Το i-docs είναι μζλοσ του:

Agenda i-docs: Εταιρικό Προφίλ Ειςαγωγή ςτην Ηλεκτρονική Σιμολόγηςη My E-invoices (εξερχόμενα & ειςερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια) My E-invoices - Insights My E-invoices - Σεχνολογικά Χαρακτηριςτικά & Τλοποίηςη My E-invoices Πλεονεκτήματα υμπεράςματα 2

Διαχείριςη Επικοινωνίασ με τουσ Πελάτεσ Θ Forrester ορίηει ωσ Διαχείριςη Επικοινωνίασ με τουσ Πελάτεσ (CCM - Customer Communications Management) εφαρμογζσ οι οποίεσ: Χρθςιμοποιοφνται για ςφνθεςη (composition), μορφοποίηςη (formatting), προςωποποίηςη (personalization), και διανομή (distribution) περιεχομζνου ώςτε να υποςτθρίξουν τθν ζντυπη και ηλεκτρονική επικοινωνία με τουσ πελάτεσ και να βελτιώςουν το επίπεδο του customer experience 3 * The Forrester Wave : Document Output For Customer Communications Management, Q2 2009

Σι είναι το i-docs Σο i-docs είναι διεθνζσ λογιςμικό εφαρμογϊν BSS (Business Support System) ειδικά ςχεδιαςμζνων για να καλφψουν τισ ανάγκεσ Διαχείριςθσ των Επικοινωνιϊν με τουσ Πελάτεσ (CCM) Σραπεηικϊν Οργανιςμϊν, Εταιρειϊν Σθλεπ/νιϊν και άλλων οργανιςμϊν ---------------- Με το i-docs, κακιερϊνουν διάφορα κανάλια επικοινωνίασ με τουσ τελικοφσ πελάτεσ: (θλεκτρονικά / ζντυπα) τιμολόγια λογαριαςμοί, ενθμερωτικά μθνφματα, Loyalty ---------------- Οι πελάτεσ μασ βαςίηονται ςτο i-docs για να διαφυλάξουν τθν επιχειρθςιακι τουσ ςυνζχεια (business continuity) και να διαχειριςτοφν τεράςτιουσ όγκουσ ευαίςκθτων δεδομζνων ςε ζνα αςφαλζσ περιβάλλον 4

Μζλοσ τησ Ideal S.A. Open Software Solutions Enterprise Security Key International Partnerships 5

i-docs Διεθνζσ Λογιςμικό 6

Ενδεικτικό πελατολόγιο International Partnership Strategic Alliance International Partnership International Partnership 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 First Going-Live Code Name: Bill Bridge Fixed Telephony Converging 7 Frame Agreement Frame Agreement

Βζλτιςτη διαδικαςία διαχείριςησ επικοινωνίασ Import Process Export Process Input Applications XML to Repository Document Repository EBPP e-statements Document Composition e-mail. SMS alerts Data Preparation Data Collection Data Validation Data Enrichment Output Management. Printing CCAs Branches POS End-Customers B2B B2C Digital Signing Time Stamping Finishing (enveloping) 8 Optimized Customer Communication Management Postal Services

