4. Χρονοδιάγραμμα Πόροι και Κόστος

Transcript

1 4. Χρονοδιάγραμμα Πόροι και Κόστος

2 Χρονοπρογραμματισμός Το WBS αποτελεί τη βάση του χρονοπρογραμματισμού Ανάλογα με την πολυπλοκότητα και τη δυναμική του έργου ως μέθοδοι χρονοπρογραμματισμού μπορεί να χρησιμοποιηθούν: Μέθοδος Milestone plan Ορόσημα έργου List of dates Ημερομηνίες Π.Ε. Bar chart Διάγραμμα Gantt CPM schedule Κρίσιμες δραστηριότητες Απαιτούμενες Πληροφορίες Κατάσταση με Πακέτα Εργασίας Ημερομηνίες για τα ορόσημα 8-9 ορόσημα για το σύνολο του έργου. Αναφέρονται σε γεγονότα (συνήθως έναρξη ή ολοκλήρωση πακέτων εργασίας. Κατάσταση με Πακέτα Εργασίας Ημερομηνίες έναρξης & ολοκλήρωσης πακέτων εργασίας Κατάσταση με Πακέτα Εργασίας Διάρκεια πακέτων εργασίας Χρόνοι έναρξης κάθε πακέτου εργασίας Κατάσταση με Πακέτα εργασίας Διάρκεια πακέτων εργασίας Τεχνολογικοί, διοικητικοί, και περιορισμοί πόρων και εξαρτήσεις μεταξύ των πακέτων εργασίας

3 CPM Καθορισμός δραστηριοτήτων Καθορισμός των συγκεκριμένων δραστηριοτήτων που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση του έργου και την παραγωγή των παραδοτέων Ο καθορισμός των δραστηριοτήτων φαίνεται στο WBS Το χαμηλότερο επίπεδο του WBS περιλαμβάνει τα συγκεκριμένα και αυτόνομα τμήματα εργασιών που απαιτούνται να γίνουν για την ολοκλήρωση του έργου Για κάθε ένα από αυτά πρέπει να προσδιορισθεί η διάρκεια και η αλληλουχία με άλλα Το WBS καθορίζει το χαμηλότερο επίπεδο εργασίας που διαχειρίζεται ο διαχειριστής του έργου: το επίπεδο του work package (WP) Το επίπεδο του ελέγχου μπορεί να κατανεμηθεί και σε υποέργα με ανάλυση τους σε δραστηριότητες, για κάθε ένα από τα οποία ορίζεται υπεύθυνος υποέργου (sub project managers) Κατά τη διαδικασία σχεδιασμού του χρονοδιαγράμματος ελέγχουμε: Δήλωση Εύρους (περιγραφή φυσικού αντικειμένου) Περιορισμούς και Προϋποθέσεις και Παραδοχές (ημερομηνίες παράδοσης, διαθεσιμότητα, καιρικές συνθήκες, ημερολόγια εργασίας κ.λπ.) Ιστορικές Πληροφορίες

4 CPM Αλληλουχία Δραστηριοτήτων Προσδιορίζει τη σειρά εκτέλεσης των δραστηριοτήτων Λειτουργικές αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων (Π.Ε.) Εξωτερικές επιδράσεις Υποχρεωτικές: Από τη φύση του έργου Διοικητικές: Καθορίζονται από τη διοίκηση Είναι σημαντικό η όλη διαδικασία να μην είναι το αποτέλεσμα εργασίας ενός ατόμου αλλά να γίνει με συμμετοχή όλης της ομάδας έργου

5 Δικτυωτά Διαγράμματα CPM Precedence Diagramming Method

6 Απεικόνιση Έργου σε Δίκτυο Activities on Arcs (Δραστηριότητες σε ακμές) Κόμβος: Χρονικό στιγμή έναρξης ή περάτωσης κάποιας δραστηριότητας Ακμή: Εκτέλεση μιας δραστηριότητας Αλληλεξαρτήσεις: Η έναρξη της Γ προϋποθέτει την ολοκλήρωση της Α Η έναρξη της Ζ προϋποθέτει την ολοκλήρωση των Γ και Δ Με την περάτωση της Β μπορούν να ξεκινήσουν οι Δ και Ε Παντελής Υψηλάντης, Επιχειρησιακή Έρευνα, Εκδόσεις Προπομπός, 5η έκδοση,

7 Αλληλεξαρτήσεις δραστηριοτήτων 7

8 Καθορισμός Στόχων Έργου - Πρακτική Με βάση το WBS του έργου Εκδήλωση Σχολικής Μονάδας 1. Προσδιορίστε σχέσεις εξάρτησης των πακέτων εργασίας 2. Κάντε μια πρώτη εκτίμηση της διάρκειας κάθε ΠΕ 8

