Περιεχόμενα Πρόλογος...11 Μέρος 1: Βασικές έννοιες Πληροφορικής και επικοινωνιών... 13 1.1 Εισαγωγή στους υπολογιστές... 15 1.2 Μονάδες μέτρησης... 27 1.3 Οι βασικές λειτουργίες ενός ηλεκτρονικού υπολογιστή... 30 1.4 Συσκευές εισόδου... 34 1.5 Συσκευές εξόδου... 41 1.6 Τα περιεχόμενα της μονάδας συστήματος... 49 1.7 Συσκευές αποθήκευσης... 57 1.8 Λογισμικό... 67 1.9 Δίκτυα και Διαδίκτυο... 82 1.10 Υγιεινό περιβάλλον εργασίας... 96 1.11 Ασφάλεια δεδομένων... 102 Μέρος 2: Χρήση υπολογιστή και διαχείριση αρχείων... 111 2.1 Windows XP... 113 2.2 Επιφάνεια εργασίας... 116 2.3 Γραμμή εργασιών... 121 2.4 Χειρισμός παραθύρων... 127 2.5 Μενού... 133 2.6 Το μενού έναρξη... 137
6 Περιεχόμενα 2.7 Βοήθεια και υποστήριξη... 143 2.8 Χρήση προγραμμάτων στα Windows XP... 147 2.9 Εργασία με πολλά προγράμματα... 156 2.10 Διαχείριση εικονιδίων στην επιφάνεια εργασίας... 159 2.11 Διαχείριση αρχείων και φακέλων... 166 2.12 Περισσότερα για τη χρήση αρχείων και φακέλων... 176 2.13 Δημιουργία και χρήση συντομεύσεων... 186 2.14 Αναζήτηση αρχείων και φακέλων... 190 2.15 Προσαρμογή της επιφάνειας εργασίας... 195 2.16 Ρυθμίσεις υλικού και λογισμικού... 200 2.17 Προστασία από ιούς... 210 Μέρος 3: Επεξεργασία κειμένου... 217 3.1 Microsoft Word 2003... 219 3.2 Δημιουργία νέου εγγράφου... 227 3.3 Το σύστημα Βοήθειας του Office... 235 3.4 Μετακίνηση σε έγγραφο και προβολές εγγράφου... 239 3.5 Επιλογή κειμένου... 244 3.6 Διαγραφή, μετακίνηση, και αντιγραφή κειμένου... 248 3.7 Μορφοποίηση χαρακτήρων και κειμένου... 254 3.8 Στοίχιση παραγράφων και επισήμανση κειμένου... 259 3.9 Ορθογραφικός έλεγχος, γραμματικός έλεγχος, και συλλαβισμός... 263 3.10 Ρυθμίσεις περιθωρίων... 268 3.11 Εσοχές και στηλοθέτες... 273 3.12 Λίστες με κουκκίδες, αριθμημένες λίστες, και σημάδια μορφοποίησης... 281 3.13 Πίνακες... 285 3.14 Εκτύπωση και προεπισκόπηση εκτύπωσης... 296 3.15 Περισσότερα για τη μορφοποίηση χαρακτήρων και παραγράφων... 301 3.16 Κεφαλίδες και υποσέλιδα... 309 3.17 Διαμόρφωση σελίδων... 313 3.18 Αυτόματο Κείμενο και εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας... 318 3.19 Περιγράμματα και σκίαση... 321
