Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ (Τ.Ε.Ι) ΗΠΕΙΡΟΥ Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Υποέργο 5: Ψηφιακές Υπηρεσίες ταυτοποίησης, διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification) στα πλαίσια της Πράξης με τίτλο «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Αναθέτουσα Αρχή: ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Προϋπολογισμός: Προϋπολογισμός: Εκατόν τριάντα εννιά χιλιάδες εξακόσια Ευρώ (139.600,00 )(με ΦΠΑ) 113.495,93 χωρίς ΦΠΑ Διάρκεια: 5 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης Διαδικασία Ανάθεσης: Δημόσιος Τακτικός διαγωνισμός με κριτήριο κατακύρωσης την πλέον συμφέρουσα προσφορά Αρ. πρωτ. ΧΧΧΧΧ/ΧΧ-ΧΧ- 2015 Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: ΧΧ-ΧΧ-2015 Κωδικός ΟΠΣ: 304208

ταυτοποίησης, διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification)» του έργου «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοιχτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Μέρος Α: Περιεχόμενα Α1. ΠΕΡΙΒΆΛΛΟΝ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ... 6 Α1.1 ΕΜΠΛΕΚΌΜΕΝΟΙ ΣΤΗΝ ΥΛΟΠΟΊΗΣΗ ΤΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΈΝΟΥ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ... 6 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 6 Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση του Φορέα Υλοποίησης... 11 Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 11 Α1.2 ΥΦΙΣΤΆΜΕΝΗ ΚΑΤΆΣΤΑΣΗ... 12 Α2. ΑΝΤΙΚΕΊΜΕΝΟ, ΣΤΌΧΟΙ ΚΑΙ ΚΡΊΣΙΜΟΙ ΠΑΡΆΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΊΑΣ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ... 18 Α2.1 ΑΝΤΙΚΕΊΜΕΝΟ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ... 18 Α2.2 ΠΕΡΙΓΡΑΦΉ ΤΩΝ ΚΎΡΙΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΏΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΏΝ... 19 Α2.3 ΑΝΤΙΚΕΊΜΕΝΟ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΎ... 21 Α2.4 ΣΚΟΠΙΜΌΤΗΤΑ ΚΑΙ ΑΝΑΜΕΝΌΜΕΝΑ ΟΦΈΛΗ... 24 Α3. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΈΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΈΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΈΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΎ... 27 Α3.1 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΈΣ ΥΠΗΡΕΣΊΕΣ... 27 Α3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΆ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΆ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΎ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΎ... 28 Α3.3 ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΈΣ ΟΡΙΖΌΝΤΙΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΏΝ... 29 Α3.4 ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΌΤΗΤΑ... 30 Α3.5 ΠΟΛΥΚΑΝΑΛΙΚΉ ΠΡΟΣΈΓΓΙΣΗ... 30 Α3.6 ΑΝΟΙΧΤΆ ΔΕΔΟΜΈΝΑ... 31 A3.7 ΑΠΑΙΤΉΣΕΙΣ ΕΥΧΡΗΣΤΊΑΣ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ RFID... 32 Α3.8 ΑΠΑΙΤΉΣΕΙΣ ΠΡΟΣΒΑΣΙΜΌΤΗΤΑΣ... 33 Α3.9 ΧΡΟΝΟΔΙΆΓΡΑΜΜΑ ΚΑΙ ΦΆΣΕΙΣ ΈΡΓΟΥ... 33 Α3.10 ΠΊΝΑΚΑΣ ΠΑΡΑΔΟΤΈΩΝ... 42 Α3.11 ΣΗΜΑΝΤΙΚΆ ΟΡΌΣΗΜΑ ΥΛΟΠΟΊΗΣΗΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΎ... 44 Α.4 ΕΛΆΧΙΣΤΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΈΣ ΥΠΗΡΕΣΙΏΝ... 45 Α4.1 ΥΠΗΡΕΣΊΕΣ ΕΚΠΑΊΔΕΥΣΗΣ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ RFID... 45 Α4.2 ΥΠΗΡΕΣΊΕΣ ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ... 46 Α4.3 ΥΠΗΡΕΣΊΕΣ ΕΓΓΎΗΣΗΣ «ΚΑΛΉΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑΣ»... 46 Α4.4 ΥΠΗΡΕΣΊΕΣ ΠΙΛΟΤΙΚΉΣ ΚΑΙ ΔΟΚΙΜΑΣΤΙΚΉΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑΣ... 50 Α4.5 ΤΉΡΗΣΗ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΏΝ ΠΟΙΌΤΗΤΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙΏΝ... 52 Σελίδα 2 από 55

ταυτοποίησης, διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification)» του έργου «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοιχτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Μέρος Α: A.5 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΊΑ ΔΙΟΊΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΊΗΣΗΣ ΦΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΎ... 53 Α5.1 ΜΈΘΟΔΟΙ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΈΣ ΥΛΟΠΟΊΗΣΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΉΡΙΞΗΣ... 53 Α5.2 ΣΧΉΜΑ ΔΙΟΊΚΗΣΗΣ, ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΎ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΊΗΣΗΣ ΦΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΎ... 53 Α5.3 ΣΧΈΔΙΟ ΚΑΙ ΣΎΣΤΗΜΑ ΔΙΑΣΦΆΛΙΣΗΣ ΠΟΙΌΤΗΤΑΣ... 54 Α5.4 ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΑ ΠΑΡΑΛΑΒΉΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΌΤΗΤΑΣ ΣΥΣΤΗΜΆΤΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΟΛΙΚΟΎ ΦΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΎ... 55 Σελίδα 3 από 55

ταυτοποίησης, διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification)» του έργου «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοιχτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Μέρος Α: Συνοπτικά στοιχεία Έργου Στο πλαίσιο του έργου «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοιχτής Πρόσβασης του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ» που υλοποιείται από τον άξονα προτεραιότητας 2 «Αειφόρος Ανάπτυξη και βελτίωση της ποιότητας ζωής» του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» του ΕΣΠΑ και συγχρηματοδοτείται από την Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση, το ΤΕΙ Ηπείρου επιθυμεί να προμηθευτεί τον απαραίτητο Εξοπλισμό, Λογισμικό και Υπηρεσίες, για την υλοποίηση ενός νέου Υποέργου, του Υποέργου 5, το οποίο περιλαμβάνει: Τη ανάπτυξη Σύγχρονων Ψηφιακών Υπηρεσιών ταυτοποίησης/διαχείρισης & πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification) και Υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery System) στο σύνολο των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που αναπτύσσονται στο πλαίσιο της Πράξης και στον Κατάλογο της Βιβλιοθήκης. Τα αναλυτικά τεχνικά χαρακτηριστικά κάθε μιας από τις ενότητες αυτές θα δοθούν στη συνέχεια. Σελίδα 4 από 55

ταυτοποίησης, διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification)» του έργου «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοιχτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Μέρος Α: ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Ε ΕΕΕΚ Ευρωπαϊκή Επιτροπή Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις ΕΟΧ ΕΣΠΑ ΕΠΠΕ ΟΔΕ ΨΣ EP Π.Π. ΟΠΣ ΝΠΔΔ Ευρωπαϊκός Οικονομικός Χώρος Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιτροπή Παραλαβής και Παρακολούθησης Έργου Ομάδα Διοίκησης Έργου Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ» Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Προγραμματική Περίοδος Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο ΝΠΙΔ ΟΔΕ ΘΟΕ ΣΑΕ ΤΠΕ Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο Ομάδα Διοίκησης Έργου Θεματική Ομάδα Εργασίας Συλλογική Απόφαση Έργου Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών CMS SMS Content Management System Short Messaging System H/W Hardware S/W Software Π.Ο.Π. Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς ISO International Organization for Standardisation Σελίδα 5 από 55

