Pylon Entry Πελάτες Στην διαδικασία αυτή περιγράφεται η Δημιουργία- Μεταβολή-Διαγραφή Αναζήτηση ενός πελάτη
Περιεχόμενα Δημιουργία Νέου Πελάτη... 3 Καρτέλα Βασικά Στοιχεία... 5 Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία... 8 Καρτέλα Σχόλια... 9 Μεταβολή Πελάτη... 10 Αναζήτηση Πελάτη... 12 Διαγραφή Πελάτη... 13 Πελάτες [2]
Δημιουργία Νέου Πελάτη Για να δημιουργηθεί ένας νέος πελάτης, η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: 1. Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Πελάτες ανοίγει η οθόνη των πελατών. 2. Στην επόμενη οθόνη της Λίστας των πελατών βρίσκεται η μπάρα εργαλείων στο επάνω μέρος της οθόνης. Πατώντας την επιλογή Προσθήκη (το σύμβολο +) ανοίγει η φόρμα καταχώρησης του πελάτη. Πελάτες [3]
Στη φόρμα του πελάτη, συμπληρώνονται από το χρήστη απαραίτητα τα πεδία που είναι υποχρεωτικά και έχουν τη σήμανση του κόκκινου τριγώνου προαιρετικά (χωρίς τη σήμανση). Αναλυτικότερα:, καθώς και κατ επιλογήν τα 1. Το πεδίο «Κωδικός» δεν συμπληρώνεται από το χρήστη, αλλά ο πελάτης αριθμείται αυτόματα. 2. Η επωνυμία του πελάτη καταχωρείται στο πεδίο με το λεκτικό «Όνομα». 3. Το Α.Φ.Μ. του πελάτη καταχωρείται στο πεδίο «ΑΦΜ». Επιπρόσθετα, στο ίδιο πεδίο πατώντας την επιλογή, γίνονται άντληση των στοιχείων του πελάτη από τη Γενική Γραμματεία. Για να λειτουργήσει η συγκεκριμένη δυνατότητα πρέπει να έχει προηγηθεί η καταχώρηση στις επιλογές «Πληροφορίες Σύνδεσης για την Λήψη ΑΦΜ». (προσθήκη Link με το σχετικό εγχειρίδιο). 4. Η ΔΟΥ του πελάτη καταχωρείται στο πεδίο «ΔΟΥ» ή επιλέγεται από την αυτόματη λίστα που εμφανίζεται πατώντας το βελάκι που βρίσκεται στην άκρη του πεδίου. 5. Στο πεδίο «Ειδικό Καθεστώς Φ.Π.Α.» έρχεται προεπιλεγμένο το «Κανονικό Καθεστώς», εκτός αν ο πελάτης εντάσσεται σε κάποια άλλη κατηγορία η οποία μπορεί να επιλεγεί από τη λίστα που εμφανίζεται επιλέγοντας το βελάκι στο τέλος του πεδίου. (Παράδειγμα: Στο «Μειωμένο Καθεστώς ΦΠΑ» εντάσσονται Πελάτες [4]
συναλλασσόμενοι των νήσων περιοχών). Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. 6. Στο πεδίο «Έκπτωση» δίνεται η δυνατότητα να συμπληρωθεί το ποσοστό έκπτωσης που θα ισχύει για το συγκεκριμένο πελάτη, όταν στα παραστατικά πώλησης καλείται ο συγκεκριμένος πελάτης. 7. Στο πεδίο «Λογιστική Κατηγορία» καταχωρείται η αντίστοιχη κατηγορία, η οποία θα χρησιμοποιηθεί για τη συλλογή λογιστικών πληροφοριών των πελατών ανά κατηγορία. Το συγκεκριμένο πεδίο επίσης, είναι σημαντικό για την εξαγωγή αρχείου (γέφυρα) προς λογιστική εφαρμογή της Epsilon Net A.E. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. 8. Στο πεδίο «Επάγγελμα» μπορεί να επιλεχθεί το επάγγελμά του πελάτη από την λίστα, είτε να καταχωρηθεί άμεσα ένα νέο απλά πληκτρολογώντας το μέσα στο πεδίο και πατώντας «Enter». Αν το επάγγελμά δεν υπάρχει στη λίστα τότε εμφανίζεται μήνυμα «Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Όνομα Επαγγέλματος στον Πίνακα;», πατώντας «Ναι» γίνεται άμεσα η καταχώρηση του νέου επαγγέλματος 9. Το πεδίο «Συνεργάτης» μπορεί να συμπληρωθεί από τις επαφές που έχουν καταχωρηθεί στην εφαρμογή αν και εφόσον υπάρχει κάποιος συνεργάτης για τον συγκεκριμένο πελάτη. (Παράδειγμα: Είτε κάποιος μεταπωλητή, είτε κάποιος που τον σύστησε). 