LibSolution ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΚΑΤΑΛΟΓΟΓΡΑΦΗΣΗΣ & ΗΜΟΣΙΕΥΣΗΣ ΑΡΧΕΙΑΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ Έκδοση 2

Γενικά Το µηχανογραφικό σύστηµα LibSolution αναπτύχθηκε µε στόχο να υποστηρίξει και να διευκολύνει το επίπονο και µακρύ έργο της ψηφιοποίησης αρχειακού υλικού και συλλογών. Με ανοιχτό σχεδιασµό και χρήση προηγµένων εργαλείων ταχείας ανάπτυξης, θα παραδώσουµε ένα ενοποιηµένο µηχανογραφικό περιβάλλον εργασίας που: θα απλοποιήσει και θα επιταχύνει το έργο της ψηφιοποίησης, θα συνδράµει στην καλή ποιότητα του αποτελέσµατος, θα προσφέρει στο ευρύ κοινό µια δυνατή και ευέλικτη βάση δεδοµένων. Το LibSolution καλύπτει όλα τα στάδια των εργασιών της ψηφιοποίησης, και συγκεκριµένα: την επιλογή και ταξινόµηση του υλικού, την συλλογή των αδειών χρήσης, την καταλογογράφηση, την ψηφιοποίηση, τον έλεγχο του αποτελέσµατος, την δηµοσίευση στο διαδίκτυο, την διάθεση σε DVD-ROM. Το LibSolution µπορεί να εγκατασταθεί και να χρησιµοποιηθεί σε µεµονωµένο υπολογιστή, σε εσωτερικό δίκτυο client server, αλλά και σε µικτό δίκτυο µε δυνατότητα επικοινωνίας µε αποµακρυσµένες θέσεις εργασίας µέσω internet ή µέσω τηλεφώνου. Το LibSolution έχει εγκατασταθεί και χρησιµοποιείται σε αρκετούς οργανισµούς όπως: Ακαδηµία Αθηνών Ελληνικό Ιστορικό και Λογοτεχνικό Αρχείο (ΕΛΙΑ) Εθνικό Ίδρυµα Ερευνών και µελετών «Ελ. Κ Βενιζέλος» Μουσείο Μπενάκη Ιστορικά Αρχεία Αρχεία Σύγχρονης Κοινωνικής Ιστορίας (ΑΣΚΙ) ήµος Αργυρούπολης Μουσείο πολιτικών εξόριστων Αη Στράτη