Α1. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ Α1.1 ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ ΣΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ Η διαχείριση της προτεινόμενης Πράξης θα γίνει μέσω του Υπευθύνου της Πράξης/ Επιστημονικού Υπεύθυνου της Βιβλιοθήκης του Ιδρύματος και της «Ομάδας Διαχειριστικής Υποστήριξης της Πράξης». Η Ομάδα αυτή θα είναι υπεύθυνη για την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία της Πράξης και θα απαρτίζεται από άτομα με εμπειρία σε γραμματειακή και διεκπεραιωτική υποστήριξη αντίστοιχων προγραμμάτων και θα είναι υπεύθυνα για την επικοινωνία με τη ΕΥΔ και τη διαχειριστική παρακολούθηση της πράξης (π.χ. Προσυμβατικός Έλεγχος, Ενσωμάτωση σχολίων διαβούλευσης, Δελτίο Δήλωσης Δαπανών στο ΟΠΣ, κλπ). Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το T.E.I. Ηπείρου είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου πλήρως αυτοδιοικούμενο και ανήκει στον τεχνολογικό τομέα της Ανώτατης Εκπαίδευσης. Συναλλάσσεται με δέκα χιλιάδες επτακόσιους (10.700) εγγεγραμμένους φοιτητές. Οι διδακτικές, ερευνητικές και διοικητικές του υπηρεσίες υποστηρίζονται από 99 μέλη Εκπαιδευτικού Προσωπικού, 720 μέλη Ειδικού Βοηθητικού και Διδακτικού Προσωπικού (ΕΤΠ, ΕΡΔΙΠ, Έκτακτο Εκπαιδευτικό Προσωπικό) καθώς και περισσότερα από 100 άτομα μόνιμο διοικητικό προσωπικό. Η Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου ιδρύθηκε το 1994 σύμφωνα με το ΠΔ 343/94 (ΦΕΚ τ. Α 181/31.10.1994) με στόχο αφ ενός την υποστήριξη και εξυπηρέτηση των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας στις εκπαιδευτικές και ερευνητικές τους δραστηριότητες και αφ ετέρου την προβολή του έργου του Ιδρύματος. Η λειτουργία της πρέπει να την αναδεικνύει σε πνευματικό και πολιτιστικό κέντρο της ακαδημαϊκής ζωής. Η Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου εδράζει το Κεντρικό της στέλεχος στην Άρτα και διακτινίζεται με Περιφερειακές Βιβλιοθήκες (Παραρτήματα) στην Ηγουμενίτσα, τα Ιωάννινα και τη Πρέβεζα. Απασχολούνται δε σε αυτές 8 μόνιμοι Βιβλιοθηκονόμοι οι οποίοι είναι επιφορτισμένοι με τις συνήθεις καθημερινές εργασίες λειτουργίας των Βιβλιοθηκών. Το σύνολό τους συγκροτεί μία και μοναδική οντότητα, με ενιαίο κανονισμό λειτουργίας. Η «Επιτροπή Βιβλιοθήκης» επωμίζεται την βέλτιστη συνεργασία μεταξύ της Κεντρικής και των Παραρτημάτων της, διασφαλίζοντας τη συναίνεση στη λήψη ουσιαστικών αποφάσεων. Σελίδα 6 από 55

Το ΤΕΙ Ηπείρου επένδυσε ουσιαστικά στον εκσυγχρονισμό της Βιβλιοθήκης, εξασφαλίζοντας πόρους για την ανέγερση ενός υπερσύγχρονου κτιρίου στην έδρα του στην Άρτα και διαθέτοντας χώρο για χρήση Βιβλιοθήκης στην Ηγουμενίτσα, τη Πρέβεζα, και τα Ιωάννινα. Μέσω του ΕΠΕΑΕΚ Ι, η Βιβλιοθήκη κάλυψε βασικές ανάγκες υλικοτεχνικής υποδομής, εμπλούτισε τη συλλογή της, αντικατέστησε το λογισμικό της με νέο σύγχρονο διεθνών προδιαγραφών και προμηθεύτηκε ηλεκτρονικό εξοπλισμό. Η αναβάθμιση και ο εκσυγχρονισμός της βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου συνεχίστηκε στο πλαίσιο του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ, μέσω του οποίου υλοποιήθηκαν και συνεχίζουν να υλοποιούνται δράσεις όπως η ολοκλήρωση της αυτοματοποίησης των Βιβλιοθηκών, το πρόγραμμα εκπαίδευσης των χρηστών, η δημιουργία και οργάνωση ηλεκτρονικής βάσης συλλογής κρατημένου υλικού, ο ηλεκτρονικός δανεισμός υλικού, η προμήθεια έντυπου οπτικοακουστικού ηλεκτρονικού υλικού, η προμήθεια υλικοτεχνικής υποδομής για τη δημιουργία Αρχείου Ελληνικής Μουσικής, οι συνδρομές ηλεκτρονικών περιοδικών, η βιβλιοδέτηση υλικού κ.α. Το Ίδρυμα στηρίζει το έργο της Βιβλιοθήκης: Διέθεσε και διαθέτει κονδύλια από τον τακτικό προϋπολογισμό για τον εμπλουτισμό της με έντυπα περιοδικά, πέραν αυτών που αποκτήθηκαν μέσω του ΕΠΕΑΕΚ. Προωθεί και διασφαλίζει τη μόνιμη και διαρκή επιμόρφωση του προσωπικού στις νέες εξελίξεις της Βιβλιοθηκονομίας και της επιστήμης της πληροφόρησης. Παρέχει διοικητική και τεχνική υποστήριξη με τακτικό προσωπικό, προκειμένου να διασφαλίσει την εύρυθμη ολοκλήρωση του έργου της Βιβλιοθήκης στο πλαίσιο του ΕΠΕΑΕΚ. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΥΛΙΚΟΥ ΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ Το υλικό της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου αποτελείται από: Μονογραφίες Περιοδικά (έντυπα και ηλεκτρονικά) Εφημερίδες Χάρτες Υλικό σεμιναρίων Πτυχιακές εργασίες Διδακτορικές διατριβές Ειδικές Μελέτες Πληροφοριακό υλικό (εγκυκλοπαίδειες, λεξικά, ευρετήρια κλπ.) Οπτικοακουστικό υλικό (cd-roms, βιντεοκασέτες, slides, κασέτες κλπ.) Σελίδα 7 από 55

Το λογισμικό μηχανοργάνωσης που χρησιμοποιείται είναι το ολοκληρωμένο πρόγραμμα αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών ADVANCE της ΙNFOR (έκδοση 6.8.7) και οι βιβλιογραφικές εγγραφές είναι καταχωρημένες σε UNIMARC format. Η οργάνωση της Βιβλιοθήκης έχει γίνει με την εφαρμογή διεθνών βιβλιοθηκονομικών προτύπων, κάνοντας χρήση των αγγλο-αμερικανικών κανόνων καταλογογράφησης (Anglo-American Cataloguing Rules 2nd edition), και των θεματικών επικεφαλίδων της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου (Library of Congress Subject Headings). Το υλικό της Βιβλιοθήκης είναι οργανωμένο σύμφωνα με το σύστημα ταξινόμησης Dewey Decimal Classification (D.D.C.). Η ταξιθέτηση του υλικού στα ράφια γίνεται σύμφωνα με το παραπάνω ταξινομικό σύστημα. Εξαίρεση αποτελεί η ταξιθέτηση των περιοδικών, η οποία γίνεται αλφαβητικά κατά θεματική κατηγορία στα ειδικά εκθετήρια. H Κεντρική Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου, μέσω χρηματοδότησης ΕΣΠΑ (MIS 304208) υλοποίησε τέσσερα υποέργα, τα οποία σήμερα έχουν ολοκληρωθεί: Τα έργα αυτά είναι: Η προμήθεια εξοπλισμού Η Δημιουργία Ψηφιακής Πύλης Πληροφόρησης, Υπηρεσίες προστιθέμενης Αξίας και Η δημιουργία Ιδρυματικού Καταθετηρίου/Αποθετηρίου και Ψηφιακού Αρχείου της Ελληνικής Μουσικής Μέσω του τελευταίου Υποέργου η Βιβλιοθήκη ανέπτυξε και διαθέτει: Ιδρυματικό αποθετήριο που περιλαμβάνει 4.300 περίπου εργασίες (πτυχιακές, κλπ) σε πλατφόρμα λογισμικού DSpace με τεκμηρίωση Dublin Core, οι οποίες συνοδεύονται από τα ψηφιακά αντίγραφα των κατατεθειμένων εργασιών. Ερευνητικό Αποθετήριο με περισσότερες από 300 καταχωρήσεις δημοσιευμένων εργασιών του διδακτικού προσωπικού του ΤΕΙ, και Ψηφιακή Βιβλιοθήκη/Αρχείο Ελληνικής Μουσικής που περιλαμβάνει 25.000 περίπου πολυεπίπεδες καταχωρήσεις ελληνικής μουσικής με στοιχεία των συντελεστών και συνδέσμους σε ψηφιακό υλικό, ηχητικό υλικό και υλικό στο Internet. H εφαρμογή αυτή έχει αναπτυχθεί στο λογισμικό V-Smart AllWeb σε format Marc21. Σελίδα 8 από 55

ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Η Κεντρική Βιβλιοθήκη του Ιδρύματος στεγάζεται από το 2000 σε νέο αυτόνομο κτήριο 2000 τ.μ. εκ των οποίων τα 600 τ.μ. αποτελούν βιβλιοστάσιο με χωρητικότητα 60.000 τίτλων βιβλίων. Διαθέτει στους χρήστες της 120 θέσεις ανάγνωσης, 50 θέσεις Η/Υ, ειδική αίθουσα 100 τ.μ. όπου στεγάζεται η δισκοθήκη/βιντεοθήκη του Αρχείου Ελληνικής Μουσικής, αίθουσα εκπαιδευτικών σεμιναρίων και εκδηλώσεων, αίθουσα πρόσβασης στο διαδίκτυο, αίθουσα τηλεδιάσκεψης, γραφεία βιβλιοθηκονομικής επεξεργασίας, γραφεία προσωπικού, ειδική ράμπα και ασανσέρ για πρόσβαση των ατόμων με ειδικές ανάγκες. Η συλλογή της αποτελείται από 24.000 περίπου τόμους βιβλίων, 65 τρέχουσες συνδρομές περιοδικών (ελληνικών και ξενόγλωσσων) και 82 παλαιούς τίτλους περιοδικών, 2.000 slides, πολυποίκιλο οπτικοακουστικό υλικό, πτυχιακές εργασίες, υλικό σεμιναρίων, πληροφοριακό υλικό κλπ. Το υλικό της Βιβλιοθήκης είναι κυρίως στην ελληνική και αγγλική γλώσσα, με ικανό αριθμό βιβλίων αντιπροσωπεύονται ωστόσο και άλλες γλώσσες, όπως η γαλλική η γερμανική και η τουρκική. Η συλλογή της Κεντρικής Βιβλιοθήκης υποστηρίζει τα Τμήματα του Ιδρύματος που εδρεύουν στην Άρτα: Τμήμα Ανθοκομίας και Αρχιτεκτονικής Τοπίου Τμήμα Ζωικής Παραγωγής Τμήμα Φυτικής Παραγωγής Τμήμα Τεχνολογίας Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών Τμήμα Λαϊκής και Παραδοσιακής Μουσικής, Υποστήριξε επίσης και τα μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών: Γεωργία και Περιβάλλον Αγροχημεία και Βιολογικές καλλιέργειες, που υλοποιήθηκαν από τα Πανεπιστήμια Αιγαίου και Ιωαννίνων αντίστοιχα, σε συνεργασία με το ΤΕΙ Ηπείρου. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη, σε συνεργασία με το προσωπικό και τα εποπτεύοντα όργανα των Περιφερειακών Βιβλιοθηκών, συντονίζει τη λειτουργία της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου και παρέχει πλήρεις υπηρεσίες στην ακαδημαϊκή κοινότητα του Ιδρύματος. Σελίδα 9 από 55

ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΙΩΑΝΝΙΝΩΝ Η Βιβλιοθήκη στεγάζεται σε χώρο 150 τ.μ. και διαθέτει στους χρήστες της 65 θέσεις ανάγνωσης, βιβλιοστάσιο και θέσεις Η/Υ. Η συλλογή αποτελείται από 8.300 περίπου τόμους βιβλίων, 24 τρέχουσες συνδρομές περιοδικών (ελληνικών και ξενόγλωσσων), πολυποίκιλο οπτικοακουστικό υλικό, πτυχιακές εργασίες, υλικό σεμιναρίων, πληροφοριακό υλικό κλπ. Το υλικό της Βιβλιοθήκης είναι κυρίως στην ελληνική γλώσσα, και δευτερευόντως σε άλλες γλώσσες, όπως η αγγλική και η γερμανική. Η συλλογή της Βιβλιοθήκης υποστηρίζει τα Τμήματα που εδρεύουν στα Ιωάννινα: Τμήμα Βρεφονηπιοκομίας Τμήμα Λογοθεραπείας Τμήμα Νοσηλευτικής καθώς και το μεταπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών: Νοσηλευτική Παθολογία, που υλοποιείται από το Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων σε συνεργασία με το ΤΕΙ Ηπείρου. ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΗΓΟΥΜΕΝΙΤΣΑΣ Η Βιβλιοθήκη στεγάζεται σε χώρο 200 τ.μ. και διαθέτει στους χρήστες της 60 θέσεις ανάγνωσης και θέσεις Η/Υ. Η συλλογή της αποτελείται από 8.600 περίπου τόμους βιβλίων, 27 τρέχουσες συνδρομές περιοδικών (ελληνικών και ξενόγλωσσων), ποικίλο οπτικοακουστικό υλικό, πτυχιακές εργασίες, υλικό σεμιναρίων, πληροφοριακό υλικό κλπ. Το υλικό της Βιβλιοθήκης είναι κυρίως στην ελληνική και αγγλική γλώσσα, αλλά και σε άλλες γλώσσες, όπως η γαλλική, ιταλική και γερμανική. Η συλλογή της υποστηρίζει τα Τμήματα του Ιδρύματος που εδρεύουν στην Ηγουμενίτσα: Τμήμα Εφαρμογών Ξένων Γλωσσών στη Διοίκηση και το Εμπόριο Τμήμα Ιχθυοκομίας - Αλιείας Τμήμα Τουριστικών Επιχειρήσεων ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΠΡΕΒΕΖΑΣ Η Βιβλιοθήκη στεγάζεται σε χώρο 120 τ.μ. διαθέτοντας στους χρήστες της 20 θέσεις ανάγνωσης και θέσεις H/Y για πρόσβαση στον ηλεκτρονικό κατάλογο της Σελίδα 10 από 55

βιβλιοθήκης και το διαδίκτυο. Η συλλογή της αποτελείται από 12.000 τόμους βιβλίων, 25 τρέχουσες συνδρομές περιοδικών (ελληνικών και ξενόγλωσσων), ποικίλο οπτικοακουστικό υλικό, οικονομικές εφημερίδες, φυλλάδια τραπεζών, πτυχιακές εργασίες, υλικό σεμιναρίων, πληροφοριακό υλικό κλπ. Το υλικό της Βιβλιοθήκης είναι κυρίως στην ελληνική και αγγλική γλώσσα. Η συλλογή υποστηρίζει τα Τμήματα που εδρεύουν στην Πρέβεζα: Τμήμα Λογιστικής Τμήμα Χρηματοοικονομικής και Ελεγκτικής ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΤΟΥ ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ Σύμφωνα με την την Κ.Α./679/22/8/96 (ΦΕΚ 826/ τ.β 10-9-96) ιδρύθηκε στο Τ.Ε.Ι Ηπείρου, ο Ειδικός Λογαριασμός για την αξιοποίηση των κονδυλίων επιστημονικής έρευνας, εκπαίδευσης, κατάρτισης, τεχνολογικής ανάπτυξης και παροχής σχετικών υπηρεσιών. Σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση του Φορέα Υλοποίησης Ο φορέας Υλοποίησης ταυτίζεται με το φορέα Λειτουργίας και είναι το ΤΕΙ Ηπείρου και ειδικότερα η Βιβλιοθήκη του. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης Έργου Η υλοποίηση του έργου θα παρακολουθείται και θα υποστηρίζεται από την Ομάδα Διοίκησης και συντονισμού του Έργου, της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου, η οποία θα διοικείται από τον Προϊστάμενο τμήματος, τον επιστημονικό υπεύθυνο, τον προϊστάμενο τμήματος και δυο (2) καθηγητές. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού Για τις ανάγκες υλοποίησης του διαγωνισμού της παρούσης διακήρυξης θα ορισθεί, με απόφασης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Ηπείρου, Επιτροπή Διενέργειας του Σελίδα 11 από 55

Διαγωνισμού με αρμοδιότητα τη διενέργεια του διαγωνισμού και την αξιολόγηση των προσφορών που θα υποβληθούν. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Με απόφαση του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Ηπείρου, θα ορισθεί η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)» με αρμοδιότητα την παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης του Φυσικού Αντικειμένου του έργου και την τμηματική και οριστική παραλαβή του. Επιτροπή Ελέγχου Ενστάσεων/Ενδικοφανών Προσφυγών Για την αξιολόγηση των ενστάσεων και των ενδικοφανών προσφυγών που τυχόν θα υποβληθούν στα πλαίσια διενέργειας του διαγωνισμού της παρούσας διακήρυξης θα οριστεί με απόφαση του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Ηπέιρου η «Επιτροπή εξέτασης ενστάσεων στο πλαίσιο διενέργειας διαγωνισμών» της οποίας τα μέλη είναι διαφορετικά από τα μέλη της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού. Α1.2 ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας ΔΟΜΗ ΤΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ Η Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου λειτουργεί ως ανεξάρτητο διοικητικό Τμήμα με τον τίτλο «Αυτοτελές Τμήμα Εκδόσεων και Βιβλιοθήκης». Η εσωτερική οργάνωση του Τμήματος της Βιβλιοθήκης περιλαμβάνει τους εξής άξονες: 1. Τμήμα Ανάπτυξης Συλλογής και Οικονομικής Διαχείρισης Αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση παραγγελιών και προσκτήσεων μετά από ανάλυση των πληροφοριακών αναγκών της ακαδημαϊκής κοινότητας, συγκεντρώνει, επεξεργάζεται τις νέες προτάσεις, εκτελεί τις παραγγελίες, παραλαμβάνει το νέο υλικό και εκδίδει καταλόγους με το νέο υλικό εμπλουτισμού της Βιβλιοθήκης. 2. Τμήμα Επεξεργασίας Έντυπου και Ηλεκτρονικού Υλικού Είναι αρμόδιο για τη βιβλιοθηκονομική επεξεργασία του υλικού (καταλογογράφηση, ταξινόμηση κλπ.) σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα και την ένταξή του στον ηλεκτρονικό κατάλογο της Βιβλιοθήκης. Φροντίζει για την άμεση παρουσίαση των νέων τίτλων (βιβλίων, περιοδικών, cdroms, κλπ.) στα ειδικά εκθετήρια του βιβλιοστασίου καθώς και την εξασφάλιση έγκαιρης ενημέρωσης των χρηστών για τις νέες αγορές. Έχει την ευθύνη της απόσυρσης και αποθήκευσης Σελίδα 12 από 55

