Υπηρεσία Πληροφορικών Συστημάτων Τομέας Συστημάτων Οδηγός σύνδεσης Office Outlook 2013 με την Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου μέσω Zimbra Outlook Connector Υπηρεσία Πληροφορικών Συστημάτων Τομέας Συστημάτων ΥΠΣ-ΕΔ86 24-09-2014 Page 1
Περιεχόμενα 1 Εισαγωγή... 3 2 Διαδικασία εγκατάστασης Zimbra Outlook Connector... 4 3 Ρύθμιση λογισμικού Microsoft Outlook... 8 4 Διαδικασία εφαρμογής του προσωπικού λογαριασμού στο Zimbra... 11 5 Σημαντικές Λειτουργίες με το Zimbra Outlook connector... 14 Page 2
1 Εισαγωγή Ο οδηγός αυτός επεξηγεί τον τρόπο διασύνδεσης του λογισμικού Microsoft Outlook 2013 με την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Πανεπιστημίου Κύπρου, μέσω του εργαλείου ZOC (Zimbra Outlook Connector). Το ZOC προσφέρει τις παρακάτω λειτουργίες: Συγχρονισμό ηλεκτρονικών μηνυμάτων (emails) Συγχρονισμό ημερολογίου (calendar) Συγχρονισμό επαφών (contacts) Συγχρονισμό εργασιών (tasks) Page 3
2 Διαδικασία εγκατάστασης Zimbra Outlook Connector Οδηγίες: 1. Βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή του Outlook είναι κλειστή. 2. Μεταβιβαστείτε στην ιστοσελίδα: https://mail.uoguelph.ca/zimbra/downloads/index.html 3. Ακολούθως διαλέξτε ανάλογα με τον τύπο του λειτουργικού συστήματος του υπολογιστή σας (32 ή 64bit) την κατάλληλη έκδοση. Για να δείτε τον τύπο, επιλέξτε control panel System and Security System και δείτε το System Type. 4. Διαλέξτε που θέλετε να το κάνετε αποθήκευση και επιλέξτε το κουμπί Save. Page 4
5. Ανοίξτε το αρχείο που μόλις κατεβάσατε. 6. Στο επόμενο παράθυρο που θα εμφανιστεί διαλέξτε την επιλογή Next. 7. Ακολούθως στο επόμενο παράθυρο διαλέξτε την επιλογή «I accept the terms in the License Agreement». Page 5
8. Αμέσως μετά θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο και θα διαλέξτε την επιλογή Next. Page 6
9. Ακολούθως αφού εγκατασταθεί το πρόγραμμα διαλέξτε την επιλογή Close. Page 7
3 Ρύθμιση λογισμικού Microsoft Outlook 1. Στην επόμενη εκκίνηση του προγράμματος Microsoft Outlook 2013 αν εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο, διαλέξτε την επιλογή Upgrade. Αλλιώς μεταβείτε στην παράγραφο 4. 2. Ακολούθως θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο στο οποίο θα διαλέξτε την μόνη επιλογή που υπάρχει Exit Outlook & Upgrade. 3. Ακολούθως θα εμφανιστεί ακόμη ένα παράθυρο και θα διαλέξτε την επιλογή Next. Page 8
4. Στο επόμενο παράθυρο θα διαλέξτε την επιλογή I accept the terms in the License Agreement. Page 9
5. Ακολούθως διαλέξτε την επιλογή Next. 6. Αμέσως μετά διαλέξτε την επιλογή Close. Page 10
4 Διαδικασία εφαρμογής του προσωπικού λογαριασμού στο Zimbra 1. Ανοίξτε το πρόγραμμα Outlook και διαλέξτε την επιλογή File, μετά Account settings και μετά ξανά στην νέα επιλογή Account Settings. 2. Ακολούθως θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο, στο οποίο θα διαλέξετε την επιλογή Ζimbra και ακολούθως την κοκκινισμένη επιλογή Change. Page 11
3. Τέλος θα εμφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο στο οποίο στην επιλογή Server Name θα εισάγετε: smtp.ucy.ac.cy όπως και στο πιο κάτω παράδειγμα, και στην επόμενη επιλογή Email Address και Password θα εισάγετε το email και το password σας του πανεπιστημίου. Οι παρακάτω οδηγίες είναι για κάποιον ο οποίος είχε POP ή IMAP και ενώνει από εδώ και πέρα το email του με Zimbra Outlook Connector. 4. Μόλις εγκαταστήσετε το Zimbra και ενεργοποιήσετε το Outook θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο. Θα διαλέξετε την επιλογή Zimbra και αμέσως μετά θα επιλέξετε την επιλογή OK. Page 12
Στην συνέχεια εάν θελήσετε να αποφύγετε αυτό το βήμα κάθε φορά που ανοίγετε την εφαρμογή, ανοίξετε το Control Panel και μετά διαλέξετε την επιλογή Mail. Αμέσως μετά διαλέξτε την επιλογή Zimbra, μετά Always use this profile και ακολούθως διαλέξετε την επιλογή OK. Page 13
