MICROSOFT OFFICE 2003 MICROSOFT WORD 2003 Το Microsoft Office Word 2003 είναι το πρόγραµµα επεξεργασίας κειµένου που κάνει ευκολότερη τη δηµιουργία, την κοινή χρήση και την ανάγνωση εγγράφων. Οι λειτουργίες αναθεώρησης και επισήµανσης έχουν βελτιωθεί για να καλύψουν όλους τους τρόπους µε τους οποίους µπορείτε να παρακολουθήσετε αλλαγές και να διαχειριστείτε σχόλια. Το Word 2003 υποστηρίζει επίσης τη µορφή αρχείου XML (Extensible Markup Language) και λειτουργεί ως πρόγραµµα επεξεργασίας XML µε πλήρη λειτουργικότητα. Επιπλέον, µπορείτε να αποθηκεύσετε και να ανοίξετε αρχεία XML για να τα ενσωµατώσετε µε βασικά επιχειρησιακά δεδοµένα της εταιρείας σας. ΕΚΚΙΝΗΣΗ & ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ OFFICE 2003 ηµιουργία συντόµευσης στην επιφάνεια εργασίας για πρόγραµµα του Office Το Microsoft Office System δεν δηµιουργεί αυτόµατα συντόµευση στην επιφάνεια εργασίας για κάθε εγκατεστηµένο πρόγραµµα του Office. Ωστόσο, µπορείτε να δηµιουργήσετε εύκολα µια συντόµευση στην επιφάνεια εργασίας. ηµιουργία συντόµευσης στην επιφάνεια εργασίας 1. Χρησιµοποιώντας τα Microsoft Windows XP, κάντε κλικ στο στοιχείο Έναρξη, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο στοιχείο Όλα τα Προγράµµατα, έπειτα στο Microsoft Office και Microsoft Office όνοµα_προγράµµατος 2003. Σηµείωση Αν χρησιµοποιείτε τα Microsoft Windows 2000, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο στοιχείο Προγράµµατα αντί για το Όλα τα Προγράµµατα. 2. Κάντε δεξιό κλικ στο στοιχείο Microsoft Office όνοµα_προγράµµατος 2003, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Αποστολή σε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιφάνεια εργασίας (δηµιουργία συντόµευσης). Η συντόµευση για το πρόγραµµα του Office εµφανίζεται στην επιφάνεια εργασίας. Για να µάθετε περισσότερους τρόπους σχετικά µε την προσαρµογή της επιφάνειας εργασίας, κάντε κλικ στο στοιχείο Έναρξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια και υποστήριξη (στα Windows 2000, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια).
ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Στοιχεία που εµφανίζονται στη γραµµή κατάστασης Η γραµµή κατάστασης, η οποία είναι µια οριζόντια περιοχή στο κάτω µέρος του παραθύρου εγγράφου του Microsoft Word, παρέχει πληροφορίες σχετικά µε την τρέχουσα κατάσταση των στοιχείων που προβάλλετε στο παράθυρο καθώς και άλλες σχετικές πληροφορίες.για να εµφανίσετε τη γραµµή κατάστασης, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές από το µενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή και µετά επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Γραµµή κατάστασης στην ενότητα Εµφάνιση. Αριθµός σελίδας Εµφανίζει τον αριθµό της σελίδας. Αριθµός ενότητας Εµφανίζει τον αριθµό ενότητας (ενότητα: Τµήµα ενός εγγράφου όπου ορίζετε ορισµένες επιλογές µορφοποίησης σελίδας. ηµιουργείτε µια νέα ενότητα όταν θέλετε να αλλάξετε ιδιότητες όπως την αρίθµηση γραµµών, τον αριθµό στηλών ή τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα.) της σελίδας η οποία εµφανίζεται στο παράθυρο. Αριθµός/αριθµός Εµφανίζει τον αριθµό σελίδας και το