαγωγή γενικών πόρων επιτυγχάνεται με διπλό κλικ πάνω στον πόρο και επιλογή του πεδίου Γενικός (Generic) στο πλαίσιο διαλόγου Πληροφορίες Πόρων (Resource Information) που ανοίγει. 4.3. Προσαρμογή του κόστους των πόρων Υπάρχει η δυνατότητα εκχώρησης περισσότερων από μια χρεώσεων για κάθε πόρο καθώς και η δυνατότητα αύξησης ή μείωσης της μετά από κάποια ημερομηνία. Οι πληροφορίες αυτές διαχειρίζονται από την καρτέλα Κόστη (Costs) στο πλαίσιο διαλόγου της Πληροφορίας του πόρου (Resource Information), το οποίο προκύπτει με διπλό κλικ πάνω στο πόρο (Σχήμα 4.2). Έτσι για παράδειγμα, εάν η χρέωση ενός πόρου είναι 100 /h και είναι επιθυμητή η αύξηση αυτής από 11/04/2011 κατά 30%, αρκεί να εισαχθεί η ημερομηνία εφαρμογής της χρέωσης στο αντίστοιχο πεδίο και τα 30% στο πεδίο της χρέωσης και το MS Project υπολογίζει αυτόματα την καινούργια χρέωση. Επίσης, όπως φαίνεται και στο Σχήμα 4.2, υπάρχει και η δυνατότητα καταχώρησης πέντε διαφορετικών χρεώσεων για κάθε πόρο σε κάθε μια από τις πέντε καρτέλες (A, 50

ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ - ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΙΩΝ B, C, D και E), ανάλογα με τη φύση της εργασίας που κάθε φορά ανατίθεται ο πόρος. Όταν πραγματοποιείται η αρχική ανάθεση του πόρου, το MS Project προγραμματίζει με βάση τη χρέωση της καρτέλας A. Για να καταχωρηθεί οποιαδήποτε άλλη χρέωση, θα πρέπει είτε στην προβολή Χρήση πόρων (Resource Usage), είτε στην προβολή Χρήση εργασιών (Task Usage), στο πλαίσιο διαλόγου Πληροφορίες Ανάθεσης (Resource Information), στην καρτέλα Γενικά (General), να επιλεγεί διαφορετικός πίνακας χρεώσεων (cost rate table) (Σχήμα 4.2). Σχήμα 4.2: Προσαρμογή κόστους πόρων 4.4. Ανάθεση πόρων σε εργασίες Η ανάθεση των πόρων σε μια εργασία, μπορεί να πραγματοποιηθεί σε οποιαδήποτε προβολή εργασιών μέσω του πλαισίου διαλόγου (Σχήμα 4.3) που εμφανίζεται είτε από την καρτέλα Πόροι Αναθέσεις Ανάθεση πόρων (Resources Assignments Assign Resources) είτε από το κουμπί της εργασιών. Στην ανάθεση των πόρων εκχωρούνται το όνομα του πόρου, οι μονάδες και το MS Project υπολογίζει αυτόματα το κόστος που απαιτείται για κάθε πόρο για τη συγκεκριμένη εργασία που πραγματοποιείται η ανάθεση, βάσει της χρονικής διάρκειας της εργασίας, του ποσοστού και της χρέωσης του πόρου. Η νομισματική μονάδα που χρησιμοποιείται για τους υπολογισμούς επιλέγεται από την καρτέλα Αρχείο Επιλογές Εμφάνιση (File Options Display) και την επιλογή του επιθυμητού νομίσματος από το πεδίο Επιλογές νομίσματος για το έργο αυτό (Currency options for this project). 51