Περιεχόμενα 7 3.20 Εισαγωγή εικόνων... 326 3.21 Πρότυπα... 332 3.22 Εισαγωγή γραφημάτων και λογιστικών φύλλων... 336 3.23 Συγχώνευση αλληλογραφίας... 341 3.24 Εργασία με πολλά έγγραφα και διαχείριση αρχείων... 351 Μέρος 4: Υπολογιστικά φύλλα... 359 4.1 Microsoft Excel 2003... 361 4.2 Η δομή ενός φύλλου εργασίας... 368 4.3 Δημιουργία νέου βιβλίου εργασίας και καταχώριση δεδομένων... 374 4.4 Συμβουλές για την καταχώριση δεδομένων... 380 4.5 Δημιουργία τύπων, και αντιγραφή και μετακίνηση δεδομένων... 383 4.6 Επιλογή κελιών και ορθογραφικός έλεγχος... 394 4.7 Αυτόματη Συμπλήρωση... 398 4.8 Μορφοποίηση δεδομένων... 401 4.9 Μορφοποίηση στηλών, γραμμών, και κελιών... 411 4.10 Προεπισκόπηση εκτύπωσης και εκτύπωση... 418 4.11 Δημιουργία γραφήματος... 423 4.12 Απόλυτες, σχετικές, και μικτές αναφορές κελιών... 432 4.13 Συναρτήσεις... 435 4.14 Διαχείριση φύλλων και βιβλίων εργασίας... 442 4.15 Εύρεση, αντικατάσταση, και ταξινόμηση δεδομένων... 446 4.16 Διαμόρφωση σελίδας... 452 4.17 Χρήση πολλών βιβλίων εργασίας και διαχείριση αρχείων... 458 Μέρος 5: Βάσεις δεδομένων... 463 5.1 Βάσεις δεδομένων και Microsoft Access... 465 5.2 Microsoft Access 2003... 472 5.3 Σχεδιασμός βάσης δεδομένων και δημιουργία πίνακα... 481 5.4 Προβολές πινάκων και ιδιότητες πεδίων... 488 5.5 Καταχώριση και επεξεργασία δεδομένων σε πίνακα... 494 5.6 Τροποποίηση της σχεδίασης ενός πίνακα... 506 5.7 Περαιτέρω τροποποίηση δομής πίνακα... 509
8 Περιεχόμενα 5.8 Σχέσεις... 521 5.9 Φόρμες... 529 5.10 Τροποποίηση φόρμας... 537 5.11 Ερωτήματα... 552 5.12 Εκθέσεις... 565 5.13 Τροποποίηση της δομής μιας έκθεσης... 573 5.14 Ταξινόμηση, φιλτράρισμα, και εύρεση δεδομένων... 581 Μέρος 6: Παρουσιάσεις... 591 6.1 PowerPoint 2003... 593 6.2 Εκκίνηση του PowerPoint... 594 6.3 Δημιουργία νέας παρουσίασης... 601 6.4 Μορφοποίηση κειμένου παρουσίασης... 608 6.5 Διαχείριση κειμένου... 614 6.6 Εικόνες και γραφικά... 624 6.7 Αναδιάταξη κειμένου και αντικειμένων... 633 6.8 Προβολές του PowerPoint... 641 6.9 Οργανόγραμμα... 649 6.10 Προσθήκη γραφημάτων... 654 6.11 Σχεδίαση... 666 6.12 Εργασία με περισσότερες παρουσιάσεις... 680 6.13 Περαιτέρω μορφοποίηση παρουσίασης... 685 6.14 Ορθογραφικός έλεγχος... 693 6.15 Εκτύπωση... 696 6.16 Προβολή παρουσίασης και εφέ... 700 6.17 Αποθήκευση και διαχείριση αρχείων... 709 Μέρος 7: Πλοήγηση στον Ιστό και επικοινωνία... 715 7.1 Διαδίκτυο (Internet)... 717 7.2 Υπηρεσίες και εφαρμογές του Διαδικτύου... 719 7.3 Internet Explorer... 724 7.4 Το σύστημα Βοήθειας του Internet Explorer... 730 7.5 Περιήγηση στον Παγκόσμιο Ιστό... 735
Περιεχόμενα 9 7.6 Άλλες δυνατότητες του Internet Explorer... 743 7.7 Αναζήτηση πληροφοριών στο Διαδίκτυο και ηλεκτρονικό εμπόριο... 757 7.8 Εργασία χωρίς σύνδεση... 770 7.9 Εκτύπωση... 773 7.10 Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο... 778 7.11 Διαχείριση μηνυμάτων... 790 7.12 Οργάνωση μηνυμάτων... 798 7.13 Βιβλίο διευθύνσεων... 805 7.14 Ασφάλεια στο Διαδίκτυο... 813 Ευρετήριο... 832