Προδιαγραφές εφαρµογής Το µηχανογραφικό σύστηµα LibSolution είναι µια εφαρµογή φτιαγµένη ειδικά για να καλύψει πλήρως και µε επιστηµονικό τρόπο τις ανάγκες για την ψηφιοποίηση, καταλογογράφηση και δηµοσίευση αρχειακών συλλογών, και προδιαγράφεται εν συντοµία ως εξής : 1. ιέπεται από τους κανόνες των διεθνών βιβλιοθηκονοµικών και αρχειονοµικών standards (Dublin Core XML - UNIMARC - AACR2-2 η έκδ. - ISAD (G) ) 2. Έχει την δυνατότητα να ανταλλάξει δεδοµένα µε άλλες βιβλιοθηκονοµικές και αρχειακές βάσεις δεδοµένων µέσω του πρότυπου ISO 2709 Ζ39.50 3. ιαθέτει εύχρηστο γραφικό περιβάλλον (GUI) 4. ιαθέτει ειδικές φόρµες καταλογογράφησης για κάθε κατηγορία υλικού 5. ιαθέτει την δυνατότητα διαβάθµισης της αρχειακής συλλογής σε επίπεδο τεκµηρίου (Τεκµήρια που µπορούν να δηµοσιευτούν, που είναι µόνο για εσωτερική χρήση, που µπορούν να χρησιµοποιήσουν µόνο συγκεκριµένοι χρήστες) 6. ιαθέτει την δυνατότητα κατάταξης των χρηστών της εφαρµογής σε κατηγορίες µε διαφορετικά δικαιώµατα πρόσβασης. 7. ιαθέτει την δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας και τις εξέλιξης της διαδικασίας εισαγωγής τεκµηρίων και της διαδικασίας ελέγχου. Μπορεί να διαχειριστεί τις εκκρεµότητες και την αποτελεσµατικότητα κάθε χρήστη. 8. Έχει την δυνατότητα παρακολούθησης των εργασιών ψηφιοποίησης από την οµάδα ή την εταιρεία που έχει αναλάβει το έργο, διασφαλίζοντας έτσι την ακεραιότητα του πρωτότυπου υλικού. 9. Είναι δικτυακή εφαρµογή (Client server) αλλά µπορεί να εγκατασταθεί και σε έναν µεµονωµένο Η/Υ (stand alone) 10. Ενσωµατώνει την δυνατότητα διερεύνησης εγγραφών τόσο µέσω «σάρωσης» όλων των καταλογογραφηµένων πληροφοριών, αλλά και µέσω σύνθετων αναζητήσεων επιλέγοντας παραπάνω από ένα πεδία αναζήτησης. 11. Ενσωµατώνει την δυνατότητα σάρωσης των τεκµηρίων επικοινωνώντας µε σαρωτές. 12. Χρησιµοποιεί διαφορετικό τρόπο καταλογογράφησης για όλα τα διαφορετικά είδη τεκµηρίων, σύµφωνα µε τα διεθνή βιβλιοθηκονοµικά και αρχειακά πρότυπα. 13. ιαθέτει την δυνατότητα δηµιουργίας πεδίων «θησαυρών» (ονοµάτων, θεµάτων, τόπων) αλλά και την δυνατότητα διασύνδεσης εγγραφών µε «καθιερωµένα» µε σχέσεις τύπου «βλέπε», «βλέπε επίσης» και «άλλη ονοµασία». 14. Παράγει στατιστικά εξέλιξης του έργου καταλογογράφησης αλλά και ψηφιοποίησης. 15. Ενσωµατώνει σύστηµα «υποβοήθησης µετάφρασης» των αποθηκευµένων πληροφοριών ελαχιστοποιώντας το χρόνο υλοποίησης και διασφαλίζοντας την ασφάλεια των αρχικών έγγραφων. 16. ιαθέτει την δυνατότητα δηµοσίευσης του αρχειακού υλικού στο διαδίκτυο (internet) 17. Έχει την δυνατότητα δηµοσίευσης των αρχειακών συλλογών σε οπτικούς δίσκους (CD ROM, DVD) 18. Μπορεί να καλύψει τις ανάγκες για ψηφιοποίηση υλικού σε ήδη µηχανογραφηµένες βιβλιοθήκες σε συνεργασία µε την ήδη υπάρχουσα βιβλιοθηκονοµική βάση δεδοµένων. 19. Καλύπτει πλήρως τις ιδιαιτερότητες της Ελληνικής γλώσσας σε σχέση µε την ευρετηρίαση και την καταλογογράφηση του υλικού. 20. ιαθέτει Ελληνικό περιβάλλον εργασίας καθώς επίσης βοήθεια και εγχειρίδια χρήσης στην Ελληνική γλώσσα 21. Είναι εφαρµογή που αναπτύσσεται, αναβαθµίζεται και υποστηρίζεται από την εταιρεία µας, µε άµεση ανταπόκριση στα αιτήµατα και στις νέες απαιτήσεις του αρχείου.

