IBM SmartCloud inotes. IBM SmartCloud inotes Οδηγ ς χρήσης

IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Οδηγ ς χρήσης

IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Οδηγ ς χρήσης

Σηµείωση Πριν χρησιµοποιήσετε τις πληροϕορίες του παρ ντος εγγράϕου και το προϊ ν που υποστηρίζουν, διαβάστε τις πληροϕορίες που παρέχονται στην εν τητα Ειδοποιήσεις στη σελίδα 57. Σηµείωση Αυτή η έκδοση τεκµηρίωσης ισχ ει για το IBM SmartCloud inotes και για λες τις επ µενες ενηµερώσεις και τροποποιήσεις του προϊ ντος µέχρι να οριστεί διαϕορετικά σε νέα έκδοση της τεκµηρίωσης. Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

Κεϕάλαιο 1. inotes Μάθετε περισσ τερα για τις ρυθµίσεις του λογαριασµο σας, τη διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραϕίας σας και τη χρήση του ηµερολογίου. Είστε νέος χρήστης του inotes; Παρακολουθήστε ένα βίντεο για να δείτε πώς µπορείτε να εισαγάγετε πληροϕορίες επαϕών στο inotes. Η διασ νδεση θα ανοίξει σε νέο παράθυρο. Παρακολουθήστε ένα βίντεο για να δείτε πώς µπορείτε να εισαγάγετε συµβάντα ηµερολογίου στο inotes. Η διασ νδεση θα ανοίξει σε νέο παράθυρο. Πρ σϕατες ενηµερώσεις ιαβάστε τι νέο υπάρχει σε αυτή την έκδοση. Η διασ νδεση θα ανοίξει σε νέο παράθυρο. Χρήση του inotes Για να δείτε τη διαθέσιµη βοήθεια για µια εργασία, επιλέξτε το αντίστοιχο θέµα στον πίνακα περιεχοµένων. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010, 2012 1

2 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 2. Οι ρυθµίσεις του λογαριασµο σας Ο λογαριασµ ς σας έχει δηµιουργηθεί απ ένα διαχειριστή. Η διε θυνση e-mail και ο ρ λος χρήστη δεν µπορο ν να τροποποιηθο ν. Μπορείτε να τροποποιήσετε το νοµά σας, τον κωδικ πρ σβασης και τη γλώσσα. Προσωπικές ρυθµίσεις Ο λογαριασµ ς σας περιλαµβάνει τις ακ λουθες ρυθµίσεις: Όνοµα Αυτ είναι το εµϕανιζ µενο νοµα χρήστη στο IBM SmartCloud inotes. ιε θυνση e-mail Η διε θυνση e-mail που έχει συσχετιστεί µε το λογαριασµ σας. εν µπορείτε να αλλάξετε αυτή τη ρ θµιση. Ρ λος Το επίπεδο πρ σβασης του λογαριασµο σας. εν µπορείτε να αλλάξετε αυτή τη ρ θµιση. Κωδικ ς πρ σβασης Ο κωδικ ς πρ σβασης για το λογαριασµ σας στο SmartCloud inotes. Τοπικές ρυθµίσεις Η επιλεγµένη γλώσσα για το λογαριασµ σας. Η επιλεγµένη γλώσσα στις Τοπικές ρυθµίσεις καθορίζει τη µορϕή του ρολογιο, 12ωρο ή 24ωρο, που θα χρησιµοποιείται στο ηµερολ γι σας. Για παράδειγµα, αν επιλέξετε Αγγλικά, θα εµϕανίζεται το 12ωρο ρολ ι. Αν επιλέξετε Ιαπωνικά, θα εµϕανίζεται το 24ωρο ρολ ι. Τροποποίηση των ρυθµίσεων του λογαριασµο σας Για να αλλάξετε το Όνοµα, τον Κωδικ πρ σβασης ή τις Τοπικές ρυθµίσεις: 1. Πατήστε στο νοµά σας στη γραµµή πλοήγησης και επιλέξτε Οι ρυθµίσεις του λογαριασµο µου. 2. Πατήστε Αλλαγή στη ρ θµιση που θέλετε να αλλάξετε. 3. Καταχωρήστε ή επιλέξτε την επιθυµητή τιµή και πατήστε Αποθήκευση αλλαγών. Επιλέξτε Επικοινωνία µε τον διαχειριστή του λογαριασµο για να λάβετε βοήθεια για το λογαριασµ σας. Προστασία προσωπικών δεδοµένων και ασϕάλεια Φυλάξτε µε προσοχή τον κωδικ πρ σβασης και τις ερωτήσεις/απαντήσεις ασϕάλειας. 1. Όταν ολοκληρώσετε την ανάγνωση των µηνυµάτων e-mail σας, αποσυνδεθείτε. 2. Αϕο αποσυνδεθείτε, κλείστε το παράθυρο του προγράµµατος πλοήγησης. Το κλείσιµο του παραθ ρου ή η εκκαθάριση της λανθάνουσας µνήµης του προγράµµατος πλοήγησης διασϕαλίζει την αϕαίρεση λων των σχετικών µε τη συνεδρία πληροϕοριών απ τη λανθάνουσα µνήµη του προγράµµατος πλοήγησης. 3. Μην σηµειώνετε ή γνωστοποιείτε σε τρίτους τον κωδικ πρ σβασης. Copyright IBM Corp. 2010, 2012 3

Ρ θµιση κινητής συσκευής Χρησιµοποιήστε το προϕίλ IBM SmartCloud inotes για να ρυθµίσετε µε µία µ νο εργασία τις λειτουργίες IMAP, CardDAV και CalDAV σε µια συσκευή ios. Αν δεν θέλετε να ρυθµίσετε και τις τρεις λειτουργίες µαζί, µπορείτε να ρυθµίσετε κάθε λειτουργία ξεχωριστά. Για αναλυτικές πληροϕορίες, ανατρέξτε στα θέµατα Ρ θµιση πρ σβασης µέσω IMAP και POP, Ρ θµιση λογαριασµο CardDAV και Ρ θµιση λογαριασµο CalDAV. Πριν ξεκινήσετε Οι συσκευές ios έχουν δοκιµαστεί επίσηµα και είναι προς το παρ ν οι µ νες συσκευές που υποστηρίζονται για χρήση µε το προϕίλ IBM SmartCloud inotes. 1. Χρησιµοποιήστε τη διασ νδεση https://mail-usw.lotuslive.com/mobile/dav. Η διασ νδεση θα ανοίξει σε νέο παράθυρο. Αν δεν έχετε συνδεθεί ξανά, πρέπει να καταχωρήσετε την προσωπική σας ταυτ τητα SmartCloud for Social Business και τον αντίστοιχο κωδικ πρ σβασης. Αυτά τα στοιχεία ταυτ τητας µπορεί να διαϕέρουν απ τα στοιχεία ταυτ τητας που χρησιµοποιείτε για το SmartCloud inotes. 2. Πατήστε Log In (Σ νδεση) στη συσκευή ios. Εµϕανίζεται η σελίδα ρ θµισης της συσκευής µε τον τίτλο IBM SmartCloud inotes Apple ios device setup - Set up your email, contacts and calendar on your Apple ios device. Απ αυτή τη σελίδα µπορείτε να εγκαταστήσετε στη συσκευή σας ένα προϕίλ που θα σας επιτρέπει την πρ σβαση: v Στην αλληλογραϕία σας µέσω IMAP v Στις επαϕές σας µέσω εν ς λογαριασµο CardDAV v Στο ηµερολ γι σας µέσω εν ς λογαριασµο CalDAV 3. Επιλέξτε Start (Έναρξη). Επειδή το προϕίλ δεν είναι υπογεγραµµένο, θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε την εγκατάσταση. Επιλέξτε Install (Εγκατάσταση) > Install Now (Άµεση εγκατάσταση). Αν έχετε έναν κωδικ πρ σβασης για τη συσκευή ios σας, καταχωρήστε τον για να συνεχίσετε. 4. Καταχωρήστε τον κωδικ πρ σβασης για το SmartCloud inotes τρεις ϕορές για να επικυρώσετε την πρ σβασή σας στους λογαριασµο ς IMAP, CardDAV και CalDAV στο σ στηµα SmartCloud inotes. Πατήστε Next (Επ µενο) για να συνεχίσετε. 5. Όταν η εγκατάσταση ολοκληρωθεί, πατήστε Done (Ολοκλήρωση). Εµϕανίζεται ξανά η σελίδα ρ θµισης της συσκευής. Μεταβείτε στο κ ριο µενο της συσκευής για να αρχίσετε να χρησιµοποιείτε τις υπηρεσίες αλληλογραϕίας, ηµερολογίου και επαϕών του SmartCloud inotes στη συσκευή ios σας. Επ µενες ενέργειες Το νοµα του προϕίλ είναι IBM SmartCloud inotes Profile (Προϕίλ SmartCloud inotes). Για να το εντοπίσετε στη συσκευή ios, πατήστε Settings (Ρυθµίσεις) > General (Γενικά) > Profile (Προϕίλ). Επιλέξτε More Details (Περισσ τερες λεπτοµέρειες) για να δείτε το νοµα των λογαριασµών σας στη συσκευή ios. 4 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 3. Έναρξη εργασιών µε τις επαϕές Μπορείτε να προσθέσετε προσωπικές επαϕές στη λίστα των επαϕών σας. Για την προσθήκη εταιρικών επαϕών, απαιτο νται δικαιώµατα διαχειριστή λογαριασµο. Μπορείτε να αποθηκε σετε έως 2.000 προσωπικές επαϕές. Όταν εργάζεστε στη λίστα επαϕών σας, µπορείτε να εκτελέσετε τις ακ λουθες ενέργειες: v v v v Μπορείτε να αναζητήσετε επαϕές βάσει ον µατος χρησιµοποιώντας το πεδίο αναζήτησης Ε ρεση επαϕής. Μπορείτε να δείτε λες τις επαϕές επιλέγοντας Όλες οι επαϕές. Μπορείτε να προσθέσετε, να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε προσωπικές επαϕές. Μπορείτε να στείλετε µην µατα e-mail σε µία ή περισσ τερες επαϕές χρησιµοποιώντας το κουµπί Αποστολή µην µατος. Πατήστε στο τετραγωνίδιο επιλογής δίπλα σε κάθε επαϕή που θέλετε και κατ πιν πατήστε Αποστολή µην µατος. Εταιρικές επαϕές Ο εταιρικ ς κατάλογος είναι ένα εταιρικ βιβλίο διευθ νσεων που περιέχει λες τις πληροϕορίες επικοινωνίας των υπαλλήλων εν ς οργανισµο. Αρµ διος για τη διαχείριση και την ενεργοποίηση του εταιρικο καταλ γου σας είναι ο διαχειριστής του λογαριασµο σας. Αν ο διαχειριστής του λογαριασµο σας ενεργοποιήσει τον εταιρικ κατάλογο, θα µπορείτε να χρησιµοποιείτε τον εταιρικ κατάλογο για να βλέπετε πληροϕορίες επικοινωνίας για λους τους υπαλλήλους του οργανισµο σας. Για να στείλετε ένα µήνυµα σε έναν ή περισσ τερους υπαλλήλους που περιλαµβάνονται στον εταιρικ κατάλογο, επιλέξτε το τετραγωνίδιο κάθε υπαλλήλου και πατήστε Αποστολή µην µατος. Αντίθετα, ο αριθµ ς των εταιρικών επαϕών που µπορο ν να αποθηκευτο ν εξαρτάται απ το περιβάλλον σας. Για περισσ τερες πληροϕορίες σχετικά µε τον αριθµ των εταιρικών επαϕών που µπορείτε να αποθηκε σετε, επικοινωνήστε µε το διαχειριστή του λογαριασµο σας. Ορισµ ς προτιµήσεων επαϕών Ο ορισµ ς προτιµήσεων επαϕών βοηθά στην οργάνωση των πληροϕοριών των επαϕών σας. 1. Μεταβείτε στις Προτιµήσεις. 2. Επιλέξτε Εµϕάνιση στην εν τητα Επαϕές. 3. Στο πεδίο Επαϕές ανά σελίδα, ορίστε τον αριθµ των εµϕανιζ µενων αριθµών ανά σελίδα. 4. Στο πεδίο Σειρά εµϕάνισης ονοµάτων, ορίστε τον τρ πο εµϕάνισης των πληροϕοριών των επαϕών. 5. Επιλέξτε Αποθήκευση. Copyright IBM Corp. 2010, 2012 5

