IBM SmartCloud for Social Business. IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections Οδηγ ς χρήσης

IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections Οδηγ ς χρήσης

IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections Οδηγ ς χρήσης

Σηµείωση Πριν χρησιµοποιήσετε τις πληροϕορίες του παρ ντος εγγράϕου και το προϊ ν που υποστηρίζουν, διαβάστε τις πληροϕορίες που παρέχονται στην εν τητα Ειδοποιήσεις στη σελίδα 239. Ειδοποίηση Αυτή η έκδοση τεκµηρίωσης ισχ ει για το IBM SmartCloud Engage - Μάρτιος 2013 και το IBM SmartCloud Connections - Μάρτιος 2013 και για λες τις επ µενες ενηµερώσεις και τροποποιήσεις τους µέχρι να οριστεί διαϕορετικά σε νέα έκδοση της τεκµηρίωσης. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

Κεϕάλαιο 1. ραστηρι τητες Μια δραστηρι τητα είναι ένας χώρος τον οποίο µπορο ν να χρησιµοποιο ν τα πρ σωπα που συµµετέχουν σε ένα έργο για να αναθέτουν εργασίες, να κοινοποιο ν πληροϕορίες και να χρησιµοποιο ν απ κοινο π ρους πως αρχεία, εργαλεία και δικτυακο ς τ πους. Χρησιµοποιήστε µια δραστηρι τητα για να οργανώσετε το περιεχ µενο και τις εργασίες που σχετίζονται µε την επίτευξη εν ς συγκεκριµένου στ χου εν ς έργου. Τι νέο υπάρχει στις ραστηρι τητες; Μάθετε τι νέο υπάρχει. Έναρξη εργασιών v Εξερευνήστε την εϕαρµογή Έναρξη εργασιών. v ηµιουργήστε µια δραστηρι τητα για να οργανώσετε µια οµάδα έργου. v Αναθέστε εκκρεµείς εργασίες και παρακολουθήστε την πορεία τους. v Επαναχρησιµοποιήστε µια δραστηρι τητα που δηµιουργήσατε για την παρακολο θηση µιας επαναλαµβαν µενης εργασίας. Χρήση των πρ σθετων λειτουργιών επιϕάνειας εργασίας για τα Microsoft Windows ικτυωθείτε, µοιραστείτε περιεχ µενο και συνεργαστείτε απ το περιβάλλον των Windows, του Microsoft Outlook ή των εϕαρµογών του Microsoft Office (PowerPoint, Excel και Word). Οι πρ σθετες λειτουργίες επιϕάνειας εργασίας του IBM Connections για τα Microsoft Windows εµπλουτίζουν το περιβάλλον σας µε τις δυνατ τητες κοινωνικής δικτ ωσης που παρέχουν οι εϕαρµογές ραστηρι τητες, Ιστολ για, Κοιν τητες, Αρχεία και Wikis. Μεταϕορτώστε αρχεία απ το τοπικ σ στηµα στο IBM SmartCloud Engage και στο IBM SmartCloud Connections µέσω του Windows Explorer. ιαθέστε αρχεία για κοινή χρήση, εργαστείτε µε αρχεία τοπικά, και δηµοσιε στε τις τοπικές εκδοχές των αρχείων στο IBM SmartCloud for Social Business. ηµοσιε στε υλικ σε ένα ιστολ γιο, επισυνάψτε έγγραϕα σε ένα wiki, και αναζητήστε περιεχ µενο στο IBM SmartCloud Engage ή στο IBM SmartCloud Connections. Σηµαντικ : Αν συνδέεστε στο IBM SmartCloud Engage χρησιµοποιώντας την επιλογή "Χρήση της σ νδεσης του οργανισµο µου", δεν θα µπορείτε να συνδεθείτε και να χρησιµοποιήσετε τις πρ σθετες λειτουργίες επιϕάνειας εργασίας. v Μεταϕ ρτωση πρ σθετων λειτουργιών επιϕάνειας εργασίας v Οδηγίες χρήσης πρ σθετων λειτουργιών επιϕάνειας εργασίας Copyright IBM Corp. 2010, 2013 1

2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 2. Γενικές πληροϕορίες για την εϕαρµογή ραστηρι τητες Η εϕαρµογή ραστηρι τητες είναι διαθέσιµη είτε ως ανεξάρτητη εϕαρµογή είτε ως µικροεργαλείο στην εϕαρµογή Κοιν τητες. Οι δραστηρι τητες επιτρέπουν τη συνεργασία µιας οµάδας µέσω εν ς ηλεκτρονικο χώρου στον οποίο δηµιουργο νται, συγκεντρώνονται και ανταλλάσσονται ιδέες σχετικά µε ένα έργο και τους π ρους του έργου. Μπορείτε να προσθέσετε καταχωρήσεις και εκκρεµείς εργασίες σε µια δραστηρι τητα για να αποτυπώσετε τις απαιτο µενες εργασίες και να αποθηκε σετε σχετικά αρχεία. Μπορείτε επίσης να χρησιµοποιήσετε εν τητες για να οργανώσετε τις καταχωρήσεις και τις εκκρεµείς εργασίες. Ορισµένα παραδείγµατα έργων που µπορείτε να παρακολουθείτε µέσω µιας δραστηρι τητας είναι τα εξής: v Κλείσιµο συµϕωνίας πώλησης v Προετοιµασία για σηµαντική σ σκεψη v Σ νταξη αναϕοράς για έναν πελάτη v Πρ σληψη νέου προσωπικο Όλες οι δραστηρι τητες εµϕανίζονται στην προβολή ραστηρι τητες, συµπεριλαµβανοµένων των δραστηριοτήτων που ανήκουν σε µια κοιν τητα. Οι δραστηρι τητες που ανήκουν σε κοιν τητα επισηµαίνονται στην προβολή µε το κείµενο ραστηρι τητα κοιν τητας. Το ϕίλτρο ραστηρι τητες κοιν τητας επιστρέϕει µια λίστα µε τις δραστηρι τητες κοιν τητας στο κ ριο παράθυρο της σελίδας Επισκ πηση. Οι ανεξάρτητες δραστηρι τητες εµϕανίζονται σε µια λίστα που επιστρέϕεται απ το ϕίλτρο Οι δραστηρι τητές µου. Η λίστα Οι δραστηρι τητές µου περιλαµβάνει ενεργές δραστηρι τητες στις οποίες είστε µέλος. Οι δραστηρι τητες σε αυτή τη λίστα µπορο ν να είναι: v ραστηρι τητες που έχετε δηµιουργήσει. v ραστηρι τητες στις οποίες έχετε προστεθεί ως µέλος. v ραστηρι τητες µιας κοιν τητας στην οποία είστε µέλος. Η λίστα Οι δραστηρι τητές µου δεν περιλαµβάνει δηµ σιες δραστηρι τητες, µη παρακολουθο µενες δραστηρι τητες ή ολοκληρωµένες δραστηρι τητες.ο ακ λουθος πίνακας παρουσιάζει τις πιθανές καταστάσεις των δραστηριοτήτων: Κατά τη δηµιουργία µιας δραστηρι τητας στα πλαίσια µιας κοιν τητας, ως µέλη της δραστηρι τητας µπορο ν να οριστο ν µ νο τα µέλη της κοιν τητας. Η δραστηρι τητα κοιν τητας µπορεί να περιέχει ένα υποσ νολο των µελών της κοιν τητας. Για να διευκολ νετε την αναζήτηση των δραστηριοτήτων που σας ενδιαϕέρουν περισσ τερο, ορίστε µια προτεραι τητα για αυτές τις δραστηρι τητες. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε µια δραστηρι τητα προκειµένου να την αϕαιρέσετε απ την προβολή. Μπορείτε να δηµιουργήσετε ένα αντίγραϕο µιας δραστηρι τητας ή να εξαγάγετε µια δραστηρι τητα σε αρχείο CSV. Αποθηκε στε µια δραστηρι τητα ως πρ τυπο και χρησιµοποιήστε αυτ το πρ τυπο για τη δηµιουργία νέων δραστηριοτήτων. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 3

4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 3. Έναρξη µιας δραστηρι τητας εν απαιτο νται ειδικά δικαιώµατα πρ σβασης για τη δηµιουργία µιας δραστηρι τητας. Αϕο δηµιουργήσετε µια δραστηρι τητα, µπορείτε να πατήσετε Ενέργειες δραστηρι τητας για να την τροποποιήσετε, να την αντιγράψετε ή να την χρησιµοποιήσετε ως βάση για τη δηµιουργία εν ς προτ που. Σχετικά µε αυτή την εργασία Μπορείτε να δηµιουργήσετε µια εντελώς νέα δραστηρι τητα ή να χρησιµοποιήσετε ένα πρ τυπο ως βάση για τη δραστηρι τητά σας. Όταν δηµιουργείτε µια δραστηρι τητα µε βάση ένα πρ τυπο, η δραστηρι τητα δηµιουργείτε µε τις πληροϕορίες που έχουν αποθηκευτεί στο πρ τυπο. Για παράδειγµα, αν το πρ τυπο περιέχει ένα συγκεκριµένο σ νολο ενεργειών, επαϕών και π ρων, η νέα δραστηρι τητα θα συµπληρωθεί αυτ µατα µε το ίδιο σ νολο ενεργειών, επαϕών και π ρων. 1. Μεταβείτε στην προβολή δραστηριοτήτων και επιλέξτε Έναρξη δραστηρι τητας. Αν χρησιµοποιείτε την ανεξάρτητη εϕαρµογή, πατήστε Εϕαρµογές > ραστηρι τητες για να µεταβείτε στην προβολή δραστηριοτήτων. Αν θέλετε να ξεκινήσετε µια δραστηρι τητα η οποία ανήκει σε µια κοιν τητα, πρέπει πρώτα να προσθέσετε το µικροεργαλείο ραστηρι τητες. Για να προσθέσετε το µικροεργαλείο ραστηρι τητες, πατήστε Ενέργειες κοιν τητας > Προσαρµογή και επιλέξτε ραστηρι τητες. 2. Προαιρετικά: Για να δηµιουργήσετε µια δραστηρι τητα απ ένα πρ τυπο, πατήστε Επιλογή προτ που δραστηριοτήτων και επιλέξτε ένα πρ τυπο. Αν θέλετε να συµπληρώσετε τη λίστα µελών µε τα µέλη που έχουν οριστεί στο πρ τυπο, επιλέξτε επίσης Χρήση µελών απ πρ τυπο. 3. Καταχωρήστε λεπτοµέρειες για τη δραστηρι τητα. Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις λεπτοµέρειες αργ τερα τροποποιώντας τη δραστηρι τητα. v Το νοµα που θα καταχωρήσετε στο πεδίο Όνοµα εµϕανίζεται στο θέµα της ειδοποίησης που αποστέλλεται στα µέλη της δραστηρι τητας. Αν δεν καταχωρήσετε νοµα, θα οριστεί αυτ µατα το νοµα Χωρίς τίτλο. v Επιλέξτε Επιτρέπεται η συµµετοχή προσώπων που δεν ανήκουν στον οργανισµ µου για να µπορείτε να προσθέσετε ως µέλη πρ σωπα που δεν ανήκουν στον οργανισµ σας. Οι δραστηρι τητες που επιτρέπουν την προσθήκη εξωτερικών µελών µπορο ν να διατεθο ν για κοινή χρήση σε κοιν τητες που επιτρέπουν την προσθήκη εξωτερικών ή εσωτερικών µελών. Αργ τερα, αν θέλετε να µην επιτρέπεται η συµµετοχή εξωτερικών µελών, µπορείτε να αλλάξετε τη σχετική ρ θµιση. Απαραίτητη προϋπ θεση είναι να µην έχουν προστεθεί ήδη ως µέλη στη δραστηρι τητα πρ σωπα εκτ ς του οργανισµο σας. Οι εξωτερικές δραστηρι τητες ϕέρουν στον τίτλο τους την ένδειξη. Μη χρησιµοποιήσετε αυτή την επιλογή αν επιθυµείτε να συµπεριλάβετε µ νο µέλη που ανήκουν στον οργανισµ σας. Οι δραστηρι τητες που δεν επιτρέπουν την προσθήκη εξωτερικών µελών µπορο ν να διατεθο ν για κοινή χρήση µ νο σε κοιν τητες που δεν επιτρέπουν την προσθήκη εξωτερικών µελών. Μετά τη δηµιουργία µιας εσωτερικής δραστηρι τητας, δεν µπορείτε να αλλάξετε τη ρ θµισή της ώστε είναι δυνατή η προσθήκη εξωτερικών µελών. v Αν θέλετε να καταχωρήσετε περισσ τερα απ ένα προσδιοριστικά, χωρίστε τα µε κ µµα. Μετά την αποθήκευση της δραστηρι τητας, τα νέα προσδιοριστικά προστίθενται στο σ νολο προσδιοριστικών της δραστηρι τητας. v Για να προσθέσετε µέλη, επιλέξτε πρώτα το είδος του µέλους, µετά το ρ λο του µέλους και στη συνέχεια καταχωρήστε το νοµα του προσώπου, της κοιν τητας ή της οµάδας που θέλετε να προσθέσετε. Οι κάτοχοι µπορο ν να προσθέτουν περιεχ µενο, να βλέπουν και να τροποποιο ν λες τις καταχωρήσεις και να διαχειρίζονται τα µέλη της δραστηρι τητας. Ο συντάκτης µπορεί να προσθέσει και να εµϕανίσει περιεχ µενο καθώς και να τροποποιήσει τις δικές του καταχωρήσεις. Οι αναγνώστες µπορο ν µ νο να βλέπουν το περιεχ µενο. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 5