απαρχαιωμένου υλικού, τη συντήρηση του υπάρχοντος μέσω της βιβλιοδέτησης και την αντικατάσταση του φθαρμένου υλικού. 3. Τμήμα Ηλεκτρονικής Τεκμηρίωσης και Οπτικοακουστικών Μέσων Αναλαμβάνει τη συγκέντρωση, ανάλυση και κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών της Βιβλιοθήκης για επιστημονική πληροφόρηση καθώς και την οργάνωση και διάθεση του οπτικοακουστικού υλικού. Προσφέρει μια σειρά από σύγχρονες τεχνολογικά υπηρεσίες τεκμηρίωσης σε ηλεκτρονική μορφή, όπως βάσεις δεδομένων σε οπτικούς δίσκους, ηλεκτρονικές υπηρεσίες απόκτησης άρθρων, δικτυακή πρόσβαση σε ελληνικές και διεθνείς βάσεις δεδομένων και στο διαδίκτυο. Οι βάσεις καλύπτουν ποικιλία επιστημονικών θεματικών πεδίων. 4. Τμήμα Δανεισμού, Δια-δανεισμού και Υπηρεσιών προς τους Χρήστες Το Τμήμα αυτός ενεργεί με στόχο: α) την καλύτερη εξυπηρέτηση των χρηστών όσον αφορά τον δανεισμό, διαδανεισμό και τις κρατήσεις ακολουθώντας τους κανόνες δανεισμού και διαδανεισμού του Κανονισμού Λειτουργίας της Βιβλιοθήκης β) την παροχή βοήθειας στη χρήση των ηλεκτρονικών μέσων και του οπτικοακουστικού υλικού δ) τη διοργάνωση ειδικών εκπαιδευτικών σεμιναρίων σχετικών με τη χρήση του καταλόγου της Βιβλιοθήκης και των άλλων ηλεκτρονικών πηγών πληροφόρησης. 5. Τμήμα λειτουργίας «Αρχείου Ελληνικής Μουσικής» Αναλαμβάνει την διεκπεραίωση παραγγελιών νέου υλικού, ενώ συγχρόνως επεξεργάζεται το ήδη υπάρχον υλικό με την επιστημονική υποστήριξη του Τμήματος Λαϊκής και Παραδοσιακής Μουσικής του ΤΕΙ Ηπείρου Για τον έλεγχο και την παρακολούθηση των Δράσεων που περιλαμβάνει η Πράξη με τίτλο «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου», το Ίδρυμα έχει ορίσει: Α) Την Ομάδα Ελέγχου και Παρακολούθησης του Υποέργου και των υποχρεώσεων του Αναδόχου η οποία θα απαρτίζεται από τους: - Κοκκώνη Γεώργιο, Καθηγητή Εφαρμογών, Επιστημονικό Υπεύθυνο της Πράξης, ο οποίος ασκεί και τα καθήκοντα Επιστημονικού Υπευθύνου της Βιβλιοθήκης από το 2005 - Θεοδωρίκα Χριστίνα, Βιβλιοθηκονόμο στην Κεντρική Βιβλιοθήκη (Άρτα) Σελίδα 13 από 55

Γκουνταβά Ευφροσύνη, Βιβλιοθηκονόμο στην Βιβλιοθήκη του Παραρτήματος Ιωαννίνων - Θεοδωρίκα Ελένη, Βιβλιοθηκονόμο στην Βιβλιοθήκη του Παραρτήματος Πρέβεζας Η Ομάδα αποτελείται από προσωπικό με μεγάλη εμπειρία σε ζητήματα διαχείρισης αντίστοιχων Προγραμμάτων και πολύ καλή γνώση του αντικειμένου. Β) Την Ομάδα Διαχειριστικής Υποστήριξης και Ελέγχου του Υποέργου η οποία απαρτίζεται από τους: - Μαρέτα Δημήτρη, Υπεύθυνο Γραφείου Προγραμματισμού Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων του ΤΕΙ Ηπείρου - Νάση Ευαγγελία, Υπεύθυνη Γραφείου Διοικητικών και Οικονομικών Συναλλαγών του ΕΛΚΕ ΤΕΙ Ηπείρου Η Ομάδα αποτελείται από προσωπικό με μεγάλη εμπειρία σε ζητήματα διαχείρισης αντίστοιχων Προγραμμάτων και κυρίως στο πεδίο της διαχειριστικής υποστήριξης και παρακολούθησης όπως για παράδειγμα η επικοινωνία με την ΕΥΔ, ο Προσυμβατικός Έλεγχος, Η σύνταξη των Δελτίων δήλωσης δαπανών κλπ. A1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Σύμφωνα με τον Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ (Π.Δ. 116 / ΦΕΚ 105/30.05.1997, οι διοικητικές υπηρεσίες του ΤΕΙ ΗΠΕΙΡΟΥ διαρθρώνονται σε οργανικές μονάδες ως εξής: Α) Διευθύνσεις 1. Διεύθυνση Διοικητικού Οικονομικού 2. Διεύθυνση Συντονισμού Σπουδών & Σπουδαστικής Μέριμνας 3. Διεύθυνση Αγροκτήματος Β) Αυτοτελή Τμήματα 1. Τμήμα Πληροφορικής 2. Τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών 3. Τμήμα Δημοσίων & Διεθνών Σχέσεων 4. Τμήμα Εκδόσεων & Βιβλιοθήκης 5. Γραμματεία Πρόεδρου Αντιπροέδρων 6. Γραμματείες Σχολών (μία για κάθε Σχολή) Σελίδα 14 από 55

7. Γραμματείες Τμημάτων (μία για κάθε Τμήμα) Γ) Αυτοτελή Γραφεία 1. Γραφείο Ερευνητικών & Εκπαιδευτικών Προγραμμάτων (Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας) Δ) Παραρτήματα Ακολουθεί το ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ Τ.Ε.Ι. ΗΠΕΙΡΟΥ - ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Έχουν περιγραφεί λεπτομερώς στα κεφάλαια Α1.1.1. και Α1.2.1, όπου αναφέρονται οι Τομείς που δραστηριοποιείται η βιβλιοθήκη. Σελίδα 15 από 55

Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στη Βιβλιοθήκη του Ιδρύματος, Κεντρική και Παραρτημάτων υπάρχει ένας σημαντικός αριθμός τεχνολογικού-ηλεκτρονικού εξοπλισμού ο οποίος περιγράφεται στον παρακάτω πίνακα. ΕΙΔΟΣ ΧΩΡΟΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑ Web Server Κεντρική Βιβλιοθήκη Άρτας 1 Προσωπικοί Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές συνδεδεμένοι σε Δίκτυο Κεντρική Βιβλιοθήκη Άρτας 10 Προσωπικοί Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές συνδεδεμένοι σε Δίκτυο Προσωπικοί Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές συνδεδεμένοι σε Δίκτυο Προσωπικοί Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές συνδεδεμένοι σε Δίκτυο Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Ιωαννίνων Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Ηγουμενίτσας Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Πρέβεζας 2 1 3 LASER εκτυπωτές Κεντρική Βιβλιοθήκη Άρτας 4 LASER εκτυπωτές LASER εκτυπωτές LASER εκτυπωτές Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Ιωαννίνων Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Ηγουμενίτσας Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Πρέβεζας 1 1 1 Scanners Κεντρική Βιβλιοθήκη Άρτας 3 Scanners Scanners Scanners Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Ιωαννίνων Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Ηγουμενίτσας Βιβλιοθήκη Παραρτήματος Πρέβεζας 1 1 1 Όλες οι Βιβλιοθήκες συνδέονται μέσω δικτύου με τον κεντρικό Server ο οποίος είναι εγκατεστημένος στην Κεντρική Βιβλιοθήκη, στον οποίο είναι εγκατεστημένο το Λογισμικό βιβλιοθηκονομικής επεξεργασίας ADVANCE, ο κατάλογος της Σελίδα 16 από 55

Βιβλιοθήκης (ADVANCE WebOPAC), καθώς και μια σειρά από ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως η υπηρεσία δανεισμού και διαδανεισμού υλικού. Υπάρχει επίσης πρόσβαση μέσω Διαδικτύου σε καταλόγους άλλων βιβλιοθηκών, πηγές πληροφόρησης, το Συλλογικό Κατάλογο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, την Πύλη HEALINK, την Πύλη Ζέφυρος, καθώς και άλλοι σχετικοί σύνδεσμοι. Μέσω της παρούσας Πράξης η Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου, όπως αναλυτικά καταγράφηκε στο κεφάλαιο Α1.1.1, ενίσχυσε την υποδομή της αποκτώντας: - 1 server για την φιλοξενία του Ιδρυματικού Αποθετηρίου του Ιδρύματος - Λογισμικό διαχείρισης Ιδρυματικού Αποθετηρίου ανοιχτού κώδικα, το DSpace, το οποίο είναι σύμφωνο με την έκδοση που διαθέτει ο ΣΕΑΒ (healmeta). - Εφαρμογή διαχείρισης Ιδρυματικού Αποθετηρίου και Ερευνητικής Δραστηριότητας, βασιμένη στο DSpace. Οι εφαρμογές τροφοδοτούνται ήδη με τις εργασίες που έχουν κατατεθεί, αφού προηγηθεί η ψηφιακή επεξεργασία τους. - Εφαρμογή διαχείρισης Αρχείου Ελληνικής Μουσικής, η οποία έχει εγκατασταθεί σε server της βιβλιοθήκης και αξιοποιεί το λογισμικό V-Smart Allweb. Οι ανωτέρω εφαρμογές εντάσσονται στο Υποέργο 1 της Πράξης με τίτλο «Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου» Σελίδα 17 από 55

