Παρουσίαση Εφαρμογής Διαχείριση Αποθήκης Ειδών, Μητρώου και Τιμοκαταλόγων Προμηθευτών, Αξιολόγηση Προμηθειών μέσω Προσφορών Ειδών Dynamic Business Systems (Dynamic Supplies)
Περιεχόμενα A. Η Εφαρμογή Dynamic Business Systems B. Τεχνικά Χαρακτηριστικά Εφαρμογής C. Υποσυστήματα Εφαρμογής D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών E. Πλεονεκτήματα Οφέλη Εφαρμογής F. Πρόσθετες Παρεχόμενες Υπηρεσίες G. Χρονοδιάγραμμα Μεθοδολογία Υλοποίησης H. Πρόσθετα Υποδείγματα Επικαιροποιημένης Έκδοσης Εφαρμογής I. Συμπεράσματα Διαπιστώσεις
A. Η Εφαρμογή Dynamic Business Systems Σύστημα Αξιολόγησης Προμηθειών (Dynamic Supplies) Εισαγωγή στην Εφαρμογή Dynamic Business Systems : Η Εφαρμογή Dynamic Business Systems (Dynamic Supplies) είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα που επιβλέπει και βελτιστοποιεί τις διαδικασίες αξιολόγησης προμηθειών μέσω προσφορών, εξασφαλίζοντας την ελαχιστοποίηση του κόστους αγορών και των λειτουργικών εξόδων. Το προτεινόμενο Σύστημα προβλέπει απόσβεση του κόστους αγοράς του σε λιγότερο από ένα χρόνο, παρέχοντας στη διοίκηση του Οργανισμού πλήρη διαφάνεια σχετικά με τους Προμηθευτές και τους Συνεργάτες, καθώς και την δυνατότητα αντικειμενικής αξιολόγησης κάθε παραγγελίας για προμήθεια μέσω διαδικασιών αποτελεσματικής διαχείρισης.
A. Η Εφαρμογή Dynamic Business Systems Σύστημα Αξιολόγησης Προμηθειών (Dynamic Supplies) Σκοπός της Εφαρμογής Dynamic Business Systems : Πλήρης αποτύπωση των αναγκών κάθε Διεύθυνσης για την προμήθεια υλικών και εποπτική παρουσίαση της εξέλιξης των Αιτημάτων Προμηθειών ανά στάδιο. Τυποποιημένη και αντικειμενική αξιολόγηση των προμηθειών υλικών για κάθε Προμηθευτή που συμμετέχει μέσω προσφοράς, με στόχο τον περιορισμό του κόστους από τη μείωση των τιμών. Άμεση πληροφόρηση της εξέλιξης του συνόλου των Προμηθειών του Οργανισμού, έτσι ώστε να παρέχεται πλήρης εικόνα για την κατανομή και διάθεση αυτών ανά Διεύθυνση και εργαζόμενο.
A. Η Εφαρμογή Dynamic Business Systems Σύστημα Αξιολόγησης Προμηθειών (Dynamic Supplies) Τo Ειδικό Πληροφοριακό Σύστημα Dynamic Business Systems της DBS AE παρέχει : Aξιόπιστη και εύχρηστη λύση Διαχείρισης και Αξιολόγησης Προμηθειών των Διευθύνσεων του Οργανισμού μέσω των Προσφορών των Προμηθευτών, σε τεχνολογία Oracle. Eποπτική και τυποποιημένη διαδικασία αξιολόγησης των Προσφορών, εξασφαλίζοντας τον περιορισμό του κόστους για τις λειτουργικές δαπάνες του Οργανισμού. Αποτελεσματική διάθεση και χρήση του υλικού, με σκοπό την ελαχιστοποίηση της σπατάλης και των ελλειμμάτων.
ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Dynamic Business Systems B. Τεχνικά Χαρακτηριστικά Εφαρμογής (1/2) Η Εφαρμογή συνεργάζεται με τελευταίας τεχνολογίας Λειτουργικά Συστήματα Υποστηρίζει τη ροή κάθε διοικητικής πληροφορίας Προσφέρει αξιόπιστες, τυποποιημένες και εύχρηστες Λειτουργίες Έχει αναπτυχθεί με σύγχρονα και αξιόπιστα εργαλεία σε Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (ORACLE FORMS & REPORTS DEVELOPER SUITE).
B. Τεχνικά Χαρακτηριστικά Εφαρμογής (2/2) ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Σε επίπεδο οθονών Σε επίπεδο δεδομένων Σε επίπεδο χειριστών Δυνατότητα εκχώρησης δικαιωμάτων σε Χρήστες ΦΙΛΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Τυποποιημένο Περιβάλλον Εργασίας On-line Εγχειρίδιο Χρήσης σε κάθε οθόνη Ορολογία σε απλή και κατανοητή Γλώσσα Αυτόματη καταχώρηση πεδίων Διάχυση πληροφορίας σε όλη την Εφαρμογή χωρίς εκ νέου καταχώρηση στοιχείων των Μητρώων ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΣΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΟΥ ΠΕΛΑΤΗ
C. Υποσυστήματα Εφαρμογής Dynamic Business Systems 1. Στοιχεία Οργάνωσης Διοίκησης 2. Διαχείριση Στοιχείων Αποθήκης Ειδών 3. Διαχείριση Στοιχείων Προμηθευτών 4. Διαδικασία Αξιολόγησης Προσφορών Ειδών 5. Παράμετροι και Διαδικασίες Ελέγχου Εφαρμογής 6. Διαδικασίες Ασφάλειας Εφαρμογής στη Βάση Δεδομένων Κάθε Υποσύστημα παραμετροποιείται κατάλληλα και προσαρμόζεται στις λειτουργικές διαδικασίες που εφαρμόζονται στον Οργανισμό.
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (1/14) Μέσω της Εφαρμογής Dynamic Business Systems (Dynamic Supplies), εκτελούνται οι παρακάτω διαδικασίες: Καταγραφή Αναγκών σε Προμήθειες Κοινοποίηση Πρόσκλησης για Προσφορές Καταγραφή Προσφορών Προμηθευτών Αξιολόγηση Προσφορών Προμηθευτών Έγκριση και Οριστικοποίηση Παραγγελιών Παραλαβή και Διακανονισμός Παραγγελιών Χρέωση και Κατανομή Ειδών στις Διευθύνσεις Ενδεικτικές Καταστάσεις της Εφαρμογής
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (2/14) Λειτουργικό Διάγραμμα Διαχείρισης Αναγκών Προμηθειών: Έλεγχος Αποθέματος Υλικού Καταγραφή Αναγκών Προμηθειών Έλεγχος Καταλόγων Προμηθευτών Κοινοποίηση Προσκλήσεων για Προσφορές Καταγραφή Προσφορών Προμηθευτών Ενημέρωση Καταλόγων Προμηθευτών
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (3/14) Λειτουργικό Διάγραμμα Αξιολόγησης-Παραλαβής Προμηθειών: Αξιολόγηση Προσφορών Προμηθευτών Επιλογή Ειδών Προμηθειών Έγκριση Τελικών Προμηθειών Παραλαβή Ειδών Προμηθειών Κατανομή Ειδών Προμηθειών Καταστάσεις Διακίνησης Προμηθειών