ηµιουργία και τροποποίηση επαϕών Μπορείτε να προσθέσετε, να τροποποιήσετε και να διαγράψετε προσωπικές επαϕές. Η λίστα των προσωπικών επαϕών σας µπορεί να περιέχει έως 2000 επαϕές. Για την προσθήκη εταιρικών επαϕών, απαιτο νται δικαιώµατα διαχειριστή. Πριν ξεκινήσετε Όταν θέλετε να προσθέσετε νέες επαϕές, πρέπει πάντα να εκτελείτε τη σχετική διαδικασία αϕο πρώτα µεταβείτε στην καρτέλα Επαϕές και επιλέξτε Οι επαϕές µου. Σε µερικές συσκευές, ταν προσπαθείτε να προσθέσετε επαϕές απ κάποια άλλη εϕαρµογή, ο προεπιλεγµένος προορισµ ς για τις νέες επαϕές είναι ο Εταιρικ ς κατάλογος. Σε αυτή την περίπτωση, οι επαϕές σας θα χαθο ν γιατί µ νο οι διαχειριστές µπορο ν να προσθέτουν πληροϕορίες στον εταιρικ κατάλογο. 1. Για να προσθέσετε µια επαϕή: α. Μεταβείτε στις Επαϕές. β. Επιλέξτε Νέα επαϕή. γ. Συµπληρώστε τις κατάλληλες πληροϕορίες στα πεδία της ϕ ρµας. Στα πεδία Όνοµα, Επώνυµο, Επάγγελµα, Τµήµα, Εταιρεία, Οδ ς, Π λη, Περιϕέρεια/Νοµ ς, Ταχ. Κώδικας και Χώρα, µπορείτε να καταχωρήσετε έως 255 χαρακτήρες. Ορισµένες συσκευές επιτρέπουν στους χρήστες να καταχωρο ν περισσ τερους απ 255 χαρακτήρες σε αυτά τα πεδία. Αν καταχωρήσετε πάνω απ 255 χαρακτήρες σε οποιοδήποτε πεδίο, δεν θα εµϕανιστεί µήνυµα σϕάλµατος αλλά οι πληροϕορίες επαϕής δεν θα αποθηκευτο ν. δ. Συµπληρώστε τα πεδία E-mail και Τηλέϕωνο. Οι πληροϕορίες των πεδίων Όνοµα και E-mail είναι απαραίτητες για τον εντοπισµ της επαϕής απ τη λειτουργία προπληκτρολ γησης. ε. Προαιρετικά: Στο πεδίο Σηµειώσεις, µπορείτε να καταχωρήσετε έως 65535 χαρακτήρες. στ. Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκε σετε τη νέα επαϕή. Μπορείτε να στείλετε ένα µήνυµα, να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε την επαϕή που µ λις προσθέσατε. 2. Προαιρετικά: Για να τροποποιήσετε µια επαϕή: α. Μεταβείτε στις Επαϕές. β. Επιλέξτε το νοµα ή τη διε θυνση e-mail της επαϕής που θέλετε να τροποποιήσετε. γ. Επιλέξτε Τροποποίηση και καταχωρήστε τις αλλαγές σας. δ. Επιλέξτε Αποθήκευση. 3. Προαιρετικά: Για να διαγράψετε µια επαϕή: α. Μεταβείτε στις Επαϕές. β. Πατήστε στο τετραγωνίδιο επιλογής δίπλα στην επαϕή που θέλετε να διαγράψετε. Μπορείτε να επιλέξετε περισσ τερες απ µία επαϕές. γ. Επιλέξτε ιαγραϕή. δ. Επιλέξτε OK. Οι επιλεγµένες επαϕές αϕαιρο νται µ νιµα απ τη λίστα επαϕών σας. 6 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

Εισαγωγή προσωπικών επαϕών Μπορείτε να εισαγάγετε προσωπικές επαϕές απ ένα αρχείο csv, ένα αρχείο vcard (VCF) ή οποιοδήποτε άλλο αρχείο το νοµα του οποίου δεν συνοδε εται απ κάποια προέκταση (π.χ. testfile). Υποστηρίζεται η εισαγωγή αρχείων το µέγεθος των οποίων δεν υπερβαίνει τα 10 ΜΒ. εν µπορείτε να ενηµερώσετε τις επαϕές που περιλαµβάνονται στον εταιρικ κατάλογο. Πριν ξεκινήσετε Πριν εισαγάγετε επαϕές απ ένα άλλο πρ γραµµα e-mail, πως για παράδειγµα το Outlook Express, πρέπει να τις εξαγάγετε απ εκείνο το πρ γραµµα σε ένα αρχείο.csv ή.vcf (vcard). Πριν εισαγάγετε ένα αρχείο µε επαϕές, βεβαιωθείτε τι το χρησιµοποιο µενο σ νολο χαρακτήρων είναι UTF-8 ή ANSI. Σχετικά µε αυτή την εργασία Μπορείτε να αποθηκε σετε έως 2000 επαϕές. Αν το αρχείο.csv ή.vcf περιέχει πάνω απ 2000 επαϕές ή αν ο συνολικ ς αριθµ ς των επαϕών, δηλαδή οι υπάρχουσες επαϕές σας στο IBM SmartCloud inotes και οι επαϕές στο αρχείο.csv ή.vcf, υπερβαίνουν τις 2000, θα εισαχθο ν τ σες επαϕές ώστε να συµπληρωθεί το ριο των 2000. Βεβαιωθείτε τι γνωρίζετε τον κατάλογο που βρίσκονται λα τα αρχεία που περιέχουν τις πληροϕορίες που θέλετε να εισαγάγετε. Θα χρειαστεί να ορίσετε τις πληροϕορίες καταλ γου πριν ξεκινήσετε την εισαγωγή. Αν έχετε περισσ τερα απ ένα αρχεία.vcf, µπορείτε να τα συγχωνε σετε σε ένα αρχείο.vcf για να απλοποιήσετε τη διαδικασία εισαγωγής. Τα δεδοµένα που δεν είναι κατάλληλα µορϕοποιηµένα στο αρχείο.csv ή.vcf θα παραβλεϕθο ν κατά την εισαγωγή. Οι εισαγ µενες επαϕές προστίθενται στην προβολή Οι επαϕές µου. Μπορείτε επίσης να δείτε αυτές τις επαϕές στην προβολή Όλες οι επαϕές. 1. Μεταβείτε στην προβολή Επαϕές > Οι επαϕές µου. 2. Επιλέξτε Εισαγωγή επαϕών. 3. Πατήστε Αναζήτηση για να µεταβείτε στη θέση που βρίσκεται το αρχείο.csv ή.vcf που περιέχει τις επαϕές που θέλετε να εισαγάγετε. 4. Επιλέξτε το αρχείο και πατήστε Εισαγωγή. Αποτελέσµατα Εµϕανίζεται ένα µήνυµα κατάστασης το οποίο σας ενηµερώνει τι οι επαϕές εισάγονται. Η διαδικασία εισαγωγής ενδέχεται να διαρκέσει µερικά λεπτά. Κατά τη διάρκεια της εισαγωγής, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε άλλες λειτουργίες του SmartCloud inotes. Κεϕάλαιο 3. Έναρξη εργασιών µε τις επαϕές 7