Απόλυτες, σχετικές, και μικτές αναφορές κελιών Στόχος κεφαλαίου Σκοπός αυτού του κεφαλαίου είναι να μάθουμε τη διαφορά μεταξύ των σχετικών και των απόλυτων αναφορών κελιών, καθώς και πότε χρησιμοποιούνται αυτές. Επίσης, θα μάθουμε να δημιουργούμε τύπους με σχετικές και απόλυτες αναφορές. Αναφορές κελιών και περιοχών κελιών Κάθε κελί ενός φύλλου εργασίας προσδιορίζεται από τη θέση του στο πλέγμα του φύλλου εργασίας, δηλαδή από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό της γραμμής στην οποία βρίσκεται. Όταν δημιουργούμε τύπους και θέλουμε να προσπελάσουμε δεδομένα άλλων κελιών, χρησιμοποιούμε τις κατάλληλες αναφορές κελιών. Στον πίνακα που ακολουθεί αναφέρονται δύο παραδείγματα αναφορών κελιών. ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΕΡΙΟΧΗ ΚΕΛΙΩΝ Α12 Το κελί που βρίσκεται στη στήλη Α και στη γραμμή 12 A12:D12 Η περιοχή κελιών που αρχίζει από το κελί Α12 και τελειώνει στο κελί D12 Σχετικές αναφορές κελιών Το Microsoft Excel χρησιμοποιεί εξ ορισμού σχετικές αναφορές κελιών κατά τη δημιουργία τύπων. Αυτό σημαίνει ότι τα κελιά των οποίων τα δεδομένα προσπελάζονται από τον τύπο προσδιορίζονται με βάση τη θέση τους σε σχέση με το κελί που περιέχει τον τύπο (Εικόνα 12.1 στην επόμενη σελίδα). Όταν αντιγράφουμε έναν τύπο με σχετικές αναφορές κελιών, οι αναφορές του τύπου προσαρμόζονται αυτόματα.
4.12 Απόλυτες, σχετικές, και μικτές αναφορές κελιών 433 Εικόνα 12.1 Παράδειγμα σχετικής αναφοράς κελιών κατά τη δημιουργία τύπου Απόλυτες αναφορές κελιών Μερικές φορές, δε θέλουμε οι αναφορές των τύπων να είναι σχετικές και να αλλάζουν κάθε φορά που αντιγράφουμε τον τύπο. Δηλαδή, θέλουμε ο τύπος ή οι τύποι να αναφέρονται πάντα στο ίδιο κελί, ανεξάρτητα από τη θέση του κελιού που τους περιέχει. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε απόλυτες αναφορές κελιών. Για να δημιουργήσουμε μια απόλυτη αναφορά κελιού, χρησιμοποιούμε το σύμβολο του δολαρίου ($). Το σύμβολο αυτό τοποθετείται πριν από το γράμμα της στήλης και πριν από τον αριθμό της γραμμής του κελιού, του οποίου την απόλυτη αναφορά θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε (Εικόνα 12.2). Ο ευκολότερος τρόπος για να μετατρέψουμε μια σχετική αναφορά σε απόλυτη, προσθέτοντάς της τα απαραίτητα σύμβολα δολαρίου ($), είναι να τοποθετήσουμε το σημείο εισαγωγής στη γραμμή τύπων στην αναφορά κελιού που θέλουμε να γίνει απόλυτη, και να πατήσουμε το πλήκτρο F4. Εικόνα 12.2 Παράδειγμα απόλυτης αναφοράς κελιών κατά τη δημιουργία τύπου