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (4/14) Καταγραφή Αναγκών σε Προμήθειες: Πλήρης καταγραφή, ταξινόμηση και έλεγχος των αιτημάτων του Οργανισμού Ανάκτηση των αιτούμενων ειδών από Μητρώο Ειδών του υποσυστήματος Διαχείρισης Αποθήκης, το οποίο προσφέρει τυποποιημένη καταχώριση των παγίων/αναλώσιμων υλικών και υπηρεσιών που αιτούνται οι Διευθύνσεις της Υπηρεσίας Έλεγχος υπολοίπων ειδών της Αποθήκης για άμεση ικανοποίηση των αιτούμενων ειδών για τα οποία υπάρχει διαθέσιμο απόθεμα Δε χρειάζεται εκ νέου καταχώριση των ειδών τα οποία έχουν αιτηθεί οι Διευθύνσεις σε προηγούμενα στάδια
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (5/14) Δημοσίευση - Κοινοποίησης Πρόσκλησης για Προσφορές: Μετασχηματισμός αιτημάτων σε Συγκεντρωτικές Καταστάσεις για προμήθεια, παραλαβή και κατανομή των ειδών Σε περίπτωση που η προμήθεια των ειδών θα διεξαχθεί μέσω Διαγωνισμού, η Εφαρμογή ενημερώνεται με τα απαραίτητα στοιχεία Δημοσίευσης του Διαγωνισμού Εκτύπωση Τυποποιημένης Προκήρυξης του Διαγωνισμού Εκτύπωση Τυποποιημένου Υποδείγματος Οικονομικής Προσφοράς προς τους Προμηθευτές
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (6/14) Καταγραφή Προσφορών Προμηθευτών: Καταγραφή και επικαιροποίηση των Τιμοκαταλόγων των Προμηθευτών με τις τρέχουσες τιμές των προσφερόμενων ειδών Εμφάνιση διαθεσιμότητας ανά ομάδα ειδών από τους Τιμοκαταλόγους των συνεργαζόμενων Προμηθευτών Καταγραφή των προσφορών για τους Προμηθευτές οι οποίοι θα συμμετάσχουν στη διαδικασία αξιολόγησης και επιλογής Ανάκτηση των Προμηθευτών που θα συμμετάσχουν στο Μητρώο του υποσυστήματος Διαχείρισης Προμηθευτών. Αν ο Προμηθευτής στέλνει για πρώτη φορά προσφορά στον Οργανισμό, εισάγεται στο Μητρώο Προμηθευτών
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (7/14) Αξιολόγηση Προσφορών Προμηθευτών: Ευκολία σύγκρισης των προσφορών είτε βάσει συνολικού κόστους είτε με επιλογή του χαμηλότερου κόστους ανά προμηθευόμενο είδος Επεξεργασία των προσφορών μέσω της Εφαρμογής και ανάδειξη της πιο οικονομικά συμφέρουσας, για προσφορές Προμηθευτών που ικανοποιούν όλα τα είδη της Συγκεντρωτικής Κατάστασης Δυνατότητα συνοπτικής εμφάνισης ιστορικών στοιχείων προμήθειας ειδών ανά Προμηθευτή
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (8/14) Αξιολόγηση Προσφορών Προμηθευτών: Παρέχεται η δυνατότητα επιλογής προσφοράς βάσει διαδικασίας αξιολόγησης, σε περίπτωση Διαγωνισμού, με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από πλευράς τιμής προσφορά Παρέχεται σε ειδικές περιπτώσεις, η δυνατότητα επιλογής προμήθειας κάθε είδους της Κατάστασης από διαφορετικό Προμηθευτή με την κατώτερη προσφερόμενη τιμή στο επιλεγόμενο είδος
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (9/14) Έγκριση και Οριστικοποίηση Παραγγελιών: Εκτύπωση των προτεινόμενων Εντολών Παραγγελίας για όσους Προμηθευτές επιλέχθηκαν κατά τη διαδικασία αξιολόγησης των Προσφορών βάσει των σχετικών κριτηρίων Οι Εντολές Παραγγελίας εγκρίνονται από τον Προϊστάμενο Διαχείρισης Προμηθειών και κατόπιν αποστέλλονται στους Προμηθευτές Το έντυπο Εντολής Παραγγελίας προσαρμόζεται στις απαιτήσεις του Οργανισμού