Συναϕείς εργασίες: Συγχώνευση πολλαπλών αρχείων vcard (VCF) στη σελίδα 9 Αν θέλετε να εισαγάγετε περισσ τερα απ ένα αρχεία vcard, µπορείτε να τα συγχωνε σετε σε ένα αρχείο.vcf. Ρ θµιση λογαριασµο CardDAV Η ρ θµιση εν ς λογαριασµο εξυπηρετητή CardDAV επιτρέπει την πρ σβαση σε πληροϕορίες επαϕών και την κοινή χρήση τους µε άλλες εϕαρµογές. Μετά τη ρ θµιση αυτο του λογαριασµο, θα µπορείτε να συγχρονίζετε τις πληροϕορίες των επαϕών σας µε εϕαρµογές άλλων χρηστών και διαϕορετικών συσκευών. Πριν ξεκινήσετε Βεβαιωθείτε τι γνωρίζετε τη διε θυνση e-mail σας στο IBM SmartCloud inotes. Αυτή είναι η διε θυνση e-mail που έχει οριστεί για το λογαριασµ σας. Οι συσκευές ios έχουν δοκιµαστεί επίσηµα και είναι προς το παρ ν οι µ νες συσκευές CardDAV που υποστηρίζονται για χρήση µε το SmartCloud inotes. Άλλες κινητές συσκευές και άλλοι πελάτες CardDAV για προσωπικο ς υπολογιστές µπορεί να λειτουργο ν µε το συγκεκριµένο προϊ ν, αλλά δεν έχουν δοκιµαστεί και δεν υποστηρίζονται ακ µη. Στις ακ λουθες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχετε περισσ τερες απ µία διευθ νσεις e-mail στο SmartCloud for Social Business: v Αν χρησιµοποιείτε τη διασ νδεση Χρήση της σ νδεσης του οργανισµο µου στη σελίδα σ νδεσης του δικτυακο τ που SmartCloud for Social Business για να συνδεθείτε στο λογαριασµ σας, η διε θυνση e-mail που καταχωρείτε στη σελίδα σ νδεσης µπορεί να διαϕέρει απ τη διε θυνση e-mail σας στο SmartCloud inotes. v Αν η εταιρεία σας έχει πολλαπλές συνδροµές στο SmartCloud for Social Business, µπορεί να έχετε µια ξεχωριστή διε θυνση e-mail για κάθε συνδροµή. Για παράδειγµα, αυτ µπορεί να συµβαίνει αν η εταιρεία σας χρησιµοποιεί το SmartCloud Engage και το SmartCloud inotes. Η διε θυνση e-mail σας για το SmartCloud inotes περιλαµβάνεται στον Οδηγ έναρξης εργασιών που σας είχε σταλεί την πρώτη ϕορά που συνδεθήκατε. Μπορείτε επίσης να δείτε τη διε θυνση e-mail σας για το SmartCloud inotes επιλέγοντας Προτιµήσεις > Βασικές πληροϕορίες. Η διε θυνση εµϕανίζεται στο πεδίο Όνοµα λογαριασµο στην εν τητα Ρυθµίσεις εξυπηρετητών αλληλογραϕίας. Βεβαιωθείτε τι χρησιµοποιείτε το λειτουργικ σ στηµα ios4 ή µια νε τερη έκδοση. Αν χρησιµοποιείτε µια προγενέστερη έκδοση, πρέπει να αναβαθµίσετε το λειτουργικ σ στηµα στην έκδοση ios4 ή σε νε τερη έκδοση. Για τη µη αυτ µατη ρ θµιση εν ς λογαριασµο CardDAV, εκτελέστε τη διαδικασία που περιγράϕεται παρακάτω. Αν χρησιµοποιείτε µια συσκευή ios και θέλετε να ρυθµίσετε αυτ µατα ένα λογαριασµ CardDAV χρησιµοποιώντας το προϕίλ SmartCloud inotes, ανατρέξτε στο θέµα Ρ θµιση κινητής συσκευής στη σελίδα 4. 1. Στη συσκευή ios, επιλέξτε Settings (Ρυθµίσεις) > Mail, Contacts, Calendars (Αλληλογραϕία, Επαϕές, Ηµερολ για) > Add account... (Προσθήκη λογαριασµο...) > Other (Άλλο) > Add CardDAV Account (Προσθήκη λογαριασµο CardDAV). 2. Ορίστε τις ακ λουθες πληροϕορίες: α. Server (Εξυπηρετητής): carddav-usw.mail.lotuslive.com. 8 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

β. User name (Όνοµα χρήστη): Η διε θυνση e-mail σας στο SmartCloud inotes. Για παράδειγµα, ibm@ocsmail.lotuslive.com. γ. Password (Κωδικ ς πρ σβασης): Ο κωδικ ς πρ σβασης που χρησιµοποιείτε. δ. Description (Περιγραϕή): Μια περιγραϕή του λογαριασµο σας. 3. Πατήστε Next (Επ µενο). Όταν δηµιουργηθεί η σ νδεση µε τον εξυπηρετητή, θα εµϕανιστεί µια νέα καρτέλα µε τίτλο Advanced settings (Σ νθετες ρυθµίσεις). 4. Μεταβείτε στην καρτέλα Advanced settings (Σ νθετες ρυθµίσεις) και ορίστε τις ακ λουθες πληροϕορίες: α. Use SSL (Χρήση SSL): ON (Ενεργοποίηση) β. Port (Θ ρα): 443 5. Πατήστε Done (Ολοκλήρωση). εν θα εµϕανιστεί κανένα µήνυµα αν η σ νδεση είναι επιτυχής. Επ µενες ενέργειες Ο κωδικ ς πρ σβασης για το λογαριασµ σας θα λήγει σ µϕωνα µε τις ρυθµίσεις που έχει ορίσει ο διαχειριστής του λογαριασµο σας. Αν αντιµετωπίζετε πρ βληµα να συνδεθείτε στο SmartCloud inotes, προσπαθήστε να συνδεθείτε µέσω διαδικτ ου για να ελέγξετε αν ο κωδικ ς πρ σβασης έχει λήξει. Συγχώνευση πολλαπλών αρχείων vcard (VCF) Αν θέλετε να εισαγάγετε περισσ τερα απ ένα αρχεία vcard, µπορείτε να τα συγχωνε σετε σε ένα αρχείο.vcf. 1. Αντιγράψτε στον ίδιο κατάλογο λα τα αρχεία.vcf που σκοπε ετε να συγχωνε σετε. 2. Μεταβείτε στον κατάλογο που έχετε αποθηκε σει τα αρχεία.vcf. 3. Εκτελέστε την εντολή COPY *.vcf onefile.vcf. Τα αρχεία συγχωνε ονται στο αρχείο onefile.vcf για εισαγωγή. Συναϕείς εργασίες: Εισαγωγή προσωπικών επαϕών στη σελίδα 7 Μπορείτε να εισαγάγετε προσωπικές επαϕές απ ένα αρχείο csv, ένα αρχείο vcard (VCF) ή οποιοδήποτε άλλο αρχείο το νοµα του οποίου δεν συνοδε εται απ κάποια προέκταση (π.χ. testfile). Υποστηρίζεται η εισαγωγή αρχείων το µέγεθος των οποίων δεν υπερβαίνει τα 10 ΜΒ. εν µπορείτε να ενηµερώσετε τις επαϕές που περιλαµβάνονται στον εταιρικ κατάλογο. Εργασία µε προσωπικές οµάδες Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε προσωπικές οµάδες για να δηµιουργήσετε προσαρµοσµένες λίστες διανοµής για τα µην µατα e-mail και τις προσκλήσεις για συµβάντα ηµερολογίου. Ο λογαριασµ ς σας µπορεί να περιλαµβάνει έως 200 προσωπικές οµάδες. Κάθε προσωπική οµάδα µπορεί να περιλαµβάνει έως 50 µέλη. Σχετικά µε αυτή την εργασία Τα ον µατα των οµάδων δεν µπορο ν να υπερβαίνουν τους 255 χαρακτήρες εν ς byte. Αν χρησιµοποιείτε χαρακτήρες πολλαπλών byte, ο µέγιστος αριθµ ς χαρακτήρων για τα ον µατα οµάδων πρέπει να είναι µικρ τερος. Κεϕάλαιο 3. Έναρξη εργασιών µε τις επαϕές 9

Αναζήτηση επαϕών Αν προσθέσετε σε µια οµάδα ένα µέλος το οποίο δεν περιλαµβάνεται στη λίστα επαϕών σας, το µέλος θα αποθηκευτεί αυτ µατα ως νέα προσωπική επαϕή. Αν έχετε συµπληρώσει το µέγιστο επιτρεπ µενο αριθµ επαϕών και προσπαθήσετε να προσθέσετε µια νέα διε θυνση e-mail, θα εµϕανιστεί ένα µήνυµα σϕάλµατος και η νέα οµάδα δεν θα δηµιουργηθεί. Οι διπλ τυπες διευθ νσεις e-mail παραβλέπονται. Αν ορίσετε µια διε θυνση e-mail που βρίσκεται ήδη στη λίστα µελών της οµάδας, η διε θυνση θα παραβλεϕθεί. Μπορείτε να καταχωρήσετε πολλαπλές διευθ νσεις e-mail στο πεδίο Προσθέστε ένα µέλος εδώ. Οι διευθ νσεις πρέπει να χωρίζονται µε κ µµα. Για παράδειγµα, αν θέλετε να προσθέσετε µαζί τρία νέα µέλη στην οµάδα, καταχωρήσετε τις διευθ νσεις τους ως εξής: "a@example.com, b@example.com, c@example.com". Όταν καταχωρείτε µια διε θυνση e-mail, µπορείτε να πληκτρολογήσετε τους πρώτους χαρακτήρες της διε θυνσης και στη συνέχεια να επιλέξετε την επιθυµητή επαϕή απ τη λίστα αυτ µατων προτάσεων. 1. Μεταβείτε στις Επαϕές. 2. Επιλέξτε Οµάδες > Νέα οµάδα. 3. Καταχωρήστε ένα νοµα οµάδας. 4. Για να προσθέσετε ένα µέλος οµάδας, καταχωρήστε µια διε θυνση e-mail στο πεδίο Προσθέστε ένα µέλος εδώ και στη συνέχεια επιλέξτε Προσθήκη µέλους. 5. Προαιρετικά: Για να αϕαιρέσετε ένα µέλος απ την οµάδα, πατήστε στο εικονίδιο X στη γραµµή που βρίσκεται το µέλος. 6. Πατήστε Αποθήκευση για να αποθηκε σετε τις αλλαγές σε µια οµάδα. Αν επιχειρήσετε να µεταβείτε σε άλλη σελίδα χωρίς να αποθηκε σετε τις αλλαγές σας, εµϕανίζεται ένα µήνυµα που σας προτρέπει να αποθηκε σετε τις αλλαγές. Επ µενες ενέργειες Για να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε µια προσωπική οµάδα: 1. Μεταβείτε στις Επαϕές. 2. Επιλέξτε Οµάδες. 3. Επιλέξτε το νοµα της οµάδας. 4. Επιλέξτε Τροποποίηση. Εµϕανίζεται η σελίδα λεπτοµερειών οµάδας. Μπορείτε να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε την οµάδα ως εξής: v Για να τροποποιήσετε τις λεπτοµέρειες της προσωπικής οµάδας, καταχωρήστε τις αλλαγές σας και πατήστε Αποθήκευση. v Για να διαγράψετε την προσωπική οµάδα, επιλέξτε ιαγραϕή οµάδας και πατήστε OK για να επιβεβαιώσετε την ενέργεια διαγραϕής. Μπορείτε να αναζητήσετε πληροϕορίες επαϕών στις προβολές Οι επαϕές µου, Εταιρικ ς κατάλογος ή Όλες οι επαϕές. Σχετικά µε αυτή την εργασία v Οι προτασσ µενοι και οι καταληκτικοί χαρακτήρες διαστήµατος αϕαιρο νται απ τον ρο αναζήτησης. 10 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