9 9 Χρονοπρογραμματισμός Έργου Ποιος είναι ο πιο σύντομος χρόνος ολοκλήρωσης του έργου; Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης κάθε δραστηριότητας; Εντοπισμός κρίσιμων (critical) δραστηριοτήτων που η τυχόν καθυστέρηση τους θα οδηγήσει σε καθυστέρηση του έργου Εντοπισμός περιθωρίων (slack) στο χρονοδιάγραμμα Ποια είναι η πιθανότητα ολοκλήρωσης του έργου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα

10 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) Δεδομένα Εκτίμηση Διάρκειας κάθε δραστηριότητας Σχέσεις αλληλεξάρτησης δραστηριοτήτων Αποτελέσματα Νωρίτερος Χρόνος Έναρξης και Λήξης κάθε δραστηριότητας Αργότερος Χρόνος Έναρξης και Λήξης κάθε δραστηριότητας Κρίσιμη Διαδρομή (Critical Path) Συνολικό και Ελεύθερο περιθώριο (Total and Free Slack) κάθε δραστηριότητας 10

11 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (1/15) 11 Δεδομένα Δραστηριότητα Προαπαιτούμενες Διάρκεια δραστηριότητες (ημέρες) Α Γενικός σχεδιασμός του ESCOM - 30 B Ανάπτυξη πιλοτικού συστήματος A 15 Γ Δοκιμές και έλεγχος πιλοτικού B 12 Δ Εκτίμηση κόστους προσωπικού A 20 E Λεπτομερής σχεδιασμός του ΕSCOM Γ,Δ 10 Ζ Επίδειξη πιλοτικού συστήματος E 9 Η Εκτίμηση κόστους πλήρους ανάπτυξης του ESCOM Δ 20 Θ Προετοιμασίατελικής τεχνικοοικονομικήςμελέτης E 20 Ι Παρουσίαση/υποστήριξη πρότασης Θ,H 7

12 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (2/15) Αλγόριθμος υπολογισμού Νωρίτερου Χρόνου Έναρξης (ΝΧΕ) και Λήξης (ΝΧΛ) κάθε δραστηριότητας 1. Ο νωρίτερος χρόνος έναρξης για τις δραστηριότητες οι οποίες δεν έχουν προαπαιτούμενες δραστηριότητες είναι Ο νωρίτερος χρόνος λήξης (ΝΧΛ) κάθε δραστηριότητας προκύπτει αν στον ΝΧΕ προσθέσουμε την προβλεπόμενη διάρκεια της δραστηριότητας. Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού μενες (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ων (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος χρόνος έναρξης ΝΧΕ (5) = Μax (3) Νωρίτερος χρόνος λήξης ΝΧΛ (6) = (5) + (4) A B A Γ B Δ A E Γ, Δ Ζ E Η Δ Θ E I Η, Θ 12

13 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (3/15) 13 Αλγόριθμος υπολογισμού ΝΧΕ και ΝΧΛ 3. Για δραστηριότητες που έχουν προαπαιτούμενες δραστηριότητες, ο ΝΧΕ καθορίζεται από τον μεγαλύτερο από τους ΝΧΛ των προαπαιτούμενων δραστηριοτήτων (συνέχεια με δραστηριότητες Β και Δ). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού μενες (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ων (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος χρόνος έναρξης ΝΧΕ (5) = Μax (3) Νωρίτερος χρόνος λήξης ΝΧΛ (6) = (5) + (4) A B A Γ B Δ A E Γ, Δ Ζ E Η Δ Θ E I Η, Θ

14 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (4/15) 14 Αλγόριθμος υπολογισμού ΝΧΕ και ΝΧΛ 3. Για δραστηριότητες που έχουν προαπαιτούμενες δραστηριότητες, ο ΝΧΕ καθορίζεται από τον μεγαλύτερο από τους ΝΧΛ των προαπαιτούμενων δραστηριοτήτων (συνέχεια με δραστηριότητες Γ και Η). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού μενες (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ων (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος χρόνος έναρξης ΝΧΕ (5) = Μax (3) Νωρίτερος χρόνος λήξης ΝΧΛ (6) = (5) + (4) A B A Γ B Δ A E Γ, Δ?, 50 Ζ E Η Δ Θ E I Η, Θ

15 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (5/15) 15 Αλγόριθμος υπολογισμού ΝΧΕ και ΝΧΛ 3. Για δραστηριότητες που έχουν προαπαιτούμενες δραστηριότητες, ο ΝΧΕ καθορίζεται από τον μεγαλύτερο από τους ΝΧΛ των προαπαιτούμενων δραστηριοτήτων (συνέχεια με δραστηριότητα Ε). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού μενες (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ων (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος χρόνος έναρξης ΝΧΕ (5) = Μax (3) Νωρίτερος χρόνος λήξης ΝΧΛ (6) = (5) + (4) A B A Γ B Δ A E Γ, Δ 57, Ζ E Μέγιστο {50, 57} Η Δ Θ E I Η, Θ 70,?

