Help & Manual Εγχειρίδιο Χρήσης των διαδικτυακών εφαρµογών για τις Σχολικές Επιτροπές Πρωτοβάθµιας & ευτεροβάθµιας Εκπαίδευσης του ήµου Ιλίου IInttel llisofftt Ε..Π..Ε.. ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΛΥΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Αιµιλιανού Γρεβενών 13, 14232 Ν. Ιωνία Τηλ: (+3210) 68.96.616 Φαξ: (+3210) 68.96.617 Email: sales@intellisoft.gr Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 1 από 30
Πίνακας περιεχομένων 1. Εισαγωγή... 3 2. Γενικό Περιβάλλον... 3 3. Είσοδος Χρηστών... 7 4. Μηνύµατα... 10 5. Προµηθευτές... 13 6. Έσοδα... 18 7. Έξοδα... 20 8. Κρατήσεις... 27 9. Καύσιµα... 28 10. Εκτυπώσεις... 29 Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 2 από 30
1. Εισαγωγή Το παρόν εγχειρίδιο αφορά το διαδικτυακό µέρος της εφαρµογής. Η εφαρµογή απευθύνεται στα µέλη των Σχολικών Επιτροπών των ήµων και επιτρέπει την διαχείριση των Εσόδων και Εξόδων των σχολικών µονάδων που ανήκουν σε αυτές. Για την Πρωτοβάθµια Σχολική Επιτροπή ισχύει η ηλεκτρονική διεύθυνση www.asxolikiiliou.gr και για την ευτεροβάθµια Σχολική Επιτροπή ισχύει η ηλεκτρονική διεύθυνση www.bsxolikiiliou.gr. 2. Γενικό Περιβάλλον Το περιβάλλον της εφαρµογής αποτελείται από τα εξής τµήµατα: 2.1. Τις επικεφαλής πληροφορίες που περιέχουν: 1.1.1. Την επωνυµία του σχολείου του Χρήστη ή το επιλεγµένο σχολείο του χρήστη εφ όσον έχει δικαιώµατα διαχείρισης σε περισσότερα από ένα σχολεία. 1.1.2. Ταο Ονοµατεπώνυµο του Χρήστη. 1.1.3. Την επιλογή ΑΛΛΑΓΗ ΣΧΟΛΕΙΟΥ, εφ όσον ο Χρήστης έχει δικαιώµατα διαχείρισης σε περισσότερα από ένα σχολεία. 1.1.4. Την επιλογή ΕΞΟ ΟΣ µε την οποία εγκαταλείπουµε την εφαρµογή και ταυτόχρονα διαγράφονται από τον υπολογιστή του Χρήστη τα όποια προσωρινά στοιχεία ταυτοποίησης του. 1.1.5. Τον κύριο τίτλο και υπότιτλο της σελίδας που αναφέρεται. 1.1.6. Την Σχολική Επιτροπή που ανήκει ο Χρήστης 1.1.7. Τον τίτλο του κύριου µενού στο οποίο ανήκει η τρέχουσα σελίδα ενεργειών. 2.2. Το Κύριο Μενού Το κύριο µενού περιέχει τις διαθέσιµες επιλογές της εφαρµογής. 2.2.1. Μηνύµατα Εµφανίζει κατ αρχάς τα µη αναγνωσµένα µηνύµατα της Σχολικής Επιτροπής προς το Σχολείο του χρήστη και επιτρέπει την αποστολή µηνυµάτων προς αυτή. 2.2.2. Προµηθευτές ιαχειρίζεται τους προµηθευτές του Σχολείου. Μπορείτε να δείτε τα στοιχεία των υπαρχόντων προµηθευτών, να προσθέσετε νέους προµηθευτές και να διαγράψετε υπάρχοντες, υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχουν συνδεδεµένα παραστατικά µε αυτούς. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 3 από 30
2.2.3. Έσοδα Εµφανίζει τα Έσοδα που έχουν διατεθεί από την Σχολική Επιτροπή στο Σχολείο. ιαθέτει τις δυνατότητες της αναζήτησης και της προβολής των λεπτοµερειών κάθε Εσόδου. 2.2.4. Έξοδα ιαχειρίζεται τα έξοδα του Σχολείου. ιαθέτει τις δυνατότητες της αναζήτησης και της προβολής των λεπτοµερειών κάθε εξόδου, της καταχώρησης νέων εξόδων καθώς και την καταχώρηση ανάλυσης των ποσών για κάθε έξοδο και τη διαγραφή εξόδων που δεν είναι οριστικοποιηµένα. 2.3. Την γραµµή εργαλείων Τα εικονίδια που εµφανίζονται στη γραµµή εργαλείων αντιστοιχούν στις πιο κοινές ενέργειες που είναι διαθέσιµες για την τρέχουσα σελίδα. Ανάλογα µε την κατάσταση των δεδοµένων που εµφανίζονται η διαθεσιµότητα των εργαλείων ποικίλει. 2.3.1. Εργαλείο αναζήτησης, εµφανίζει πάντα την φόρµα αναζήτησης. 2.3.2. Εργαλείο προσθήκης νέας εγγραφής. 2.3.3. Εργαλείο διαγραφής, διαγράφει την τρέχουσα εγγραφή. 