v v v v Η αναζήτηση πραγµατοποιείται στις πληροϕορίες των πεδίων ον µατος, επων µου, διε θυνσης e-mail και εταιρείας. εν γίνεται διάκριση πεζών/κεϕαλαίων. Οι επαϕές που συµϕωνο ν µε τον ρο αναζήτησης εµϕανίζονται αµέσως µ λις εντοπιστο ν. Αυτ σηµαίνει τι µπορεί να εµϕανιστο ν αποτελέσµατα πριν ολοκληρώσετε την πληκτρολ γηση του ρου αναζήτησης. Η χρήση χαρακτήρων υποκατάστασης δεν υποστηρίζεται. 1. Μεταβείτε στις Επαϕές. 2. Επιλέξτε το σ νολο επαϕών στο οποίο θα γίνει αναζήτηση. 3. Καταχωρήστε έναν ρο αναζήτησης στο πεδίο αναζήτησης. Πριν καταχωρήσετε οποιοδήποτε κείµενο, στο πεδίο αναζήτησης εµϕανίζεται η ένδειξη Ε ρεση επαϕής. Αποτελέσµατα Ρ θµιση σ νδεσης LDAP Η λειτουργία αναζήτησης εµϕανίζει µια λίστα µε λες τις επαϕές που εντοπίστηκαν µε βάση τον καθορισµένο ρο αναζήτησης. Αν δεν εντοπιστο ν επαϕές, εµϕανίζεται το µήνυµα " εν βρέθηκαν επαϕές µε τους συγκεκριµένους ρους αναζήτησης". Αν ρυθµίσετε µια σ νδεση καταλ γου LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), θα έχετε τη δυνατ τητα να χρησιµοποιείτε τις υπηρεσίες καταλ γου για να εντοπίζετε πληροϕορίες επικοινωνίας για άλλους χρήστες στο εταιρικ σας Intranet ή στο Internet. Σχετικά µε αυτή την εργασία Η διαδικασία για τη ρ θµιση µιας σ νδεσης LDAP µπορεί να διαϕέρει ανάλογα µε το πρ γραµµα e-mail και την κινητή συσκευή. Αν αντιµετωπίζετε οποιοδήποτε πρ βληµα ή χρειάζεστε πληροϕορίες σχετικά µε ένα συγκεκριµένο πρ γραµµα e-mail, επικοινωνήστε µε την υπηρεσία υποστήριξης του αντίστοιχου προγράµµατος. Για να ρυθµίσετε µια σ νδεση καταλ γου LDAP για οποιαδήποτε συσκευή ή οποιοδήποτε πρ γραµµα e-mail, πρέπει να γνωρίζετε τις ακ λουθες πληροϕορίες: v Βασικ διακεκριµένο νοµα (DN): ou=contact v Θ ρα (χρήση SSL): 636 v Η διε θυνση e-mail σας για το IBM SmartCloud inotes. Στις ακ λουθες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχετε περισσ τερες απ µία διευθ νσεις e-mail στο SmartCloud for Social Business : Αν χρησιµοποιείτε τη διασ νδεση Χρήση της σ νδεσης του οργανισµο µου στη σελίδα σ νδεσης του δικτυακο τ που SmartCloud for Social Business για να συνδεθείτε στο λογαριασµ σας, η διε θυνση e-mail που καταχωρείτε στη σελίδα σ νδεσης µπορεί να διαϕέρει απ τη διε θυνση e-mail σας στο SmartCloud inotes. Αν η εταιρεία σας έχει πολλαπλές συνδροµές στο SmartCloud for Social Business, µπορεί να έχετε µια ξεχωριστή διε θυνση e-mail για κάθε συνδροµή. Για παράδειγµα, αυτ µπορεί να συµβαίνει αν η εταιρεία σας χρησιµοποιεί το IBM SmartCloud Engage και το SmartCloud inotes. Η διε θυνση e-mail σας για το SmartCloud inotes περιλαµβάνεται στον Οδηγ έναρξης εργασιών που σας είχε σταλεί την πρώτη ϕορά που συνδεθήκατε. Μπορείτε επίσης να δείτε τη διε θυνση e-mail σας για το SmartCloud inotes επιλέγοντας Προτιµήσεις > Κεϕάλαιο 3. Έναρξη εργασιών µε τις επαϕές 11

v v v v Βασικές πληροϕορίες. Η διε θυνση εµϕανίζεται στο πεδίο Όνοµα λογαριασµο στην εν τητα Ρυθµίσεις εξυπηρετητών αλληλογραϕίας. ιακεκριµένο νοµα (DN) σ νδεσης/όνοµα λογαριασµο : uid=η αναϕερ µενη στο Βήµα 3 διε θυνση e-mail σας,ou=contact. Για παράδειγµα, uid=user@llin.mail.lotuslive.com,ou=contact. Ο κωδικ ς πρ σβασης που χρησιµοποιείτε για τη σ νδεση στην υπηρεσία e-mail. Αν ο διαχειριστής του λογαριασµο σας έχει ορίσει έναν κωδικ πρ σβασης µίας χρήσης για σας, πρέπει να αλλάξετε αυτ τον κωδικ πρ σβασης ταν συνδεθείτε στο λογαριασµ σας στο SmartCloud inotes απ το διαδίκτυο. Εξυπηρετητής: ldap-usw.mail.lotuslive.com Φίλτρο αναζήτησης: ou=contact 1. Η διαδικασία για τη ρ θµιση µιας σ νδεσης καταλ γου LDAP εξαρτάται απ το πρ γραµµα e-mail που χρησιµοποιείτε. Επικοινωνήστε µε την υπηρεσία υποστήριξης του προγράµµατος για αναλυτικές οδηγίες και βοήθεια. 2. Όταν αναζητάτε πληροϕορίες επικοινωνίας χρησιµοποιώντας µια σ νδεση καταλ γου LDAP, τα πεδία ον µατος και επων µου δεν πρέπει να είναι κενά γιατί ενδέχεται να παρουσιαστο ν σϕάλµατα. Αν δεν θέλετε να συµπληρώσετε κάποιο απ αυτά τα πεδία, προσθέστε στο πεδίο τουλάχιστον ένα χαρακτήρα διαστήµατος. 12 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 4. Έναρξη εργασιών µε τα µην µατα e-mail Τα µην µατα e-mail αποθηκε ονται σε ϕακέλους. Μπορείτε να δηµιουργήσετε ϕακέλους για την καλ τερη οργάνωση των µηνυµάτων σας. Υπάρχουν πέντε προεπιλεγµένοι ϕάκελοι. Η διαγραϕή των προεπιλεγµένων ϕακέλων δεν είναι δυνατή. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σήµανση στα µην µατα e-mail σας και να ορίσετε τις προτιµήσεις για την εµϕάνιση της αλληλογραϕίας. εν µπορείτε να µετονοµάσετε ή να διαγράψετε έναν προεπιλεγµένο ϕάκελο αλληλογραϕίας. Μπορείτε µ νο να διαγράψετε τα µην µατα e-mail που περιέχει. Κάθε λογαριασµ ς περιλαµβάνει τους ακ λουθους προεπιλεγµένους ϕακέλους: Εισερχ µενα Χρησιµοποιείται για την αποθήκευση λων των εισερχ µενων µηνυµάτων e-mail. Προσχέδια Χρησιµοποιείται για την αποθήκευση των µηνυµάτων e-mail που δεν είναι έτοιµα για αποστολή. Μπορείτε να συνεχίσετε την επεξεργασία αυτών των µηνυµάτων και να τα στείλετε ποτε είναι έτοιµα. Απεσταλµένα Χρησιµοποιείται για την αποθήκευση εν ς αντιγράϕου για κάθε αποστελλ µενο µήνυµα e-mail. Για την αυτ µατη αποθήκευση των απεσταλµένων µηνυµάτων, θα πρέπει να έχετε ενεργοποιήσει τη σχετική ρ θµιση στις Προτιµήσεις. Αυτή η ρ θµιση είναι ενεργοποιηµένη απ προεπιλογή. Ανεπιθ µητα Χρησιµοποιείται για την αποθήκευση των µηνυµάτων e-mail που αναγνωρίζονται ως ανεπιθ µητη αλληλογραϕία. Κάδος ανακ κλωσης Στον Κάδο ανακ κλωσης µεταϕέρονται λα τα µην µατα e-mail που διαγράϕετε απ άλλους ϕακέλους. Για την οριστική διαγραϕή των µηνυµάτων, πρέπει να αδειάσετε τον Κάδο ανακ κλωσης. Στο παράθυρο ιαχείριση ϕακέλων µπορείτε να µετονοµάσετε ή να διαγράψετε ένα ϕάκελο. Όταν διαγράψετε ένα ϕάκελο, λα τα περιεχ µενα του ϕακέλου διαγράϕονται µ νιµα. Η ένδειξη Χρήση διαθέσιµου χώρου δηλώνει το χώρο αποθήκευσης που χρησιµοποιείται για τα µην µατα e-mail και τα συνηµµένα στο λογαριασµ σας, συµπεριλαµβανοµένων των µηνυµάτων που βρίσκονται στους ϕακέλους Ανεπιθ µητα και Κάδος ανακ κλωσης. Αυτή η τιµή δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 25 GB. Αν ο διαθέσιµος χώρος αποθήκευσης για το λογαριασµ σας εξαντληθεί, δεν θα µπορείτε να λάβετε µην µατα e-mail. Σε αυτή την περίπτωση, λα τα εισερχ µενα µην µατα e-mail θα επιστρέϕονται στους αποστολείς τους µε µια ειδοποίηση που θα τους ενηµερώνει τι δεν είναι δυνατή η παράδοση του µην µατ ς τους γιατί το γραµµατοκιβώτι σας είναι πλήρες. Συµβουλή: Τα µην µατα e-mail που διαγράϕετε µεταϕέρονται αυτ µατα στον Κάδο ανακ κλωσης. Για την αποδέσµευση χώρου αποθήκευσης, συνιστάται να αδειάζετε τακτικά τον Κάδο ανακ κλωσης. Copyright IBM Corp. 2010, 2012 13

