Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 2. «Αναβάθμιση/Υλοποίηση ΠΣ Λειτουργικών Υπηρεσιών» της Πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες του ΤΕΙ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ»

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Υποέργο 2 «Αναβάθμιση/Υλοποίηση ΠΣ Λειτουργικών Υπηρεσιών» της Πράξης «Ψηφιακές Υπηρεσίες του ΤΕΙ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ» Αναθέτουσα Αρχή: ΤΕΙ ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Προϋπολογισμός: 128.215,00 (με ΦΠΑ) 104.239,84 χωρίς ΦΠΑ Διάρκεια: 10 μήνες Κωδικός ΟΠΣ: [ 304217 ] Διαδικασία Ανάθεσης: Τακτικός Διαγωνισμός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: 15/04/2014 Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 07/03/2014(ενδεικτική) Ημερομηνία αποστολής δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: 10/03/2014(ενδεικτική) Ημερομηνία δημοσίευσης στον ελληνικό τύπο: 12/03/2014 (ενδεικτική) 1

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 4 A1 Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 9 Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 9 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση... 9 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 12 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 12 Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών και Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού... 17 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 19 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 19 A2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 20 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 20 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 20 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 21 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 21 A3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 23 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 23 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 24 Α3.2.1 Γενικές αρχές... 24 Α3.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και με το σύστημα Ερμής.... 26 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 27 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων)... 27 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών»... 28 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων»... 28 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων»... 29 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων»... 31 Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών»... 32 Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού»... 33 2

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 34 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 34 Α3.7 Διαλειτουργικότητα... 35 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 35 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα... 36 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 37 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 37 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 37 Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 37 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων... 40 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 40 A4 Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 41 Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου... 41 Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων... 41 Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 42 Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας... 43 Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 44 A5 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 45 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 45 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου... 46 Α5.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων... 47 Α5.2.2 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης... 48 Α5.2.3 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης... 48 Α5.2.4 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης... 48 Α5.2.5 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης... 48 Α5.2.6 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης... 48 Α5.2.7 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης... 48 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 49 Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 49 3

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές, τους καθηγητές, τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα, αλλά και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίησης και θέσης σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές, όπως καθορίστηκαν στο e-university: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Γενικά Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση ISO International Organization for Standardization HTML Hyper Text Markup Language SMS Short Message Service 4

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΔΕΠ ΕΑΕ ΕΕΕΚ ΕΔΔΑΠ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επιτροπή αξιολόγησης ενστάσεων/ενδικοφανών προσφυγών Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Επιτροπή διενέργειας διαγωνισμού και αξιολόγησης προσφορών Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες Έργου Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΣΡ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών 5

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Database European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates/ects /index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/policies/rec_qual/recogniti on/diploma_en.html 6

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου A1 Περιβάλλον του Έργου C1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ http://www.infosoc.gr/ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου ΕΑΕ - Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων/ενδικοφανών προσφυγών ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α.1.1.3 Βλ. παρ. Α.1.1.3 Βλ.παρ. Α.1.1.3 http://www.teikoz.gr/ http://www.minedu.gov.gr/ Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το σημερινό ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας λειτουργεί αδιάλειπτα από το 1976, όταν με το Π.Δ. 748/1976 (ΦΕΚ 272/14-10-76, τ. Α ), πρωτοϊδρύεται με την μορφή Κέντρου Ανωτέρας Τεχνικής Εκπαιδεύσεως Κοζάνης (Κ.Α.Τ.Ε.), το οποίο απαρτίζεται από τέσσερα τμήματα: Τμήμα Ηλεκτρολόγων, Τμήμα Μηχανολόγων, Τμήμα Μηχανικών Αυτοκινήτων και Τμήμα Στελεχών Βιομηχανικών και Εμπορικών Επιχειρήσεων. Το 1977 το Κ.Α.Τ.Ε Κοζάνης μετατρέπεται σε Κέντρο Ανωτέρας Τεχνικής και Επαγγελματικής Εκπαιδεύσεως Κοζάνης (Κ.Α.Τ.Ε.Ε) με το νόμο Ν.576/1977 (ΦΕΚ 102/3-4-77, τ.α ) και λειτουργεί από το σπουδαστικό έτος 1977-78 μέχρι το 1983. Παράλληλα στην Φλώρινα λειτουργεί το Κ.Α.Τ.Ε.Ε. Φλώρινας, με το Τμήμα Φυτικής Παραγωγής και το Τμήμα Στελεχών Βιομηχανικών και Εμπορικών Επιχειρήσεων. Το 1983 με το Νόμο 1404/1983 καταργούνται τα Κ.Α.Τ.Ε.Ε. και ιδρύονται τα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα (Τ.Ε.Ι.) τα οποία ανήκουν στην τριτοβάθμια εκπαίδευση και είναι αυτοδιοίκητα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.). Τα τμήματα των Κ.Α.Τ.Ε.Ε. Κοζάνης και Φλώρινας ενσωματώνονται στο νεοϊδρυθέν Τ.Ε.Ι. Κοζάνης το οποίο οργανώνεται ως εξής: Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.Ε.Φ.), με τα Τμήματα Ηλεκτρολογίας, Μηχανολογίας, Οχημάτων. Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας (Σ.Δ.Ο.), με το Τμήμα Λογιστικής. Σχολή Τεχνολογίας Γεωπονίας (Σ.Τ.Ε.Γ.), με τα Τμήματα Φυτικής Παραγωγής, και Ζωικής Παραγωγής στη Φλώρινα. Το 1984 ιδρύονται δύο Γενικά Τμήματα, το Γενικό Τμήμα Θετικών Επιστημών που ανήκει στη Σ.Τ.Ε.Φ. και το Γενικό Τμήμα Ξένων Γλωσσών & Φυσικής Αγωγής που ανήκει στη Σ.Δ.Ο., ενώ το 1985 προστίθεται στον Σ.Δ.Ο. το Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Το 1988 καταργείται το τμήμα Οχημάτων και στη θέση του ιδρύεται το τμήμα Ορυχείων που λειτουργεί από το ακαδημαϊκό έτος 1989/90. 7