ΒΑΓΙΩΝΑ ΔΗΜΗΤΡΑ Σχήμα 4.3: Ανάθεση πόρων Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην αρχική ανάθεση, η οποία είναι η ανάθεση που πραγματοποιείται όταν χρησιμοποιείται για πρώτη φορά το κουμπί της. Από εκεί και πέρα, μπορεί να αλλάξει η διάρκεια της εργασίας όταν εκχωρούνται και άλλοι πόροι, ανάλογα με τον τύπο της εργασίας, όπως θα αναπτυχθεί και στην επόμενη ενότητα. Όταν πραγματοποιείται ανάθεση σε μια εργασία, στο διάγραμμα Gantt, εμφανίζεται δίπλα στη μπάρα το όνομα του πόρου και οι μονάδες. Για τις εργασίες σύνοψης δεν ισχύει κάτι τέτοιο. Για την εμφάνιση των πόρων στις εργασίες σύνοψης, επιλέγεται από την καρτέλα Μορφοποίηση Στυλ ράβδων Μορφοποίηση Ράβδος (Format Bar Styles Format - Bar) και στο πλαίσιο του διαλόγου που εμφανίζεται, στην καρτέλα Κείμενο Ράβδου (Bar Text), επιλέγεται το πεδίο Ονόματα πόρων (Resource names), όπως φαίνεται και στο παρακάτω σχήμα (Σχήμα 4.4). Σχήμα 4.4: Εμφάνιση πόρων σε εργασίες σύνοψης 52

ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ - ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΙΩΝ Συνήθως, στις εργασίες σύνοψης ανατίθενται πόροι, οι οποίοι στην ουσία είναι υπεύθυνοι για την ορθή εκτέλεση των εργασιών και για το τελικό παραδοτέο (αν υπάρχει) και δεν επιφέρουν κάποιο κόστος στην εργασία. Για το λόγο αυτό, πραγματοποιείται η ανάθεση στην εργασία σύνοψης, με μηδενικές μονάδες. 4.5. Υπολογισμός ς (φόρτου εργασίας) Η και η χρονική διάρκεια αποτελούν τρόπους μέτρησης του χρόνου ενός έργου, αλλά έχουν διαφορετική ερμηνεία. Η (work) είναι ο αριθμός των ανθρωπο-ωρών (ή ωρών χρήσης μηχανημάτων) που μια δραστηριότητα απαιτεί. Η χρονική διάρκεια (duration) καθορίζει πόσο διαρκεί μια δραστηριότητα. Η χρονική διάρκεια ποικίλλει ανάλογα με το πόσοι ανθρώπινοι και υλικοί πόροι χρησιμοποιούνται και πότε αυτοί είναι διαθέσιμοι. Ο τύπος χρονοπρογραμματισμού που χρησιμοποιείται στον αυτόματο προγραμματισμό είναι: Εργασία () = μονάδες πόρων * διάρκεια (Work= Units * Duration) Με την αλλαγή κάποιας μεταβλητής, επαναϋπολογίζονται οι άλλες δυο ανάλογα με τον τύπο που τη χαρακτηρίζει, όπως θα αναλυθεί στη συνέχεια. Οι εργασίες κατηγοριοποιούνται ανάλογα με τον τύπο τους και τη μέθοδο προγραμματισμού τους. Μια εργασία, ανάλογα με τον τύπο της (type), μπορεί να είναι σταθερής διάρκειας (fixed duration), σταθερής ς (fixed work) και σταθερών μονάδων (fixed units) και να προγραμματίζεται είτε με βάση την προσπάθεια (effort driven), είτε χωρίς αυτήν. Ο ορισμός σταθερή (fixed) σημαίνει ότι η συγκεκριμένη τιμή θα είναι σταθερά και δεν θα υπολογισθεί από το MS Project, όταν πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε αλλαγή σε κάποια από τις άλλες μεταβλητές. Η τιμή μπορεί να δεχθεί διορθώσεις και επομένως αλλαγή στην ποσότητα της. Όταν η προσθήκη πόρων δεν επηρεάζει τη διάρκεια μιας δραστηριότητας, τότε δεν καθοδηγείται μέσω προσπάθειας (απο-επιλεγμένο το effort driven). Υπάρχουν οι παρακάτω πέντε συνδυασμοί για το χαρακτηρισμό των δραστηριοτήτων: Σταθερές μονάδες Σταθερές μονάδες και καθοδήγηση μέσω προσπάθειας Σταθερή Σταθερή διάρκεια Σταθερή διάρκεια και καθοδήγηση μέσω προσπάθειας 53