Ενδεικτικζσ λφςεισ για τιμολόγια - λογαριαςμοφσ Μεταςχθματιςμοί δεδομζνων Ζλεγχοσ αξιοπιςτίασ δεδομζνων (validation) Προθγμζνοι υπολογιςμοί Προςωποποίθςθ - Εξατομίκευςθ DOCUMENT COMPOSITION Ενεργό Περιεχόμενο Ιςτορικότθτα Νόμιμεσ Επαν-εκτυπϊςεισ Βζλτιςτθ αρχειοκζτθςθ Οικονομία πόρων Πολλαπλοί τρόποι αναηιτθςθσ - ανάκτθςθσ DOCUMENT STORAGE Portal χρθςτϊν Ανάλυςθ εξόδων Ad-hoc αναηθτιςεισ Διαχείριςθ αμφιςβθτιςεων Διαχείριςθ προφίλ ON-LINE DATA PRESENTEMENT aka ExPP Paperless Solution Θλεκτρονικζσ υπογραφζσ Τπθρεςίεσ ενθμερϊςεων - υπενκυμίςεων WYSIWYG Service Τπθρεςίεσ εγγραφισ E-INVOICES E-STATEMENTS Δθμιουργία εκτυπϊςιμου format (PS, AFP etc) Αυτοματοποίθςθ εκτφπωςθσ - εμφακζλωςθσ υν-εμφακζλωςθ Sorting & Grouping Αναφορζσ PRODUCTION PRINTING Λιψθ εγγράφων από διάφορα κανάλια Τποςτιριξθ πολλαπλϊν formats Αποτελεςματικι αρχειοκζτθςθ και ανάκτθςθ EDI διαςφνδεςθ με τρίτα ςυςτιματα (B2B) DOCUMENT RECEPTION & EDI 9

Σι είναι Ηλεκτρονική Σιμολόγηςη Θ αντικατάςταςθ των παραδοςιακϊν χάρτινων τιμολογίων με θλεκτρονικά που προςφζρει πολλαπλά οφζλθ για τουσ εκδότεσ, τουσ παραλιπτεσ και τισ ελεγκτικζσ αρχζσ. Πρόκειται για paperless διαδικαςία: Ηλεκτρονικι ζκδοςθ (χωρίσ μελάνι, χαρτί και εκτφπωςθ) Ηλεκτρονικι ταχφτατθ διαβίβαςθ (χωρίσ χριςθ ταχυδρομικών υπθρεςιών) Αυτοματοποιθμζνθ επεξεργαςία, με ακρίβεια και οικονομικά Ηλεκτρονικι αποκικευςθ και ευκολία αναηιτθςθσ Απαιτοφμενα για Ηλεκτρονική Σιμολόγηςη (ΕΛΛΑΔΑ): 1. υμφωνία αποδοχισ τουσ από τον παραλιπτθ - πελάτθ 2. Σο θλεκτρονικό πρζπει να είναι ακριβζσ αντίγραφο με το χάρτινο τιμολόγιο 3. Θ αυκεντικότθτα του διαςφαλίηεται με τθν θλεκτρονικι υπογραφι (Ελλάδα -> ΕΑΔΦ) 4. Αρχειοκετοφνται θλεκτρονικά για ςκοποφσ νομιμότθτασ 5. Διαβιβάηονται θλεκτρονικά μαηί με τα αρχεία a.txt & b.txt 11

Νομικό Πλαίςιο ΕΤΡΩΠΗ Εννοιολογικι κεμελίωςθ Θλεκτρονικϊν Τπογραφϊν -> Οδηγία 1999/93/ΕΚ Κακιζρωςθ των Προθγμζνων Θλεκτρονικϊν Τπογραφϊν ωσ μζςου διαςφάλιςθσ των Θλεκτρονικϊν Σιμολογίων -> Οδηγία 2001/115/ΕΚ ΕΛΛΑΔΑ Ενςωμάτωςθ Ευρωπαϊκισ νομοκεςίασ για τισ Θλεκτρονικζσ Τπογραφζσ -> Προεδρικό Διάταγμα 2001/150 Αναγνϊριςθ Θλεκτρονικϊν Τπογραφϊν για Θλεκτρονικι Σιμολόγθςθ -> Νόμοσ 2003/3193 Κακιζρωςθ Ε.Α.Δ.Φ... (Φορολογικόσ Μθχανιςμόσ) για δθμιουργία Θλεκτρονικϊν Τπογραφϊν -> ΠΟΛ. 1049/21-03-06 12

