Λύσεις Διαχείρισης Επιχειρησιακού Περιεχομένου Enterprise Content Management Solutions

Λύσεις Διαχείρισης Επιχειρησιακού Περιεχομένου Enterprise Content Management Solutions

Ο Στόχος μας Με τις λύσεις μας, να υποστηρίζουμε την άμεση πρόσβαση σε έγγραφα και διαδικασίες Γρήγορα - Απλά - Αποτελεσματικά

Για να επιτύχουμε το στόχο μας Εργαζόμαστε συνεχώς με επιμονή και πάθος από το 1994 Βελτιώνουμε καθημερινά την ποιότητά μας

Για να επιτύχουμε το στόχο μας Δημιουργούμε Τεχνολογία Προσφέρουμε Υπηρεσίες Υψηλού Επιπέδου Διαθέτουμε μια ισχυρή και έμπειρη ομάδα

Papyros ECM Platform Πλήρης Πλατφόρμα Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής Εργασιών

Ολοκληρωμένες Υπηρεσίες Σχεδιασμός & Υλοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων Συμβουλευτικές Υπηρεσίες Απλοποίησης Διαδικασιών Ψηφιοποίηση αρχείων OCR, Data Capture Υπηρεσίες Εκπαίδευσης & Τεχνικής Υποστήριξης

Απλοποίηση διαδικασιών Lean Management (Λιτή Διαχείριση) Στρατηγική μείωσης σπατάλης Λιτός αλλά όχι ελλιπής τρόπος εργασίας Αυξημένη ευχρηστία και ταχύτητα

Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης Όλοι οι τύποι αρχείων, σε οποιαδήποτε μορφή και κατάσταση Μετατροπή σε ψηφιακή μορφή & τεκμηρίωση Πρόσβαση μέσω Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

Η Ομάδα μας 41% 7% To 93% των ανθρώπων μας έχει Ανώτατη 52% ή Μεταπτυχιακή Εκπαίδευση! Ανώτατη Εκπαίδευση Μεταπτυχιακή Εκπαίδευση Δευτεροβάθμια Εκπαίδευση

Η Εμπειρία μας 400+ πελάτες 50.000+ χρήστες 20+ έτη

Κλάδοι Παρουσίας Τεχνικές Εταιρίες Αλυσίδες Λιανικής Τράπεζες & Ασφαλιστικές Εταιρίες Ερευνητικά Κέντρα Υπουργεία και Εποπτευόμενοι Φορείς Φορείς Πολιτισμού Φαρμακευτικές Εταιρίες Ναυτιλιακές Εταιρίες Εκπαιδευτικά Ιδρύματα Επιχειρήσεις Κοινής Ωφέλειας Κλάδος Υγείας Οργανισμοί Αυτοδιοίκησης

Ενδεικτικοί Πελάτες μας Ιδιωτικός Τομέας

Ενδεικτικοί Πελάτες μας Δημόσιος Τομέας

Έργα Ψηφιοποίησης

Συνεργασίες

Γιατί να χρησιμοποιήσετε τις λύσεις μας;

Το πρόβλημα Μεγάλα αρχεία εγγράφων όπου με δυσκολία βρίσκεις αυτό που θες τη στιγμή που το χρειάζεσαι Μικρές επιχειρήσεις Ομάδα 1-5 εργαζομένων 1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 6 λεπτά 1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 μήνες Μεσαίες επιχειρήσεις Ομάδες 5-35 εργαζομένων 1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 3 λεπτά 1 έγγραφο χάνεται κάθε μήνα Μεγάλες επιχειρήσεις Εκατοντάδες εργαζομένων 1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 έως 12 δευτερόλεπτα Πηγή: Grove Communications

Το πρόβλημα Μεγάλα αρχεία εγγράφων όπου με δυσκολία βρίσκεις αυτό που θες τη στιγμή που το χρειάζεσαι 80% του χρόνου ενός Manager δαπανάται στη συγκέντρωση πληροφοριών για λήψη απόφασης 25% των επιχειρησιακών εγγράφων είναι σε λάθος σημείο και δε βρίσκονται ποτέ 50% των προσπαθειών αναζήτησης πληροφοριών είναι επιτυχημένες Πηγή: IDC Research