Σηµείωση: v Για την προστασία του λογαριασµο σας απ πιθανές επιθέσεις, επιτρέπεται η λήψη έως και 5000 νέων µηνυµάτων ταν δεν είστε συνδεδεµένος στο λογαριασµ. Μετά τη συµπλήρωση αυτο του αριθµο, τα εισερχ µενα µην µατα e-mail θα επιστρέϕονται στον αποστολέα τους µέχρι να συνδεθείτε ξανά στο λογαριασµ σας. v Για πληροϕορίες σχετικά µε την εµϕάνιση µηνυµάτων e-mail σε διαϕορετικές γλώσσες, ανατρέξτε στο έγγραϕο Known Issues document on the wiki. Η διασ νδεση θα ανοίξει σε νέα σελίδα. v Τα µην µατα υψηλής προτεραι τητας επισηµαίνονται µε ένα θαυµαστικ που εµϕανίζεται πριν απ το θέµα του µην µατος. v Το µέγεθος εν ς εισερχ µενου µην µατος e-mail δεν µπορεί να υπερβαίνει τα 40 MB. Για την αποτελεσµατικ τερη παρακολο θηση και διαχείριση της αλληλογραϕίας σας, µπορείτε επίσης να κάνετε τα εξής: v v v. Επιλέξτε Αλληλογραϕία στη γραµµή µενο για να ανανεώσετε την προβολή του ϕακέλου Εισερχ µενα. Πατήστε στο εικονίδιο δίπλα στο πεδίο Αποστολέας για να δείτε µια λίστα µε τα µην µατα e-mail τα οποία έχετε διαβιβάσει ή στα οποία έχετε απαντήσει. Ταξινοµήστε τα µην µατα e-mail σας κατά νοµα αποστολέα, θέµα ή ηµεροµηνία. Απ προεπιλογή, τα µην µατα e-mail ταξινοµο νται κατά ηµεροµηνία. Ορισµ ς προτιµήσεων αλληλογραϕίας 14 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης Οι προτιµήσεις αλληλογραϕίας περιλαµβάνουν ρυθµίσεις που σας επιτρέπουν να προσαρµ σετε τον τρ πο οργάνωσης, ϕιλτραρίσµατος και διαβίβασης της αλληλογραϕίας σας. Σχετικά µε αυτή την εργασία Μπορείτε να ορίσετε µ νο ένα λογαριασµ e-mail για τη διαβίβαση των µηνυµάτων. Ένα µήνυµα e-mail επιβεβαίωσης θα σταλεί στη διε θυνση e-mail σας στο IBM SmartCloud inotes και στη διε θυνση e-mail που θα ορίσετε στην εν τητα διαβίβασης αλληλογραϕίας. Για να θέσετε τη διαδικασία διαβίβασης σε εϕαρµογή, ακολουθήστε τις οδηγίες που παρέχονται στο µήνυµα e-mail επιβεβαίωσης. Για να απενεργοποιήσετε τη διαβίβαση αλληλογραϕίας, επιλέξτε Απενεργοποίηση διαβίβασης στο παράθυρο ιαβίβαση. Η ακ λουθη διαδικασία είναι προαιρετική. Μπορείτε να αλλάζετε τις προτιµήσεις ανάλογα µε τις ανάγκες σας. 1. Μεταβείτε στις Προτιµήσεις. 2. Επιλέξτε Βασικές πληροϕορίες. α. Επιλέξτε Εµϕάνιση αλληλογραϕίας για να ορίσετε τον αριθµ των εµϕανιζ µενων µηνυµάτων ανά σελίδα και να επιλέξετε τον τρ πο ταξιν µησης των µηνυµάτων. Οι διαθέσιµες επιλογές ταξιν µησης είναι Πιο πρ σϕατα µην µατα στην αρχή και Πιο πρ σϕατα µην µατα στο τέλος. β. Επιλέξτε Ανάγνωση για να ορίσετε την ενέργεια που θα εκτελείται κατά τη µετακίνηση ή τη διαγραϕή εν ς µην µατος e-mail. Οι διαθέσιµες ενέργειες είναι Μετάβαση στο επ µενο µήνυµα ή Επιστροϕή στον αρχικ ϕάκελο. Η επιλογή Αποκλεισµ ς εικ νων αποτρέπει την εµϕάνιση λων των εικ νων στα εισερχ µενα µην µατα e-mail σας.

ηµιουργία ϕακέλου γ. Επιλέξτε Αποστολή για να ορίσετε αν θα αποθηκε εται αυτ µατα ένα αντίγραϕο για κάθε αποστελλ µενο µήνυµα e-mail. Αν επιλέξετε να µην αποθηκε εται αυτ µατα ένα αντίγραϕο για κάθε αποστελλ µενο µήνυµα e-mail, µπορείτε να διατηρείτε αντίγραϕα για συγκεκριµένα µην µατα προσθέτοντας τη διε θυνσή σας στο πεδίο Κ.Κοιν. κατά την αποστολή των µηνυµάτων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε αν θα περιλαµβάνεται το ιστορικ κατά την απάντηση σε ένα µήνυµα e-mail. δ. Χρησιµοποιήστε τις πληροϕορίες στην εν τητα Ρυθµίσεις εξυπηρετητών αλληλογραϕίας για να ρυθµίσετε την πρ σβαση µέσω IMAP, POP ή SMTP. Για περισσ τερες πληροϕορίες, ανατρέξτε στο θέµα Ρ θµιση πρ σβασης µέσω IMAP και POP στη σελίδα 21. ε. Επιλέξτε Αποθήκευση. 3. Επιλέξτε Προσθήκη διε θυνσης για να ορίσετε µια πρ σθετη διε θυνση e-mail η οποία θα χρησιµοποιείται κατά την αποστολή µηνυµάτων e-mail. 4. Επιλέξτε Ρυθµίσεις ανεπιθ µητης αλληλογραϕίας για να ορίσετε τις ρυθµίσεις για τη διαχείριση των ανεπιθ µητων µηνυµάτων και διευθ νσεων e-mail. 5. Επιλέξτε Ειδοποίηση σε περίπτωση απουσίας για να ορίσετε µια αυτ µατη απάντηση για τα εισερχ µενα µην µατα ταν βρίσκεστε εκτ ς γραϕείου. Για περισσ τερες πληροϕορίες, ανατρέξτε στο θέµα Αποστολή ειδοποίησης σε περίπτωση απουσίας στη σελίδα 19. 6. Επιλέξτε Υπογραϕή για να ορίσετε τις πληροϕορίες που θα προστίθενται αυτ µατα στο τέλος λων των εξερχ µενων µηνυµάτων e-mail. Μπορείτε να καταχωρήσετε έως 1000 χαρακτήρες. 7. Επιλέξτε ιαβίβαση για να ενεργοποιήσετε την αυτ µατη διαβίβαση των εισερχ µενων µηνυµάτων e-mail σε κάποιον άλλο λογαριασµ e-mail. 8. Επιλέξτε Καν νες για να ορίσετε καν νες ϕιλτραρίσµατος που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε πιο αποτελεσµατικά τα µην µατα e-mail σας. Για περισσ τερες πληροϕορίες, ανατρέξτε στο θέµα ηµιουργία καν νων ϕιλτραρίσµατος µηνυµάτων e-mail στη σελίδα 38. 9. Πατήστε Αποθήκευση. ηµιουργήστε νέους ϕακέλους για να οργανώσετε τα µην µατα e-mail σας. Μπορείτε να µετονοµάσετε ή να διαγράψετε τους ϕακέλους που δηµιουργείτε. Μπορείτε να σ ρετε µην µατα e-mail σε οποιονδήποτε ϕάκελο επιθυµείτε. Σχετικά µε αυτή την εργασία Περιορισµοί: v Το µέγιστο µήκος για το νοµα του ϕακέλου είναι 40 χαρακτήρες, και το νοµα δεν µπορεί να ξεκινά µε τελεία (.). Οι έγκυροι χαρακτήρες για το νοµα του ϕακέλου είναι : a-z 0-9@-...:(). v Τα ον µατα των ϕακέλων ταξινοµο νται βάσει των χαρακτήρων ASCII. εν χρησιµοποιο νται πίνακες ICU (International Components for Unicode). v Μπορείτε να έχετε έως 200 ϕακέλους. Στο παράθυρο ιαχείριση ϕακέλων µπορείτε να µετονοµάσετε ή να διαγράψετε ένα ϕάκελο. Όταν διαγράψετε ένα ϕάκελο, λα τα περιεχ µενα του ϕακέλου διαγράϕονται µ νιµα. Κεϕάλαιο 4. Έναρξη εργασιών µε τα µην µατα e-mail 15

