υχνά ερωτιματα προςωπικϊν δεδομζνων: Η προςζγγιςθ ενόσ δικθγόρου Χαρά Δαοφτθ, Δικηγόροσ Λαμπαδάριοσ και υνεργάτεσ 13 Μαΐου 2011

υχνά ερωτιματα προςωπικϊν δεδομζνων: Η προςζγγιςθ ενόσ δικθγόρου Χαρά Δαοφτθ, Δικηγόροσ Λαμπαδάριοσ και υνεργάτεσ 13 Μαΐου 2011

Profile του δικθγόρου που αςχολείται με τα προςωπικά δεδομζνα Ο δικθγόροσ που αςχολείται με τα προςωπικά δεδομζνα πρζπει να είναι ςυνεχώσ ςε εγριγορςθ και να ενθμερώνεται ςε κακθμερινι βάςθ Ο δικθγόροσ που αςχολείται με τα προςωπικά δεδομζνα είναι «μόνοσ» απζναντι ςτθν Αρχι Προςταςίασ Δεδομζνων Προςωπικοφ Χαρακτιρα

Για παράδειγμα εταιρεία ερωτά: Παράδειγμα ερωτιματοσ «Είναι νόμιμθ και υπό ποιεσ προχποκζςεισ θ διαβίβαςθ ςτο εξωτερικό του ονόματοσ και του ΑΦΜ των εργαηομζνων τθσ ελλθνικισ κυγατρικισ πολυεκνικοφ ομίλου εταιρειϊν, λαμβάνοντασ υπόψθ ότι: - τα δεδομζνα κα διαβιβαςκοφν ςτθ μθτρικι που εδρεφει ςτισ ΗΠΑ, - από τθν κεντρικι βάςθ δεδομζνων κα γίνεται retrieval των δεδομζνων από IT subprocessor ο οποίοσ ζχει ζδρα ςτο Οhio αλλά υποκατάςτθμα ςτθ Νότια Αφρικι, όπου και κα τθρείται ο server και - ο ςκοπόσ τθσ ανωτζρω διαβίβαςθσ είναι να γίνει ζνα electronic employee management system μζςω ενόσ integrated set of secured management tools.»

Τι κατάλαβε ο δικθγόροσ 汉 语 / 漢 語 Hanyu 华 语 / 華 語 Huáyǔ 中 文 Zhōngwén

Ποια ερωτιματα πρζπει να κζςει ο δικθγόροσ ςτον εαυτό του για να απαντιςει; A. Εφαρμόηεται το ελλθνικό δίκαιο; B. Σο ςυγκεκριμζνο ερώτθμα πράγματι αφορά προςωπικά δεδομζνα; Γ. Η επεξεργαςία των δεδομζνων από τθν επιχείρθςθ είναι νόμιμθ; Τπό ποιεσ προχποκζςεισ; Δ. ε περίπτωςθ που θ επεξεργαςία των δεδομζνων από τθν επιχείρθςθ είναι καταρχιν μθ νόμιμθ: Σι μπορεί να ςυμβεί; Πωσ κα αντιμετωπιςτεί τυχόν καταγγελία ςτθν Αρχι;

Α. Εφαρμόηεται το ελλθνικό δίκαιο;

Β. Σο ζσγκεκριμένο ερώηημα πράγμαηι αθορά προζωπικά δεδομένα;

ΕΤΑΙΘΗΣΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΘΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΠΟΤ ΑΝΑΦΕΡΕΣΑΙ ΣΟ ΤΠΟΚΕΙΜΕΝΟ ΣΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (ΦΠ): - ΟΝΟΜΑ, ΔΙΕΤΘΤΝΗ, ΣΗΛΕΦΩΝΟ - ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑΚΗ ΚΑΣΑΣΑΗ -EΝΔΙΑΦΕΡΟΝΣΑ, ΣΑΞΙΔΙΑ ΦΩΝΗ- ΕΙΚΟΝΑ ΠΡΟΩΠΟΤ ΠΙΝΑΚΙΔΑ ΑΤΣΟΚΙΝΗΣΟΤ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΡΟΩΠΙΚΟΤ ΧΑΡΑΚΣΗΡΑ ΣΟΙΥΕΙΑ ΗΛΕΚΣΡΟΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΑΦΜ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΣΑΣΑΗ ΕΚΠΑΙΔΕΤΗ - ΕΡΓΑΙΑ ΦΩΣΟΓΡΑΦΙΑ ΟΙΚΙΑ

