Περιεχόμενα. Κεφάλαιο 1 Γνωριμία με το Excel...9

Περιεχόμενα Κεφάλαιο 1 Γνωριμία με το Excel...9 Τα στοιχεία του παραθύρου του Excel... 10 Κελιά και διευθύνσεις... 13 Σε ποιο κελί θα τοποθετηθούν τα δεδομένα;... 14 Καταχώριση δεδομένων... 15 Τι καταλαβαίνει το Excel από αυτά που καταχωρίζουμε... 16 Διόρθωση των περιεχομένων ενός κελιού... 17 Άλλοι τρόποι καταχώρισης στοιχείων... 19 Μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας... 23 Επιλογή πολλών κελιών... 25 Εισαγωγή εικόνων... 27 Εργαλεία εντοπισμού δεδομένων... 31 Ταξινόμηση δεδομένων... 33 Δημιουργία σχολίων... 36 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 38 Πρακτική εξάσκηση... 39

6 Το μικρό βιβλίο για το ελληνικό Excel 2003 Κεφάλαιο 2 Μορφοποίηση... 41 Η γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης... 42 Μορφοποίηση κελιών... 44 Διαγραφή μορφοποιήσεων... 51 Μορφοποίηση αριθμών... 51 Αυτόματη Μορφοποίηση... 53 Ρύθμιση στηλών και γραμμών... 54 Αναδιαμόρφωση του βιβλίου εργασίας... 56 Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου... 59 Διαμόρφωση σελίδας... 60 Αλλαγές σελίδων... 68 Προεπισκόπηση και εκτύπωση φύλλου εργασίας... 70 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 73 Πρακτική εξάσκηση... 74 Κεφάλαιο 3 Τύποι και συναρτήσεις... 77 Τύποι... 77 Συναρτήσεις... 79 Αντιγραφή και συμπλήρωση τύπων... 90 Απόλυτες και σχετικές αναφορές... 91 Ονόματα περιοχών... 94 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 96 Πρακτική εξάσκηση... 97 Κεφάλαιο 4 Δημιουργία γραφημάτων... 99 Προετοιμασία του φύλλου εργασίας... 99 Δημιουργία γραφήματος... 101 Χειρισμός γραφήματος... 105 Επιλογή στοιχείων σε γράφημα... 108 Μορφοποίηση στοιχείων γραφήματος... 110

Περιεχόμενα 7 Τύποι γραφημάτων... 112 Αποθήκευση της μορφοποίησης του γραφήματος... 115 Επιλογές γραφήματος... 117 Επιλογές για τριδιάστατα γραφήματα... 119 Επιλογές για γραφήματα «πίτας»... 120 Προσθήκη και αφαίρεση δεδομένων σε γράφημα... 122 Φύλλα γραφημάτων... 123 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 125 Πρακτική εξάσκηση... 126 Παράρτημα Τεχνικές του Excel και Βοήθεια... 127 Εκκίνηση του Microsoft Excel 2003... 128 Άνοιγμα αποθηκευμένου εγγράφου... 129 Αποθήκευση εγγράφου... 130 Έξοδος από το Excel... 131 Αναίρεση ενεργειών... 132 Γραμμές εργαλείων... 134 Διαμόρφωση των μενού... 136 Μενού συντόμευσης... 138 Αντιγραφή και επικόλληση... 138 Το σύστημα Βοήθειας... 144 Ο Βοηθός του Office... 148 Πλαίσιο ερώτησης... 150 Άλλες βοηθητικές λειτουργίες... 150 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 151 Πρακτική εξάσκηση... 152 Ευρετήριο...153

Κεφάλαιο 1 Γνωριμία με το Excel Το Microsoft Excel είναι το πρόγραμμα χειρισμού λογιστικών φύλλων στην οικογένεια προγραμμάτων του Microsoft Office. Τι είναι όμως τα «λογιστικά φύλλα»; Με τον όρο λογιστικό φύλλο εννοούμε ένα έγγραφο το οποίο είναι ε- ξαρχής διαμορφωμένο ως πίνακας, με στήλες και γραμμές (Εικόνα 1.1). Έτσι, τα δεδομένα που καταχωρίζουμε στο Excel δεν τοποθετούνται «διάσπαρτα», όπως συμβαίνει στο Word, αλλά έχουν εξαρχής μια συγκεκριμένη θέση, που καθορίζεται από το σημείο μέσα στο λογιστικό φύλλο, όπου τα τοποθετούμε. Αφού το έγγραφο του Excel είναι εξαρχής διαμορφωμένο ως πίνακας, αυτό σημαίνει ότι καταχωρίζετε τα πάντα μέσα σε κελιά του πίνακα αυτού. Στο Excel τα κελιά είναι τα σημαντικότερα στοιχεία και με βάση αυτά εκτελείτε όλες τις ενέργειές σας. Με το Microsoft Excel μπορείτε να πραγματοποιείτε εργασίες όπως η καταχώριση αριθμητικών δεδομένων, η επεξεργασία αυτών των δεδομένων και η εκτέλεση πράξεων με αυτά. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιείτε ως πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπου καταχωρίζετε δεδομένα τα οποία στη συνέχεια αναλύετε, φιλτράρετε ή συνοψίζετε. Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Excel ως πρόγραμμα δημιουργίας γραφημάτων, με το οποίο θα δημιουργείτε εντυπωσιακά γραφήματα που θα στολίζουν τις παρουσιάσεις ή τα υπόλοιπα έγγραφά σας.