Προβολή συνηµµένου 1. Επιλέξτε Αλληλογραϕία. 2. Επιλέξτε Προσθήκη ϕακέλου. 3. Καταχωρήστε ένα νοµα ϕακέλου και πατήστε OK. Όταν ανοίξετε ένα µήνυµα e-mail µε ένα ή περισσ τερα συνηµµένα, µια λίστα των συνηµµένων θα εµϕανιστεί στο µήνυµα. Σχετικά µε αυτή την εργασία Αποστολή µηνυµάτων e-mail Αν ένα εισερχ µενο µήνυµα e-mail περιέχει συνηµµένα, το µήνυµα επισηµαίνεται στο ϕάκελο Εισερχ µενα µε ένα εικονίδιο συνδετήρα. Όταν ανοίξετε το µήνυµα, θα εµϕανιστεί µια λίστα µε τα συνηµµένα αρχεία. Μπορείτε να δείτε ένα συνηµµένο αρχείο απ την τρέχουσα θέση του ή να το µεταϕορτώσετε και να το αποθηκε σετε στον υπολογιστή σας. Αν το συνηµµένο αρχείο είναι µια εικ να, µπορείτε να δείτε την εικ να στο µήνυµα e-mail. Περιορισµ ς: v Το µέγεθος εν ς εισερχ µενου µην µατος e-mail δεν µπορεί να υπερβαίνει τα 40 MB. v Μ νο το πρώτο MB του κειµένου σε κάθε συνηµµένο µην µατος e-mail ευρετηριοποιείται και είναι διαθέσιµο για αναζήτηση. v Αν ο διαθέσιµος χώρος αποθήκευσης για το λογαριασµ σας εξαντληθεί, δεν θα µπορείτε να λάβετε µην µατα e-mail. Σε αυτή την περίπτωση, λα τα εισερχ µενα µην µατα e-mail θα επιστρέϕονται στους αποστολείς τους µε µια ειδοποίηση που θα τους ενηµερώνει τι δεν είναι δυνατή η παράδοση του µην µατ ς τους γιατί το γραµµατοκιβώτι σας είναι πλήρες. 1. Επιλέξτε Αλληλογραϕία. 2. Επιλέξτε Εισερχ µενα. 3. Επιλέξτε το µήνυµα e-mail που θέλετε να ανοίξετε. Τα συνηµµένα αρχεία εµϕανίζονται συγκεντρωµένα σε µια λίστα. v Για να δείτε το περιεχ µενο εν ς συνηµµένου, πατήστε στο συνηµµένο. v Για να µεταϕορτώσετε ένα συνηµµένο, πατήστε µε το δεξί κουµπί του ποντικιο στο συνηµµένο και ακολουθήστε τις οδηγίες για τον υπολογιστή ή τη συσκευή που χρησιµοποιείτε. Μπορείτε να στείλετε µην µατα e-mail απ τη λίστα επαϕών σας ή απ το ϕάκελο Αλληλογραϕία. Αν στείλετε ένα µήνυµα e-mail σε έναν παραλήπτη που δεν είναι αποθηκευµένος στη λίστα επαϕών σας, µπορείτε να τον προσθέσετε στις επαϕές σας. Σχετικά µε αυτή την εργασία Χρησιµοποιήστε τον επεξεργαστή εµπλουτισµένου κειµένου για να εϕαρµ σετε συγκεκριµένα γνωρίσµατα µορϕοποίησης στο κείµενο του µην µατος e-mail. Ένας ε κολος και γρήγορος τρ πος για τη µορϕοποίηση του µην µατος είναι να 16 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

πληκτρολογήσετε πρώτα λο το κείµενο του µην µατος και στη συνέχεια να εϕαρµ σετε τα επιθυµητά γνωρίσµατα στις εν τητες που θέλετε. Περιορισµοί: v Ο αριθµ ς των παραληπτών εν ς µην µατος e-mail δεν µπορεί να υπερβαίνει τους 50. v Επιτρέπεται η επισ ναψη έως και 10 αρχείων σε κάθε µήνυµα e-mail. v Το µέγεθος εν ς αποστελλ µενου µην µατος e-mail, συµπεριλαµβανοµένων των συνηµµένων αρχείων, δεν µπορεί να υπερβαίνει τα 28,5 MB. 1. Επιλέξτε τον τρ πο µε τον οποίο θα στείλετε το µήνυµα e-mail: v Αποστολή µην µατος απ τη λίστα επαϕών σας: α. Μεταβείτε στις Επαϕές. β. Επιλέξτε τη λίστα επαϕών που περιέχει το χρήστη ή τους χρήστες στους οποίους επιθυµείτε να σταλεί το µήνυµα e-mail. Επιλέξτε το τετραγωνίδιο που βρίσκεται δίπλα σε κάθε επαϕή στην οποία θέλετε να σταλεί το µήνυµα e-mail. γ. Για να στείλετε ένα µήνυµα e-mail σε µια προσωπική οµάδα, επιλέξτε Οµάδες. Στη σελίδα Οµάδες, επιλέξτε το τετραγωνίδιο δίπλα στην οµάδα ή στις οµάδες που θέλετε. δ. Πατήστε Αποστολή µην µατος. Εµϕανίζεται η σελίδα Νέο µήνυµα. Οι διευθ νσεις e-mail λων των επιλεγµένων χρηστών και των µελών των επιλεγµένων οµάδων έχουν προστεθεί στο πεδίο Προς. v Αποστολή µην µατος απ το ϕάκελο Αλληλογραϕία: α. Μεταβείτε στην Αλληλογραϕία. β. Πατήστε Νέο µήνυµα. Εµϕανίζεται η σελίδα Νέο µήνυµα. γ. Καταχωρήστε τις διευθ νσεις e-mail λων των παραληπτών στο πεδίο Προς. 2. Προαιρετικά: Χρησιµοποιήστε το πεδίο Κοιν. ή Κ.Κοιν. για να ορίσετε τους χρήστες ή τις οµάδες που θα λάβουν ένα αντίγραϕο του µην µατος. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε τα πρώτα γράµµατα του ον µατος εν ς χρήστη ή µιας οµάδας και να επιλέξετε το χρήστη ή την οµάδα απ τη λίστα αυτ µατων προτάσεων. Αν επιλέξετε µια οµάδα, οι διευθ νσεις e-mail των µελών της καταχωρο νται αυτ µατα στο πεδίο Κοιν. ή Κ.Κοιν.. 3. Προαιρετικά: Επιλέξτε Ε ρεση αρχείων για να επισυνάψετε ένα αρχείο. Ανοίγει ένα παράθυρο απ το οποίο µπορείτε να εντοπίσετε και να µεταϕορτώσετε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε. 4. Προαιρετικά: Επιλέξτε Υψηλή προτεραι τητα για να στείλετε το µήνυµα e-mail ως µήνυµα υψηλής προτεραι τητας. 5. Πληκτρολογήστε το κείµενο του µην µατος e-mail. Για πληροϕορίες σχετικά µε τη λειτουργία του επεξεργαστή εµπλουτισµένου κειµένου στα διάϕορα προγράµµατα πλοήγησης, ανατρέξτε στο έγγραϕο Known Issues που δηµοσιε εται στο wiki. Το wiki βρίσκεται στη διε θυνση http://www.lotus.com/ldd/bhwiki.nsf/dx/ LotusLive_Known_Issues#Mail (άνοιγµα σε νέο παράθυρο). 6. Επιλέξτε Αποστολή. Προσθήκη σήµανσης σε µην µατα e-mail Μπορείτε να προσθέσετε µια οπτική ένδειξη σε ένα µήνυµα e-mail για να θυµάστε τι πρέπει να το επανεξετάσετε ή να κάνετε κάποια ενέργεια σχετικά µε αυτ. Αν επισηµάνετε ένα µήνυµα, η σήµανση εµϕανίζεται µ νο σε εσάς. Οι άλλοι χρήστες δεν µπορο ν να δουν τις σηµάνσεις που προσθέτετε. Κεϕάλαιο 4. Έναρξη εργασιών µε τα µην µατα e-mail 17

Σχετικά µε αυτή την εργασία Κανένα µήνυµα e-mail δεν ϕέρει σήµανση απ προεπιλογή. Όταν επισηµάνετε ένα µήνυµα, ένα εικονίδιο γκρι σηµαίας εµϕανίζεται δίπλα στο θέµα του µην µατος. 1. Για να επισηµάνετε ένα µήνυµα e-mail, µεταβείτε στο ϕάκελο που περιέχει το µήνυµα. 2. Πατήστε στο εικονίδιο σήµανσης δίπλα στο µήνυµα που θέλετε να επισηµάνετε. Αν θέλετε να προσθέσετε σήµανση ή να καταργήσετε τη σήµανση σε περισσ τερα απ ένα µην µατα, πατήστε στα τετραγωνίδια επιλογής των µηνυµάτων και επιλέξτε Σήµανση ή Αϕαίρεση σήµανσης απ το µενο Περισσ τερες ενέργειες. 3. Όταν διαβάζετε ένα µήνυµα e-mail, µπορείτε να το επισηµάνετε ή να του αϕαιρέσετε τη σήµανση πατώντας στο εικονίδιο σήµανσης δίπλα στο θέµα του µην µατος. 4. Προαιρετικά: Για να καταργήσετε τη σήµανση σε ένα µήνυµα, πατήστε ξανά το εικονίδιο σήµανσης. Επαναϕορά διαγραµµένων µηνυµάτων e-mail Όταν διαγράψετε ένα µήνυµα e-mail, το µήνυµα µεταϕέρεται στο ϕάκελο Κάδος ανακ κλωσης. Τα διαγραµµένα µην µατα e-mail αποθηκε ονται στο ϕάκελο Κάδος ανακ κλωσης µέχρι να τα διαγράψετε οριστικά. 1. Μεταβείτε στον Κάδο ανακ κλωσης. 2. Επιλέξτε το µήνυµα e-mail που θέλετε να επαναϕέρετε. 3. Επιλέξτε Περισσ τερες ενέργειες > Εισερχ µενα. 4. Μεταβείτε στο ϕάκελο Εισερχ µενα. Βεβαιωθείτε τι το µήνυµα εµϕανίζεται στο ϕάκελο. 18 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

