Διαδικασία ανοίγματος χρήσης και εργασιών τέλους χρήσης Ροή εργασιών Διαδικασία ανοίγματος χρήσης Ενέργειες στην προηγούμενη χρήση πριν τη διαδικασία μεταφοράς υπολοίπου και λοιπών μεταβλητών Διαδικασίες μεταφοράς υπολοίπων μετά το άνοιγμα χρήσης Μεταφορά Υπολοίπων Ειδών Μεταφορά Υπολοίπων Συναλλασσομένων Μεταφορά Υπολοίπων Χρηματικών Λογαριασμών Μεταφορά Υπολοίπων Οικονομικών Λογαριασμών Διαδικασίες μεταφοράς λοιπών μεταβλητών (πλην της μεταβλητής του υπολοίπου) μετά το άνοιγμα χρήσης Μεταφορά λοιπών μεταβλητών συναλλασσομένων Μεταφορά λοιπών μεταβλητών οικονομικών λογαριασμών Μεταφορά λοιπών μεταβλητών χρηματικών λογαριασμών 1
Διαδικασία ανοίγματος χρήσης Χρησιμοποιείτε τη διαδικασία ανοίγματος χρήσης που δίνεται από τη σχετική εργασία «Δημιουργία Οικονομικής Χρήσης» στο μενού [Βασική δομή/ Εταιρία / Χρήση], η οποία εκτελεί παράλληλα με τη δημιουργία της νέας χρήσης κάποιες βασικές ενέργειες προκειμένου να μπορείτε άμεσα να πραγματοποιείτε κινήσεις: Συνδέει το βιβλίο εσόδων εξόδων καθώς και τους ΜΣΚΚ της προηγούμενης χρήσης στη νέα χρήση. Αναθέτει (εάν υπάρχει) το λογιστικό σχέδιο της προηγούμενης χρήσης στη νέα. Εισάγει μια εγγραφή που αφορά στη νέα χρήση σε όλες τις σειρές αρίθμησης, προκειμένου να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στη νέα χρήση. 2
Κατά τη δημιουργία της οικονομικής χρήσης δεν αντιγράφονται τα συνθετικά της προηγούμενης χρήσης, διότι δεν απαιτείται. Χρησιμοποιούνται κανονικά τα συνθετικά που έχουν οριστεί στη προηγούμενη χρήση. Μόνο εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε κάποια μεταβολή στην ενημέρωση της λογιστικής πρέπει να μεταβάλλετε όσα συνθετικά απαιτούνται, στη νέα χρήση. 3
Ενέργειες στην προηγούμενη χρήση πριν τη διαδικασία μεταφοράς υπολοίπου και λοιπών μεταβλητών Εκτελείτε την εργασία «Επανενημέρωση Αθροιστών» [Βασική δομή/διαδικασίες] Ελέγχετε τα υπόλοιπα ειδών από την «κατάσταση Υπολοίπων Ειδών» & τα υπόλοιπα παρτίδων από την αντίστοιχη κατάσταση υπολοίπων παρτίδων. Τακτοποιείτε τα υπόλοιπα των ειδών εάν για κάποιο λόγο δεν είναι σωστά (π.χ. εάν παρατηρήσετε ασυμφωνίες μεταξύ υπολοίπων ειδών & παρτίδων ή για κάποιο άλλο λόγο). Εάν υπάρχουν κινήσεις σε ξένο νόμισμα στη προηγούμενη χρήση, καταχωρείτε τακτοποιητικές διορθωτικές κινήσεις για τις συναλλαγματικές διαφορές, με ημερομηνία 31/12. Πιο συγκεκριμένα εκτελείτε τις εργασίες Συναλλαγματικές διαφορές Πελατών & Προμηθευτών [ Συναλλασσόμενοι / Διαδικασίες] Συναλλαγματικές διαφορές αξιόγραφων (Οικονομική Διαχείριση/Διαδικασίες/Αξιόγραφα) Απαραίτητο για να δημιουργηθούν οι συναλλαγματικές διαφορές πελατών & προμηθευτών, είναι να έχετε καταχωρήσει τους απαραίτητους τύπους οικονομικών εγγραφών καθώς και τους τύπους κίνησης συναλλασσομένων που θα συνδεθούν με τους τύπους αυτούς. Δείτε ενδεικτικά τα στοιχεία αυτών παρακάτω: 4
Τύποι οικονομικών εγγραφών Τύπος οικονομικής Εγγραφής για χρεωστικές κινήσεις συναλλαγματικών διαφορών 5
Τύπος οικονομικής Εγγραφής για πιστωτικές κινήσεις συναλλαγματικών διαφορών 6
Τύποι Κίνησης Συναλλασσομένων Τύπος κίνησης για Χρεωστικές κινήσεις συναλλαγματικών διαφορών πελατών 7
Τύπος κίνησης για Χρεωστικές κινήσεις συναλλαγματικών διαφορών προμηθευτών 8
Τύπος κίνησης για Πιστωτικές κινήσεις συναλλαγματικών διαφορών προμηθευτών 9