10 Το μικρό βιβλίο για το ελληνικό Excel 2003 Εικόνα 1.1 Ένα λογιστικό φύλλο έχει τη μορφή πίνακα. Τα στοιχεία του παραθύρου του Excel Αφού ανοίξετε το Excel (συνήθως με τη διαταγή έναρξη Όλα τα προγράμματα Microsoft Office Microsoft Excel, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε και οποιαδήποτε από τις εναλλακτικές μεθόδους εκκίνησης προγραμμάτων που παρουσιάζονται στο Παράρτημα, σελ. 128), θα εμφανιστεί στην οθόνη το παράθυρο του προγράμματος. Εκτός από τα στοιχεία που είναι κοινά σε όλα τα προγράμματα για Windows, το παράθυρο του Excel περιέχει και μερικά εντελώς ξεχωριστά στοιχεία, καθώς και γνωστά στοιχεία που εκτελούν ειδικές λειτουργίες. Τα στοιχεία αυτά είναι τα εξής: Το πλαίσιο ονόματος. Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, ακριβώς κάτω από τις γραμμές εργαλείων, υπάρχει ένα ειδικό πλαίσιο όπου το Excel εμφανίζει το όνομα ή τη διεύθυνση του ενεργού κελιού. Επιπλέον, όταν ε- πιλέγετε πολλά κελιά, σε αυτό το σημείο το Excel σάς δείχνει το μέγεθος της επιλεγμένης περιοχής. Η γραμμή τύπων. Ακριβώς στα δεξιά του πλαισίου ονόματος υπάρχει μια ειδική περιοχή που ονομάζεται γραμμή τύπων. Αυτή η περιοχή, όπως δηλώνει και το όνομά της, χρησιμεύει στη σύνταξη των διαφόρων τύπων (υπολογισμών) στο φύλλο εργασίας σας.

Κεφάλαιο 1: Γνωριμία με το Excel 11 Συμβουλή: Το Excel έχει μια ιδιαιτερότητα: στο έγγραφό σας εμφανίζει το αποτέλεσμα των υπολογισμών, οπότε δεν αρκεί να δείτε το έγγραφο για να καταλάβετε τι κρύβεται από πίσω. Η περιοχή τύπων, όμως, δείχνει πάντα τους τύπους από τους οποίους παράγεται το αποτέλεσμα, και έτσι είναι το αξιόπιστο σημείο αναφοράς για να καταλάβετε τι συμβαίνει στο έγγραφό σας. Το φύλλο εργασίας. Κάτω από τη γραμμή τύπων βρίσκεται το ίδιο το έγγραφό σας, που έχει τη μορφή ενός πλέγματος στηλών και γραμμών και ονομάζεται φύλλο εργασίας. Σε αυτό το προδιαμορφωμένο φύλλο εργασίας καταχωρίζετε τα δεδομένα σας και κάνετε τους υπολογισμούς σας. Τα κουμπιά πλοήγησης και οι καρτέλες φύλλων εργασίας. Στην πραγματικότητα, το έγγραφό σας στο Excel δεν αποτελείται από ένα μόνο φύλλο Πλαίσιο ονόματος Γραμμή τύπων Φύλλο εργασίας Κουμπιά Καρτέλες Γραμμή κατάστασης Παράθυρο εργασιών πλοήγησης φύλλων εργασίας Εικόνα 1.2 Τα ξεχωριστά στοιχεία στο παράθυρο του Excel.