Σηµείωση: Η λειτουργία οµάδων είναι διαθέσιµη εϕ σον ζητηθεί. Επικοινωνήστε µε το διαχειριστή του οργανισµο σας για πληροϕορίες. Αν καταχωρήσετε µια διε θυνση e-mail εν ς προσώπου που δεν έχει λογαριασµ ή δεν ανήκει στον ίδιο οργανισµ µε σας, πρέπει να πατήσετε στο εικονίδιο "+" για να το προσθέσετε. Αν το πρ σωπο δεν διαθέτει λογαριασµ, θα σας ζητηθεί να στείλετε µια πρ σκληση επισκέπτη στο συγκεκριµένο πρ σωπο µετά την αποθήκευση της δραστηρι τητας. Οι επισκέπτες πρέπει να αποδεχθο ν την πρ σκληση προκειµένου να αποκτήσουν πρ σβαση στις δραστηρι τητες στις οποίες προστέθηκαν ως µέλη. v Βεβαιωθείτε τι οι πληροϕορίες σχετικά µε το σκοπ της δραστηρι τητας είναι επαρκείς ώστε τα µέλη να είναι σε θέση να τη διακρίνουν απ δραστηρι τητες που έχουν παρ µοια ον µατα. Οι πληροϕορίες σκοπο µπορο ν να αποτελέσουν ρους αναζήτησης και εµϕανίζονται στο µήνυµα ειδοποίησης το οποίο λαµβάνουν τα µέλη που προσκαλο νται να συµµετάσχουν στη δραστηρι τητα. Αποτελέσµατα Αϕο δηµιουργηθεί η δραστηρι τητα, ο εξυπηρετητής ειδοποιεί τα πρ σωπα που έχετε προσθέσει ως µέλη αποστέλλοντας ένα µήνυµα e-mail ή µια ειδοποίηση η οποία εµϕανίζεται στην καρτέλα Ενηµερωµένα στοιχεία του χειριστηρίου των προσώπων. Επ µενες ενέργειες Μπορείτε να προσθέσετε περιεχ µενο στη δραστηρι τητα δηµιουργώντας καταχωρήσεις ή εκκρεµείς εργασίες ή να οργανώσετε τη δραστηρι τητα χρησιµοποιώντας εν τητες. Αποθηκε στε τη δραστηρι τητα ως πρ τυπο για µελλοντική χρήση ή σηµειώστε το ως υψηλής προτεραι τητας προκειµένου να διευκολ νετε την αναζήτησή του. Συναϕείς εργασίες: Κεϕάλαιο 8, Εργασία µε πρ τυπα, στη σελίδα 29 ηµιουργήστε πρ τυπα για να αποθηκε σετε δραστηρι τητες ή καταχωρήσεις των οποίων το στυλ ή το περιεχ µενο θέλετε να χρησιµοποιήσετε ξανά. 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 4. Προσθήκη περιεχοµένου σε δραστηρι τητες Προσθέστε πληροϕορίες στη δραστηρι τητά σας δηµιουργώντας καταχωρήσεις. Μπορείτε να δηµιουργήσετε και να αναθέσετε εργασίες προσθέτοντας καταχωρήσεις εκκρεµών εργασιών. Μπορείτε να συσχετίσετε π ρους µε τη δραστηρι τητά σας επισυνάπτοντας αρχεία ή προσθέτοντας διασυνδέσεις για αρχεία. Προσθέτοντας περιεχ µενο σε µια δραστηρι τητα, µπορείτε να δηµιουργήσετε ένα χώρο που τα µέλη του έργου σας µπορο ν να ανταλλάσσουν πληροϕορίες, να αναθέτουν εργασίες και να µοιράζονται π ρους πως δικτυακο ς τ πους και αρχεία. Χρησιµοποιήστε καταχωρήσεις για να προσθέσετε περιεχ µενο σε µια δραστηρι τητα. Για παράδειγµα, µια καταχώρηση µπορεί να περιέχει ένα συνηµµένο αρχείο, µια διασ νδεση για ένα αρχείο ή έναν σελιδοδείκτη που παραπέµπει σε έναν δικτυακ τ πο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρµοσµένα πεδία στις καταχωρήσεις. Μπορείτε να δηµιουργήσετε µια εντελώς νέα καταχώρηση ή να χρησιµοποιήσετε ένα ήδη αποθηκευµένο πρ τυπο καταχωρήσεων ως βάση για την καταχώρησή σας. Όταν δηµιουργείτε µια καταχώρηση, θυµηθείτε τι το περιγραϕικ κείµενο και τα προσδιοριστικά που ορίζετε µπορο ν να εντοπιστο ν απ αναζητήσεις που εκτελο ν άλλοι χρήστες. Βάσει προεπιλογής, οι καταχωρήσεις µιας δραστηρι τητας είναι κοιν χρηστες για λα τα µέλη της δραστηρι τητας. Μπορείτε να αποκρ ψετε µια καταχώρηση απ τα άλλα µέλη ορίζοντάς την ως ιδιωτική. Για να προσθέσετε καταχωρήσεις σε µια δραστηρι τητα, πρέπει να είστε συντάκτης ή κάτοχος της δραστηρι τητας. Χρησιµοποιήστε καταχωρήσεις εκκρεµών εργασιών για να παρακολουθείτε τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσει η οµάδα σας προκειµένου να επιτ χει το στ χο της δραστηρι τητας. Μπορείτε να αναθέσετε µια εκκρεµή εργασία σε ένα µέλος της δραστηρι τητας, καθώς και να προσθέσετε σε αυτήν ένα συνηµµένο αρχείο, µια διασ νδεση για ένα αρχείο ή έναν σελιδοδείκτη που παραπέµπει σε έναν δικτυακ τ πο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρµοσµένα πεδία στις καταχωρήσεις εκκρεµών εργασιών και να ορίσετε µια ηµεροµηνία λήξης προθεσµίας. Χρησιµοποιήστε την καρτέλα Λίστα εκκρεµών εργασιών για να δείτε τη λίστα µε τις εκκρεµείς εργασίες σας, συµπεριλαµβανοµένων των εκκρεµών εργασιών απ δραστηρι τητες που ανήκουν σε µια κοιν τητα. Μπορείτε να απαντήσετε σε µια καταχώρηση ή σε µια εκκρεµή εργασία επιλέγοντας Περισσ τερα για να εµϕανίσετε τις λεπτοµέρειες της καταχώρησης ή της εκκρεµο ς εργασίας. Επιλέξτε Προσθήκη σχολίου ή Προσθήκη εκκρεµο ς εργασίας. Επιλέξτε Περισσ τερα για να εµϕανίσετε λεπτοµέρειες για την καταχώρηση ή την εκκρεµή εργασία. Για να τροποποιήσετε µια καταχώρηση ή µια εκκρεµή εργασία, πατήστε Περισσ τερα > Τροποποίηση. Πατήστε Περισσ τερα > Περισσ τερες ενέργειες για να δείτε µια λίστα µε τις ενέργειες που µπορείτε να εκτελέσετε για κάθε καταχώρηση ή εκκρεµή εργασία. Απ το µενο Περισσ τερες ενέργειες, µπορείτε να κάνετε τα εξής: v Να ειδοποιήσετε άλλους χρήστες σχετικά µε την καταχώρηση ή την εκκρεµή εργασία. v Να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση για την καταχώρηση ή την εκκρεµή εργασία. v Να αντιγράψετε, να µεταϕέρετε ή να διαγράψετε την καταχώρηση ή την εκκρεµή εργασία. v Να αποθηκε σετε την καταχώρηση ή την εκκρεµή εργασία ως πρ τυπο. v Να µετατρέψετε µια καταχώρηση σε εκκρεµή εργασία. Βάσει προεπιλογής, η εργασία σας αποθηκε εται αυτ µατα κάθε 5 λεπτά. Αυτ το διάστηµα µπορεί να τροποποιηθεί απ το διαχειριστή. Αν εργάζεστε µε µια καταχώρηση και κλείσετε το πρ γραµµα πλοήγησης ή λήξει η συνεδρία σας ενώ δεν έχετε αποθηκε σει τις αλλαγές σας, εµϕανίζεται µια ειδοποίηση την επ µενη ϕορά που θα συνδεθείτε. Σε αυτή την περίπτωση, µπορείτε να πατήσετε Προβολή στο µήνυµα ειδοποίησης για να ανοίξετε την καταχώρηση και να συνεχίσετε την εργασία σας. ιαϕορετικά, µπορείτε να διαγράψετε τη µη αποθηκευµένη καταχώρηση πατώντας Απ ρριψη. Αν δεν εκτελέσετε καµία ενέργεια για τη µη αποθηκευµένη καταχώρηση, το µήνυµα εµϕανίζεται ξανά την επ µενη ϕορά που θα συνδεθείτε. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 7

Προσθήκη καταχώρησης Προσθέστε µια καταχώρηση σε µια δραστηρι τητα για να µοιραστείτε πληροϕορίες µε τα άλλα µέλη της δραστηρι τητας. Για παράδειγµα, µπορείτε να προσθέσετε µια καταχώρηση για να υποβάλετε µια ερώτηση. Τα µέλη της δραστηρι τητας µπορο ν να απαντήσουν στην ερώτηση πατώντας Προσθήκη σχολίου. Μπορείτε επίσης να χρησιµοποιήσετε το θέµα της καταχώρησης για να κάνετε µια ανακοίνωση. 1. Πατήστε Προσθήκη καταχώρησης. 2. Καταχωρήστε τις σχετικές πληροϕορίες. Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις λεπτοµέρειες αργ τερα τροποποιώντας την καταχώρηση. Για να τροποποιήσετε µια καταχώρηση, πατήστε Περισσ τερα για να αναπτ ξετε την καταχώρηση και στη συνέχεια πατήστε Τροποποίηση. 3. Προσθέστε περιεχ µενο στην καταχώρηση. v Πατήστε Επισ ναψη αρχείου για να προσθέσετε ένα αρχείο στην καταχώρηση. Τα αρχεία που θα επισυνάψετε µεταϕορτώνονται στη δραστηρι τητα και αποθηκε ονται στη δραστηρι τητα. εν είναι δυνατή η κοινή χρήση αρχείων απ χρήστες που δεν είναι µέλη της δραστηρι τητας. Επίσης, δεν είναι δυνατή η αναζήτηση του περιεχοµένου των αρχείων που µεταϕορτώνονται στη δραστηρι τητα. Αν θέλετε να µεταϕορτώσετε ένα αρχείο που θα µπορεί να διατεθεί για κοινή χρήση µε πρ σωπα εντ ς και εκτ ς της δραστηρι τητάς σας, προσθέστε το αρχείο στην εϕαρµογή Αρχεία. Για να µοιραστείτε ένα αρχείο ή ένα ϕάκελο απ την εϕαρµογή Αρχεία µε τα µέλη της δραστηρι τητάς σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια καταχώρηση που θα περιέχει µια διασ νδεση µε το αρχείο ή το ϕάκελο. Τα αρχεία που θα επισυνάψετε σε µια καταχώρηση δραστηρι τητας αποθηκε ονται στη δραστηρι τητα. Σηµείωση: Στο πλαίσιο διαλ γου Συνηµµένο εµϕανίζεται το µέγιστο µέγεθος αρχείου που µπορείτε να µεταϕορτώσετε. Η επισ ναψη αρχείων µεγάλου µεγέθους σε µια δραστηρι τητα µπορεί να επηρεάσει την απ δοση της δραστηρι τητας. Μια δραστηρι τητα µε αρχεία µεγάλου µεγέθους µπορεί να χρειάζεται περισσ τερο χρ νο για να ϕορτωθεί. Αντί να επισυνάψετε ένα αρχείο σε µια καταχώρηση, µπορείτε να το µεταϕορτώσετε στην εϕαρµογή Αρχεία και στη συνέχεια να προσθέσετε στη δραστηρι τητα µια διασ νδεση µε το µεταϕορτωµένο αρχείο. v Πατήστε Προσθήκη σελιδοδείκτη για να προσθέσετε µια διαδικτυακή διε θυνση στην καταχώρηση. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > ιασ νδεση µε αρχείο για να προσθέσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο. Επιλέξτε το αρχείο µε το οποίο θα γίνει διασ νδεση. Τα διαθέσιµα αρχεία εξαρτώνται απ τα στοιχεία που έχουν υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας. Για παράδειγµα, αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί στην εϕαρµογή Αρχεία. Αν µια διασυνδεδεµένη βιβλιοθήκη είναι διαθέσιµη για το υλοποιηµένο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί στη βιβλιοθήκη. Αν επιλέξετε τη δηµιουργία µιας διασ νδεσης απ την περιοχή Ο υπολογιστής µου, το επιλεγµένο αρχείο µεταϕορτώνεται στη δραστηρι τητα και δηµιουργείται µια διασ νδεση. Σηµείωση: Αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί ή αν έχουν ενεργοποιηθεί οι διασυνδεδεµένες βιβλιοθήκες, η περιοχή Ο υπολογιστής µου δεν είναι διαθέσιµη. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > ιασ νδεση µε ϕάκελο για να προσθέσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο. Οι διαθέσιµοι ϕάκελοι εξαρτώνται απ τα στοιχεία που έχουν υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας. Για παράδειγµα, αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο που έχει δηµιουργηθεί στην εϕαρµογή Αρχεία. Αν µια διασυνδεδεµένη βιβλιοθήκη είναι διαθέσιµη για το υλοποιηµένο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο που έχει αποθηκευτεί στη βιβλιοθήκη. Κεϕάλαιο 4. Προσθήκη περιεχοµένου σε δραστηρι τητες 9