ΠΟΛ. 1049/21-03-06 Θ γνθςιότθτα τθσ προζλευςθσ και θ ακεραιότθτα των δεδομζνων του περιεχομζνου του τιμολογίου που εκδίδεται μθχανογραφικά και διαβιβάηεται με θλεκτρονικά μζςα, από τον επιτθδευματία τθσ παραγράφου 1 του άρκρου 2 του ΚΒ (Π.Δ. 186/1992) ι εξ ονόματόσ του και για λογαριαςμό του από τα πρόςωπα που ορίηονται από τισ διατάξεισ τθσ παραγράφου 1 του άρκρου 18α του ίδιου Κϊδικα, για τθν παράδοςθ αγακϊν ι παροχι υπθρεςιϊν που πραγματοποιοφνται από αυτόν είτε ςτο εςωτερικό τθσ χϊρασ είτε ςε άλλα κράτθ μζλθ τθσ Ευρωπαϊκισ Ζνωςθσ είτε ςε τρίτθ χϊρα και είναι εγκατεςτθμζνοι ςτο εςωτερικό τθσ χϊρασ, υποχρεωτικά διαςφαλίηεται μζςω Προθγμζνθσ Αςφαλοφσ Θλεκτρονικισ Ψθφιακισ φνοψθσ που δθμιουργείται μζςω τθσ χριςθσ εγκεκριμζνου μοντζλου Ειδικισ Αςφαλοφσ Διάταξθσ ιμανςθσ τοιχείων, όπωσ προβλζπεται από τισ διατάξεισ των ΑΤΟΟ 1051082/549/0015/ ΠΟΛ 1082/2-6- 2003 και ΑΤΟΟ 1100772/1474/0015/ΠΟΛ 1135/ 26-10-2005. Για τουσ ςκοποφσ τθσ θλεκτρονικισ διαβίβαςθσ των κατά τα ανωτζρω εκδιδομζνων τιμολογίων, υποχρεωτικά αποςτζλλονται τα θλεκτρονικά αρχεία των δεδομζνων του περιεχομζνου του τιμολογίου (αρχείο «*_a.txt») και τθσ ψθφιακισ ςιμανςθσ (αρχείο «*_b.txt»). Όταν τα τιμολόγια τα οποία ζχουν εκδοκεί με χειρόγραφο τρόπο ι νομίμωσ χωρίσ τθ χριςθ Ειδικισ Αςφαλοφσ Διάταξθσ ιμανςθσ τοιχείων, αποκθκεφονται και διαφυλάςςονται ςε θλεκτρονικι μορφι ωσ ςτοιχεία του Κ.Β.. ι ωσ δικαιολογθτικά εγγραφισ, τότε θ γνθςιότθτά τουσ και θ ακεραιότθτα των δεδομζνων τουσ, υποχρεωτικά διαςφαλίηεται μζςω Προθγμζνθσ Αςφαλοφσ Θλεκτρονικισ Ψθφιακισ φνοψθσ που δθμιουργείται μζςω χριςθσ εγκεκριμζνου μοντζλου Ειδικισ Αςφαλοφσ Διάταξθσ ιμανςθσ τοιχείων. Οι τεχνικζσ λεπτομζρειεσ και οι διαδικαςίεσ τθσ περίπτωςθσ αυτισ κα κακοριςκοφν με νεότερθ Τπουργικι Απόφαςθ. 13

Προοπτική Ηλεκτρονικήσ Σιμολόγηςησ τθν Ευρϊπθ από τθν εφαρμογι τθσ Θλεκτρονικισ Σιμολόγθςθσ προβλζπεται 1 : υνολικι μείωςθ κόςτουσ (δθμόςιοσ και ιδιωτικόσ τομζασ) 243 διςεκατομμφρια ανά ζτοσ τθν Ελλάδα κάκε ζτοσ διακινοφνται περιςςότερα από 200εκ. τιμολόγια αλλά Θ διείςδυςθ τθσ Θλεκτρονικισ τιμολόγθςθσ ςιμερα είναι μικρότερθ από 5% 2 1 European Commission Informal Task Force on e-invoicing, Final Report, 07.2007 2 Έρευνα ELTRUN Οικονομικό Πανεπιςτιμιο Ακθνών, 11.2010 14