12 Το μικρό βιβλίο για το ελληνικό Excel 2003 Εικόνα 1.3 Το έγγραφό σας περιλαμβάνει πολλά φύλλα εργασίας, και έτσι απαιτούνται αυτά τα ειδικά χειριστήρια για να μπορείτε να εμφανίζετε στην οθόνη σας τα διάφορα φύλλα εργασίας του. εργασίας, αλλά περιλαμβάνει πολλά φύλλα «στοιβαγμένα» το ένα επάνω στο άλλο, και γι' αυτό ονομάζεται βιβλίο εργασίας. Με τις καρτέλες φύλλων εργασίας μπορείτε να «γυρίζετε σελίδα», δηλαδή να φέρνετε στο προσκήνιο ένα άλλο φύλλο εργασίας, που προηγουμένως ήταν κρυμμένο (Εικόνα 1.3). Η λειτουργία των καρτελών αυτών είναι πραγματικά πολύ απλή: αρκεί να πατήσετε με το ποντίκι στην κατάλληλη καρτέλα φύλλου για να το εμφανίσετε στην οθόνη σας. Τα ειδικά χειριστήρια, που υπάρχουν αριστερά από τα ονόματα των καρτελών, είναι ιδιαίτερα χρήσιμα στην περίπτωση που έ- χετε πολλά φύλλα εργασίας στο έγγραφό σας και δε χωρούν να εμφανιστούν όλα τα ονόματά τους. Στην περίπτωση αυτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά πλοήγησης για να εμφανίσετε άλλα ονόματα καρτελών φύλλων εργασίας, ώστε να μπορέσετε να πατήσετε σε αυτά και να τα δείτε στην οθόνη σας. Η γραμμή κατάστασης. Στο κάτω μέρος του παραθύρου του Excel υπάρχει η γραμμή κατάστασης, δηλαδή μια ειδική περιοχή στην οποία το Excel εμφανίζει ενδείξεις σχετικά με το πρόγραμμα (Εικόνα 1.2). Οι ενδείξεις αυτές μπορεί να αφορούν την κατάσταση λειτουργίας του Excel ( Έτοιμο, Επεξεργασία κ.λπ.) ή μπορεί να δείχνουν αν έχουν πατηθεί κάποια από τα ειδικά πλήκτρα (για παράδειγμα, στην εικόνα είναι πατημένο το πλήκτρο Num Lock, και έτσι εμφανίζεται η ένδειξη ΑΡ). Επιπλέον, σε αυτή την περιοχή το Excel εμφανίζει πολλές φορές χρήσιμες οδηγίες σχετικά με τις διαταγές που επιλέγετε. Το παράθυρο εργασιών. Το παράθυρο αυτό μπορεί να είναι ανοιχτό σε κάποια θέση της οθόνης κατά τη διάρκεια της εργασίας σας και περιέχει ε- πιλογές σχετικά με την εργασία που είναι πιθανό να θέλετε να εκτελέσετε τη δεδομένη στιγμή ή επιλογές για τα βήματα μιας εργασίας πολλών βημάτων. Για παράδειγμα, κατά την εκκίνηση του Excel εμφανίζεται ένα παράθυρο εργασιών με επιλογές για το άνοιγμα και τη δημιουργία αρχείων.

Κεφάλαιο 1: Γνωριμία με το Excel 13 Κελιά και διευθύνσεις Τα λογιστικά φύλλα προέρχονται από τα παλιά κατάστιχα των λογιστών δηλαδή εκείνα τα μεγάλα φύλλα χαρτιού που ήταν χωρισμένα σε στήλες και γραμμές. Τα φύλλα εργασίας του Excel έχουν και αυτά την ίδια διαμόρφωση σε στήλες και γραμμές. Οι στήλες και οι γραμμές απαρτίζονται από ορθογώνια «κουτιά», που στη γλώσσα του Excel ονομάζονται κελιά. Τα κελιά είναι για το Excel ο χώρος όπου αποθηκεύονται οι κάθε λογής πληροφορίες. Το κάθε κελί του εγγράφου έχει τη δική του μοναδική διεύθυνση, δηλαδή έχει ένα μοναδικό όνομα με το οποίο μπορείτε να «αναφέρεστε» σε αυτό. Το όνομα αυτό σχηματίζεται από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής όπου ανήκει το κελί. Για παράδειγμα, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.4, το κελί που βρίσκεται στο σημείο τομής της στήλης Β και της γραμμής 2 έχει τη διεύθυνση Β2. (Προσοχή: το Β στη διεύθυνση αυτή είναι το αγγλικό Β, και όχι το ελληνικό.) Μοναδικές διευθύνσεις έχουν και οι στήλες και οι γραμμές του φύλλου εργασίας. Οι 256 στήλες του φύλλου εργασίας έχουν ονόματα που σχηματίζονται από τα γράμματα του αγγλικού αλφαβήτου (από Α έως IV), ενώ οι γραμμές του φύλλου εργασίας έχουν αντίστοιχα ονόματα αριθμών (από 1 έως 65.536). Επιπλέον, μπορείτε να αναφέρεστε σε οποιαδήποτε περιοχή γειτονικών κελιών του φύλλου εργασίας χρησιμοποιώντας μια διεύθυνση της μορφής Επάνω_αριστερό_κελί:Κάτω_δεξιό_κελί. Για παράδειγμα, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.5, με τη διεύθυνση B2:Ε7 αναφερόμαστε στην ομάδα κελιών που αρχίζει από το κελί B2 και εκτείνεται μέχρι το κελί Ε7 (η άνω κάτω τελεία λειτουργεί ως χαρακτήρας καθορισμού περιοχής και «ενημερώνει» το Excel ότι μας ενδιαφέρουν όλα τα κελιά της περιοχής ανάμεσα στα κελιά B2 και Ε7). Εικόνα 1.4 Η διεύθυνση του κάθε κελιού καθορίζεται από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής όπου βρίσκεται.