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Από το 1996 λειτουργούν δύο νέα Τμήματα, το Τμήμα Βιομηχανικού Σχεδιασμού στη Σ.Τ.Ε.Φ. και το τμήμα Διεθνούς Εμπορίου με έδρα την Καστοριά. Το 1999 το Τ.Ε.Ι. Κοζάνης μετονομάζεται σε Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας και προστίθενται το Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων και Επικοινωνίας στο Παράρτημα Καστοριάς και το Τμήμα Εμπορίας και Ποιοτικού Ελέγχου Αγροτικού Ελέγχου στην Σ.Τ.Ε.Γ. Ταυτόχρονα μετονομάζεται το τμήμα Ορυχείων σε Τμήμα Γεωτεχνολογίας και Περιβάλλοντος. Το 2000 ιδρύονται δυο νέα τμήματα, το Τμήμα Τεχνολογιών Αντιρρύπανσης στη Σ.Τ.Ε.Φ. και το Τμήμα Χρηματοοικονομικών Εφαρμογών στη Σ.Δ.Ο. Με τον νόμο 2916/2001 αποσαφηνίζεται το καθεστώς των Τ.Ε.Ι. ως Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα που λειτουργούν συμπληρωματικά με τα Πανεπιστήμια και συνιστούν τον τεχνολογικό τομέα της Ανώτατης Εκπαίδευσης. Με την εφαρμογή του νόμου, αναμορφώνονται τα προγράμματα σπουδών όλων των τμημάτων του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας, η διάρκεια σπουδών καθορίζεται σε τέσσερα έτη και οι απόφοιτοι έχουν πρόσβαση σε μεταπτυχιακές σπουδές στο εσωτερικό και στο εξωτερικό. Το 2003 λειτουργεί στο Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας το πρώτο Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών στην Εφαρμοσμένη Πληροφορική σε σύμπραξη με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα Μακεδονίας. Την ίδια χρονιά ιδρύεται το Παράρτημα Γρεβενών με το Τμήμα Εφαρμογών Πληροφορικής στην Διοίκηση και Οικονομία ενώ το 2004 αρχίζει να λειτουργεί το Τμήμα Πληροφορικής και Τεχνολογίας Ηλεκτρονικών Υπολογιστών στο Παράρτημα Καστοριάς. Το Νοέμβριο του 2005 εξαγγέλλεται η λειτουργία των Τμημάτων Διοίκησης Συστημάτων Εφοδιασμού και Επιχειρηματικού Σχεδιασμού και Πληροφοριακών Συστημάτων στο Παράρτημα των Γρεβενών. Το Δεκέμβριο του 2005 αρχίζει το δεύτερο Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών στην Μηχατρονική το οποίο λειτουργεί σε σύμπραξη με το Τεχνικό Ακαδημαϊκό Ίδρυμα της Καταλονίας. Τον Ιούνιο του 2007 εγκρίθηκε η δημιουργία Σχολής Επαγγελμάτων Υγείας και Πρόνοιας (ΣΕΥΠ) με ένα Τμήμα Μαιευτικής στην Πτολεμαΐδα και ένα Τμήμα Εργοθεραπείας στην Κοζάνη. Η δημιουργία Τμήματος Διοίκησης Συστημάτων Εφοδιαστικής Αλυσίδας (LOGISTICS) και Τμήματος Επιχείρησης Σχεδιασμού και Πληροφοριακών Συστημάτων στο Παράρτημα Γρεβενών. Τα νέα Τμήματα θα λειτουργήσουν από το ακαδημαϊκό έτος 2008-2009. Από το ακαδημαϊκό έτος 2009 2010 το Τμήμα Διεθνούς Εμπορίου του Παραρτήματος Καστοριάς του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας οργανώνει και λειτουργεί σε συνεργασία με το Εθνικό Οικονομικό Πανεπιστημιο του Τernopil της Ουκρανίας Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών (Π.Μ.Σ.) με τίτλο: "Διοίκηση των Επιχειρήσεων" (M.B.A. Master in Business Administration) Σήμερα, το ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας είναι ένα από τα μεγαλύτερα ανώτατα τεχνολογικά ιδρύματα της χώρας και το μεγαλύτερο τριτοβάθμιο εκπαιδευτικό ίδρυμα της Δυτικής Μακεδονίας, με τις τρεις Σχολές του, τα δύο Παραρτήματα και τα δεκαπέντε συνολικά Τμήματα. Αποτελεί στόχο επιλογής και πόλο έλξης για χιλιάδες σπουδαστές κάθε χρόνο, οι οποίοι εναποθέτουν σε αυτό τις ελπίδες και τα όνειρά τους για ποιοτική εκπαίδευση, μόρφωση και παιδεία. Συνολικά, η ακαδημαϊκή οργάνωση του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας διαμορφώνεται σήμερα ως εξής: Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών 1. Ηλεκτρολόγων Μηχανικών ΤΕ 2. Μηχανολόγων Μηχανικών & Βιομηχανικού Σχεδιασμού ΤΕ 3. Μηχανικών Περιβάλλοντος & Μηχανικών Αντιρρύπανσης ΤΕ 8