Ηλεκτρονικό vs Χάρτινο τιμολόγιο Παραδοςιακά Τιμολόγια 2-4 days 2 Ηλεκτρονικά Τιμολόγια 15

Ηλεκτρονικό vs Χάρτινο τιμολόγιο 16

ημαντικότερα Οφζλη Ηλ. Σιμολόγηςησ Δραματικι μείωςθ κόςτουσ από τθν διακοπι χριςθσ χάρτινων τιμολογίων 17 Μελάνια και υλικά εκτφπωςθσ Χαρτί και υλικά εμφακζλωςθσ Κόςτοσ αποςτολισ (ταχυδρομείο, courier) Αυτοματοποίθςθ διαδικαςιϊν που ςυνεπάγεται Εξάλειψθ λακϊν Εξοικονόμθςθ χρόνου Άμεςθ διαβίβαςθ τιμολογίων ςε αντίκεςθ με τα παραδοςιακά (5-7 θμζρεσ) : Σαχφτερθ ενθμζρωςθ οφειλϊν προσ τουσ παραλιπτεσ Βελτίωςθ cash flow Βελτίωςθ εξυπθρζτθςθσ πελατϊν Θλεκτρονικι Αρχειοκζτθςθ Βελτίωςθ εςωτερικϊν διαδικαςιϊν και εξοικονόμθςθ χρόνου Αποτελεςματικότερθ διεξαγωγι ελζγχων Προςταςία περιβάλλοντοσ και βελτίωςθ τθσ επιχειρθματικισ εικόνασ (Corporate Image)

My E-Invoices 19

My E-invoices the total solution Αυτόματθ φνκεςθ Σιμολογίου Θλεκτρονικι Αρχειοκζτθςθ Ζλεγχοσ δεδομζνων Προςωποποίθςθ Marketing Οικονομία πόρων Άμεςθ ανάκτθςθ (Web Viewer) Up-sell & crosssell Μθνφματα όχλθςθσ Νόμιμεσ επανεκτυπϊςεισ Ζλεγχοσ Αρχϊν Εξερχόμενα Σιμολόγια Διαβίβαςθ Άμεςθ αποςτολι με email (PDF, a.txt, b.txt) EDI αυτόματθ ειςαγωγι ςε 3 α ςυςτιματα (ERP) Αναφορζσ παράδοςθσ - ανάγνωςθσ Πρόςβαςθ ςτα τιμολόγια Value Added Services Portal πελατϊν Τπθρεςίεσ υπενκφμιςθσ (email, SMS) Διαχείριςθ Αμφιςβθτιςεων Τπθρεςίεσ εγγραφισ 20 Ειςερχόμενα Σιμολόγια Λιψθ εγγράφων από διάφορα κανάλια Τποςτιριξθ πολλαπλϊν formats Αποτελεςματικι αρχειοκζτθςθ και ανάκτθςθ Θλεκτρονικά (EDI, email fax server) Scanning Tech Metadata κριτιρια αναηιτθςθσ EDI διαςφνδεςθ με τρίτα ςυςτιματα (ERP)

Ενδεικτικά Χαρακτηριςτικά (Εκδότεσ) Όλα τα παραγόμενα τιμολόγια αρχειοκετοφνται Μόνο τα τιμολόγια που απευκφνονται ςε παραλιπτεσ εγγεγραμμζνουσ για θλεκτρονικι τιμολόγθςθ κα διαβιβαςτοφν με email (μαηί με α.txt & β.txt) Σα θλεκτρονικά τιμολόγια μποροφν να υπογραφοφν και θλεκτρονικά μα προθγμζνο ψθφιακό πιςτοποιθτικό Εναλλακτικά, για λόγουσ αςφάλειασ, το θλεκτρονικό τιμολόγιο μαηί με τα αρχεία txt μποροφν να παρζχονται ςτο email μζςω link που οδθγεί ςε αυκεντικοποίθςθ του παραλιπτθ (username, password) Σο λογιςτιριο και το τμιμα Εξυπθρζτθςθσ Πελατϊν μποροφν ανά πάςα ςτιγμι να: Ελζγξουν ποια emails δεν ζχουν παραδοκεί κακϊσ και το λόγουσ αποτυχίασ Ελζγξουν ποια emails δεν ζχουν αναγνωςτεί από τουσ παραλιπτεσ Αποςτείλουν υπενκυμίςεισ (email, SMS) Διευκετιςουν Σακτοποιιςουν τουσ λογαριαςμοφσ με τουσ πελάτεσ εφκολα και αυτοματοποιθμζνα μζςω λιψθσ ερωτιςεων αμφιςβθτιςεων και δυνατότθτεσ workflow 21