Τύπος κίνησης για Πιστωτικές κινήσεις συναλλαγματικών διαφορών πελατών Μετά την εκτέλεση της διαδικασίας δημιουργούνται οικονομικές εγγραφές συναλλαγματικών διαφορών για τις χρεωστικές και τις πιστωτικές διαφορές που θα εντοπιστούν. Πρόκειται για εγγραφές τύπου «Τακτοποιητικές» που δεν φέρουν καμία οντότητα στην επικεφαλίδα τους, ενώ στις γραμμές τους κινούν πελάτες στο νόμισμα των βιβλίων. Εάν έχουν οριστεί τύποι οικονομικών εγγραφών στις ρυθμίσεις πελατών - προμηθευτών προτείνονται αυτοί κατά την εκτέλεση της διαδικασίας. 10
Διαδικασίες μεταφοράς υπολοίπων μετά το άνοιγμα χρήσης Μεταφορά υπολοίπων από προηγούμενη χρήση μπορεί να πραγματοποιηθεί για είδη, συναλλασσόμενους (Πελάτες, Προμηθευτές, Χρεώστες, Πιστωτές), Οικονομικούς & Χρηματικούς λογαριασμούς. Δεν είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων στις παραπάνω οντότητες προκειμένου να βλέπετε τα υπόλοιπα εκ μεταφοράς. Εάν γίνει μεταφορά υπολοίπων, τα ποσά «εκ μεταφοράς» υπολογίζονται από τις κινήσεις απογραφής ενώ εάν δεν έχει γίνει, τα ποσά εκ μεταφοράς υπολογίζονται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης. Εάν παρόλα αυτά τρέξει μια φορά η διαδικασία μεταφοράς υπολοίπου και κατόπιν γίνει αναίρεση, δεν αρκεί για να λαμβάνει το σύστημα τα εκ μεταφοράς από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης. Σε αυτή τη περίπτωση πρέπει να γίνει επανενεημέρωση των αθροιστών, γιατί ο αθροιστής των εκ μεταφοράς έχει μηδενιστεί λόγω της αναίρεσης. Στα στοιχεία της οικονομικής χρήσης (σελίδα «Στοιχεία έναρξης») μπορείτε να ενημερωθείτε για τις οντότητες στις οποίες έχει πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου. 11
Μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναίρεση της διαδικασίας μεταφοράς από την αντίστοιχη εργασία αναίρεσης για κάθε οντότητα. 1.1.1 Μεταφορά Υπολοίπων Ειδών Όταν έχει τακτοποιηθεί το υπόλοιπο των ειδών στη προηγούμενη χρήση, μπορεί να πραγματοποιηθεί η μεταφορά υπολοίπου των ειδών, είτε μόνο κατά ποσότητα είτε κατά ποσότητα & αξία (εάν γίνει επιλογή του «υπολογισμός αξίας»). Η διαδικασία μεταφοράς μπορεί να πραγματοποιηθεί κατ επιλογή του χρήστη, είτε για όλα τα υποκαταστήματα και αποθήκες ή για συγκεκριμένα. Δίνεται επιπλέον η δυνατότητα να δημιουργηθεί ξεχωριστό παραστατικό ανά θέση Αποθήκης. Η διαδικασία μεταφοράς υπολοίπου [Διαχείριση Ειδών / Διαδικασίες] δημιουργεί παραστατικά του επιλεγμένου τύπου παραστατικού για την απογραφή έναρξης με βήμα «πρόχειρο ή οριστικό», κινώντας σε κάθε ένα από αυτά μέχρι 200 είδη. Πρόκειται για εγγραφές τύπου «τακτοποιητικές». Καθορίζετε τύπο παραστατικού είδους για κάθε τύπο αποθέματος που παρακολουθείτε. Απαραίτητο είναι να καθορίσετε έναν μετρητή από τον οποίο θα λαμβάνει αρίθμηση κάθε παραστατικό που θα δημιουργείται από τη διαδικασία, πατώντας το βελάκι στο αντίστοιχο σημείο καθορισμού του μετρητή. 12
13