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 4. Μηχανικών Πληροφορικής ΤΕ 5. Ψηφιακών Μέσων και Επικοινωνίας ΤΕ Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας 6. Λογιστικής & Χρηματοοικονομικής 7. Διοίκησης Επιχειρήσεων με έδρα την Κοζάνη 8. Διοίκησης Επιχειρήσεων με έδρα τα Γρεβενά Σχολή Γεωπονίας και Τεχνολογίας Τροφίμων και Διατροφής 9. Τεχνολόγων Γεωπόνων Σχολή Επαγγελμάτων Υγείας και Πρόνοιας 10. Μαιευτικής Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και το άρθρο 26 του Ν.4024/2011, θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου, τις οποίες εισηγείται προς την Αναθέτουσα Αρχή προς λήψη της τελικής απόφασης. Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων/ενδικοφανών προσφυγών (ΕΑΕ) Για τις ανάγκες αξιολόγησης των ενστάσεων και προσφυγών (σύμφωνα με όσα ορίζει ο Ν.3886/2010) θα οριστεί «Επιτροπή Αξιολόγησης Ενστάσεων και προσφυγών», αποτελούμενη από μέλη διαφορετικά από την ΕΔΔΑΠ. Αρμοδιότητά της αποτελεί η αξιολόγηση των ενστάσεων και προσφυγών που μπορεί να προκύψουν κατά τις διαδικασίες ανάθεσης του παρόντος Έργου και εισηγείται στο αρμόδιο όργανο σχετικά με τις υποβληθείσες προσφυγές. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη, θα οριστεί από το Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)» σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και το άρθρο 26 του Ν.4024/2011. Η ΕΠΠΕ παρακολουθεί την πορεία υλοποίησης του έργου, είναι υπεύθυνη για την τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου και εισηγείται αντίστοιχα προς την Αναθέτουσα Αρχή. C2 Υφιστάμενη κατάσταση Τα σχετιζόμενα με το έργο υφιστάμενα συστήματα και υποδομές πληροφορικής, έχουν ως εξής: Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα χρησιμοποιεί υποδομές εξοπλισμού οι οποίες είναι ξεπερασμένες και υποστηρίζουν την λειτουργία μόνο των «παλαιών» συστημάτων λογισμικού για τη διαχείριση των οικονομικών και διοικητικών υπηρεσιών, στο βαθμό που ακόμη χρησιμοποιούνται. Το συγκεκριμένο λογισμικό παρείχε και σε ορισμένες περιπτώσεις παρέχει ακόμη τις βασικές υπηρεσίες στο Πανεπιστήμιο σε θέματα οικονομικών (μισθοδοσία) και διοικητικών (καρτέλες υπαλλήλων με συνοπτικές πληροφορίες). Επίσης με τις υπάρχουσες υποδομές δεν είναι δυνατή η 9

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με άλλα συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης αλλά και με τα συστήματα που θα αναπτυχθούν στη δράση Α1. Αναλυτικά τα παραπάνω υποσυστήματα υποστηρίζουν: Υποσύστημα Διοικητικού (Προσωπικού) Γενικά Καρτέλα Εργαζόμενου (Προσωπικά στοιχεία, Στοιχεία πατρός / μητρός, Γενικά στοιχεία, Στοιχεία Διεύθυνσης, Στοιχεία Ταυτότητος) Στοιχεία Ασφάλισης Παρακολούθηση Οικογένειας Στοιχεία μόρφωσης: Πτυχίο, Τίτλος, Πανεπιστήμιο Εσωτερικού ή Εξωτερικού, Σχολή, Ημερομηνία Απόκτησης Τίτλου Ξένες Γλώσσες Βαθμίδες, κατηγορίες Γνωστικά αντικείμενα Στοιχεία αρχικής πρόσληψης (ημ/νίας αρχικής πρόσληψης, ανάθεσης καθηκόντων, ΦΕΚ πρόσληψης κτλ) Μισθολογικά Κλιμάκια Ακαδημαϊκοί Τίτλοι Τοποθέτηση, Σχέσεις Εργασίας, Επιδόματα Διαχείριση Ποινών Διδασκαλία, Σεμινάρια Παρακολούθηση προϋπηρεσίας για επιδόματα χρόνου υπηρεσίας Παρακολούθηση των συμβάσεων, ανανεώσεων, οργάνων κτλ. Άδειες Προσωπικού Είδος Άδειας: π.χ. Εκπαιδευτική, Αναρρωτική, Σεμινάρια, κτλ. Υπόλοιπα αδειών Έναρξη, Διάρκεια, Ημ/νία διακοπής Εξέλιξη προσωπικού Υπηρεσιακές μεταβολές: Διορισμός, Μονιμοποίηση, Απόλυση, Επαναδιορισμός, Μετάταξη, Ποινές, Προαγωγές, Προσαυξήσεις μισθού, Λύση υπαλληλικής σχέσης, Βαθμός, Μισθολογικό κλιμάκιο κτλ. Πράξεις μεταβολών: Διατάγματα, χρονολογία Δημοσιεύεις: Αριθμός ΦΕΚ, Χρονολογία Υποσύστημα Οικονομικών Υποθέσεων Προϋπολογισμός Κατάρτιση Έγκριση Οριστικοποίηση. Αναμορφώσεις, δεσμεύσεις και εγκρίσεις. Παρακολούθηση υλοποίησης (εσόδων και εξόδων). Απολογισμοί Διαχείριση εσόδων και εξόδων Ταμείο Εκθέσεις Ανάληψης Δαπάνης. Μητρώα συναλλασσομένων (Δικαιούχων ΧΕΠ, οφειλετών, διαχειριστών κλπ) Παραστατικά Δαπανών και Αγορών. 10

