ΤΕΙ ΛΑΡΙΣΑΣ- ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ- ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ ΙΙ ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2011 Παρακολούθηση έργου με πόρους στο Ρ6 (Resource Tracking) Δημήτρης Τσέλιος, Καθηγητής Εφαρμογών [1]
ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΝΟΣ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΜΕ ΠΟΡΟΥΣ Συχνά θεωρείται ως καλή πρακτική η ενημέρωση ενός έργου 10 με 20 φορές κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του. Κάποιες εταιρείες ενημερώνουν τα χρονοδιαγράμματα κατά τακτά χρονικά διαστήματα που συνήθως είναι οι μήνες. Αυτή η συχνότητα μπορεί να είναι πολύ μεγάλη για κάποια έργα που διαρκούν λιγότερο από έναν χρόνο καθώς πολλές αλλαγές μπορούν να συμβούν μέσα σε ένα μήνα. Συνεπώς, μια συχνότερη ενημέρωση μπορεί να αναγνωρίσει νωρίτερα την ύπαρξη προβλημάτων. Η ενημέρωση ενός χρονοδιαγράμματος με πόρους χρησιμοποιεί έναν αριθμό προτιμήσεων και επιλογών, που είναι πολύ διαδραστικές και απαιτούν σημαντική ποσότητα εμπειρίας από το χρήστη για να τις κατανοήσει και να τις χειριστεί. Μετά την ανάγνωση αυτής της ενότητας και πριν εργαστείτε σε ένα πραγματικό έργο, ως άπειροι χρήστες θα πρέπει να αποκτήσετε αυτοπεποίθηση με το λογισμικό εκτελώντας τα εξής: Δημιουργείστε ένα νέο έργο και ρυθμίστε τις επιλογές Defaults, Preferences και Options έτσι ώστε να αντανακλούν τη μέθοδο που επιθυμείτε για την εισαγωγή των πληροφοριών και το πώς το Ρ6 θα υπολογίζει τα δεδομένα του έργου. Δημιουργείστε δύο με τρεις δραστηριότητες και αποδώστε δύο ή τρεις πόρους στην καθεμία τους. Ενημερώστε τις δραστηριότητες και τους πόρους σαν να ενημερώνατε ένα χρονοδιάγραμμα και παρατηρούσατε τα αποτελέσματα. Αλλάξτε τις προτιμήσεις και τα Defaults αν δεν λαμβάνετε το αποτέλεσμα που απαιτείτε. Ενημερώστε πάλι και σημειώστε τις προτιμήσεις και τα Defaults για μελλοντική αναφορά. Κάποιες από αυτές τις ρυθμίσεις μπορεί να έχουν τεθεί από τον εργοδότη σας και συνεπώς δεν έχετε τα δικαιώματα για την τροποποίηση τους. Θα πρέπει επίσης να προχωρήσετε στη διαδικασία παρακολούθησης για ένα δοκιμαστικό έργο παρόμοιο με τα πραγματικά έργα σας έτσι ώστε να ετοιμαστείτε για τις αλλαγές όπου έχετε βέβαια πρόσβαση. Ενημερώνοντας ένα έργο με πόρους, στην ουσία εκτελείτε δύο διακριτά βήματα: Οι ημερομηνίες, οι διάρκειες και οι σχέσεις ενημερώνονται σύμφωνα με τις μεθόδους που παρουσιάστηκαν στην παρακολούθηση του έργου χωρίς πόρους, σε προηγούμενη ενότητα. Στη συνέχεια ενημερώνονται οι πόροι, οι μονάδες εξόδων (Expenses) και τα κόστη. Επίσης ενημερώνονται οι πληροφορίες Actual to Date και To Complete. Αυτές οι τιμές μπορούν να ενημερώνονται αυτόματα από το Ρ6 μέσω του %Complete ή να εισάγονται από άλλα λογισμικά όπως το σύστημα Primavera Timesheet. Επιπλέον, χρειάζεται να ληφθεί μια απόφαση για τα δεδομένα που θα ενταχθούν στο χρονοδιάγραμμα και για αυτά που θα υπολογίζονται από το λογισμικό για να επιλεγούν οι κατάλληλες ρυθμίσεις του. Αυτή η ενότητα καλύπτει τα ακόλουθα θέματα: Κατανόηση των δεδομένων Budget και των έργων Baseline. Κατανόηση της Current Data Date λαμβάνοντας υπόψη τους πόρους. Η πληροφορία που απαιτείται για την ενημέρωση ενός χρονοδιαγράμματος με πόρους. Προκαθορισμένες ρυθμίσεις των χώρων Project και Activity. [2]
