ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.03 Σελ. 1 / 7
ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ημερομηνία Περιγραφή Παράγραφοι 01 12.10.2009 Τελική Έκδοση Όλες 02 29.9.2014 Αλλαγή κωδικοποίησης και μορφοποίησης εγγράφων ΣΔΠ Προσθήκη οδηγίας εργασίας προετοιμασίας επιθεωρήσεων Όλες 4.1.5, 4.4.1 Για την έκδοση Για την έγκριση ΥΔΠ ΕΔ Σελ. 2 / 7
1. ΣΚΟΠΟΣ / ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1 Η παρούσα διαδικασία αποσκοπεί στην καθιέρωση εσωτερικών επιθεωρήσεων, με στόχο την παρακολούθηση και τον έλεγχο της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. 1.2 Η διαδικασία αναφέρεται σε όλες τις δραστηριότητες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Αφορά άμεσα τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας, τους προϊσταμένους των εμπλεκόμενων οργανωτικών μονάδων και τη Διοίκηση του ΤΕΙ Αθήνας. 2. ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ 2.1 Πρότυπο ISO 9001:2008, παρ. 8.2.2 2.2 Εγχειρίδιο Ποιότητας, παρ. 8.2.2 3. ΟΡΙΣΜΟΙ 3.1 Ισχύουν οι ορισμοί που δίνονται στο πρότυπο ISO 19011:2002, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing. 4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 4.1 Προγραμματισμός 4.1.1 Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας καταρτίζει ετήσια Προγράμματα Εσωτερικών Επιθεωρήσεων (έντυπο ΕΝ11.03-1), λαμβάνοντας, κατ ελάχιστο, υπόψη: τα αποτελέσματα προηγούμενων εσωτερικών επιθεωρήσεων, τις εκθέσεις των εξωτερικών επιθεωρήσεων, τα πρακτικά των συσκέψεων ανασκόπησης από τη Διοίκηση, τα αιτήματα διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών, κλπ. 4.1.2 Τα ετήσια προγράμματα των εσωτερικών επιθεωρήσεων εγκρίνονται από τον εκπρόσωπο της Διοίκησης. Σελ. 3 / 7
4.1.3 Με βάση τα προγράμματα των εσωτερικών επιθεωρήσεων, κάθε διαδικασία επιθεωρείται μία, τουλάχιστον, φορά ετησίως, ανά Μονάδα στην οποία εκτελείται. 4.1.4 Πέρα από τις προγραμματισμένες ετήσιες επιθεωρήσεις, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας μπορεί να επιθεωρεί τακτικότερα ορισμένες διαδικασίες, εάν το κρίνει αναγκαίο, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση, τη σημαντικότητα και το ιστορικό τυχόν μη συμμορφώσεών τους. 4.1.5. Στην οδηγία εργασίας ΟΕ11.03-1 «Προετοιμασία Εσωτερικών Επιθεωρήσεων» παρέχονται πληροφορίες αναφορικά με τους υπεύθυνους ανά διαδικασία / διεργασία και τα στοιχεία που αυτοί πρέπει να συλλέξουν / προετοιμάσουν ώστε να λάβει χώρα αξιόπιστα η εσωτερική επιθεώρηση των διαδικασιών / διεργασιών ευθύνης τους. 4.2 Επιθεωρητές 4.2.1 Το Ίδρυμα διαθέτει ομάδα εσωτερικών επιθεωρητών, η οποία έχει εκπαιδευτεί στη διενέργεια και τη διαχείριση εσωτερικών επιθεωρήσεων. Οι επιθεωρήσεις διενεργούνται από τα εκπαιδευμένα αυτά στελέχη, τα οποία επιλέγονται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. Σε κάθε περίπτωση, οι επιθεωρητές είναι ανεξάρτητοι από τις επιθεωρούμενες δραστηριότητες. 4.2.2 Σε περίπτωση που απαιτηθεί, μελλοντικά, η ένταξη νέων στελεχών στην ομάδα των επιθεωρητών της επιχείρησης, τα υπόψη στελέχη εκπαιδεύονται, υποχρεωτικά, στη μεθοδολογία και τις τεχνικές των εσωτερικών επιθεωρήσεων. 4.2.3 Εσωτερικές επιθεωρήσεις δύνανται να διενεργούν και αξιολογημένοι εξωτερικοί προμηθευτές (πάροχοι υπηρεσιών), με κατάλληλη εκπαίδευση και εμπειρία. 4.3 Προετοιμασία για την επιθεώρηση 4.3.1 Πριν από τη διενέργεια της επιθεώρησης, οι επιθεωρητές διαβάζουν προσεκτικά το πρότυπο ISO 9001:2008, το Εγχειρίδιο Ποιότητας, τις διαδικασίες και τα λοιπά έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Επίσης, ενημερώνονται για τα αποτελέσματα Σελ. 4 / 7