16 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (6/15) 16 Αλγόριθμος υπολογισμού ΝΧΕ και ΝΧΛ 3. Για δραστηριότητες που έχουν προαπαιτούμενες δραστηριότητες, ο ΝΧΕ καθορίζεται από τον μεγαλύτερο από τους ΝΧΛ των προαπαιτούμενων δραστηριοτήτων (συνέχεια με δραστηριότητες Ζ και Θ). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού ΝΧΛ μενες προαπαιτούμεν (2) ων (3) Νωρίτερος χρόνος Νωρίτερος χρόνος Διάρκεια έναρξης ΝΧΕ λήξης ΝΧΛ (4) (5) = Μax (3) (6) = (5) + (4) A B A Γ B Δ A E Γ, Δ 57, Ζ E Η Δ Θ E I Η, Θ 70,,?

17 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (7/15) 17 Αλγόριθμος υπολογισμού ΝΧΕ και ΝΧΛ 3. Για δραστηριότητες που έχουν προαπαιτούμενες δραστηριότητες, ο ΝΧΕ καθορίζεται από τον μεγαλύτερο από τους ΝΧΛ των προαπαιτούμενων δραστηριοτήτων (συνέχεια με δραστηριότητα Ι). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού μενες (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ων (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος χρόνος έναρξης ΝΧΕ (5) = Μax (3) Νωρίτερος χρόνος λήξης ΝΧΛ (6) = (5) + (4) A B A Γ B Δ A E Γ, Δ 57, Ζ E Η Δ Θ E I Η, Θ 70,, 87?

18 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (8/15) 18 Οι ΝΧΕ και ΝΧΛ για όλες τις δραστηριότητες υπολογίσθηκαν Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού μενες (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ων (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος χρόνος έναρξης ΝΧΕ (5) = Μax (3) Νωρίτερος χρόνος λήξης ΝΧΛ (6) = (5) + (4) A B A Γ B Δ A E Γ, Δ 57, Ζ E Η Δ Θ E I Η, Θ 70, Διάρκεια του έργου: Ο μεγαλύτερος ΝΧΛ. 94 ημέρες η τελευταία στη λίστα δραστηριότητα δεν είναι υποχρεωτικά και η τελευταία χρονικά δραστηριότητα

19 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (9/15) Αλγόριθμος υπολογισμού Αργότερου Χρόνου Έναρξης (ΑΧΕ) και Λήξης (ΑΧΛ) Ποιος είναι ο ΑΧΛ κάθε δραστηριότητας έτσι ώστε να μην υπάρξει υπέρβαση στη διάρκεια? 1. Ο ΑΧΛ για τις τερματικές δραστηριότητες του έργου (δεν έχουν εξαρτώμενες) είναι ο χρόνος διάρκειας του έργου (δραστηριότητες Ζ και Ι). 2. Ο ΑΧΕ κάθε δραστηριότητας υπολογίζεται με αφαίρεση από τον ΑΧΛ της διάρκειας Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού Εξαρτώμενε μενες (2) ς (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ΑΧΕ εξαρτώμενων (3) (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΑΧΛ ΝΧΕ (5) = Μax Min (3) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΝΧΛ ΑΧΕ (6) = (5) + (4) A B -, Δ B AΓ Γ BE Δ E A, Η E Ζ Γ, ΘΔ 57, Ζ E Η ΔΙ Θ EΙ I Η -, Θ 70 -,?

20 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (10/15) Αλγόριθμος υπολογισμού ΑΧΕ και ΑΧΛ 1. Για δραστηριότητες που έχουν μία ή περισσότερες εξαρτώμενες, ο ΑΧΛ είναι ο μικρότερος από τους ΑΧΕ των εξαρτώμενων. Καμία από τις δραστηριότητες που ακολουθούν δεν μπορεί να ξεκινήσει, εκτός και αν έχει περατωθεί αυτή που προηγείται (δραστηριότητες Η και Θ). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού Εξαρτώμενε μενες (2) ς (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ΑΧΕ εξαρτώμενων (3) (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΑΧΛ ΝΧΕ (5) = Μax Min (3) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΝΧΛ ΑΧΕ (6) = (5) + (4) A B -, Δ B AΓ Γ BE Δ E A, Η E Ζ Γ, ΘΔ 57 85,, 50? Ζ E Η ΔΙ Θ EΙ I Η -, Θ 70 -,?