2.3.4. Εργαλείο που εµφανίζει τυχόν υπάρχουσες αναλυτικές εγγραφές για την κύρια εγγραφή στην οποία βρισκόµαστε (αφορά τα έξοδα). 2.3.5. Εργαλείο που οριστικοποιεί µια εγγραφή (αφορά τα έξοδα). 2.4. Φόρµες εισαγωγής στοιχείων και δεδοµένων Οι περισσότερες οθόνες της εφαρµογής περιέχουν φόρµες εισαγωγής στοιχείων και δεδοµένων προς: Αναζήτηση, Καταχώρηση και Ενηµέρωση τους. Οι φόρµες αποτελούνται από τα παρακάτω στοιχεία: Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 4 από 30
2.4.1. (1) Την επικεφαλίδα, που δηλώνει τον σκοπό της ενέργειας που θα προκύψει µετά την εισαγωγή των στοιχείων στα πεδία της και το πάτηµα του πλήκτρου εκτέλεσης της ενέργειας. 2.4.2. (2) Τα διάφορα πεδία εισαγωγής στοιχείων 2.4.3. (3) Την ετικέτα που δηλώνει ποια στοιχεία θα καταχωρηθούν στο πεδίο. 2.4.4. (4) Το πλήκτρο ή τα πλήκτρα που εκτελούν την ενέργεια (αναζήτηση, εισαγωγή, ενηµέρωση κτλ). Σηµειώστε ότι κανένα στοιχείο δεν εισέρχεται στο σύστηµα αν δεν πατηθεί το αντίστοιχο πλήκτρο ενεργειών, εκτός και αν υπάρχει κατάλληλο εικονίδιο ενέργειας (π.χ. οριστικοποίηση εξόδου). 2.5. Μηνύµατα σφάλµατος κατά την αποστολή των δεδοµένων. Τα µηνύµατα αυτά εµφανίζονται όταν πατηθεί το πλήκτρο εκτέλεσης της φόρµας και κάποια απαιτούµενα πεδία είτε δεν έχουν συµπληρωθεί είτε έχουν συµπληρωθεί µε λάθος στοιχεία. 2.5.1. (1) ηλώνει ότι το αµέσως προηγούµενο πεδίο είναι υποχρεωτικό να συµπληρωθεί ή ότι είναι συµπληρωµένο λάθος και εµφανίζει το σχετικό µήνυµα σφάλµατος. 2.5.2. (2) ηλώνει το πεδίο που πρέπει να συµπληρωθεί ή να διορθωθεί και το χρωµατίζει κατάλληλα. Όταν πληκτρολογήσετε τα σωστά στοιχεία, το πεδίο αποχρωµατίζεται. 2.6. Γενικά µηνύµατα Είναι µηνύµατα που εµφανίζονται στην αρχή της οθόνης, κάτω από την γραµµή των εργαλείων και υποδηλώνουν είτε µια επιτυχηµένη ενέργεια (πράσινο φόντο), είτε µια αποτυχηµένη ενέργεια (κόκκινο φόντο). Τα µηνύµατα αυτά εµφανίζονται µόνο εκεί όπου οι αντίστοιχες ενέργειες δεν µπορούν να εµφανίσουν τα αποτελέσµατά τους στις σχετικές οθόνες (π.χ. όταν διαγράφεται ένας προµηθευτής). 2.7. Πεδία εισαγωγής ηµεροµηνιών Στα πεδία που απαιτείται η εισαγωγή ηµεροµηνίας, δίνεται ειδική διαχείριση έτσι ώστε να εξασφαλιστεί ότι οι ηµεροµηνίες εισάγονται πάντα µε την σωστή µορφοποίηση (ηη/µµ/εεεε). Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 5 από 30
2.7.1. (1) και (2) Αλλαγή µήνα και έτους. Μπορείτε να τα αλλάξετε είτε επιλέγοντας από το αναπτυσσόµενα µενού τους είτε κάνοντας κλικ στα βελάκια δίπλα τους. 2.7.2. (3) Η τρέχουσα ηµεροµηνία. 2.7.3. (4) Ηµεροµηνίες στις οποίες κάνοντας κλικ εισάγονται στο αντίστοιχο πεδίο. 2.7.4. Όταν ένα πεδίο έχει ήδη µια ηµεροµηνία το «ηµερολόγιο» ανοίγει µε επιλεγµένη αυτήν την ηµεροµηνία. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 6 από 30
3. Είσοδος Χρηστών ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΛΥΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Σε αυτήν την οθόνη πληκτρολογήστε τον Κωδικό Χρήστη και τον Κωδικό Πρόσβασης που σας έχουν δοθεί για να εισέλθετε στην εφαρµογή. 3.1. Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης Κατά την πρώτη είσοδο σας το σύστηµα θα σας υποχρεώσει να αλλάξετε τον κωδικό εισόδου σας µε άλλον της επιλογής σας. Σηµειώστε ότι η εφαρµογή χρησιµοποιεί ισχυρές µεθόδους κρυπτογράφησης και αποκρυπτογράφησης των κωδικών και για τον λόγο αυτό δεν είναι δυνατή η αποστολή τους σε περίπτωση που τους ξεχάσετε. Σε τέτοια περίπτωση θα πρέπει να αιτηθείτε στην αρµόδια Σχολική Επιτροπή την εκχώρηση νέου Κωδικού Πρόσβασης ο οποίος ξανά θα είναι προσωρινός και θα χρειαστεί να τον αλλάξετε µετά την πρώτη επιτυχηµένη είσοδό σας. Στην πιο κάτω εικόνα βλέπετε την οθόνη αλλαγής του Κωδικού πρόσβασης. Πληκτρολογήστε τον προσωρινό (παλαιό) Κωδικό πρόσβασης µε τον οποίο µόλις κάνατε την επιτυχηµένη είσοδο, στην συνέχεια πληκτρολογήστε δύο φορές τον νέο κωδικό. Σηµειώστε ότι κατά την πληκτρολόγηση εµφανίζονται Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 7 από 30
µηνύµατα για το πόσο ισχυρός είναι ο κωδικός που πληκτρολογείτε. Η εφαρµογή δέχεται µόνο κωδικούς µε ένδειξη "ισχυρός" και πάνω. Παρατήρηση: Για τη διευκόλυνσή σας σηµειώνουµε ότι ένας κωδικός χαρακτηρίζεται ως "ισχυρός" αν περιέχει τουλάχιστον δύο γράµµατα, δύο αριθµούς και δύο σύµβολα π.χ (@!#). Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 8 από 30
Περιπτώσεις αποτυχίας σύνδεσης στην εφαρµογή Αν δώσετε λάθος τον κωδικό χρήστη ή τον κωδικό πρόσβασης θα εµφανιστεί το παρακάτω προειδοποιητικό µήνυµα: Αν δώσετε λανθασµένο κωδικό πρόσβασης περισσότερες από πέντε (5) φορές αυτός ο αριθµός έχει οριστεί από τον διαχειριστή του συστήµατος- τότε ο λογαριασµός σας θα κλειδωθεί και θα πρέπει να ξεκλειδωθεί από τον διαχειριστή του συστήµατος. Μέχρι αυτό να συµβεί δεν θα έχετε το δικαίωµα εισόδου στην εφαρµογή. Το µήνυµα που θα εµφανιστεί, αν υπερβείτε το µέγιστο αριθµό αποτυχηµένων προσπαθειών εισαγωγής στην εφαρµογή, είναι το εξής: Τέλος, υπάρχει η περίπτωση, κατά την προσπάθειά σας για εισαγωγή στην εφαρµογή, παρότι δίνετε σωστά τον κωδικό χρήση και τον κωδικό πρόσβασης (password), να λάβετε µήνυµα ότι ο «κωδικός χρήστη έχει απενεργοποιηθεί». Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να επικοινωνήσετε µε το διαχειριστή του συστήµατος. Το µήνυµα που θα δείτε είναι το εξής: Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 9 από 30
4. Μηνύματα ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΛΥΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Από την οθόνη αυτή βλέπετε τα µηνύµατα που στέλνει η Σχολική Επιτροπή στο σχολείο σας και σας επιτρέπει να στείλετε και εσείς κάποιο µήνυµα προς αυτή. Η οθόνη ανοίγει εµφανίζοντας την φόρµα αναζήτησης εισερχοµένων µηνυµάτων και ένα κατάλογο µε τα µη αναγνωσµένα µηνύµατα. Εάν δεν υπάρχουν µη αναγνωσµένα µηνύµατα, στην θέση του καταλόγου εµφανίζεται το αντίστοιχο µήνυµα. Από όπου κι αν βρίσκεστε επιστρέφετε στην οθόνη αναζήτησης. ηµιουργείτε ένα νέο µήνυµα προς την Σχολική επιτροπή Μεταβαίνετε στην οθόνη των Απεσταλµένων µηνυµάτων 4.1. Αναζήτηση (Εισερχόµενα Μηνύµατα) Επιλέξτε µια κατηγορία - Αναγνωσµένα (ΝΑΙ), Μη αναγνωσµένα (ΟΧΙ), Όλα (ΟΛΑ) ή πληκτρολογήστε µέρος από το θέµα κάποιου µηνύµατος για να εµφανιστεί µια λίστα µε τα µηνύµατα της Σχολικής Επιτροπής που σας έχουν αποσταλεί και ταιριάζουν στα κριτήρια αναζήτησης. Μετά την επιτυχηµένη αναζήτηση θα εµφανιστεί µια λίστα µε τα µηνύµατα που ταιριάζουν στα κριτήρια που θέσατε. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 10 από 30
Κάντε κλικ (1) στην στήλη της ηµεροµηνίας για το µήνυµα που σας ενδιαφέρει για να το διαβάσετε. Σηµειώστε ότι το µήνυµα πλέον θα εµφανίζεται ως Αναγνωσµένο χωρίς να απαιτείται κάποια επί πλέον ενέργεια από την πλευρά σας. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 11 από 30