των προηγούμενων εσωτερικών και εξωτερικών επιθεωρήσεων, καθώς και για τις εφαρμοσθείσες ή προς εφαρμογή διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες. 4.3.2 Για τη διενέργεια της επιθεώρησης οι επιθεωρητές δεν χρησιμοποιούν κάποιο τυποποιημένο ερωτηματολόγιο, δεδομένης της σημαντικής τους εμπειρίας στο Ίδρυμα. Αν απαιτηθεί στο μέλλον, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας θα μεριμνήσει για τη σύνταξη ειδικού τυποποιημένου ερωτηματολογίου εσωτερικής επιθεώρησης. 4.4 Διενέργεια της επιθεώρησης 4.4.1 Το εγκεκριμένο πρόγραμμα εσωτερικών επιθεωρήσεων αποστέλλεται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας στους προϊσταμένους των προς επιθεώρηση μονάδων και στους αρμόδιους ανά διαδικασία / διεργασία (βάσει της ΟΕ11.03-1 και του προγράμματος επιθεώρησης) και καθορίζονται από κοινού οι ακριβείς ημερομηνίες επιθεώρησης. 4.4.2 Κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, στην οποία παρίστανται οι αρμόδιοι ανά διαδικασία, οι επιθεωρητές αναζητούν αντικειμενικά στοιχεία, που να αποδεικνύουν ότι οι επιθεωρούμενες διαδικασίες συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001:2008 και του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, τηρώντας σημειώσεις αναφορικά με όλα τα στοιχεία που ελέγχθηκαν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης και όλες τις μη συμμορφώσεις που ενδεχομένως εντοπίστηκαν. 4.4.3 Μετά το πέρας της επιθεώρησης ο επιθεωρητής ενημερώνει τον προϊστάμενο της οργανωτικής μονάδας για τις πιθανές μη συμμορφώσεις και συμπληρώνει μια αναφορά διορθωτικών προληπτικών ενεργειών για κάθε μη συμμόρφωση, σύμφωνα με τη διαδικασία ΔΡ11.04. 4.4.4 Ο προϊστάμενος υπογράφει τις αναφορές διορθωτικών προληπτικών ενεργειών και, με τον τρόπο αυτό, αποδέχεται τις μη συμμορφώσεις και δεσμεύεται να τις άρει. 4.4.5 Εντός ευλόγου χρόνου από τη λήξη της εσωτερικής επιθεώρησης και πάντως πριν την ετήσια ανασκόπηση (ΔΡ12.02), ο επιθεωρητής συντάσσει Εκθέσεις Εσωτερικής Επιθεώρησης (ΕΝ11.03-2) ανά οργανωτική μονάδα, στις οποίες συνοψίζει τις παρατηρήσεις του. Οι Εκθέσεις, με συνημμένες τυχόν αναφορές διορθωτικών Σελ. 5 / 7
προληπτικών ενεργειών και άλλα σχετικά στοιχεία (κατά την κρίση του Επιθεωρητή) διαβιβάζονται στον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. 4.5 Εφαρμογή και παρακολούθηση διορθωτικών ενεργειών 4.5.1 Σε περίπτωση εντοπισμού μη συμμορφώσεων ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας, ενεργεί σύμφωνα με τα αναφερόμενα στη διαδικασία ΔΡ11.04. 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΑ 5.1 Ο προγραμματισμός και η διενέργεια των εσωτερικών επιθεωρήσεων, πιστοποιείται με τη χρήση των εντύπων ΕΝ11.03-1 και ΕΝ11.03-2. Η εφαρμογή των διορθωτικών ενεργειών, οι έλεγχοι και οι επιθεωρήσεις επιτήρησης τεκμηριώνονται με τη χρήση του εντύπου ΕΝ11.04-1. 5.2 Τα αρχεία τηρούνται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας, σύμφωνα με τη διαδικασία ΔΡ11.02. 5.3 Οι Εκθέσεις των Εσωτερικών Επιθεωρήσεων (ΕΝ11.03-2) υποβάλλονται στις συσκέψεις ανασκόπησης του συστήματος από τη Διοίκηση (βλ. διεργασία ΔΡ12.02). 5.3 Οι αρμόδιοι ανά διαδικασία / επιθεωρούμενοι και ο τρόπος προετοιμασίας τους για την εσωτερική επιθεώρηση περιγράφεται στην οδηγία εργασίας ΟΕ11.03-1 «Προετοιμασία εσωτερικών επιθεωρήσεων». 6. ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ 6.1 ΕΝ11.03-1 «Πρόγραμμα Εσωτερικών Επιθεωρήσεων» 6.2 ΕΝ11.03-2 «Έκθεση Εσωτερικής Επιθεώρησης» 7. ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 7.1 Υπεύθυνος για τη σωστή τήρηση της διαδικασίας είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας. Σελ. 6 / 7
7.2 Συμμετοχή στον προγραμματισμό και την απρόσκοπτη διενέργεια των εσωτερικών επιθεωρήσεων έχουν οι προϊστάμενοι όλων των εμπλεκόμενων οργανωτικών μονάδων, οι αρμόδιοι ανά διαδικασία και όλοι οι εργαζόμενοι, οι οποίοι υποχρεούνται να συνδράμουν τους επιθεωρητές κατά τη διάρκεια του έργου τους. 7.3 Τα αποτελέσματα των εσωτερικών επιθεωρήσεων κοινοποιούνται στη Διοίκηση του ΤΕΙ Αθήνας κατά τη διάρκεια των ανασκοπήσεων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ή/και σε ad hoc βάση, σε περίπτωση που διαπιστωθούν σημαντικές αποκλίσεις. Σελ. 7 / 7