Ενδεικτικά Χαρακτηριςτικά (Παραλήπτεσ) Δυνατότθτα εγγραφισ ςτθν υπθρεςία θλεκτρονικισ τιμολόγθςθσ με διάφορουσ τρόπουσ θλεκτρονικά (ςυμπεριλαμβανομζνου του self-registration) Σοπικι αρχειοκζτθςθ των τιμολογίων που λαμβάνονται θλεκτρονικά ι ανακτϊνται μζςω του portal πελάτθ Σα θλεκτρονικά τιμολόγια μποροφν αν γίνουν αποδεκτά ι να αμφιςβθτθκοφν Αποδοχι του τιμολογίου ςθμαίνει ότι αυτό κεωρείται ζγκυρο Αμφιςβιτθςθ ςθμαίνει ότι ο παραλιπτθσ δφναται να επικοινωνιςει με αυτόματο τρόπο με τον εκδότθ υποβάλλοντασ ςχόλια ερωτιςεισ με δυνατότθτεσ για παρακολοφκθςθ και workflow Δυνατότθτα πρόςκετθσ αςφάλειασ με πρόςβαςθ ςτα διαβιβαηόμενα τιμολόγια μόνο κατόπιν ειςαγωγισ ονόματοσ και κωδικοφ χριςτθ 22

Ροή My E-invoices Specific portal or Integrated to issuer s website Local or hosted XML to Repository e-mail Notification (PDF invoice - a.txt /b.txt attached or via link) Issuer s Input Applications. Web Service (in) Validation PDF to be signed Mapping Composition Enrichment Rules - Stats - Graphs. Digital Signing Time Stamping Final Document e-invoices / e-statements process 23 Web Service (out) CCAs Accounting Legal Audit Recipients B2B, B2C

My E-invoices περιβάλλον εργαςίασ 25

My E-invoices αρχειοθζτηςη & ανάκτηςη..επιςκόπηςη..νόμιμη εκτφπωςη ή αντίγραφο..μετατροπή (ςε XLS, CSV, etc.)..αποςτολή με email Not provided for Confidentiality purposes 26

My E-invoices Portal πελατών One-click away Δενδρικι μορφι αναηιτθςθσ παρουςίαςθσ τιμολογίων Επιςιμανςθ μθ αναγνωςμζνων τιμολογίων Ευκολία αναηιτθςθσ (thumbnails) Αποκικευςθ Διαχείριςθ προφίλ Επικοινωνία με Εκδότθ (interactivity) Εκτφπωςθ Περιοχι επιςκόπθςθσ 27

My E-invoices Διαςφνδεςη (portal) Τπθρεςίεσ ενθμζρωςθσ Διαχείριςθ προφίλ Όροι χριςθσ υπθρεςίασ & αποδοχι Λιψθ e-invoice 28

Τπηρεςίεσ διαβίβαςησ - ενημζρωςησ Μζςω Email & SMS Ζνα email για πολλαπλά τιμολόγια Σιμολόγιο PDF & a.txt & b.txt ςυννθμζνα ςε zip ι μζςω Link Email body παρζχει διάφορεσ πλθροφορίεσ (πχ. ποςό οφειλισ, λιξθ πλθρωμισ, μθνφματα όχλθςθσ) Προςωποποιθμζνα banners Προςωποποιθμζνα μθνφματα Γλϊςςα ανάλογα με το προφίλ παραλιπτθ 29