Εάν έχει επιλεγεί κατά τη μεταφορά υπολοίπων να γίνει και υπολογισμός αξίας, απαραίτητο είναι να έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία αποτίμησης - κοστολόγηση στη προηγούμενη χρήση. Εάν επιθυμείτε να δημιουργηθεί παραστατικό διαφορετικού τύπου ανάλογα το υποκατάστημα και την αποθήκη, εκτελείτε την εργασία τόσες φορές όσοι είναι και οι διαφορετικοί τύποι παραστατικών που θα χρησιμοποιήσετε, επιλέγοντας κάθε φορά το αντίστοιχο υποκατάστημα ή την αποθήκη. Ο τύπος παραστατικού είδους που θα χρησιμοποιηθεί για τη καταχώρηση των κινήσεων απογραφής έναρξης πρέπει να έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά : o o o o Παρτίδες : Ναι, επιλογή & Εισαγωγή Serial Number : όχι Αρίθμηση : από το χρήστη Μηδενικές τιμές να επιτρέπονται, ώστε να μπορεί να γίνει μεταφορά μόνο ποσοτήτων 14
Κατά τη μεταφορά υπολοίπων μεταφέρονται και τα προσδιοριστικά χαρακτηριστικά εφόσον υπάρχουν Δε μεταφέρονται αρνητικά υπόλοιπα στη νέα χρήση 1.1.2 Μεταφορά Υπολοίπων Συναλλασσομένων Η διαδικασία [Διαχείριση Συναλλασσομένων/Διαδικασίες]δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου τακτοποιητικές των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και το ρόλο του λογαριασμού (πελάτης, προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής). Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα «εκ μεταφοράς» ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στη περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου. 15
1.1.3 Μεταφορά Υπολοίπων Χρηματικών Λογαριασμών Μεταφορά υπολοίπου πραγματοποιείται για όλους τους λογαριασμούς εκτός από εκείνους που αφορούν σε αξιόγραφα & πιστωτικές κάρτες. Η διαδικασία [Οικονομική διαχείριση / Διαδικασίες / Μεταφορά Υπολοίπου / Χρηματικών Λογαριασμών] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου εμβάσματος των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και τη κατηγορία του λογαριασμού (τραπεζικός λογαριασμός, λογαριασμός μετρητών). Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα «εκ μεταφοράς» ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στη περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου. 16
1.1.4 Μεταφορά Υπολοίπων Οικονομικών Λογαριασμών Καθορίζετε τύπο οικονομικής εγγραφής για κάθε είδος οικονομικού λογαριασμού που θα δημιουργηθεί προκειμένου να μεταφερθούν τα υπόλοιπα των οικονομικών λογαριασμών. Η διαδικασία [Οικονομική διαχείριση/διαδικασίες] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου τακτοποιητικές των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και τη κατηγορία του λογαριασμού (εσόδων, εξόδων, ΦΠΑ, φόροι, κρατήσεις, επιβαρύνσεις, κόστος πωληθέντων). Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα «εκ μεταφοράς» ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στη περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου. 17
2. Διαδικασίες μεταφοράς λοιπών μεταβλητών (πλην της μεταβλητής του υπολοίπου) μετά το άνοιγμα χρήσης Εκτός από την μεταβλητή του υπολοίπου στην επόμενη χρήση είναι δυνατό να μεταφερθούν και όλες οι υπόλοιπες μεταβλητές που έχουν οριστεί για Συναλλασσόμενους (Πελάτες, Προμηθευτές, Χρεώστες, Πιστωτές), Οικονομικούς λογαριασμούς & Χρηματικούς λογαριασμούς, είτε πρόκειται για προκαθορισμένες είτε πρόκειται για οριζόμενες από τον χρήστη μεταβλητές, αρκεί να φέρουν τον χαρακτηρισμό «Αξίες σε μεταφορά» = «Ναι». Εάν έχετε πραγματοποιήσει μεταφορά της μεταβλητής του υπολοίπου για οποιαδήποτε από τις παραπάνω οντότητες, είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε μεταφορά και των λοιπών μεταβλητών της οντότητας που μεταφέρουν τις αξίες τους στην επόμενη χρήση, προκειμένου