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής. Βεβαιώσεις οφειλών (παραστατικά εσόδων, οίκοθεν, χρηματικοί κατάλογοι) Παρακολούθηση υλικού Τήρηση Μητρώου Παγίων και Περιουσίας: Ενημέρωση από παραστατικά. Χρέωση παγίου σε τμήματα και υπευθύνους. Αναλυτικές κινήσεις. Βελτιώσεις. Προσθήκες. Επεκτάσεις. Καταστροφές. Κλπ. Τήρηση Αποθήκης αναλωσίμων: Εισαγωγές, εξαγωγές, ανάλωση και διακίνηση. Ταμείο Πληρωμές πάσης φύσεως (μετρητά, επιταγές, εμβάσματα, κλπ) Γραμμάτια και τριπλότυπα είσπραξης Αποδόσεις κρατήσεων Τράπεζες: Παρακολούθηση λογαριασμών Όψεως και Επιταγών. Λογιστήριο Δημόσια (λογαριασμοί Τάξεως), Γενική και Αναλυτική λογιστική Ενημέρωση αναλυτικών κινήσεων, αυτόματα από τις κινήσεις και τα παραστατικά των υπολοίπων υποσυστημάτων Τήρηση προβλεπόμενων βιβλίων και στοιχείων Μισθοδοσία Διαχείριση Καρτέλας εργαζομένων με προσωπικά, διοικητικά και μισθοδοτικά στοιχεία Διαχείριση Προϋπηρεσίας εργαζόμενου Διαχείριση Σπουδών και επαγγελματικής κατάρτισης Διαχείριση Προστατευόμενων Μελών, Διαχείριση Αδειών, Ασθενειών και Απουσιών Υποσύστημα Έργων Καταχώρησης του προγράμματος Έργων, με δυνατότητες ανάπτυξης σε: Πρόγραμμα, έργο, υποέργο, κτλ. Παρακολούθηση και διαχείριση της πορείας ένταξης και υλοποίησης των έργων. Τήρηση αναλυτικής καρτέλας στοιχείων για κάθε έργο (περιγραφή, χρηματοοικονομικά στοιχεία, φορείς υλοποίησης, κωδικοί, προϋπολογισμοί, τροποποιήσεις, χρηματοδοτήσεις, τραπεζικοί λογαριασμοί, προοδευτικά στοιχεία έτους-προηγούμενου έτους κτλ). Παραγωγή όλων των απαραίτητων εκτυπώσεων με απολογιστικά, στατιστικά και συγκριτικά στοιχεία υλοποίησης. Υποσύστημα Προμηθειών Υποβολή Αιτήσεων προμηθειών Διαχείριση Διαγωνισμών φάκελος διαγωνισμού Καταγραφή προσφορών: Υποβολή Αποσφράγιση (Δικαιολογητικών, Τεχνικών, Οικονομικών) Αξιολόγηση Κατακύρωση Συμβάσεις Διαχείριση Εκθέσεων: Γενική Έκθεση Δικαιολογητικά Συμβάσεις, Εγγυητικές, κλπ. Διαχείριση Ενστάσεων 11

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των ΤΕΙ Η οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Το Ίδρυμα Η Σχολή Το Τμήμα Ο Τομέας Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι οι βασικές μονάδες και αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Τεχνολογικού Ιδρυμάτων διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Καθηγητές Εφαρμογών), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό, (γ) το Ειδικό και Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Οι διοικητικές υπηρεσίες του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας διαρθρώνονται σε οργανικές μονάδες ως εξής: 1. Διευθύνσεις α. Διεύθυνση Διοικητικού, β. Διεύθυνση Οικονομικού, γ. Διεύθυνση Συντονισμού Σπουδών και Σπουδαστικής Μέριμνας 2. Αυτοτελή Τμήματα α. Τμήμα Σχεδιασμού, Οργάνωσης και Ανάπτυξης, β. Τμήμα Πληροφορικής, γ. Τμήμα Ερευνητικών Προγραμμάτων, δ. Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών, ε. Τμήμα Δημοσίων και Διεθνών Σχέσεων, στ. Τμήμα Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης, ζ. Γραμματεία Προέδρου-Αντιπροέδρου και Γενικού Γραμματέα, η. Γραμματείες Σχολών, θ. Γραμματείες Τμημάτων 3. Παραρτήματα 12