14 Το μικρό βιβλίο για το ελληνικό Excel 2003 Εικόνα 1.5 Οι διευθύνσεις των περιοχών προσδιορίζονται με βάση τις διευθύνσεις του επάνω αριστερού κελιού τους και του κάτω δεξιού κελιού τους. Σε ποιο κελί θα τοποθετηθούν τα δεδομένα; Κάθε στιγμή, μόνο ένα από τα κελιά του φύλλου εργασίας είναι ενεργό, δηλαδή είναι το κελί όπου θα τοποθετηθούν τα δεδομένα που θα καταχωρίσετε. Το ε- νεργό κελί ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα με πολλούς τρόπους, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.6: Αν δεν έχετε επιλέξει μια περιοχή κελιών, το ενεργό κελί έχει ένα ειδικό έντονο μαύρο περίγραμμα και μια μικρή τετράγωνη λαβή στην κάτω δεξιά γωνία του. Αν έχετε επιλέξει μια περιοχή κελιών, το ενεργό κελί έχει διαφορετικό χρώμα φόντου από τα υπόλοιπα κελιά της περιοχής. Το γράμμα της αντίστοιχης στήλης και ο αριθμός της αντίστοιχης γραμμής εμφανίζονται με φόντο διαφορετικού χρώματος. Στο πλαίσιο ονόματος εμφανίζεται η διεύθυνση του επιλεγμένου κελιού. Εικόνα 1.6 Το ενεργό κελί στο παράδειγμα αυτό είναι το B2.

Κεφάλαιο 1: Γνωριμία με το Excel 15 Καταχώριση δεδομένων Για να καταχωρίσετε δεδομένα στο ενεργό κελί του φύλλου εργασίας, μπορείτε απλώς να αρχίσετε να πληκτρολογείτε ό,τι θέλετε. Για παράδειγμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Πληκτρολογήστε οποιοδήποτε γράμμα. Προσέξτε ότι, όταν αρχίσετε την πληκτρολόγηση, θα εμφανιστούν στα αριστερά της γραμμής τύπων δύο κουμπιά, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.7. 2. Πατήστε στο κουμπί Ακύρωση. Τα δεδομένα που είχατε πληκτρολογήσει θα εξαφανιστούν. Στο Excel, αυτά που πληκτρολογείτε παραμένουν «εκκρεμή» μέχρι να τα επικυρώσετε, ή μέχρι να ζητήσετε να μετακινηθείτε σε κάποιο άλλο κελί. Για να ακυρώσετε την πληκτρολόγηση, μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο Esc (που ισοδυναμεί με το κουμπί Ακύρωση). 3. Πληκτρολογήστε οποιοδήποτε γράμμα και πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή. Το κουμπί Εισαγωγή «επικυρώνει» τα περιεχόμενα που πληκτρολογήσατε στο κελί και τα αποθηκεύει. Εικόνα 1.7 Όταν αρχίσετε την πληκτρολόγηση, θα εμφανιστούν στη γραμμή τύπων δύο κουμπιά.