Ενημέρωση Πόρων και Εξόδων. Επιθεώρηση του ενημερωμένου χρονοδιαγράμματος. Κατανόηση των τιμών Budget και Baselines Τιμές Κόστους και Μονάδων Budget Οι τιμές Budget στο Ρ6 αποδίδονται στις μονάδες (Units) και στα κόστη (Costs) για κάθε πόρο και έξοδο όταν γίνεται η ανάθεση τους σε μια δραστηριότητα. Οι τιμές Budget βρίσκονται στο τρέχον έργο και σε όλα τα έργα Baseline. Οι τιμές μπορούν να συνδέονται με τις τιμές At Completion όταν μια δραστηριότητα δεν έχει ξεκινήσει, αλλά αφού η δραστηριότητα μεταβεί σε κατάσταση in-progress (είτε με κλικ στη επιλογή Started είτε με ενεργοποίηση του πεδίου %Complete) τότε οι τιμές αποσυνδέονται. Παρατήρηση: αν επιθυμείτε να εκτιμάτε ξανά το κόστος ενός έργου και να το συγκρίνετε με μια προηγούμενη τιμή όταν οι δραστηριότητες δεν έχουν ξεκινήσει τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα Baseline έργο πριν την επανεκτίμηση του έργου και τότε συγκρίνετε τα διορθωμένα κόστη με το Baseline. Έργο Baseline και Τιμές Ένα έργο Baseline είναι ένα πλήρες αντίγραφο ενός έργου μαζί με τις σχέσεις, τους πόρους και τα έξοδα του. Η διαδικασία της δημιουργίας και της απόδοσης ενός Baseline έχει καλυφθεί σε προηγούμενη ενότητα αλλά ας εξηγηθούν κάποιες πληροφορίες: Baseline Dates γνωστές και ως ημερομηνίες στόχου και οι οποίες θεωρούνται ως οι εγκεκριμένες ημερομηνίες Νωρίτερης Έναρξης και Λήξης ενός έργου που δεν ξεκίνησε. Αυτές οι ημερομηνίες καταγράφονται και αποθηκεύονται στο έργο Baseline. Baseline Duration που είναι η αρχικώς σχεδιασμένη διάρκεια της δραστηριότητας και υπολογίζεται από τη διαφορά της Νωρίτερης Λήξης με τη Νωρίτερη Έναρξη της δραστηριότητας. Baseline Costs που είναι γνωστά ως Προϋπολογισμοί (Budgets) και αντιπροσωπεύουν το αρχικό κόστος του έργου ως εκτίμηση. Αυτά τα ποσά στη συνέχεια θα συγκριθούν με τα Actual Costs και τα Costs at Completion. Baseline Units που είναι γνωστές ως Προϋπολογισμένες Ποσότητες και αντιπροσωπεύουν την αρχική εκτίμηση των ποσοτήτων. Αυτές οι ποσότητες είναι αυτές που θα συγκρίνονται με την κατανάλωση των πόρων κατά την εκτέλεση του έργου. Οι τιμές Baseline είναι αυτές έναντι των οποίων θα μετρείται η πρόοδος του έργου. Όλες αυτές οι τιμές μπορούν να αναγνωστούν και συγκριθούν από τις τρέχουσες τιμές του έργου και δείχνουν τις αποκλίσεις από το αρχικό σχέδιο. Φυσιολογικά, ένα Baseline θα πρέπει να δημιουργείται πριν από την ενημέρωση του έργου για πρώτη φορά. Οι στήλες των αποκλίσεων του Ρ6 χρησιμοποιούν τα δεδομένα του Baseline για να υπολογίσουν τις τιμές απόκλισης που θα εμφανίζουν. Κατανόηση της ημερομηνίας ενημέρωσης (Current Data Date) Η Current Data Date αποτελεί έναν τυπικός όρο της χρονοδρομολόγησης. Είναι επίσης γνωστή ως Review Date, Status Date, As of Date και Update Date. [3]
Η Current Data Date είναι η ημερομηνία που διαιρεί το παρελθόν από το μέλλον του χρονοδιαγράμματος. Φυσιολογικά δεν είναι κάπου στο μέλλον αλλά συχνά είναι στο σύντομο παρελθόν, όταν έγινε η συλλογή της πληροφορίας που απαιτείται για την ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος. Τα πραγματικά Actual Costs και Quantities/Hours ή Actual Work εμφανίζονται πριν από την ημερομηνία ενημέρωσης. Η πραγματική διάρκεια (Actual Duration) υπολογίζεται από την πραγματική έναρξη μέχρι την ημερομηνία ενημέρωσης. Remaining Duration είναι η διάρκεια που απαιτείται για να ολοκληρωθεί μια δραστηριότητα. Υπολογίζεται σε σχέση με την ημερομηνία ενημέρωσης και τη Νωρίτερη Λήξη. Μια δραστηριότητα σε πρόοδο υπολογίζει το Remaining Duration από την Current Data Date χρησιμοποιώντας: Το ημερολόγιο Activity Calendar όταν ο τύπος της δραστηριότητας είναι Task Dependent ή Resource Dependent αλλά δεν έχουν αποδοθεί πόροι ή Το ημερολόγιο Resource Calendar όταν ο τύπος της δραστηριότητας είναι Resource Dependent και χρησιμοποιεί τη μεγαλύτερη Resource Duration. Το Ρ6 έχει μια ημερομηνία ενημέρωσης τη Current Data Date, που λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως στο Ρ3 και στο Sure Track. Το Microsoft Project έχει 4 ημερομηνίες συσχετιζόμενες με την ενημέρωση ενός χρονοδιαγράμματος. Από αυτές η Status Date είναι παρόμοια με την Current Data Date του Ρ6. Η πληροφορία που απαιτείται για την ενημέρωση ενός