5 Σημαντικές Λειτουργίες με το Zimbra Outlook connector 1. Μια από της σημαντικές λειτουργίες του Zimbra είναι το Mailbox Quota. Αυτή η λειτουργία ενημερώνει τον χρήστη για την διαθέσιμη χωρητικότητα του στο outlook. 2. Επίσης το Zimbra Outlook Connector προσφέρει στον χρήστη την επιλογή Out of Office Assistant. Η συγκεκριμένη λειτουργία δίνει στον χρήστη την ευχέρεια να δηλώσει τον εαυτό του εχτός γραφείου και να στέλνει αυτοματοποιημένα e- mails ανάλογα με την επιλογή του χρήστη. Page 14
Για να δηλώσει ο χρήστης εχτός γραφείου και να χρησιμοποιεί το outlook για αυτόματη ανταπόκριση στα e-mails θα πρέπει να επιλέξει την επιλογή I am currently Out of the Office και μετά κάτω στο κενό να γράψει το αυτόματο μήνυμα το οποίο θα ήθελε να αποστέλνεται αυτόματα. Αμέσως μετά υπάρχει η επιλογή Send auto-replies during this period η οποία συγχρονίζει τα οράρια με τα οποία ο χρήστης θα ήθελε να στέλνει τα αυτόματα μηνύματα. 3. Ακόμη μια σημαντική λειτουργία του Zimbra είναι το Zimbra Server Rules το οποίο προσφέρει την επεξεργασία/τακτοποίηση των e-mails σε φάκελους, σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια. Page 15
Όταν επιλέξετε την επιλογή Zimbra Server Rules, ακολούθως διαλέξετε την επιλογή New. Αμέσως μετά θα εμφανιστεί ένα καινούριο παράθυρο στο οποίο θα επιλέξετε μία από της επιλογές τις οποίες έχετε διαθέσιμες για το Step 1: Select condition(s). Για το Step 2: Edit the rule description θα χρειαστεί να καταχωρήσετε τις ιδιότητες του κάθε κριτηρίου που επιλέξατε στο Step 1. Αυτό γίνεται επιλέγοντας ξεχωριστά κάθε αντίστοιχο κριτήριο στο πεδίο Step 2. Page 16
Για παράδειγμα αν το κριτήριο στο Step 1 είναι το «to people or distribution list» τότε στο παράθυρο που θα εμφανιστεί θα διαλέξετε της επαφές για τις οποίες επιθυμείτε να ισχύει το κριτήριο του Step 1. Διαλέξτε την επιλογή Select και επιλέξετε τα e-mails της επιλογής σας, και μετά διαλέξτε την επιλογή Ok. Page 17
Ακολούθως θα σας παραπέμψει στο προηγούμενο παράθυρο στο οποίο θα διαλέξετε την επιλογή Next. Αμέσως μετά θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο στο οποίο θα επιλέξετε όσες επιλογές θέλετε από το Step 1: select action(s) και μετά να διαλέξετε την επιλογή Next. Page 18
Ακολούθως θα σας βγάλει ακόμη ένα παράθυρο στο οποίο θα διαλέξετε όσες επιλογές θέλετε από την επιλογή Step 1: Select exceptions(s) (if necessary). Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό. Εάν δεν θέλετε να διαλέξετε καμία από της επιλογές, πατήστε απευθείας την επιλογή Next. Page 19
Στο επόμενο παράθυρο μπορείτε να διαλέξετε την ονομασία που θέλετε για αυτόν τον κανόνα και στο Step 2: Setup rule options μπορείτε να διαλέξετε την επιλογή Any condition ή All conditions. Εάν επιλέξετε την πρώτη επιλογή το πρόγραμμα διαλέγει μία επιλογή από τα conditions που έχετε διαλέξει στην αρχή, και εάν διαλέξετε την δεύτερη επιλογή θα διαλέγει αυτόματα όλα τα conditions που έχετε διαλέξει. Η επιλογή Do not process additional filter rules θα πρέπει να είναι η τελευταία ενέργεια στο πλαίσιο κάθε κανόνα του φίλτρου. Αυτό εμποδίζει την εφαρμογή των υπολοίπων κανόνων σε e-mails που ταιριάζουν με τον τρέχον κανόνα. Εάν δεν καθοριστεί, οι επόμενοι κανόνες φίλτρων θα αξιολογηθούν για το e-mail. Page 20
4. Τέλος το Zimbra μπορεί να βοηθήσει τους χρήστες έτσι ώστε σε κάθε καινούριο e-mail το οποίο θα θέλουνε να στείλουνε να εμφανίζεται αυτομάτως η ηλεκτρονική υπογραφή τους. Πρώτα διαλέξτε την επιλογή Home και μετά New Email. Ακολούθως διαλέξτε την επιλογή Signature και μετά New. Επομένως πληκτρολογήστε το όνομα σας και μετά πατήστε το OK. Page 21
Αμέσως μετά πληκτρολογήστε την ηλεκτρονική σας υπογραφή, όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα. Page 22