21 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (11/15) Αλγόριθμος υπολογισμού ΑΧΕ και ΑΧΛ 1. Για δραστηριότητες που έχουν μία ή περισσότερες εξαρτώμενες, ο ΑΧΛ είναι ο μικρότερος από τους ΑΧΕ των εξαρτώμενων. Καμία από τις δραστηριότητες που ακολουθούν δεν μπορεί να ξεκινήσει, εκτός και αν έχει περατωθεί αυτή που προηγείται (δραστηριότητα Ε). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού Εξαρτώμενε μενες (2) ς (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ΑΧΕ εξαρτώμενων (3) (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΑΧΛ ΝΧΕ (5) = Μax Min (3) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΝΧΛ ΑΧΕ (6) = (5) + (4) A B -, Δ B AΓ Γ BE Ελάχιστο {85 45, 67} 57 Δ E A, Η? 30, E Ζ Γ, ΘΔ 57 85, Ζ E Η ΔΙ Θ EΙ I Η -, Θ 70 -,?

22 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (12/15) Αλγόριθμος υπολογισμού ΑΧΕ και ΑΧΛ 1. Για δραστηριότητες που έχουν μία ή περισσότερες εξαρτώμενες, ο ΑΧΛ είναι ο μικρότερος από τους ΑΧΕ των εξαρτώμενων. Καμία από τις δραστηριότητες που ακολουθούν δεν μπορεί να ξεκινήσει, εκτός και αν έχει περατωθεί αυτή που προηγείται (δραστηριότητες Γ και Δ). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού Εξαρτώμενε μενες (2) ς (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ΑΧΕ εξαρτώμενων (3) (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΑΧΛ ΝΧΕ (5) = Μax Min (3) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΝΧΛ ΑΧΕ (6) = (5) + (4) A B -, Δ B AΓ Γ BE Δ E A, Η 5730, E Ζ Γ, ΘΔ 57 85, Ζ E Η ΔΙ Θ EΙ I Η -, Θ 70 -,?

23 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (13/15) Αλγόριθμος υπολογισμού ΑΧΕ και ΑΧΛ 1. Για δραστηριότητες που έχουν μία ή περισσότερες εξαρτώμενες, ο ΑΧΛ είναι ο μικρότερος από τους ΑΧΕ των εξαρτώμενων. Καμία από τις δραστηριότητες που ακολουθούν δεν μπορεί να ξεκινήσει, εκτός και αν έχει περατωθεί αυτή που προηγείται (δραστηριότητα Β). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού Εξαρτώμενε μενες (2) ς (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ΑΧΕ εξαρτώμενων (3) (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΑΧΛ ΝΧΕ (5) = Μax Min (3) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΝΧΛ ΑΧΕ (6) = (5) + (4) A B -, Δ?, B AΓ Γ BE Δ E A, Η 5730, E Ζ Γ, ΘΔ 57 85, Ζ E Η ΔΙ Θ EΙ I Η -, Θ 70 -,?

24 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (14/15) Αλγόριθμος υπολογισμού ΑΧΕ και ΑΧΛ 1. Για δραστηριότητες που έχουν μία ή περισσότερες εξαρτώμενες, ο ΑΧΛ είναι ο μικρότερος από τους ΑΧΕ των εξαρτώμενων. Καμία από τις δραστηριότητες που ακολουθούν δεν μπορεί να ξεκινήσει, εκτός και αν έχει περατωθεί αυτή που προηγείται (δραστηριότητα Α). Δραστ ηριότη τα (1) Προαπαιτού Εξαρτώμενε μενες (2) ς (2) ΝΧΛ προαπαιτούμεν ΑΧΕ εξαρτώμενων (3) (3) Διάρκεια (4) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΑΧΛ ΝΧΕ (5) = Μax Min (3) Νωρίτερος Αργότερος χρόνος έναρξης λήξης ΝΧΛ ΑΧΕ (6) = (5) + (4) A B -, Δ 30 -, B AΓ Γ BE Δ E A, Η 5730, E Ζ Γ, ΘΔ 57 85, Ζ E Η ΔΙ Θ EΙ I Η -, Θ 70 -,?