434 Μέρος 4: Υπολογιστικά φύλλα Μικτές αναφορές κελιών Κάποιες φορές, δε θέλουμε οι αναφορές των τύπων να είναι σχετικές και να αλλάζουν κάθε φορά που αντιγράφουμε τον τύπο, ούτε και απόλυτες ώστε οι τύποι να αναφέρονται πάντα στο ίδιο κελί. Σε αυτή την περίπτωση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις μικτές αναφορές κελιών. Εικόνα 12.3 Παράδειγμα μικτής αναφοράς κελιών κατά τη δημιουργία τύπου Οι μικτές αναφορές περιλαμβάνουν μία σχετική και μία απόλυτη αναφορά (Εικόνα 12.3). Δηλαδή, είτε παραμένει σταθερή η αναφορά της στήλης και αλλάζει η αναφορά της γραμμής (π.χ. $D5), είτε παραμένει σταθερή η αναφορά της γραμμής και αλλάζει η αναφορά της στήλης (π.χ. E$2). Για να προσθέσουμε το σύμβολο του δολαρίου πριν από τη στήλη ή τη γραμμή μιας αναφοράς κελιού, μπορούμε επίσης να επιλέξουμε το κελί που περιέχει τον τύπο, να τοποθετήσουμε το σημείο εισαγωγής στη γραμμή τύπων στην αναφορά κελιού, και να πατήσουμε το πλήκτρο F4 όσες φορές χρειάζεται ώστε να έχουμε τη μικτή αναφορά που θέλουμε.
Συναρτήσεις Στόχος κεφαλαίου Σκοπός αυτού του κεφαλαίου είναι να μάθουμε τι είναι οι συναρτήσεις, πότε τις χρησιμοποιούμε, και πώς μπορούμε να τις καταχωρίζουμε στα βιβλία εργασίας μας. Σύνταξη συναρτήσεων Συνάρτηση είναι ένας προκατασκευασμένος τύπος που εκτελεί διάφορους υπολογισμούς για ένα συγκεκριμένο σκοπό. Το Microsoft Excel διαθέτει εκατοντάδες ενσωματωμένες συναρτήσεις. Μια συνάρτηση, όπως για παράδειγμα η SUM(A1:B6;A12:B16) αποτελείται από τα εξής μέρη: Το όνομα της συνάρτησης, SUM, το οποίο μας ενημερώνει για το είδος των υπολογισμών που θα εκτελεστούν. Τα ορίσματα της συνάρτησης, (A1:B6;A12:B16), τα οποία καταχωρίζονται σε παρενθέσεις και περιέχουν τα δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν για τους υπολογισμούς. Τα ορίσματα χωρίζονται με ελληνικό ερωτηματικό (;) και μπορούν να είναι περιοχές κελιών, αριθμοί, τύποι, ή άλλες συναρτήσεις. Κάθε συνάρτηση χρησιμοποιεί τη δική της σύνταξη και συγκεκριμένους τύπους ορισμάτων, ανάλογα με τον υπολογισμό που εκτελεί. Εισαγωγή συνάρτησης Για να καταχωρίσουμε μια συνάρτηση, κάνουμε τα εξής: Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανίζεται το αποτέλεσμα της συνάρτησης. Πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης της γραμμής τύπων ή επιλέγουμε την εντολή Συνάρτηση από το μενού Εισαγωγή. Στην οθόνη εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης.