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (10/14) Παραλαβή Παραγγελιών: Ορισμός επιτροπής παραλαβής και τήρηση του πρωτοκόλλου Παρέχεται η δυνατότητα τμηματικής ή ολικής παραλαβής των ειδών από κάθε Προμηθευτή Καταγραφή των στοιχείων του παραστατικού που εκδίδει ο Προμηθευτής Με την παραλαβή των ειδών καταχωρούνται αυτόματα οι εγγραφές ενημέρωσης της αποθήκης παραλαβής του Οργανισμού με βάση τις ποσότητες των ειδών που παρελήφθησαν
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (11/14) Χρέωση και Κατανομή Ειδών στις Διευθύνσεις: Καταγραφή των εγγραφών εσωτερικής διακίνησης των αιτούμενων ειδών από την Κεντρική Αποθήκη Προμηθειών στις Αποθήκες Διευθύνσεων του Οργανισμού Οι καταστάσεις κατανομής αιτημάτων υπογράφονται από τον Υπεύθυνο και επικυρώνονται, στάδια τα οποία καταχωρούνται στην Εφαρμογή για άμεσο εντοπισμό της κατάστασης του αιτήματος
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (12/14) Χρέωση και Κατανομή Ειδών στις Διευθύνσεις: Χρέωση των ειδών μέσω σχετικής ένδειξης στις Διευθύνσεις που κατανέμονται, ενώ παράλληλα, με τη χρήση κατάλληλου κωδικού τα είδη αυτά θεωρούνται ως αναλώσεις. Διόρθωση λανθασμένων καταχωρήσεων εσωτερικής διακίνησης από Διαχειριστή του Συστήματος (για ασφάλεια και διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων)
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (13/14) Ενδεικτικές Καταστάσεις της Εφαρμογής: Υπόλοιπα Ειδών ανά Αποθηκευτικό Χώρο Εκτύπωση Απογραφής Αποθήκης Καρτέλα Είδους ανά Αποθηκευτικό Χώρο Κατάσταση Ημερησίων Κινήσεων Αποθήκης Αίτηση Αγοράς Ειδών ανά Διεύθυνση Εκτύπωση Συγκεντρωτικών Καταστάσεων Αιτημάτων Εκτύπωση Εκκρεμών Αιτημάτων για Κατανομή Ειδών Κατάσταση Κατανομής Ειδών ανά Τμήμα
D. Διαδικασία Διαχείρισης Προμηθειών (14/14) Ενδεικτικές Καταστάσεις της Εφαρμογής: Εκτύπωση Μητρώου Προμηθευτών Εκτύπωση Τιμοκαταλόγων Προμηθευτών Εκτύπωση Καρτέλας Προμηθευτή Εκτύπωση Οριστικοποιημένων Καταστάσεων Εντολή Παραγγελίας ανά Προμηθευτή Κατάσταση Ειδών για Προμήθεια
Ε. Πλεονεκτήματα - Οφέλη Χρήσης της Εφαρμογής (1) Πλεονεκτήματα - Οφέλη Χρήσης της Εφαρμογής: Παρέχονται άμεσα ανταποδοτικά οφέλη στον Οργανισμό Διασφαλίζεται αποτελεσματική προμήθεια και κατανομή Ειδών Εξασφαλίζονται τα βασικά αποθέματα στον Οργανισμό Εξασφαλίζεται η παραγωγική λειτουργία σε κάθε Διεύθυνση Περιορίζονται οι δαπάνες τήρησης υψηλών Αποθεμάτων Μειώνεται το λειτουργικό κόστος εντός του Οργανισμού
Ε. Πλεονεκτήματα - Οφέλη Χρήσης της Εφαρμογής (2) Πλεονεκτήματα - Οφέλη Χρήσης της Εφαρμογής: Διατίθενται ιστορικά στοιχεία για όλες τις προμήθειες των Ειδών Παρέχεται ολοκληρωμένη εικόνα για τις προμήθειες του Οργανισμού Εξασφαλίζεται η άμεση καταγραφή των αποθεμάτων ανά Διεύθυνση Βελτιώνονται οι διαδικασίες παραλαβής και κατανομής των Ειδών Διασφαλίζεται ο έλεγχος και η επαλήθευση για την παραλαβή Ειδών Διασφαλίζονται κανόνες Διαφάνειας στη Διοίκηση του Οργανισμού Άμεση αναζήτηση και εμφάνιση στοιχείων με τη μέθοδο Autocomplete