v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > Πεδίο ηµεροµηνίας για να προσθέσετε ένα πεδίο Ηµεροµηνία στην καταχώρηση. Όταν επιλέξετε το πεδίο καταχώρησης, εµϕανίζεται ένα στοιχείο ελέγχου ηµερολογίου. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε την ηµεροµηνία στο πεδίο ή να επιλέξετε µια ηµεροµηνία απ το στοιχείο ελέγχου ηµερολογίου. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > Πεδίο προσώπου για να προσθέσετε ένα πεδίο Πρ σωπο στην καταχώρηση. Κατά την πληκτρολ γηση εν ς ον µατος στο πεδίο, εµϕανίζεται µια λίστα ονοµάτων απ τον κατάλογο. Μπορείτε να επιλέξετε ένα νοµα απ τη λίστα ή να συνεχίσετε να πληκτρολογείτε το πλήρες νοµα ή τη διε θυνση e-mail του προσώπου. Σηµείωση: Όταν πληκτρολογείτε το νοµα εν ς προσώπου στην εϕαρµογή ραστηρι τητες, θα πρέπει να επιλέξετε το νοµα απ το πλαίσιο προπληκτρολ γησης για να προσθέσετε το σωστ πρ σωπο, αντί να πατήσετε Προσθήκη µελών. Επιλέξτε απ την εµϕανιζ µενη λίστα προτάσεων την καταχώρηση που αντιστοιχεί στη σωστή επαγγελµατική κάρτα. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > Πεδίο κειµένου για να προσθέσετε ένα πεδίο απλο κειµένου στην καταχώρηση. Μπορείτε να προσθέσετε σα είδη πεδίων θέλετε και µπορείτε να προσθέσετε περισσ τερα απ ένα πεδία του ίδιου είδους. Μπορείτε να µετονοµάσετε ένα προσαρµοσµένο πεδίο πατώντας στην ετικέτα του. Μπορείτε να αϕαιρέσετε ένα πεδίο πατώντας στο εικονίδιο ιαγραϕή πεδίου για το συγκεκριµένο πεδίο. Μπορείτε να αλλάξετε την ετικέτα του αρχείου, του σελιδοδείκτη ή του προσαρµοσµένου πεδίου, ορίζοντας ένα νοµα που περιγράϕει καλ τερα το σκοπ του πεδίου. Για παράδειγµα, αν χρησιµοποιείτε την καταχώρηση για την υποβολή σχολίων εξέτασης, µπορείτε να προσθέσετε δ ο πεδία ον µατος, ένα πεδίο Συντάκτης και ένα πεδίο Υπε θυνος εξέτασης. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα πεδίο ηµεροµηνίας µε νοµα "Λήξη προθεσµίας εξέτασης" και στη συνέχεια να προσθέσετε ένα συνηµµένο αρχείο µε µια ετικέτα πεδίου Αρχείο προς εξέταση. 4. Χρησιµοποιήστε το πεδίο Περιγραϕή για να περιγράψετε την καταχώρηση ή να προσθέσετε περιεχ µενο στην καταχώρηση. Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε τις επιλογές της γραµµής εργαλείων για να µορϕοποιήσετε το κείµενο που προσθέτετε. 5. Επιλέξτε την εν τητα της δραστηρι τητας στην οποία θέλετε να προστεθεί αυτή η καταχώρηση. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

6. Επιλέξτε Σηµείωση αυτής της καταχώρησης ως ιδιωτικής για να µην είναι η καταχώρηση ορατή στα άλλα µέλη. 7. Επιλέξτε Ειδοποίηση προσώπων για αυτή την καταχώρηση αν θέλετε να ειδοποιήσετε τα µέλη της δραστηρι τητας σχετικά µε την καταχώρηση. Αν έχετε δηµιουργήσει µια ανεξάρτητη δραστηρι τητα, µπορείτε να ειδοποιήσετε λα τα µέλη της δραστηρι τητας επιλέγοντας Όλα τα µεµονωµένα µέλη αυτής της δραστηρι τητας. Με αυτή την επιλογή δεν ειδοποιο νται τα µέλη των οµάδων ή των κοινοτήτων. Αν δεν θέλετε να ειδοποιηθο ν λα τα µέλη, επιλέξτε συγκεκριµένα µέλη απ τη λίστα. Αν η δραστηρι τητα είναι κοιν χρηστη σε µια κοιν τητα, µπορείτε να ειδοποιήσετε ένα υποσ νολο των µελών της κοιν τητας επιλέγοντας Κοιν τητα: νοµα_κοιν τητας, που νοµα_κοιν τητας είναι το νοµα της κοιν τητας. Στη συνέχεια, επιλέξτε τα τετραγωνίδια δίπλα στα ον µατα των µελών που θέλετε να ειδοποιήσετε. Αν χρησιµοποιείτε µια δραστηρι τητα κοιν τητας, επιλέξτε συγκεκριµένα µέλη απ τη λίστα. Για να ειδοποιήσετε τ σο τους κατ χους της κοιν τητας σο και µεµονωµένα µέλη, επιλέξτε τα ον µατα των κατ χων απ τη λίστα νοµα_κοιν τητας (κάτοχοι κοιν τητας), που νοµα_κοιν τητας είναι το νοµα της κοιν τητας, και στη συνέχεια επιλέξτε τα µεµονωµένα µέλη απ τη λίστα Μεµονωµένα µέλη δραστηρι τητας. Οι επιλογές σας διατηρο νται ταν µεταβαίνετε απ τη µια λίστα στην άλλη. Σηµείωση: Το ϕίλτρο εϕαρµ ζεται µ νο στα ον µατα της τρέχουσας σελίδας. Αν υπάρχουν περισσ τερες απ µία σελίδες, πατήστε Επ µενο µέχρι να ϕτάσετε στη σελίδα που τα εµϕανιζ µενα ον µατα αρχίζουν µε το ίδιο γράµµα που αρχίζει το νοµα που αναζητάτε. Αϕο ϕτάσετε σε αυτή τη σελίδα, καταχωρήστε ξανά το νοµα στο πεδίο ϕίλτρου. Επ µενες ενέργειες Μπορείτε να αλλάξετε τις ιδι τητες καταχωρήσεων πατώντας Περισσ τερες ενέργειες. Για παράδειγµα, µπορείτε να µετατρέψετε µια καταχώρηση σε ιδιωτική. Μπορείτε επίσης να µεταϕέρετε την καταχώρηση, να την τροποποιήσετε, να την διαγράψετε ή να την αντιγράψετε. Μπορείτε να µετατρέψετε καταχωρήσεις σε εκκρεµείς επιλέγοντας Περισσ τερες ενέργειες > Μετατροπή σε εκκρεµή εργασία. Οι εκκρεµείς εργασίες είναι χρήσιµες αν η δραστηρι τητά σας περιέχει µια καταχώρηση την οποία θέλετε να αναθέσετε σε κάποιο µέλος ή της οποίας η προθεσµία λήγει πριν απ την προθεσµία για τη δραστηρι τητα. Μπορείτε να πατήσετε Περισσ τερες ενέργειες > Ειδοποίηση άλλων προσώπων για να ενηµερώσετε τα µέλη µιας δραστηρι τητας σχετικά µε την προσθήκη µιας καταχώρησης. Τα µέλη λαµβάνουν ένα µήνυµα e-mail ή µια ειδοποίηση που περιέχει την περιγραϕή της καταχώρησης και µια διασ νδεση µε αυτή. Η ειδοποίηση εµϕανίζεται στην καρτέλα Ενηµερωµένα στοιχεία της αρχικής σελίδας κάθε µέλους. Κάθε µέλος µπορεί να ειδοποιήσει άλλα µέλη σχετικά µε οποιαδήποτε καταχώρηση. Αποδέκτες των ειδοποιήσεων µπορο ν να είναι λα τα τρέχοντα µέλη καθώς και οποιοδήποτε πρ σωπο προσθέσει µια καταχώρηση στη δραστηρι τητα ακ µα και αν δεν είναι πλέον µέλος. Συναϕείς εργασίες: Εργασίες µε αρχεία Η κοινή χρήση εγγράϕων στη δραστηρι τητά σας βοηθά στην οργάνωση των αρχείων που απαιτο νται για την ολοκλήρωση του στ χου σας. Προσθέστε µια διασ νδεση απ καταχώρηση ή εκκρεµή εργασία σε ένα αρχείο ή ϕάκελο. Επισυνάψτε ένα αρχείο σε µια καταχώρηση ή σε µια εκκρεµή εργασία. Εργασίες µε αρχεία Η κοινή χρήση εγγράϕων στη δραστηρι τητά σας βοηθά στην οργάνωση των αρχείων που απαιτο νται για την ολοκλήρωση του στ χου σας. Προσθέστε µια διασ νδεση απ καταχώρηση ή εκκρεµή εργασία σε ένα αρχείο ή ϕάκελο. Επισυνάψτε ένα αρχείο σε µια καταχώρηση ή σε µια εκκρεµή εργασία. Κεϕάλαιο 4. Προσθήκη περιεχοµένου σε δραστηρι τητες 11

Πριν ξεκινήσετε Μπορείτε να προσθέσετε µια διασ νδεση ή ένα συνηµµένο κατά τη δηµιουργία µιας νέας καταχώρησης ή εκκρεµο ς εργασίας ή σε µια υπάρχουσα καταχώρηση ή εκκρεµή εργασία. Για να ενηµερώσετε µια υπάρχουσα καταχώρηση, πατήστε Περισσ τερα για να εµϕανίσετε τις λεπτοµέρειες της καταχώρησης, και στη συνέχεια πατήστε Τροποποίηση. Για να ενηµερώσετε µια υπάρχουσα εκκρεµή εργασία, πατήστε Περισσ τερα για να εµϕανίσετε τις λεπτοµέρειες της εκκρεµο ς εργασίας και στη συνέχεια πατήστε Τροποποίηση > Περισσ τερες επιλογές. Σχετικά µε αυτή την εργασία Με την επισ ναψη αρχείων σε µια δραστηρι τητα, τα αρχεία αποθηκε ονται στη δραστηρι τητα. Η πρ σβαση στα αρχεία που επισυνάπτονται σε µια δραστηρι τητα είναι δυνατή µ νο απ τα µέλη της δραστηρι τητας. v Πατήστε Επισ ναψη αρχείου για να µεταϕορτώσετε ένα αρχείο στη δραστηρι τητα. Τα αρχεία που θα επισυνάψετε µεταϕορτώνονται στη δραστηρι τητα και αποθηκε ονται στη δραστηρι τητα. εν είναι δυνατή η κοινή χρήση αρχείων απ χρήστες που δεν είναι µέλη της δραστηρι τητας. Επίσης, δεν είναι δυνατή η αναζήτηση του περιεχοµένου των αρχείων που µεταϕορτώνονται στη δραστηρι τητα. Αν θέλετε να µεταϕορτώσετε ένα αρχείο που θα µπορεί να διατεθεί για κοινή χρήση µε πρ σωπα εντ ς και εκτ ς της δραστηρι τητάς σας, προσθέστε το αρχείο στην εϕαρµογή Αρχεία. Για να µοιραστείτε ένα αρχείο ή ένα ϕάκελο απ την εϕαρµογή Αρχεία µε τα µέλη της δραστηρι τητάς σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια καταχώρηση που θα περιέχει µια διασ νδεση µε το αρχείο ή το ϕάκελο. Τα αρχεία που θα επισυνάψετε σε µια καταχώρηση δραστηρι τητας αποθηκε ονται στη δραστηρι τητα. Σηµείωση: Στο πλαίσιο διαλ γου Συνηµµένο εµϕανίζεται το µέγιστο µέγεθος αρχείου που µπορείτε να µεταϕορτώσετε. Η επισ ναψη αρχείων µεγάλου µεγέθους σε µια δραστηρι τητα µπορεί να επηρεάσει την απ δοση της δραστηρι τητας. Μια δραστηρι τητα µε αρχεία µεγάλου µεγέθους µπορεί να χρειάζεται περισσ τερο χρ νο για να ϕορτωθεί. Αντί να επισυνάψετε ένα αρχείο σε µια καταχώρηση, µπορείτε να το µεταϕορτώσετε στην εϕαρµογή Αρχεία και στη συνέχεια να προσθέσετε στη δραστηρι τητα µια διασ νδεση µε το µεταϕορτωµένο αρχείο. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > ιασ νδεση µε αρχείο για να προσθέσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο. Επιλέξτε το αρχείο µε το οποίο θα γίνει διασ νδεση. Τα διαθέσιµα αρχεία εξαρτώνται απ τα στοιχεία που έχουν υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας. Για παράδειγµα, αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί στην εϕαρµογή Αρχεία. Αν µια διασυνδεδεµένη βιβλιοθήκη είναι διαθέσιµη για το υλοποιηµένο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί στη βιβλιοθήκη. Αν επιλέξετε τη δηµιουργία µιας διασ νδεσης απ την περιοχή Ο υπολογιστής µου, το επιλεγµένο αρχείο µεταϕορτώνεται στη δραστηρι τητα και δηµιουργείται µια διασ νδεση. Σηµείωση: Αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί ή αν έχουν ενεργοποιηθεί οι διασυνδεδεµένες βιβλιοθήκες, η περιοχή Ο υπολογιστής µου δεν είναι διαθέσιµη. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > ιασ νδεση µε ϕάκελο για να προσθέσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο. Οι διαθέσιµοι ϕάκελοι εξαρτώνται απ τα στοιχεία που έχουν υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας. Για παράδειγµα, αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο που έχει δηµιουργηθεί στην εϕαρµογή Αρχεία. Αν µια διασυνδεδεµένη βιβλιοθήκη είναι διαθέσιµη για το υλοποιηµένο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο που έχει αποθηκευτεί στη βιβλιοθήκη. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