16 Το μικρό βιβλίο για το ελληνικό Excel 2003 Συμβουλή: Αντί για το κουμπί Εισαγωγή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και οποιοδήποτε πλήκτρο μετακίνησης (για παράδειγμα, το πλήκτρο Enter ή το πλήκτρο Tab). Έτσι θα εκτελέσετε με μία κίνηση τόσο την ε- πικύρωση αυτών που πληκτρολογήσατε όσο και τη μετακίνηση σε κάποιο άλλο κελί (κάτω ή αριστερά, αντίστοιχα), ώστε να συνεχίσετε την πληκτρολόγηση σε αυτό το κελί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους μετακίνησης μέσα στο φύλλο εργασίας δείτε την ενότητα «Μετακίνηση μέσα στο φύλλο εργασίας», στη σελίδα 23. Τι καταλαβαίνει το Excel από αυτά που καταχωρίζουμε Όταν πληκτρολογούμε κάποια δεδομένα στο Excel, αυτό προσπαθεί να τα ερμηνεύσει δηλαδή να διαπιστώσει αν είναι αριθμοί, τύποι (υπολογισμοί) ή κείμενο. Η διαφοροποίηση αυτή έχει για το Excel μεγάλη σημασία, επειδή έτσι θα γνωρίζει τι μπορεί να κάνει με τα δεδομένα αυτά. Ανάλογα με το πώς «ερμήνευσε» το Excel τα δεδομένα μας, τα στοιχίζει είτε αριστερά είτε δεξιά στο κελί όπου τα καταχωρίσαμε (Εικόνα 1.8). Έτσι: Αν θεωρήσει ότι αυτά που καταχωρίσαμε είναι αριθμοί ή τύποι, τα στοιχίζει δεξιά στο κελί. Αν θεωρήσει ότι αυτά που καταχωρίσαμε είναι κείμενο, τα στοιχίζει αριστερά στο κελί. Για το Excel, οι αριθμοί δεν περιορίζονται μόνο στις τυπικές αριθμητικές τιμές των μαθηματικών. Αριθμούς θεωρεί και τις ημερομηνίες ή τις ώρες, καθώς επίσης και τις αναπαραστάσεις νομισματικών ποσοτήτων για παράδειγμα, τη νομισματική ποσότητα 100. Καθώς πληκτρολογείτε τα δεδομένα σας, είναι πολύ σημαντικό να βεβαιώνεστε ότι το Excel έχει «καταλάβει» σωστά αν πρόκειται για αριθμούς ή όχι διαφορετικά μπορεί να έχετε σοβαρά προβλήματα όταν προσπαθήσετε να κάνετε υπολογισμούς με τα δεδομένα αυτά.

Κεφάλαιο 1: Γνωριμία με το Excel 17 Εικόνα 1.8 Το Excel θα στοιχίσει αυτόματα τα στοιχεία, δεξιά ή αριστερά, ανάλογα με το αν θα τα θεωρήσει κείμενο ή αριθμούς. Στην Εικόνα 1.8 μπορείτε να δείτε μερικά παραδείγματα καταχωρίσεων. Σημειώστε ότι η αρχική στοίχιση που εφαρμόζει το Excel σε κείμενο και αριθμούς είναι απλώς μια οπτική βοήθεια προς το χρήστη και μπορείτε στη συνέχεια να την αλλάξετε και να εφαρμόσετε όποια άλλη στοίχιση θέλετε. Διόρθωση των περιεχομένων ενός κελιού Ένα από τα πολλά καλά που παρέχουν τα ηλεκτρονικά προγράμματα λογιστικών φύλλων, σε σχέση με τα χειρόγραφα κατάστιχα, είναι ότι μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να διορθώσετε οποιαδήποτε καταχώρισή τους. Η διαδικασία είναι η εξής: Αν θέλετε να αντικαταστήσετε όλα τα περιεχόμενα του κελιού με κάτι άλλο, απλώς επιλέξτε το κελί και αρχίστε να πληκτρολογείτε. Όταν επικυρώσετε την πληκτρολόγησή σας (δείτε σχετικά την ενότητα «Καταχώριση δεδομένων» στη σελίδα 15), τα αρχικά περιεχόμενα του κελιού θα αντικατασταθούν με τα νέα (Εικόνα 1.9). Αν θέλετε απλώς να διορθώσετε λίγο τα περιεχόμενα του κελιού, διπλοπατήστε στο σημείο του κελιού όπου θέλετε να κάνετε τη διόρθωση ή πατήστε με το ποντίκι στη γραμμή τύπων, στο σημείο όπου θέλετε να κάνετε τη διόρθωση. Θα εμφανιστεί μέσα στο κελί ένα σημείο εισαγωγής, για να καταλάβετε ότι μπορείτε πλέον να διορθώσετε το περιεχόμενο του κελιού (Εικόνα 1.10).