Δημιουργίας Ενεργειών

Δημιουργίας Ενεργειών

Περιεχόμενα Δημιουργία Ενεργειών (Επικοινωνίας, Ραντεβού)... 3 Καταχώρηση Επικοινωνίας και Ραντεβού... 4 Βασικά Στοιχεία... 7 Πεδία Χρήστη... 8 Υπομνήματα... 8 Μεταβολή Ενέργειας... 10 Αναζήτηση Επικοινωνίας Ραντεβού... 12 Διαγραφή Ενέργειας... 13 Εργασίες από την λίστα των ενεργειών... 14 Εκτυπωτικά Ενεργειών... 16 Ενέργειες [2]

Δημιουργία Ενεργειών (Επικοινωνίας, Ραντεβού) Για να δημιουργηθεί μία ενέργεια «Επικοινωνίας» ή «Ραντεβού» μέσα στο CRM θα πρέπει ο χρήστης από το μενού CRM Ενέργειες να επιλέξει «Επικοινωνία» ή «Ραντεβού» αντίστοιχα. Ενέργειες [3]

Καταχώρηση Επικοινωνίας και Ραντεβού Από την επόμενη οθόνη, της προβολής των επικοινωνιών υπάρχουν οι δυνατότητες διαχείρισης των επικοινωνιών Ο χρήστης, από τη μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, μπορεί να πατήσει την επιλογή Προσθήκη (το σύμβολο +) ανοίγει η φόρμα καταχώρησης της νέας επικοινωνίας. Ενέργειες [4]

Ανοίγει η φόρμα καταχώρησης της επικοινωνίας όπου φαίνονται τα πεδία που θα πρέπει να καταχωρηθούν. Ο «Τύπος της Εγγραφής» θα έρθει προ συμπληρωμένος «Επικοινωνία» στην περίπτωση που έχει επιλέγει η δημιουργία «Επικοινωνίας» ενώ στην περίπτωση του «Ραντεβού» θα έρθει «Ραντεβού». Στο πεδίο «Υποκατηγορία» ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δίνει επιπλέον πληροφορία στην ενέργεια με επιλογή τιμής από λίστα. Εάν ο χρήστης θέλει να δημιουργήσει μια νέα επιλογή στη συγκεκριμένη λίστα, πατώντας το βελάκι επεξεργασίας στο τέλος του πεδίου ανοίγει ο πίνακας «Υποτυποι Ενέργειας». Στο πεδίο «Όνομα» καταχωρείται το όνομα της ενέργειας και παραμετρικά επιλέγεται αν αυτή η ενέργεια θα γίνεται χρήση στις «Επικοινωνίες» αλλά και για «Ραντεβού». Στην περιοχή «Προεπιλογή Σε» ο χρήστης μπορεί να διαλέξει αν θα έρχεται η νέα ενέργεια και ως προεπιλογή κατά το άνοιγμα ενός ραντεβού ή μιας επικοινωνίας. Ενέργειες [5]

Στο πεδίο «Περιγραφή» εμφανίζεται προεπιλεγμένα η πληροφορία του τύπου εγγραφής, επικοινωνία ή ραντεβού, αλλά μπορεί ο χρήστης να το τροποποιήσει ως ελεύθερο κείμενο. Επιπλέον, αν κάποια περιγραφή επαναλαμβάνεται σε πολλές ενέργειες, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να την προσθέσει στη λίστα επιλέγοντας το + που υπάρχει στο τέλος του πεδίου. Την επόμενη φορά που θα γίνει εισαγωγή στην εφαρμογή, αυτή η τιμή θα μπορεί να αναζητηθεί στο πεδίο Περιγραφή από το βελάκι στο τέλος του πεδίου. Το πεδίο «Σύντομη Περιγραφή» έρχεται προ συμπληρωμένο και εξαρτάται από το πεδίο «Τύπος Εγγραφής» και «Περιγραφή» αλλά μπορεί να τροποποιηθεί από τον χρήστη. Το πεδίο «Επικοινωνία» χαρακτηρίζει τον τρόπο επικοινωνίας. Υπάρχει ήδη έτοιμη λίστα, αλλά ο χρήστης μπορεί να προσθέσει επιπλέον επιλογές στη λίστα αυτή. Ενέργειες [6]