θςλεηική - ΠΡΟΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ πολιηικά θπονήμαηαθπηζκεςηικέρ θιλοζοθικέρ πεποιθήζειρ εθνική πποέλεςζη ΕΤΑΙΘΗΣΑ ζςμμεηοσή ζε ζςνδικαλιζηική οπγάνωζη ποινικέρ διώξειρκαηαδίκερ ςγείακοινωνική ππόνοια ΑΠΛΑ ΕΤΑΙΘΗΣΑ επωηική ζωή

Γ. Η επεξεργαςία των δεδομζνων από τθν επιχείρθςθ είναι νόμιμθ; Τπό ποιεσ προχποκζςεισ;

ΤΛΛΟΓΗ ΥΡΗΗ ΚΑΣΑΥΩΡΗΗ ΔΙΑΔΟΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΙΑ ΟΡΓΑΝΩΗ ΚΑΣΑΣΡΟΦΗ ΔΙΑΣΗΡΗΗ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΔΙΑΤΝΔΕΗ

ΠΡΟΤΠΟΘΕΕΙ ΝΟΜΙΜΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΙΑ ΑΠΛΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΕΤΑΙΘΗΣΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΑΠΑΙΣΕΙΣΑΙ ΤΓΚΑΣΑΘΕΗ (πλθν εξαιρζςεων) + ΑΠΑΙΣΕΙΣΑΙ ΤΓΚΑΣΑΘΕΗ (πλθν εξαιρζςεων) + ΓΝΩΣΟΠΟΙΗΗ ΣΗΝ ΑΡΧΗ (πλθν εξαιρζςεων) + Λοιπζσ προχποκζςεισ νομιμότθτασ ΛΗΨΗ ΑΔΕΙΑ ΑΠΟ ΣΗΝ ΑΡΧΗ (πλθν εξαιρζςεων) + Λοιπζσ προχποκζςεισ νομιμότθτασ

Παράδειγμα 1 Επιχείρθςθ διακζτει αρχεία απλϊν δεδομζνων των εργαηομζνων τθσ και των πελατϊν τθσ. Οφείλει να λάβει ςυγκατάκεςθ των υποκειμζνων; Οφείλει να κάνει γνωςτοποίθςθ ςτθν Αρχι;

Απάντθςθ 1 Επιχείρθςθ διακζτει αρχεία απλϊν δεδομζνων των εργαηομζνων τθσ και των πελατϊν τθσ. Οφείλει να λάβει ςυγκατάκεςθ των υποκειμζνων; Οφείλει να κάνει γνωςτοποίθςθ ςτθν Αρχι; Όχι! Ο υπεφιυνοσ επεξεργαςίασ ΑΠΑΛΛΑΕΣΑΙ τησ υποχρέωςησ λθψησ ςυγκατάιεςησ: - Όταν θ επεξεργαςία είναι αναγκαία για τθν εκτζλεςθ ςφμβαςθσ. - Όταν θ επεξεργαςία είναι απολφτωσ αναγκαία για τθν ικανοποίθςθ εννόμου ςυμφζροντοσ του υπευκφνου. Ο υπεφιυνοσ επεξεργαςίασ ΑΠΑΛΛΑΕΣΑΙ τησ γνωςτοποίηςησ: - Όταν θ επεξεργαςία πραγματοποιείται αποκλειςτικά για ςκοποφσ που ςυνδζονται άμεςα με τθν ςχζςθ εργαςίασ. - Όταν θ επεξεργαςία αφορά πελάτεσ ι προμθκευτζσ, εφόςον τα δεδομζνα δεν διαβιβάηονται/κοινοποιοφνται ςε τρίτουσ. - *Οι Σράπεζεσ ΔΕΝ απαλλάςςονται από την γνωςτοποίηςη αρχείου πελατϊν*

Απάντθςθ 1 (ςυνζχεια) Εταιρεία διακζτει αρχεία απλϊν δεδομζνων των εργαηομζνων τθσ και των πελατϊν τθσ. Ποιεσ ΤΠΟΧΡΕΩΕΙ έχει ο υπεφιυνοσ επεξεργαςίασ; - Να ςυλλζγει τα δεδομζνα κατά τρόπο κεμιτό και νόμιμο. - Να ςυλλζγει τα δεδομζνα για κακοριςμζνουσ, ςαφείσ και νόμιμουσ ςκοποφσ. - Να ενθμερϊνει τα υποκείμενα των δεδομζνων για τα δικαιϊματά τουσ (ενθμζρωςθσ, πρόςβαςθσ και αντίρρθςθσ) και να επιτρζπει τθν άςκθςι τουσ. - Να τθρεί αρχείο με δεδομζνα ακριβι και ενθμερωμζνα. - Να διατθρεί τα δεδομζνα μόνο για το αναγκαίο χρονικό διάςτθμα. - Να τθρεί το απόρρθτο, οργανωτικά και τεχνικά μζτρα αςφάλειασ. - Αν θ επεξεργαςία διεξάγεται για λογαριαςμό του υπεφκυνου, να πραγματοποιεί τθ ςχετικι ανάκεςθ εγγράφωσ.

