Οδηγίες Χρήσης Εφαρµογής Καταχώρησης Αποδείξεων µε απλά βήµατα Βήµα 1 Έναρξη Λειτουργίας Εφαρµογής Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης έχει την δυνατότητα ο χρήστης µέσα από ένα ευέλικτο υποσύστηµα να χρησιµοποιήσει εύκολα και γρήγορα την εφαρµογή τόσο για την προσωπική του χρήση για τους ιδιώτες, όσο και για την εισαγωγή και αυτόµατη ενσωµάτωση του αρχείου αποδείξεων για τους πελάτες-ιδιώτες στην εφαρµογή Extra Tax System. Για την είσοδο στην εφαρµογή θα πρέπει να επιλέξει ο χρήστης διπλό κλικ πάνω στο εικονίδιο που δηµιουργήθηκε µετά την εγκατάσταση. Βήµα 2 Στοιχεία Υπόχρεων Επιλέγοντας λοιπόν από το βασικό µενού της εφαρµογής Αρχείο à Υπόχρεοι εµφανίζεται η παρακάτω φόρµα της καρτέλας των υπόχρεων Εταίρων. Στο σηµείο αυτό υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής όλων των απαραίτητων στοιχείων για την συµπλήρωση των στοιχείων του υπόχρεου όπως αναλύεται παρακάτω.
(σχήµα 1) Συγκεκριµένα επιλέγοντας το button µεταβολή ανοίγει η καρτέλα επεξεργασίας των στοιχείων του υπόχρεου (σχήµα 2), όπου δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να συµπληρώσει ή να τροποποιήσει: Τα προσωπικά στοιχεία Να συµπληρώσει άλλα στοιχεία (ΦΥΛΟ, ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ, Ε MAIL κλπ), µέσα από τις αντίστοιχες φόρµες που εµφανίζονται. Η αποθήκευση των στοιχείων πραγµατοποιείται επιλέγοντας το button «αποθήκευσης».
(σχήµα 2) Βήµα 3 Καταχώρηση Αποδείξεων Η καταχώριση των αποδείξεων πραγµατοποιείται µε ταχύτατη µέθοδο µέσα από την αρχική καρτέλα των υπόχρεων, επιλέγοντας το button Με την συγκεκριµένη επιλογή, εµφανίζεται η βασική Φόρµα Καταχώρησης Αποδείξεων, µε δυνατότητα εισαγωγής αρχείου Εxcel, Εύκολη αναζήτηση και οµαδοποίηση καταχωρήσεων δεδοµένων, µε παράλληλη δυνατότητα εκτύπωσης µε ένα κλικ, εισαγωγή δεδοµένων σε µορφή Εxcel, Pdf, Word κτλ. Μέσα από την συγκεκριµένη φόρµα δύναται ο χρήστης να καταχωρήσει τις Αποδείξεις για την Χρήση 2010 ως εξής : Επιλέγοντας λοιπόν από το βασικό μενού της εφαρμογής Αρχείο - > Υπόχρεοι και στην συνέχεια το «bu on», αφού έχει επιλεγεί ο υπόχρεος, εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης των Αποδείξεων, η οποία αναφέρετε στον Υπόχρεο που έχει επιλεγεί.
Ø Άµεση Εισαγωγή Αποδείξεων Σε αυτήν την φόρμα ο χρήστης θα πρέπει να εισάγει τις εγγραφές αποδείξεων, πληκτρολογώντας τα επιθυμητά στοιχεία στα πεδία Άμεσης Εισαγωγής. Για την καταχώρηση των αποδείξεων θα πρέπει απαραίτητα να συμπληρωθούν τα πεδία που εμφανίζονται με έντονη γραμματοσειρά (bold). Εάν κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία δεν έχει συμπληρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα σφάλματος Αφού έχουν συμπληρωθεί από τον χρήστη όλα τα υποχρεωτικά πεδία, πραγματοποιείται η αποθήκευση των εγγραφών στο grid των αποδείξεων, ενεργοποιώντας τα πλήκτρα «Enter» ή «Tab» στο πεδίο «Ποσό». Επιπλέον, στην φόρμα Άμεσης Εισαγωγής Αποδείξεων, ο χρήστης μπορεί να ορίσει την Επωνυμία Εκδότη, την Κατηγορία Δαπάνης, την Ώρα Απόδειξης και τον Αριθμό Απόδειξης, όπως φαίνεται παρακάτω.