Ζλεγχοσ παράδοςησ ανάγνωςησ (email - SMS) Θμερομθνία ζκδοςθσ αποςτολισ Είδοσ τιμολογίου Αν θ παράδοςθ του email απζτυχε, ο λόγοσ καταγράφεται τοιχεία αναγνϊριςθσ (πχ. ΑΦΜ, επωνυμία) Πολλαπλζσ διευκφνςεισ αποςτολισ των E-invoices Ζλεγχοσ κατάςταςθσ παράδοςθσ και ανάκεςθ ενεργειϊν ςτο αρμόδιο τμιμα (workflow) 30

Προςωποποίηςη ηλεκτρονικοφ τιμολογίου 31

Προςωποποίηςη ηλεκτρονικοφ τιμολογίου Page 4 Info you asked for Info you asked for Page 1 32 Page 3

Ηλεκτρονική Τπογραφή (προαιρετική) Θ υπογραφι των τιμολογίων με χριςθ προθγμζνου ψθφιακοφ πιςτοποιθτικοφ αποδεικνφει: Ο εκδότθσ του θλ. τιμολογίου μπορεί να αναγνωριςτεί (Authenticity) Σο θλ. τιμολόγιο δεν ζχει παραχαραχκεί αλλαχκεί χωρίσ ενθμζρωςθ (Integrity) Ο υπογράφων το θλ. τιμολόγιο δεν μπορεί να το απαρνθκεί (Non repudiation) 33

Ενδεικτικά τεχνικά χαρακτηριςτικά Σο γραφικό περιβάλλον υποςτθρίηει πολλζσ γλϊςςεσ Χριςθ προθγμζνων ψθφιακϊν πιςτοποιθτικϊν αν απαιτείται Θ εφαρμογι είναι 100% web Παρζχεται με 2 βαςικά layers Σο εςωτερικό Layer για το λογιςτιριο, νομικό τμιμα και τμιμα εξυπθρζτθςθσ πελατϊν Σο εξωτερικό Layer για τουσ παραλιπτεσ (κατ απαίτθςθ) Θ λφςθ είναι full XML enabled με native XML database Χρθςιμοποιεί τθσ VeriSign s CA για πιςτοποίθςθ θλεκτρονικϊν υπογραφϊν 35

Overview: εξερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια Θ λφςθ παρζχει: φννομθ δθμιουργία θλεκτρονικϊν τιμολογίων Διαβίβαςθ με e-mail φννομθ αρχειοκζτθςθ Εφκολθ ανάκτθςθ και επανεκτφπωςθ ERP 36

Ροή: εξερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια 1. Σο ERP δθμιουργεί ζνα αρχείο τιμολογίου, αποςτζλλει το pdf αρχείο ςτο filesystem και επίςθσ ςτο ΕΑΔΦ (virtual printer) 2. Σο ΕΑΔΦ δθμιουργεί τα αρχεία *_a.txt & *_b.txt για κάκε ζγγραφο που λαμβάνει από το ERP 3. Σο i-docs ενεργοποιείται (import/export) κάκε φορά που ζνα νζο αρχείο δθμιουργείται ςε ζνα παραμετροποιθμζνο filesystem 4. Μζςω τθσ διαδικαςίασ import του i-docs a) εξάγονται όλεσ τισ απαραίτθτεσ πλθροφορίεσ ϊςτε να ενθμερωκοφν τα metadata του εγγράφου b) Ανακτάται το αντίςτοιχο αρχείο pdf c) Σα ζγγραφα αρχειοκετοφνται ςτθν docrep του i-docs (ςυμπιεςμζνο αρχείο που περιλαμβάνει τα *_a.txt, *_b.txt και το pdf αρχείο από το ERP) 5. Μζςω τθσ διαδικαςίασ export του i-docs: a) Εξάγεται το pdf αρχείο από το αρχειοκετθμζνο zip file και ειςάγονται κατά περίπτωςθ διάφορα metadata ςε ςυγκεκριμζνεσ κζςεισ (πχ. Φορολογικι ιμανςθ -> τζλοσ εγγράφου - ΠΡΩΣΟΣΤΠΟ/ ΑΝΣΙΓΡΑΦΟ ΓΙΑ ΣΟ ΛΟΓΙΣΘΡΙΟ -> πάνω και δεξιά από το ζγγραφο, κλπ.) b) Όλα τα τιμολόγια που κα παραδοκοφν ταχυδρομικά αποςτζλλονται ςτουσ εκτυπωτζσ c) Σο pdf θλεκτρονικό τιμολόγιο που περιζχει τθ φορολογικι ςιμανςθ μαηί μα τα txt αρχεία a,b αποςτζλλονται μζςω e-mail ςτουσ πελάτεσ που είναι εγγεγραμμζνοι ςτθν υπθρεςία 37