10. Στο πεδίο «Κατάσταση ΚΕΠΥΟ» εμφανίζεται προεπιλεγμένη η τιμή «Υπόχρεος» σε περίπτωση άλλης κατάστασης τότε πρέπει να επιλεχθεί η κατάλληλη από την λίστα. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. Καρτέλα Βασικά Στοιχεία Στην καρτέλα «Βασικά Στοιχεία» και στην περιοχή «Στοιχεία Επαφής» δίνεται η δυνατότητα να καταχωρηθούν όλα τα απαραίτητα στοιχεία διεύθυνσης του πελάτη. Στο πεδίο του «Τ.Κ» με την χρήση του εικονιδίου χρησιμοποιείται η δυνατότητα Geodata, συμπληρώνοντας την διεύθυνση ή τον Τ.Κ γίνεται εύκολα και γρήγορα η αναζήτηση διεύθυνσης και αντίστροφα. Για την ενεργοποίηση της λειτουργικότητας GeoData απαιτείται η Εισαγωγή Γεωγραφικών Δεδομένων. (link στο σχετικό εγχειρίδιο) Πελάτες [5]
Με το εικονίδιο απαιτείται σύνδεση Internet., εμφανίζεται ο αντίστοιχος χάρτης. Για την λειτουργικότητα αυτή Στην περιοχή «Εμπορικά Στοιχεία» καταχωρείται ο «Τρόπος Πληρωμής», ο «Πωλητής» και το «Όριο Υπολοίπου» του συγκεκριμένου πελάτη. Πιο συγκεκριμένα: 1. Στο πεδίο «Τρόπος Πληρωμής» μπορεί να επιλεγούν οι παρακάτω τιμές «Επι πιστώσει» ή «Μετρητά» είτε να καταχωρηθεί κάποια νέα τιμή. Ο ορισμός του τρόπου πληρωμής στον πελάτη θα εμφανίζεται ως προτεινόμενος τρόπος πληρωμής στο παραστατικό πώλησης όταν θα καλείται ο συγκεκριμένος πελάτης. Εάν ο χρήστης θέλει να προσθέσει έναν νέο τρόπο πληρωμής η καταχώρηση της νέας τιμής μπορεί να πραγματοποιηθεί επιλέγοντας το μολυβακι στο τέλος του πεδίου. Ανοίγει ο πίνακας με τους τρόπους πληρωμής, στο κάτω μέρος του παραθύρου πατώντας το σταυρουδάκι (+) ξεκινάει η καταχώρηση μίας νέας τιμής, μόλις ο χρήστης ολοκληρώσει τα πεδία τότε πατάει αποθήκευση και έχει δημιουργηθεί ο νέος τρόπος πληρωμής στη λίστα. 2. Στο πεδίο «Πωλητής» καταχωρείται ο πωλητής του πελάτη. Ο ορισμός πωλητή στον πελάτη θα εμφανίζεται ως προτεινόμενος τρόπος πληρωμής στο παραστατικό πώλησης όταν θα καλείται ο συγκεκριμένος πελάτης. Εάν ο χρήστης θέλει να δημιουργήσει έναν νέο πωλητή θα πρέπει να επιλέξει το μολυβακι στο τέλος του πεδίου. Ανοίγει η κάρτα καταχώρησης πωλητή. Αφού συμπληρωθεί το υποχρεωτικό πεδίο Όνομα και ενδεχομένως τα προαιρετικά πεδία που εμφανίζονται στην κάρτα, με την επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο, ολοκληρώνεται η δημιουργία του πωλητή και επιλέγεται αυτόματα στο πεδίο «Πωλητής» στην κάρτα καταχώρησης του πελάτη. 3. Στο πεδίο «Όριο Υπολοίπου» τοποθετείται το πιστωτικό πόσο που δεν θα ξεπερνάει ο πελάτης. Εάν συμπληρωθεί το συγκεκριμένο πεδίο, κατά την τιμολόγηση στον Πελάτες [6]
πελάτη θα εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα αν και εφόσον έχει ξεπεραστεί το όριο του ποσού που τέθηκε. Στην περιοχή «Λογαριασμός Τραπέζης» συμπληρώνεται η «Τράπεζα», ο «Αριθμός Λογαριασμού» και το «IBAN» του πελάτη. Πελάτες [7]
Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία Στην καρτέλα «Πρόσθετα Στοιχεία» έχουν τοποθετηθεί επιπρόσθετα πεδία που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο χρήστης για την συμπλήρωση επιπλέον πληροφορίες στην κάρτα καταχώρησης του πελάτη. Οι επιλογές στα «Στοιχεία Αποστολής» ενεργοποιούνται όταν στην καρτέλα τα «Βασικά Στοιχεία» η επιλογή «Ίδια Διεύθυνσης Αποστολής» είναι χαρακτηρισμένη «Όχι». Αυτή η δυνατότητα χρησιμοποιείται όταν τα στοιχεία αποστολής είναι διαφορετικά από αυτά τις τιμολόγησης. Το πεδίο «Αιτία Απαλλαγής ΦΠΑ» αιτιολογεί την περίπτωση που το πεδίο «Κατάσταση ΚΕΠΥΟ είναι Απαλλάσσεται». Στο πεδίο «Μήνυμα Προειδοποίησης» ο χρήστης μπορεί να συμπληρώσει μήνυμα το οποίο θα εμφανίζεται κάθε φορά που θα επιλέγεται ο συγκεκριμένος πελάτης σε κάποιο παραστατικό. Το μήνυμα μπορεί να καταχωρηθεί είτε ως ελεύθερο κείμενο είτε να επιλεγεί από μια λίστα πρότυπων μηνυμάτων. Για να δημιουργηθεί ένα πρότυπο μήνυμα θα πρέπει ο χρήστης να επιλέξει το βελάκι και αφού καταχωρηθεί το κείμενο να επιλεγεί η αποθήκευση. Για να επιλεγεί κάποιο μήνυμα από την δημιουργημένη λίστα θα πρέπει ο χρήστης να επιλέξει το σύμβολο, να αναζητήσει και να επιλέξει το μήνυμα που επιθυμεί. Πελάτες [8]
Καρτέλα Σχόλια Στην καρτέλα «Σχόλια» υπάρχει ελεύθερη περιοχή για να καταχωρηθεί οποιοδήποτε ελεύθερο κείμενο για τον συγκεκριμένο πελάτη. Τέλος, κάτω δεξιά υπάρχει η επιλογή με επιλογή «Ναι» και «Όχι» ως πληροφοριακό Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η καταχώρηση των στοιχείων του πελάτη η εγγραφή αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση», για να κλείσει η φόρμα της καταχώρησης θα πρέπει να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο». Πελάτες [9]
Μεταβολή Πελάτη Για να γίνει μεταβολή στα στοιχεία ενός πελάτη η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Πελάτες ανοίγει η οθόνη των πελατών. 1. Στην επόμενη οθόνη, λίστα των πελατών, υπάρχει η μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, πατώντας την επιλογή Επεξεργασία (το σύμβολο ) ανοίγει η φόρμα μεταβολής του πελάτη. Πελάτες [10]
Από την παρακάτω φόρμα μπορεί να μεταβληθεί-αλλάξει κάποιο πεδίο και πατώντας «Αποθήκευση» καταχωρείται η αλλαγή, για να κλείσει η φόρμα της μεταβολής θα πρέπει να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο». Πελάτες [11]
Αναζήτηση Πελάτη Για να γίνει αναζήτηση ενός πελάτη η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Πελάτες ανοίγει η οθόνη των πελατών. Στη φόρμα δίνεται μια πληθώρα φίλτρων τόσο στην «Γρήγορη Αναζήτηση» πατώντας κάποιο στοιχείο που προσδιορίζει τον πελάτη πχ Όνομα και «Enter». Επιπλέον από την αριστερή πλευρά της οθόνης υπάρχει μια πληθώρα «Γρήγορα Φίλτρα». Επιπρόσθετα για να εμφανιστούν περισσότερα φίλτρα θα πρέπει να πατηθεί το κουμπί Φίλτρα στην μπάρα αναζήτησης. Στη λίστα των πελατών η μέθοδος αναζήτησης «soundex» εκτελεί ευέλικτη ανεύρεση στους πελάτες κατά την πληκτρολόγηση, αντιστοιχίζοντας Λατινο Ελληνικούς χαρακτήρες. Για παράδειγμα, ο πελάτης με το όνομα «ΠΕΛΑΤΗΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ» μπορεί να αναζητηθεί και ως «Lianikis» ή μέρος αυτής της λέξης Πελάτες [12]
Διαγραφή Πελάτη Για να γίνει διαγραφή των στοιχείων ενός πελάτη η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Πελάτες ανοίγει η οθόνη των πελατών. Στο πεδίο «Γρήγορη Αναζήτηση» ο χρήστης μπορεί να βάλει κάποιο όνομα του πελάτη και πατώντας «Enter» να τον φέρει στη λίστα, ο χρήστης τον επιλέγει και από την μπάρα εργαλείων πατάει το κουμπί «Διαγραφή» διαδικασία προχωράει επιλέγωντας «Ναι».. Εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης και η Πελάτες [13]