(v.1.0.7)
1 Περίλθψθ Σο ςυγκεκριμζνο εγχειρίδιο δθμιουργικθκε για να βοθκιςει τθν κατανόθςθ τθσ Διαδικαςίασ Προγράμματοσ Ωρομζτρθςθσ. Παρακάτω προτείνεται μια αλλθλουχία ενεργειϊν τθν οποία ο χριςτθσ πρζπει να ακολουκιςει για να αξιοποιιςει τισ δυνατότθτεσ τθσ εφαρμογισ. 2
2 Περιεχόμενα 1 Περίλθψθ... 2 3 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΩΡΟΜΕΣΡΗΗ... 4 4 ΒΗΜΑ 1 ο : Καταχϊρθςθ Ωραρίων Εργαςίασ και επιλογι Μινα Καταχϊρθςθσ εναρίων.... 5 4.1 ΒΗΜΑ 2 ο : Διαχείριςθ εναρίων Ωρομζτρθςθσ.... 6 4.2 ΒΗΜΑ 3 ο : Ζλεγχοσ Ωρϊν Εργαςίασ.... 10 4.3 ΒΗΜΑ 4 ο : Αποτελζςματα Ελζγχου Ωρϊν Εργαςίασ.... 11 3
3 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΩΡΟΜΕΣΡΗΗ Νζο υπερςφγχρονο εργαλείο υπό τθ μορφι Module που ονομάηεται «Πρόγραμμα Ωρομζτρθςθσ» το οποίο είναι διακζςιμο ςτθν Edition III και με το οποίο αντιμετωπίηονται οι παρακάτω ανάγκεσ μιασ επιχείρθςθσ: Μαηικι ειςαγωγι δεδομζνων ωρομζτρθςθσ είτε μζςω προτφπων ωραρίων που δθμιουργεί ο χριςτθσ είτε μζςω τθσ απ ευκείασ καταχϊρθςθσ των ωρϊν εργαςίασ των εργαηομζνων Δθμιουργία Ωραρίων Εργαςίασ ανεξαρτιτου θμζρασ μζςω των οποίων αντιμετωπίηεται θ περίπτωςθ των κυλιόμενων ρεπό όπου ο χριςτθσ απαςχολείται κάκε εβδομάδα ςε διαφορετικζσ θμζρεσ και ϊρεσ και δεν ακολουκεί ςτακερό ωράριο βαρδιϊν Μαηικι ενθμζρωςθ ςε κοινι φόρμα όλων των εργαηομζνων τθσ εταιρίασ μζςω των επιλογϊν μαηικϊν αντιγραφϊν ωραρίων, α) από θμζρα ςε θμζρεσ & β) από εργαηόμενο ςε εργαηόμενουσ Δθμιουργία εναρίων Ωρομζτρθςθσ και αποκικευςθ αυτϊν ανά μινα με επιλογι οριςμοφ φίλτρων υποκαταςτιματοσ και τμιματοσ απαςχόλθςθσ. Μζςω τθσ δθμιουργίασ ςεναρίων (απεριόριςτα) παρζχεται θ δυνατότθτα α) προγραμματιςμοφ του πλάνου απαςχόλθςθσ των εργαηομζνων και επιλογι του επικυμθτοφ ςεναρίου για μεταφορά και ειςαγωγι των ωρϊν ςτουσ εργαηόμενουσ, β) ςταδιακι καταχϊρθςθ τθσ ωρομζτρθςθσ (ανά θμζρα, ανά εβδομάδα, ανά 15ιμερο, ανά επιλεγμζνο διάςτθμα) και αποκικευςθ αυτϊν με επιλογι επανεπεξεργαςίασ και επιπλζον ςυμπλιρωςθσ και μεταβολισ ςτοιχείων. Αυτόματθ ςφνδεςθ και ενθμζρωςθ του μθχανιςμοφ ωρομζτρθςθσ τθσ εφαρμογισ με