Βασικά Στοιχεία Στην καρτέλα «Βασικά Στοιχεία» δίνεται η δυνατότητα να επιλεχθεί ο «Κωδικός», το «Όνομα», ο «Τίτλος» και η «Διεύθυνση» από τον πίνακα των ήδη καταχωρημένων επαφών. Στην περιοχή «Πόρος» επίσης μπορεί να επιλεχθεί κάποιος από τους πόρους που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο σύστημα. Αν έχει γίνει login στην εφαρμογή κάποιος χρήστης που είναι και πόρος, τότε προεπιλεγμένα έρχεται εκείνος ο πόρος μέσα στην ενέργεια. Στην περιοχή «Ενέργεια» καταχωρούνται τα εξής πεδία 1. «Ημ/νια Υποβολής» είναι η ημερομηνία που καταχωρείται η ενέργεια. 2. «Προγρ/σμένη Ημ/νια» είναι η ημερομηνία που θα συμφωνήθηκε να γίνει η ενέργεια και βάσει αυτής θα εμφανίζεται στο ημερολόγιο 3. «Ημ/νια Εκτέλεσης» είναι η ημερομηνία που εκτελέσθηκε -ολοκληρώθηκε η ενέργεια 4. «Ημ/νια Λήξης» είναι η ημερομηνία μέχρι την οποία υπάρχει περιθώριο να εκτελεστεί μια ενέργεια. Η προγραμματισμένη διάρκεια απαιτείται να είναι προγενέστερη ή ίδια της Ημερομηνίας Λήξης. 5. «Προγρ/σμένη Διάρκεια» είναι ο χρόνος που εκτιμάται ότι θα λάβει χώρα η ενέργεια 6. «Πραγματική Διάρκεια» είναι ο πραγματικός χρόνος της ενέργειας. Συμπληρώνεται κατά το κλείσιμο της ενέργειας (Κλειστό: Ναι) 7. «Κλίμακα» το ποσοστό ολοκλήρωσης της ενέργειας 8. «Ολοήμερο» αν η ενέργεια είναι ολοήμερη. Αν επιλεγεί Ναι, τότε απενεργοποιείται το πεδίο της Προγραμματισμένης Διάρκειας 9. «Κλειστό» αν έχει ολοκληρωθεί η ενέργεια και με την τιμή Ναι κλείνει Στην περιοχή «Σημειώσεις» ελεύθερο πεδίο καταχώρησης σχολίων σχετικά με την ενέργεια. Ενέργειες [7]

Πεδία Χρήστη Στην καρτέλα πεδία χρήστη δίνονται πολλά πεδία διαφόρων τύπων ώστε να καλυφθούν ιδιαιτερότητες της εκάστοτε επιχείρησης Υπομνήματα Στην καρτέλα Υπομνήματα δίνεται η δυνατότητα συμπλήρωσης σχολίων για την κάθε ενέργεια. Για να προσθέσει ένα νέο σχόλιο ο χρήστης, πρέπει να επιλέξει το σύμβολο (+) στο κάτω μέρος της οθόνης. Έπειτα μπορεί να πληκτρολογήσει την πληροφορία που θέλει στο πεδίο Σχόλιο. Ο αναλυτικός πίνακας κρατάει τα σχόλια που συμπληρώνονται από τον κάθε χρήστη και τη συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα που καταχωρήθηκε το κάθε σχόλιο. Ενέργειες [8]

Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η καταχώρηση των στοιχείων του είδους η εγγραφή αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση», ή το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο» ώστε να κλείσει και η φόρμα της καταχώρησης μετά την αποθήκευση. Ενέργειες [9]

Μεταβολή Ενέργειας Για να γίνει μεταβολή στα στοιχεία μιας ενέργειας η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού CRM Ενέργειες, επιλογή «Επικοινωνίας» ή «Ραντεβού» ανάλογα με την αναζήτηση και ανοίγει ο πίνακας των εγγραφών Στην επόμενη οθόνη, λίστα των ενεργειών, υπάρχει η μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, πατώντας την επιλογή Επεξεργασία (το σύμβολο ) ανοίγει η φόρμα μεταβολής της ενέργειας. Ενέργειες [10]

Από την παρακάτω φόρμα μπορεί να μεταβληθεί-αλλάξει κάποιο πεδίο και πατώντας «Αποθήκευση» καταχωρείται η αλλαγή, για να κλείσει η φόρμα της μεταβολής θα πρέπει να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο». Ενέργειες [11]