4.2. ηµιουργία Νέου Μηνύµατος Πληκτρολογήστε το Θέµα και το Μήνυµα που θέλετε να αποστείλετε και κάντε κλικ στο πλήκτρο ΑΠΟΣΤΟΛΗ. 4.3. Απεσταλµένα µηνύµατα Κάντε κλικ (1) στην στήλη της ηµεροµηνίας για το µήνυµα που σας ενδιαφέρει για να διαβάσετε κάποιο από τα µηνύµατα που έχετε ήδη αποστείλει. Σηµειώστε ότι δεν µπορείτε να αλλάξετε τα στοιχεία ενός µηνύµατος που έχει ήδη αποσταλεί. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 12 από 30
5. Προμηθευτές Με την επιλογή αυτή µπορείτε να δείτε τα στοιχεία των ήδη καταχωρηµένων στην εφαρµογή προµηθευτών για την Σχολική Επιτροπή που ανήκετε, να προσθέσετε ένα νέο προµηθευτή, να ενηµερώσετε τα στοιχεία ενός ήδη καταχωρηµένου, ή να διαγράψετε έναν προµηθευτή µε την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχουν παραστατικά συνδεδεµένα µε αυτόν. Το τµήµα αυτό ξεκινά µε την οθόνη αναζήτησης των ήδη καταχωρηµένων προµηθευτών. Εργαλεία Αναζήτηση, σας µεταφέρει πάντα στην οθόνη της αναζήτησης. Καταχώρηση νέου προµηθευτή. ιαγραφή Προµηθευτή. Εµφανίζεται µόνο όταν βλέπετε τα στοιχεία ενός ήδη καταχωρηµένου προµηθευτή και µπορείτε να τον διαγράψετε εφ όσον δεν υπάρχουν συνδεδεµένα παραστατικά µε αυτόν τον προµηθευτή, αλλιώς θα εµφανιστεί σχετικό µήνυµα σφάλµατος. 5.1. Αναζήτηση Πληκτρολογήστε µέρος της επωνυµίας ή του Α.Φ.Μ. του προµηθευτή που θέλετε να βρείτε, θα εµφανιστεί µια λίστα µε τους προµηθευτές που αντιστοιχούν στα κριτήρια που εισάγατε. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 13 από 30
Κάντε κλικ (1) στην στήλη της επωνυµίας για να δείτε τα στοιχεία του αντίστοιχου προµηθευτή. 5.2. Στοιχεία ήδη καταχωρηµένου Προµηθευτή, Ενηµέρωση Από αυτήν την οθόνη βλέπετε τα στοιχεία ενός ήδη καταχωρηµένου προµηθευτή και µπορείτε να µεταβάλετε (ενηµερώσετε) τα στοιχεία του. Τα στοιχεία των προµηθευτών χωρίζονται σε τρεις οµάδες στοιχείων: 1.1.8. Στοιχεία Προµηθευτή Περιέχονται τα βασικά στοιχεία του προµηθευτή Κωδικός Ο Κωδικός αφορά τον τρόπο µε τον οποίο υποδηλώνεται ο προµηθευτής στην εφαρµογή, δηµιουργείται αυτόµατα και δεν µπορείτε να τον αλλάξετε. Ηµ/νια Εισαγωγής Η ηµεροµηνία πρώτης εισαγωγής του προµηθευτή στο σύστηµα. Εισάγεται αυτόµατα από την εφαρµογή και δεν είναι επεξεργάσιµη. Χρήστης Ο χρήστης που καταχώρησε τον προµηθευτή. Εισάγεται αυτόµατα από την εφαρµογή και δεν είναι επεξεργάσιµος. Επωνυµία Η επίσηµη επωνυµία του προµηθευτή όπως αυτή εµφανίζεται στα παραστατικά του. Υποχρεωτικό πεδίο. Τίτλος Ο διακριτικός τίτλος του προµηθευτή, εφ όσον υπάρχει, θα τον αναζητήσετε στα παραστατικά του. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 14 από 30
Φορολογικό Επάγγελµα Το φορολογικό επάγγελµα του προµηθευτή, θα το βρείτε από τα παραστατικά του. Α.Φ.Μ. Ο αριθµός φορολογικού µητρώου του προµηθευτή, θα το αναζητήσετε στα παραστατικά του. Υποχρεωτικό πεδίο, κατά την πληκτρολόγησή του γίνεται έλεγχος ορθότητας και ταυτόχρονα ελέγχεται εάν τυχόν υπάρχει άλλος προµηθευτής µε το ίδιο Α.Φ.Μ., σε αυτήν την περίπτωση εµφανίζονται σχετικά µηνύµατα σφάλµατος..ο.υ. Η ηµόσια Οικονοµική Υπηρεσία στην οποία ανήκει, θα την αναζητήσετε στα παραστατικά του. Υποχρεωτικό πεδίο, για την αποφυγή σφαλµάτων επιλέγεται από την σχετική λίστα του πεδίου. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει απευθυνθείτε στην Σχολική Επιτροπή ώστε να προστεθεί. ιεύθυνση Η διεύθυνση του προµηθευτή, θα την αναζητήσετε στα παραστατικά του. Τ.