αυτόματθ εξαγωγι αποτελεςμάτων θμερϊν αςφάλιςθσ, ωρϊν εργαςίασ, νυχτερινϊν, υπερωριϊν, αργιϊν / Κυριακϊν. Επιπλζον δυνατότθτα επεξεργαςίασ των αποτελεςμάτων αυτϊν πριν τθν μεταφορά τουσ ςτθν επιλεγμζνθ περίοδο των εργαηομζνων Αυτόματθ ενθμζρωςθ τθσ εκτφπωςθσ «Πρόγραμμα Εναλλαγισ Ομάδων Εργαςίασ» για το διάςτθμα που επικυμεί ο χριςτθσ. Εκτφπωςθ των εναρίων Ωρομζτρθςθσ ςε μορφι α) θμερολογίου, β) ανά εργαηόμενο αναλυτικά & γ) ανά θμζρα αναλυτικά. Επιπλζον Μαηικι Εκτφπωςθ των 4
Αποτελεςμάτων Ωρομζτρθςθσ για το ςφνολο των εργαηομζνων που ςυμμετζχουν ςτο ενάριο Ωρομζτρθςθσ. Αυτόματθ ενθμζρωςθ του εργαλείου «Ωράριο Εργαςίασ» και αυτόματθ ειςαγωγι των αποτελεςμάτων ωρομζτρθςθσ ςτθν επιλογι «Ειςαγωγι / Μεταβολι Ελευκζρου Ωραρίου» μζςω τθσ οποίασ παρζχεται θ δυνατότθτα μεμονωμζνων παραμετροποιιςεων των αποτελεςμάτων ανά εργαηόμενο. 4 ΒΗΜΑ 1 ο : Καταχϊρθςθ Ωραρίων Εργαςίασ και επιλογι Μινα Καταχϊρθςθσ εναρίων. Καταχϊρθςθ Ωραρίων Εργαςίασ : Είναι θ φόρμα ειςαγωγισ τθσ Επωνυμίασ του Ωραρίου και των Ωρϊν του. Για τθν δθμιουργία ενόσ Ωραρίου κα πρζπει να γίνει αρχικά θ καταχϊρθςθ του κωδικοφ και του τίτλου του ωραρίου. τθ ςυνζχεια να περαςτεί το διάςτθμα του ωραρίου (Από Ζωσ). Αν ςε ζνα ωράριο πρζπει να περαςτεί και διάλειμμα τότε ο τρόποσ καταχϊρθςθσ απεικονίηεται ςτθ ςυνζχεια Καταχϊρθςθ εναρίων Ωρομζτρθςθσ : Είναι μια φόρμα ςτθν οποία γίνεται θ επιλογι τθσ χριςθσ και του μινα που κα καταχωρθκοφν τα ςενάρια. Με το κουμπί Ωρομζτρθςθ ανοίγει το παράκυρο τθσ «Διαχείριςθσ εναρίων Ωρομζτρθςθσ» ενϊ με το κουμπί Επιςτροφι κλείνει το Πρόγραμμα Ωρομζτρθςθσ. 5
4.1 ΒΗΜΑ 2 ο : Διαχείριςθ εναρίων Ωρομζτρθςθσ. το παράκυρο τθσ Διαχείριςθσ εναρίων Ωρομζτρθςθσ γίνεται όλθ θ παραμετροποίθςθ των ςεναρίων. Δθμιουργία εναρίων Ωρομζτρθςθσ : Είναι θ φόρμα ειςαγωγισ των εναρίων Ωρομζτρθςθσ με επιλογι οριςμοφ φίλτρων υποκαταςτιματοσ και τμιματοσ απαςχόλθςθσ. τθ ςυνζχεια και εφόςον γίνει θ αποκικευςθ του ςεναρίου πραγματοποιείται ο προγραμματιςμόσ του πλάνου απαςχόλθςθσ ι θ ςταδιακι καταχϊρθςθ των εργαηομζνων με τθν επιλογι του επικυμθτοφ ωραρίου από τα ιδθ αποκθκευμζνα