v Προσθέστε µια διασ νδεση για αρχείο ή ϕάκελο στην περιγραϕή της καταχώρησης ή της εκκρεµο ς εργασίας. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε διασυνδέσεις στο πεδίο περιγραϕής. Χρησιµοποιήστε το εικονίδιο διασ νδεσης στη γραµµή εργαλείων Περιγραϕή για να προσθέσετε µια διασ νδεση. Συναϕείς εργασίες: Προσθήκη καταχώρησης στη σελίδα 8 Προσθέστε µια καταχώρηση σε µια δραστηρι τητα για να µοιραστείτε πληροϕορίες µε τα άλλα µέλη της δραστηρι τητας. Για παράδειγµα, µπορείτε να προσθέσετε µια καταχώρηση για να υποβάλετε µια ερώτηση. Τα µέλη της δραστηρι τητας µπορο ν να απαντήσουν στην ερώτηση πατώντας Προσθήκη σχολίου. Μπορείτε επίσης να χρησιµοποιήσετε το θέµα της καταχώρησης για να κάνετε µια ανακοίνωση. Προσθήκη εκκρεµο ς εργασίας Μπορείτε να προσθέσετε µία ή περισσ τερες εκκρεµείς εργασίες σε µια δραστηρι τητα και να τις αναθέσετε σε µέλη της δραστηρι τητας. Οι εκκρεµείς εργασίες σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθο ν προκειµένου να επιτευχθεί ο σκοπ ς µιας δραστηρι τητας. Μπορείτε να εµϕανίσετε λες τις καταχωρήσεις εκκρεµών εργασιών για µια δραστηρι τητα στην προβολή Εκκρεµείς εργασίες. Ανάκτηση διε θυνσης URL µεµονωµένης καταχώρησης Μπορείτε να ανοίξετε µια καταχώρηση στη δική της ιστοσελίδα, και στη συνέχεια να αποθηκε σετε τη σελίδα ως σελιδοδείκτη, να τη στείλετε σε κάποιο άλλο µέλος µέσω εν ς µην µατος συνοµιλίας ή να τη δηµοσιε σετε ως καταχώρηση σελιδοδείκτη σε µια δραστηρι τητα. Εϕεξής οποιοσδήποτε ανοίγει τη διασ νδεση µεταϕέρεται απευθείας στην ιστοσελίδα της καταχώρησης. Πριν ξεκινήσετε Για να ανοίξετε µια καταχώρηση απ µια µ νιµη διε θυνση URL, πρέπει να είστε µέλος της δραστηρι τητας στην οποία ανήκει η καταχώρηση. Η ενεργοποίηση της κοινής χρήσης µιας καταχώρησης µέσω µιας διασ νδεσης µε την καταχώρηση δεν επιτρέπεται, αν το άλλο µέλος δεν είναι µέλος της δραστηρι τητα. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να ανακτήσετε την ηλεκτρονική διε θυνση µιας καταχώρησης, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Εντοπίστε την καταχώρηση στην οποία θέλετε να προσθέσετε σελιδοδείκτη ή την οποία θέλετε να µοιραστείτε και πατήστε Περισσ τερες ενέργειες > ιασ νδεση µε αυτή την καταχώρηση. Σηµείωση: Αν δεν µπορείτε να δείτε τη διασ νδεση Περισσ τερες ενέργειες, η τρέχουσα προβολή µπορεί να είναι συµπτυγµένη. Πατήστε στον τίτλο της καταχώρησης για να την αναπτ ξετε. 2. Τώρα µπορείτε να ορίσετε ένα σελιδοδείκτη για την καταχώρηση ή να τη µοιραστείτε µε άλλα µέλη αντιγράϕοντας την ηλεκτρονική διε θυνση απ το πλαίσιο τοποθεσίας στο πρ γραµµα πλοήγησης και επικολλώντας τη σε µια συνοµιλία ή στο πεδίο σελιδοδείκτη µιας καταχώρησης δραστηρι τητας. Προσθήκη εκκρεµο ς εργασίας Μπορείτε να προσθέσετε µία ή περισσ τερες εκκρεµείς εργασίες σε µια δραστηρι τητα και να τις αναθέσετε σε µέλη της δραστηρι τητας. Οι εκκρεµείς εργασίες σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθο ν προκειµένου να επιτευχθεί ο σκοπ ς µιας δραστηρι τητας. Μπορείτε να εµϕανίσετε λες τις καταχωρήσεις εκκρεµών εργασιών για µια δραστηρι τητα στην προβολή Εκκρεµείς εργασίες. Σχετικά µε αυτή την εργασία Πατήστε Προσθήκη εκκρεµο ς εργασίας, καταχωρήστε µια σ ντοµη περιγραϕή στο πεδίο Εκκρεµής εργασία και αποθηκε στε την εργασία. Η περιγραϕή που καταχωρήσατε χρησιµοποιείται για την αναγνώριση της εκκρεµο ς εργασίας και εµϕανίζεται σε λες τις προβολές που την περιέχουν. Για να προσθέσετε περισσ τερες Κεϕάλαιο 4. Προσθήκη περιεχοµένου σε δραστηρι τητες 13

πληροϕορίες ή περιεχ µενο ή για να αναθέσετε µια εκκρεµή εργασία, πατήστε Περισσ τερες επιλογές. Στη συνέχεια περιγράϕονται τα προαιρετικά στοιχεία του µενο Περισσ τερες επιλογές. Όταν ανοίξετε µια δραστηρι τητα, µπορείτε να δηµιουργήσετε εκκρεµείς εργασίες για τη δραστηρι τητα ή για µια εκκρεµή εργασία που υπάρχει ήδη στη δραστηρι τητα. Για να προσθέσετε µια καταχώρηση εκκρεµο ς εργασίας απευθείας στη δραστηρι τητα, πατήστε Προσθήκη εκκρεµο ς εργασίας. Για να προσθέσετε µια καταχώρηση εκκρεµο ς εργασίας ως απάντηση σε µια άλλη καταχώρηση, ανοίξτε την καταχώρηση και πατήστε Προσθήκη εκκρεµο ς εργασίας. Χρησιµοποιήστε τις ακ λουθες πληροϕορίες για να συµπληρώσετε τα πρ σθετα πεδία που εµϕανίζονται ταν πατήσετε Περισσ τερες επιλογές. 1. Σ µϕωνα µε την προεπιλεγµένη ρ θµιση, για την εργασία ορίζεται η επιλογή ανάθεσης Οποιοσδήποτε χρήστης (κοινή χρήση). Αυτ σηµαίνει τι οποιοδήποτε µέλος της δραστηρι τητας µπορεί να ολοκληρώσει την εκκρεµή εργασία. Για να αναθέσετε την εκκρεµή εργασία σε ένα συγκεκριµένο µέλος, πατήστε Επιλογή προσώπου. 2. Στο πεδίο Λήξη προθεσµίας, ορίστε την ηµεροµηνία µέχρι την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία. 3. Προσθέστε περιεχ µενο στην καταχώρηση. v Πατήστε Επισ ναψη αρχείου για να προσθέσετε ένα αρχείο στην καταχώρηση. Τα αρχεία που θα επισυνάψετε µεταϕορτώνονται στη δραστηρι τητα και αποθηκε ονται στη δραστηρι τητα. εν είναι δυνατή η κοινή χρήση αρχείων απ χρήστες που δεν είναι µέλη της δραστηρι τητας. Επίσης, δεν είναι δυνατή η αναζήτηση του περιεχοµένου των αρχείων που µεταϕορτώνονται στη δραστηρι τητα. Αν θέλετε να µεταϕορτώσετε ένα αρχείο που θα µπορεί να διατεθεί για κοινή χρήση µε πρ σωπα εντ ς και εκτ ς της δραστηρι τητάς σας, προσθέστε το αρχείο στην εϕαρµογή Αρχεία. Για να µοιραστείτε ένα αρχείο ή ένα ϕάκελο απ την εϕαρµογή Αρχεία µε τα µέλη της δραστηρι τητάς σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια καταχώρηση που θα περιέχει µια διασ νδεση µε το αρχείο ή το ϕάκελο. Τα αρχεία που θα επισυνάψετε σε µια καταχώρηση δραστηρι τητας αποθηκε ονται στη δραστηρι τητα. Σηµείωση: Στο πλαίσιο διαλ γου Συνηµµένο εµϕανίζεται το µέγιστο µέγεθος αρχείου που µπορείτε να µεταϕορτώσετε. Η επισ ναψη αρχείων µεγάλου µεγέθους σε µια δραστηρι τητα µπορεί να επηρεάσει την απ δοση της δραστηρι τητας. Μια δραστηρι τητα µε αρχεία µεγάλου µεγέθους µπορεί να χρειάζεται περισσ τερο χρ νο για να ϕορτωθεί. Αντί να επισυνάψετε ένα αρχείο σε µια καταχώρηση, µπορείτε να το µεταϕορτώσετε στην εϕαρµογή Αρχεία και στη συνέχεια να προσθέσετε στη δραστηρι τητα µια διασ νδεση µε το µεταϕορτωµένο αρχείο. v Πατήστε Προσθήκη σελιδοδείκτη για να προσθέσετε µια διαδικτυακή διε θυνση στην καταχώρηση. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > ιασ νδεση µε αρχείο για να προσθέσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο. Επιλέξτε το αρχείο µε το οποίο θα γίνει διασ νδεση. Τα διαθέσιµα αρχεία εξαρτώνται απ τα στοιχεία που έχουν υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας. Για παράδειγµα, αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί στην εϕαρµογή Αρχεία. Αν µια διασυνδεδεµένη βιβλιοθήκη είναι διαθέσιµη για το υλοποιηµένο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί στη βιβλιοθήκη. Αν επιλέξετε τη δηµιουργία µιας διασ νδεσης απ την περιοχή Ο υπολογιστής µου, το επιλεγµένο αρχείο µεταϕορτώνεται στη δραστηρι τητα και δηµιουργείται µια διασ νδεση. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Σηµείωση: Αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί ή αν έχουν ενεργοποιηθεί οι διασυνδεδεµένες βιβλιοθήκες, η περιοχή Ο υπολογιστής µου δεν είναι διαθέσιµη. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > ιασ νδεση µε ϕάκελο για να προσθέσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο. Οι διαθέσιµοι ϕάκελοι εξαρτώνται απ τα στοιχεία που έχουν υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας. Για παράδειγµα, αν η εϕαρµογή Αρχεία έχει υλοποιηθεί στο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο που έχει δηµιουργηθεί στην εϕαρµογή Αρχεία. Αν µια διασυνδεδεµένη βιβλιοθήκη είναι διαθέσιµη για το υλοποιηµένο περιβάλλον σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια διασ νδεση µε ένα ϕάκελο που έχει αποθηκευτεί στη βιβλιοθήκη. Κεϕάλαιο 4. Προσθήκη περιεχοµένου σε δραστηρι τητες 15

v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > Πεδίο ηµεροµηνίας για να προσθέσετε ένα πεδίο Ηµεροµηνία στην καταχώρηση. Όταν επιλέξετε το πεδίο καταχώρησης, εµϕανίζεται ένα στοιχείο ελέγχου ηµερολογίου. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε την ηµεροµηνία στο πεδίο ή να επιλέξετε µια ηµεροµηνία απ το στοιχείο ελέγχου ηµερολογίου. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > Πεδίο προσώπου για να προσθέσετε ένα πεδίο Πρ σωπο στην καταχώρηση. Κατά την πληκτρολ γηση εν ς ον µατος στο πεδίο, εµϕανίζεται µια λίστα ονοµάτων απ τον κατάλογο. Μπορείτε να επιλέξετε ένα νοµα απ τη λίστα ή να συνεχίσετε να πληκτρολογείτε το πλήρες νοµα ή τη διε θυνση e-mail του προσώπου. Σηµείωση: Όταν πληκτρολογείτε το νοµα εν ς προσώπου στην εϕαρµογή ραστηρι τητες, θα πρέπει να επιλέξετε το νοµα απ το πλαίσιο προπληκτρολ γησης για να προσθέσετε το σωστ πρ σωπο, αντί να πατήσετε Προσθήκη µελών. Επιλέξτε απ την εµϕανιζ µενη λίστα προτάσεων την καταχώρηση που αντιστοιχεί στη σωστή επαγγελµατική κάρτα. v Πατήστε Προσθήκη προσαρµοσµένων πεδίων > Πεδίο κειµένου για να προσθέσετε ένα πεδίο απλο κειµένου στην καταχώρηση. Μπορείτε να προσθέσετε σα είδη πεδίων θέλετε και µπορείτε να προσθέσετε περισσ τερα απ ένα πεδία του ίδιου είδους. Μπορείτε να µετονοµάσετε ένα προσαρµοσµένο πεδίο πατώντας στην ετικέτα του. Μπορείτε να αϕαιρέσετε ένα πεδίο πατώντας στο εικονίδιο ιαγραϕή πεδίου για το συγκεκριµένο πεδίο. Μπορείτε να αλλάξετε την ετικέτα του αρχείου, του σελιδοδείκτη ή του προσαρµοσµένου πεδίου, ορίζοντας ένα νοµα που περιγράϕει καλ τερα το σκοπ του πεδίου. Για παράδειγµα, αν χρησιµοποιείτε την καταχώρηση για την υποβολή σχολίων εξέτασης, µπορείτε να προσθέσετε δ ο πεδία ον µατος, ένα πεδίο Συντάκτης και ένα πεδίο Υπε θυνος εξέτασης. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα πεδίο ηµεροµηνίας µε νοµα "Λήξη προθεσµίας εξέτασης" και στη συνέχεια να προσθέσετε ένα συνηµµένο αρχείο µε µια ετικέτα πεδίου Αρχείο προς εξέταση. 4. Χρησιµοποιήστε το πεδίο Περιγραϕή για να περιγράψετε την καταχώρηση ή να προσθέσετε περιεχ µενο στην καταχώρηση. Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε τις επιλογές της γραµµής εργαλείων για να µορϕοποιήσετε το κείµενο που προσθέτετε. 5. Επιλέξτε την εν τητα της δραστηρι τητας στην οποία θέλετε να προστεθεί αυτή η καταχώρηση. 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