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πιο αναλυτικά: Διεύθυνση Διοικητικού Η Διεύθυνση Διοικητικού συγκροτείται από τα ακόλουθα Τμήματα: α) Προσωπικού β) Διοικητικής Μέριμνας και πρωτοκόλλου γ) Συλλογικών και ατομικών οργάνων και επιτροπών Οι αρμοδιότητες της Διεύθυνσης Διοικητικού κατανέμονται στα τμήματα ως εξής: α) Τμήμα Προσωπικού, στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με την εν γένει υπηρεσιακή κατάσταση του κάθε φύσης και σχέσης εργασίας εκπαιδευτικού και ειδικού εκπαιδευτικού προσωπικού του Τ.Ε.Ι., όπως διορισμοί, προσλήψεις, μονιμοποιήσεις, εξελίξεις, αποσπάσεις, μετακινήσεις, χορήγηση αδειών, έκδοση μισθολογικών πράξεων, πειθαρχικά, τήρηση προσωπικών μητρώων, απολύσεις, αποδοχές παραιτήσεων από την υπηρεσία, μέριμνα για τη συνταξιοδότηση και κάθε άλλο σχετικό θέμα. β) Τμήμα Διοικητικής Μέριμνας και Πρωτοκόλλου, στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με τις εργασίες πρωτοκόλλου, την τήρηση του γενικού αρχείου του Τ.Ε.Ι., και την κωδικοποίηση της νομοθεσίας και νομολογίας που διέπει την εν γένει λειτουργία του ιδρύματος σε συνεργασία με το Τμήμα Πληροφορικής, την εν γένει παραγωγή και αναπαραγωγή εγγράφων και εντύπου υλικού με οποιαδήποτε τεχνικό μέσο, την διεκπεραίωση και αποστολή της αλληλογραφίας του Τ.Ε.Ι., τη βεβαίωση ακρίβειας αντιγράφων και φωτοαντιγράφων και κάθε άλλο θέμα σχετικό με τη διαχείριση του αναλώσιμου υλικού για τη λειτουργία των Υπηρεσιών Διοικητικής Μέριμνας, και ό,τι αφορά την φύλαξη και την καθαριότητα των χώρων του ιδρύματος, την λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου, των τηλετύπων και λοιπών μέσων επικοινωνίας. γ) Τμήμα Συλλογικών και Ατομικών Οργάνων και Επιτροπών στις αρμοδιότητες του οποίου υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση: Με την συγκρότηση, την λειτουργία και την γραμματειακή υποστήριξη των συλλογικών οργάνων του Τ.Ε.Ι. και ιδίως της Συνέλευσης, του Συμβουλίου του ΤΕΙ, του Τεχνικού Συμβουλίου, του Περιφερειακού Συμβουλίου Τεχνολογικής Εκπαίδευσης και των Υπηρεσιακών Συμβουλίων καθώς και όλα τα θέματα που έχουν σχέση με τις διαδικασίες εκλογής και ανάδειξης των ατομικών και συλλογικών οργάνων του ΤΕΙ καθώς και με την έκδοση των πράξεων για την συγκρότηση των πάσης φύσεως επιτροπών και ομάδων εργασίας. Διεύθυνση Οικονομικού Η Διεύθυνση Οικονομικού συγκροτείται από τα ακόλουθα Τμήματα: α) Τμήμα Προϋπολογισμού και Δαπανών. β) Τμήμα Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων γ) Τμήμα Προμηθειών και Διαχείρισης Περιουσίας Οι αρμοδιότητες της Διεύθυνσης Οικονομικού κατανέμονται στα τμήματα ως εξής; α) Τμήμα Προϋπολογισμού και Δαπανών, στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με: Τη σύνταξη και αναμόρφωση του προϋπολογισμού, τη σύνταξη του απολογισμού και ισολογισμού και την υποβολή τους στα αρμόδια όργανα προς έγκριση. Την παρακολούθηση των εσόδων του ΤΕΙ και την έκδοση των γραμματίων είσπραξης. Ως έσοδα εννοούνται επιχορηγήσεις από τακτικό προϋπολογισμό και δημόσιες επενδύσεις, 13

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου επιχορηγήσεις από λοιπούς φορείς του εσωτερικού και του εξωτερικού, επιστροφές χρημάτων κ.λ.π. έσοδα υπέρ τρίτων. Τη σύνταξη οικονομικών εκθέσεων και βεβαιώσεων. Τις πράξεις προβλέψεων στον προϋπολογισμό (δηλαδή πράξεις ανάληψης υποχρεώσεων σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού του ΤΕΙ). Την τήρηση αρχείου όλων των θεμάτων αρμοδιότητας του τμήματος. Την αναγνώριση, εκκαθάριση και ενταλματοποίηση δαπανών που αφορούν τις πάσης φύσεως προμήθειες, αγορές και λοιπές δαπάνες που βαρύνουν τον προϋπολογισμό του ΤΕΙ. Την αποστολή όλων των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και προπληρωμής του Ιδρύματος στην αρμό-δια υπηρεσία του Ελεγκτικού Συνεδρίου προς θεώρηση. Την πληρωμή των υποχρεώσεων του Ιδρύματος (οδοιπορικά, προμηθευτές κ.λ.π.) πλην των δαπανών μισθοδοσίας και αποζημιώσεων που υπάγονται στο Τμήμα Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων. Την έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής για αποδόσεις στο Δημόσιο και στα Ταμεία των φόρων και των κρατήσεων. Τον έλεγχο των λογαριασμών του Ιδρύματος. Την τήρηση των απαιτούμενων βιβλίων, σύμφωνα με τις διατάξεις του Δημόσιου Λογιστικού. Την τήρηση του αρχείου των πρωτοτύπων θεωρημένων χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και προπληρωμής και των παραστατικών αυτών. β) Τμήμα Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων, στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με: Την αναγνώριση και εκκαθάριση δαπανών μισθοδοσίας, αποδοχών και κάθε είδους αποζημιώσεων και αμοιβών του κάθε φύσης και σχέσης εργασίας προσωπικού. Την αναγνώριση και εκκαθάριση δαπανών για μετακινήσεις εκτός έδρας. Την αναγνώριση και εκκαθάριση δαπανών αποζημιώσεων μελών συμβουλίων, επιτροπών και ομάδων εργασίας. Την τήρηση των αναγκαίων βιβλίων, φορολογικών μητρώων και στοιχείων. γ) Τμήμα Προμηθειών και Διαχείρισης Περιουσίας, στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με: Την υλοποίηση του προγράμματος προμηθειών σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις Την αναγνώριση των δαπανών και την έκδοση των σχετικών εγκριτικών αποφάσεων αφού προηγηθεί η σχετική ανάληψη υποχρέωσης. Τη μίσθωση κινητών και ακινήτων. Τη διαχείριση κάθε είδους αναλώσιμου υλικού. Την αξιοποίηση και διαχείριση της κινητής και ακίνητης περιουσίας του ΤΕΙ. Την απογραφή των περιουσιακών στοιχείων και τη σύνταξη κτηματολογίου. Την τήρηση των αναγκαίων βιβλίων και στοιχείων. Διεύθυνση Συντονισμού Σπουδών και Σπουδαστικής Μέριμνας Η Διεύθυνση Συντονισμού Σπουδών και Σπουδαστικής Μέριμνας συγκροτείται από τα ακόλουθα Τμήματα: 14