Η λύση: Papyros ECM Platform Ψηφιοποίηση Διακίνηση Αρχειοθέτηση Διαδικασίες Αναζήτηση

Τεχνική Περιγραφή Papyros ECM Platform

Εισαγωγή Papyros ECM Platform

Προεπισκόπηση Τεχνoλογικής Πλατφόρμας Papyros ECM Platform Design & Development Tools Διαχείριση Φορμών και Επιχειρησιακής Λογικής (Autoforms) Συγχρονισμός Εγκαταστάσεων Διαχείριση Διαδικασιών (Workflow Designer) Administration Tools Σύστημα Αναφορών Διαχείριση & Παρακολούθηση Συστήματος Μαζική Διαχείριση Δεδομένων

Προεπισκόπηση Τεχνoλογικής Πλατφόρμας Papyros ECM Platform Server Modules Εξυπηρετητής Ασφάλειας (Security Server) Εξυπηρετητής Εγγράφων (Document Server) Εξυπηρετητής Ροής Εργασιών (Workflow Server) Εξυπηρετητής Περιεχομένου (Content Server) Middleware Application Server Web Services

Εναλλακτικά Περιβάλλοντα Χρήσης Papyros ECM Platform

Papyros Desktop Client

Papyros Web Client

Papyros Mobile App Κεντρική Οθόνη Λίστα Εγγράφων Στοιχεία Ανάθεσης

Σύντομη Περιγραφή Λειτουργικότητας Papyros ECM Platform

Σύντομη Περιγραφή Λειτουργικότητας Papyros ECM Platform Scan Management Σάρωση, Image Processing Document Management Αρχειοθέτηση και διαχείριση όλων των τύπων ψηφιακών αρχείων Data Capture OCR, ICR, Barcode Recognition, Form Recognition, Auto-Indexing Search & Retrieve Άμεση εύρεση εγγράφων για ανάγνωση, εκτύπωση, αποστολή και δρομολόγηση

Σύντομη Περιγραφή Λειτουργικότητας Papyros ECM Platform Workflow & Procedure Management Δρομολογήσεις και Ροές Εργασιών για υποστήριξη διαδικασιών Records / Lifecycle Management Διαχείριση του κύκλου ζωής εγγράφων Case Management Διαχείριση υποθέσεων (έργου, προμηθευτή, προσωπικού, κλπ) Revision & Version Control Τήρηση εκδόσεων εγγράφων

Τεχνολογίες και Εφαρμογές Ολοκλήρωσης Papyros ECM Platform

Ολοκλήρωση με Τρίτα Συστήματα Office Email Clients Fax Servers SharePoint OCR FTR SAP Archive Link Jasper Reports Barcode Recognition LDAP & Active Directory SOAP Public Key Infrastructure Aspose WebDAV

Διαλειτουργικότητα Database Independent Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB/2, PostgreSQL, My SQL Operating System Independent Windows Servers, Linux Distributions, AIX, HP-UX Application Server Independent Wildfly, Jboss, Bealogic, WebSphere COM API J2EE API.NET API REST API

Customization Με τα Papyros Form Designer και Workflow Designer modules καλύπτεται κάθε ανάγκη υλοποίησης επιχειρησιακής λογικής, χωρίς συγγραφή κώδικα.

Ασφάλεια Ο Papyros παρέχει όλη την απαραίτητη λειτουργικότητα για την ασφαλή πρόσβαση σε έγγραφα και πληροφορίες μέσα από ένα Σύστημα Διαχείρισης όπου ορίζονται λεπτομερώς δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις Διαβαθμισμένη Πρόσβαση Κρυπτογράφηση Δεδομένων & Εγγράφων Ψηφιακές Υπογραφές

Αρχιτεκτονική και Τοπολογίες Papyros ECM Platform

Αρχιτεκτονική Συστήματος Document Server Desktop Client Document Repositories Security Server Content Server Application Server Web Client RDBMS Workflow Server Web Services Mobile Client