6. Επιλέξτε Σηµείωση αυτής της καταχώρησης ως ιδιωτικής για να µην είναι η καταχώρηση ορατή στα άλλα µέλη. 7. Επιλέξτε Ειδοποίηση προσώπων για αυτή την καταχώρηση αν θέλετε να ειδοποιήσετε τα µέλη της δραστηρι τητας σχετικά µε την καταχώρηση. Αν έχετε δηµιουργήσει µια ανεξάρτητη δραστηρι τητα, µπορείτε να ειδοποιήσετε λα τα µέλη της δραστηρι τητας επιλέγοντας Όλα τα µεµονωµένα µέλη αυτής της δραστηρι τητας. Με αυτή την επιλογή δεν ειδοποιο νται τα µέλη των οµάδων ή των κοινοτήτων. Αν δεν θέλετε να ειδοποιηθο ν λα τα µέλη, επιλέξτε συγκεκριµένα µέλη απ τη λίστα. Αν η δραστηρι τητα είναι κοιν χρηστη σε µια κοιν τητα, µπορείτε να ειδοποιήσετε ένα υποσ νολο των µελών της κοιν τητας επιλέγοντας Κοιν τητα: νοµα_κοιν τητας, που νοµα_κοιν τητας είναι το νοµα της κοιν τητας. Στη συνέχεια, επιλέξτε τα τετραγωνίδια δίπλα στα ον µατα των µελών που θέλετε να ειδοποιήσετε. Αν χρησιµοποιείτε µια δραστηρι τητα κοιν τητας, επιλέξτε συγκεκριµένα µέλη απ τη λίστα. Για να ειδοποιήσετε τ σο τους κατ χους της κοιν τητας σο και µεµονωµένα µέλη, επιλέξτε τα ον µατα των κατ χων απ τη λίστα νοµα_κοιν τητας (κάτοχοι κοιν τητας), που νοµα_κοιν τητας είναι το νοµα της κοιν τητας, και στη συνέχεια επιλέξτε τα µεµονωµένα µέλη απ τη λίστα Μεµονωµένα µέλη δραστηρι τητας. Οι επιλογές σας διατηρο νται ταν µεταβαίνετε απ τη µια λίστα στην άλλη. Σηµείωση: Το ϕίλτρο εϕαρµ ζεται µ νο στα ον µατα της τρέχουσας σελίδας. Αν υπάρχουν περισσ τερες απ µία σελίδες, πατήστε Επ µενο µέχρι να ϕτάσετε στη σελίδα που τα εµϕανιζ µενα ον µατα αρχίζουν µε το ίδιο γράµµα που αρχίζει το νοµα που αναζητάτε. Αϕο ϕτάσετε σε αυτή τη σελίδα, καταχωρήστε ξανά το νοµα στο πεδίο ϕίλτρου. Επ µενες ενέργειες Αϕο αποθηκε σετε την εκκρεµή εργασία, µπορείτε να δηµιουργήσετε µια νέα εκκρεµή εργασία χωρίς να πατήσετε Προσθήκη εκκρεµο ς εργασίας. Για να δηµιουργήσετε µια νέα εκκρεµή εργασία, πληκτρολογήστε το νοµά της στο πεδίο Εκκρεµής εργασία. ιαϕορετικά, πατήστε Ακ ρωση για να αϕαιρέσετε το πεδίο κειµένου. Συναϕείς εργασίες: Εργασίες µε αρχεία στη σελίδα 11 Η κοινή χρήση εγγράϕων στη δραστηρι τητά σας βοηθά στην οργάνωση των αρχείων που απαιτο νται για την ολοκλήρωση του στ χου σας. Προσθέστε µια διασ νδεση απ καταχώρηση ή εκκρεµή εργασία σε ένα αρχείο ή ϕάκελο. Επισυνάψτε ένα αρχείο σε µια καταχώρηση ή σε µια εκκρεµή εργασία. Κεϕάλαιο 4. Προσθήκη περιεχοµένου σε δραστηρι τητες 17

18 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 5. Εργασία µε δραστηρι τητες Μπορείτε να τροποποιήσετε µια δραστηρι τητα και τις καταχωρήσεις της ή να οργανώσετε το περιεχ µεν της δηµιουργώντας εν τητες. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα επίπεδο προτεραι τητας για τις δραστηρι τητες ώστε να µπορείτε πιο ε κολα να εντοπίσετε τις δραστηρι τητες που είναι πιο σηµαντικές για εσάς. Αν κάποια δραστηρι τητα δεν σας ενδιαϕέρει και δεν θέλετε να εµϕανίζεται στην προβολή σας, τερµατίστε την παρακολο θησή της. Όταν επιτευχθεί ο σκοπ ς µιας δραστηρι τητας, µπορείτε να ορίσετε τη δραστηρι τητα ως ολοκληρωµένη. Σχετικά µε αυτή την εργασία Όταν έχει επιτευχθεί ο σκοπ ς της δραστηρι τητας, πατήστε Σηµείωση δραστηρι τητας ως ολοκληρωµένης απ τη γραµµή τίτλου. Με αυτή την ενέργεια, η δραστηρι τητα δεν διαγράϕεται. Η ολοκληρωµένη δραστηρι τητα εξακολουθεί να είναι διαθέσιµη στην προβολή Ολοκληρωµένες. Αϕο σηµειώσετε µια δραστηρι τητα ως ολοκληρωµένη, δεν θα εµϕανίζεται στη λίστα δραστηριοτήτων των µελών της. Μπορείτε να επαναϕέρετε µια ολοκληρωµένη δραστηρι τητα ανοίγοντάς την και επιλέγοντας Επαναϕορά δραστηρι τητας. Οι δραστηρι τητες που έχουν παραµείνει ανενεργές για 90 ηµέρες σηµειώνονται αυτ µατα ως ολοκληρωµένες. Οι κάτοχοι αυτών των δραστηριοτήτων λαµβάνουν πριν την πάροδο αυτής της περι δου µια ειδοποίηση που τους ενηµερώνει τι η δραστηρι τητά τους θα σηµειωθεί ως ολοκληρωµένη αν δεν χρησιµοποιηθεί. Μπορείτε να διαγράψετε µια δραστηρι τητα για να τη µεταϕέρετε στον Κάδο ανακ κλωσης. ιαγράψτε µια δραστηρι τητα µ νο αν δεν θέλετε να κρατήσετε τις πληροϕορίες που περιέχει. Μπορείτε να επαναϕέρετε τις διαγραµµένες δραστηρι τητες σο βρίσκονται στον κάδο ανακ κλωσης. Η προεπιλεγµένη συχν τητα αδειάσµατος του κάδου ανακ κλωσης είναι κάθε 90 ηµέρες. Τροποποίηση δραστηρι τητας Για να τροποποιήσετε µια δραστηρι τητα, πρέπει να είστε κάτοχος της συγκεκριµένης δραστηρι τητας. Η τροποποίηση του τίτλου, της περιγραϕής, της ηµεροµηνίας λήξης προθεσµίας ή των προσδιοριστικών µιας δραστηρι τητας δεν επηρεάζει το περιεχ µενο των καταχωρήσεων που έχουν προστεθεί στη δραστηρι τητα. Τροποποίηση πληροϕοριών δραστηρι τητας v Εντοπίστε τη δραστηρι τητα που θέλετε να τροποποιήσετε στην προβολή Οι δραστηρι τητές µου. Στη συνέχεια, αναπτ ξτε την περιγραϕή της δραστηρι τητας πατώντας Περισσ τερα και πατήστε Τροποποίηση. v Μέσα απ τη δραστηρι τητα που θέλετε να τροποποιήσετε, πατήστε Ενέργειες δραστηρι τητας στη γραµµή τίτλου και στη συνέχεια επιλέξτε Τροποποίηση δραστηρι τητας. Οργάνωση περιεχοµένου δραστηριοτήτων Όταν έχετε προσθέσει περιεχ µενο στη δραστηρι τητά σας, µπορείτε να το οργανώσετε ώστε να είναι ευκολ τερο να το εντοπίσετε. v Πατήστε Προσθήκη εν τητας για να προσθέσετε θέσεις υποδοχής σε µια δραστηρι τητα. Οι εν τητες αποτελο ν ένα µέσο για την οµαδοποίηση των καταχωρήσεων µιας δραστηρι τητας. Αϕο δηµιουργήσετε µια εν τητα, µπορείτε να τη µετακινήσετε ή να τη µετονοµάσετε πατώντας Ενέργειες στην κεϕαλίδα της εν τητας. Για να µετονοµάσετε την εν τητα, πατήστε Τροποποίηση. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε την εν τητα πατώντας Ενέργειες απ την κεϕαλίδα της εν τητας. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 19

v Πατήστε Ενέργειες δραστηρι τητας στη γραµµή τίτλου και επιλέξτε Προσθήκη σχετικής δραστηρι τητας για να προσθέσετε µια διασ νδεση για µια σχετική δραστηρι τητα. H ενέργεια αυτή δηµιουργεί µια καταχώρηση που περιέχει µια διασ νδεση προς µια άλλη δραστηρι τητα. Χρησιµοποιήστε αυτή την ενέργεια αν θέλετε να συνδέσετε τη δραστηρι τητα µε µια άλλη δραστηρι τητα που µπορεί να ενδιαϕέρει τα µέλη της τρέχουσας δραστηρι τητας. Αυτή η διασ νδεση θα µπορεί να χρησιµοποιηθεί µ νο απ τα µέλη της τρέχουσας δραστηρι τητας που έχουν επίσης δικαίωµα πρ σβασης στη δραστηρι τητα προορισµο. Ορισµ ς προτεραι τητας δραστηριοτήτων Σε λες τις δραστηρι τητες αποδίδεται το επίπεδο κανονικής προτεραι τητας. Μπορείτε να αλλάξετε το επίπεδο προτεραι τητας µιας δραστηρι τητας για να είναι πιο ε κολος ο εντοπισµ ς της. Σχετικά µε αυτή την εργασία Το επίπεδο προτεραι τητας που αντιστοιχίζετε σε µια δραστηρι τητα είναι ορατ µ νο σε εσάς και δεν επηρεάζεται η προτεραι τητα που έχει οριστεί απ κάποιο άλλο µέλος της δραστηρι τητας. Οι δραστηρι τητες για τις οποίες έχετε ορίσει τα επίπεδα υψηλής και µεσαίας προτεραι τητας περιλαµβάνονται σε µια σ ντοµη λίστα την οποία µπορείτε να εµϕανίσετε αναπτ σσοντας την επιλογή ραστηρι τητες κατά προτεραι τητα. Σηµείωση: Η λίστα ραστηρι τητες κατά προτεραι τητα δεν εµϕανίζεται στο πλαίσιο πλοήγησης απ κάποια δραστηρι τητα. Πρέπει πρώτα να κλείσετε τη δραστηρι τητα. Πατήστε στην καρτέλα ραστηρι τητες για να βγείτε απ την τρέχουσα δραστηρι τητα και να επιστρέψετε στην προβολή "Οι δραστηρι τητές µου". ιαθέσιµα επίπεδα προτεραι τητας: Υψηλή προτεραι τητα ηλώνει τι αυτή η δραστηρι τητα είναι σηµαντική. Μεσαία προτεραι τητα ηλώνει τι η δραστηρι τητα έχει πιο υψηλή προτεραι τητα απ µια κανονική δραστηρι τητα. Κανονική προτεραι τητα (Προεπιλογή) ηλώνει τι η δραστηρι τητα έχει κανονική προτεραι τητα. Σηµείωση ως µη παρακολουθο µενης Μετακινεί τη δραστηρι τητα στην προβολή Μη παρακολουθο µενες δραστηρι τητες. Μπορείτε να αλλάξετε την προτεραι τητα είτε απ την προβολή Οι δραστηρι τητές µου είτε απ µια δραστηρι τητα που έχετε ανοίξει. v Απο την προβολή "Οι δραστηρι τητές µου", εντοπίστε µια δραστηρι τητα για την οποία επιθυµείτε να ορίσετε την προτεραι τητα. Επιλέξτε Περισσ τερα για να αναπτ ξετε την περιγραϕή της δραστηρι τητας, επιλέξτε Ορισµ ς προτεραι τητας, και στη συνέχεια επιλέξτε ένα επίπεδο προτεραι τητας. v Απ µια δραστηρι τητα, επιλέξτε Ενέργειες δραστηρι τητας απ τη γραµµή τίτλου της δραστηρι τητας και επιλέξτε ένα επίπεδο προτεραι τητας. Σηµείωση: Το επίπεδο προτεραι τητας δεν γίνεται ορατ στη δραστηρι τητα. Θα πρέπει να επιστρέψετε στην προβολή Οι δραστηρι τητές µου ή να µεταβείτε στις ραστηρι τητες κατά προτεραι τητα στο πλαίσιο πλοήγησης της προβολής ραστηρι τητες για να δείτε τα επίπεδα προτεραι τητας των δραστηριοτήτων. 20 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Τερµατισµ ς παρακολο θησης µιας δραστηρι τητας Μπορείτε να τερµατίσετε την παρακολο θηση µιας δραστηρι τητας που δεν σας ενδιαϕέρει πλέον. Η δραστηρι τητα θα αϕαιρεθεί απ την προβολή "Οι δραστηρι τητές µου". Αν χρειαστεί να χρησιµοποιήσετε τη δραστηρι τητα ξανά, µπορείτε να επανενεργοποιήσετε την παρακολο θηση. Σχετικά µε αυτή την εργασία Μετά τον τερµατισµ της παρακολο θησης µιας δραστηρι τητας, εξακολουθείτε να είστε µέλος αυτής της δραστηρι τητας και να έχετε πρ σβαση στο περιεχ µεν της µέσω της προβολής Μη παρακολουθο µενες δραστηρι τητες. Τα άλλα µέλη της δραστηρι τητας µπορο ν να σας στέλνουν ειδοποιήσεις σχετικά µε τις καταχωρήσεις της δραστηρι τητας. Μπορείτε να τερµατίσετε την παρακολο θηση µιας δραστηρι τητας είτε απ την προβολή Οι δραστηρι τητές µου είτε απ µια δραστηρι τητα που έχετε ανοίξει. v Εντοπίστε τη δραστηρι τητα στην προβολή "Οι δραστηρι τητές µου" και επιλέξτε Περισσ τερα > Ορισµ ς προτεραι τητας > Σηµείωση ως µη παρακολουθο µενης. v Αν εργάζεστε στη δραστηρι τητα, ανοίξτε το µενο Ενέργειες δραστηρι τητας απ τη γραµµή τίτλου και επιλέξτε Σηµείωση ως µη παρακολουθο µενης. Επ µενες ενέργειες Για να ξεκινήσετε ξανά την παρακολο θηση µιας δραστηρι τητας, ανοίξτε την προβολή Μη παρακολουθο µενες δραστηρι τητες απ το πλαίσιο πλοήγησης της προβολής "Οι δραστηρι τητές µου". Επιλέξτε Περισσ τερα > Ορισµ ς προτεραι τητας δίπλα απ τη δραστηρι τητα της οποίας την παρακολο θηση θέλετε να ξεκινήσετε και στη συνέχεια επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο προτεραι τητας. Συνδροµή σε µια υπηρεσία διανοµής για την ανάκτηση αυτ µατων ενηµερώσεων απ την εϕαρµογή ραστηρι τητες Με ένα πρ γραµµα ανάγνωσης περιεχοµένου υπηρεσιών διανοµής µπορείτε να εγγραϕείτε σε µια υπηρεσία διανοµής µίας συγκεκριµένης δραστηρι τητας που σας ενδιαϕέρει ή µίας συλλογής δραστηριοτήτων. Μετά την εγγραϕή σε µια υπηρεσία διανοµής, το πρ γραµµα ανάγνωσης την παρακολουθεί και ανακτά αυτ µατα τις ενηµερώσεις. Σχετικά µε αυτή την εργασία Η υπηρεσία διανοµής αποτελεί µια µέθοδο παρουσίασης και αυτ µατης εµϕάνισης του ενηµερωµένου περιεχοµένου µιας ιστοσελίδας απευθείας στον υπολογιστή σας. Στις ραστηρι τητες χρησιµοποιείται για τη δηµοσίευση του περιεχοµένου των υπηρεσιών διανοµής χρησιµοποιείται ένα πρωτ κολλο που ονοµάζεται Atom. Με την εγγραϕή σε µια υπηρεσία διανοµής απλοποιείται η παρακολο θηση µιας δραστηρι τητας, καθώς το πρ γραµµα ανάγνωσης αναζητά και ανακτά αυτ µατα το ενηµερωµένο περιεχ µενο για κάθε υπηρεσία διανοµής. Μπορείτε να εγγραϕείτε σε µια υπηρεσία διανοµής απ οποιοδήποτε σηµείο εµϕανίζεται το εικονίδιο, συµπεριλαµβανοµένων των µεµονωµένων δραστηριοτήτων και της προβολής Οι δραστηρι τητές µου. Η διαδικασία συνδροµής σε µια υπηρεσία διανοµής ποικίλλει ανάλογα µε το πρ γραµµα ανάγνωσης που χρησιµοποιείτε. Παρακάτω αναϕέρονται ορισµένες γενικές οδηγίες. 1. Κάντε ένα απ τα εξής: Κεϕάλαιο 5. Εργασία µε δραστηρι τητες 21