χρονοδιαγράμματος με πόρους Συνήθως, ένα χρονοδιάγραμμα έργου ενημερώνεται στο τέλος μιας περιόδου, όπως κάθε ημέρα, εβδομάδα ή μήνα. Ένας στόχος της ενημέρωσης του χρονοδιαγράμματος είναι ο εντοπισμός των διαφορών μεταξύ του αρχικού σχεδίου που αποθηκεύεται στο Baseline και του τρέχοντος χρονοδιαγράμματος. Η ακόλουθη πληροφορία απαιτείται για την ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος με πόρους: Για δραστηριότητες που ολοκληρώνονται κατά την περίοδο ενημέρωσης: Actual Start για την πραγματική ημερομηνία έναρξης της δραστηριότητας. Actual Finish για την πραγματική ημερομηνία λήξης της δραστηριότητας. Actual Costs και Quantities (Units) που καταναλώθηκαν ή ξοδεύτηκαν σε Labor Resources, Material Resources και Expenses. Αυτά μπορούν να υπολογιστούν από το λογισμικό ή να συλλεχθούν και να εισαχθούν στο λογισμικό. Για δραστηριότητες που άρχισαν κατά την περίοδο ενημέρωσης: Actual Start για την πραγματική ημερομηνία έναρξης της δραστηριότητας. Remaining Duration ή Expected Finish για τη δραστηριότητα. Actual Costs και/ή Actual Quantities. Αυτά μπορούν να υπολογιστούν από το λογισμικό ή να συλλεχθούν και να εισαχθούν σε αυτό. Για τις δραστηριότητες που δεν ξεκίνησαν: Τυχόν αλλαγές στη Λογική (relationships) ή στους Περιορισμούς Τυχόν αλλαγές στη Διάρκεια Τυχόν αλλαγές στις εκτιμώμενες τιμές των Costs, Hours ή Quantities [4]
Πρόσθετες Συμβουλές Το Ρ6 μπορεί να υπολογίσει τα Actual Costs και τα Costs At Completion ενεργοποιώντας τη σχέση μεταξύ των Units και των Resources Units. Όταν αυτή η σχέση είναι απενεργοποιημένη τότε τα κόστη μπορούν να εισαχθούν με το χέρι (manually). Αν τα Actual Costs πρόκειται να υπολογιστούν με το Ρ6 τότε δεν χρειάζεται να συλλεχθούν. Ένα προσημειωμένο αντίγραφο του χρονοδιαγράμματος που καταγράφει την πρόοδο του τρέχοντος χρονοδιαγράμματος συχνά παράγεται πριν την ενημέρωση των δεδομένων στο Ρ6. Το καλύτερο είναι, το προσημειωμένο αντίγραφο να ετοιμάζεται με μια φυσική επιθεώρηση της εργασίας από κάποιον που γνωρίζει τη δουλειά αν και αυτό δεν είναι πάντα πιθανό. Είναι καλή πρακτική να κρατάτε ως διαχειριστές ένα αντίγραφο της καταγραφής ως αρχείο αναφοράς. Βεβαιωθείτε για την ημερομηνία καταγραφής. Συχνά μια αναφορά ενημέρωσης διανέμεται στους υπεύθυνους για τη διαδικασία ενημέρωσης της προόδου του έργου. Τότε θα μπορούσε να τοποθετηθεί μια αλλαγή σελίδας ανά υπεύθυνο και έτσι όταν τυπώνεται η αναφορά ο καθένας να παίρνει μόνο το αντίγραφο των δραστηριοτήτων για τις οποίες είναι υπεύθυνος. Αυτή η τακτική είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τα μεγάλα έργα. Στη συνέχεια τα συμπληρωμένα φύλλα της αναφοράς επιστρέφονται για εισαγωγή των δεδομένων στο λογισμικό. Επίσης άλλες μέθοδοι ηλεκτρονικής συλλογής των δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν όπως το σύστημα Primavera Timesheet ή συστήματα βασισμένα στο e-mail με επισυναπτόμενα αρχεία. Άσχετα με τη μέθοδο που χρησιμοποιείται, τα ίδια δεδομένα χρειάζονται συλλογή. Τέλος, συνίσταται ένα μόνο άτομο να ενημερώνει το χρονοδιάγραμμα. Υπάρχει μια πολύ υψηλή πιθανότητα για λάθη αν περισσότερα του ενός άτομα ενημερώνουν το χρονοδιάγραμμα. Ρυθμίσεις στο Project Workspace για την ενημέρωση ενός έργου με πόρους Οι ρυθμίσεις στο Project Workspace επιδρούν σε όλες τις δραστηριότητες ενός έργου. Όταν έχουμε περισσότερα του ενός έργα ανοιχτά, τότε οι ρυθμίσεις Default Project χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό όλων των ανοικτών έργων όταν αυτά χρονοδρομολογούνται ή εξισορροπούνται. Οι ρυθμίσεις του προκαθορισμένου έργου (Project Default) τίθενται στη φόρμα Set Default Project μέσα από το μενού Project Set Default Project Σημείωση: Δείτε την ενότητα MULTIPLE PROJECT SCHEDULING για περισσότερες λεπτομέρειες. Η καρτέλα Calculations στο Project Workspace περιέχει κάποιες σημαντικές προκαθορισμένες ρυθμίσεις για τους πόρους: Σχήμα 1 [5]