25 Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM - Critical Path Method) - Παράδειγμα ESCOM (15/15) 25 Χρονοδιάγραμμα Δραστη - ριότητα Προαπαιτούμενες Διάρκεια ΝΧΕ ΝΧΛ ΑΧΕ ΑΧΛ Περιθώριο A B A Γ B Δ A E Γ, Δ Ζ E Η Δ Θ E I H, Θ Περιθώριο : ΑΧΕ ΝΧΕ (μέγιστη καθυστέρηση χωρίς να επηρεαστεί η διάρκεια του έργου) Κρίσιμες Δραστηριότητες: Περιθώριο = 0

26 26 Κρίσιμη Διαδρομή (Critical Path) Η μακρύτερη διαδρομή από τον κόμβο έναρξης στον κόμβο λήξης του έργου

27 27 Χρονοδιάγραμμα Gantt Η διάρκεια του έργου προσδιορίζεται από το άθροισμα της διάρκειας όλων των κρίσιμων δραστηριοτήτων

28 28 Αποτελέσματα CPM Ελάχιστος χρόνος εκτέλεσης (διάρκεια) όλου του έργου. Χρόνοι έναρξης και λήξης κάθε δραστηριότητας του έργου (χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων). Προσδιορισμός των κρίσιμων δραστηριοτήτων για την εκτέλεση του έργου χωρίς καθυστερήσεις. Ανεκτά περιθώρια καθυστέρησης στις μη κρίσιμες δραστηριότητες. Σημειώνουμε ότι όσο μεγαλύτερο το περιθώριο καθυστέρησης μιας δραστηριότητας, τόσο λιγότερο κρίσιμη είναι για το έργο

29 Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων Τι πρέπει να ληφθεί υπ όψη στην εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων Περιορισμοί Μία ημερομηνία παράδοσης είναι ένας εξωτερικός περιορισμός. Υποθέσεις: Η ομάδα έργου μπορεί να θέσει ως στόχο ότι το έργο θα πρέπει να παραδοθεί σε συγκεκριμένο χρόνο. Καλές καιρικές συνθήκες Απαιτήσεις πόρων: Η εργασία A θέλει οκτώ ώρες με ένα άτομο, αλλά μπορεί να ολοκληρωθεί σε τέσσερις ώρες αν εργασθούν 2 άτομα. Κάποιες άλλες δραστηριότητες από τη φύση τους απαιτούν σταθερό χρόνο ανεξάρτητα με το πόσα άτομα θα εργαστούν. Σε άλλες περιπτώσεις το αποτέλεσμα της ανάθεσης εργασίας σε πολλά άτομα μπορεί να μην είναι παραγωγική.

30 Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων Τι πρέπει να ληφθεί υπ όψη στην εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων (..συνέχεια ) Effort (work) vs. duration Effort (work) : η ποσότητα εργασίας που απαιτείται για την εκτέλεση της εργασίας. Duration : Διάρκεια Κάποιες δραστηριότητες χαρακτηρίζονται ως σταθερής διάρκειας (fixed duration), ενώ κάποιες ως σταθερής ποσότητας έργου (fixed effort, fixed work) Ισχύει η σχέση: Διάρκεια Χ Μονάδες έργου = Ποσότητα έργου Duration X Units = Effort Επίπεδο πόρων Η ικανότητα των ατόμων της ομάδας έργου, η εμπειρία κ.λπ. Το φαινόμενο της καμπύλης Μάθησης Ιστορικές Πληροφορίες Από άλλα έργα του οργανισμού Βάσεις δεδομένων με standards για ορισμένες εργασίες Από μέλη της Ο.Ε. που έχουν εργαστεί σε παρόμοια έργα Κίνδυνοι

31 Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων Κατά την κρίση των εμπειρογνωμόνων Αναλογικά με άλλες περιπτώσεις Σύγκριση με παρόμοιες δραστηριότητες σε άλλα έργα. Προσαρμογή λόγω πολυπλοκότητας, διαφοροποιήσεων κ.λπ. Ποσοτικές Εκτιμήσεις (Παραμετρική εκτίμηση) Τυποποιημένες μονάδες παραγωγής (π.χ. χλμ / εβδομάδα, γραμμές κώδικα / ημέρα, κ.λπ.) Εκτίμηση τριών σημείων Average T=[O+ML+P]/3 Variance σ 2 =[(P-O) 2 +(ML-P)(ML-O)]/18 Εκτιμήσεις PERT (Optimistic, Most Likely, Pessimistic) Average T=[O+4(ML)+P]/6 Standard Deviation σ=(p-o)/6 Variance σ 2 =(P-O) 2 /36

32 Βήματα στη Διαχείριση Χρονοδιαγράμματος 1. Δημιουργία μία λίστα από τις δραστηριότητες του χρονοδιαγράμματος (WBS) 2. Εκτίμηση της διάρκειας κάθε δραστηριότητας. 3. Προσδιορισμός προαπαιτούμενων δραστηριοτήτων. 4. Υπολογισμός χρονοδιαγράμματος. 5. Υπολογισμός περιθωρίου και ελεύθερου περιθωρίου. 7. Κρίσιμη διαδρομή. 8. Αναμενόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου. 9. Προσαρμογή χρονοδιαγράμματος στην ημερομηνία παράδοσης. 10. Εκχώρηση πόρων και προσδιορισμός περιορισμών πόρων. 11. Προσαρμογή του χρονοδιαγράμματος στους περιορισμούς των πόρων. 12. Προσαρμογή χρονοδιαγράμματος στην ημερομηνία παράδοσης. 13. Έγκριση χρονοδιαγράμματος.