Α2. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ, ΣΤΟΧΟΙ ΚΑΙ ΚΡΙΣΙΜΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ Α2.1 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ Υποέργο 3: «Σύγχρονες Ψηφιακές Υπηρεσίες ταυτοποίησης/διαχείρισης & πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification) και Υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery Search) για την Ανάπτυξη των Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης ΤΕΙ Ηπείρου» Το αντικείμενο του Υποέργου 5 περιλαμβάνει ενέργειες από τον ανάδοχο για την ανάπτυξη σύγχρονων ψηφιακών υπηρεσιών ταυτοποίησης / διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification) και την υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery search) στο σύνολο των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που αναπτύσσονται στο πλαίσιο της Πράξης και στον Κατάλογο της Βιβλιοθήκης. Συγκεκριμένα την ανάπτυξη μιας υπηρεσίας που θα δίνει στους χρήστες τη δυνατότητα να υποβάλουν αναζητήσεις στο σύνολο των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της βιβλιοθήκης (Αποθετήρια, Κατάλογος Βιβλιοθήκης, Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Ελληνικής Μουσικής) και να λαμβάνουν ενοποιημένα αποτελέσματα ενώ μέσω αυτής εφ όσον το επιλέγουν, θα μπορούν να μεταφέρονται αυτόματα στη συγκεκριμένη υπηρεσία και να αξιοποιούν τις δυνατότητές της. Τα παραδοτέα του Υποέργου 5 περιλαμβάνουν: την τοποθέτηση και ενεργοποίηση ετικετών RFID στα τεκμήρια της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου την υλοποίηση ψηφιακών υπηρεσιών RFID στη Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου (αυτοματοποιημένες υπηρεσίες δανεισμού-ανανέωσης τεκμηρίων και επιστροφής τεκμηρίων, τον ηλεκτρονικό εντοπισμόαπογραφή των και διαδραστική ταξιθέτηση τεκμηρίων στα ράφια) την πιλοτική και παραγωγική λειτουργία των υπηρεσιών του συστήματος RFID την εκπαίδευση των χρηστών και διαχειριστών του συστήματος RFID και την παράδοση σχετικού εκπαιδευτικού υλικού (οδηγοί χρήσης) Σελίδα 18 από 55

Την ενδυνάμωση της τεχνολογικής υποδομής της Κεντρικής Βιβλιοθήκης με την απόκτηση ενός ακόμη εξυπηρετητητή (server) και μιας μονάδας αποθήκευσης ψηφιοποιημένου υλικού μεγάλου όγκου (NAS Network Attached Storage) ολοκληρωμένη υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης σε όλες τις ψηφιακές υπηρεσίες της βιβλιοθήκης ανεξαρτήτως λογισμικού διαχείρισης και format. Ο σχετικός εξοπλισμός, η προμήθεια και εγκατάσταση του οποίου αποτελεί παραδοτέα του Υποέργου 5 περιλαμβάνει τα εξής: Συσκευή για προγραμματισμό των ετικετών που χρησιμοποιείται και για τον δανεισμό/επιστροφή των τεκμηρίων: τεμάχια 2 Φορητή συσκευή αναγνώρισης RFID για απογραφή, εντοπισμό στα ράφια και διαχειριστικές εργασίες της συλλογής της Βιβλιοθήκης: τεμάχια 1 Σύστημα αυτόματου δανεισμού/ανανέωσης δανεισμού με ηλεκτρομαγνητική και RFID τεχνολογία για δανεισμό/ ανανέωση δανεισμού χωρίς μεσολάβηση του προσωπικού: τεμάχια 2 Λογισμικό για τη διαχείριση των συσκευών RFID: άδεια 1/συσκευή Ένα (1) εξυπηρετηρή για τη φιλοξενία του συστήματος ενοποιημένης αναζήτησης Μία (1) μονάδα Αποθήκευσης μεγάλου όγκου δεδομένων (NAS) Α2.2 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Δύο βασικά ζητήματα που απασχολούν ιδιαίτερα τις ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες οι οποίες διαθέτουν σημαντικές συλλογές, είναι η απογραφή και η ασφάλεια του υλικού τους. Τα τελευταία χρόνια έχουν αυξηθεί σημαντικά τα παρεχόμενα προπτυχιακά κα μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών στο ΤΕΙ Ηπείρου, με αποτέλεσμα την αύξηση τόσο του αριθμού των χρηστών της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου (ξεπερνά τις 10.000 εκ των οποίων περίπου το 30% είναι πολίτες), όσο και της έντυπης συλλογής της (40.000 τόμοι), γεγονός που όμως δεν συνοδεύτηκε και από αντίστοιχη αύξηση του διαθέσιμου εξειδικευμένου προσωπικού. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα την σημαντική αύξηση του αριθμού των δανεισμών του υλικού της συλλογής και κατά συνέπεια την ανάγκη για απασχόληση μεγαλύτερου αριθμού προσωπικού σε αυτή τη δραστηριότητα, ενώ παράλληλα δυσκόλεψε σε πολύ μεγάλο βαθμό την απογραφή των τεκμηρίων και κατέστησε σχεδόν αδύνατο τον εντοπισμό τεκμηρίων που οι χρήστες τοποθετούν σε λάθος ράφι στη ίδια ή άλλη αίθουσα (από αμέλεια ή και σκοπίμως μερικές φορές). Η τεχνολογία ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification) χρησιμοποιείται πλέον ευρέως στις Βιβλιοθήκες του Σελίδα 19 από 55

εξωτερικού ώστε με την επικόλληση ετικετών (tags) RFID η απογραφή και ο εντοπισμός λανθασμένα τοποθετημένων στο ράφι, κλεμμένων και κρατημένων από τους χρήστες τεκμηρίων να γίνεται πολύ πιο γρήγορα, αποτελεσματικά και χωρίς λάθη. Επιπρόσθετα η τεχνολογία RFID στις βιβλιοθήκες δίνει τη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης των χρηστών μέσω σταθμών αυτόματου δανεισμού και επιστροφής υλικού, ενώ παράλληλα σε σχέση με την τεχνολογία ετικετών γραμμοκώδικα είναι τεχνικά δυνατός ο ταυτόχρονος δανεισμός και επιστροφή πολλαπλών τεκμηρίων χωρίς να χρειαστεί να ανοιχτούν, κάτι που επιταχύνει αρκετά τις σχετικές διαδικασίες. Παράλληλα βιβλιοθήκες που έχουν εγκαταστήσει συστήματα RFID μπορούν να δώσουν τη δυνατότητα στους χρήστες τους να εντοπίζουν τα τεκμήρια στα ράφια με τη χρήση φορητών αναγνωστών Personal Digital Assistants (PDAs) και να πλοηγούνται στο χώρο της βιβλιοθήκης, κάτι που μπορεί να έχει ιδιαίτερη εφαρμογή για την εξυπηρέτηση χρηστών που είναι τυφλοί ή έχουν προβλήματα όρασης. Μέσω του παρόντος διαγωνισμού θα γίνει ανάπτυξη σύγχρονων ψηφιακών υπηρεσιών ταυτοποίησης/διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification). Οι υπηρεσίες περιλαμβάνουν την αυτοματοποιημένη και προσωποποιημένη υπηρεσία δανεισμού, ανανέωσης δανεισμού και επιστροφής τεκμηρίων, την υπηρεσία ηλεκτρονικού εντοπισμού - απογραφής των τεκμηρίων στα ράφια, καθώς και τη διαδραστική ταξιθέτησή τους σε αυτά. Η παρεχόμενη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης των χρηστών σε συνδυασμό με τη δυνατότητα γρήγορης και αποτελεσματικής απογραφής ή/και εντοπισμού των τεκμηρίων αφ ενός μεν συμβάλει στην ταχύτερη εξυπηρέτηση των χρηστών, αφ ετέρου επιτρέπει στη Βιβλιοθήκη να κάνει αποτελεσματικότερη χρήση του διαθέσιμου χρόνου του προσωπικού της, καθώς μέλη της που απασχολούνται στο δανεισμό, την επιστροφή και τον έλεγχο του υλικού μπορούν να απασχοληθούν σε άλλες πιο παραγωγικές εργασίες, και με αυτόν τον τρόπο συμβάλλει ουσιαστικά στη βιωσιμότητα παροχής των ψηφιακών (και άλλων) υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης μετά τη λήξη του έργου, καθώς το παραπάνω προσωπικό μπορεί να στηρίξει πολύ καλύτερα τις νέες υπηρεσίες. H Υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery search) στο σύνολο των ηλεκτρονικών υπηρεσιών θα συμβάλει ουσιαστικά στην εξυπηρέτηση των σπουδαστών, του διδακτικού προσωπικού και των χρηστών εν γένει, καθώς θα διευκολύνει την αναζήτηση των κατάλληλων πηγών για την εκπαιδευτική διαδικασία. Σελίδα 20 από 55