Κεϕάλαιο 5. Πρ σθετες εργασίες αλληλογραϕίας Εκτ ς απ την αποστολή και τη λήψη µηνυµάτων e-mail, µπορείτε να εκτελέσετε κι άλλες εργασίες µε την υπηρεσία e-mail. Αποστολή ειδοποίησης σε περίπτωση απουσίας Χρησιµοποιήστε την υπηρεσία ειδοποίησης σε περίπτωση απουσίας για την αυτ µατη αποστολή εν ς απαντητικο µην µατος στους αποστολείς των εισερχ µενων µηνυµάτων e-mail κατά τη διάρκεια της απουσίας σας. Η υπηρεσία ειδοποίησης αποστέλλει µία µ νο απάντηση σε κάθε αποστολέα απ την ηµεροµηνία αναχώρησης µέχρι και την ηµεροµηνία επιστροϕής που θα ορίσετε. Σχετικά µε αυτή την εργασία Όταν ενεργοποιήσετε την υπηρεσία ειδοποίησης σε περίπτωση απουσίας, θα σας ζητηθεί να ορίσετε µια ηµεροµηνία αναχώρησης και, προαιρετικά, µια ηµεροµηνία επιστροϕής. Το µήνυµα ειδοποίησης θα αποστέλλεται απ την καθορισµένη ηµεροµηνία αναχώρησης µέχρι και την ηµεροµηνία επιστροϕής, εϕ σον έχετε ορίσει ηµεροµηνία επιστροϕής. Για παράδειγµα, αν ορίσετε την 1η Ιανουαρίου 2011 ως ηµεροµηνία αναχώρησης και την 4η Ιανουαρίου 2011 ως ηµεροµηνία επιστροϕής, το µήνυµα ειδοποίησης θα αποστέλλεται για τέσσερις ηµέρες, απ την 1η Ιανουαρίου 2011 στις 12:01 π.µ. έως την 4η Ιανουαρίου 2011 στις 11:59 µ.µ. Οι ώρες ορίζονται σ µϕωνα µε τη δική σας ζώνη ώρας. Το µήνυµα ειδοποίησης δεν µπορεί να υπερβαίνει τους 1.000 χαρακτήρες. 1. Μεταβείτε στις Προτιµήσεις. 2. Επιλέξτε Ειδοποίηση σε περίπτωση απουσίας. 3. Καταχωρήστε τον τίτλο του µην µατος ειδοποίησης στο πεδίο Θέµα. 4. Καταχωρήστε την ηµεροµηνία αναχώρησης στο πεδίο Αναχώρηση. 5. Προαιρετικά: Καταχωρήστε µια ηµεροµηνία επιστροϕής στο πεδίο Επιστροϕή. 6. Προαιρετικά: Καταχωρήστε ένα µήνυµα ειδοποίησης στο πεδίο Μήνυµα. Αυτ το µήνυµα µπορεί να περιέχει πρ σθετες πληροϕορίες για την περίοδο που θα απουσιάσετε, πως για παράδειγµα ένα τηλέϕωνο έκτακτης ανάγκης ή το νοµα του προσώπου που σας αντικαθιστά. 7. Επιλέξτε Ενεργοποίηση στο πεδίο Ειδοποίηση σε περίπτωση απουσίας. 8. Επιλέξτε Αποθήκευση. Επ µενες ενέργειες Για να απενεργοποιήσετε την υπηρεσία και να διακ ψετε την αποστολή του µην µατος ειδοποίησης, επιλέξτε Απενεργοποίηση στο πεδίο Ειδοποίηση σε περίπτωση απουσίας. Αποστολή µηνυµάτων e-mail µε εναλλακτική διε θυνση e-mail Εκτ ς απ τη διε θυνση e-mail σας στο IBM SmartCloud inotes, µπορείτε να διατηρείτε µια πρ σθετη διε θυνση e-mail που θα χρησιµοποιείτε για την αποστολή µηνυµάτων. Copyright IBM Corp. 2010, 2012 19

Σχετικά µε αυτή την εργασία Όταν ορίσετε µια πρ σθετη διε θυνση e-mail για την αποστολή µηνυµάτων, αυτή η διε θυνση θα εµϕανίζεται στα αποστελλ µενα µην µατα e-mail. Η διε θυνση e-mail σας στο SmartCloud inotes δεν θα χρησιµοποιείται κατά την αποστολή µηνυµάτων e-mail µέχρι να την ενεργοποιήσετε ξανά. 1. Μεταβείτε στις Προτιµήσεις. 2. Επιλέξτε Προσθήκη διε θυνσης. 3. Στο παράθυρο Αποστολή αλληλογραϕίας απ άλλη διε θυνση, επιλέξτε Προσθήκη διε θυνσης. 4. Καταχωρήστε την πρ σθετη διε θυνση e-mail στο πεδίο Όνοµα. Επιλέξτε Αποθήκευση. Αποτελέσµατα Η εναλλακτική διε θυνση e-mail αποτελεί πλέον την προεπιλεγµένη διε θυνση για την αποστολή µηνυµάτων e-mail. Επ µενες ενέργειες Για να ενεργοποιήσετε τη διε θυνση e-mail σας στο SmartCloud inotes ως προεπιλεγµένη διε θυνση e-mail για την αποστολή µηνυµάτων e-mail: 1. Μεταβείτε στις Προτιµήσεις. 2. Επιλέξτε Προσθήκη διε θυνσης. 3. Στο παράθυρο Αποστολή αλληλογραϕίας απ άλλη διε θυνση, επιλέξτε Ενεργοποίηση δίπλα στη διε θυνση e-mail του SmartCloud inotes. Ορισµ ς του SmartCloud inotes ως προεπιλεγµένου προγράµµατος e-mail Αν ορίσετε το IBM SmartCloud inotes ως προεπιλεγµένο πρ γραµµα e-mail, το SmartCloud inotes θα ανοίγει αυτ µατα ποτε χρησιµοποιείτε σε µια διασ νδεση e-mail σε ένα δικτυακ τ πο ή ένα έγγραϕο. Σχετικά µε αυτή την εργασία Η διαδικασία για τον ορισµ του SmartCloud inotes ως προεπιλεγµένου προγράµµατος e-mail εξαρτάται απ το πρ γραµµα πλοήγησης που χρησιµοποιείτε. Αν χρησιµοποιείτε το Internet Explorer, το Chrome ή το Opera σε µια πλατϕ ρµα Windows XP, Windows Vista ή Windows 7: v Εγγράψτε το SmartCloud inotes ως πρ γραµµα e-mail στο Internet Explorer: 1. ηµιουργήστε ένα αρχείο.reg. Για παράδειγµα, SmartCloud_iNotes.reg. 2. Αντιγράψτε και επικολλήστε στο νέο αρχείο.reg το ακ λουθο κείµενο: Windows Registry Editor Version 5.00 [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto] @="URL:MailTo Protocol" "URL Protocol"="" [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell] 20 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

[HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open] [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,fileprotocolhandler https://mail.lotuslive.com/compose?mailto=%1" 3. Αποθηκε στε το αρχείο.reg. 4. Εκτελέστε το αρχείο.reg για να εισαγάγετε την καταχώρηση του SmartCloud inotes στο µητρώο. Αν χρησιµοποιείτε το Firefox Έκδοση 3.x ή νε τερη σε οποιαδήποτε πλατϕ ρµα: 1. Εγγράψτε το SmartCloud inotes ως πρ γραµµα e-mail στο Firefox: α. Μεταβείτε στη διε θυνση https://mail.lotuslive.com/mail/setup/mailapplication. Η διασ νδεση θα ανοίξει σε νέο παράθυρο. β. Πατήστε στην παρεχ µενη διασ νδεση και ακολουθήστε τις οδηγίες για να εγγράψετε το SmartCloud inotes ως πρ γραµµα e-mail. 2. Ορίστε το SmartCloud inotes ως προεπιλεγµένο πρ γραµµα e-mail: α. Στο Firefox, επιλέξτε Preferences (Προτιµήσεις). β. Επιλέξτε Applications (Εϕαρµογές). γ. Καταχωρήστε τον ρο mailto ως κριτήριο αναζήτησης και πατήστε το πλήκτρο Enter. δ. Επιλέξτε το SmartCloud inotes στα αποτελέσµατα αναζήτησης. ε. Πατήστε OK. Ρ θµιση πρ σβασης µέσω IMAP και POP Μπορείτε να ρυθµίσετε διάϕορα προγράµµατα ηλεκτρονικής αλληλογραϕίας, χρησιµοποιώντας τα πρωτ κολλα IMAP ή POP και SMTP, για να συνεργάζονται µε το IBM SmartCloud inotes για την προβολή και την αποστολή µηνυµάτων e-mail. Η διαδικασία για τη ρ θµιση της πρ σβασης µέσω IMAP, POP και SMTP διαϕέρει ανάλογα µε τον πελάτη αλληλογραϕίας ή την κινητή συσκευή που χρησιµοποιείτε. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να ρυθµίσετε την πρ σβαση µέσω IMAP, POP ή SMTP για οποιαδήποτε συσκευή ή οποιονδήποτε πελάτη e-mail, απαιτο νται οι ακ λουθες πληροϕορίες: v Η διε θυνση e-mail σας για το IBM SmartCloud inotes. Στις ακ λουθες περιπτώσεις, ενδέχεται να έχετε περισσ τερες απ µία διευθ νσεις e-mail στο SmartCloud for Social Business: Αν χρησιµοποιείτε τη διασ νδεση Χρήση της σ νδεσης του οργανισµο µου στη σελίδα σ νδεσης του δικτυακο τ που SmartCloud for Social Business για να συνδεθείτε στο λογαριασµ σας, η διε θυνση e-mail που καταχωρείτε στη σελίδα σ νδεσης µπορεί να διαϕέρει απ τη διε θυνση e-mail σας στο SmartCloud inotes. Αν η εταιρεία σας έχει πολλαπλές συνδροµές στο SmartCloud for Social Business, µπορεί να έχετε µια ξεχωριστή διε θυνση e-mail για κάθε συνδροµή. Για παράδειγµα, αυτ µπορεί να συµβαίνει αν η εταιρεία σας χρησιµοποιεί το SmartCloud Engage και το SmartCloud inotes. v Η διε θυνση e-mail σας για το SmartCloud inotes περιλαµβάνεται στον Οδηγ έναρξης εργασιών που σας είχε σταλεί την πρώτη ϕορά που συνδεθήκατε. Μπορείτε επίσης να δείτε τη διε θυνση e-mail σας για το SmartCloud inotes επιλέγοντας Προτιµήσεις > Βασικές πληροϕορίες. Η διε θυνση εµϕανίζεται στο πεδίο Όνοµα λογαριασµο στην εν τητα Ρυθµίσεις εξυπηρετητών αλληλογραϕίας. Ο κωδικ ς πρ σβασης που χρησιµοποιείτε για τη σ νδεση στην υπηρεσία e-mail. Κεϕάλαιο 5. Πρ σθετες εργασίες αλληλογραϕίας 21