Overview: ειςερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια Θ λφςθ παρζχει: Λιξθ και αρχειοκζτθςθ ειςερχομζνων θλεκτρονικϊν τιμολογίων Εφκολθ ανάκτθςθ και επαν-εκτφπωςθ Διαςφνδεςθ με ςυςτιματα ERP Δομθμζνθ δθμιουργία τιμολογίου (XML representation) και τροφοδοςία του ERP Ανάςχεςθ του ειςερχόμενου τιμολογίου και εξαγωγι metadata (για χριςθ ωσ κριτιρια αναηιτθςθσ) μζςω: παρακολοφκθςθ Mailbox i-docs printer driver (VPD) 38

Ροή: ειςερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια Email monitoring i-docs virtual printer driver Scan mailbox no New e-mail? no yes Valid e-invoice? yes Extract Metadata Create Composite Document (zip) Archive to Docrep Update SAP 39

Ροή: ειςερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια Χαρακτηριςτικά Αρχειοθζτηςησ Email monitoring Κατόπιν λιψθσ τιμολογίου ςτο e-invoices@company.com Metadata για εξαγωγι μποροφν να βρεκοφν: ςτο email body ςε ζνα αρχείο (πχ. XML) ςυννθμζνο ςτο email μαηί με τα _a.txt, _b.txt και pdf ςτο όνομα του αρχείου PDF με ςυνδυαςμό των παραπάνω Σα ειςερχόμενα τιμολόγια αρχειοκετοφνται μαηί με τα metadata τουσ VPD Ο χριςτθσ ανοίγει το θλεκτρονικό τιμολόγιο και το ςτζλνει για εκτφπωςθ ςτον i-docs VPD Ηθτείται από το ςφςτθμα να ςυμπλθρωκοφν Metadata (pop-up) Σο τιμολόγιο αρχειοκετείται μαηί με τα metadata Σο τιμολόγιο μετατρζπεται ςε δομι XML και περιζχει όλεσ τισ απαραίτθτεσ πλθροφορίεσ Εφαρμόηεται Mapping και το θλεκτρονικό τιμολόγιο μεταφράηεται ςε EDI μινυμα Οι ςυναλλαγζσ που περιζχει είναι ζτοιμεσ για ειςαγωγι ςτο ERP 40

Τλοποίηςη ςτο χώρο του εκδότη Το ςυγκεκριμζνο παράδειγμα περιλαμβάνει και χριςθ θλεκτρονικών υπογραφών 41

Τλοποίηςη με μοντζλο SaaS Το ςυγκεκριμζνο παράδειγμα περιλαμβάνει και χριςθ θλεκτρονικών υπογραφών 42