436 Μέρος 4: Υπολογιστικά φύλλα Εικόνα 13.1 Από το πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου Επιλογή κατηγορίας, επιλέγουμε την κατηγορία της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Ακόμη, μπορούμε να επιλέξουμε την καταχώριση Τελευταία χρησιμοποιούμενη για να εμφανίσουμε τις συναρτήσεις που χρησιμοποιήσαμε πρόσφατα, ή την καταχώριση Όλες για να εμφανίσουμε όλες τις συναρτήσεις. Στο πλαίσιο Επιλογή συνάρτησης εμφανίζονται οι διαθέσιμες συναρτήσεις της επιλεγμένης κατηγορίας ή οι συναρτήσεις που προτείνει το πρόγραμμα σύμφωνα με την αναζήτηση που έχουμε κάνει. Το κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης Εικόνα 13.2 Το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης Αν δεν γνωρίζουμε το όνομα ή την κατηγορία της συνάρτησης, μπορούμε να πληκτρολογήσουμε στο πλαίσιο Αναζήτηση συνάρτησης μια περιγραφή τής συνάρτησης που χρειαζόμαστε και, στη συνέχεια, να πατήσουμε στο κουμπί Μετάβαση. Το πρόγραμμα θα εμφανίσει τότε στο πλαίσιο Επιλογή συνάρτησης μια λίστα με συναρτήσεις οι ο- ποίες ταιριάζουν με την περιγραφή που πληκτρολογήσαμε. Επιλέγουμε την κατάλληλη συνάρτηση και πατάμε στο κουμπί OK. Το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή συνάρτησης κλείνει, και εμφανίζεται η παλέτα τύπων του Excel, ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο μας διευκολύνει να καθορίσουμε τα ορίσματα της συνάρτησης. Όνομα συνάρτησης Ορίσματα Κουμπί σύμπτυξης/ανάπτυξης πλαισίου διαλόγου Τιμές Περιγραφή συνάρτησης Εικόνα 13.3 Αποτέλεσμα Περιγραφή ορίσματος Η παλέτα τύπων της συνάρτησης SUM
4.13 Συναρτήσεις 437 Στο παράδειγμα της Εικόνας 13.3, στο πλαίσιο Number1 (Αριθμός 1) βλέπουμε ότι το πρόγραμμα προτείνει να προσθέσει όλους τους αριθμούς της περιοχή κελιών B3:D3. Για να αλλάξουμε την περιοχή κελιών στο πλαίσιο Number1, μπορούμε είτε να πληκτρολογήσουμε την κατάλληλη αναφορά κελιών απευθείας στο πλαίσιο είτε να μετακινήσουμε την παλέτα τύπων σύροντάς την από οποιοδήποτε σημείο της και να επιλέξουμε τα κελιά με το ποντίκι. Ακόμη, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το κουμπί σύμπτυξης/ανάπτυξης του πλαισίου διαλόγου. Σε περίπτωση που θέλουμε να συμπεριλάβουμε στη συνάρτηση και μια δεύτερη περιοχή κελιών, πληκτρολογούμε την αναφορά της στο πλαίσιο Number2. Πατάμε στο κουμπί ΟΚ και το αποτέλεσμα της συνάρτησης εμφανίζεται στο ενεργό κελί. Στον παρακάτω πίνακα βλέπουμε μερικές συναρτήσεις, την κατηγορία στην οποία ανήκουν, και τη χρήση τους. ΌΝΟΜΑ ΣΥΝΑΡΤΗΣΗΣ SUM ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΣΥΝΑΡΤΗΣΗΣ Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές ΧΡΗΣΗ ΣΥΝΑΡΤΗΣΗΣ Αθροίζει όλους τους αριθμούς σε μία ή περισσότερες περιοχές κελιών. AVERAGE Στατιστικές Υπολογίζει το μέσο όρο σε μία ή περισσότερες περιοχές κελιών. ΜΑΧ Στατιστικές Εμφανίζει την μεγαλύτερη τιμή σε μία ή περισσότερες περιοχές κελιών. ΜΙΝ Στατιστικές Εμφανίζει την μικρότερη τιμή σε μία ή περισσότερες περιοχές κελιών. COUNT Στατιστικές Εμφανίζει το πλήθος των κελιών που περιέχει αριθμούς σε μία ή περισσότερες περιοχές κελιών. Ένας άλλος τρόπος να χρησιμοποιήσουμε μια συνάρτηση είναι να πατήσουμε στο κάτω βέλος του κουμπιού Αυτόματη Άθροιση. Μπορούμε επίσης να πληκτρολογήσουμε απευθείας τη συνάρτηση στο ενεργό κελί. Π.χ. πληκτρολογούμε =AVERAGE(B3:D3) και πατάμε το πλήκτρο Enter. Εικόνα 13.4 Η λίστα του κουμπιού Αυτόματη Άθροιση Συνάρτηση IF (Αν) Η συνάρτηση IF επιστρέφει μια τιμή αν η συνθήκη που καθορίζουμε είναι αληθής (TRUE), και μια άλλη αν είναι ψευδής (FALSE). Για παράδειγμα, αν θέλουμε σε ένα κελί να εμφανίσουμε το κείμενο Επιτυχής ή το κείμενο Ανεπιτυχής, ανάλογα με το αν το σύνολο πωλήσεων, που περιέχεται στο κελί Ε2 υπερβαίνει τις 450.000 ευρώ ή όχι, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανίζεται το αποτέλεσμα της συνάρτησης.