Δραστηριότητες (activities) Default Price/Unit for activities without resource Price/Unit. Όταν ένας πόρος δεν έχει τιμή μονάδας (rate) τότε δίνεται αυτή η προκαθορισμένη τιμή. Activity percent complete based on activitiy steps. Η λειτουργία για Step του Ρ6 επιτρέπει στις δραστηριότητες να διασπώνται σε τμήματα που αποκαλούνται Steps. Κάθε τμήμα αποκτά ένα αποδιδόμενο %complete όταν σημειώνεται ως ολοκληρωμένο. Το Physical % Complete πρέπει να επιλεγεί για να χρησιμοποιηθούν τα Steps. Απορυθμίζοντας την επιλογή Link Budget and At Completion for not started activities επιτρέπει την επανεκτίμηση του κόστους ή των ποσοτήτων ενώ διασφαλίζεται το Original Budget της δραστηριότητας. Αυτή η επιλογή αποσυνδέει επίσης την Original Duration από την At Completion Duration για τις δραστηριότητες που δεν ξεκίνησαν. Οι δύο επόμενες ρυθμίσεις: Reset Original Duration and Units to Remaining και Reset Remaining Duration and Units to Original καθορίζουν το πώς οι αρχικές διάρκειες και μονάδες ρυθμίζονται όταν η πρόοδος αφαιρείται από τις δραστηριότητες. Αναθέσεις Πόρων (Resource Assignmets) When updating Actual Units or Costs. Υπάρχουν δύο επιλογές: o Add Actual to Remaining. Όταν τα πραγματικά κόστη εισάγονται, τότε προστίθενται στα At Completion. o Subtract Actual from At Completion. Όταν τα πραγματικά κόστη εισάγονται, τότε τα At Completion δεν αλλάζουν και τα Το Complete μειώνονται κατά την αξία των πραγματικών. Αυτή είναι ίσως η προτιμότερη καθώς τα At Completion κόστη δεν αλλάζουν μέχρι να ξεπεραστούν από τα πραγματικά. Recalculate Actual Units and Costs when duration % Complete changes. Αυτή η επιλογή συνδέει το % Complete του Duration Type των δραστηριοτήτων με τα Actual και Το Complete, έτσι ώστε μια αύξηση του % complete θα αυξάνει τα Actual και θα μειώνει τα Το Complete. Update units when Costs change on resource assignmets o Με αυτή την επιλογή ενεργοποιημένη μια αλλαγή στα κόστη θα επαναϋπολογίζει τις μονάδες. o Με αυτή την επιλογή ανενεργή μια αλλαγή στα κόστη μπορεί να γίνει ανεξάρτητη με το εάν οι μονάδες αλλάζουν. Link Actual and Actual This Period Units and Costs. Όταν η επιλογή είναι ενεργοποιημένη, τότε όταν εισάγεται μια Actual This Period τότε το Actual to date θα υπολογίζεται από την αύξηση της αρχικής τιμής με την τιμή της Actual This Period. Όταν δεν είναι ενεργή τότε τα δύο πεδία αποσυνδέονται και μπορούν να μπουν διαφορετικές τιμές. Αυτή η επιλογή είναι γκρίζα αν το έργο δεν είναι ανοικτό και χρησιμοποιείται για να διορθώσει τα λάθη κατά την εισαγωγή δεδομένων. [6]
Activity Workspace Τύποι ποσοστών ολοκλήρωσης Υπάρχουν τρεις τύποι % Complete που μπορούν να ανατεθούν σε μια δραστηριότητα. Ο προκαθορισμένος τίθεται από τη ρύθμιση που βρίσκεται στην καρτέλα Default του Project Workspace. Physical Duration Units Αποδίδοντας τον προκαθορισμένο τύπο Percent Complete Ο προκαθορισμένος τύπος Percent Complete Type ανατίθεται στην καρτέλα Defaults στο Project Workspace και στη συνέχεια αποδίδεται στην κάθε δραστηριότητα που δημιουργείται. Αυτός μπορεί να αλλάξει οποτεδήποτε αλλά η αλλαγή θα επιδράσει μόνο τις νέες δραστηριότητες που θα δημιουργηθούν μετά την αλλαγή: Σχήμα 2 Από τη στιγμή που μια δραστηριότητα δημιουργηθεί, το Percent Complete Type μπορεί να αλλάξει στην καρτέλα General του Activity Workspace: Σχήμα 3 Κάθε Percent Complete Type έχει τη δική του στήλη δεδομένων. Υπάρχει επίσης μια Activity % Complete στήλη που είναι συνδεδεμένη και εμφανίζει την τιμή της Percent Complete στήλης που έχει αποδοθεί στη δραστηριότητα. Δείτε την παρακάτω εικόνα: Σχήμα 4 [7]