Κ. Ο ταχυδροµικός κώδικας του προµηθευτή, θα τον αναζητήσετε στα παραστατικά του. Πόλη Η πόλη που αντιστοιχεί στην διεύθυνση του προµηθευτή, θα την αναζητήσετε στα παραστατικά του. Περιοχή Η περιοχή της πόλης που αντιστοιχεί στην διεύθυνση του προµηθευτή, εφ όσον αναγράφεται, θα την αναζητήσετε στα παραστατικά του. Υπεύθυνος Ο υπεύθυνος συνεννοήσεων από την πλευρά του προµηθευτή. Κινητό Το κινητό τηλέφωνο του υπευθύνου συνεννοήσεων. Τηλέφωνα Φαξ Στο τµήµα αυτό περιέχονται τα τηλέφωνα και τα φαξ επικοινωνίας µε τον προµηθευτή. Μπορείτε να καταχωρήσετε τρία τηλέφωνα κα τρία φαξ µε τις αντίστοιχες περιγραφές τους. Internet Σηµειώσεις Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 15 από 30
Στην οθόνη αυτή περιέχονται τα στοιχεία διαδικτύου (email, web site address) του προµηθευτή καθώς και τυχόν σηµειώσεις που τον αφορούν. Κρατήσεις Περιέχει τις επισηµάνσεις για το ποιες κρατήσεις πραγµατοποιούνται κατά τις συναλλαγές µε αυτόν τον προµηθευτή. Εκ προοιµίου είναι επιλεγµένες όλες οι σχετικές κρατήσεις. Αν δεν είστε σίγουροι για το ποιες κρατήσεις γίνονται απευθυνθείτε είτε στην διεύθυνση του Σχολείου σας, είτε στην Σχολική Επιτροπή. Μ.Τ.Π.Υ (Μετοχικό ταµείο πολιτικών υπαλλήλων) Χαρτόσηµο Ο.Γ.Α. (Οργανισµός Γεωργικών Ασφαλίσεων) 1.1.9. Προσθήκη Νέου Προµηθευτή Καταχωρήστε τα στοιχεία του νέου προµηθευτή συµπληρώνοντας τα αντίστοιχα πεδία της φόρµα όπως έχει περιγραφεί πιο πάνω. 1.1.10. ιαγραφή Προµηθευτή Το σχετικό εικονίδιο εµφανίζεται όταν βλέπετε τα στοιχεία ενός ήδη καταχωρηµένου προµηθευτή. Όταν κάνετε κλικ (1) σε αυτό το εικονίδιο θα εµφανιστεί σχετικό µήνυµα προειδοποίησης (2). Κάντε κλικ στο πλήκτρο Επιβεβαίωση. Αν δεν υπάρχουν παραστατικά Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 16 από 30
συνδεδεµένα µε αυτόν τον προµηθευτή θα διαγραφεί και θα µεταβείτε στην οθόνη της αναζήτησης όπου θα εµφανιστεί το µήνυµα της επιτυχούς διαγραφής. Αν υπάρχουν συνδεδεµένες κινήσεις δεν θα γίνει η διαγραφή και θα εµφανιστεί το σχετικό µήνυµα στην οθόνη που βρίσκεστε. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 17 από 30
6. Έσοδα Με την επιλογή αυτή βλέπετε τα έσοδα που έχει καταχωρήσει η αρµόδια Σχολική Επιτροπή για το σχολείο σας. Το τµήµα ξεκινά µε την αναζήτηση των καταχωρηµένων εσόδων. 6.1. Αναζήτηση Επιλέξτε ένα εύρος ηµεροµηνιών για να δείτε τα έσοδα που έχουν καταχωρηθεί για το σχολείο σας στην επιλεγµένη περίοδο από την Σχολική Επιτροπή. Από την λίστα των εσόδων που θα εµφανιστεί κάντε κλικ στην στήλη της ηµεροµηνίας (1) για να δείτε λεπτοµέρειες για το αντίστοιχο έσοδο. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 18 από 30
6.2. Λεπτοµέρειες εσόδου Τα έσοδα δεν µπορούν να τροποποιηθούν, είναι µόνο για ανάγνωση. Ηµ/νια Εισαγωγής Η ηµεροµηνία που καταχωρήθηκε το έσοδο στην εφαρµογή. Αρ. Ελέγχου Αυτόµατος κωδικός που αποδίδει η εφαρµογή στο έσοδο. Χρήστης Ο χρήστης που καταχώρησε το έσοδο στην εφαρµογή Οριστικοποιηµένο ηλώνει εάν το έσοδο είναι οριστικοποιηµένο, δηλαδή η συναλλαγή είναι τελική και δεν επιδέχεται τροποποιήσεις ούτε από τον χρήστη που την καταχώρησε. Ηµ/νια Συναλλαγής Η ηµεροµηνία που πραγµατοποιήθηκε η συναλλαγή. Παραστατικό Ο αριθµός του πραγµατικού παραστατικού και η ηµεροµηνία που αναγράφεται σε αυτό. Αιτιολογία Η αιτιολογία πραγµατοποίησης του εσόδου. Κατηγορία Εσόδου Ποσό Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 19 από 30
