1. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ 2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ (ΜΕ ΥΟ ΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΥΣ ΤΡΟΠΟΥΣ)

1. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ 2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ (ΜΕ ΥΟ ΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΥΣ ΤΡΟΠΟΥΣ) Σελίδα 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ... 2 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ... 3 1 ο Βήµα: ηµιουργία νέας χρήσης.... 3 2 ο Βήµα: Εισαγωγή στην νέα χρήση... 3 3ο Βήµα: Μεταφορά στην νέα χρήση... 4 ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ... 6 1 ο Βήµα : Ενηµέρωση Λογαριασµών... 6 2 ο Βήµα : Μεταφορά υπολοίπων από την προηγούµενη χρήση.... 6 1 ος ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ... 8 Παραδείγµατα ηµιουργίας Λογαριασµών Γενικής, ηµόσιας Λογιστικής & 2 ΟΣ Τρόπος Καταχώρησης Προϋπολογισµού... 14 Παράδειγµα 1ο : ηµιουργία λογαριασµού Γενικής Λογιστικής 4ου Βαθµού... 14 Παράδειγµα 2 ο : ηµιουργία λογαριασµών ηµόσιας Λογιστικής... 15 Παράδειγµα 3 ο : ηµιουργία νέας συσχέτισης λογαριασµών ηµόσιας µε Γενικής Λογιστικής 18 3 ο Βήµα: Καταχώρηση Προτεινόµενου... 18 5 ο Βήµα : Επανενηµέρωση Προτεινόµενου... 19 6 ο Βήµα: Έλεγχος των συγκεντρωτικών λογ/σµών... 20 7ο Βήµα: Έλεγχος στοιχείων που έχουν µεταφερθεί... 20 8 ο Βήµα: Εκτυπώσεις Προϋπολογισµού... 21 9 ο Βήµα: Οριστικοποίηση Π/Υ... 22 Σελίδα 2

ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ 1 ο Βήµα: ηµιουργία νέας χρήσης. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε: ιαχείριση Χρήσεις. 2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα χρήση. Αµέσως µετά εµφανίζεται µια νέα γραµµή και συµπληρώνετε τα πεδία όπως η παρακάτω καρτέλα: 3. Επιλέγετε από την λίστα την Εταιρεία 4. Πληκτρολογείτε τον επόµενο αύξων αριθµό της στήλης Κωδικός Χρήσης 5. Πληκτρολογείτε το οικονοµικό έτος. 6. Πληκτρολογείτε την περιγραφή της χρήσης 7. Από ηµ/νια εως Ηµ/νια πληκτρολογείτε τα όρια της χρήσης. 8. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση. 9. Εγκαταλείπετε την εφαρµογή Λογιστική ηµοσίου OTS κάνοντας κλικ στο κουµπί Έξοδος. 2 ο Βήµα: Εισαγωγή στην νέα χρήση 1. Κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο Λογιστική ηµοσίου που είναι στην επιφάνεια εργασίας. 2. Στην συνέχεια επιλέγετε την χρήση που δηµιουργήσατε (2015) όπως έχει περιγράφει πιο πάνω. 3. Χρήστης: Πληκτρολογείτε ots ή τον χρήστη µε τον οποίο µπαίνετε στην εφαρµογή 4. Κωδικός χρήστη: Πληκτρολογείτε τον κωδικό αναλόγως µε ποιον χρήστη έχετε µπει 5. Τέλος πατάτε enter ή κάνετε κλικ στο κουµπί Σύνδεση. Σελίδα 3

3ο Βήµα: Μεταφορά στην νέα χρήση Αφού δηµιουργήσατε νέα χρήση όπως αναφέρθηκε πιο πάνω θα πρέπει να µπείτε στην νέα χρήση που δηµιουργήσατε για να µεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία (όπως τους λογαριασµούς ) από την προηγούµενη χρήση. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε: ιαχείριση Εργαλεία Μεταφορές - Κλείσιµο Μεταφορά σταθερών στοιχείων. 2. Εµφανίζεται ένας πίνακας όπου επιλέγετε τα σταθερά στοιχεία που θέλετε να µεταφέρετε από την προηγούµενη χρήση στην νέα. Μπορείτε να τσεκάρετε την επιλογή Αποεπιλογή Όλων, έτσι ώστε να µπορέσετε πιο εύκολα να τσεκάρετε µόνο τις επιλογές που θέλετε. 3. Τα στοιχεία αυτά είναι: Από 1 έως 9, 18, 22,23,34,36,46. Σελίδα 4