33 Σχεδιάζοντας τους πόρους του έργου Προσδιορισμός όλων των απαραίτητων πόρων Εσωτερικοί, Εξωτερικοί Εργασία Μετακινήσεις Εξωτερικές Υπηρεσίες, Υποστήριξη Υλικά Εξοπλισμός Χώρος Λαμβάνοντας υπ όψη νομοθεσία, κανονισμούς, standards, κ.λπ. Πρόσληψη ειδικών μπορεί να είναι συμφέρουσα λύση Προσδιορισμός ποσότητας πόρων και χρονικής περιόδου που απαιτούνται Οι πόροι επηρεάζουν το χρονοδιάγραμμα και το κόστος του έργου

34 Εισροές στο Σχεδιασμό Πόρων Work Breakdown Structure (WBS) Ιστορικές πληροφορίες Πόροι που χρησιμοποιήθηκαν σε Παρόμοια Έργα Δήλωση Εύρους Ανθρώπινοι πόροι του οργανισμού του έργου Διαθέσιμοι πόροι για το έργο εντός του οργανισμού Πολιτικές του οργανισμού Απασχόληση, Προσλήψεις, Πλήρης Μερική Απασχόληση, υπερωρίες κ.λπ. Πολιτικές προμηθειών Εκτιμήσεις διάρκειας δραστηριοτήτων Με βάση την εργασία (effort driven)? Προσδιορισμός εναλλακτικών Προμήθεια ή κατασκευή, υπεργολαβίες, εκπαίδευση προσωπικού, κ.λπ.

35 Κόστος Πόρων Κατηγορία Πόρου Εργασία, Υλικά, Κόστος Διαθέσιμη ποσότητα (Για την κατηγορία «εργασία») Κόστος Μέθοδος καταγραφής κόστους Standard rate Prorated (αναλογικά με την πρόοδο της εργασίας) Overtime rate At the start (ολόκληρο στην αρχή της εργασίας) Rate per item At the end (ολόκληρο στο τέλος της εργασίας) Rate per use User defined allocation π.χ. 20% 80%, κ.λπ. Combination Το ημερολόγιο των πόρων μπορεί να είναι διαφορετικό από το ημερολόγιο του έργου

36 Resource Monitoring and Control Σχέδιο Χρήσης Πόρων / Σχέδιο Απασχόλησης στο έργο Λεπτομερές Summary

37 Διαδικασίες Διαχείρισης Κόστους Εκτίμηση Κόστους: Προσδιορισμός εκτίμησης του συνολικού κόστους των απαιτούμενων πόρων για την ολοκλήρωση του έργου Επιλογή έργου / Χρηματοοικονομική Αξιολόγηση / Προετοιμασία Πρότασης Προϋπολογισμός έργου: Κατανομή του συνολικού κόστους σε πακέτα εργασίας / δραστηριότητες σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα ώστε να ορισθεί η βάση αναφοράς κόστους (cost baseline) με βάση την οποία μετρείται η απόδοση του έργου Πρόταση Ανάληψης έργου / Σχεδιασμός Έργου βάση αναφοράς κόστους (cost baseline) Έλεγχος Κόστους: Έλεγχος αλλαγών προϋπολογισμού Παρακολούθηση / Ανασκόπηση / Έλεγχοι

38 Διαδικασία Σχεδιασμού Κόστους: Στόχοι Αφορά στην Εκτίμηση και Τεκμηρίωση του κόστους του έργου. Περιλαμβάνει: Κόστος σχετικό με το έργο (εσωτερικά έργα σε έναν οργανισμό), ή Κόστος και Έσοδα σχετικά με το Έργο (εξωτερικά έργα) Περιλαμβάνει μόνον το Κόστος και τα Έσοδα κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου Κόστος που αφορά περιόδους και εργασίες πριν την έναρξη του έργου δεν υπολογίζεται στο κόστος του έργου Κόστος και Έσοδα που προκύπτουν μετά την ολοκλήρωση του έργου αφορούν την αξιολόγηση του έργου ως επιχειρηματικής δραστηριότητας και επίσης δεν υπολογίζονται στο κόστος του έργου. Βάση για το σχεδιασμό κόστους αποτελεί η δομή ανάλυσης εργασιών του έργου (WBS)