Παράδειγμα 2 Επιχείρθςθ αποςτζλλει με email τα απλά δεδομζνα των εργαηομζνων τθσ ςτθν μθτρικι τθσ εταιρεία ςτισ Ηνωμζνεσ Πολιτείεσ. Οφείλει να λάβει ςυγκατάκεςθ των υποκειμζνων; Οφείλει να κάνει γνωςτοποίθςθ ςτθν Αρχι;

Απάντθςθ 2 Εταιρεία αποςτζλλει με email τα απλά δεδομζνα των εργαηομζνων ςτθν μθτρικι τθσ εταιρεία ςτισ Ηνωμζνεσ Πολιτείεσ. Οφείλει να λάβει ςυγκατάκεςθ των υποκειμζνων; Οφείλει να κάνει γνωςτοποίθςθ ςτθν Αρχι; Ο υπεφιυνοσ επεξεργαςίασ ΔΕΝ απαλλάςςεται τησ γνωςτοποίηςησ και οφείλει να. - Κακορίςει ςαφι και νόμιμο ςκοπό (ςκοπόσ που εμπίπτει ςτα ςτενά όρια τθσ ςφμβαςθσ εργαςίασ, π.χ. μιςκοδοςία κτλ.). - Ενθμερϊςει τα υποκείμενα των δεδομζνων (εργαηομζνουσ) και εκπροςϊπουσ εργαηομζνων για τα δικαιϊματά τουσ. - Καταρτίςει ζγγραφθ ςφμβαςθ με αποδζκτθ των δεδομζνων. - Ελζγξει εάν θ μθτρικι εταιρεία είναι εγγεγραμμζνθ ςτο ςφςτθμα αςφαλοφσ λιμζνα ΗΠΑ (safe harbor), άλλωσ ςυμβατικζσ ριτρεσ ΕΕ.

Παράδειγμα 3 Επιχείρθςθ διακζτει ςφςτθμα βιντεοεπιτιρθςθσ (CCTV) ςτουσ χϊρουσ εργαςίασ προκειμζνου να προςτατεφονται θ υγεία και θ αςφάλεια των εργαηομζνων. Σο ςφςτθμα παρακολουκεί διάφορουσ χϊρουσ εντόσ των γραφείων τθσ επιχείρθςθσ. Είναι νόμιμο;

Απάντθςθ 3 Επιχείρθςθ διακζτει ςφςτθμα βιντεοεπιτιρθςθσ (CCTV) ςτουσ χϊρουσ εργαςίασ προκειμζνου να προςτατεφονται θ υγεία και θ αςφάλεια των εργαηομζνων. Σο ςφςτθμα παρακολουκεί διάφορουσ χϊρουσ εντόσ των γραφείων τθσ επιχείρθςθσ. Είναι νόμιμο; Όχι! Προχποκζςεισ νομιμότθτασ (Οδθγία 1/2011 ΑΠΔΠΧ): - Ενθμζρωςθ των εργαηομζνων/εκπροςϊπων με ευδιάκριτθ πινακίδα - Γνωςτοποίθςθ ςτθν Αρχι - Σιρθςθ αρχισ τθσ αναλογικότθτασ: περιοριςμόσ ςε χϊρουσ ειςόδου και εξόδου - Περιοριςμόσ ςε εικόνα (όχι ιχο), μζτρα αςφαλείασ δεδομζνων - Σιρθςθ των δεδομζνων για 15 θμζρεσ - Απαγόρευςθ χριςθσ των δεδομζνων ωσ κριτιριο για τθν αξιολόγθςθ των εργαηομζνων

Συμπζραςμα: «Είναι νόμιμθ και υπό ποιεσ προχποκζςεισ θ διαβίβαςθ ςτο εξωτερικό του ονόματοσ και του ΑΦΜ των εργαηομζνων τθσ ελλθνικισ κυγατρικισ πολυεκνικοφ ομίλου εταιρειϊν, λαμβάνοντασ υπόψθ ότι -τα δεδομζνα κα διαβιβαςκοφν ςτθ μθτρικι που εδρεφει ςτισ ΗΠΑ, - από τθν κεντρικι βάςθ δεδομζνων κα γίνεται retrieval των δεδομζνων από IT subprocessor ο οποίοσ ζχει ζδρα ςτο Οhio αλλά υποκατάςτθμα ςτθ Νότια Αφρικι, όπου και κα τθρείται ο server και -ο ςκοπόσ τθσ ανωτζρω διαβίβαςθσ είναι να γίνει ζνα electronic employee management system μζςω ενόσ integrated set of secured management tools.»