438 Μέρος 4: Υπολογιστικά φύλλα Πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης της γραμμής τύπων ή επιλέγουμε την ε- ντολή Συνάρτηση από το μενού Εισαγωγή. Από το πλαίσιο Επιλογή κατηγορίας επιλέγουμε την κατηγορία Λογικές. Από το πλαίσιο Επιλογή συνάρτησης, επιλέγουμε τη συνάρτηση IF και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Εμφανίζεται η Παλέτα Τύπων για την καταχώριση των ορισμάτων της συνάρτησης IF. Εικόνα 13.5 Παράδειγμα ορισμάτων συνάρτησης IF Στο πλαίσιο Logical_test καταχωρίζουμε την κατάλληλη συνθήκη. Για το δικό μας παράδειγμα, χρησιμοποιούμε τη συνθήκη E2>450000, όπου το κελί Ε2 περιέχει το σύνολο πωλήσεων. Στο πλαίσιο Value_if_true καταχωρίζουμε το κείμενο που θα εμφανίσει το πρόγραμμα στο επιλεγμένο κελί, αν το σύνολο είναι μεγαλύτερο από 450000, δηλαδή αν η συνθήκη είναι αληθής. Στο πλαίσιο Value_if_false καταχωρίζουμε το κείμενο που θα εμφανίσει το πρόγραμμα στο επιλεγμένο κελί, αν το σύνολο είναι μικρότερο ή ίσο με 450000, δηλαδή αν η συνθήκη είναι ψευδής. Πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Εικόνα 13.6 Παράδειγμα χρήσης της συνάρτησης IF Οι τελεστές που χρησιμοποιούμε συνήθως με τη συνάρτηση IF είναι οι: =, <, >, <=, >=
4.13 Συναρτήσεις 439 Συνάρτηση COUNTΑ και COUNTBLANK Καταμέτρηση μη κενών και κενών κελιών Η συνάρτηση CountΑ εμφανίζει το πλήθος των κελιών που δεν είναι κενά σε μία ή περισσότερες περιοχές κελιών. Δηλαδή όλα τα κελιά που περιέχουν οποιονδήποτε τύπο δεδομένων (π.χ., κείμενο, αριθμούς, τύπους, σύμβολα, μηδενικές τιμές) και δεν είναι κενά. Κάνουμε ενεργό το κελί, στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το πλήθος. Πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης ομώνυμη εντολή από το μενού Εισαγωγή. της γραμμής τύπων ή επιλέγουμε την Από το πλαίσιο Επιλογή κατηγορίας επιλέγουμε την κατηγορία Στατιστικές. Μπορούμε επίσης να καταχωρίσουμε τη λέξη καταμέτρηση στο πλαίσιο Αναζήτηση συνάρτησης και να πατήσουμε στο κουμπί Μετάβαση. Από το πλαίσιο Επιλογή συνάρτησης, επιλέγουμε τη συνάρτηση COUNTΑ και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης για να προσθέσουμε τα ορίσματα της συνάρτησης COUNTΑ. Μετακινούμε το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης και επιλέγουμε περιοχή κελιών με το ποντίκι, ή πληκτρολογούμε την αναφορά της απευθείας στο πλαίσιο Value1. Πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και στο ενεργό κελί εμφανίζεται το πλήθος των κελιών της περιοχής που δεν είναι κενά. Μπορούμε επίσης να πληκτρολογήσουμε απευθείας τη συνάρτηση στο ενεργό κελί και να πατήσουμε το πλήκτρο Enter. Αν θέλουμε να υπολογίσουμε τα κελιά που είναι κενά σε μια περιοχή, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση CountBlank. Για παράδειγμα, η συνάρτηση =COUNTBLANK (C4:C8) καταμετρά τα κενά κελιά της περιοχής. Συνάρτηση ROUND Στρογγυλοποίηση Η συνάρτηση Round στρογγυλοποιεί οποιονδήποτε αριθμό περιέχεται στο ενεργό κελί στον πλησιέστερο ακέραιο ή σε ένα δεδομένο αριθμό ψηφίων, ανάλογα με τις τιμές που δίνουμε στα αντίστοιχα ορίσματα. Για παράδειγμα, προκειμένου να εμφανίσουμε στο ενεργό κελί την τιμή ενός άλλου κελιού στρογγυλοποιημένη σε χιλιάδες, κάνουμε τα εξής: Κάνουμε ενεργό το κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το στρογγυλοποιημένο ποσό. Πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης ομώνυμη εντολή από το μενού Εισαγωγή. της γραμμής τύπων ή επιλέγουμε την Από το πλαίσιο Επιλογή κατηγορίας επιλέγουμε την κατηγορία Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές. Μπορούμε επίσης να καταχωρίσουμε τη λέξη στογγυλοποίηση στο πλαίσιο Αναζήτηση συνάρτησης και να πατήσουμε στο κουμπί Μετάβαση. Από το πλαίσιο Επιλογή συνάρτησης, επιλέγουμε τη συνάρτηση ROUND και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
440 Μέρος 4: Υπολογιστικά φύλλα Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης για να προσθέσουμε τα ορίσματα της συνάρτησης ROUND. Στο πλαίσιο Number καταχωρίζουμε την αναφορά κελιού που περιέχει τον αριθμό τον οποίο θέλουμε να στρογγυλοποιήσουμε. Στο πλαίσιο Num_digits καταχωρίζουμε τον αριθμό των ψηφίων στα οποία θέλουμε να στρογγυλοποιήσουμε τον αριθμό. Στον πίνακα που ακολουθεί μπορούμε να δούμε τον τρόπο στρογγυλοποίησης του αριθμού 80,527, ανάλογα με την τιμή που δίνουμε στο όρισμα Num_digits. ΤΙΜΗ ΟΡΙΣΜΑΤΟΣ NUM_DIGITS ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ 1 Στρογγυλοποιεί τον αριθμό 80,527 στο πλησιέστερο δέκατο (1 δεκαδικό ψηφίο). 2 Στρογγυλοποιεί τον αριθμό 80,527 στο πλησιέστερο εκατοστό (2 δεκαδικά ψηφία). 0 Στρογγυλοποιεί τον αριθμό 80,527 στον πλησιέστερο ακέραιο αριθμό. 1 Στρογγυλοποιεί τον αριθμό 80,527 στην πλησιέστερη δεκάδα. 2 Στρογγυλοποιεί τον αριθμό 80,527 στην πλησιέστερη εκατοντάδα. 80,5 80,53 81 80 100 Όπως βλέπουμε στα παραδείγματα του προηγούμενου πίνακα, αν δώσουμε στο όρισμα την τιμή 0, ο αριθμός στρογγυλοποιείται στον πλησιέστερο ακέραιο, αν δώσουμε μια τιμή μικρότερη από 0 η στρογγυλοποίηση θα γίνει στα αριστερά της υποδιαστολής, ενώ αν δώσουμε μια τιμή μεγαλύτερη από το 0 η στρογγυλοποίηση θα γίνει στα δεξιά της υποδιαστολής. Για το δικό μας παράδειγμα, εφόσον θέλουμε να στρογγυλοποιήσουμε σε χιλιάδες, καταχωρίζουμε στο όρισμα Num_digits την τιμή -3. Πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και στο ενεργό κελί εμφανίζεται η τιμή του κελιού που επιλέξαμε στρογγυλοποιημένη σε χιλιάδες. Μπορούμε επίσης να πληκτρολογήσουμε απευθείας τη συνάρτηση στο ενεργό κελί και να πατήσουμε το πλήκτρο Enter. Υπολογισμοί με αναφορές από