συνολικό αριθµό σελίδων µε βάση τη µέτρηση των πραγµατικών σελίδων του εγγράφου. Μέτρηση στα Εµφανίζει την απόσταση από το επάνω άκρο της σελίδας έως το σηµείο παρεµβολής. Εάν το σηµείο παρεµβολής δεν βρίσκεται µέσα στο παράθυρο δεν εµφανίζεται µέτρηση. Αριθµός γραµµής Εµφανίζει τη γραµµή κειµένου στην οποία βρίσκεται το σηµείο παρεµβολής. Εάν το σηµείο παρεµβολής δεν βρίσκεται µέσα στο παράθυρο δεν εµφανίζεται µέτρηση. Αριθµός στήλης Εµφανίζει την απόσταση, σε πλήθος χαρακτήρων, από το αριστερό περιθώριο έως το σηµείο παρεµβολής. Εάν το σηµείο παρεµβολής δεν βρίσκεται µέσα στο παράθυρο δεν εµφανίζεται µέτρηση. ΕΓΓ Εµφανίζει την κατάσταση καταγραφής µακροεντολής. Κάντε διπλό κλικ στην ένδειξη ΕΓΓ για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την καταγραφή µακροεντολής. Όταν η καταγραφή δεν είναι ενεργοποιηµένη, η ένδειξη ΕΓΓ εµφανίζεται µε αµυδρά γράµµατα.
ΑΝΑΘ Εµφανίζει την κατάσταση παρακολούθησης αλλαγών. Κάντε διπλό κλικ στην ένδειξη ΑΝΑΘ για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών. Όταν δεν γίνεται παρακολούθηση αλλαγών, η ένδειξη ΑΝΑΘ εµφανίζεται µε αµυδρά γράµµατα. ΕΚΤ Εµφανίζει την κατάσταση επέκτασης επιλογής. Κάντε διπλό κλικ στην ένδειξη ΕΚΤ για ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την κατάσταση λειτουργίας. Όταν η κατάσταση λειτουργίας είναι απενεργοποιηµένη, η ένδειξη ΕΚΤ εµφανίζεται µε αµυδρά γράµµατα. ΑΝΤ Εµφανίζει την κατάσταση λειτουργίας αντικατάστασης (αντικατάσταση κατά την πληκτρολόγηση: Η αντικατάσταση υπαρχόντων χαρακτήρων ήδη καθώς πληκτρολογείτε. Από προεπιλογή, το Microsoft Word εισάγει χαρακτήρες καθώς πληκτρολογείτε. Προβάλλεται η ένδειξη "ΑΝΤ" στη γραµµή κατάστασης.). Κάντε διπλό κλικ στην ένδειξη ΑΝΤ για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την κατάσταση λειτουργίας. Όταν η κατάσταση λειτουργίας αντικατάστασης είναι απενεργοποιηµένη, η ένδειξη ΑΝΤ εµφανίζεται µε αµυδρά γράµµατα. Γλώσσα Εµφανίζει τη γλώσσα στο σηµείο παρεµβολής. Κάντε διπλό κλικ για να αλλάξετε τη µορφή της γλώσσας του επιλεγµένου κειµένου. Εµφανίζει την κατάσταση ορθογραφίας και γραµµατικής. Όταν το Word ελέγχει για σφάλµατα, µια κινούµενη πένα εµφανίζεται επάνω από το βιβλίο. Εάν δεν βρεθούν σφάλµατα, εµφανίζεται ένα σηµάδι ελέγχου. Εάν βρεθεί κάποιο σφάλµα, εµφανίζεται ένα "X". Για να διορθώσετε το σφάλµα, κάντε διπλό κλικ σε αυτό το εικονίδιο. Όταν οι επιλογές ορθογραφίας και γραµµατικής είναι απενεργοποιηµένες, ο γραµµατικός έλεγχος εξακολουθεί να εκτελείται για την αναγνώριση Έξυπνων ετικετών (έξυπνες ετικέτες: Για παράδειγµα, το όνοµα ενός ατόµου ή ενός παραλήπτη πρόσφατου µηνύµατος ηλεκτρονικού ταχυδροµείου του Microsoft Outlook είναι ένας τύπος δεδοµένων που µπορεί να αναγνωριστεί και να φέρει ένδειξη Έξυπνης ετικέτας.). Εάν θέλετε να απενεργοποιηθεί ο ορθογραφικός και ο γραµµατικός έλεγχος, πρέπει να απενεργοποιήσετε και τις Έξυπνες ετικέτες. 1. Στο µενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές Αυτόµατης ιόρθωσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Έξυπνες ετικέτες. 2. Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Σήµανση κειµένου µε Έξυπνες ετικέτες.