Αρχιτεκτονική Συστήματος (n-tier, n>=3) Data tier Application tier Presentation tier Document Server Document Repositories Security Server Desktop Client Content Server Application Server Web Client RDBMS Workflow Server Web Services Mobile Client

Απλή Τοπολογία Συστήματος Ένας server και μια Βάση Δεδομένων Document Repositories Πάπυρος Document Server RDBMS

Σύνθετη Τοπολογία Συστήματος Πολλαπλοί servers (κατανομή φορτίου) και μια Βάση Δεδομένων Document Repositories Πάπυρος Document Servers RDBMS

Σύνθετη & Κατανεμημένη Τοπολογία Συστήματος Πολλαπλοί servers, Βάσεις Δεδομένων και Αποθετήρια Εγγράφων (Διακριτά Δίκτυα) Document repositories Πάπυρος Document Server Document replication RDBMS Replication services

Πλεονεκτήματα Papyros ECM Platform

Πλεονεκτήματα Πάπυρος ΜΙΙΙ R7 Διασφάλιση Επένδυσης Ελληνική Προέλευση Άμεση και επιτυχής υποστήριξη, Εξασφάλιση κατανοητού περιβάλλοντος εργασίας, Μεταφορά Τεχνογνωσίας Ανεξαρτησία από Βάση Δεδομένων Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB/2, PostgreSQL, My SQL Ανεξαρτησία από Λειτουργικό Σύστημα Windows Servers, Linux Distributions, AIX, HP-UX Ανεξαρτησία από Application Server Οποιοσδήποτε J2EE π.χ. Wildfly, Jboss, Bealogic, WebSphere

Ψηφιακές Υπογραφές Είναι νόμιμες Η Νομοθεσία επιτρέπει την πλήρη κατάργηση έγχαρτων εγγράφων, με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών Προσφέρουν σημαντικά οφέλη Κατάργηση φυσικής μετακίνησης εγγράφων Κατάργηση επικύρωσης πρωτοτύπου Μείωση φυσικού αρχείου Νομοθεσία: Νόμος 3979/2011 - Αποφάσεις ΥΑΠ - Προεδρικό Διάταγμα (ΦΕΚ 44/Α/2014)

Υφιστάμενο Νομικό Πλαίσιο Αναφορά περί Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στην ισχύουσα νομοθεσία Νόμος 3979/2011 (ΦΕΚ 138/Α/2011) Απόφαση ΥΑΠ/Φ40.4/1/989 (ΦΕΚ 1301/Β /2012) Απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/ 1031 (ΦΕΚ 1317/Β /2012) Απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/163 (ΦΕΚ 401/Β /2013) ΠΔ 25/2014 «Ψηφιοποίηση Εγγράφων και Ηλεκτρονικό Αρχείο» (ΦΕΚ 44/Α/2014)

Στόχος Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων μεταξύ Φορέων Δημόσιας Διοίκησης ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ Εκσυγχρονισμός Δημόσιας Διοίκησης Βελτίωση υπηρεσιών ΑΣΦΑΛΕΙΑ Ψηφιακές υπογραφές ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ Κατάργηση φυσικής μετακίνησης εγγράφων Greek e-gif ΜΕΙΩΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ

Πού μπορεί να εφαρμοστεί το Papyros ECM Platform; Οπουδήποτε υπάρχουν έγγραφα, διαδικασίες και άνθρωποι

Πού μπορεί να εφαρμοστεί το Papyros ECM Platform; Έντυπη αλληλογραφία Email, Fax Ηλ. έγγραφα (doc, xls, pdf κ.α.) Παραστατικά Λογαριασμοί Αποδείξεις Φόρμες (αιτήσεις) Έγγραφα από Τρίτα Συστήματα (ERP, CRM, HRMS κ.α.) Πρωτοκόλληση Εγκρίσεις δαπανών Εγκρίσεις αδειών Παραγγελίες Τιμολογήσεις Διαδικασίες ISO (9001, 27001 κ.α.) Νομικές Υποθέσεις Γραμματεία Λογιστήριο Δ/νση Ανθρώπινου Δυναμικού Δ/νση Πωλήσεων Δ/νση Marketing Στελέχη Διοίκησης Συνεργάτες Πελάτες Πολίτες

Ενδεικτικά Πεδία Εφαρμογής Αλληλογραφία Συνεδριάσεις Συμβουλίων Παραστατικά Αρχεία Εγγράφων Νομικές Υποθέσεις Τήρηση Διαδικασιών Ποιότητας κ.α.