v Για να εγγραϕείτε σε µια µεµονωµένη δραστηρι τητα, ανοίξτε τη δραστηρι τητα και εντοπίστε µια προβολή ή µια εν τητα που περιέχει µια λίστα µε καταχωρήσεις για τις οποίες θέλετε να λαµβάνετε περιοδικές ενηµερώσεις. Αϕο εντοπίσετε τις καταχωρήσεις που σας ενδιαϕέρουν, επιλέξτε Υπηρεσία διανοµής για αυτές τις καταχωρήσεις. v Για να εγγραϕείτε σε πολλαπλές δραστηρι τητες, ανοίξτε µια προβολή στην οποία εµϕανίζονται τα είδη δραστηριοτήτων για τα οποία θέλετε να λαµβάνετε περιοδικές ενηµερώσεις, για παράδειγµα ραστηρι τητες κατά προτεραι τητα > Υψηλή προτεραι τητα, και επιλέξτε Υπηρεσία διανοµής για αυτές τις δραστηρι τητες. v Για να εγγραϕείτε σε µια λίστα εκκρεµών εργασιών, µεταβείτε στην καρτέλα Λίστα εκκρεµών εργασιών και επιλέξτε Υπηρεσία διανοµής για αυτές τις εκκρεµείς εργασίες. v Για να εγγραϕείτε σε πρ τυπα, µεταβείτε στην καρτέλα Πρ τυπα δραστηριοτήτων και επιλέξτε Υπηρεσία διανοµής για αυτά τα πρ τυπα. 2. Προσθέστε την υπηρεσία διανοµής στο προτιµώµενο πρ γραµµα ανάγνωσης περιεχ µενου υπηρεσιών διανοµής. Η διαδικασία που πρέπει να ολοκληρώσετε εξαρτάται απ το πρ γραµµα πλοήγησης και την υπηρεσία διανοµής που χρησιµοποιείτε. Ανατρέξτε στην τεκµηρίωση του προγράµµατος πλοήγησης ή του προγράµµατος ανάγνωσης περιεχοµένου υπηρεσιών διανοµής για περισσ τερες πληροϕορίες. Παρακολο θηση δραστηριοτήτων Τα µέλη των δραστηριοτήτων δεν λαµβάνουν αυτ µατα ειδοποιήσεις για τις ενηµερώσεις δραστηριοτήτων. Για να λαµβάνετε ειδοποιήσεις για µια δραστηρι τητα, πρέπει να παρακολουθείτε τη δραστηρι τητα. Οποιοσδήποτε µπορεί να παρακολουθήσει µια ανοικτή δραστηρι τητα. Για να παρακολουθήσετε µια δραστηρι τητα περιορισµένης πρ σβασης, πρέπει να είστε µέλος της δραστηρι τητας. v Σε µια ανεξάρτητη δραστηρι τητα, πατήστε Παρακολο θηση αυτής της δραστηρι τητας. v Σε µια δραστηρι τητα κοιν τητας, πατήστε Ενέργειες παρακολο θησης > Παρακολο θηση αυτής της δραστηρι τητας. Σηµείωση: Ενεργοποιήστε την παρακολο θηση µε την επιλογή Παρακολο θηση αυτής της δραστηρι τητας για να λαµβάνετε ειδοποιήσεις στις ακ λουθες περιπτώσεις: ηµιουργία, τροποποίηση και διαγραϕή δραστηρι τητας Αλλαγές στα στοιχεία δραστηρι τητας (π.χ. δηµιουργία ή διαγραϕή στοιχείου) Συµβάντα δραστηρι τητας (π.χ. δηµιουργία, παρακολο θηση ή δηµιουργία αντιγράϕου) Αλλαγές στα µέλη δραστηρι τητας (π.χ. προσθήκη εν ς µέλους, µιας οµάδας ή µιας κοιν τητας) Ακ µα και ταν η παρακολο θηση είναι ενεργοποιηµένη, η εϕαρµογή δεν αποστέλλει ειδοποιήσεις για αλλαγές που γίνονται στα πεδία της δραστηρι τητας (π.χ. αλλαγές σε σελιδοδείκτες ή συνηµµένα αρχεία). Επ µενες ενέργειες Μπορείτε επίσης να ενηµερώνεστε µέσω της αρχικής σελίδας για τις δραστηρι τητες που παρακολουθείτε, επιλέγοντας Παρακολουθώ στο πλαίσιο πλοήγησης. Αν δεν θέλετε πλέον να λαµβάνετε ειδοποιήσεις σχετικά µε τις ενηµερώσεις µιας δραστηρι τητας, µπορείτε να διακ ψετε την παρακολο θησή της. Για να τερµατίσετε την παρακολο θηση µιας ανεξάρτητης δραστηρι τητας, πατήστε Τερµατισµ ς παρακολο θησης αυτής της δραστηρι τητας. Για να τερµατίσετε την παρακολο θηση µιας δραστηρι τητας κοιν τητας, ανοίξτε τη δραστηρι τητα κοιν τητας και πατήστε Ενέργειες παρακολο θησης > Τερµατισµ ς παρακολο θησης αυτής της δραστηρι τητας. 22 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Αντιγραϕή δραστηρι τητας Θέλετε να χρησιµοποιήσετε ξανά µια δραστηρι τητα που έχει δηµιουργηθεί απ κάποιον άλλο χρήστη; Αν οι κάτοχοι µιας δραστηρι τητας δεν δηµιο ργησαν ένα πρ τυπο για να διευκολ νουν άλλους χρήστες να την επαναχρησιµοποιήσουν, µπορείτε να δηµιουργήσετε ένα αντίγραϕο της δραστηρι τητας. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε µια δικιά σας δραστηρι τητα, αν θέλετε να την επαναχρησιµοποιήσετε αλλά δεν σχεδιάζετε να τη χρησιµοποιήσετε αρκετές ϕορές ώστε να δικαιολογείται η δηµιουργία εν ς προτ που. Πριν ξεκινήσετε Κάθε µέλος µιας δραστηρι τητας έχει το δικαίωµα να την αντιγράψει. Όταν αντιγράϕετε µια δραστηρι τητα, προστίθεστε στη νέα δραστηρι τητα ως κάτοχος. Οι εξωτερικές δραστηρι τητες αντιγράϕονται ως εξωτερικές, και οι εσωτερικές δραστηρι τητες αντιγράϕονται ως εσωτερικές. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να αντιγράψετε µια δραστηρι τητα, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Ανοίξτε τη δραστηρι τητα που θέλετε να αντιγράψετε. 2. Πατήστε Ενέργειες δραστηρι τητας στη γραµµή τίτλου και επιλέξτε Αντιγραϕή δραστηρι τητας. 3. Στη ϕ ρµα της νέας δραστηρι τητας, προσθέστε νέες τιµές ή ενηµερώστε τις υπάρχουσες. 4. Αν θέλετε να συµπεριλάβετε στη νέα δραστηρι τητα τα µέλη της δραστηρι τητας που αντιγράϕετε, επιλέξτε Χρήση µελών απ δραστηρι τητα. 5. Πατήστε Αποθήκευση. Εξαγωγή δραστηριοτήτων Μπορείτε να εξαγάγετε δεδοµένα απ µια δραστηρι τητα για να δηµιουργήσετε διάϕορα είδη αναϕορών. Σχετικά µε αυτή την εργασία Οποιοδήποτε µέλος µιας δραστηρι τητας µπορεί να εξαγάγει δεδοµένα απ τη δραστηρι τητα σε ένα αρχείο CSV. Εξάγοντας τα δεδοµένα µιας δραστηρι τητας σε ένα αρχείο CSV, µπορείτε να τα µεταϕέρετε σε ένα υπολογιστικ ϕ λλο. Σηµείωση: Όλες οι ηµεροµηνίες στο εξαγ µενο αρχείο CSV προσαρµ ζονται στη Μέση ώρα Γκρίνουιτς (GMT), ανεξάρτητα απ τη ζώνη ώρας του εξυπηρετητή ή του χρήστη που ζητά την εξαγωγή. Στη συνέχεια, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το υπολογιστικ ϕ λλο για να δηµιουργήσετε διάϕορα είδη αναϕορών µε βάση τα δεδοµένα της δραστηρι τητας. 1. Ανοίξτε τη δραστηρι τητα απ την οποία θέλετε να εξαγάγετε δεδοµένα. 2. Πατήστε Ενέργειες δραστηρι τητας > Εξαγωγή δραστηρι τητας. 3. Επιλέξτε Αυτή η δραστηρι τητα για να εξαγάγετε το περιεχ µενο ολ κληρης της δραστηρι τητας. Αν θέλετε να εξαγάγετε το περιεχ µενο µιας συγκεκριµένης εν τητας, επιλέξτε την εν τητα απ τη λίστα Εξαγωγή. Κεϕάλαιο 5. Εργασία µε δραστηρι τητες 23

4. Πατήστε Εξαγωγή. 5. Κάντε ένα απ τα εξής: α. Επιλέξτε Άνοιγµα µε για να επιλέξετε ένα πρ γραµµα µε το οποίο θα ανοίξει άµεσα η εξαγµένη δραστηρι τητα. Για το άνοιγµα αρχείων CSV χρησιµοποιο νται συνήθως εϕαρµογές υπολογιστικο ϕ λλου. β. Επιλέξτε Αποθήκευση αρχείου για να αποθηκε σετε την εξαγµένη δραστηρι τητα στο τοπικ σ στηµα ώστε να την ανοίξετε αργ τερα. 24 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 6. Αναζήτηση δραστηριοτήτων Αναζητήστε δραστηρι τητες στις οποίες είστε µέλος καθώς και τις καταχωρήσεις τους. Στην αναζήτηση περιλαµβάνονται οι ολοκληρωµένες δραστηρι τητες. Στα αποτελέσµατα αναζήτησης δεν περιλαµβάνονται οι ιδιωτικές καταχωρήσεις καθώς και οι καταχωρήσεις και οι δραστηρι τητες που έχουν µεταϕερθεί στον κάδο ανακ κλωσης. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 25