να βλέπετε τα υπόλοιπα εκ μεταφοράς για αυτές τις μεταβλητές. Εάν δεν το κάνετε, τότε παρόλο που οι μεταβλητές μεταφέρουν τις αξίες τους στην επόμενη χρήση θα τις βλέπετε με μηδενική «εκ μεταφοράς» αξία στην χρήση αυτή και τούτο διότι στην περίπτωση που έχει πραγματοποιηθεί μεταφορά της μεταβλητής του «Υπολοίπου» σε μία οικονομική χρήση η εφαρμογή αναμένει να λάβει χώρα μεταφορά και των λοιπών μεταβλητών που μεταφέρουν τις αξίες τους στην επόμενη χρήση και δεν ανατρέχει σε προηγούμενες οικονομικές χρήσεις για να υπολογίσει τις «εκ μεταφοράς» αξίες των μεταβλητών, αλλά υπολογίζει τα σχετικά ποσά από τις κινήσεις απογραφής της τρέχουσας οικονομικής χρήσης για όλες τις μεταβλητές. Για κάθε διαδικασία μεταφοράς λοιπών μεταβλητών στην επόμενη χρήση είναι διαθέσιμη και η αντίστοιχη διαδικασία αναίρεσης της μεταφοράς μέσω της οποίας μπορείτε να αναιρέσετε την μεταφορά των μεταβλητών της οντότητας στην επόμενη χρήση. Εάν τρέξει μια φορά η διαδικασία μεταφοράς των λοιπών μεταβλητών και κατόπιν γίνει αναίρεση, δεν αρκεί για να λαμβάνει το σύστημα τις «εκ μεταφοράς» αξίες από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης. Σε αυτή τη περίπτωση πρέπει να γίνει επανενεημέρωση των αθροιστών, γιατί ο αθροιστής των εκ μεταφοράς έχει μηδενιστεί λόγω της αναίρεσης. Μία μεταβλητή για να εμφανιστεί προς μεταφορά σε κάθε μία από τις επιμέρους διαδικασίες θα πρέπει να είναι «Ενεργή» και να φέρει την ένδειξη «Αξίες σε μεταφορά» = «Ναι». Για τις προκαθορισμένες μεταβλητές, η εφαρμογή εμφανίζει προς επιλογή για μεταφορά στην επόμενη χρήση μόνο την μεταβλητή στο νόμισμα των βιβλίων αλλά εφόσον αυτή επιλεγεί μεταφέρεται και η αντίστοιχη μεταβλητή στο νόμισμα της οντότητας. 18
Οι μεταβλητές που είναι τύπου «Έκφραση» δεν εμφανίζονται προς επιλογή για μεταφορά στην επόμενη χρήση. Εάν είναι επιθυμητή η μεταφορά τους, θα πρέπει να μεταφερθούν οι επιμέρους μεταβλητές βάσει των οποίων υπολογίζονται ώστε να καταστεί δυνατός ο υπολογισμός της «Έκφρασης» στην επόμενη χρήση. Στα στοιχεία της οικονομικής χρήσης (σελίδα «Στοιχεία έναρξης») μπορείτε να ενημερωθείτε για τις οντότητες στις οποίες έχει πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου και λοιπών μεταβλητών. 2.1.1 Μεταφορά λοιπών μεταβλητών συναλλασσομένων Η μεταφορά των αξιών των λοιπών μεταβλητών που αφορούν σε συναλλασσόμενους και μεταφέρουν τις αξίες τους στην επόμενη χρήση πραγματοποιείται από την ίδια διαδικασία που χρησιμοποιείται και για την μεταφορά της μεταβλητής του υπολοίπου η οποία έχει επεκταθεί για αυτό τον σκοπό. 19
Κατά στην εκτέλεση της διαδικασίας επιλέγετε τις λοιπές μεταβλητές που επιθυμείτε να μεταφέρετε. Μπορείτε να επιλέξετε να τις μεταφέρετε όλες μαζί συμπεριλαμβανομένης και της μεταβλητής του υπολοίπου ή να επαναλάβετε την διαδικασία πολλαπλές φορές μεταφέροντας επιμέρους μεταβλητές την φορά. Μπορείτε να επιλέξετε η μεταφορά των σχετικών αξιών να γίνει ανά υποκατάστημα εταιρείας ή συνολικά σε επίπεδο εταιρείας. Μεταφέρονται χωριστά οι θετικές και οι αρνητικές αξίες ανά ρόλο συναλλασσόμενου και ανά μεταβλητή. Πρέπει να καθορίσετε τον τύπο της τακτοποιητικής οικονομικής εγγραφής που θα χρησιμοποιηθεί για να μεταφέρει τις αξίες στην περίοδο απογραφής της επόμενης χρήσης, το βήμα του σεναρίου στο οποίο θα γίνει η καταχώρηση, τον μετρητή που θα χρησιμοποιηθεί για την αρίθμηση της εγγραφής και ειδικά στην περίπτωση που η μεταβλητή είναι οριζόμενη, το νόμισμα της μεταβλητής. 20