7. Έξοδα Με την επιλογή αυτή µπορείτε να αναζητήσετε καταχωρηµένα έξοδα για το σχολείο σας, να καταχωρήσετε νέα, να καταχωρήσετε την ανάλυση για κάποιο έξοδο και να διαγράψετε κάποιο έξοδο που δεν είναι οριστικοποιηµένο. 7.1. Αναζήτηση Συµπληρώστε τα κριτήρια αναζήτησης για να βρείτε τα έξοδα που έχετε καταχωρήσει και αντιστοιχούν σε αυτά. Σηµειώστε ότι µπορείτε να αναζητήσετε τα έξοδα που αντιστοιχούν σε κάποιον προµηθευτή πληκτρολογώντας µέρος της επωνυµίας του ή του Α.Φ.Μ. του. Από την λίστα εξόδων που θα εµφανιστεί κάντε κλικ στην στήλη της ηµεροµηνίας (1) για να δείτε ή και να ενηµερώσετε τα στοιχεία κάποιου εξόδου. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 20 από 30
7.2. Λεπτοµέρειες και Ενηµέρωση Εξόδου, Καταχώρηση εξόδου Η φόρµα καταχώρησης / ενηµέρωσης των εξόδων είναι χωρισµένη σε τρία λογικά τµήµατα. 7.2.1. Γενικά Στοιχεία Εξόδου Ηµ/νια Εισαγωγής Η ηµεροµηνία που καταχωρήθηκε το έξοδο στην εφαρµογή. Αρ. Ελέγχου Αυτόµατος κωδικός που αποδίδει η εφαρµογή στο έξοδο. Χρήστης Ο χρήστης που καταχώρησε το έξοδο στην εφαρµογή. Οριστικοποιηµένο ηλώνει εάν το έξοδο είναι οριστικοποιηµένο, δηλαδή η συναλλαγή είναι τελική και δεν επιδέχεται τροποποιήσεις ούτε από τον χρήστη που την καταχώρησε. Σηµειώστε ότι η οριστικοποίηση του εξόδου γίνεται µόνο εφ όσον είναι εξοφληµένο και πραγµατοποιείται κάνοντας κλικ στο εικονίδιο οριστικοποίησης στην γραµµή εργαλείων που είναι διαθέσιµο µόνο εφ όσον πληρούνται αυτές οι προϋποθέσεις. Αγορά / Παραλαβή ή Επιστροφή / Ακύρωση Επιλέξτε αναλόγως, προεπιλεγµένη τιµή Αγορά / Παραλαβή. Ηµ/νια Συναλλαγής Η ηµεροµηνία που πραγµατοποιήθηκε η συναλλαγή. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 21 από 30
Προµηθευτής Λόγω του πλήθους των προµηθευτών των σχολείων η επιλογή του προµηθευτή γίνεται χρησιµοποιώντας το εικονίδιο αναζήτησης προµηθευτή που βρίσκεται δίπλα στο πεδίο του. Υποχρεωτικό πεδίο. Για να αναζητήσετε ένα προµηθευτή κάντε κλικ στο εικονίδιο πεδίο εισαγωγής προµηθευτή. δίπλα στο Θα εµφανιστεί το πεδίο Αναζήτηση προµηθευτή πάνω ακριβώς από το πεδίο του προµηθευτή. Πληκτρολογήστε το Α.Φ.Μ. του προµηθευτή που αναζητάτε ή µέρος του και κάντε κλικ στο εικονίδιο αναζήτησης που τώρα έχει µετακινηθεί στο πεδίο Αναζήτηση προµηθευτή. Εάν η αναζήτηση βρει µόνο έναν προµηθευτή θα τον τοποθετήσει στο πεδίο Προµηθευτής και το βοηθητικό πεδίο Αναζήτηση Προµηθευτή θα εξαφανιστεί. Εάν η αναζήτηση βρει περισσότερους από ένα προµηθευτές που να ταιριάζουν στα κριτήρια (π.χ. εάν πληκτρολογήσατε µέρος του Α.Φ.Μ.) τότε το πεδίο Προµηθευτής θα γίνει κόκκινο και θα πρέπει να επιλέξετε κάποιον από τους ανευρεθέντες προµηθευτές που θα περιέχει. Παραστατικό Ο αριθµός του πραγµατικού παραστατικού που αναγράφεται σε αυτό. Αιτιολογία Η αιτιολογία πραγµατοποίησης του εξόδου. Κατηγορία Εξόδου Η κύρια κατηγορία εξόδου. Υποχρεωτικό πεδίο. Υποκατηγορία Εξόδου Η δευτερεύουσα κατηγορία εξόδου. Οι υποκατηγορίες εξόδων εξαρτώνται από την επιλεγµένη κύρια κατηγορία η οποία και θα πρέπει να επιλεγεί πρώτη. Υποχρεωτικό πεδίο. Τρόπος Πληρωµής Επιλογή του τρόπου πληρωµής. Υποχρεωτικό πεδίο. Σηµειώστε ότι εφ όσον επιλέξετε ως τρόπο πληρωµής Μετρητά, συµπληρώνονται αυτόµατα τα πεδία ηµ/νια εξόφλησης και τσεκάρεται το πεδίο Εξόφληση, χωρίς δυνατότητα αλλαγής. Για τους άλλους τρόπους πληρωµής µπορείτε να συµπληρώσετε η όχι τα πεδία Ηµ/νια Εξόφλησης και Εξόφληση. Ηµ/νια Εξόφλησης Η ηµεροµηνία εξόφλησης του εξόδου (βλ. Πιο πάνω). Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 22 από 30