26 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 7. Φιλτράρισµα δραστηριοτήτων και καταχωρήσεων κατά προσδιοριστικά Με την προσθήκη προσδιοριστικών σε καταχωρήσεις και δραστηρι τητες διευκολ νεται η µελλοντική αναζήτησή τους. Με την αναζήτηση καταχωρήστε ή δραστηριοτήτων κατά προσδιοριστικ µπορείτε να εντοπίσετε παρ µοιες πληροϕορίες για τις οποίες έχουν ορίσει τα ίδια προσδιοριστικά άλλα µέλη της δραστηρι τητας. Σχετικά µε αυτή την εργασία Όλα τα προσδιοριστικά των δραστηριοτήτων σας εµϕανίζονται σε ένα σ νολο προσδιοριστικών στο οποίο περιέχονται επίσης τα προσδιοριστικά που πρ σθεσαν άλλα µέλη. Τα προσδιοριστικά µπορο ν να εµϕανιστο ν σε µορϕή συλλογής ή λίστας. Σε µια συλλογή προσδιοριστικών, τα πιο συχνά χρησιµοποιηµένα προσδιοριστικά εµϕανίζονται µε έντονη γραϕή και µεγαλ τερη γραµµατοσειρά. Στη λίστα προσδιοριστικών εµϕανίζονται πρώτα τα πιο συχνά χρησιµοποιηµένα προσδιοριστικά. Η συλλογή προσδιοριστικών και η λίστα προσδιοριστικών εµϕανίζουν µ νο τα πιο δηµοϕιλή προσδιοριστικά. Η λίστα προσδιοριστικών περιέχει τα 10 πιο δηµοϕιλή προσδιοριστικά.η συλλογή προσδιοριστικών περιέχει περισσ τερα απ 10 προσδιοριστικά. v Προσθέστε προσδιοριστικά σε µια δραστηρι τητα ή καταχώρηση. Για να προσθέσετε ένα προσδιοριστικ σε µια δραστηρι τητα, πατήστε Ενέργειες δραστηρι τητας > Τροποποίηση δραστηρι τητας Για να προσθέσετε ένα προσδιοριστικ ή µια εκκρεµή εργασία, αναπτ ξτε την καταχώρηση ή την εκκρεµή εργασία και πατήστε Περισσ τερα > Τροποποίηση. v Εντοπίστε δραστηρι τητες ή καταχωρήσεις που έχουν κατηγοριοποιηθεί µε συγκεκριµένο προσδιοριστικ. Εντοπίστε τις δραστηρι τητες που έχουν κατηγοριοποιηθεί µε συγκεκριµένο προσδιοριστικ. Αναπτ ξτε την επιλογή Προσδιοριστικά στο πλαίσιο πλοήγησης στην εν τητα Οι δραστηρι τητές µου και πατήστε στο προσδιοριστικ. Εντοπίστε τις καταχωρήσεις µιας δραστηρι τητας που χρησιµοποιο ν συγκεκριµένο προσδιοριστικ. Στη δραστηρι τητα που περιέχει την καταχώρηση ή την εκκρεµή εργασία, αναπτ ξτε την επιλογή Προσδιοριστικά και πατήστε στο προσδιοριστικ. v Αναζητήστε ένα συγκεκριµένο προσδιοριστικ. Αναπτ ξτε την επιλογή Προσδιοριστικά στο πλαίσιο πλοήγησης και πατήστε Ε ρεση προσδιοριστικο. Καταχωρήστε ένα νοµα προσδιοριστικο. Πατώντας σε ένα προσδιοριστικ εµϕανίζεται το περιεχ µενο που περιέχει το προσδιοριστικ. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 27

28 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 8. Εργασία µε πρ τυπα ηµιουργήστε πρ τυπα για να αποθηκε σετε δραστηρι τητες ή καταχωρήσεις των οποίων το στυλ ή το περιεχ µενο θέλετε να χρησιµοποιήσετε ξανά. Σχετικά µε αυτή την εργασία Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε ένα πρ τυπο δραστηριοτήτων για να αποτυπώσετε τα βήµατα, τις επαϕές, τους π ρους και τα εργαλεία που απαιτο νται για την ολοκλήρωση µιας κοινής διαδικασίας. Αϕο δηµιουργήσετε το πρ τυπο, µπορείτε να το χρησιµοποιήσετε ως βάση για τη δηµιουργία νέων δραστηριοτήτων για κάθε έργο που περιλαµβάνει αυτή τη διαδικασία. Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε ένα πρ τυπο καταχωρήσεων για να αποθηκε σετε µια οµάδα πεδίων που αποτελο ν µια προσαρµοσµένη καταχώρηση. Μετά τη δηµιουργία εν ς προτ που καταχωρήσεων, µπορείτε να το χρησιµοποιήσετε για τη δηµιουργία άλλων καταχωρήσεων. v Για να δηµιουργήσετε µια δραστηρι τητα απ ένα πρ τυπο, πατήστε Έναρξη δραστηρι τητας και επιλέξτε Επιλογή προτ που δραστηριοτήτων. Για να δηµιουργήσετε µια καταχώρηση απ ένα πρ τυπο, πατήστε Προσθήκη απ πρ τυπο καταχωρήσεων και επιλέξτε το πρ τυπο που θέλετε να χρησιµοποιήσετε. v Για να δηµιουργήσετε ένα πρ τυπο δραστηριοτήτων απ µια υπάρχουσα δραστηρι τητα, πατήστε Ενέργειες δραστηρι τητας > Αντιγραϕή ως νέου προτ που. Για να δηµιουργήσετε ένα πρ τυπο καταχωρήσεων απ µια υπάρχουσα καταχώρηση ή εκκρεµή εργασία, πατήστε Περισσ τερες ενέργειες > Αποθήκευση ως προτ που καταχωρήσεων απ την προβολή λεπτοµερειών της καταχώρησης. v Αν χρησιµοποιείτε την ανεξάρτητη εϕαρµογή ραστηρι τητες, µπορείτε να δηµιουργήσετε ένα νέο πρ τυπο χωρίς να ξεκινήσετε πρώτα µια δραστηρι τητα. Πατήστε Πρ τυπα δραστηριοτήτων > Προσθήκη νέου προτ που. Συναϕείς εργασίες: Κεϕάλαιο 3, Έναρξη µιας δραστηρι τητας, στη σελίδα 5 εν απαιτο νται ειδικά δικαιώµατα πρ σβασης για τη δηµιουργία µιας δραστηρι τητας. Αϕο δηµιουργήσετε µια δραστηρι τητα, µπορείτε να πατήσετε Ενέργειες δραστηρι τητας για να την τροποποιήσετε, να την αντιγράψετε ή να την χρησιµοποιήσετε ως βάση για τη δηµιουργία εν ς προτ που. Τροποποίηση προτ πων δραστηριοτήτων Τροποποιήστε ένα πρ τυπο δραστηριοτήτων για να κάνετε αλλαγές σε αυτ µετά τη δηµιουργία του. Πριν ξεκινήσετε Η τροποποίηση εν ς προτ που δεν επηρεάζει τις δραστηρι τητες που έχουν δηµιουργηθεί µε αυτ. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να τροποποιήσετε ένα πρ τυπο, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Πατήστε στην καρτέλα Πρ τυπα δραστηριοτήτων για να ανοίξετε τη λίστα µε τα πρ τυπα. 2. Εντοπίστε το πρ τυπο και πατήστε Περισσ τερα για να το αναπτ ξετε. Στη συνέχεια, πατήστε Τροποποίηση. Αν το πρ τυπο είναι ήδη ανοικτ, επιλέξτε Ενέργειες προτ που > Τροποποίηση προτ που απ τη γραµµή τίτλου. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 29

Σηµείωση: Μ νο οι κάτοχοι εν ς προτ που µπορο ν να το τροποποιήσουν. Αν δεν είστε κάτοχος του προτ που, η διασ νδεση Τροποποίηση δεν εµϕανίζεται και η επιλογή Τροποποίηση προτ που είναι απενεργοποιηµένη. 3. Κάντε τις αλλαγές που θέλετε και στη συνέχεια πατήστε Αποθήκευση. Τροποποίηση προτ πων καταχωρήσεων Ο κάτοχος της δραστηρι τητας µπορεί να τροποποιήσει τα πρ τυπα καταχωρήσεων που δηµιουργήθηκαν απ προσαρµοσµένες καταχωρήσεις. Για παράδειγµα, ο κάτοχος της δραστηρι τητας µπορεί να αλλάξει το εικονίδιο που χρησιµοποιείται ως αναγνωριστικ απ το πρ τυπο. Πριν ξεκινήσετε Μην εκτελέσετε αυτή τη διαδικασία εάν δεν υπάρχουν πρ τυπα καταχωρήσεων στη δραστηρι τητα. Ένα πρ τυπο καταχωρήσεων είναι ένα υπ δειγµα καταχώρησης. Αν δηµιουργήσετε µια προσαρµοσµένη καταχώρηση που θέλετε να χρησιµοποιήσετε ξανά, µπορείτε να την αποθηκε σετε ως πρ τυπο. Την επ µενη ϕορά που θα προσθέσετε µια καταχώρηση, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τα προσαρµοσµένα πεδία που έχουν οριστεί στο πρ τυπο. Για περισσ τερες πληροϕορίες, ανατρέξτε στην εν τητα ηµιουργία προτ πων καταχωρήσεων. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να τροποποιήσετε ένα πρ τυπο καταχωρήσεων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Ανοίξτε τη δραστηρι τητα που περιέχει τα πρ τυπα καταχωρήσεων που επιθυµείτε να τροποποιήσετε. 2. Απ τη γραµµή τίτλου, ανοίξτε το µενο Ενέργειες δραστηρι τητας και επιλέξτε Τροποποίηση προτ πων καταχωρήσεων. 3. Πατήστε Τροποποίηση δίπλα στο πρ τυπο που επιθυµείτε να τροποποιήσετε. 4. Κάντε τις τροποποιήσεις σας. Για να συσχετίσετε ένα εικονίδιο µε το πρ τυπο, επιλέξτε το εικονίδιο. Όταν συσχετίσετε ένα εικονίδιο µε ένα πρ τυπο, το εικονίδιο εµϕανίζεται στους τίτλους των καταχωρήσεων που δηµιουργήθηκαν µε το πρ τυπο. 5. Πατήστε Αποθήκευση. 6. Τροποποιήστε ένα άλλο πρ τυπο ή επιλέξτε Κλείσιµο. Σηµείωση προτ πων δραστηριοτήτων ως προτιµώµενων Μπορείτε να επισηµάνετε τα πιο δηµοϕιλή πρ τυπα δραστηριοτήτων σηµειώνοντάς τα ως προτιµώµενα. Τα πρ τυπα αυτά προστίθενται στην προβολή Προτιµώµενα πρ τυπα. Με αυτ τον τρ πο, µπορείτε να εντοπίζετε και να επιλέγετε ε κολα και γρήγορα τα πρ τυπα που χρησιµοποιείτε πιο συχνά. Πριν ξεκινήσετε Όλοι οι χρήστες µε πρ σβαση σε ένα πρ τυπο δραστηριοτήτων µπορο ν να το σηµειώσουν ως προτιµώµενο. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να σηµειώσετε ένα πρ τυπο δραστηριοτήτων ως προτιµώµενο, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Πατήστε στην καρτέλα Πρ τυπα δραστηριοτήτων για να ανοίξετε τη λίστα µε τα πρ τυπα. 30 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

2. Εντοπίστε το πρ τυπο, πατήστε Περισσ τερα για να το αναπτ ξετε και πατήστε Σηµείωση ως προτιµώµενου προτ που. Αποτελέσµατα Τα προτιµώµενα πρ τυπα επισηµαίνονται στην προβολή Πρ τυπα δραστηριοτήτων και εµϕανίζονται συγκεντρωµένα στην προβολή Προτιµώµενα πρ τυπα. Επ µενες ενέργειες Για να αϕαιρέσετε ένα πρ τυπο απ την προβολή Προτιµώµενα πρ τυπα, ανοίξτε την προβολή, εντοπίστε το πρ τυπο στη λίστα, πατήστε Περισσ τερα για να το αναπτ ξετε και επιλέξτε Σηµείωση ως κανονικο προτ που. ιαγραϕή προτ πων δραστηριοτήτων ιαγράψτε σα πρ τυπα δραστηριοτήτων δεν είναι πλέον χρήσιµα ή έγκυρα. Πριν ξεκινήσετε Μ νο ο κάτοχος εν ς προτ που δραστηριοτήτων µπορεί να το διαγράψει. Η διαγραϕή του προτ που δεν επηρεάζει τις δραστηρι τητες που έχουν δηµιουργηθεί µε αυτ το πρ τυπο. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να διαγράψετε ένα πρ τυπο δραστηριοτήτων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Πατήστε στην καρτέλα Πρ τυπα δραστηριοτήτων για να ανοίξετε τη λίστα µε τα πρ τυπα. 2. Αϕο εντοπίσετε το πρ τυπο που θέλετε να διαγράψετε, αναπτ ξτε το πατώντας Περισσ τερα. Στη συνέχεια, πατήστε ιαγραϕή. Αν το πρ τυπο είναι ήδη ανοικτ, επιλέξτε Ενέργειες προτ που > ιαγραϕή προτ που απ τη γραµµή τίτλου. Κεϕάλαιο 8. Εργασία µε πρ τυπα 31