ΒΑΓΙΩΝΑ ΔΗΜΗΤΡΑ Ο τρόπος εισαγωγής όλων των παραπάνω δεδομένων μπορεί να πραγματοποιηθεί με διπλό κλικ πάνω στη δραστηριότητα και επιλογή της καρτέλας Προχωρημένων (Advanced), όπως φαίνεται στο σχήμα 4.5. Εναλλακτικά, μπορεί να πραγματοποιηθεί η εισαγωγή στηλών με τα αντίστοιχα χαρακτηριστικά, είτε απευθείας από την Προσθήκη Νέας Στήλης (Add New Column), είτε με δεξί κλικ πάνω σε μια στήλη, επιλογή Εισαγωγή Στήλης (Insert Column) και επιλογή στο Όνομα Πεδίου (Field Name), του Τύπου (Type) (Σχήμα 4.6) και της ιδιότητας της Κατευθυνόμενης Προσπάθειας (Effort driven) (Σχήμα 4.7). Σχήμα 4.5: Καθορισμός τύπου εργασίας Σχήμα 4.6: Εισαγωγή στήλης για ρύθμιση τύπου εργασίας 54

ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ - ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΙΩΝ Σχήμα 4.7: Εισαγωγή στήλης για καθορισμό κατευθυνόμενης ή μη προσπάθειας Στη συνέχεια αναλύεται ο τρόπος υπολογισμού για κάθε έναν από τους παραπάνω συνδυασμούς: Σταθερές μονάδες Την πρώτη φορά που πραγματοποιείται ανάθεση πόρων, υπολογίζεται η Απασχόληση (ποσότητα εργασίας), που μπορούν να αναλάβουν οι πόροι πολλαπλασιάζοντας τη Διάρκεια με τις. Μετά την αρχική εκχώρηση, το MS Project κρατάει σταθερές τις και ρυθμίζει τη Διάρκεια, όταν αλλάζει η Απασχόληση ή οι. Αν αλλάξει η Διάρκεια υπολογίζει την Απασχόληση. Σταθερές μονάδες και καθοδήγηση μέσω προσπάθειας Υπολογίζεται μόνο η Διάρκεια. Αν ο διαχειριστής του έργου επιθυμεί οι εργασίες να τελειώσουν γρηγορότερα, προσθέτει πόρους. Σταθερή (πάντα Effort driven) Την πρώτη φορά που πραγματοποιείται ανάθεση πόρων, υπολογίζονται οι πόρου, με διαίρεση της Απασχόλησης με τη Διάρκεια. Μετά την αρχική εκχώρηση, το MS Project κρατάει σταθερή την Απασχόληση. Οποιαδήποτε αλλαγή στη Διάρκεια επηρεάζει τις. Αλλαγή στις, επηρεάζει τη Διάρκεια. Σταθερή διάρκεια Την πρώτη φορά που πραγματοποιείται ανάθεση πόρων, υπολογίζεται η Απασχόληση 55