ι με τθν ειςαγωγι ελεφκερου ωραρίου. Η ειςαγωγι ενόσ ελεφκερου ωραρίου γίνεται με τθν επιλογι τθσ θμζρασ και με τθν ειςαγωγι των ωρϊν ςτο πάνω δεξιό μζροσ του παρακφρου. Με τθν ειςαγωγι των ωρϊν ςτθν ςυγκεκριμζνθ θμζρα κα εμφανιςτεί το λεκτικό «ΩΡ». Δίνεται δθλαδι θ δυνατότθτα να γίνεται θ ειςαγωγι ωραρίου είτε ςταδιακά δθλαδι ανά θμζρα, ανά εβδομάδα, ανά 15ιμερο ι ανά επιλεγμζνο διάςτθμα είτε να περαςτεί για όλο το μινα. 6
Με τθν επιλογι ενόσ αποκθκευμζνου ωραρίου αν θ θμζρα είναι εργάςιμθ τότε το check box «Αςφαλιςτικι» είναι τςεκαριςμζνο. Με τθν δθμιουργία ενόσ ελεφκερου ωραρίου αν θ θμζρα είναι εργάςιμθ τότε το check box «Αςφαλιςτικι» επιλζγεται κατά τθν αποκικευςθ. Για τισ υπόλοιπεσ θμζρεσ το πεδίο είναι ςτθν επιλογι του χριςτθ αν κα τςεκαριςτεί. Μπορεί να γίνει μεταβολι ι προςκικθ ςε ζνα ςενάριο και μετά τθν καταχϊρθςθ του. Επιπλζον δίνεται θ δυνατότθτα με δεξί κλικ : Πάνω ςε μια ςυγκεκριμζνθ μζρα ενόσ εργαηόμενου να γίνει «Κακαριςμόσ» δθλαδι να ςβθςτεί το ωράριο. Να γίνει «Κακαριςμόσ Γραμμισ» ζτςι ϊςτε να ςβθςτοφν τα ωράρια όλων των θμερϊν του εργαηόμενου. Να γίνει «Κακαριςμόσ Όλων» ζτςι ϊςτε να ςβθςτοφν τα ωράρια όλων των θμερϊν όλων των εργαηομζνων του ςεναρίου. ΠΡΟΟΧΗ: Για να εμφανιςτοφν οι εργαηόμενοι ςτθ φόρμα κα πρζπει α) να γίνει ειςαγωγι κάποιου ςεναρίου & β) να ζχει προθγουμζνωσ γίνει «Άνοιγμα Περιόδου» για τθν επιλεγμζνθ περίοδο ςτουσ εργαηόμενουσ Μαηικζσ Αντιγραφζσ Ωραρίων : Δίνεται θ δυνατότθτα τθσ μαηικισ αντιγραφισ είτε από θμζρα ςε θμζρεσ για ζναν εργαηόμενο είτε από εργαηόμενο ςε εργαηόμενουσ. Για να πραγματοποιθκεί θ αντιγραφι θμζρασ ςε θμζρεσ για ζναν εργαηόμενο κα πρζπει εφόςον περαςτεί το ωράριο που κα αντιγραφεί ςε μια μζρα τότε με δεξί κλικ πάνω ς αυτι τθ μζρα εμφανίηεται θ επιλογι «Αντιγραφι Ωραρίου ςε Ημζρεσ». Με τθν επιλογι αυτι εμφανίηεται το παρακάτω παράκυρο ςτο οποίο μπορεί να γίνουν τα εξισ : Επιλογι θμερϊν ι διαςτιματοσ, με τθν ελεφκερθ επιλογι των θμερϊν. Επιλογι όλων των θμερϊν του μινα, με το κουμπί Επιλογι Όλων. Επιλογι μόνο των εργάςιμων, με το κουμπί Μόνο Εργάςιμεσ. 7