Εµφανίζει την κατάσταση αποθήκευσης στο παρασκήνιο. Όταν εµφανίζεται µια παλλόµενη δισκέτα, το Word αποθηκεύει το έγγραφό σας στο παρασκήνιο ενώ εργάζεστε. Εµφανίζει την κατάσταση εκτύπωσης στο παρασκήνιο. Όταν εµφανίζεται ένα εικονίδιο εκτυπωτή, το Word εκτυπώνει το έγγραφό σας στο παρασκήνιο καθώς εργάζεστε. Ο αριθµός δίπλα στο εικονίδιο του εκτυπωτή δηλώνει τον αριθµό σελίδας που εκτυπώνεται εκείνη τη στιγµή. Για να ακυρώσετε την εργασία εκτύπωσης, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του εκτυπωτή. Εγκατάσταση και προσαρµογή Τα µενού (µενού: Η λίστα εντολών που εµφανίζεται όταν κάνετε κλικ στο όνοµα ενός µενού στη γραµµή µενού ή σε µια άλλη γραµµή εργαλείων.) εµφανίζουν µια λίστα εντολών. Ορισµένες από αυτές τις εντολές έχουν δίπλα τους εικόνες, ώστε να µπορείτε να συνδέετε συνειρµικά την εντολή µε την εικόνα. Τα περισσότερα µενού βρίσκονται στη γραµµή µενού (γραµµή µενού: Η οριζόντια γραµµή που βρίσκεται κάτω από τη γραµµή τίτλων και περιέχει τα ονόµατα των µενού. Η γραµµή µενού µπορεί να είναι η ενσωµατωµένη γραµµή µενού ή µια προσαρµοσµένη γραµµή µενού.), που είναι η γραµµή εργαλείων στο επάνω µέρος της οθόνης. Οι γραµµές εργαλείων µπορεί να περιέχουν κουµπιά, µενού ή ένα συνδυασµό και των δύο. Γραµµή µενού Εντολή µενού Γραµµή εργαλείων Κουµπί Εµφάνιση µόνο των εντολών και κουµπιών που χρησιµοποιείτε
Το Microsoft Office προσαρµόζει αυτόµατα τα µενού και τις γραµµές εργαλείων, σύµφωνα µε τη συχνότητα χρήσης των εντολών. Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά ένα πρόγραµµα του Office, εµφανίζονται µόνο οι βασικότερες εντολές. Κατόπιν, στην πορεία της εργασίας σας, τα µενού και οι γραµµές εργαλείων προσαρµόζονται, ώστε να εµφανίζονται µόνο οι εντολές και τα κουµπιά γραµµών εργαλείων που χρησιµοποιείτε συχνότερα. Εµφάνιση όλων των εντολών ενός µενού Για να εντοπίσετε µια εντολή, την οποία χρησιµοποιείτε σπανίως ή δεν την έχετε χρησιµοποιήσει ποτέ, κάντε κλικ στα βέλη στο κάτω µέρος του µενού, για να εµφανίσετε όλες τις εντολές. Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στο µενού, για να το αναπτύξετε. Κατά την ανάπτυξη αυτή, αναπτύσσονται όλα τα µενού, µέχρι να επιλέξετε µια εντολή ή να πραγµατοποιήσετε µια άλλη ενέργεια. Όταν κάνετε κλικ σε µια εντολή του αναπτυγµένου µενού, η εντολή προστίθεται αυτόµατα στη σύντοµη έκδοση του µενού. Η εντολή αυτή αποσύρεται από τη σύντοµη έκδοση του µενού, εάν δεν τη χρησιµοποιείτε συχνά. Τοποθέτηση γραµµών εργαλείων στην ίδια γραµµή Οι γραµµές εργαλείων µπορούν να τοποθετηθούν διαδοχικά, στην ίδια γραµµή. Για παράδειγµα, η Βασική γραµµή εργαλείων είναι τοποθετηµένη δίπλα από τη γραµµή εργαλείων Μορφοποίηση, την πρώτη φορά που ανοίγετε ένα πρόγραµµα του Microsoft Office. Όταν τοποθετείτε πολλές γραµµές εργαλείων στην ίδια γραµµή, µπορεί να µην υπάρχει αρκετός χώρος για την εµφάνιση όλων των κουµπιών. Σε περίπτωση έλλειψης χώρου, εµφανίζονται τα κουµπιά που χρησιµοποιήσατε πιο πρόσφατα. Εµφάνιση όλων των κουµπιών µιας γραµµής εργαλείων Μπορείτε να αλλάξετε το µέγεθος µιας γραµµής εργαλείων, ώστε να εµφανίζει περισσότερα κουµπιά, ή να εµφανίσετε όλα τα κουµπιά µιας γραµµής εργαλείων. Για να δείτε µια λίστα κουµπιών που δεν χωρούν σε µια ενσωµατωµένη, σταθερή γραµµή εργαλείων (σταθερή γραµµή εργαλείων: Γραµµή εργαλείων που έχει προσαρτηθεί στη µία πλευρά του παραθύρου προγράµµατος. Όταν σύρετε µια γραµµή εργαλείων κάτω από τη γραµµή τίτλου του προγράµµατος ή στην αριστερή, δεξιά ή κάτω πλευρά του παραθύρου προγράµµατος, η γραµµή εργαλείων συγκρατείται στην άκρη του παραθύρου προγράµµατος.), κάντε κλικ στο βέλος Επιλογές γραµµής εργαλείων, στην άκρη της γραµµής εργαλείων. Εάν χρησιµοποιήσετε ένα κουµπί που δεν εµφανίζεται στη γραµµή εργαλείων, το κουµπί αυτό µετακινείται στη γραµµή εργαλείων, ενώ παράλληλα µεταφέρεται στη λίστα Επιλογές γραµµής εργαλείων ένα κουµπί που δεν έχει χρησιµοποιηθεί πρόσφατα. Προσαρµογή µενού και γραµµών εργαλείων Τα µενού και οι γραµµές εργαλείων επιδέχονται προσαρµογή από το χρήστη. Μπορείτε να προσθέσετε και να καταργήσετε κουµπιά και µενού σε γραµµές
εργαλείων, να δηµιουργήσετε τις δικές σας προσαρµοσµένες γραµµές εργαλείων και να αποκρύψετε, να εµφανίσετε ή να µετακινήσετε γραµµές εργαλείων. Μπορείτε να προσαρµόσετε τη γραµµή µενού, όπως ακριβώς προσαρµόζετε οποιαδήποτε ενσωµατωµένη γραµµή εργαλείων (ενσωµατωµένη γραµµή εργαλείων: Γραµµή εργαλείων που περιλαµβάνεται στα προγράµµατα του Microsoft Office, η οποία δεν δηµιουργείται από το χρήστη.) για παράδειγµα, µπορείτε να προσθέσετε και να καταργήσετε γρήγορα στη γραµµή µενού διάφορα κουµπιά και µενού αλλά δεν είναι δυνατό να αποκρύψετε τη γραµµή µενού.