39 Εκτίμηση Κόστους Έργου Συνθετική Κοστολόγηση Ξεκινά με την εκτίμηση κόστους κάθε στοιχείου από το χαμηλότερο επίπεδο του WBS με βάση τις προδιαγραφές κάθε πακέτου εργασίας, οι οποίες συγκεντρώνονται και προστίθενται σε κάθε παραπάνω επίπεδο, δίνοντας τελικά την εκτίμηση για το κόστος του έργου. Οι εκτιμήσεις γίνονται από τα μέλη της ομάδας έργου Η ομάδα έργου δεσμεύεται για την υλοποίηση του με το συγκεκριμένο κόστος Επειδή συνήθως στη συνέχεια γίνονται περικοπές, υπάρχει τάση υπερεκτίμησης του κόστους Αναλυτική Κοστολόγηση Ξεκινά με ένα αρχικό ποσό που αφορά στο συνολικό κόστος του έργου το οποίο κατανέμεται στα υποέργα, δραστηριότητες και πακέτα εργασίας Η κατανομή προκαλεί ανταγωνισμό μεταξύ υποέργων & μελών της ομάδας έργου Μπορεί να έχει ως συνέπεια την υποβάθμιση της ποιότητας

40 Συστατικά Στοιχεία του Κόστους Κόστος εργασίας που απαιτείται για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου Υπολογίζεται για κάθε υποέργο με βάση το μοναδιαίο (ώρα, ημέρα, εβδομάδα,..) κόστος εργασίας Κατανέμεται στη διάρκεια του έργου Υλικά Συνδέονται με συγκεκριμένο πακέτο εργασίας ή δραστηριότητα Εξοπλισμός (το κόστος χρήσης του εξοπλισμού και όχι η αξία αγοράς του) Π.χ. Αν χρησιμοποιούνται υπολογιστικά συστήματα αξίας για έργο διάρκειας ενός έτους και έχουν χρόνο απόσβεσης 3 χρόνια, τότε το κόστος που αναλογεί στο έργο είναι /3 = Αν ο εξοπλισμός ενοικιάζεται ως κόστος θεωρείται το ενοίκιο συν οι δαπάνες λειτουργίας του (χειριστές, καύσιμα, κ.λπ.) Κατανέμονται στη διάρκεια της δραστηριότητας που χρησιμοποιούνται

41 Συστατικά Στοιχεία του Κόστους Υπηρεσίες Τρίτων που απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου Κατανέμονται στη διάρκεια της δραστηριότητας που αφορούν Άλλες Άμεσες Δαπάνες (π.χ. μετακινήσεις, κόστος εκπαίδευσης, κ.ά.) Εφ όσον αφορούν αποκλειστικά στο έργο Έμμεσες δαπάνες που αφορούν σε περισσότερα έργα (π.χ. Λογιστική Υποστήριξη) Επιμερίζονται σε κάθε έργο με βάση τη χρήση των υπηρεσιών ή κάποιο άλλο μέτρο Γενικές Δαπάνες Διοίκησης Περιλαμβάνουν (κόστος διοίκησης, ενοίκια, κόστος τηλεπικοινωνιών, κ.λπ.)

42 ΙΙ. Φθάνοντας στον προϋπολογισμό του έργου Από τις εκτιμήσεις στον προϋπολογισμό Προσέγγιση σε τάξη μεγέθους Στη φάση σύλληψης του έργου. Εκτίμηση εκ των άνω (συνολική). Μεγάλες αποκλίσεις -25% έως 75% Εκτίμηση Προϋπολογισμού. Στις πρώτες φάσεις του σχεδιασμού. Εκτίμηση εκ των άνω (συνολική). Μικρότερες αποκλίσεις -10% έως 25% Τελικές εκτιμήσεις. Εκτίμηση εκ των κάτω προς τα πάνω. Απόκλιση -5% έως 10% Συμπεριλαμβάνει πρόνοια έκτακτης ανάγκης (contingency) για προσδιορισμένους κινδύνους (από ανάλυση κινδύνων) Συμπεριλαμβάνει απρόβλεπτα αποθεματικό (reserves) για μη προσδιορισμένους κινδύνους Απαιτούμενες εισροές Work breakdown structure Εκτιμήσεις κόστους Χρονοδιάγραμμα Σχέδιο Ανάλυσης Κινδύνων

43 Ξεκινάμε με το WBS Προϋπολογισμός Άμεση σύνδεση με τις δραστηριότητες που αναφέρονται στο WBS Υλοποίηση Σημαίνει ότι δραστηριότητ Κόστος των απαιτούνται ας απαιτούμενων οι πόροι α, β, x, y, z, πόρων. γ,... κ.λπ... Ο προϋπολογισμός δεν μπορεί να περιλαμβάνει κάτι που δεν αναφέρεται στη λίστα δραστηριοτήτων του