Εξόφληση ηλώνει εάν το έξοδο έχει εξοφληθεί ή όχι. Αρ. Απόδειξης Ποσά Καθαρή Αξία Πληκτρολογήστε την καθαρή αξία του εξόδου. Μετά την πληκτρολόγηση της αξίας και της µετακίνησης σε άλλο πεδίο υπολογίζονται αυτόµατα το Φ.Π.Α. το Συνολικό Ποσό και το Πληρωτέο Ποσό καθώς και οι Κρατήσεις (βλ. Πιο κάτω). Φ.Π.Α. Σηµειώστε ότι εκ προοιµίου αυτά τα ποσά (Φ.Π.Α, Συνολικό, Πληρωτέο Ποσό, Κρατήσεις) υπολογίζονται αυτόµατα από την εφαρµογή όταν συµπληρώνονται ή αλλάζουν τιµές ή επιλογές που τα επηρεάζουν. Υπέρ Τρίτων/Επιβαρ. Πληκτρολογήστε τυχόν επιβαρύνσεις υπέρ τρίτων που είναι απαραίτητες για το έξοδο που ενηµερώνεται ή καταχωρείται. Συνολικό Ποσό Υπολογίζεται αυτόµατα. Πληρωτέο Ποσό Υπολογίζεται αυτόµατα. Αλλαγή Ποσών Υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητο να κάνετε µικρές αλλαγές στα ποσά που έχουν υπολογιστεί αυτόµατα (κυρίως λόγω εσφαλµένης στρογγυλοποίησης των ποσών από µέρους του προµηθευτή), σε αυτήν την περίπτωση µπορείτε επιλέγοντας (check) αυτό το πεδίο να αλλάξετε τα ποσά του Φ.Π.Α. (µόνο το ποσό) και του Συνολικού Ποσού. Σε αυτήν την περίπτωση ο υπολογισµός του Φ.Π.Α. και του Συνολικού Ποσού δεν γίνεται αυτόµατα αλλά καταχωρούνται τα ποσά που θα βάλετε ως έχουν. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 23 από 30
Κρατήσεις Σε αυτό το τµήµα βλέπετε τις κρατήσεις που γίνονται αυτόµατα από το σύστηµα καθώς εισάγετε τιµές ή κάνετε επιλογές που τις επηρεάζουν. Το µόνο πεδίο που µπορείτε να αλλάξετε είναι το ποσοστό του Φόρου που µπορείτε να το επιλέξτε από το αντίστοιχο αναπτυσσόµενο µενού. Σηµειώστε ότι το σύνολο των κρατήσεων αφαιρείται από το Συνολικό Ποσό για να σας δώσει το Πληρωτέο Ποσό. 7.2.2. Ανάλυση Εξόδου Έχετε την δυνατότητα να αναλύσετε ένα έξοδο σε επί µέρους αιτιολογηµένα ποσά. Για να προσθέσετε αναλυτικές καταχωρήσεις σε ένα έξοδο κάντε κλικ στο εικονίδιο αναλυτικών εγγραφών στην γραµµή εργαλείων όταν βρίσκεστε στην οθόνη λεπτοµερειών του εξόδου. Θα µεταφερθείτε στην οθόνη καταχώρησης αναλυτικών εγγραφών. Στην οθόνη βλέπετε (1) σύνοψη του παραστατικού για το οποίο θα καταχωρήσετε αναλυτικές εγγραφές και (2) λίστα των αναλυτικών εγγραφών για αυτό το παραστατικό. Σηµειώστε ότι το σύνολο των Αξιών των αναλυτικών εγγραφών δεν µπορεί να είναι µεγαλύτερο από την καθαρή αξία του παραστατικού. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 24 από 30
Προσθήκη αναλυτικής εγγραφής. Κάντε κλικ στο εικονίδιο στην γραµµή εργαλείων, θα εµφανιστεί η πιο κάτω οθόνη. Αιτιολογία. Εµφανίζεται πάντα η αιτιολογία του παραστατικού στο οποίο ανήκει η αναλυτική εγγραφή. Είδος. Επιλογή από αναπτυσσόµενο µενού. Ποσότητα. Πληκτρολογήστε την ποσότητα του είδους που επιλέξατε. Μονάδα µέτρησης. Επιλογή από αναπτυσσόµενο µενού, αφορά τις µονάδες µέτρησης της ποσότητας που καταχωρήσατε στο προηγούµενο πεδίο. Έκπτωση. Πληκτρολογήστε το τυχόν Ποσό της έκπτωσης για την τιµή που καταχωρήσατε. Προαιρετικό πεδίο. Αξία. Υπολογίζεται αυτόµατα από την εφαρµογή. Συµπληρώστε τα πεδία και κάντε κλικ στο πλήκτρο Προσθήκη, θα αποκρυφτεί η οθόνη και τα στοιχεία που καταχωρήσατε θα εµφανιστούν στην λίστα ανάλυσης του παραστατικού. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 25 από 30
Μπορείτε να συνεχίσετε να καταχωρείτε αναλύσεις ή από την λίστα κάνοντας κλικ στα εικονίδια, να ενηµερώσετε ή να διαγράψετε την αντίστοιχη αναλυτική εγγραφή. Όταν τελειώσετε όλες τις αναλυτικές εγγραφές κάντε κλικ στο πλήκτρο επιστροφή για να επιστρέψετε στην στο κύριο παραστατικό του εξόδου. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 26 από 30