Επιπλζον δίνεται θ δυνατότθτα τθσ μαηικισ αντιγραφισ από εργαηόμενο ςε εργαηόμενουσ. Για να πραγματοποιθκεί αυτι θ αντιγραφι κα πρζπει να ετοιμαςτεί πρϊτα το ωράριο ςε κάποιον εργαηόμενο και ςτθ ςυνζχεια με δεξί κλικ πάνω ςτον εργαηόμενο εμφανίηεται θ επιλογι «Αντιγραφι Ωραρίων ςε Εργαηόμενουσ». Με τθν επιλογι αυτι εμφανίηεται ςτο δεξί μζροσ του παρακφρου θ λίςτα των εργαηομζνων. Αφοφ γίνει θ επιλογι των εργαηομζνων και με το πάτθμα του κουμπιοφ γίνεται θ αντιγραφι των ωραρίων. Η εμφάνιςθ τθσ λίςτασ των εργαηομζνων μπορεί να γίνει και με το πάτθμα τθσ ειδικισ μπάρασ που βρίςκεται ςτο αριςτερό μζροσ του παρακφρου. το κάτω μζροσ του παρακφρου δίνεται θ δυνατότθτα εκτφπωςθσ των εναρίων. Τπάρχουν 3 τφποι εκτφπωςθσ : Ημερολογίου, όπου δίνεται θ δυνατότθτα εκτφπωςθσ όλου του θμερολογίου όπωσ εμφανίηεται ςτο παράκυρο. Ανά Εργαηόμενο, όπου εμφανίηονται αναλυτικά όλεσ οι θμζρεσ του μινα με τθν διάρκεια του ωραρίου (Από Ζωσ), αν υπάρχει διάλειμμα, το ςφνολο ωρϊν τθσ θμζρασ και ςτο τζλοσ το ςφνολο των ωρϊν του διαςτιματοσ που καταχωρικθκε το ωράριο. 8
Ανά Ημζρα, όπου εμφανίηονται αναλυτικά όλοι οι εργαηόμενοι ανά θμζρα με τθν διάρκεια του ωραρίου (Από Ζωσ), αν υπάρχει διάλειμμα και το ςφνολο ωρϊν του εργαηόμενου. Με το κουμπί «Μεταφορά ςεναρίου ςτθν ωρομζτρθςθ των εργαηομζνων» ανοίγει το επόμενο παράκυρο που λζγεται «Ζλεγχοσ Ωρϊν Εργαςίασ» αλλά γίνεται και αυτόματθ ενθμζρωςθ τθσ εκτφπωςθσ «Πρόγραμμα Εναλλαγισ Ομάδων Εργαςίασ». 9
4.2 ΒΗΜΑ 3 ο : Ζλεγχοσ Ωρϊν Εργαςίασ. αυτό το παράκυρο γίνεται θ επιλογι των εργαηόμενων για τουσ οποίουσ κα γίνει ο ζλεγχοσ ωρϊν εργαςίασ και θ αυτόματθ ςφνδεςθ και ενθμζρωςθ του μθχανιςμοφ ωρομζτρθςθσ. 10
4.3 ΒΗΜΑ 4 ο : Αποτελζςματα Ελζγχου Ωρϊν Εργαςίασ. το βιμα αυτό εμφανίηονται τα αποτελζςματα του ελζγχου θμερϊν αςφάλιςθσ, ωρϊν εργαςίασ, νυχτερινϊν, υπερωριϊν, αργιϊν / Κυριακϊν. Επιπλζον δίνεται θ δυνατότθτα επεξεργαςίασ των αποτελεςμάτων αυτϊν. Με το κουμπί «Μεταφορά ςτισ Καρτζλεσ» εμφανίηεται ζνα μινυμα επιβεβαίωςθσ και ςτθ ςυνζχεια γίνεται θ μεταφορά των αποτελεςμάτων ςτθν επιλεγμζνθ περίοδο των εργαηομζνων. 11
12