Δ. ε περίπτωςθ που θ επεξεργαςία των δεδομζνων από τθν επιχείρθςθ είναι καταρχιν μθ νόμιμθ: Σι μπορεί να ςυμβεί; Πωσ κα αντιμετωπιςτεί τυχόν καταγγελία ςτθν Αρχι;

Παράδειγμα 4 Βάςει των αμερικάνικων νόμων περί ειςθγμζνων ςτο χρθματιςτιριο εταιρειϊν, επιχείρθςθ ςασ ενθμερϊνει ότι παρακολουκοφνται όλα τα emails των εργαηομζνων. Οι εργαηόμενοι δεν είναι ενθμερωμζνοι για αυτό οφτε ζχει γίνει κάποια άλλθ ενζργεια εκ μζρουσ τθσ εταιρείασ. Σο γεγονόσ ζχει διαρρεφςει και ςασ ζχει πάρει τθλζφωνο ο εκπρόςωποσ των εργαηομζνων για να το ςυηθτιςετε μετά το μεςθμεριανό. Σι κάνετε; Σι μπορεί να ςυμβεί ςτθν εταιρεία ςε περίπτωςθ καταγγελίασ;

Απάντθςθ 4 Κακθςυχάηετε τον εκπρόςωπο των εργαηομζνων επαναλαμβάνοντασ τθν πολιτικι τθσ εταιρείασ περί προςταςίασ των προςωπικϊν δεδομζνων των εργαηομζνων. Ενθμερϊνετε τον εκπρόςωπο ότι κα λθφκοφν τα κατάλλθλα μζτρα ςυμμόρφωςθσ: - Περιοριςμόσ του μζτρου παρακολοφκθςθσ των emails ςφμφωνα με το ελλθνικό δίκαιο (π.χ. ζλεγχοσ μόνο επαγγελματικϊν emails ςτο πλαίςιο τθσ ςχζςθσ εργαςίασ, χριςθ key words κτλ.). - Διακοπι τθσ επεξεργαςίασ ςτο βακμό που θ παρακολοφκθςθ δεν δικαιολογείται από τθν ςχζςθ εργαςίασ ι δεν βαςίηεται ςε άλλο νόμιμο ςκοπό. - Ενθμζρωςθ/ Λιψθ ςυγκατάκεςθσ των εργαηομζνων. - Τποβολι ςχετικοφ ερωτιματοσ ςτθν Αρχι.

Σι μπορεί να ςυμβεί ςτθν εταιρεία ςε περίπτωςθ καταγγελίασ; Η Αρχι ζχει τισ ακόλουκεσ εξουςίεσ: Να ηθτιςει ζγγραφεσ διευκρινίςεισ. Να προβεί ςε ελζγχουσ ςτον χϊρο τθσ εταιρείασ. Ο Πρόεδροσ τθσ Αρχισ μπορεί να διατάξει τθν παφςθ τθσ επεξεργαςίασ με προςωρινι διαταγι.

Κατόπιν ακροάςεωσ, θ Αρχι μπορεί να επιβάλει διοικθτικζσ κυρώςεισ, όπωσ: - Προειδοποίθςθ με αποκλειςτικι προκεςμία για άρςθ τθσ παράβαςθσ. - Απόφαςθ για διακοπι τθσ επεξεργαςίασ ι/και καταςτροφι του αρχείου. - Πρόςτιμο από 1.000-150.000 ευρϊ. Αςτικι ευκφνθ: - Xρθματικι ικανοποίθςθ για θκικι βλάβθ φψουσ τουλάχιςτον 6.000 ευρϊ για κάκε κιγζν υποκείμενο. Ποινικζσ κυρώςεισ: - Πλθμμζλθμα - Κακοφργθμα

Σας εσταριστώ πολύ! C.Daouti@lambalaw.gr Λαμπαδάριος και σνεργάηες Photos used in this presentation are royalty free pictures by Microsoft PP and Google Images.