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου α) Τμήμα Σπουδών Πρακτικής Άσκησης και Σταδιοδρομίας. β) Τμήμα Σπουδαστικής Μέριμνας και Περίθαλψης Αυτοτελές Τμήμα Σχεδιασμού, Οργάνωσης και Ανάπτυξης Στις αρμοδιότητες του τμήματος αυτού υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με: Την πραγματοποίηση επαφής με τοπικούς, δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς του νομού και της ευρύτερης περιοχής με σκοπό την ενημέρωση, την προετοιμασία και τη συμμετοχή του ιδρύματος σε έργα τοπικού, περιφερειακού, εθνικού και ευρωπαϊκού επιπέδου. Την υποβολή προτάσεων για την κατάρτιση παντός είδους προγραμμάτων που αναφέρονται στην ανάπτυξη του ιδρύματος και ιδίως σε θέματα ίδρυσης, κατάργησης, μετονομασίας σχολών, τμημάτων και λοιπών μονάδων καθώς επίσης και σε θέματα αναγκών σε μέσα και προσωπικό κάθε κατηγορίας και με οποιαδήποτε σχέση. Την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των προ-γραμμάτων του ιδρύματος για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Την υποβολή σε συνεργασία με την Τεχνική Υπηρεσία προτάσεων χωροταξικού σχεδιασμού του ιδρύματος. Την μέριμνα για τη μελέτη και την υπόδειξη μέτρων για την απλούστευση των γραφειοκρατικών τύπων και διαδικασιών και την παρακολούθηση της εφαρμογής των μέτρων αυτών. Την μέριμνα για την κατάρτιση μελετών και εισηγήσεων καθιέρωσης προσφορότερων μεθόδων εργασίας για ταχύτερη διεκπεραίωση των διοικητικών θεμάτων. Την υπόδειξη τρόπων για την εκκαθάριση και μικροφωτογράφηση των αρχείων του Ιδρύματος σε συνεργασία με το τμήμα Πληροφορικής. Την εισήγηση μέτρων για τη βελτίωση των συνθηκών εργασίας Την μελέτη των χρησιμοποιούμενων εντύπων με υπόδειξη και εισήγηση τρόπων για τη βελτίωση και τυποποίηση τους. Τον σχεδιασμό των απλουστευμένων εντύπων ιδιαίτερα εκείνων που αναφέρονται στις συναλλαγές των υπηρεσιών του ιδρύματος με τους σπουδαστές. Την κωδικοποίηση της νομοθεσίας και νομολογίας που διέπει την εν γένει λειτουργία του ιδρύματος. Αυτοτελές Τμήμα Πληροφορικής Στις αρμοδιότητες του τμήματος υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με την Πληροφορική: Την εξασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας των μηχανογραφικών συστημάτων (κεντρικών και περιφερειακών). Τη μέριμνα για την ασφαλή τήρηση των αρχείων πληροφοριών και των προγραμμάτων, ώστε να επιταχύνεται η απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών του Ιδρύματος. Την παρακολούθηση των τεχνολογιών οργάνωσης γραφείου και την πρόταση νέων εφαρμογών με την υιοθέτηση των τεχνολογιών αυτών. Την ανάλυση και σχεδίαση των διαδικασιών λειτουργίας των διοικητικών υπηρεσιών του Ιδρύματος, με σκοπό την ανάπτυξη των σχετικών πληροφοριακών συστημάτων. Τη μέριμνα για την τήρηση των βαθμών ασφαλείας των αρχείων πληροφοριών ώστε να εξασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα τους. 15

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Την παρακολούθηση των δυσλειτουργιών των πληροφοριακών συστημάτων και την φροντίδα για την άρση αυτών. Τη συνεργασία με το Τμήμα Σχεδιασμού και Οργάνωσης για την επανεξέταση των διαδικασιών και της μηχανογραφικής τους υποστήριξης. Τη μέριμνα για τη σύνταξη προδιαγραφών εξοπλισμού Πληροφορικής (Hardware/Software) για τις υπάρχουσες ή νέες ανάγκες των διοικητικών υπηρεσιών του Ιδρύματος, καθώς επίσης και για τη σύνταξη συμβάσεων προμήθειας και συντήρησης του εξοπλισμού Πληροφορικής. Την επιμέλεια του δικτύου των τερματικών μονάδων και των περιφερειακών συσκευών. Τη φροντίδα για τη βασική συντήρηση μηχανημάτων, (υποστήριξη όχι υψηλού επιπέδου). Τη μέριμνα για την ικανοποιητική λειτουργία του Η/Υ από πλευράς λογισμικού με συνεχή έλεγχο απόδοσης. Την παρακολούθηση, βελτίωση και ενημέρωση με νέες εκδόσεις του λειτουργικού συστήματος και των βοηθητικών του προγραμμάτων. Την παροχή στα στελέχη των διοικητικών υπηρεσιών κάθε δυνατής βοήθειας στην προσπάθεια τους να εγκαταστήσουν τοπικές εφαρμογές στους περιφερειακούς σταθμούς εργασίας τους (π.χ. επεξεργασία κειμένων, οργάνωση αρχείων, επεξεργασία πινάκων κ.λπ.) και την εξασφάλιση της συμβατότητας των εφαρμογών αυτών με τα κεντρικά πληροφοριακά συστήματα. Την ευθύνη για την έγκαιρη προμήθεια των αναλωσίμων μηχανογραφικών υλικών της Διεύθυνσης, σύμφωνα με τις διαδικασίες προμηθειών του Ιδρύματος. Τη διασφάλιση της συντήρησης του εξοπλισμού με βάση τις υπάρχουσες συμβάσεις. Την ενημέρωση και εκπαίδευση των χρηστών των διοικητικών υπηρεσιών του Ιδρύματος σε θέματα πληροφορικής. Τη μέριμνα για τη συγκέντρωση, ταξινόμηση και ανάλυση στατιστικών στοιχείων σχετικά με τους σπουδαστές, το πάσης φύσεως προσωπικό, τα οικονομικά μεγέθη, τον εξοπλισμό και τα ερευνητικά προγράμματα του Ιδρύματος, την συστηματική συλλογή των στοιχείων αυτών σε συνεργασία με τις καθ' ύλη αρμόδιες υπηρεσίες και τη συγκρότηση και ενημέρωση αρχείου στατιστικών στοιχείων. Τη μελέτη των στατιστικών στοιχείων του ιδρύματος και σε συνδυασμό με άλλες πληροφορίες που έχει, τη δια-μόρφωση οργανωτικών και αναπτυξιακών προτάσεων για λογαριασμό του ΤΕΙ. Τη μελέτη των εργασιών των οργανικών μονάδων του ιδρύματος, όπως θέματα υπηρεσιακής κατάστασης προσωπικού, μισθοδοσία, στοιχεία σπουδαστικού δυναμικού κ.λ.π. και με τη συνεργασία τους τη σχεδίαση των απαραίτητων βάσεων δεδομένων και τον προγραμματισμό των απαιτούμενων εκροών για κάθε μονάδα. Την καταγραφή των αναγκών όλων των φορέων του ιδρύματος για πληροφορία και τη μέριμνα για την ικανοποίηση τους με πρόσβαση σε άλλες βάσεις δεδομένων εσωτερικού και εξωτερικού μέσω των υπαρχόντων δικτύων. Την υποστήριξη των χρηστών (διοικητικές υπηρεσίες, εκπαιδευτικό προσωπικό, προσωπικό ερευνητικών προγραμμάτων, σπουδαστές) στην αναζήτηση και πρόσβαση σε διεθνείς βάσεις δεδομένων. 16