Ειδικές φόρµες καταλογογράφησης για κάθε κατηγορία υλικού Με βάση την µελέτη του επιλεγµένου υλικού προς ψηφιοποίηση, θα σχεδιαστούν ειδικές φόρµες καταλογογράφησης για κάθε κατηγορία υλικού. Ο όγκος και η ποικιλοµορφία του υλικού συνηγορούν στην κατασκευή οθονών και προγραµµάτων, που θα αυτοµατοποιούν τα µέγιστα την διαδικασία, ενώ παράλληλα θα προσφέρουν τον καλύτερο δυνατό έλεγχο στον χειριστή. Ο σχεδιασµός θα γίνει µε στόχο: την απλούστευση της εργασίας και την εξασφάλιση απρόσκοπτης ροής, την συντόµευση ή µείωση των επαναληπτικών κινήσεων, την διευκόλυνση των ελέγχων ορθότητας και οµοιογένειας των δεδοµένων, την ταχύτητα στην ανταπόκριση του συστήµατος την διασφάλιση του έργου από βλάβες των µηχανηµάτων ή αστοχίες του λογισµικού. Το σύστηµα επιτρέπει στους διαχειριστές του συστήµατος να µπορούν να προσθέτουν µελλοντικά όσες νέες φόρµες καταλογογράφησης χρειαστούν για την καταγραφή νέων αποκτηµάτων µε εύκολο γραφικό τρόπο. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα δηµιουργίας ξεχωριστών θησαυρών (ονοµάτων, θεµατικών όρων, τόπων) για κάθε κατηγόρια υλικού αλλά και η διασύνδεση αυτών ανάλογα µε τις ανάγκες καταλογογράφησης. Τέλος, το προηγµένο σύστηµα προστασίας που θα ενσωµατωθεί, θα αποτρέπει την µη εξουσιοδοτηµένη πρόσβαση όσον αφορά τα δεδοµένα και τις λειτουργίες, σύµφωνα µε τους ρόλους και τα δικαιώµατα που έχουν παρασχεθεί στους χειριστές. Πρότυπο καταλογογράφησης Η βάση δεδοµένων LibSolution υποστηρίζει τo format καταλογογράφησης UNIMARC (αλλά και το format LCMARC, αν το αρχείο χρησιµοποιεί αυτό το format στη βιβλιοθήκη του) παρέχοντας δυνατότητα εξαγωγής αλλά και εισαγωγής εγγραφών τεκµηρίων βάσει του καθιερωµένου προτύπου ανταλλαγής ISO-2709, για επικοινωνία µε άλλα βιβλιοθηκονοµικά και αρχειακά συστήµατα. Προκειµένου να απλουστευθεί η εργασία της καταλογογράφησης, οι φόρµες εισαγωγής θα κρύβουν τις τεχνικές ορολογίες και την πολυπλοκότητα του UNIMARC (ή του LC-MARC), ώστε να µην απαιτούν ιδιαίτερη γνώση ούτε ειδικούς χειρισµούς. Εκµετάλλευση προϋπάρχουσας ηλεκτρονικής πληροφορίας Το έργο της εισαγωγής δεδοµένων θα µπορούσε να διευκολύνει και να ελαφρύνει η άντληση και επιλεκτική χρήση στοιχείων από προϋπάρχουσες βιβλιογραφικές βάσεις δεδοµένων. Στα πλαίσια αυτά η εφαρµογή µπορεί να αντλήσει τα επιλεγµένα στοιχεία µέσω του πρωτοκόλλου επικοινωνίας UNIMARC.

Σε περιπτώσεις που οι υπάρχουσες βιβλιοθηκονοµικές βάσεις δεν υποστηρίζουν το πρότυπο UNIMARC, είναι εφικτή η δηµιουργία του αντίστοιχου συνδέσµου (interface). Σ αυτά τα πλαίσια θα πρέπει να ελεγχθούν : το µέγεθος και η ποιότητα των εν λόγω αρχείων, το πρότυπο καταλογογράφησης που υποστηρίζεται και ακολουθείται, η υποστήριξη που παρέχει η εφαρµογή, όσον αφορά την εξαγωγή σε κάποιο καθιερωµένο format ανταλλαγής δεδοµένων, ή εναλλακτικά, η δυνατότητα εξαγωγής των δεδοµένων σε οποιοδήποτε επεξεργάσιµο format και η µετατροπή τους σε UNIMARC. Αν και εφόσον η µελέτη που θα προηγηθεί, αναδείξει τη µεταφορά της βιβλιοθηκονοµικής βάσης δεδοµένων, τεχνικά εφικτή αλλά και χρήσιµη για την ψηφιοποίηση, τότε το αντίστοιχο έργο θα µπορούσε να αποτελέσει αντικείµενο συµπληρωµατικής προσφοράς και συνεργασίας µας. ιαβάθµιση δηµοσίευσης του υλικού Το σύστηµα LibSolution είναι σε θέση να καλύψει τις ανάγκες διαβάθµισης του αρχειακού υλικού σε σχέση µε την δηµοσίευση του. Η διαβάθµιση µπορεί να εφαρµοστεί σε επίπεδο τεκµηρίου, κατηγορίας ή ακόµα και αρχειακής συλλογής. Οι ενσωµατωµένες κατηγορίες διαβάθµισης αφορούν Τεκµήρια που µπορούν να δηµοσιευτούν στο διαδίκτυο που µπορούν να διατεθούν σε DVD-ROM που είναι µόνο για εσωτερική χρήση στο δίκτυο του αρχείου που µπορούν να χρησιµοποιήσουν µόνο συγκεκριµένοι χρήστες Τέλος, µπορούν να προστεθούν και άλλες κατηγορίες διαβάθµισης ανάλογα µε τις ανάγκες του αρχείου. ΗΜΟΣΙΕΥΣΗ ΣΤΟ ΙΑ ΙΚΤΥΟ Η δηµοσίευση του ψηφιοποιηµένου υλικού στο διαδίκτυο, αφορά την δηµιουργία του αντίστοιχου διαδικτυακού τόπου, και επιµερίζεται στα εξής: τo χτίσιµο της δηµόσιας βάσης δεδοµένων, τη φιλοξενία της στον web server, αλλά και την περιοδική συντήρηση και ενηµέρωσή της. την εγκατάσταση και προσαρµογή της µηχανογραφικής εφαρµογής που θα εξυπηρετεί τους διαδικτυακούς επισκέπτες, εκτελώντας αναζητήσεις και παρέχοντας αποτελέσµατα. την ανάπτυξη και την εγκατάσταση των ιστοσελίδων µέσω των οποίων θα γίνεται η χρήση της εφαρµογής.