8. Κρατήσεις ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΛΥΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Οι κρατήσεις είναι µια ειδική κατηγορία εξόδου στην οποία δεν γίνονται κρατήσεις και οι περισσότερες επιλογές είναι προεπιλεγµένες και δεν επιδέχονται αλλαγής, όπως φαίνεται και από την παρακάτω οθόνη. 8.1. Αναζήτηση. Η ίδια διαδικασία που περιγράφεται στα Έξοδα. 8.2. Καταχώρηση Νέας κράτησης ή Ενηµέρωση υπάρχουσας. Καταχωρήστε µε την ίδια διαδικασία που περιγράφεται στα Έξοδα τον Προµηθευτή, το Παραστατικό, την Αιτιολογία, την τυχόν Ηµ/νια Εξόφλησης, την Εξόφληση, το Αριθµό της Απόδειξης και την Καθαρή Αξία. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 27 από 30
9. Καύσιμα Με την επιλογή αυτή µπορείτε να αναζητήσετε ήδη καταχωρηµένες αιτήσεις καυσίµων ή να αιτηθείτε καύσιµα θέρµανσης για το Σχολείο σας από την Σχολική Επιτροπή. Το τµήµα ξεκινά µε την αναζήτηση 9.1. Αναζήτηση Συµπληρώστε τα κριτήρια αναζήτησης για να δείτε µια λίστα καταχωρηµένων αιτήσεων. Από την λίστα που θα εµφανιστεί κάντε κλικ (1) στην στήλη της ηµεροµηνίας για να δείτε λεπτοµέρειες για την αντίστοιχη αίτηση. Λεπτοµέρειες Αίτησης καυσίµου / Νέα Αίτηση Στην πιο κάτω εικόνα βλέπετε λεπτοµερείς για µια αίτηση. Ενηµερώστε τα πεδία που θέλετε και κάντε κλικ στο πλήκτρο Ενηµέρωση. Για να καταχωρήσετε µια νέα αίτηση κάντε κλικ στο εικονίδιο προσθήκης νέας αίτησης και συµπληρώστε τα αντίστοιχα πεδία και τέλος κάντε κλικ στο πλήκτρο Προσθήκη. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 28 από 30
10. Εκτυπώσεις ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΕΣ ΛΥΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Από την εφαρµογή µπορείτε να πάρετε µια σειρά εκτυπώσεων και συγκεντρωτικών καταστάσεων που είναι απαραίτητες είτε για την υποβολή των σχετικών δικαιολογητικών στις διάφορες ηµόσιες Υπηρεσίες είτε για την ενηµέρωση σας. Σηµειώστε ότι όλες οι εκτυπώσεις είναι σε µορφή Adobe pdf και είναι απαραίτητο να έχετε τον Acrobat Reader για να τα αποθηκεύσετε και να τα διαβάσετε. Εάν δεν τον διαθέτετε µπορείτε να τον κατεβάσετε δωρεάν από τη διεύθυνση: http://get.adobe.com/reader/ Οι διαθέσιµες εκτυπώσεις είναι: 10.1. Κατάσταση Εισπράξεων 10.2. Κατάσταση Πληρωµών 10.3. Βεβαίωση Κρατήσεων 10.4. Βεβαίωση Παρακράτησης Φόρου 10.5. Βεβαίωση Κρατήσεων ανά Προµηθευτή 10.6. Βεβαίωση Κυλικείου 10.7. Συνοπτική Κατάσταση Εσόδων Εξόδων 10.8. Κατάσταση Ληξιπρόθεσµων Οφειλών 10.9. Κατάσταση Εξόδων Πληρωµών Για να δηµιουργήστε µια εκτύπωση: Επιλέξτε τα κριτήρια αναζήτησης στην φόρµα της σχετικής εκτύπωσης ή συµπληρώστε τα πεδία (αφορά µόνο την φόρµα της εκτύπωσης Βεβαίωση Κυλικείου) και κάντε κλικ στο πλήκτρο ηµιουργία Εκτύπωσης. Παράδειγµα: Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 29 από 30
Στην συνέχεια θα εµφανιστεί στην οθόνη η εξής ένδειξη: Κάντε κλικ στον τίτλο της εκτύπωσης που δηµιουργήθηκε για να ανοίξει το pdf σε νέο παράθυρο στον browser που χρησιµοποιείτε ή κάντε δεξί κλικ πάνω της και επιλέξτε την εντολή Save Link As... ή Αποθήκευση Συνδέσµου ως... από το σχετικό µενού που θα εµφανιστεί και αποθηκεύστε την στον υπολογιστή σας. Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογής Σχολικών Επιτροπών Έκδοση 1.0 Σελίδα 30 από 30