Αλληλογραφία (Ηλ. Πρωτόκολλο) Ψηφιοποίηση έντυπων εγγράφων Ηλεκτρονική Πρωτοκόλληση & Αρχειοθέτηση εισερχομένων, ανεξαρτήτως τύπου εγγράφου (π.χ. email,.doc,.pdf) Ψηφιακή διακίνηση & διεκπεραίωση της αλληλογραφίας Αυτοματοποιημένη ανάρτηση σε portal φορέα / Διαύγεια Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων με χρήση ψηφιακών υπογραφών Τυποποίηση εξερχόμενων βάσει προτύπων (templates) Δυνατότητα ολοκλήρωσης με τρίτα συστήματα για αυτόματη απόδοση αριθμών πρωτοκόλλου Δημιουργία ακριβούς αντιγράφου Αυτοματοποιημένη αποστολή email

Συνεδριάσεις Συμβουλίων Δημιουργία Συνεδρίασης (επιλογή ημέρας, ώρας, συμμετεχόντων κ.α.) Αυτόματη παραγωγή πρόσκλησης - αποστολή μέσω Papyros, email, αυτόματη ανάρτηση σε portal φορέα Καταχώρηση θεμάτων / εισηγήσεων Έγκριση θεμάτων Αυτόματη δημιουργία Ημερήσιας Διάταξης Διοικητικά Συμβούλια, Συνεδριάσεις Συλλογικών Οργάνων κ.α. Προετοιμασία Διεξαγωγή Διαχείριση Πρακτικών Διαχείριση Παρουσιολογίου Καταχώρηση προτάσεων για κάθε θέμα / εισήγηση Διαχείριση ψηφοφοριών για κάθε πρόταση Καταχώρηση απόφασης για κάθε θέμα Αυτόματη παραγωγή πρακτικών ανά θέμα ή συνεδρίαση Ενημέρωση συμμετεχόντων για τις αποφάσεις επί των εισηγήσεων Δημοσίευση σε portal φορέα και σε τρίτα συστήματα (πχ Διαύγεια) Άμεση αναζήτηση (συμβουλίου, συνεδρίασης, θεμάτων, αποφάσεων κ.α.) Τυποποίηση ροών εργασίας (έγκριση εισηγήσεων, διανομή / κοινοποίηση αποφάσεων) Παρακολούθηση κατάστασης απόφασης

Παραστατικά Ετοιμασία Ψηφιοποίηση Διαχείριση Παραλαβή Παραστατικών Καταχώρηση στο σύστημα Εκτύπωση ετικετών με barcode και επικόλληση σε παραστατικά Σάρωση παραστατικών και των συνημμένων εγγράφων τους OCR, Data Capture Ποιοτικός έλεγχος Ψηφιακή αρχειοθέτηση Διακίνηση στους αρμόδιους χρήστες Αυτοματοποιημένη εισαγωγή στο ERP Αυτόματες, τυποποιημένες ροές εργασίας, εξάλειψη λαθών, κατάργηση εκτυπώσεων, εξοικονόμηση χρόνου, αυτοματοποιημένη καταχώρηση, διασύνδεση με τρίτα συστήματα, ενοποιημένο περιβάλλον εργασίας (unified user interface)