την διαρκή παρακολούθηση και την υποστήριξη του δικτυακού τόπου, όσο αφορά την κίνηση, τις ανάγκες και τα προβλήµατα που παρουσιάζονται κατά την λειτουργία του. ιαδικτυακή βάση δεδοµένων Αρχικά, το ψηφιοποιηµένο υλικό παραµένει αποθηκευµένο στην βάση δεδοµένων, διαθέσιµο µόνο για εσωτερική χρήση, µέχρις ότου ελεγχθεί και διαβαθµιστεί. Η δηµοσίευση στο διαδίκτυο θα γίνεται για τµήµατα ή κατηγορίες του αρχείου και µόνον εφόσον το σύστηµα ενηµερωθεί ότι έχουν την κατάλληλη διαβάθµιση. Το αρχικό «χτίσιµο» της διαδικτυακής βάσης δεδοµένων θα γίνει σταδιακά, για οµάδες αναγραφών (batches) των οποίων το µέγεθος εξαρτάται από τις δυνατότητες και τις ιδιαίτερες απαιτήσεις του web server και του provider που προσφέρει την φιλοξενία. Σε περίπτωση που η βάση απαιτεί συχνές προσθήκες ή διορθώσεις, η χρήση τοπικού ή έστω dedicated server διευκολύνει σηµαντικά την διαδικασία. Μια ιδιαίτερη δυνατότητα της βάσης δεδοµένων, η απόσυρση αναγραφών, θα είναι ορατή µόνο στο εξουσιοδοτηµένο προσωπικό. Με κατάλληλους χειρισµούς θα ενηµερώνεται η βάση δεδοµένων για την άµεση απόσυρση επιλεγµένων αναγραφών από τον δηµόσιο κατάλογο, αν προκύψει σοβαρό πρόβληµα που αφορά π.χ. την πνευµατική ιδιοκτησία ή απαράδεκτα σφάλµατα στην ψηφιοποίηση κλπ. Εφαρµογή διαδικτυακής εξυπηρέτησης Η διαδικτυακή εφαρµογή προσφέρει στον επισκέπτη τις εξής βασικές λειτουργίες: απλή ή σύνθετη αναζήτηση, συνοπτική εµφάνιση αποτελεσµάτων, αναλυτική παρουσίαση υλικού. Σειριακό «ξεφύλλισµα» (browsing) του αρχείου Ο µηχανισµός αναζήτησης θα είναι ταχύτατος και ευέλικτος, για όσα από τα πεδία χαρακτηριστούν, κατά το «κτίσιµο» της βάσης, ως αναζητήσιµα. Κατά το στάδιο του αναλυτικού σχεδιασµού, θα αποφασιστεί ποίες από τις παρακάτω δυνατότητες θα παρέχονται και σε ποια κατηγορία επισκεπτών: επιλογή µεταξύ απλής και σύνθετης αναζήτησης, για τον απλό επισκέπτη ή τον ερευνητή αντίστοιχα, δυναµική προσαρµογή των κριτηρίων αναζήτησης ανά κατηγορία υλικού, αναζήτηση µε ρίζα, περιεχόµενη λέξη ή φράση, εντοπισµός βάσει ακριβούς ταύτισης ή αγνοώντας σηµεία στίξης και τονισµού κλπ. συνδυασµός πολλαπλών κριτηρίων αναζήτησης σε λογική σύζευξη ή διάζευξη, χρήση πολλαπλών τελεστών συσχέτισης ανάλογα µε την φύση του κριτηρίου, Τα αποτελέσµατα µια αναζήτησης θα εµφανίζονται αρχικά σε συνοπτική µορφή, παρέχοντας τα κατάλληλα εργαλεία πλοήγησης, ενώ η κάθε αναγραφή θα οδηγεί µε