Σηµ. ότι είναι Χ µεταφέρεται από την προηγούµενη χρήση στην νέα, και ότι δεν είναι Χ δεν µεταφέρεται. Τις υπόλοιπες επιλογές τις µεταφέρουµε στο τέλος της τρέχουσας χρήσης. 4. Στην συνέχεια κάνετε κλικ για να επιλέξετε την χρήση από την οποία θα µεταφέρετε τα στοιχεία όπως στο παρακάτω σχήµα. Επιλέγετε την προηγούµενη χρήση (2014). 5. Στο πεδίο Ενότητα ΕΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΝΕΤΕ ΤΙΠΟΤΑ 6. Τέλος κάνετε κλικ στο εικονίδιο. Στο στάδιο αυτό γίνεται η µεταφορά των σταθερών στοιχείων που έχετε τσεκάρει πιο πάνω.!!!προσοχή: 1. Φροντίζετε να µην σταµατήσει η διαδικασία µεταφοράς για κανένα λόγο. Σελίδα 5

ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 1 ο Βήµα : Ενηµέρωση Λογαριασµών Για την ενηµέρωση των οικονοµικών σας στοιχείων στην τρέχουσα χρήση (2014) και για την ορθή µεταφορά στην συνέχεια προτού αλλάξετε χρήση θα πραγµατοποιήσετε µία ενηµέρωση λογαριασµών. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής, επιλέγετε ιαχείριση Εργαλεία Ενηµερώσεις Λογαριασµών όπου σας εµφανίζει την παρακάτω οθόνη, κάνετε κλικ στην επιλογή Παράλληλη ενηµέρωση των τιµολογιθέντων στους συγκεντρωτικούς λογαριασµούς και τέλος κάνετε κλικ στην επιλογή Εκκίνηση ιαδικασίας. 2 ο Βήµα : Μεταφορά υπολοίπων από την προηγούµενη χρήση. 1. Επιλέγετε: Έξοδα Λογαριασµοί εξόδων. 2. Επιλέγουµε το εικονίδιο Μεταφορά από προηγούµενη χρήση 3. Εµφανίζεται η καρτέλα όπου συµπληρώνουµε τα πεδία όπως εµφανίζεται στην παρακάτω οθόνη: Σελίδα 6

4. Στο πεδίο προηγούµενη χρήση, καθώς και στο πεδίο Προ-Προηγούµενη χρήση επιλέγουµε την προηγούµενη χρήση. 5. Aν επιθυµείτε να µεταφέρετε στοιχεία µέχρι συγκεκριµένη ηµεροµηνία, τσεκάρετε το Φίλτρο Ηµεροµηνιών και συµπληρώνετε την ηµεροµηνία Έως και πατάτε το κουµπί Έναρξη. Τονίζουµε!! Ότι η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνει και στην καρτέλα Έσοδα Λογαριασµοί εσόδων. Στην ενότητα Εξόδων κάνετε κλικ στην επιλογή Μεταφορά Ενταλθέντων και Προπληρωθέντων εάν θέλετε να µεταφέρετε τα ενταλθέντα της προηγούµενης χρήσης και δεν την επιλέγετε αν θέλετε να µεταφέρεται τα πληρωθέντα. Στην ενότητα Εσόδων κάνετε κλικ στην επιλογή Μεταφορά των Βεβαιωθέντων στα Εισπραχθέντα εάν θέλετε να µεταφέρετε το ποσό των Εισπραχθέντων στα βεβαιωθέντα, διαφορετικά δεν το επιλέγετε. Σελίδα 7

1 ος ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Η κατάρτιση του προϋπολογισµού µπορεί να γίνει και απο το µενου Έξοδα Λογαριασµοί Έξόδων Καταχώρηση Προϋπολογισµού, όπου εµφανίζεται η παρακάτω καρτέλα : Υπάρχουν 2 τρόποι να καταχωρήσετε τα ποσά στο πεδίο προτεινόµενος Π/Υ 2014 Α. Τρόπος Κάνετε κλικ στην στήλη προτεινόµενος και στον ΚΑΕ που κινείται ( οι κωδικοί που κινούνται έχουν έντονη γραµµογράφηση ) και πληκτρολογείτε το πόσο που προτείνεται, µε τον ίδιο τρόπο µπορείτε να καταχωρήσετε σε όλους τους ΚΑΕ µε το πόσο που επιθυµείτε. Τέλος κάνετε Αποθήκευση. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Έχετε τη δυνατότητα να δηµιουργήσετε νέο Κωδικό ηµόσιας Λογιστικής µέσα από την καρτέλα αυτή απλά κάνοντας δεξί κλικ Δημιουργία Λογαριασμού. Αν θέλετε να ανοίξετε τον 02.00.6031.006 θα πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στον ανωτεροβάθµιο ΚΑΕ δηλαδή στον 02.00.6031. Σελίδα 8