Αρχεία Εγγράφων Ψηφιοποίηση αρχείου Αρχειοθέτηση & ενσωμάτωση σε Φακέλους Υποθέσεων Αναζήτηση με βάση το περιεχόμενο ή/και τα μεταδεδομένα Διασύνδεση με τρίτα συστήματα (ERP, HRMS, CRM κ.α.) Άμεση και ασφαλής πρόσβαση στα έγγραφα, δυνατότητα καταστροφής του φυσικού αρχείου, δραστική μείωση αναγκαίου χώρου τήρησης αρχείου Ενδεικτικά είδη αρχείου: Προσωπικού, Έργων/Συμβάσεων, Διαγωνισμών, Λογιστηρίου, Τεχνικής Υπηρεσίας, Νομικής Υπηρεσίας

Νομικές Υποθέσεις Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση νομικών υποθέσεων & σχετικών εγγράφων (δικόγραφα, αποφάσεις κ.α.) Τυποποίηση και αυτόματη παραγωγή εγγράφων βάσει προτύπων (templates), π.χ. δικόγραφα (αγωγές, εφέσεις κ.α.), διακηρύξεις, συμβάσεις Παρακολούθηση δικασίμων και δικαστικών αποφάσεων σε κάθε στάδιο εξέλιξης μιας υπόθεσης τηρώντας και όλα τα σχετικά δεδομένα (εισηγητής, ονόματα διαδίκων, ημερομηνίες δικασίμων, αρμόδιος δικηγόρος κ.α.) Άμεση ενημέρωση χειριστών για εκκρεμείς ενέργειες και υπολειπόμενα έγγραφα (παρακολούθηση απαντήσεων, γνωμοδοτήσεων κ.α.) Δημιουργία ψηφιακού αποθετηρίου (συγγράμματα, άρθρα, μελέτες κ.α.) για έρευνα και άμεση αναφορά κατά την προετοιμασία των υποθέσεων Παραγωγή αναφορών (π.χ. ημερολόγιο δικασίμων, δικαστικές υποθέσεις αντιδίκων, φόρτος εργασίας δικηγόρων, οικονομικά στοιχεία υποθέσεων)

Υποστήριξη Διαδικασιών Προγραμματισμός πρότυπων διαδικασιών (ISO 9001, ISO 27001, Διαχειριστική Επάρκεια κ.α.) Διεκπεραίωση κάθε εγκεκριμένης διαδικασίας σύμφωνα με τους κανόνες της Τυποποιημένη χρήση σχετικών με τη διαδικασία εγγράφων (templates) Ειδοποιήσεις (alerts) χρηστών για τις αναθέσεις τους και τα σχετικά χρονικά όρια Εξάλειψη λαθών, Μείωση διαχειριστικού κόστους, Παρακολούθηση και έλεγχος των διαδικασιών (εποπτεία)

Οφέλη Καθολικής Χρήσης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων 90% Εξοικονόμηση χρόνου Αναζήτηση Αρχειοθέτηση Διακίνηση Εγγράφων 85% Εξοικονόμηση χρημάτων Εκτυπώσεις Διακίνηση Αποθήκευση 90% Εξοικονόμηση χώρου Μείωση όγκου αρχείου Χώροι γραφείων Άλλοι αποθ.χώροι Πηγή: Gartner Research και Modus Υλοποιήσεις

Case study: Jumbo ΑΕΕ Η μεγαλύτερη αλυσίδα λιανικής στον τομέα παιχνιδιών και εποχιακών προϊόντων στην εγχώρια αγορά (ιδρ.1986) 3.300 εργαζόμενοι 71 καταστήματα Ελλάδα, Κύπρος, Βαλκάνια, e-jumbo

Case study: Jumbo ΑΕΕ Το Έργο: «Διαχείριση Εγγράφων & Ροής Εργασιών στο Κύκλωμα Εισαγωγών» 70 χρήστες 4.000 παραστατικά μηνιαίως 270 προμηθευτές Fujitsu fi-6670 FlexiCapture Distributed Πλατφόρμα Πάπυρος