σχετικό σύνδεσµο, στην αναλυτική καρτέλα παρουσίασης του υλικού. Οι καρτέλες θα σχεδιαστούν ανάλογα µε την κατηγορία του υλικού, ενώ θα παρέχονται σύνδεσµοι γρήγορης µετάβασης στις καρτέλες άλλων συσχετισµένων αναγραφών. Σχεδίαση ιστοσελίδων - Web User Interface Οι ιστοσελίδες θα σχεδιαστούν µε γνώµονα την απλότητα, την ευχρηστία αλλά και την αποτελεσµατικότητα. Όσον αφορά τον τρόπο κατασκευής, η διαδικτυακή εφαρµογή θα υποστηρίξει την τεχνική των HTML templates. Με την χρήση κατάλληλων HTML tags επιτρέπει την ενσωµάτωση επιλεγµένων λειτουργιών της εφαρµογής σε τυχόν προϋπάρχοντα δικτυακό τόπο ή ιστοσελίδα, δίνοντας µεγάλες δυνατότητες όσον αφορά την αισθητική εµφάνιση των ιστοσελίδων αλλά και µεγάλο βαθµό ελευθερίας όσον αφορά τις µελλοντικές αλλαγές. Στο θέµα της προστασίας του περιεχοµένου που δηµοσιεύεται, το σύστηµα µπορεί να εξασφαλίσει τα εξής: να παρεµποδίζει, για τον απλό χρήστη, την δυνατότητα εκτύπωσης και αποθήκευσης, απενεργοποιώντας τις σχετικές επιλογές από την οθόνη, να εµφανίζει όπου και όταν χρειάζεται τις σχετικές δηλώσεις πνευµατικής ιδιοκτησίας, συµπεριλαµβανοµένης και της δυνατότητας να ενσωµατώνεται αυτόµατα κατάλληλο υδατογράφηµα, ορατό ή µη, στο δηµοσιευόµενο υλικό. Επέκταση και υποστήριξη Το σύστηµα ψηφιοποίησης, καταλογογράφησης και δηµοσίευσης αρχειακού υλικού LibSolution,είναι ένα ζωντανό σύστηµα, που εξελίσσεται και αναπτύσσεται διαρκώς µε στόχο να καλύψει όλες τις ανάγκες των Ελληνικών και ιεθνών αρχειακών συλλογών. Στα πλαίσια αυτά θα υπάρχουν ενηµερωµένες εκδόσεις καθώς και δυνατότητα προσθήκης νέων λειτουργιών σε ήδη εγκατεστηµένη έκδοση. Τέλος παρέχεται υποστήριξη που καλύπτει την εκπαίδευση των χρηστών, τις παραµετροποιήσεις του συστήµατος, την λήψη αντιγράφων ασφαλείας καθώς και την αντιµετώπιση τυχών προβληµάτων, για όσο χρονικό διάστηµα απαιτείται από τις ανάγκες του αρχείου. infolib Λ. Μεσογειων 178 & Ξανθίππου2 Χολαργος 155 61 Τηλ 210 6754610-13 Φαξ 210 6755390 e-mail infolib@infolib.gr www.infolib.gr

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α Βασικές οθόνες συστήµατος Γραµµή Μενού Εντολών Γραµµή Εργαλείων Λογότυπο Επωνυµία οργανισµού Οθόνη Αναλυτικών πληροφοριών ενδρική δοµή Κουµπιά Εντολών Βασική Οθόνη εφαρµογής Γραµµή Πληροφοριών Προεπισκόπηση Εικόνας Λίστα συνδεδεµένων εικόνων τεκµηρίου Φάκελος Εικόνων Σύνδεση ψηφιοποιηµένων στοιχείων Λίστα περιερχοµένων εικόνων φάκελου

Αντιγραφή - Επικόλληση Είδος φόρµας Τοπικά στοιχεία Τιµές πεδίου «θησαυρού» Περιγραφικά πεδία Εισαγωγή Στοιχείων Πεδίο Θησαυρού Επίπεδο ένδρου Πεδία αναζήτησης Επιλογή στοιχείου Επιλογή φόρµας Κείµενα αναζήτησης Σχέσεις αναζήτησης Σύνθετη Αναζήτηση Εγγραφών Καθάρισµα γραµµών πεδίων Προσθήκη πεδίων αναζήτησης

Αναζήτηση ιαχειριστή Παρακολούθηση εργασιών καταλογογράφησης. Ποιοτικός έλεγχος εγγραφών Επεξεργασία Φορµών καταλογογράφησης