Διαδικτυακή Εφαρμογή Ε.Ο.Φ. Εγχώριες Πωλήσεις Εταιρειών Εγχειρίδιο Χρήσης Ημερομηνία : 28-04-2016 Έκδοση: 1.1
Περιεχόμενα 1 ΓΕΝΙΚΑ... 3 2 ΠΡΟΣΒΑΣΗ... 3 3 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ... 3 3.1 Εγχώριες πωλήσεις... 4 3.1.1 Αναζήτηση 4 3.1.2 Καταχώρηση 5 Mimer Hellas σελίδα 2
1 Γενικά Η Διαδικτυακή Εφαρμογή υποβολής των στοιχείων των Πωλήσεων των φαρμακευτικών προϊόντων για ανθρώπινη χρήση που παρέχεται από τον ΕΟΦ στους Κατόχους Άδειας Κυκλοφορίας (ΚΑΚ) και τους Τοπικούς Αντιπροσώπους συμβάλλει σημαντικά στη βελτίωση της παρακολούθησης της επάρκειας των φαρμάκων στην εγχώρια αγορά. Η εφαρμογή υποβολής των στοιχείων των πωλήσεων των φαρμακευτικών προϊόντων είναι απλή στη χρήση και όμοια ως προς τη διαδικασία με τις υπάρχουσες εφαρμογές του Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΟΦ που χρησιμοποιούν ήδη οι ΚΑΚ για να δηλώνουν άλλα στοιχεία ιχνηλασιμότητας φαρμάκων στον ΕΟΦ. Τα στοιχεία των πωλήσεων υποβάλλονται στο σύστημα του ΕΟΦ το αργότερο εντός 48 ωρών από την έκδοση του σχετικού Τιμολογίου - Δελτίου Αποστολής. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να προβεί σε οποιαδήποτε διόρθωση των στοιχείων αυτών στο σύστημα εντός της 48ωρης προθεσμίας από την έκδοση του τιμολογίου και όχι από τη χρονική στιγμή της αναφόρτωσής τους στο σύστημα. 2 Πρόσβαση Για την πρόσβαση στο νέο «Σύστημα Υποβολής Πωλήσεων Φαρμακευτικών προϊόντων Ανθρώπινης Χρήσης (από 01/04/2016)» (http://services.eof.gr/myeof/), οι εταιρίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τους κωδικούς πρόσβασης που έχουν ήδη στη διάθεσή τους για την εφαρμογή «Πωλήσεις-Αποθέματα Προϊόντων Ανθρώπινης Χρήσης (έως 31/03/2016)» Αν οι εταιρίες δεν έχουν στην κατοχή τους κωδικούς πρόσβασης για την νέα υπηρεσία οφείλουν να αιτηθούν μέσω της υπηρεσίας «On-line υπηρεσίες» που παρέχεται από την διαδικτυακή πύλη www.eof.gr του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων. Στο αριστερό μέρος της πύλης υπάρχει ειδικό banner που οδηγεί στο μενού με τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Οργανισμού. 3 Λειτουργικότητα Η εφαρμογή πληροί υψηλά τεχνολογικά στάνταρτ στον τρόπο χρήσης και είναι σε απόλυτη ομοιογένεια με τις υπόλοιπες προσφερόμενες ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΟΦ. Μετά την επιτυχημένη εισαγωγή στο σύστημα, ο εξουσιοδοτημένος χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει από το κύριο μενού αριστερά «Εγχώριες πωλήσεις» Mimer Hellas σελίδα 3