Ο τύπος Physical Percent Complete Μια δραστηριότητα που είναι τέτοιου τύπου μπορεί να δεχτεί τιμές στο πεδίο Physical % Complete ή στο Activity % Complete. Αυτό το πεδίο δεν έχει κάποια επίδραση και δεν συνδέεται ούτε με τα Resource Units είτε με τις Actual και Remaining διάρκειες της δραστηριότητας. Ο τύπος Physical Percent Complete χρησιμοποιείται όταν η πρόοδος μιας δραστηριότητας μετρείται εκτός Ρ6. Για παράδειγμα, μια δραστηριότητα που αντιπροσωπεύει την εγκατάσταση ενός καλωδίου και μετρείται με το μήκος του καλωδίου που εγκαταστάθηκε θα υπολογίζει το ποσοστό ολοκλήρωσης ως εξής: %Complete= Ποσότητα του καλωδίου που εγκαταστάθηκε / Συνολική ποσότητα του καλωδίου που θα εγκατασταθεί. Για παράδειγμα, η δραστηριότητα μπορεί να έχει μόνο εργατικά κόστη εγκατάστασης και έτσι αυτή η παράμετρος των εργατικών να μην έχει χρησιμοποιηθεί από το Activity%Complete. Επιπλέον, επειδή το ποσοστό ολοκλήρωσης της δραστηριότητας είναι βασισμένο στο μήκος του καλωδίου που εγκαταστάθηκε, τότε το Activity%Complete (η πρόοδος της εργασίας) μπορεί να συγκριθεί με το Units%Complete του πόρου (της ποσότητας των εργατικών που χρησιμοποιήθηκαν) που υπολογίζεται από τον τύπο: Units%Complete = Actual Units / At Completion Units Παρακάτω υπάρχει ένα παράδειγμα που παρουσιάζεται και στην ακόλουθη εικόνα: Το Activity Physical % Complete τίθεται ίσο με 50% Το Activity Units % Complete του 20% υπολογίζεται από το At Completion Units των 12:00 ωρών και των At Completion Units των 60:00 ωρών όχι από το Budget Units των 48:00 ωρών. Σχήμα 5 Έπειτα ένας δεύτερος πόρος προστίθεται και το Activity Units % Complete του 40% υπολογίζεται από την πρόσθεση των μονάδων των δύο πόρων Actual Units και At Completion Units: Activity Unit % Complete = Actual Laber Units / At Completion Laber Units Συνεπώς, 40%=(12+36)/(60+60) [8]
Σχήμα 6 Ο τύπος Duration Percent Complete Με αυτό τον τύπο υπάρχει μια σύνδεση μεταξύ των: Duration % Complete Original Duration Remaining Duration Ένα Duration%Complete μπορεί να εισαχθεί μόνο αφού μια πραγματική ημερομηνία έναρξης έχει αποδοθεί και η οποία θα πρέπει να είναι στο παρελθόν λαμβάνοντας υπόψη το Current Data Date. Μια αλλαγή σε μια παράμετρο θα αλλάζει την άλλη: Μια αλλαγή στο Duration % Complete θα αλλάξει το Remaining Duration Μια αλλαγή στο Original Duration ή στο Remaining Duration θα αλλάξει το Duration % Complete: Σχήμα 7 Το Actual Duration υπολογίζεται από τη διάρκεια της πραγματικής έναρξης μέχρι της ημερομηνίας ενημέρωσης. Το Units Percent Complete της δραστηριότητας ακόμη υπολογίζεται από τις μονάδες των πόρων. Ο τύπος Units Percent Complete Όταν είναι επιλεγμένος αυτός ο τύπος τότε: Η επιλογή δημιουργεί μια σύνδεση μεταξύ του Activity % Complete και του Units % Complete Το Duration % Complete υπολογίζεται από τη σχέση μεταξύ της Original Duration και της Actual Duration. [9]
Σχήμα 8 Χρησιμοποιώντας Βήματα (Steps) για τον υπολογισμό του ποσοστού ολοκλήρωσης της δραστηριότητας. Ένα ποσοστό ολοκλήρωσης μιας δραστηριότητας μπορεί να οριστεί μέσω της χρήσης Βημάτων. Ένα Βήμα είναι μια μετρήσιμη ή αναγνωρίσιμη εργασία που απαιτείται για να ολοκληρωθεί η δραστηριότητα. Συνοπτικά για να χρησιμοποιήσετε τα Βήματα πρέπει: Ένα πρότυπο Step να δημιουργηθεί επιλέγοντας Enterprise, Activity Step Template... για να ανοίξει η φόρμα Activity Step Templates. Προσθέστε όσα Βήματα χρειάζονται και αποδώστε σε αυτά τη βαρύτητα που θεωρείτε ότι έχουν ως ποσοστά ολοκλήρωσης. Επιλέξτε το κουτί ελέγχου Activity Percent Complete based on steps στο Project Workspace και στην καρτέλα Calculations. Επιλέξτε τον τύπο Physical ως % Complete Type για κάθε δραστηριότητα που μετρείται με Βήματα (από την καρτέλα General του Activity Workspace). Επιλέξτε την καρτέλα Steps στο χώρο Activity Workspace Μορφοποιείστε τις στήλες όπως επιθυμείτε να φαίνονται. Προσθέστε τον αριθμό Βημάτων που χρειάζεστε ή κάντε εισαγωγή από το πρότυπο Step Template. Εισάγετε τις περιγραφές που χρειάζονται. Εισάγετε το Step Weight έτσι ώστε το Step Weight Percent να αντανακλά την επιθυμητή τιμή του Βήματος. Επιλέξτε το κουτί ελέγχου Completed όταν το κάθε Βήμα ολοκληρώνεται και αυτό θα ενημερώνει το ποσοστό ολοκλήρωσης. Η Remaining Duration μπορεί να ενημερώνεται από το Step % Complete μέσω του Physical % Complete χρησιμοποιώντας το εργαλείο Global Change. Σχήμα 9 [10]