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Τη μέριμνα για την τυποποίηση της πληροφορίας προκειμένου να καθίσταται συμβατή σε ετερογενή περιβάλλοντα επεξεργασία της. Αυτοτελές Τμήμα Ερευνητικών Προγραμμάτων Στις αρμοδιότητες του τμήματος υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με τη διοικητική υποστήριξη των αποφάσεων της ερευνητικής δραστηριότητας, των αποφάσεων της επιτροπής ερευνών Αυτοτελές Τμήμα Δημοσίων και Διεθνών Σχέσεων Στις αρμοδιότητες του τμήματος υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με την καλλιέργεια, ανάπτυξη και οργάνωση των δημοσίων σχέσεων του Τ.Ε.Ι. Αυτοτελές Τμήμα Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης Στις αρμοδιότητες του τμήματος αυτού υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με διδακτικά συγγράμματα, σημειώσεις του ΤΕΙ και γενικά με θέματα που αφορούν την οργάνωση και την λειτουργία των βιβλιοθηκών του Ιδρύματος. Γραμματεία Προέδρου - Αντιπροέδρου - Γενικού Γραμματέα Η Γραμματεία Προέδρου - Αντιπροέδρων και Γενικού Γραμματέα που αντιστοιχεί από διοικητικής άποψης με τμήμα, παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στο έργο των ατομικών οργάνων τα οποία αναφέρονται στο τίτλο της οργανικής μονάδας. Η Γραμματεία αυτή υπάγεται απ' ευθείας στον Πρόεδρο του Τ.Ε.Ι. Γραμματεία Σχολής Στην αρμοδιότητα της Γραμματείας κάθε Σχολής υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με τη διεξαγωγή της αλληλογραφίας, την τήρηση πρωτοκόλλου και αρχείου, την τήρηση πρακτικών των συνεδριάσεων του Συμβουλίου της Σχολής, τη μέριμνα για το συντονισμό των Γραμματειών των Τμημάτων για τα κοινά θέματα, και γενικά τη διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη της Σχολής. Οι Γραμματείες των Σχολών αντιστοιχούν από άποψη διοικητικής ιεραρχίας με τμήματα και υπάγονται απ' ευθείας στο Γενικό Γραμματέα του Τ.Ε.Ι. Γραμματεία Τμήματος Στην αρμοδιότητα της Γραμματείας κάθε Τμήματος υπάγονται όλα τα θέματα που έχουν σχέση με τη διεξαγωγή της αλληλογραφίας, την τήρηση πρωτοκόλλου και αρχείου του Τμήματος, την τήρηση των πρακτικών των συλλογικών οργάνων του Τμήματος, την εκτέλεση των αποφάσεων τους και την παροχή νομικής στήριξης στα όργανα διοίκησης του Τμήματος, την κατάρτιση και τήρηση των μητρώων και των ατομικών φακέλων των σπουδαστών, την παρακολούθηση της σπουδαστικής τους κατάστασης (καταχώρηση βαθμολογίας κ.λπ.), τη χορήγηση βεβαιώσεων, πιστοποιητικών και άλλων τίτλων σπουδών στους σπουδαστές, τις ορκωμοσίες, τα φοιτητικά δάνεια, τις υποτροφίες, τις φοιτητικές ταυτότητες κ.λ.π. και γενικά τη διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του Τμήματος. Οι Γραμματείες των Τμημάτων αντιστοιχούν από άποψη διοικητικής ιεραρχίας με Τμήματα και υπάγονται απ' ευθείας στο Γενικό Γραμματέα του Τ.Ε.Ι. Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών και Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Οι επιτροπές Εκπαίδευσης και Ερευνών στα Πανεπιστήμια και στα Τ.Ε.Ι. ιδρύθηκαν για πρώτη φορά με την Β1 819/21-2-79 Υπουργική Απόφαση με σκοπό τη δημιουργία ενός ευέλικτου τρόπου διαχείρισης των κονδυλίων της έρευνας των Ιδρυμάτων της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης. 17