Case study: Jumbo ΑΕΕ Η κατάσταση πριν: Διάσπαρτη, πολλαπλή & μη αξιοποιήσιμη επιχειρησιακή πληροφορία Χρονοβόρες, μη τυποποιημένες διαδικασίες: Διακίνηση εγγράφων Αναζήτηση εγγράφων & φακέλων στο φυσικό αρχείο Παρακολούθηση ροών εργασίας (π.χ. πορεία των εισαγωγών) Kαταχώρηση & έλεγχος επιχειρησιακών δεδομένων Υψηλός ρυθμός εμφάνισης λαθών Έλλειψη Διασύνδεσης Συστημάτων Η κατάσταση μετά: Σημαντική βελτίωση του χρόνου εκτέλεσης των επιχειρησιακών διαδικασιών Μείωση/κατάργηση των εκτυπώσεων Ελαχιστοποίησης της χειρωνακτικής εισαγωγής δεδομένων με την χρήση τεχνολογίας Data Capture Αξιόλογη μείωση του ρυθμού εμφάνισης λαθών κατά την παραγωγή και αρχειοθέτηση εγγράφων Τυποποίηση & Αυτοματοποίηση των διαδικασιών (συλλογή, καταχώρηση & έλεγχος δεδομένων)

Case study: Jumbo ΑΕΕ Παράδειγμα Ροής Εργασίας: Ψηφιοποίηση Παραστατικού Λογιστήριο Ψηφιοποίηση Λογιστήριο Παραλαβή παραστατικού Καταχώρηση Εκτύπωση barcode Σάρωση Αναγνώριση Έλεγχος Φόρμα με πλήρη στοιχεία Καταχώρηση στο ERP

Case study: Jumbo ΑΕΕ Αντικείμενο Αρχικό Μοντέλο Εργασίας Νέο Μοντέλο Εργασίας Εκτυπώσεις Εγγράφων Εισαγωγών Μ.Ο. 20 Έγγραφα / Φάκελο Εισαγωγής ~ 60 Σελίδες 0 Σελίδες Συνολικός Χρόνος Διαχείρισης Νέου Προμηθευτή ~ 20 min 10 sec Συνολικός Χρόνος Εσωτερικής Διεκπεραίωσης Παραλαβητηρίου Μ.Ο. 15 min 1 min Χρόνος Ανάκτησης Παραστατικού Από 3 min + για το Τρέχον Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός Εταιρείας) 1 sec Χρόνος Ελέγχου & Επαλήθευσης Τιμολογήσεων Προμηθευτών ~ 5 Ώρες ανά Αρχείο Μαζικής Τιμολόγησης 3 sec ανά Αρχείο Μαζικής Τιμολόγησης

Case study: Jumbo ΑΕΕ

Case study: Allianz GR 90 χρήστες 10 μήνες Καθολική χρήση (11 διευθύνσεις)

Case study: Allianz GR Συνολικό Ετήσιο Όφελος - 98% Εκτυπώσεις -100% Διακίνηση - 75% Αποθήκευση 91% Συνολική Εξοικονόμηση (ROI)

Case study: Υπουργείο Τουρισμού 100% Υιοθέτηση ΗΔΕ μέσα σε 4 μήνες 50% Μείωση χρόνου διεκπεραίωσης εγγράφων 250 Χρήστες με χρήση ψηφιακών υπογραφών

Σημεία Υπεροχής Πληρότητα λύσης Εντοπιότητα Απόσβεση Επένδυσης Υποστήριξη Από οποιαδήποτε συσκευή, οποιαδήποτε ανάγκη Διαχείρισης και Ροής Εγγράφων Άμεση προσαρμογή σε εξειδικευμένες υλοποιήσεις Χαμηλό Κόστος Υλοποίησης (Total Cost of Ownership, TCO) Αδιάλειπτη υποστήριξη των πελατών μας

Υπολογισμός Εξοικονόμησης Μηνιαίο Οικονομικό Όφελος Εισερχόμενα 1.000 σελ. Εξερχόμενα 500 σελ. -93% Κόστος Αντιγράφων Αποστολές ΕΛΤΑ 50 φάκελοι Αποστολές Courier 200 φάκελοι -80% Κόστος Διακίνησης Αποθηκευτικός Χώρος & σχετικά αναλώσιμα Για τα παραπάνω έγγραφα -79% Κόστος Αποθήκευσης Παράδειγμα με βάση το MODUS ROI Calculator