Αναζήτηση Επικοινωνίας Ραντεβού Για να γίνει αναζήτηση μιας ενέργειας η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού CRM Ενέργειες, επιλογή «Επικοινωνίας» ή «Ραντεβού» ανάλογα με την αναζήτηση και ανοίγει ο πίνακας των εγγραφών. Στη φόρμα δίνεται μια πληθώρα φίλτρων τόσο στην «Γρήγορη Αναζήτηση» πατώντας κάποιο στοιχείο που προσδιορίζει το είδος πχ Όνομα και «Enter». Επιπλέον από την αριστερή πλευρά της οθόνης υπάρχει μια πληθώρα «Γρήγορα Φίλτρα». Επιπρόσθετα για να εμφανιστούν περισσότερα φίλτρα θα πρέπει να πατηθεί το κουμπί Φίλτρα στην μπάρα αναζήτησης. Ενέργειες [12]

Διαγραφή Ενέργειας Για να γίνει διαγραφή μιας ενέργειας η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού CRM Ενέργειες, επιλογή «Επικοινωνίας» ή «Ραντεβού» Στο πεδίο «Γρήγορη Αναζήτηση» ο χρήστης μπορεί να βάλει κάποιο όνομα πελάτη και πατώντας «Enter» να το φέρει στη λίστα, ο χρήστης το επιλέγει και από την μπάρα εργαλείων πατάει το κουμπί «Διαγραφή» προχωράει επιλέγωντας «Ναι».. Εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης και η διαδικασία Ενέργειες [13]

Εργασίες από την λίστα των ενεργειών Στην οθόνη των ενεργειών, δίνονται επιπλέον δυνατότητες από το κουμπί «Εργασίες» για την ενέργεια που είναι επιλεγμένη από την λίστα. «Νέα Σχετιζόμενη ενέργεια» & «Νέα Ολοήμερη Σχετιζόμενη Ενέργεια». Αυτές οι επιλογές δημιουργούν μια νέα συσχετισμένη ενέργεια στην αρχική ενέργεια που έχει επιλογή. Ανοίγει εκ νέου η κάρτα καταχώρησης της ενέργειας στην οποία είναι συμπληρωμένα τα στοιχεία της επαφής που αφορούν την πρώτη ενέργεια. «Τέλος ενέργειας» Με την επιλογή αυτή ολοκληρώνεται η ενέργεια που έχει επιλεγεί. Ανοίγει φόρμα καταχώρησης και ολοκλήρωσης της ενέργειας στην οποία πρέπει να συμπληρώνονται τα πεδία «Ημ/νία Εκτέλεσης», «Αποτέλεσμα», «Επι τοις % κλίμακα ολοκλήρωσης», «Διάρκεια» και κάποιο «σχόλιο». Με ΟΚ ολοκληρώνεται το κλείσιμο της ενέργειας και πλέον το πεδίο Κλειστό έχει την τιμή Ναι. Ενέργειες [14]

«Αντιγραφή» Με την επιλογή αυτή δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής μιας ενέργειας. Ουσιαστικά ανοίγει νέα κάρτα καταχώρησης ενέργειας με συμπληρωμένα τα πεδία βάσει της πρώτης ενέργειας. «Ανάθεση σε μένα» ή «Ανάθεση σε» άλλο πόρο όπου ανοίγει ο πίνακάς των πόρων και με το κουμπί επιλογή ανατίθεται η ενέργεια σε άλλο πρόσωπο. Ενέργειες [15]

Εκτυπωτικά Ενεργειών Από το μενού Ενέργειες και από το κουμπί Εξαγόμενο Grid δίνονται οι δυνατότητες στα παρακάτω εξαγόμενα αρχεία. (.pdf, Excel, html, κείμενο,csv, προεπισκόπηση εκτύπωσης, εκτύπωση.) Με την επιλογή «Επιλογές Εκτύπωσης Εξαγωγής» υπάρχουν οι εξής δυνατότητες «Επέκταση όλων των Λεπτομερειών» «Εξαγωγή/Λεπτομέρειες Εκτύπωσης», «Export/Print Headers», «Print Landscape», «Εκτύπωση Αυτόματη Προσαρμογή», «Page Kind» για επιλογή χαρτιού Α4, Α3 κοκ. Ενέργειες [16]