44 Από τις δραστηριότητες στις κατηγορίες κόστους Δραστηριότητες Πόροι Κόστος Εκπαίδευση στελεχών σε θέματα εντοπισμού ευκαιριών επιχειρηματικής ανάπτυξης (2 3 ημέρες, 30 άτομα, σε τοποθεσία εκτός γραφείου Εκπαιδευτές (1 εξωτερικού και 1 εσωτερικός) Διαχειριστής έργου, διοικητική υποστήριξη, υλικά εκπαίδευσης, αίθουσα, Catering Αμοιβή εκπαιδευτών, κόστος υλικών εκπαίδευσης, Διοικητική υποστήριξη, υλικά εκπαίδευσης χ 60, Catering 60 ατόμων, ενοίκιο αίθουσας χ6 ημέρες Κατηγορίες κόστους 1. Αμοιβές εξωτερικών συνεργατών 2. Αμοιβές προσωπικού 3. Ενοίκιο αίθουσας και Catering 4. Υλικά Καθορισμός Κατηγοριών Κόστους Έργου Συνήθως διαφορετικές από το Λογιστικό Σχέδιο του Οργανισμού Προσοχή σε ποιες δαπάνες είναι επιλέξιμες (eligible)

45 Προϋπολογισμός Έργου: Κατηγορίες Δαπανών / ΠΕ Δραστηριότητες/ Χρόνος Αμοιβές Μετακινήσ εις Αμοιβές, μισθοί, εισφορές,.. Δαπάνες μετακινήσεων διαμονής. WP1 WP2 WP.χ Εξοπλισμός Αναλώσιμα Εξ. Συμβουλοι Εργολαβίες Έμμεσο Κόστος Απρόβλεπτ α Ειδικά για το έργο Αναλώσιμα Υλικά και μικρής διάρκειας Εξωτερικοί σύμβουλοι Εργολαβίες,... Ποσοστό επιβάρυνσης έμμεσου κόστους Απρόβλεπτα BAC Budget at Completi Προϋπολογισμός on έργου σημαίνει κατανομή του κόστους στις δραστηριότητες Period 1 για 2 τη διάρκεια υλοποίησης του έργου

46 Η βάση αναφοράς κόστους Budget (cost) Baseline Project Cost Ποιες αναμένεται να είναι οι δαπάνες του έργου Επιτρέπει στους διαχειριστές έργου να προβλέψουν πότε το έργο θα απαιτήσει χρηματικές εκροές και για χρονική περίοδο Σε γραφική μορφή η εξέλιξη του κόστους του έργου παριστάνεται με καμπύλη που συνήθως έχει τη μορφή S-curve Σκοπός: Η μέτρηση και η πρόβλεψη της επίδοσης του έργου BAC=100,000 Project Schedule

47 Βάση Αναφοράς Κόστους: Χρήση PM s/w WP Tasks Resources WP Tasks Resources Slide 47

48 Βάση Αναφοράς Κόστους: Χρήση Excel Προυπολογισμός Μήνας 1 Μήνας 2 Μήνας 3 Μήνας 4 Π.Ε. # Προσωπικό Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Έμμεσες (15%) Ολοκληρώστε την περιγραφή κάθε Πακέτου Εργασίας (Π.Ε.) του WBS και κοστολογήστε το αναλυτικά 2. Ορίστε τις κατηγορίες Κόστους για το έργο. Οι ίδιες και όλες χρησιμοποιούνται σε κάθε Π.Ε. 3. Αποφασίστε για τα χρονικά διαστήματα παρακολούθησης κόστους (εβδομάδα, μήνας, κ.λπ.) 4. Φτιάξτε ένα template στο Excel για το πρώτο Π.Ε.. Χρησιμοποιείστε τύπους όπου πρέπει π.χ. σύνολα γραμμές και στήλες, έμμεσες δαπάνες κ.λπ.. Αλλιώς θα χάσετε πολύτιμο χρόνο. 5. Αναλύστε κάθε κατηγορία κόστους χρονικά με βάση το διάγραμμα Gantt του έργου

49 Βάση Αναφοράς Κόστους: Χρήση Excel 1. Επαναλάβετε για όλα τα πακέτα εργασίας 2. Συνολικός Προϋπολογισμός Διάκριση έμμεσων δαπανών Αποθεματικό Κινδύνων μόνο στο σύνολο Απρόβλεπτα μόνο στο σύνολο 3. Μπορεί να χρειαστεί περαιτέρω ανάλυση ανά εταίρο σε έργα κοινοπραξίας Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Έμμεσες (15%) Π.Ε. # Προσωπικό Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Έμμεσες (15%) Συνολικός Προυπολογισμός Προσωπικό Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Σύνολο Άμεσων Έμμεσες (15%) Σύνολο Έργου Αποθεματικό Κινδύνων 3.400