2.1.2 Μεταφορά λοιπών μεταβλητών οικονομικών λογαριασμών Η μεταφορά των αξιών των λοιπών μεταβλητών που αφορούν σε οικονομικούς λογαριασμούς και μεταφέρουν τις αξίες τους στην επόμενη χρήση πραγματοποιείται μέσω της σχετικής εργασίας που διατίθεται στο μενού Οικονομική διαχείριση\διαδικασίες. Κατά στην εκτέλεση της διαδικασίας επιλέγετε τις λοιπές μεταβλητές που επιθυμείτε να μεταφέρετε. Μπορείτε να επιλέξετε να τις μεταφέρετε όλες μαζί ή να επαναλάβετε την διαδικασία πολλαπλές φορές μεταφέροντας επιμέρους μεταβλητές την φορά. Μεταφέρονται χωριστά οι θετικές και οι αρνητικές αξίες ανά μεταβλητή οι οποίες είναι δυνατό να φιλτραριστούν με βάση και την κατηγορία του λογαριασμού στον οποίο αναφέρονται (πχ. έσοδα, έξοδα, κτλ). Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας πρέπει να καθορίσετε τον τύπο της τακτοποιητικής οικονομικής εγγραφής που θα χρησιμοποιηθεί για να μεταφέρει τις αξίες στην περίοδο απογραφής της επόμενης χρήσης, το βήμα του σεναρίου στο οποίο θα γίνει η καταχώρηση, τον μετρητή που θα χρησιμοποιηθεί για την αρίθμηση της εγγραφής και ειδικά στην περίπτωση που η μεταβλητή είναι οριζόμενη, το νόμισμα της μεταβλητής. 21
Δεν διατίθεται διαδικασία αναίρεσης της μεταφοράς των λοιπών μεταβλητών των οικονομικών λογαριασμών στην επόμενη οικονομική χρήση. Εάν παρόλα αυτά θέλετε να αναιρέσετε την διαδικασία θα πρέπει να αναζητήσετε και να διαγράψετε τις σχετικές τακτοποιητικές εγγραφές. 2.1.3 Μεταφορά λοιπών μεταβλητών χρηματικών λογαριασμών Η μεταφορά των αξιών των λοιπών μεταβλητών που αφορούν σε χρηματικούς λογαριασμούς και μεταφέρουν τις αξίες τους στην επόμενη χρήση πραγματοποιείται μέσω της σχετικής εργασίας που διατίθεται στο μενού Οικονομική διαχείριση\διαδικασίες. Κατά στην εκτέλεση της διαδικασίας επιλέγετε τις λοιπές μεταβλητές που επιθυμείτε να μεταφέρετε. Μπορείτε να επιλέξετε να τις μεταφέρετε όλες μαζί ή να επαναλάβετε την διαδικασία πολλαπλές φορές μεταφέροντας επιμέρους μεταβλητές την φορά. 22
Μεταφέρονται χωριστά οι θετικές και οι αρνητικές αξίες ανά μεταβλητή οι οποίες είναι δυνατό να φιλτραριστούν με βάση και την κατηγορία του λογαριασμού στον οποίο αναφέρονται (πχ. μετρητά, τραπεζικός λογαριασμός, κτλ). Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας πρέπει να καθορίσετε τον τύπο της τακτοποιητικής οικονομικής εγγραφής που θα χρησιμοποιηθεί για να μεταφέρει τις αξίες στην περίοδο απογραφής της επόμενης χρήσης, το βήμα του σεναρίου στο οποίο θα γίνει η καταχώρηση, τον μετρητή που θα χρησιμοποιηθεί για την αρίθμηση της εγγραφής και ειδικά στην περίπτωση που η μεταβλητή είναι οριζόμενη, το νόμισμα της μεταβλητής. Δεν διατίθεται διαδικασία αναίρεσης της μεταφοράς των λοιπών μεταβλητών των χρηματικών λογαριασμών στην επόμενη οικονομική χρήση. Εάν παρόλα αυτά θέλετε να αναιρέσετε την διαδικασία θα πρέπει να αναζητήσετε και να διαγράψετε τις σχετικές τακτοποιητικές εγγραφές. 23
3. ΠΙΝΑΚΑΣ ΜΕΤΑΒΟΛΩΝ VERSION 1.00 ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 2012 VERSION 2.00 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ 2013 Επιστροφή 24