3.1 Εγχώριες πωλήσεις Σκοπός της εφαρμογής «Εγχώριες πωλήσεις» είναι να προσφέρει στον χρήστη ένα αποτελεσματικό εργαλείο για να μπορεί εύκολα να καταχωρεί τις πωλήσεις ανά τιμολόγιο αλλά και να έχει σε άμεσο χρόνο συνολική ή μερική εικόνα των καταχωρημένων εγγραφών. 3.1.1 Αναζήτηση Η πρώτη εικόνα, στο δεξί μέρος της οθόνης, είναι ο πίνακας που θα περιέχει όλες τις ηλεκτρονικά καταχωρημένες πωλήσεις στη βάση δεδομένων του Οργανισμού. Αν ο χρήστης πατήσει το κουμπί «Αναζήτηση», ο πίνακας θα ενημερωθεί με όλες τις πωλήσεις που έχει καταχωρήσει ο χρήστης. Για να επιτευχθεί πιο στοχευμένη αναζήτηση και κατά συνέπεια πιο γρήγορος εντοπισμός της πληροφορίας, συστήνεται η χρήση των κριτηρίων αναζήτησης στο πάνω μέρος του πίνακα. Σε περίπτωση μη χρήσης των κριτηρίων αναζήτησης, υπάρχει ο κίνδυνος συλλογής μεγάλου όγκου εγγραφών με αποτέλεσμα το μεγάλο χρόνο απόκρισης του συστήματος. Η αναζήτηση των καταχωρημένων πωλήσεων μπορεί να γίνει με κριτήρια αναζήτησης (φίλτρα) την ημερομηνία τιμολογίου (από-έως), ο αριθμός τιμολογίου, το barcode της συσκευασίας του προϊόντος, την παρτίδα του προϊόντος, το ΑΦΜ του πελάτη και τον αριθμός της σύμβασης. Τα φίλτρα αναζήτησης αρχικοποιούνται με το κουμπί «Καθαρισμός». Τα αποτελέσματα της αναζήτησης μπορούν να εξαχθούν με εύκολο τρόπο σε ηλεκτρονικό αρχείο τύπου excel πατώντας στο ανάλογο εικονίδιο στο κάτω μέρος του πίνακα. Mimer Hellas σελίδα 4
3.1.2 Καταχώρηση Η καταχώρηση των τιμολογίων πώλησης στο σύστημα γίνεται με 2 τρόπους κάνοντας χρήση της κεντρικής εργαλειοθήκη της εφαρμογής. Με την επιλογή του κουμπιού από την εργαλειοθήκη ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να καταχωρήσει μία προς μία τις εγγραφές στον πίνακα των πωλήσεων. Ο χρήστης συμπληρώνει υποχρεωτικά ημερομηνία και τον αριθμό τιμολογίου, το barcode της συσκευασίας του προϊόντος, την παρτίδα του προϊόντος, τον αριθμό των τεμαχίων που πωλήθηκαν (το πεδίο Ποσότητα είναι ακέραιος αριθμός), την τιμή της συσκευασίας σε ευρώ (ως διαχωριστικό δεκαδικών ψηφίων χρησιμοποιείται η τελεία (.)), το ΑΦΜ του πελάτη, το ποσοστό της έκπτωσης rebate (σε περίπτωση που δεν εφαρμόζεται η τιμή του πεδίου πρέπει να είναι 0), άλλο ποσοστό έκπτωσης αν εφαρμόζεται (σε περίπτωση που δεν εφαρμόζεται η τιμή του πεδίου πρέπει να είναι 0) και τέλος προαιρετικά τον αριθμό της σύμβασης. Οι εγγραφές που αφορούν στοιχεία των πωλήσεων που έχουν υποβληθεί εντός των 48 ωρών από την έκδοση του σχετικού Τιμολογίου - Δελτίου Αποστολής, μπορούν να διαγραφούν ή να τροποποιηθούν με τη χρήση των κουμπιών στο τέλος της κάθε γραμμής του πίνακα. Σημειώνεται, ότι ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να προβεί σε οποιαδήποτε διόρθωση των στοιχείων αυτών στο Mimer Hellas σελίδα 5