Σηµείωση: Μ νο οι κάτοχοι εν ς προτ που µπορο ν να το διαγράψουν. Αν δεν είστε κάτοχος του προτ που που θα ανοίξετε, η διασ νδεση ιαγραϕή και η επιλογή ιαγραϕή προτ που δεν εµϕανίζονται. 3. Πατήστε OK για να επιβεβαιώσετε τη διαγραϕή. Επ µενες ενέργειες Για να επαναϕέρετε ένα πρ τυπο που έχει διαγραϕεί, πατήστε Κάδος ανακ κλωσης προτ πων στο πλαίσιο πλοήγησης της καρτέλας Πρ τυπα δραστηριοτήτων, εντοπίστε το πρ τυπο, πατήστε Περισσ τερα για να γίνει ανάπτυξη της περιγραϕή του και στη συνέχεια πατήστε Επαναϕορά. Σηµείωση: Μ νο οι κάτοχοι εν ς προτ που που έχει διαγραϕεί µπορο ν να επαναϕέρουν το πρ τυπο. Αν δεν είστε κάτοχος, δεν θα εµϕανίζεται η διασ νδεση Επαναϕορά. 32 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 9. Ενηµέρωση µελών Μπορείτε να προσθέσετε ή να αϕαιρέσετε µέλη στις δραστηρι τητές σας. Η προσθήκη µελών µπορεί να γίνει είτε κατά τη δηµιουργία µιας δραστηρι τητας είτε µετά την έναρξή της. Ενηµερώστε τους ρ λους των µελών για να προσδιορίσετε τις αλλαγές που µπορο ν να κάνουν τα µέλη στη δραστηρι τητα. Οι διαθέσιµοι ρ λοι εξαρτώνται απ το είδος της δραστηρι τητας, δηλαδή αν η δραστηρι τητα είναι ανεξάρτητη ή αν ανήκει σε µια κοιν τητα. Ενηµέρωση ανεξάρτητης δραστηρι τητας Υπάρχουν διάϕορα είδη ανεξάρτητων δραστηριοτήτων: δηµ σιες δραστηρι τητες, δραστηρι τητες οργανισµο νοµα_οργανισµο και ιδιωτικές δραστηρι τητες. Αν η δραστηρι τητα είναι ιδιωτική, πρέπει να είστε µέλος για να έχετε πρ σβαση σε αυτή. Οι ιδιωτικές δραστηρι τητες εµϕανίζονται µ νο στις λίστες δραστηριοτήτων των µελών τους. Απ προεπιλογή, οι νέες δραστηρι τητες είναι ιδιωτικές και το πρ σωπο που δηµιουργεί µια δραστηρι τητα αποκτά αυτ µατα το ρ λο Κάτοχος. Οι δηµ σιες δραστηρι τητες είναι διαθέσιµες σε οποιονδήποτε έχει πρ σβαση στον εξυπηρετητή δραστηριοτήτων. Για να ορίσετε µια δραστηρι τητα ως δηµ σια, αναπτ ξτε τη λίστα Μέλη > Πρ σβαση και πατήστε (Αλλαγή) δίπλα απ το επιλεγµένο επίπεδο πρ σβασης. Κάθε δραστηρι τητα πρέπει να έχει έναν επιχειρησιακ κάτοχο. Ο επιχειρησιακ ς κάτοχος µπορεί να εκτελέσει λες τις εργασίες που µπορεί να εκτελέσει ο κάτοχος. Ο επιχειρησιακ ς κάτοχος µπορεί επίσης να µεταβιβάσει το ρ λο του επιχειρησιακο κατ χου σε ένα άλλο µέλος της δραστηρι τητας. Ένα πρ σωπο µπορεί να προστεθεί ως µέλος δραστηρι τητας και ταυτ χρονα να είναι µέλος µιας οµάδας που ήδη έχει πρ σβαση στη δραστηρι τητα. Σε αυτή την περίπτωση, ο ρ λος που εκχωρείται στο µέλος αντικαθιστά το ρ λο που κληρονοµήθηκε απ την οµάδα. Για παράδειγµα, η Μαρία προστίθεται σε µια δραστηρι τητα και της εκχωρείται ο ρ λος Συντάκτης. Η Μαρία ανήκει επίσης σε µια οµάδα που είναι µέλος της δραστηρι τητας. Στην οµάδα έχει εκχωρηθεί ο ρ λος Αναγνώστης. Η Μαρία διατηρεί το επίπεδο πρ σβασης που εκχωρείται στους συντάκτες. Είναι επίσης πιθαν ένα πρ σωπο να είναι µέλος σε δ ο οµάδες που είναι µέλη µιας δραστηρι τητας. Σε αυτές τις δ ο οµάδες ενδέχεται να έχουν εκχωρηθεί διαϕορετικοί ρ λοι. Σε αυτή την περίπτωση, το πρ σωπο κληρονοµεί το ρ λο µε το υψηλ τερο επίπεδο πρ σβασης. Για παράδειγµα, µια δραστηρι τητα περιέχει Συντάκτες οµάδας µε ρ λο συντάκτη, καθώς και Αναγνώστες οµάδας µε ρ λο αναγνώστη. Αν ο Γιάννης είναι µέλος και των δ ο οµάδων, αποκτά το δικαίωµα πρ σβασης συντάκτη για τη δραστηρι τητα. Αν η δραστηρι τητα επιτρέπει µέλη που δεν ανήκουν στον οργανισµ σας, µπορείτε να αλλάξετε τη ρ θµισή της έτσι ώστε να επιτρέπονται µ νο µέλη που ανήκουν στον οργανισµ σας. Αυτή η αλλαγή είναι διαθέσιµη µ νο αν η δραστηρι τητα δεν περιέχει ήδη εξωτερικά µέλη. Αν η δραστηρι τητα έχει ήδη εξωτερικά µέλη, πρέπει να τα αϕαιρέσετε για να την µετατρέψετε απ εξωτερική σε εσωτερική. Για να µετατρέψετε µια εξωτερική δραστηρι τητα σε εσωτερική, επεκτείνετε τη λίστα Μέλη, µεταβείτε στην εν τητα Πρ σβαση και πατήστε (Αλλαγή) δίπλα στην τιµή Εξωτερική. Στη συνέχεια, αποεπιλέξτε το τετραγωνίδιο Επιτρέπεται η συµµετοχή προσώπων που δεν ανήκουν στον οργανισµ µου και πατήστε Αποθήκευση. Μετά την αλλαγή της δραστηρι τητας απ εξωτερική σε εσωτερική, το εικονίδιο αϕαιρείται απ τον τίτλο της δραστηρι τητας. Copyright IBM Corp. 2010, 2013 33

Ενηµέρωση δραστηρι τητας κοιν τητας Αν µια κοιν τητα είναι ιδιωτική, λες οι δραστηρι τητες που περιλαµβάνει είναι ιδιωτικές. Επιπλέον, η λίστα µελών µιας ιδιωτικής δραστηρι τητας κοιν τητας ορίζεται απ τη λίστα µελών της κοιν τητας στην οποία ανήκει. εν µπορείτε να αλλάξετε τη λίστα µελών µιας δραστηρι τητας κοιν τητας απ την εϕαρµογή ραστηρι τητες. Προσθήκη µελών σε ανεξάρτητη δραστηρι τητα Για να εκχωρήσετε σε ένα πρ σωπο το δικαίωµα πρ σβασης σε µια δραστηρι τητα, µπορείτε να προσθέσετε το πρ σωπο ως µέλος. Για να προσθέσετε νέα µέλη σε µια δραστηρι τητα, πρέπει να είστε συντάκτης ή κάτοχος της δραστηρι τητας. Οι συντάκτες επιτρέπεται να προσθέτουν αναγνώστες και άλλους συντάκτες. Οι κάτοχοι επιτρέπεται να προσθέτουν µέλη µε οποιονδήποτε ρ λο. Σχετικά µε αυτή την εργασία Αν προσθέσετε ένα πρ σωπο το οποίο είναι ήδη µέλος της δραστηρι τητας, η νέα καταχώρηση συµµετοχής αντικαθιστά την αρχική καταχώρηση. 1. Στη δραστηρι τητα, πατήστε Μέλη στο πλαίσιο πλοήγησης για να ανοίξετε την προβολή Μέλη. 34 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης

2. Επιλέξτε Προσθήκη µελών. Επιλέξτε το είδος µέλους και το ρ λο µέλους και καταχωρήστε το νοµα του προσώπου, την κοιν τητα ή την οµάδα. Ένας επιχειρησιακ ς κάτοχος µπορεί να προσθέσει, να τροποποιήσει και να διαγράψει το περιεχ µενο ή τα µέλη µιας δραστηρι τητας καθώς και την ίδια τη δραστηρι τητα. Οι κάτοχοι µπορο ν να προσθέτουν περιεχ µενο, να βλέπουν και να τροποποιο ν λες τις καταχωρήσεις και να διαχειρίζονται τα µέλη της δραστηρι τητας. Οι συντάκτες µπορο ν να εµϕανίζουν περιεχ µενο και να τροποποιο ν τις καταχωρήσεις τους. Οι αναγνώστες µπορο ν µ νο να βλέπουν το περιεχ µενο. Σηµείωση: v Η λειτουργία οµάδων είναι διαθέσιµη εϕ σον ζητηθεί. Επικοινωνήστε µε το διαχειριστή του οργανισµο σας για πληροϕορίες. v Αν καταχωρήσετε µια διε θυνση e-mail εν ς προσώπου που δεν έχει λογαριασµ ή δεν ανήκει στον ίδιο οργανισµ µε σας, πρέπει να πατήσετε στο εικονίδιο "+" για να το προσθέσετε. Αν το πρ σωπο δεν διαθέτει λογαριασµ, θα σας ζητηθεί να στείλετε µια πρ σκληση επισκέπτη στο συγκεκριµένο πρ σωπο µετά την αποθήκευση της δραστηρι τητας. Οι επισκέπτες αποδέχονται την πρ σκληση πριν αποκτήσουν τη δυνατ τητα πρ σβασης στη δραστηρι τητα. Αποτελέσµατα Ο εξυπηρετητής ειδοποιεί κάθε νέο µέλος για τη δραστηρι τητα αποστέλλοντας ένα µήνυµα e-mail ή µια ειδοποίηση η οποία εµϕανίζεται στην καρτέλα Ενηµερωµένα στοιχεία της Αρχικής σελίδας. Προσθήκη µελών σε µια δραστηρι τητα κοιν τητας Μια δραστηρι τητα κοιν τητας µπορεί να έχει ως µέλη είτε λα τα µέλη της κοιν τητας είτε µια οµάδα συγκεκριµένων µελών. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να προσθέσετε νέα µέλη, πρέπει να είστε συντάκτης ή κάτοχος της δραστηρι τητας κοιν τητας. Οι συντάκτες επιτρέπεται να προσθέτουν αναγνώστες και άλλους συντάκτες. Οι κάτοχοι επιτρέπεται να προσθέτουν µέλη µε οποιονδήποτε ρ λο. Αν προσθέσετε ένα πρ σωπο το οποίο είναι ήδη µέλος της δραστηρι τητας, η νέα καταχώρηση συµµετοχής αντικαθιστά την αρχική καταχώρηση. Για να προσθέσετε ένα µέλος σε µια δραστηρι τητα κοιν τητας, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Απ την προβολή Οι δραστηρι τητές µου, ανοίξτε µια δραστηρι τητα κοιν τητας. 2. Επιλέξτε Προσθήκη µελών. Η διασ νδεση Προσθήκη µελών δεν εµϕανίζεται αν είστε αναγνώστης της δραστηρι τητας κοιν τητας ή αν προστεθήκατε κατά την προσθήκη ολ κληρης της κοιν τητας στη δραστηρι τητα κοιν τητας. 3. Εκτελέστε µία απ τις ακ λουθες ενέργειες: v Για να προσθέσετε λα τα µέλη της κοιν τητας στη δραστηρι τητα ως συντάκτες, επιλέξτε Όλα τα µέλη της κοιν τητας έχουν πρ σβαση στη δραστηρι τητα ως συντάκτες. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιµη µ νο αν είστε ο κάτοχος της δραστηρι τητας κοιν τητας. v Για να αναθέσετε σε λα τα µέλη ένα ρ λο διαϕορετικ απ Συντάκτης ή για να περιορίσετε την πρ σβαση στη δραστηρι τητα σε ορισµένα µ νο µέλη της κοιν τητας, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: α. Επιλέξτε Μ νο τα ακ λουθα µέλη της κοιν τητας έχουν πρ σβαση στη δραστηρι τητα µε ρ λο Συντάκτης. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιµη µ νο αν είστε ο κάτοχος της δραστηρι τητας κοιν τητας. Κεϕάλαιο 9. Ενηµέρωση µελών 35

β. Αν δεν θέλετε να αναθέσετε στα µέλη που προσθέτετε τον προεπιλεγµένο ρ λο του συντάκτη, πατήστε στο βέλος του πεδίου Συντάκτης και επιλέξτε Κάτοχος ή Αναγνώστης. Αν δεν είστε κάτοχος της δραστηρι τητας, δεν µπορείτε να προσθέσετε ένα πρ σωπο ως κάτοχο. γ. Επιλέξτε το τετραγωνίδιο δίπλα σε κάθε πρ σωπο που θέλετε να προσθέσετε στη δραστηρι τητα κοιν τητας. Σηµείωση: εν µπορείτε να προσθέσετε οµάδες σε µια δραστηρι τητα κοιν τητας. 4. Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη µελών στη δραστηρι τητα, πατήστε Αποθήκευση. Αποτελέσµατα Τα επιλεγµένα µέλη που προστέθηκαν στη δραστηρι τητα κοιν τητας θα λάβουν µια ειδοποίηση που θα τους ενηµερώνει σχετικά µε τη δραστηρι τητα. Αλλαγή του επιχειρησιακο κατ χου µιας δραστηρι τητας Πρέπει να είστε ο τρέχων επιχειρησιακ ς κάτοχος µιας δραστηρι τητας για να µεταβιβάσετε αυτή την ιδι τητά σας σε ένα άλλο µέλος της δραστηρι τητας. Σχετικά µε αυτή την εργασία Ο δηµιουργ ς µιας δραστηρι τητας ορίζεται αυτ µατα ως επιχειρησιακ ς κάτοχος της δραστηρι τητας. Σε κάθε δραστηρι τητα πρέπει να υπάρχει ένας µ νο επιχειρησιακ ς κάτοχος. Ο επιχειρησιακ ς κάτοχος µπορεί να εκτελέσει λες τις ενέργειες που εκτελεί ένας κάτοχος δραστηρι τητας. Ο επιχειρησιακ ς κάτοχος µπορεί επίσης να µεταβιβάσει το ρ λο του επιχειρησιακο κατ χου σε ένα άλλο µέλος της δραστηρι τητας µε ενεργ λογαριασµ. Σηµείωση: εν είναι δυνατή η µεταβίβαση του ρ λου του επιχειρησιακο κατ χου µιας δραστηρι τητας σε έναν επισκέπτη. Αντίστοιχα, αν ο επιχειρησιακ ς κάτοχος µιας δραστηρι τητας είναι επισκέπτης, δεν µπορεί να µεταβιβάσει το ρ λο του επιχειρησιακο κατ χου. Για να αλλάξετε τον επιχειρησιακ κάτοχο µιας δραστηρι τητας, εκτελέστε την ακ λουθη διαδικασία: 1. Στην προβολή Οι δραστηρι τητές µου, πατήστε στη δραστηρι τητα που θέλετε να ανοίξετε. 2. Πατήστε Μέλη στο πλαίσιο πλοήγησης. 3. Πατήστε Τροποποίηση δίπλα στο µέλος του οποίου το ρ λο θέλετε να αλλάξετε σε επιχειρησιακ κάτοχο. 4. Επιλέξτε Επιχειρησιακ ς κάτοχος και πατήστε Αποθήκευση. 36 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage και IBM SmartCloud Connections - Οδηγ ς χρήσης