Α2.3 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Στα πλαίσια του παρόντος διαγωνισμού θα υλοποιηθεί το ΦΑ του Υποέργου 3 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» (ΕΣΠΑ 2007-2013) πράξης (έργου) με τίτλο " Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου " και κωδικό ΟΠΣ 304208. Πιο συγκεκριμένα ο ανάδοχος του διαγωνισμού οφείλει να υλοποιήσει πλήρως το παρακάτω περιγραφόμενο ΦΑ του Υποέργου 5 της σχετικής πράξης. Υποέργο 5 «Σύγχρονες Ψηφιακές Υπηρεσίες ταυτοποίησης/διαχείρισης & πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification) και Υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery Search) για την Ανάπτυξη των Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης ΤΕΙ Ηπείρου». 1 η Ενότητα: Αντικείμενο του Υποέργου 5 είναι η ανάπτυξη σύγχρονων υπηρεσιών ταυτοποίησης πρόσβασης διαχείρισης στους χώρους, τις συλλογές και τις υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου, με σκοπό την ταχύτερη και απρόσκοπτη εξυπηρέτηση των χρηστών της. Οι υπηρεσίες αυτές θα βασίζονται στην τεχνολογία ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (Radio Frequency Identification RFID) και θα παρέχουν ένα σύγχρονο, ασφαλές και αποτελεσματικό περιβάλλον δανεισμού των βιβλίων, με χρήση της υπάρχουσας κάρτας μέλους Βιβλιοθήκης (barcode) σε συνδυασμό με την RFID ετικέτα του βιβλίου και αυτόματη καταγραφή των δανειζόμενων / τίτλων χωρίς την εμπλοκή του προσωπικού της Βιβλιοθήκης. Η δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης για την επιστροφή υλικού, την ενημέρωση των χρηστών για τις οφειλές τους και το δανεισμό υλικού επιτρέπει στο κοινό να χρησιμοποιεί τη βιβλιοθήκη αποτελεσματικά και χωρίς καθυστερήσεις και αναμονές στην ουρά εξυπηρέτησης. Στα πλαίσια του Υποέργου 5 από τον ανάδοχο του διαγωνισμού θα γίνει εγκατάσταση, παραμετροποίηση και λειτουργία συστήματος RFID στη Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου. Θα αναπτυχθούν σύγχρονες υπηρεσίες ταυτοποίησης/διαχείρισης και πρόσβασης στη συλλογή της (αυτοματοποιημένη και προσωποποιημένη υπηρεσία δανεισμού, ανανέωσης δανεισμού και επιστροφής τεκμηρίων και υπηρεσία ηλεκτρονικού εντοπισμού απογραφής των τεκμηρίων στα ράφια, καθώς και διαδραστική ταξιθέτησή τους σε αυτά). Σελίδα 21 από 55

Εικ. 1. Λειτουργίες συστήματος RFID σε Βιβλιοθήκη (η εικόνα είναι τροποποιημένη έκδοση της αρχικής που βρίσκεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση: http://www.rfidlibrary.com) Ειδικότερα το υποέργο περιλαμβάνει: Την παράδοση στη Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου καθώς και την τοποθέτηση και ενεργοποίηση από τον ανάδοχο 40.000 ετικετών RFID ετικετών στα τεκμήρια του αντίστοιχου υλικού της συλλογής της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου η οποία θα γίνει ως εξής: 30.000 ετικέτες θα τοποθετηθούν και θα ενεργοποιηθούν από τον ανάδοχο και οι υπόλοιπες 10.000 ετικέτες θα παραδοθούν από τον ανάδοχο στο αρμόδιο προσωπικό της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου το οποίο θα τις τοποθετήσει σε και θα τις ενεργοποιήσει σταδιακά μετά από κατάλληλη εκπαίδευση από τον ανάδοχο. Οι ετικέτες RFID θα τοποθετηθούν τόσο σε έντυπο (βιβλία), όσο και στο ηλεκτρονικό/οπτικοακουστικό υλικό (π.χ. CD-ROMs, DVDs, Videos) της Βιβλιοθήκης. Την παραμετροποίηση, σύνδεση και ολοκλήρωση του περιβάλλοντος RFID με το υπάρχον ολοκληρωμένο σύστημα βιβλιοθήκης Geac-Advance που χρησιμοποιεί η Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου. Η παραμετροποίηση θα γίνει μέσω του πρωτοκόλλου επικοινωνίας SIP2. Μέσω της παρούσης σύνδεσης θα τεθούν σε λειτουργία οι δύο συσκευές προγραμματισμού των ετικετών που θα χρησιμοποιούνται από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης για τον δανεισμό/επιστροφή των τεκμηρίων, το σύστημα αυτόματου δανεισμού και η φορητή συσκευή αναγνώρισης RFID για την απογραφή και τον εντοπισμό των τεκμηρίων στα ράφια και διαχειριστικές εργασίες της συλλογής της βιβλιοθήκης. Σελίδα 22 από 55

Η παραμετροποίηση του ILS Geac-Advance ώστε να υποστηρίζει την επικοινωνία με το συγκεκριμένο πρωτόκολλο θα γίνει με αποκλειστική ευθύνη του αναδόχου σε συνεργασία με εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο του λογισμικού Geac-Advance ή απ ευθείας με την μητρική εταιρεία, ενώ το σχετικό κόστος θα επιβαρύνει τον ανάδοχο καθώς περιλαμβάνεται στον προϋπολογισμό του Υποέργου 5. Την ενεργοποίηση υπηρεσίας αυτοεξυπηρέτησης χρηστών με την προμήθεια ενός σταθμού RFID. Οι χρήστες μέσω της κάρτας μέλους (barcode χρήστη σε τρέχουσα φάση αλλά με δυνατότητα χρήσης RFID καρτών στο μέλλον χωρίς αλλαγή εξοπλισμού) θα αναγνωρίζονται αυτόματα από το σταθμό με απευθείας επικοινωνία με το λογισμικό Geac-Advance της Βιβλιοθήκης και θα είναι σε θέση να εκτελέσουν τις ακόλουθες ενέργειες χωρίς την εμπλοκή προσωπικού της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου: Δανεισμό Επιστροφή υλικού Ενημέρωση κατάστασης λογαριασμού Πληρωμή καθυστερήσεων Λήψη απόδειξης των συναλλαγών τους Την υπηρεσία απογραφής των βιβλίων της Βιβλιοθήκης και άμεσου εντοπισμού τίτλων εντός της συλλογής. Ο μέσος χρόνος απογραφής με την τεχνολογία RFID υπολογίζεται σε 10 ανά ένα μέτρο ραφιού. Για τον δε εντοπισμό των λάθος ταξινομημένων τίτλων υπολογίζεται ότι η βιβλιοθήκη σήμερα διαθέτει εντός της συλλογής και σε λάθος θέση τουλάχιστον το 10% των βιβλίων που θεωρεί απωλεσθέντα. Την εκπαίδευση (συμβατική και επιτόπια υποστήριξη on the job training) των χρηστών και του αρμόδιου προσωπικού της Βιβλιοθήκης. Την παροχή υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης πιλοτικής και παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος και των υπηρεσιών RFID της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου Εξοπλισμός και λογισμικό RFID Συσκευή για προγραμματισμό των ετικετών που χρησιμοποιείται και για τον δανεισμό/επιστροφή των τεκμηρίων: τεμάχια 2 Φορητή συσκευή αναγνώρισης RFID για απογραφή, εντοπισμό στα ράφια και διαχειριστικές εργασίες της συλλογής της Βιβλιοθήκης: τεμάχια 1 Σύστημα αυτόματου δανεισμού/ανανέωσης δανεισμού με ηλεκτρομαγνητική και RFID τεχνολογία για δανεισμό/ ανανέωση δανεισμού χωρίς μεσολάβηση του προσωπικού: τεμάχιο 2 Λογισμικό για τη διαχείριση των συσκευών RFID: άδεια 1/συσκευή Σελίδα 23 από 55