Ενημέρωση του Χρονοδιαγράμματος Προτιμήσεις, Προκαθορισμένες τιμές και Επιλογές για την ενημέρωση του έργου. Οι επιλογές που πρέπει να μελετηθούν και να ρυθμιστούν πριν την ενημέρωση ενός χρονοδιαγράμματος είναι: Λειτουργία Ερμηνεία % Complete Type Προτιμότερος τύπος είναι ο Physical % Complete όταν οι πόροι είναι τύπου εργασίας. Αυτός επιτρέπει το ποσοστό των παραδοτέων που ολοκληρώνονται να μετρηθούν ανεξάρτητα από τους πόρους που επιτελούν την εργασία, επιτρέποντας έτσι τη σύγκριση των παραδοτέων που ολοκληρώνονται έναντι των πόρων που καταναλώθηκαν. Activity Type Οι δραστηριότητες με γνωστές διάρκειες θα πρέπει να ρυθμίζονται ως Task Dependent και θα χρησιμοποιούν το ημερολόγιο των δραστηριοτήτων (όχι των πόρων) για τον υπολογισμό της ημερομηνίας λήξης της δραστηριότητας. Οι δραστηριότητες τύπου Resource Dependent θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο αν υπάρχουν ζητήματα διαθεσιμότητας των πόρων που επιλύονται μόνο με τη χρήση των ημερολογίων των πόρων. Οι τύποι Level of Effort και WBS είναι χρήσιμοι αλλά πρέπει να αποφεύγονται από τον αρχάριο χρήστη καθώς προσθέτουν ένα επιπλέον επίπεδο πολυπλοκότητας που δεν χρειάζεται. Καρτέλα Project Η καρτέλα Calculations στο Project Workspace θέτει Workspace κάποιες σημαντικές ρυθμίσεις των πόρων που θα πρέπει Calculation να επιθεωρηθούν, κατανοηθούν και ρυθμιστούν έτσι ώστε το χρονοδιάγραμμα να υπολογίζει με τον επιθυμητό τρόπο. Η επιλογή Link Actual and Actual This Period Units and Cost θα πρέπει να επιλεγεί αν σκοπεύετε να αποθηκεύετε την περίοδο απόδοσης. Duration Type Η προτιμότερη επιλογή είναι η Fixed Duration and Units επειδή η εκτίμηση για την ολοκλήρωση δεν αλλάζει από την αλλαγή της διάρκειας της δραστηριότητας ή των Units/Time. Αυτός ο τύπος θέτει επίσης την επιλογή Resource Assignments στην καρτέλα User Preferences, Resource Analysis την τιμή Recalculate the Units, Duration, and Units/Time for existing assignments based on the activity Duration Type. Timesheets Τα φύλλα χρόνου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την Resource Cost Calculation ενημέρωση των πραγματικών τιμών κάποιων πόρων. Τα κόστη των πόρων μπορούν να υπολογιστούν από τις τιμές μονάδας των πόρων για κάθε ξεχωριστή ανάθεση τους. Κάθε ανάθεση πόρων έχει ένα πεδίο με τίτλο Cost Units [11]
Καρτέλα Resource Workspace Details Advanced Schedule Options Steps Linked. Όταν αυτό επιλέγεται τα κόστη υπολογίζονται από τις μονάδες πόρων. Η επιλογή Calculate costs from units στην καρτέλα Resource Workspace, Details θέτει την προκαθορισμένη τιμή για τη ρύθμιση Cost Units Linked για τις νέες αναθέσεις πόρων. Τα δύο πεδία δεν συνδέονται και η ανάθεση πόρων μπορεί να αλλάξει ανά πάσα στιγμή. Auto Compute Actuals Αυτό το πεδίο είναι συνδεδεμένο με όλες τις αναθέσεις πόρων. Όταν είναι επιλεγμένο για έναν πόρο, τότε το Ρ6 υπολογίζει τα Actuals Units και Remaining Units χρησιμοποιώντας τα Budgeted Units και το ποσοστό ολοκλήρωσης της δραστηριότητας. Αυτή η επιλογή μπορεί να υπερκεραστεί από την εφαρμογή της επιλογής Auto Compute Actuals της δραστηριότητας. Calculate costs from units Υπάρχει ένα πεδίο διαθέσιμο όταν ένας πόρος έχει αποδοθεί σε μια δραστηριότητα με τίτλο Cost