v v Αν ο διαχειριστής του λογαριασµο σας έχει ορίσει έναν κωδικ πρ σβασης µίας χρήσης για σας, πρέπει να αλλάξετε αυτ τον κωδικ πρ σβασης ταν συνδεθείτε στο λογαριασµ σας στο IBM SmartCloud inotes απ το διαδίκτυο. Ωστ σο, αν συνδέεστε σε ένα λογαριασµ IMAP ή POP και SMTP µέσω του SmartCloud inotes, µπορείτε να συνεχίσετε να χρησιµοποιείτε τον κωδικ πρ σβασης µίας χρήσης. Σε αυτή την περίπτωση, δεν είστε υποχρεωµένοι να αλλάξετε τον κωδικ πρ σβασης. Οι πληροϕορίες του εξυπηρετητή εισερχ µενης αλληλογραϕίας POP ή IMAP (συµπεριλαµβανοµένων του ον µατος υπολογιστή, του ον µατος χρήστη και του κωδικο πρ σβασης). Το SmartCloud inotes υποστηρίζει µ νο συνδέσεις SSL. Για το λ γο αυτ, βεβαιωθείτε τι είναι διαθέσιµη η θ ρα 993 (IMAP) ήηθ ρα995(pop). Για να δείτε τις πληροϕορίες για τους εξυπηρετητές αλληλογραϕίας, µεταβείτε στην καρτέλα Προτιµήσεις > Βασικές πληροϕορίες και ελέγξτε την εν τητα Ρυθµίσεις εξυπηρετητών αλληλογραϕίας. Οι πληροϕορίες του εξυπηρετητή εξερχ µενης αλληλογραϕίας SMTP (συµπεριλαµβανοµένων του ον µατος υπολογιστή, του ον µατος χρήστη και του κωδικο πρ σβασης). Το SmartCloud inotes υποστηρίζει µ νο συνδέσεις SSL. Για το λ γο αυτ, βεβαιωθείτε τι είναι διαθέσιµη η θ ρα 465. Οι ακ λουθες πληροϕορίες ισχ ουν για λους τους πελάτες e-mail και λες τις συσκευές: v Για την επιτυχηµένη αποστολή και λήψη µηνυµάτων e-mail, οι εξυπηρετητές εισερχ µενης και εξερχ µενης αλληλογραϕίας απαιτο ν την εξακρίβωση της ταυτ τητάς σας µε τη χρήση εν ς ον µατος χρήστη και εν ς κωδικο πρ σβασης. v Αν σας ζητηθεί απ τον πελάτη e-mail, επιλέξτε τα τετραγωνίδια που σχετίζονται µε την εξακρίβωση στοιχείων στους εξυπηρετητές εισερχ µενης και εξερχ µενης αλληλογραϕίας. Βεβαιωθείτε επίσης τι έχουν οριστεί οι ίδιες ρυθµίσεις για τον εξυπηρετητή εισερχ µενης και εξερχ µενης αλληλογραϕίας. ιαϕορετικά, ενδέχεται να µην είναι δυνατή η αποστολή ή η λήψη µηνυµάτων e-mail. v Το πρωτ κολλο SSL πρέπει να είναι ενεργοποιηµένο. v v v Η ταχ τητα της σ νδεσης Internet επηρεάζει το χρ νο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της διαδικασίας ρ θµισης εν ς λογαριασµο IMAP ή POP. Το πρωτ κολλο IMAP είναι το προτιµώµενο πρωτ κολλο. Αν το πρωτ κολλο IMAP δεν είναι διαθέσιµο, χρησιµοποιήστε το πρωτ κολλο POP. Κατά την πρ σβαση στα µην µατα e-mail σας µέσω IMAP, το µέγιστο µήκος του ον µατος ϕακέλου είναι 255 χαρακτήρες ενώ επιτρέπονται έως πέντε επίπεδα ϕακέλων. Οι µη ASCII χαρακτήρες σε ένα νοµα ϕακέλου κωδικοποιο νται µε χρήση του base64 µε UTF-7. Αν ο πελάτης αλληλογραϕίας ή η συσκευή σας δεν αναϕέρεται, µπορείτε να βρείτε γενικές οδηγίες στο θέµα "Άλλοι πελάτες e-mail". Επίσης, µπορείτε να επικοινωνήσετε µε το διαχειριστή του λογαριασµο σας ή τον πάροχο υπηρεσιών e-mail για βοήθεια. iphone ή ipad Για να ρυθµίσετε ένα λογαριασµ αλληλογραϕίας IBM SmartCloud inotes σε ένα iphone ή ipad µε χρήση πρ σβασης IMAP, POP ή SMTP, εκτελέστε τη διαδικασία που περιγράϕεται παρακάτω. Το πρωτ κολλο IMAP είναι το προτιµώµενο πρωτ κολλο. 22 IBM SmartCloud inotes: Οδηγ ς χρήσης

1. Αν δεν υπάρχει άλλος ρυθµισµένος λογαριασµ ς e-mail στη συσκευή σας, πατήστε Mail (Αλληλογραϕία). ιαϕορετικά, πατήστε Settings (Ρυθµίσεις) > Mail, Contacts, Calendars (Αλληλογραϕία, Επαϕές, Ηµερολ για) > Add Account (Προσθήκη λογαριασµο ). Επιλέξτε Other (Άλλο). 2. Πατήστε Add Mail Account (Προσθήκη λογαριασµο αλληλογραϕίας). 3. Πατήστε στο πεδίο Name (Όνοµα) και καταχωρήστε το πλήρες νοµά σας. 4. Πατήστε στο πεδίο Address ( ιε θυνση) και καταχωρήστε τη διε θυνση e-mail σας. Αν καταχωρήσετε µια ελλιπή ή µη έγκυρη διε θυνση e-mail, θα εµϕανιστεί ένα µήνυµα. 5. Πατήστε στο πεδίο Password (Συνθηµατικ ) και καταχωρήστε τον κωδικ πρ σβασης του λογαριασµο σας. Πατήστε Save (Αποθήκευση). 6. Ορίστε τις κατάλληλες ρυθµίσεις για το πρωτ κολλο που επιλέξατε. Επικοινωνήστε µε το διαχειριστή του λογαριασµο σας για να µάθετε την τιµή µε την οποία πρέπει να αντικαταστήσετε τη µεταβλητή ταυτ τητα_δικτυακο _τ που. v IMAP: Πατήστε IMAP. Καταχωρήστε το νοµα του εξυπηρετητή εισερχ µενης αλληλογραϕίας IMAP. Το νοµα εξυπηρετητή έχει την ίδια κατάληξη µε τη διε θυνση e-mail σας. Για παράδειγµα, ταυτ τητα_δικτυακο _τ πουimap.mail.lotuslive.com. Ορίστε την τιµή 993 ως αριθµ θ ρας. v POP3: Πατήστε POP. Καταχωρήστε το νοµα του εξυπηρετητή εισερχ µενης αλληλογραϕίας POP. Το νοµα εξυπηρετητή έχει την ίδια κατάληξη µε τη διε θυνση e-mail σας. Για παράδειγµα, ταυτ τητα_δικτυακο _τ πουpop.mail.lotuslive.com. Ορίστε την τιµή 995 ως αριθµ θ ρας. 7. Καταχωρήστε τη διε θυνση e-mail και τον κωδικ πρ σβασης που χρησιµοποιείτε. 8. Καταχωρήστε το νοµα του εξυπηρετητή εξερχ µενης αλληλογραϕίας SMTP στο πεδίο Outgoing Mail Server Host Name (Όνοµα υπολογιστή διακοµιστή εξερχ µενης αλληλογραϕίας). Για παράδειγµα, ταυτ τητα_δικτυακο _τ πουsmtp.mail.lotuslive.com. Ορίστε την τιµή 465 ως αριθµ θ ρας. 9. Καταχωρήστε τη διε θυνση e-mail και τον κωδικ πρ σβασης που χρησιµοποιείτε. Πατήστε Save (Αποθήκευση). Επ µενες ενέργειες Η διαδικασία ρ θµισης έχει ολοκληρωθεί. Πλέον, µπορείτε να συνδέεστε στο λογαριασµ αλληλογραϕίας σας µέσω της συσκευής iphone ή ipad. Ο κωδικ ς πρ σβασης για το λογαριασµ σας θα λήγει σ µϕωνα µε τις ρυθµίσεις που έχει ορίσει ο διαχειριστής του λογαριασµο σας. Αν αντιµετωπίζετε πρ βληµα να συνδεθείτε στο SmartCloud inotes, προσπαθήστε να συνδεθείτε µέσω διαδικτ ου για να ελέγξετε αν ο κωδικ ς πρ σβασης έχει λήξει. Apple Mail 4.0 Για να ρυθµίσετε την πρ σβαση µέσω IMAP, POP ή SMTP για το Apple Mail 4.0, εκτελέστε τη διαδικασία που περιγράϕεται παρακάτω. Το πρωτ κολλο IMAP είναι το προτιµώµενο πρωτ κολλο. 1. Επιλέξτε Mail (Αλληλογραϕία) > Preferences (Προτιµήσεις) και µεταβείτε στην καρτέλα Accounts (Λογαριασµοί). 2. Πατήστε το κουµπί + για να προσθέσετε ένα νέο λογαριασµ. 3. Καταχωρήστε το νοµα και το επώνυµ σας στο πεδίο Full Name (Ονοµατεπώνυµο). Κεϕάλαιο 5. Πρ σθετες εργασίες αλληλογραϕίας 23