2 η Ενότητα: Υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery Search) στις Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου) Όπως αναφέραμε η υπηρεσία αυτή έχει στόχο να καταστήσει διαθέσιμο ηλεκτρονικά το σύνολο του υλικού που έχει καταχωρηθεί στις διαφορετικές Υπηρεσίες που διαθέτει η Βιβλιοθήκη ( Κατάλογος βιβλιοθηκονομικού υλικού, Αποθετήρια, Ψηφιακή Βιβλιοθήκη Ελληνικής Μουσικής, κ.ά.) Για το σκοπό αυτό: Θα γίνει ενοποίηση των δεδομένων των διάφορων ψηφιακών πηγών σε επίπεδο format Θα αναπτυχθεί ευέλικτο, φιλικό interface επικοινωνίας με τους χρήστες, με πλήρη υποστήριξη των μέσων κοινωνικής δικτύωσης (Web 2.0) και με εξασφάλιση σύνδεσης στις πηγές προέλευσης των εγγραφών, αν το επιλέξει ο χρήστης Θα εξασφαλίζεται η εύκολη, χωρίς παρέμβαση τεχνικού ενημέρωση της υπηρεσίας ανιαίας αναζήτησης με νεοεισερχόμενο υλικό Θα επιτευχθεί η διάθεση τουλάχιστον 80.000 εγγραφών της βιβλιοθήκης (Κατάλογος Opac), των αποθετηρίων και της ψηφιακής βιβλιοθήκης στο εκπαιδευτικό προσωπικό, του σπουδαστές του ΤΕΙ και την ευρύτερη Ακαδημαϊκή Κοινότητα καθώς και το ευρύ κοινό των ενδιαφερομένων. Στο πλαίσιο της ενότητας αυτής θα γίνει επίσης η προμήθεια ενός (1) εξυπηρετητή και μιας (1) μονάδας αποθήκευσης μεγάλου όγκου δεδομένων. Α2.4 ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ Η υλοποίηση του ΦΑ της πράξης " Υπηρεσίες Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης του Τ.Ε.Ι. Ηπείρου " μέσω της διενέργειας του παρόντος διαγωνισμού, συμβάλει στην απλούστευση της διαδικασίας του δανεισμού στην Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου αξιοποιώντας τις ΤΠΕ, ενισχύοντας παράλληλα το στόχο της τοποθέτησης της τεχνολογίας στην υπηρεσία των εκπαιδευτικής διαδικασίας. Παράλληλα, γίνεται αποτελεσματικότερη και η χρήση διακίνησης υλικού της βιβλιοθήκης, από οποιονδήποτε, οποτεδήποτε και οπουδήποτε. Ειδικότερα με την υλοποίηση του ΦΑ του παρόντος διαγωνισμού: Μέρος των υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου θα είναι διαθέσιμες και προσβάσιμες στον χρήστη μέσω εναλλακτικών δικτύων και σημείων. Σημαντικό μέρος του υλικού της θα διατεθεί ως ψηφιακή βιβλιοθήκη στους ενδιαφερόμενους, με πλήρη δικαιώματα και με δυνατότητα πρόσβασης από οπουδήποτε μέσω δικτύου. Μέσω της λειτουργίας συστήματος RFID στην Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου υλοποιούνται ασφαλέστερες και αποτελεσματικότερες διαδικασίες Σελίδα 24 από 55

εξυπηρέτησης των πολιτών χρηστών της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου και βελτιώνεται η ποιότητα της παρεχόμενων σε αυτούς υπηρεσιών, ενώ αναβαθμίζεται το επίπεδο εξυπηρέτησής καθώς οι ίδιοι μπορούν να δανείζονται και να επιστρέφουν μόνοι τους υλικό οποιαδήποτε στιγμή χωρίς την παρέμβαση του προσωπικού και τελικά να συμμετέχουν ενεργά στη βελτίωση των παρεχόμενων σε αυτούς υπηρεσιών. Μειώνεται η γραφειοκρατία στην καθημερινή λειτουργία της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου. Γίνεται εξοικονόμηση χρόνου (τόσο τους υπαλλήλους της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου, όσο και για τους συναλλασσόμενους χρήστες). Παράλληλα, η διενέργεια του παρόντος διαγωνισμού συμβάλλει στην επίτευξη βασικών στόχων του ΕΠ Ψηφιακή Σύγκλιση όπως: η εισαγωγή αποτελεσματικότερων διαδικασιών εξυπηρέτησης των πολιτών, η υποστήριξη της ενημέρωσης, κατάρτισης και εκπαίδευσης η αύξηση της αξιοποίησης των ΤΠΕ στην εκπαιδευτική διαδικασία η αποδοτικότερη λειτουργία των φορέων του ευρύτερου δημόσιου τομέα η ηλεκτρονική διαθεσιμότητα των διαδικασιών η επαρκέστερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών η αξιοποίηση των ΤΠΕ με στόχο τη βελτίωση της ποιότητας των παρεχομένων υπηρεσιών από τη Δημόσια Διοίκηση στους πολίτες η αύξηση παραγωγικότητας και βελτίωση του εργασιακού χώρου Ωφελούμενοι είναι όλοι οι χρήστες της συλλογής και των υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου, καθώς: η εξυπηρέτηση τους θα γίνεται αποτελεσματικότερα χωρίς να χρειάζεται αύξηση του προσωπικού θα αυξηθεί ο βαθμός αυτοματοποίησης των σχετικών διαδικασιών της Βιβλιοθήκης και θα μειωθεί το ποσοστό ανθρώπινων λαθών σε αυτές θα αυξηθεί η αποδοτικότητα και παραγωγικότητα των υπαλλήλων της Βιβλιοθήκης. θα είναι ευκολότερη και πιο συχνή η απογραφή του υλικού και η διόρθωση σφαλμάτων ταξινόμησης θα είναι ευκολότερος ο εντοπισμός εντός των συλλογών λάθος ταξινομημένου υλικού θα διευκολυνθεί ο εντοπισμός και η προσβασιμότητα σε αξιόλογο υλικό που παράγεται στο ΤΕΙ Ηπείρου Σελίδα 25 από 55

Στόχοι και Έκταση του Διαγωνισμού Οι βασικοί στόχοι της υλοποίησης του ΦΑ του παρόντος διαγωνισμού είναι: 1. Στόχος 1: Οι χρήστες που θα χρησιμοποιήσουν πιλοτικά την υπηρεσία αυτόματου δανεισμού να είναι τουλάχιστον 500 άτομα/μήνα 2. Στόχος 2: Η κατά 50% μείωση της ουράς αναμονής για συναλλαγές δανεισμού μέσω της λειτουργίας του συστήματος αυτόματου δανεισμού 3. Στόχος 3: Η κατά 80% μείωση χρονικής διάρκειας απογραφής της συλλογής με χρήση αυτοματοποιημένης RFID διαχείρισης 4. Στόχος 4: Η αύξηση της προσβασιμότητας στην Ψηφιακή Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου και κατά συνέπεια η βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους χρήστες. Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Διαγωνισμού Μετρήσιμος Στόχος Αριθμός χρηστών που χρησιμοποιούν πιλοτικά την υπηρεσία αυτόματου δανεισμού Μείωση της ουράς αναμονής για συναλλαγές δανεισμού Αύξηση της προσβασιμότητας στην Ψηφιακή Βιβλιοθήκη % μείωσης της χρονικής διάρκειας απογραφής της συλλογής με χρήση αυτοματοποιημένης διαχείρισης βιβλιοθήκης RFID Τιμή >500 50% 100% 80% Σελίδα 26 από 55

Α3. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Α3.1 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Υπηρεσίες RFID Ο διαγωνισμός αποσκοπεί στον σχεδιασμό και υλοποίηση ενός συστήματος RFID που θα παρέχει τις παρακάτω υπηρεσίες: Αυτοματοποιημένη και προσωποποιημένη υπηρεσία δανεισμού και ανανέωσης δανεισμού τεκμηρίων στη Βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Ηπείρου Υπηρεσία ηλεκτρονικού εντοπισμού και διαδραστικής ταξιθέτησης τεκμηρίων στα ράφια της Βιβλιοθήκης Υπηρεσία ηλεκτρονικής απογραφής των τεκμηρίων στα ράφια της Βιβλιοθήκης Οι ενέργειες που απαιτούνται για την υλοποίηση των παραπάνω υπηρεσιών περιγράφονται στην παράγραφο Α.4.3 της παρούσης Υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery Search) Yπηρεσία προβολής και διάχυσης των ηλεκτρονικών πηγών που αναπτύσσονται ή έχουν αναπτυχθεί στη Βιβλιοθήκη του Ιδρύματος προς τους χρήστες της βιβλιοθήκης, την ακαδημαϊκή κοινότητα και το ευρύ κοινό με αξιοποίηση των σύγχρονων μεθόδων επικοινωνίας, αναζήτησης/ ανάκτησης και κοινωνικής δικτύωσης. Πίνακας 2: Περιγραφή Υπηρεσιών Διαγωνισμού Περιγραφή Υπηρεσίας Αυτοματοποιημένη και προσωποποιημένη υπηρεσία δανεισμού και ανανέωσης δανεισμού τεκμηρίων Βιβλιοθήκης Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Αναγνωριστικό χρήστη και τεκμηρίων Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Δανεισμός και Ανανέωση Δανεισμού Τεκμηρίων Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποί ησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) 1 Υπηρεσία ηλεκτρονικού εντοπισμού και διαδραστικής ταξιθέτησης τεκμηρίων στα ράφια της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ Υπηρεσία ηλεκτρονικής απογραφής των τεκμηρίων Αναγνωριστικό τεκμηρίων Αναγνωριστικό τεκμηρίων Ταξιθέτηση Τεκμηρίων 2, 3 Απογραφή Τεκμηρίων 2, 3 Σελίδα 27 από 55