Units Linked. Με αυτή την επιλογή τα κόστη για έναν πόρο υπολογίζονται από το Resource Units/Time όταν ο πόρος προστίθεται σε μια δραστηριότητα και όποτε αλλάζουν οι μονάδες του πόρου. Μια από τις πιο σημαντικές επιλογές για επισκόπηση είναι η When Scheduling progressed activities use επιλογή καθώς επιδρά στον τρόπο χειρισμού της ακολουθίας προόδου. Αυτή η επιλογή πρέπει να επιθεωρηθεί για να διασφαλιστεί η κατανόηση του τι γίνεται όταν το χρονοδιάγραμμα επαναϋπολογίζεται. Η προτεινόμενη επιλογή είναι η Retained Logic καθώς δίνει ένα πιο συμβατικό χρονοδιάγραμμα και εκείνες οι σχέσεις που χρειάζονται τροποποίηση πρέπει να τροποποιηθούν για να αντανακλούν τη διατήρηση της λογικής όπως απαιτείται. Αν έχετε αποφασίσει τη χρήση Βημάτων για την ενημέρωση ενός χρονοδιαγράμματος τότε στην καρτέλα Project Workspace Calculations θα πρέπει να έχετε την επιλογή Activity Percent Complete based on activity steps ενεργή και η δραστηριότητα να έχει τον τύπο Physical % Complete Type στην καρτέλα General του Activity Workspace της δραστηριότητας. Updating Dates and Percentage Complete Το χρονοδιάγραμμα θα πρέπει πρώτα να ενημερωθεί όπως ενημερώνεται ένα χρονοδιάγραμμα χωρίς πόρους, δηλαδή: Εισάγονται οι Πραγματικές ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης των δραστηριοτήτων που ολοκληρώθηκαν. Εισάγονται η Πραγματική Έναρξη, το Ποσοστό Ολοκλήρωσης και /ή Remaining Duration για τις δραστηριότητες που είναι σε πρόοδο. [12]
Αλλάξτε τη Λογική, τους Περιορισμούς και τις Διάρκειες για τις δραστηριότητες που δεν ξεκίνησαν (αν χρειάζεται!) Πριν την ενημέρωση καλό θα ήταν να ελεγχθούν τα % Complete και % Complete Type για να διασφαλιστεί ότι οι Actuals και Remaining διάρκειες και τα κόστη και οι μονάδες θα υπολογιστούν όπως απαιτείται. Αυτό θα μπορούσε να γίνει από τη ρύθμιση των προκαθορισμένων ρυθμίσεων του έργου κατά τη δημιουργία τους και προσαρμόζοντας τις ρυθμίσεις καθώς οι δραστηριότητες θα προστίθενται και οι πόροι θα αποδίδονται. Ενημέρωση Πόρων Υπάρχουν πολλές επιλογές διαθέσιμες για τον υπολογισμό των δεδομένων των πόρων. Από αυτές θα παρουσιαστούν κάποιες που υποστηρίζει το Ρ6. Οι μονάδες των πόρων και των κοστών μπορούν να ενημερωθούν ως εξής: Εκτιμώντας την πρόοδο αυτόματα, μέσω μιας διαδικασίας που ονομάζεται Applying Actuals Εισάγοντας τα δεδομένα χρησιμοποιώντας την καρτέλα Resource στο Activities Workspace Εισάγοντας τα δεδομένα στη δεξιά πλευρά της καρτέλας General στο χώρο Activities Workspace Καρτέλα Resource Η καρτέλα αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ενημέρωση των Units του πόρου (και του κόστους αν οι μονάδες και τα κόστη έχουν αποσυνδεθεί μέσω του πεδίου Cost Units Linked). Έπειτα μπορεί να δημιουργηθεί ένα layout για ενημέρωση με τις κατάλληλες στήλες όπως πιο κάτω: Σχήμα 10 Η καρτέλα Status Τo δεξί μέρος της καρτέλας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ενημέρωση των πόρων. Όταν υπάρχει ένας μόνο πόρος τότε υπάρχει ευθεία σύνδεση μεταξύ της φόρμας και των τιμών που αποδίδονται στον πόρο. Όταν υπάρχουν περισσότεροι του ενός πόροι τότε θα υπάρχει μια αναλογική μεταβολή σε όλες τις τιμές των πόρων όπου γίνεται αλλαγή στη φόρμα. Εφαρμόζοντας τα Πραγματικά (Applying Actuals) Αυτή η λειτουργία αυτόματα: Ενημερώνει τις δραστηριότητες με πόρους σαν να πήγαν όλα σύμφωνα με το σχέδιο και ενημερώνει μόνο τις δραστηριότητες με αλλαγή της ημερομηνίας ενημέρωσης. Μπορεί να εφαρμοστεί στο Primavera Timesheet Για να χρησιμοποιηθεί η επιλογή: Επιλέξτε Tools, Apply Actuals... για να ανοίξει η αντίστοιχη φόρμα Εισάγετε τη νέα Data Date και κάντε κλικ στο πλήκτρο Apply [13]