F. Πρόσθετες Παρεχόμενες Υπηρεσίες Παράλληλα με την εγκατάσταση της Εφαρμογής, προσφέρονται επιπλέον, οι παρακάτω Υπηρεσίες: Μετάπτωση Δεδομένων και σύνδεση στην Εφαρμογή Διαχείριση Ασφάλειας Χρηστών και Δεδομένων Εφαρμογής Εκπαίδευση και Πρακτική Εξοικείωση Χρηστών Εφαρμογής Εγκατάσταση και Προσαρμογή Εφαρμογής και Βάσης Δεδομένων Υποστήριξη Εφαρμογής και Βάσης Δεδομένων Υπηρεσίες Συμβούλων Ανάπτυξης Σύγχρονων Πληροφοριακών Συστημάτων
G. Χρονοδιάγραμμα - Μεθοδολογία Υλοποίησης 1ος Μήνας 2ος Μήνας 3ος Μήνας Εβδομάδα Έργου 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Προετοιμασία - Έναρξη Έργου Τελικός Σχεδιασμός - Υλοποίηση Παραμετροποίηση Συστήματος Σχεδίαση Ασφάλειας Συστήματος Εγκατάσταση Εφαρμογής Αξιολόγηση Συστήματος Εκπαίδευση Χρηστών Μετάπτωση Δεδομένων Έναρξη Λειτουργίας Πρακτική Εξοικείωση - Παράδοση Εγχειριδίων Τελική Παράδοση Έργου Συμμετοχή Πελάτη
Κεντρική Οθόνη Διαχείρισης
Συγκεντρωτική Κατάσταση Αιτημάτων
Παραλαβή Εκκρεμουσών Παραγγελιών
Κατανομή Ειδών σε Δικαιούχους
I. Συμπεράσματα Διαπιστώσεις (1) Dynamic Business Systems Η Εφαρμογή Dynamic Business Systems (Dynamic Supplies) αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο οργάνωσης και τήρησης της διοικητικής και οικονομικής πληροφορίας για την ενιαία αντιμετώπιση του συνόλου του υλικού που διαχειρίζεται, αξιολογεί και διακινεί κάθε Οργανισμός. Η ενιαία αυτή αντιμετώπιση : απλοποιεί τη ροή διαδικασιών και την αξιολόγηση του υλικού συντομεύει το χρόνο ανάκτησης προβολής κάθε πληροφορίας δημιουργεί αντικειμενικές συνθήκες αποτελεσματικής διαχείρισης
I. Συμπεράσματα Διαπιστώσεις (2) Dynamic Business Systems Η ενιαία αυτή αντιμετώπιση : παρέχει πλήρη λειτουργική υποστήριξη στις παρακάτω βασικές διαδικασίες: Διαχείριση Ενιαίου Μητρώου Αποθήκης Ειδών Διαχείριση Ενιαίου Μητρώου Προμηθευτών Διαδικασία Ενιαίας Οργάνωσης Προμηθειών Διαδικασία Αξιολόγησης Προσφορών Ειδών Διαδικασία Κατανομής και Διάθεσης Ειδών
I. Συμπεράσματα Διαπιστώσεις (3) Dynamic Business Systems Το Σύστημα Dynamic Business Systems (Dynamic Supplies) : Αποτελεί εργαλείο οργάνωσης και ροής των πληροφοριών για την Διαχείριση και την Αξιολόγηση των Προμηθειών Ειδών Απευθύνεται στο σύνολο των υπηρεσιών κάθε Οργανισμού Συμβάλλει στην άμεση πληροφόρηση της Διοίκησης και των αρμόδιων υπηρεσιών για την Κατανομή και Διάθεση των Ειδών Διασφαλίζει τον περιορισμό του κόστους για Προμήθεια Ειδών
Στοιχεία Επικοινωνίας: DBS (Dynamic Business Solutions) ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΑΕ Χριστιανουπόλεως 122, 11146 Γαλάτσι Τηλ: 210 6836550-1 / Fax: 210 6836555 e-mail: info@dbs.gr web: www.dbs.gr