ΒΑΓΙΩΝΑ ΔΗΜΗΤΡΑ (ποσότητα εργασίας), που μπορούν να αναλάβουν οι πόροι πολλαπλασιάζοντας τη Διάρκεια με τις. Μετά την αρχική εκχώρηση, το MS Project κρατάει σταθερή τη Διάρκεια. Ακόμα και αν προστεθούν πόροι και μ αυτόν τον τρόπο αυξηθεί η Απασχόληση, η Εργασία θα τελειώσει στο ίδιο διάστημα. Σταθερή διάρκεια και καθοδήγηση μέσω προσπάθειας Δεν μπορεί να αυξηθεί ούτε η Διάρκεια ούτε η Απασχόληση. Αν προστεθούν πόροι, θα μειωθεί η κάθε πόρου. Για την επιλογή του τύπου της εργασίας χρήσιμες είναι οι ακόλουθες συμβουλές: Ως προεπιλεγμένο είδος εργασίας κατά τη δημιουργία δραστηριότητας από το MS Project θεωρείται η επιλογή των σταθερών μονάδων (fixed units) και της μη κατευθυνόμενης προσπάθειας. Για τις εργασίες σύνοψης ισχύει η σταθερή διάρκεια (fixed duration) ως προεπιλογή. Γενικά δεν προτείνεται η χρήση του προγραμματισμού με καθοδήγηση την προσπάθεια, δηλαδή η επιλογή του πεδίου effort driven σε περιπτώσεις που η φύση της εργασίας είναι τέτοια που δεν πρόκειται να πραγματοποιηθεί συντομότερα με την προσθήκη επιπλέον πόρων. Γενικά προτείνεται η χρήση του τύπου σταθερής διάρκειας (fixed duration). Στην καρτέλα Πληροφορίες Δραστηριότητας (Task Information) (Σχήμα 4.5), εμφανίζονται και τρεις μηχανισμοί ελέγχου και παρακολούθησης εξωτερικών εργασιών, οι οποίοι είναι η Προθεσμία (Deadline), ο Τύπος Περιορισμού (Constraint Type) και το Ημερολόγιο (Calendar). Οι προθεσμίες χρησιμοποιούνται για τη σύνδεση των εργασιών με μια ημερομηνία «στόχο», χωρίς να κλειδώνεται το χρονοδιάγραμμα. Τα ημερολόγια εργασιών προσδίδουν ορισμένες ιδιότητες στις εργασίες, όπως περιγράφηκε παραπάνω. Οι περιορισμοί θέτουν μια ημερομηνία εξωτερικής εξάρτησης και έχουν προτεραιότητα σε σχέση με τις υπόλοιπες διεργασίες που καθορίζουν μια δραστηριότητα. Οι περιορισμοί που υπάρχουν διαθέσιμοι είναι: Το γρηγορότερο δυνατό as soon as possible Το αργότερο δυνατό as late as possible Υποχρεωτική έναρξη στις must start on Υποχρεωτική λήξη στις must finish on Έναρξη όχι αργότερα από start no later than Λήξη όχι αργότερα από finish no later than Έναρξη όχι νωρίτερα από start no earlier than Λήξη όχι νωρίτερα από finish no earlier than 56

ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ - ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΙΩΝ 4.5.1. Παράδειγμα χρονοπρογραμματισμού εργασιών ανάλογα με το είδος και τη μέθοδο του χρονοπρογραμματισμού. Δίνονται πέντε δραστηριότητες (α, β, γ, δ, ε) με χρονικές διάρκειες 10, 15, 10, 5, 20 ημέρες αντίστοιχα. Παρακάτω, παρουσιάζεται η διάρκεια, οι μονάδες και η τόσο των εργασιών όσο και των πόρων στις δυο φάσεις (αρχική ανάθεση - πόρος Α και Β και προσθήκη πόρου Γ) αν εφαρμοστούν διαδοχικά οι πέντε συνδυασμοί τύπου εργασίας και μεθόδου χρονοπρογραμματισμού. Για την κατανόηση του χρονοπρογραμματισμού, θεωρείται ότι οι εργασίες είναι διαδοχικές και ανεξάρτητες μεταξύ τους. Διάρκεια (ημέρες) Συνολική Αρχική ανάθεση 10 200 160 Προσθήκη πόρου 10 300 240 Πόρος Α' Πόρος Β' Πόρος Γ' Αρχική ανάθεση 100 80 100 80 Προσθήκη πόρου 100 80 100 80 100 80 Σταθερές μονάδες χωρίς κατευθυνόμενη προσπάθεια Διάρκεια (ημέρες) Συνολική Αρχική ανάθεση 5 80 200 Προσθήκη πόρου 3.33 80 300 Πόρος Α' Πόρος Β' Πόρος Γ' Αρχική ανάθεση 100 10 100 40 Προσθήκη πόρου 100 26.67 100 26.67 100 26.67 Σταθερές μονάδες με κατευθυνόμενη προσπάθεια 57