My E-invoices in depth Όπωσ το κανονικό μζςω ταχυδρομείου Αίςκθςθ ιςτορικότθτασ Περιλαμβάνει όλεσ τισ πλθροφορίεσ Πολλαπλζσ Διευκφνςεισ αποςτολισ Παροχι μζςω γνωςτϊν καναλιϊν Ευκολία ςτθ χριςθ από τουσ πελάτεσ Απευκφνεται ςε μθ ζμπειρουσ χριςτεσ 44 Αναφορζσ παράδοςθσ ςε πραγματικό χρόνο Λογαριαςμοί μιςκοδοςίασ Εταιρικά τιμολόγια Split e-invoices ανά κζντρο κόςτουσ Ζλεγχοσ πρόςβαςθσ (Auditing)

υγκριτικά πλεονεκτήματα My E-invoices Ολοκλθρωμζνθ λφςθ με τθν διαχείριςθ και αρχειοκζτθςθ των ειςερχομζνων τιμολογίων Ολοκλθρωμζνθ λφςθ με αυτοματοποιθμζνθ ι θμι-αυτοματοποιθμζνθ ειςαγωγι των δεδομζνων ςε 3 α ςυςτιματα (ERP) Ενιαίο ςφςτθμα αρχειοκζτθςθσ για όλα τα εξερχόμενα και ειςερχόμενα τιμολόγια και δυνατότθτα ςφννομων επαν-εκτυπϊςεων Δυνατότθτα παροχισ πλιρουσ ελζγχου των τιμολογίων ςτουσ ίδιουσ τουσ πελάτεσ (μζςω του portal πελατϊν) Βελτίωςθ του cash flow μζςω υπενκυμίςεων και δυνατότθτασ αποςτολισ μθνυμάτων όχλθςθσ για ανεξόφλθτα υπόλοιπα Ακεραιότθτα δεδομζνων αφοφ είναι τεχνικά αδφνατο να παρζμβει κανείσ ςτθ διαβίβαςθ του τιμολογίου και ςτο ίδιο το αρχείο (προχπόκεςθ θ χριςθ προθγμζνου ψθφιακοφ πιςτοποιθτικοφ για τθν υπογραφι των τιμολογίων) Εμπιςτευτικότθτα δεδομζνων και τιμολογίων κακϊσ αυτά παρζχονται μόνο ςτουσ πιςτοποιθμζνουσ χριςτεσ (εςωτερικά) και παραλιπτεσ (μζςω του portal πελατϊν) Αφξθςθ τθσ εμπιςτοςφνθσ των πελατϊν και κακιζρωςθ ωσ τεχνολογικά προθγμζνθσ εταιρείασ Εφκολθ διευκζτθςθ λογαριαςμϊν και δυνατότθτεσ workflow Σεράςτιεσ δυνατότθτεσ για Marketing και βελτίωςθ τθσ εμπειρίασ του πελάτθ μζςω προςωποποίθςθσ των τιμολογίων, παροχι ςυγκρίςεων και άλλων υπθρεςιϊν προςτικζμενθσ αξίασ Πολφ υψθλό ROI τόςο από τθν κατάργθςθ ταχυδρομικισ αποςτολισ και υλικϊν εκτφπωςθσ όςο και από τα κόςτθ διαχείριςθσ και πρόςβαςθσ ςτισ αποκικεσ 45

υμπεράςματα Παραδοςιακά Σιμολόγια Θλεκτρονικά Σιμολόγια 47

Με τα e-invoices επιτυγχάνονται θμαντικά περιβαλλοντικά οφζλθ θμαντικι μείωςθ χριςθσ χαρτιοφ υλικϊν εκτφπωςθσ θμαντικι μείωςθ υλικϊν εκτφπωςθσ επομζνωσ ο οργανιςμόσ ζχει τη δυνατότητα να προωθήςει Σθν πρόκεςθ του για χριςθ λιγότερθσ ενζργειασ (εκπομπζσ CO 2 ) Σθν πρόκεςθ του για χριςθ λιγότερων φυςικϊν πόρων (χαρτί) Σθ δθμιουργία λιγότερων απορριμμάτων 48

Think Green 49 Αςφαλήσ Ηλεκτρονική Διαβίβαςη ςε ζναν κόςμο που προςτατεφει το «Πράςινο»

Q&As...ευχαριςτοφμε