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού συγκροτήθηκε το 1996, με τη διυπουργική απόφαση ΚΑ/679/1996 (Φ.Ε.Κ. 826/10-9-96/τ.Β ), κοινή για Πανεπιστήμια και Τ.Ε.Ι., σε αντικατάσταση των Επιτροπών Ερευνών, που συγκροτήθηκαν πρώτα στα Πανεπιστήμια και το 1988 στα Τ.Ε.Ι., προκειμένου να δημιουργηθεί ένα ευέλικτο όργανο, το οποίο ελέγχεται από ορκωτούς λογιστές στο τέλος κάθε χρόνου. Σκοπός του Λογαριασμού είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, την σύνταξη προδιαγραφών προς τρίτους, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του Τ.Ε.Ι. ή και με τη συνεργασία Πανεπιστημίων, Ερευνητικών Κέντρων και άλλων ειδικών επιστημόνων. Ο κύριος όγκος των δράσεων του Ειδικού Λογαριασμού του Τ.Ε.Ι. Δυτικής Μακεδονίας περιλαμβάνει έργα του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς 2007-2013 (Ε.Σ.Π.Α). Αναλυτικά το οργανόγραμμα των διοικητικών υπηρεσιών του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας φαίνεται στο παρακάτω σχήμα: 18

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τις περιοχές του παρόντος έργου αναφέρονται στις λειτουργικές απαιτήσεις της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών: Για την αποτελεσματική διεκπεραίωση του συνόλου των οικονομικών και διαχειριστικών δοσοληψιών Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των οικονομικών πόρων Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των κάθε είδους υλικών (παγίων και αναλωσίμων) που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία όλων των Υπηρεσιών. Για την υποστήριξη της άσκησης της εν γένει οικονομικής διοικήσεως. Για τη σύνταξη, τήρηση, παρακολούθηση και διαχείριση του προϋπολογισμού Για την διαχείριση των εσόδων και των εξόδων Για την διαχείριση και παρακολούθηση του ταμείου και των διαθεσίμων, των λογαριασμών και την απόδοση των κρατήσεων Για την λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, με ταυτόχρονη λειτουργία του Δημόσιου Λογιστικού και του διπλογραφικού βάση του Π.Δ. 205/1998. Για την τήρηση του μητρώου εργαζομένων και την παρακολούθηση της μισθολογικής κατάστασης και εξέλιξης. Για τον υπολογισμό και την εκκαθάριση των αποδοχών πάσης φύσεως Για την τήρηση του μητρώου έργων, την διαχείριση και την παρακολούθησή τους τόσο ως προς το φυσικό όσο και ως προς το οικονομικό αντικείμενο. Για την τήρηση μητρώου προμηθειών, την διαχείριση και την παρακολούθησή τους ως προς τις διαδικασίες έγκρισης, υλοποίησης διαγωνιστικών διαδικασιών, και ανάθεσης. Για την παραγωγή των απαιτούμενων στατιστικών στοιχείων και καταστάσεων με σκοπό την ενημέρωση διαφόρων κεντρικών και προϊστάμενων φορέων. Για την εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσόμενων με τις Υπηρεσίες. Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Σε σχέση με τις περιοχές του e-university, το Ίδρυμα διαθέτει ήδη τα παρακάτω υποσυστήματα τα οποία καλύπτουν επαρκώς τις ανάγκες του και επιθυμεί να ολοκληρώσει με πρόσθετα υποσυστήματα και λειτουργίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος. Διαχείριση Διοικητικού (Προσωπικού) Το υλοποίησε με ίδιους πόρους, έπειτα από τη διενέργεια διαγωνισμού και λειτουργεί 2 έτη. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους, έπειτα από τη διενέργεια διαγωνισμού και λειτουργεί 2 έτη. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους, έπειτα από τη διενέργεια διαγωνισμού και λειτουργεί 2 έτη. Διαχείριση Έργων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους, έπειτα από τη διενέργεια διαγωνισμού και λειτουργεί 2 έτη. Διαχείριση Προμηθειών Το υλοποίησε με ίδιους πόρους, έπειτα από τη διενέργεια διαγωνισμού και λειτουργεί 2 έτη. 19

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου A2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου C1 Αντικείμενο του Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των λειτουργικοτήτων του Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών για την κάλυψη των καθημερινών αναγκών τόσο για την λειτουργία των υπηρεσιών του, όσο και για την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσόμενων. Θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, όπως αυτές μεταξύ άλλων περιγράφονται στο νόμο 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις», πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα αφορούν την υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το έργο του σε σύνδεση με την εκπαιδευτική κοινότητα αλλά και την κοινωνία. Τα μέλη της εκπαιδευτικής κοινότητας, εξωτερικοί συνεργάτες, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, από οποιοδήποτε μέρος της χώρας ή και το εξωτερικό, θα έχουν ένα σημείο επαφής με τα Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν θα καλύψουν με πρόσθετες - εξωστρεφείς ηλεκτρονικές υπηρεσίες τα υφιστάμενα συστήματα και θα τα ολοκληρώσουν στους τομείς: Διοικητικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση διοικητικών διαδικασιών του Πανεπιστημίου όπως παρακολούθηση προσωπικού, προκήρυξη νέων θέσεων, παροχή στατιστικών κλπ. Οικονομικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση των οικονομικών διαδικασιών και συγκεκριμένα των διαδικασιών που αφορούν τη λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, τη σύνταξη και διαχείριση του προϋπολογισμού, τη διαχείριση των εσόδων και εξόδων, την παρακολούθηση των παγίων και των αποθηκών, τη διαχείριση των κεφαλαίων, τη διαχείριση των προμηθειών, την εκκαθάριση της μισθοδοσίας, τη διαχείριση των έργων κτλ. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος στις παρακάτω περιοχές οι οποίες καθορίστηκαν στο e-university: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε Α3.2.2 παρακάτω «Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και με το σύστημα Ερμής.») C2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των υποσυστημάτων θα έχει τα ακόλουθα οφέλη: 20