Στην περίπτωση που δεν επιθυμεί ο χρήστης να συμπληρώσει τα συγκεκριμένα πεδία, θα πρέπει να ενεργοποιήσει τα αντίστοιχα checkbox της φόρμας, ώστε να απενεργοποιηθούν τα πεδία όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα Ø Αποδείξεις Στην φόρμα «Αποδείξεις» εμφανίζονται οι αποδείξεις οι οποίες έχουν καταχωρηθεί στα πεδία Άμεσης Εισαγωγής. Από την γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πραγματοποιήσει τις παρακάτω επιλογές Επιλέγοντας το πλήκτρο δίνεται δυνατότητα διαγραφής των εγγραφών αποδείξεων και εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης της ενέργειας. Η δυνατότητα μαζικής διαγραφής αποδείξεων πραγματοποιείται κάνοντας χρήση του πλήκτρου Ctrl ή Shi και επιλέγοντας με το ποντίκι τις αποδείξεις που επιθυμεί να διαγραφούν. Με το bu on εμφανίζεται η εκτύπωση των δεδομένων που έχουν καταχωρηθεί από τον χρήστη καθώς και αθροίζονται αυτόματα τα σύνολα των ποσών των αποθηκευμένων αποδείξεων. Σε αυτό το σημείο αξίζει να σημειωθεί ότι παρέχεται δυνατότητα Εισαγωγής Αποδείξεων από αρχείο τύπου Excel. Κάνοντας επιλογή του bu on εμφανίζεται ο πίνακας αντιστοίχισης στηλών αρχείου Excel
Επιλέγοντας το πλήκτρο ανοίγει η φόρμα αναζήτησης του αρχείου που επιθυμεί να εισάγει ο χρήστης. Στην συνέχεια αφού επιλεγεί το αρχείο Excel εμφανίζεται το παρακάτω πληροφοριακό μήνυμα Στην φόρμα «Πεδία προς αντιστοίχιση» ο χρήστης θα πρέπει να αντιστοιχήσει τις στήλες του επιλεγμένου αρχείου με τα πεδία προς αντιστοίχιση. Για την αντιστοίχιση των στηλών του αρχείου πρέπει απαραίτητα να συμπληρωθούν τα πεδία που εμφανίζονται με έντονη γραμματοσειρά (bold) όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.
Εφόσον έχουν ορισθεί τα υποχρεωτικά πεδία ενεργοποιείται η επιλογή. Εφόσον ο χρήστης έχει ενεργοποιήσει το check box «Με αντικατάσταση των Αποθηκευμένων Αποδείξεων» πραγματοποιείται η αντικατάσταση των αποθηκευμένων εγγραφών που υπάρχουν στο συγκεκριμένο grid εμφανίζοντας μήνυμα επιβεβαίωσης της λειτουργίας αυτής. Αντίθετα, αν η επιλογή παραμείνει απενεργοποιημένη, πραγματοποιείται αυτόματα η προσθήκη των νέων εγγραφών του επιλεγμένου αρχείου Excel. Ενεργοποιώντας την επιλογή της γραμμής εργαλείων «Αποδείξεις» δίνεται δυνατότητα εξαγωγής της εκτύπωσης αποδείξεων σε μορφή αρχείου Excel, xml, pdf και txt. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η εξαγωγή αρχείου σε μορφή xml θα είναι διαθέσιμη με την κοινοποίηση των προδιαγραφών του αρχείου xml από την Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων όπως εμφανίζεται και στο προειδοποιητικό μήνυμα Η επιλογή του πλήκτρου παρέχει τη δυνατότητα στο χρήστη να ανανεώσει τις εγγραφές του συγκεκριμένου grid και αυτόματα να το ενημερώσει με τις αλλαγές που έχουν πραγματοποιηθεί. Με το λεκτικό της γραμμής εργαλείων των αποδείξεων δίνονται τρεις επιλογές:
Ø Ø Απεριόριστο Πλάτος, όπου δίνεται η δυνατότητα το πλάτος του grid να διαμορφωθεί ανάλογα με το συνολικό πλάτος των εμφανιζόμενων στηλών. Αν το πλάτος της οθόνης δεν επαρκεί για την εμφάνιση όλων των στηλών, η μετακίνηση πραγματοποιείται με οριζόντια μπάρα κύλισης. Γρήγορη Αναζήτηση, όπου στην πρώτη γραμμή κάθε grid τοποθετείται ξεχωριστή γραμμή με την οποία έχει τη δυνατότητα ο χρήστης να πραγματοποιεί άμεση αναζήτηση στις εμφανιζόμενες εγγραφές. Συμπληρώνοντας τα επιθυμητά στοιχεία σε οποιαδήποτε από τις εμφανιζόμενες στήλες, τα αποτελέσματα φιλτράρονται σε πραγματικό χρόνο. Η λειτουργία αυτή ελαχιστοποιεί τη διαδικασία εύρεσης των επιθυμητών εγγραφών. Ø Ενοποίηση Κοινών Εγγραφών, με τη συγκεκριμένη επιλογή αποφεύγεται η επανάληψη των κοινών στοιχείων ανάμεσα στις εγγραφές, καθώς οι κοινές πληροφορίες εμφανίζονται σε ενιαία κελιά. Η εμφάνιση αυτή είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου υπάρχει η ανάγκη διαχωρισμού των εγγραφών με βάση κάποιο χαρακτηριστικό τους στοιχείο. Τέλος εφόσον ο χρήστης επιθυμεί την διόρθωση κάποιας συγκεκριμένης εγγραφής, αρκεί να: επιλέξει την γραμμή προς διόρθωση στο grid των εγγραφών, να αλλάξει τα δεδομένα που επιθυμεί και στο πεδίο Ποσό να ενεργοποιήσει ένα από τα κουμπιά «Enter» ή «Tab» Βήµα 4 Σενάρια Αποδείξεων Με το 2 ο button ενεργοποιείται η 2 η φόρµα, στην οποία ο χρήστης έχει την δυνατότητα υπολογισµού σεναρίων Αποδείξεων ανάλογα µε το Εισόδηµα το δικό του και της συζύγου του, όπου βοηθάει τον χρήστη να πάρει γρήγορες και σηµαντικές αποφάσεις για το ποσό των αποδείξεων που χρειάζεται να συγκεντρώσει ακόµη για το εισόδηµα του, τι φόρο θα πρέπει να καταβάλλει εάν τελικά δεν συγκεντρώσει επιπλέον αποδείξεις, πόσος φόρος µπορεί να εξοικονοµηθεί εάν συγκεντρωθούν και άλλες αποδείξεις. Η δυνατότητα πλήρους διαχείρισης και υπολογισμού των Σεναρίων Αποδείξεων παρέχεται επιλέγοντας από την αρχική φόρμα διαχείρισης του υπόχρεου το bu on αποδείξεων,, όπου και εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα διαχείρισης των σεναρίων
Στα στοιχεία υπόχρεου και συζύγου εμφανίζονται τα σταθερά στοιχεία του όπως έχουν εισαχθεί στο αντίστοιχο. Εναλλακτικά, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πληκτρολογήσει τα στοιχεία του Υπόχρεου απευθείας στα πεδία που επιθυμεί. Στη συνέχεια, θα πρέπει να συμπληρωθεί το ποσό των Αποδείξεων από τον χρήστη όπως επίσης και το Δηλωθέν Εισόδημά του για την Χρήση του 2010. Η εμφάνιση του ποσού των Αποδείξεων επιτυγχάνεται αυτόματα επιλέγοντας το bu on, εφόσον προηγουμένως ο χρήστης έχει αποθηκεύσει τις αποδείξεις στο Grid «Καταχώρηση Αποδείξεων». Εάν δεν υπάρχει αποθηκευμένη εγγραφή αποδείξεων θα πρέπει το ποσό των Αποδείξεων να καταχωρηθεί απευθείας από τον χρήστη. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν το Ποσό Αποδείξεων για την επιβολή ή την έκπτωση φόρου υπερβαίνει τις 15.000 ευρώ για τον Υπόχρεο και τις 30.000 ευρώ για την Σύζυγο, για την ασφάλεια των δεδομένων του χρήστη, εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα προειδοποίησης Σε αυτό το σημείο, στη φόρμα «Υπολογισμός», κάνοντας χρήση του πλήκτρου, υπολογίζονται: 1. οι απαιτούμενες αποδείξεις, στο πεδίο αυτό υπολογίζεται αυτόματα το ποσό των απαιτούμενων αποδείξεων βάσει του δηλωθέντος εισοδήματος που έχει οριστεί στο πεδίο «Δηλωθέν Εισόδημα» 2. οι συγκεντρωμένες αποδείξεις που έχουν οριστεί στο πεδίο «Ποσό Αποδείξεων» και οι οποίες επιμερίζονται ανάλογα με το εισόδημα του Υπόχρεου και της Συζύγου, 3. ο φόρος 10% των ασυγκέντρωτων αποδείξεων, που προκύπτει βάσει του ποσού του πεδίου «Υπόλοιπο» με ποσοστό 10%, λόγω μη συγκέντρωσης του απαιτούμενου ποσού των αποδείξεων 4. ή η έκπτωση που προκύπτει με ποσοστό 10% βάσει του ποσού του πεδίου «Υπόλοιπο» λόγω πλεοναζόντων αποδείξεων του Υπόχρεου και της Συζύγου όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα
Με την επιλογή εμφανίζεται στην οθόνη η προεπισκόπηση του υπολογισμού του φόρου των Αποδείξεων, όπου εμφανίζονται τα Οικονομικά Στοιχεία που έχουν προκύψει από τον υπολογισμό καθώς και διάφορες συμβουλές διαχείρισης των Αποδείξεων, ενώ με την επιλογή εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης ότι οι επιλογές του χρήστη θα χαθούν όπου με την επιλογή «Yes» κλείνει ο πίνακας και γίνεται επιστροφή στο grid διαχείρισης Υπόχρεων Ενεργοποιώντας το bu on που εμφανίζεται στο πάνω μέρος του πίνακα των Αποδείξεων, διαγράφονται όλα τα δεδομένα τα οποία έχουν ανακτηθεί ή έχουν καταχωρηθεί στις φόρμες «Στοιχεία Υπόχρεου», «Στοιχεία Συζύγου» και «Υπολογισμός». Τέλος, από το bu on εμφανίζονται οι οδηγίες χρήσης Σεναρίων Αποδείξεων.