στα ράφια της Βιβλιοθήκης Υπηρεσία αναζήτησης Search) ενοποιημένης (Discovery Βάσεις δεδομένων που δημιουργούνται από άλλες υπηρεσίας, ανεξάρτητα από το format τους Ψηφιακή βιβλιοθήκη με ενιαία αναζήτηση και χαρακτηριστικά Web 2.0 2,3 Σημειώνεται ότι τα παραπάνω δεδομένα εισόδου-εξόδου είναι ενδεικτικά. Τα δεδομένα ενδέχεται να επικαιροποιηθούν ή/και να οριστικοποιηθούν στο πλαίσιο του προγράμματος υλοποίησης του Έργου (ή στο παραδοτέο «μελέτη φαρμογής»). Α3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ Εξοπλισμός και Λογισμικό Υποδομής Υπηρεσίας RFID Για την υποστήριξη της υλοποίησης του ΦΑ Υποέργου 3 «Σύγχρονες Ψηφιακές Υπηρεσίες ταυτοποίησης/διαχείρισης & πρόσβασης στη συλλογή της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου με χρήση τεχνολογίας ταυτοποίησης μέσω ραδιοσυχνοτήτων (RFID: Radio Frequency Identification) και Υπηρεσία ενοποιημένης αναζήτησης (Discovery Search) για την Ανάπτυξη των Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ανοικτής Πρόσβασης ΤΕΙ Ηπείρου» της παρούσης απαιτείται η προμήθεια και εγκατάσταση του παρακάτω εξοπλισμού και λογισμικού υποδομής. Οι παραπομπές στους πίνακες ελάχιστων προδιαγραφών του παραρτήματος Γ της παρούσης διακήρυξης εμφανίζονται στην τελευταία στήλη του πίνακα, ενώ οι γενικές απαιτήσεις αναφέρονται στον πίνακα C3.1 του παραρτήματος Γ. Α/Α Περιγραφή 1. Εξοπλισμός Μονάδα Μέτρησης Ποσότητα Ελάχιστες Προδιαγραφές 1.1 Συσκευή για προγραμματισμό των ετικετών που χρησιμοποιείται και για τον δανεισμό/επιστροφή των τεκμηρίων (σταθμός εργασίας προσωπικού) 1.2 Φορητή συσκευή αναγνώρισης RFID για απογραφή, εντοπισμό στα ράφια και διαχειριστικές εργασίες της συλλογής την βιβλιοθήκης 1.3 Σύστημα αυτόματου δανεισμού/ ανανέωσης δανεισμού με ηλεκτρομαγνητική και RFID τεχνολογία για δανεισμό/ανανέωσης δανεισμού χωρίς μεσολάβηση του προσωπικού Τεμάχια 2 C3.4 Τεμάχια 1 C3.5 Τεμάχια 2 C3.2 Σελίδα 28 από 55

Α/Α Περιγραφή Μονάδα Μέτρησης Ποσότητα Ελάχιστες Προδιαγραφές 1.4 Εξυπηρετητής για τη φιλοξενία του συστήματος ενιαίας αναζήτησης 1.5 Σύστημα Αποθήκευσης Μεγάλου έγκου Δεδομένων 2. Λογισμικό 2.1 Λογισμικό για τη διαχείριση των συσκευών RFID (ανά συσκευή) Τεμάχια 1 Τεμάχια 1 Άδειες 1 C3.8 Λογισμικό Υπηρεσίας Ενιαίας Αναζήτησης (Discovery Search) Για την υλοποίηση του υπόλοιπου μέρους του ΦΑ του Υποέργου της παρούσης απαιτείται η προμήθεια και εγκατάσταση κατάλληλου λογισμικού για την ενοποιημένη αναζήτηση και προβολή των ψηφιακών υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης του Ιδρύματος. Α3.3 ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΟΡΙΖΟΝΤΙΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν και θα παρέχονται στο πλαίσιο του Υποέργου διασφαλίζουν την εσωτερική διασυνδεσιμότητα με άλλες εγκατεστημένες εφαρμογές και ιδίως: Το Σύστημα RFID θα επικοινωνεί σε όλα τα επιθυμητά επίπεδα με το ILS της Βιβλιοθήκης Το λογισμικό υποστήριξης της υπηρεσίας ενιαίας αναζήτησης και προβολής των ψηφιακών μέσων της βιβλιοθήκης θα υποστηρίζει τεχνολογίες με βάση διεθνή και ανοιχτά πρότυπα, όπως XML και Web Services (UDDI, SOAP, WSDL). Θα υποστηρίζει επίσης το πρότυπο μεταδεδομένων Dublin Core στη γενική του έκφραση, και θα διαθέτει Συμβατότητα, με το πρότυπο OAI-Harvesting για συμμετοχή σε ομόλογα δίκτυα. Σελίδα 29 από 55

Α3.4 ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ Οι υπηρεσίες RFID θα πρέπει να υλοποιηθούν με το πρωτόκολλο SIP2.0 και θα προσφέρουν τις κατάλληλες διεπαφές για τη διασύνδεση που απαιτείται με το ILS της Βιβλιοθήκης του ΤΕΙ Ηπείρου. Η διαλειτουργικότητα είναι κάθετη, δηλαδή διαλειτουργικότητα μεταξύ των υπό προμήθεια συστημάτων με τα υφιστάμενα συστήματα του Φορέα (ILS Geac- Advance, Ηλεκτρομαγνητικές πύλες). Ο Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει στην προσφορά του τις απαιτήσεις και χαρακτηριστικά διαλειτουργικότητας με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη σαφήνεια. (Υπο)συστήματα/Υπηρεσίες που οφείλουν να διαλειτουργούν Σύστημα RFID - Advance Πληροφορίες που ανταλλάσσονται Αναγνωριστικά χρηστών και τεκμηρίων Παρατηρήσεις Σ ό,τι αφορά την Υπηρεσία ενιαίας αναζήτησης και προβολής του συνόλου των υπηρεσιών και ψηφιακών πόρων της βιβλιοθήκης όπως έχει περιγραφεί, θα είναι ανοιχτή στο το πρωτόκολλο OAI-PMH, εξάγοντας μεταδεδομένα σε μορφή Dublin Core, προκειμένου να πετύχει την ελάχιστη διαλειτουργικότητα με συναθροιστές και άλλες υπηρεσίες, όπως η Μηχανή Μετα-αναζήτησης (metasearch) και Πρόσβασης στις Πηγές των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων και άλλοι διεθνείς συναθροιστές. Θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιεί Unicode κωδικοποίηση, δεδομένου ότι θα επικοινωνεί με διεθνείς υπηρεσίες, ενώ θα συνεργάζεται και με τον LDAP εξυπηρετητή του Ιδρύματος για την ταυτοποίηση των χρηστών του συστήματος. Α3.5 ΠΟΛΥΚΑΝΑΛΙΚΗ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ Η ανάγκη για πολυκαναλική διάθεση δεδομένων και περιεχομένου αποτελεί απαίτηση της εφαρμογής διαχείρισης και προβολής ψηφιακών πόρων μέσω διαδικτύου και σχετίζεται, τόσο με τη διαλειτουργικότητα, όσο και με τα ανοικτά πρότυπα. Η παράμετρος αυτή είναι απαιτητέα από τους υποψήφιους αναδόχους, το δε εύρος και η ποικιλότητα των προσφερόμενων από αυτούς καναλιών, θα Σελίδα 30 από 55

βαθμολογείται. Στα πλαίσια της παρούσης πράξης, απαιτείται η πολυκαναλική διάθεση δεδομένων περιεχομένου στα εξής: Υπηρεσία Τρόποι Αλληλεπίδρασης Πληροφόρηση μέσω Διαδικτύου Web Browser Τερματικό Πρόσβασης PC/Laptop/οθόνη αφής/έξυπνα κινητά/pda Πίνακας 3: Μέσα Πρόσβασης (κανάλια) ανά παρεχόμενη υπηρεσία Α3.6 ΑΝΟΙΧΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Η εφαρμογή ενιαίας αναζήτησης και προβολής του συνόλου των υπηρεσιών και ψηφιακών πόρων της βιβλιοθήκης θα πρέπει να αξιοποιεί κατά τη λειτουργία της ανοικτά πρότυπα και πρωτόκολλα, όπως έχει αναφερθεί σε προηγούμενα κεφάλαια. Η εφαρμογή θα παρέχει, σε γενικές γραμμές, ελεύθερη πρόσβαση στις ψηφιακές υπηρεσίες της βιβλιοθήκης (ΚατάλογοςΒιβλιοθήκης, Ιδρυματικό και Ερευνητικό Αποθετήριο, Αρχείο Ελληνικής Μουσικής, κλπ), εκτός των περιπτώσεων εκείνων όπου ο δημιουργός έχει ορίσει περιορισμούς στην πρόσβαση ή ανάκτησή τους. Σε κάθε περίπτωση η διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης θα σέβεται το ισχύον θεσμικό και νομικό πλαίσιο. Πέρα από τα ψηφιακά τεκμήρια, το αποθετήριο θα παρέχει ελεύθερη πρόσβαση και στα μεταδεδομένα αυτών, χωρίς περιορισμούς επαναχρησιμοποίησής τους. Ακολουθεί πίνακας με περιγραφή προτύπων και χρήση τους στο πλαίσιο του Έργου. Περιγραφή προτύπου Υποστήριξη πρωτοκόλλων OAI-PMH Υποστήριξη Ζ39.50, SRU/SRW Υποστήριξη Unicode Σημασία/Χρήση στο πλαίσιο του Έργου Εξασφάλιση ομαλής ένταξης στο δικτυακό περιβάλλον του Ιδρύματος, επικοινωνίας με ομοειδείς εφαρμογές, πιστοποίηση χρηστών Σελίδα 31 από 55