σύστημα εντός της 48ωρης προθεσμίας από την έκδοση του τιμολογίου και όχι από τη χρονική στιγμή της αναφόρτωσής τους στο σύστημα. Για το λόγο αυτό πρέπει να γίνεται προσεκτική καταχώρηση στο σύστημα. Επιπλέον, με την επιλογή του κουμπιού από την εργαλειοθήκη ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να αναφορτώσει ένα αρχείο δεδομένων τύπου csv, ορισμένης γραμμογράφησης, το οποίο περιέχει τις εγγραφές τις οποίες θέλει να καταχωρήσει ο χρήστης. Ο χρήστης πατώντας το κουμπί «Επιλέξτε αρχείο» επιλέγει ένα γραμμογραφημένο σειριακό αρχείο τύπου csv που είναι αποθηκευμένο στον σκληρό δίσκο του ηλ.υπολογιστή που χρησιμοποιεί. Κατά την αναφόρτωση του αρχείου εκτελείται μια σειρά από ελέγχους που αφορούν τόσο τη δομή όσο και την ποιότητα των δεδομένων. Μετά το τέλος των ελέγχων, η εφαρμογή παρουσιάζει στον πίνακα εγγραφών όλες τις εγγραφές του αρχείου, οι οποίες όμως δεν έχουν αποθηκευτεί ακόμα στη βάση δεδομένων του Οργανισμού. Αν υπάρχει κάποιο λάθος στις εγγραφές του αρχείου τότε εμφανίζεται η επεξήγηση του λάθους στη στήλη Παρατηρήσεις, ενώ αν η στήλη Παρατηρήσεις είναι κενή, αυτό είναι ένδειξη ότι η συγκεκριμένη εγγραφή είναι σωστή. Έλεγχος Αν τα πεδία της εγγραφής δεν είναι όσας προβλέπεται στις τεχνικές προδιαγραφές του σειριακού αρχείου Αν το πεδίο ποσότητα δεν περιέχει αριθμητική τιμή Αν το τιμή δεν περιέχει έγκυρη δεκαδική τιμή Αν το πεδίο ποσoστό έκπτωσης δεν περιέχει αριθμητική τιμή Αν το πεδίο ποσoστό έκπτωσης (άλλο %) δεν περιέχει αριθμητική τιμή Παρατηρήσεις Μη έγκυρη εγγραφή στη γραμμή ΧΧ Μη έγκυρη ποσότητα Μη έγκυρη τιμή προϊόντος. Μη έγκυρο ποσoστό έκπτωσης Μη έγκυρο ποσoστό έκπτωσης (άλλο %) Mimer Hellas σελίδα 6
Αν το πεδίο ημερομηνία τιμολογίου δεν περιέχει έγκυρη τιμή της μορφής (EEEE- MM-HH) Αν το πεδίο ημερομηνία τιμολογίου είναι κενή Αν το πεδίο ημερομηνία τιμολογίου είναι κενό Αν το πεδίο barcode είναι κενό ή έχει λανθασμένο αριθμό χαρακτήρων (13) Αν το πεδίο barcode δεν έχει κωδικό προϊόντος του ΕΟΦ Αν το πεδίο παρτίδα είναι κενό Αν το πεδίο ποσότητα είναι κενό ή μηδέν Αν το πεδίο Α.Φ.Μ. δεν περιέχει έγκυρο Α.Φ.Μ. Αν το πεδίο ποσοστό έκπτωσης (rebate) είναι κενό ή μικρότερο του μηδενός Αν το πεδίο ποσοστό έκπτωσης (άλλο) είναι κενό ή μικρότερο του μηδενός Αν η εγγραφή είναι υπάρχει ήδη στη βάση δεδομένων Μη έγκυρη ημερομηνία τιμολογίου (EEEE-MM-HH). Η ημερομηνία τιμολογίου που δηλώσατε δεν είναι έγκυρη! Η ημερομηνία τιμολογίου είναι εκπρόθεσμη! Το barcode του προϊόντος που δηλώσατε δεν είναι έγκυρο! Το barcode του προϊόντος που δηλώσατε δε βρέθηκε! Η παρτίδα που δηλώσατε δεν είναι έγκυρη! Η ποσότητα που δηλώσατε δεν είναι έγκυρη! Ο Α.Φ.Μ. που δηλώσατε δεν είναι έγκυρος! Το ποσοστό έκπτωσης (rebate) που δηλώσατε δεν είναι έγκυρο! Το ποσοστό έκπτωσης (άλλο) που δηλώσατε δεν είναι έγκυρο! Η εγγραφή είναι ήδη καταχωρημένη! Αν το αρχείο αναφόρτωσης δεν περιέχει λάθη, τότε ο χρήστης οφείλει να αποθηκεύσει τις εγγραφές στη βάση δεδομένων του συστήματος χρησιμοποιώντας το κουμπί στην εργαλειοθήκη τη εφαρμογής. Αν το αρχείο περιέχει λάθη, τότε πρέπει να το διορθώσει και να επαναλάβει τη διαδικασία. Mimer Hellas σελίδα 7