Αν περισσότερα του ενός έργα είναι ανοικτά τότε πιθανώς να χρειάζονται διαφορετικές ημερομηνίες ενημέρωσης. Η δραστηριότητα θα πρέπει να έχει το πεδίο Auto Compute Actuals επιλεγμένο για να εφαρμοστεί η αυτόματη ενημέρωση. Όταν το πεδίο αυτό δεν είναι επιλεγμένο τότε μόνο οι πόροι που έχουν το αντίστοιχο πεδίο Auto Compute Actuals επιλεγμένο στο χώρο Resource Workspace θα ενημερωθούν. Αν ένας πόρος είναι επιλεγμένος και ένας άλλος δεν είναι τότε ο επιλεγμένος θα ενημερωθεί και ο μη επιλεγμένος θα καθυστερήσει μέχρι την Current Data Date. Υπάρχουν κάποια σημαντικά ζητήματα με τη χρήση της Apply Actuals που πρέπει να κατανοηθούν: Μόνο οι δραστηριότητες με πόρους ενημερώνονται, συνεπώς αυτές που δεν έχουν πόρους χρειάζονται ενημέρωση με το χέρι (manually). Η λειτουργία Apply Actuals δεν δουλεύει με τον ίδιο τρόπο όπως η Update Project του MS Project που ενημερώνει τις δραστηριότητες ασχέτως της ανάθεσης πόρων. Η λειτουργία Apply Actuals ενημερώνει μόνο τις δραστηριότητες με πόρους και όχι τις υπόλοιπες όπως π.χ. τα ορόσημα. Σημείωση: γι αυτό με την εισαγωγή της Progress Spotlight δεν υπάρχει ανάγκη για τη χρήση της Apply Actuals για την αυτόματη ενημέρωση. Σχήμα 11 Ενημέρωση Εξόδων (expenses) Τα έξοδα ενημερώνονται με τρόπο παρόμοιο με αυτό των πόρων και δεν χρειάζεται ιδιαίτερη παρουσίαση. Αποθήκευση Περιόδων Απόδοσης Αυτή η νέα λειτουργία μας επιτρέπει: Τη δημιουργία οικονομικών περιόδων καθορισμένων από το χρήστη, π.χ. μηνιαίων ή εβδομαδιαίων. [14]
Τη δυνατότητα να καταγράφονται τα πραγματικά και τα αποκτημένα κόστη και ποσότητες για κάθε περίοδο. Συνεπώς, τα πραγματικά κόστη και οι ποσότητες που θα εκτείνονται σε περισσότερες της μιας περιόδου θα αντανακλώνται με ακρίβεια ανά περίοδο σε όλες τις αναφορές. Αν η Store Period Performance δεν χρησιμοποιείται τότε τα πραγματικά διασπείρονται ισοδύναμα σε όλη την πραγματική διάρκεια της δραστηριότητας, κάτι που μπορεί να είναι ακριβές. Αυτές οι περίοδοι εφαρμόζονται σε όλα τα έργα της βάσης του Ρ6. Τα βήματα για την αποθήκευση των περιόδων απόδοσης είναι: Βεβαιωθείτε ότι ως χρήστης έχετε τα απαραίτητα καθολικά δικαιώματα για Edit Financial Period Dates, Store Period Performance και Edit Period Performance όταν τα πραγματικά δεδομένα θα πρέπει να τροποποιηθούν. Ανοίξτε το κατάλληλο έργο και βεβαιωθείτε ότι η Link Actual and Actual This Period Units and Cost είναι επιλεγμένη, επιλέξτε την καρτέλα Calculations στο Projects Workspace και κάντε το απαραίτητο κλικ. Αυτή η επιλογή θα είναι γκρίζα αν δεν ανοίξατε το έργο. Θέστε τις Financial Periods επιλέγοντας Admin, Financial Periods που θα ανοίξει την αντίστοιχη φόρμα. Σχήμα 12 Για να αποθηκεύσετε την περίοδο απόδοσης επιλέξτε Tools, Store Period Performance για να ανοίξει η αντίστοιχη φόρμα, στη συνέχεια επιλέξτε τα έργα για τα οποία ενδιαφέρεστε και κάντε κλικ στο πλήκτρο Store Now. Σχήμα 13 [15]
Τελικώς αυτά τα αποτελέσματα μπορούν να φανούν και να τροποποιηθούν στις στήλες Past Period Actuals του παραθύρου Resource Assignments, της καρτέλας Activity Details Resources και του πίνακα Activity Table. ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΝΟΣ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΜΕ ΠΟΡΟΥΣ... 2 Κατανόηση των τιμών Budget και Baselines... 3 Τιμές Κόστους και Μονάδων Budget... 3 Έργο Baseline και Τιμές... 3 Κατανόηση της ημερομηνίας ενημέρωσης (Current Data Date)... 3 Η πληροφορία που απαιτείται για την ενημέρωση ενός χρονοδιαγράμματος με πόρους... 4 Πρόσθετες Συμβουλές... 5 Ρυθμίσεις στο Project Workspace για την ενημέρωση ενός έργου με πόρους... 5 Activity Workspace Τύποι ποσοστών ολοκλήρωσης... 7 Χρησιμοποιώντας Βήματα (Steps) για τον υπολογισμό του ποσοστού ολοκλήρωσης της δραστηριότητας.... 10 Ενημέρωση του Χρονοδιαγράμματος... 11 Updating Dates and Percentage Complete... 12 Ενημέρωση Εξόδων (expenses)... 14 Αποθήκευση Περιόδων Απόδοσης... 14 [16]