διαφορετικά φύλλα Μία ακόμα χρήσιμη δυνατότητα που έχουμε στο Microsoft Excel είναι να εκτελούμε υπολογισμούς ή συναρτήσεις με αναφορές κελιών από διαφορετικά φύλλα εργασίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να προσθέσουμε στο τρίτο φύλλο εργασίας ενός βιβλίου εργασίας το σύνολο της περιοχής κελιών Α5:Α10 από το πρώτο φύλλο εργασίας και τα περιεχόμενα του κελιού Α10, από το δεύτερο φύλλο εργασίας. Για το σκοπό αυτόν, κάνουμε τα εξής: Κάνουμε ενεργό το κελί στο τρίτο φύλλο εργασίας, στο οποίο θέλουμε να εκτελέσουμε τον υπολογισμό, και πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης της γραμμής Τύπων. Επιλέγουμε τη συνάρτηση SUM και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
4.13 Συναρτήσεις 441 Ανοίγουμε το πρώτο φύλλο εργασίας και επιλέγουμε την περιοχή κελιών Α5:Α10. Πατάμε στο πλαίσιο Number2 του πλαισίου διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης. Πατάμε στην καρτέλα του δεύτερου φύλλου εργασίας και επιλέγουμε το επόμενο κελί του υπολογισμού, Α10. Πατάμε στο κουμπί ΟΚ του πλαισίου διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης. Το πρόγραμμα μας μεταφέρει αυτόματα στο τρίτο φύλλο εργασίας, όπου παρατηρούμε ότι στη γραμμή τύπων εμφανίζεται ο υπολογισμός, όχι μόνο με τις αναφορές κελιών, αλλά και με την αναφορά του φύλλου εργασίας κάθε κελιού ή περιοχής κελιών, δηλαδή =SUM(Φύλλο1!A5:A10;Φύλλο2!A10). Τροποποίηση υπάρχουσας συνάρτησης Για να τροποποιήσουμε μια συνάρτηση που έχουμε ήδη καταχωρίσει στο φύλλο εργασίας μας, μπορούμε να κάνουμε ένα από τα παρακάτω: Επιλέγουμε το κελί που περιέχει τη συνάρτηση, τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής στη γραμμή τύπων, και κάνουμε τις αλλαγές μας. Διπλοπατάμε στο κελί που περιέχει τη συνάρτηση και κάνουμε τις αλλαγές μας. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει τη συνάρτηση και πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή συνάρτησης στη γραμμή τύπων. Στη συνέχεια, κάνουμε τις κατάλληλες αλλαγές στο πλαίσιο διαλόγου Ορίσματα συνάρτησης, που εμφανίζεται. Εμφάνιση υπολογισμών στη γραμμή κατάστασης Μπορούμε να εμφανίσουμε τα αποτελέσματα για τις πιο συνηθισμένες συναρτήσεις, χωρίς να καταχωρίσουμε τύπους σε κελιά ή να αλλάξουμε τα περιεχόμενα του φύλλου εργασίας. Για το σκοπό αυτόν, κάνουμε τα εξής: Επιλέγουμε τα κελιά ή τις περιοχές κελιών για τις ο- ποίες θέλουμε να εκτελέσουμε τον υπολογισμό. Πατάμε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη γραμμή κατάστασης. Εμφανίζεται η λίστα με τις πιο συνηθισμένες συναρτήσεις (Εικόνα 13.7). Πατάμε στη συνάρτηση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Το αποτέλεσμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης. Εικόνα 13.7 Η λίστα με τις πιο συνηθισμένες συναρτήσεις