Στο πεδιο Λογαριασµός πληκτρολογείτε τον ΚΑΕ που θέλετε να ανοίξετε δηλαδή 02.00.6131.006 και στο πεδίο περιγραφή πληκτρολογείτε την Περιγραφή του ΚΑΕ. Τέλος επιλέξετε Δημιουργία. ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε περίπτωση που ανοίξετε έτσι ΚΑΕ να γνωρίζετε πως δεν δηµιουργείτε αυτόµατα συσχέτιση µε τη γενική λογιστική που σηµαίνει πως θα πρέπει να ανοιχτεί η συσχέτιση εκ των υστέρων. Β. Τρόπος Σας δίνεται η δυνατότητα να ενηµερώσετε τον Προϋπολογισµό των ΚΑΕ της νέας χρήσης µε βάση τα οικονοµικά στοιχεία των προηγούµενων χρήσεων, επιλέγοντας την επιθυµητή χρήση καθώς και το ποσοστό διαµόρφωσης. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής : Εφόσον είστε στο µενου Έξοδα Λογαριασµοί Έξόδων Καταχώρηση Προϋπολογισµού επιλέγετε το εικονίδιο καρτέλα Ενηµέρωση Προϋπολογισµού, αµέσως εµφανίζεται η παρακάτω Επιλέγετε τους λογ/σµούς που επιθυµείτε να ενηµερωθούν, είτε κάνοντας κλικ σε έναν ΚΑΕ, είτε επιλέγοντας µια οµάδα λογ/σµων κάνοντας κλικ στο πρώτο ΚΑΕ και πατηµένο το πληκτρολόγιο shift κάνετε κλικ στον τελευταίο ΚΑΕ. Αµέσως οι ΚΑΕ που επιλέξατε έχουν µαρκαριστεί. Στην Σελίδα 9

συνέχεια επιλέγετε το Λογαριασµός όπως η παρακάτω καρτέλα για να µεταφερθούν οι λογαριασµοί στην Στήλη που ονοµάζεται και επιλέγετε το εικονίδιο και εµφανίζεται η παρακάτω καρτέλα. Επιλέγετε από ποια οικονοµική χρήση θέλετε να ενηµερώσετε τον Π/Υ, τι ποσοστό επιθυµείτε και µε ποιο τρόπο Υπολογισµού. Οι διαθέσιµες επιλογές (Τρόπος / Πεδίο Υπολογισµού) ανά είδος λογαριασµού είναι οι εξής: - Έσοδα Σελίδα 10

o Προτεινόµενος Προϋπολογισµός o Εγκεκριµένος Προϋπολογισµός o ιαµορφωµένος Προϋπολογισµός o Βεβαιωθέντα o Εισπραχθέντα o Υπόλοιπα Εισπράξεων σε Συνδεδεµένους Κ.Α.Ε. (* ίσως και να είναι πολύ χρήσιµο *. Απαιτείτε να έχει προηγηθεί η συσχέτιση των ΚΑΕ εσόδων ) - Έξοδα o Προτεινόµενος Προϋπολογισµός o Εγκεκριµένος Προϋπολογισµός o ιαµορφωµένος Προϋπολογισµός o εσµευθέντα o Ενταλθέντα o Πληρωθέντα Να σηµειωθεί πως δεν είναι απαραίτητο όλοι οι λογαριασµοί να αρχικοποιηθούν µε τον ίδιο τρόπο, είναι δυνατή η επιλογή των ΚΑΕ που θα ενηµερώνονται κάθε φορά. Επίσης έχει προστεθεί στο κάτω µέρος στοιχεία για τη διευκόλυνσης της όλης διαδικασίας. Εµφάνιση συνολικού προϋπολογισµού εσόδων και εξόδων µε τη σχετική διαφορά τους. Εµφάνιση ανάλυσης λογαριασµών εσόδων της Οµάδας Ι µε βάση το µήνα αναφοράς που καθορίζεται κάθε φορά, για τη διευκόλυνση του υπολογισµού του µέγιστου συνολικού προϋπολογισµού εσόδων (σύγκριση των συνόλων των στηλών 5 και 6). Σελίδα 11

Εµφάνιση ανάλυσης των λογαριασµών της Οµάδας ΙΙ µε βάση το µήνα αναφοράς που καθορίζεται κάθε φορά, για τη διευκόλυνση του υπολογισµού του ποσού πρόβλεψης µη είσπραξης παρελθόντων οφειλών (Οµάδες 32 στα Έσοδα και 85 στα Έξοδα). Εµφάνιση ανάλυσης του προτεινόµενου προϋπολογισµού εσόδων και εξόδων µε παράλληλο έλεγχο ύπαρξης σχετικής υπέρβασης (οι σχετικές δαπάνες δε µπορούν να υπερβαίνουν τα σχετικά έσοδα). Σελίδα 12

Εµφάνιση ανάλυσης του προτεινόµενου προϋπολογισµού εξόδων ανά υπηρεσία. Εµφάνιση πληροφοριών σχετικά µε τους διάφορους ελέγχους που εκτελούνται. Έλεγχος ότι ο προτεινόµενος προϋπολογισµός εσόδων - εξόδων είναι ισοσκελισµένος. Έλεγχος ότι ο προτεινόµενος προϋπολογισµός των λογαριασµών εσόδων της Οµάδας Ι δεν είναι µεγαλύτερος από τον ανώτατο προϋπολογισµό όπως αυτός καθορίζεται από την ΚΥΑ. Έλεγχος του προτεινόµενου ποσού µη είσπραξης παρελθόντων οφειλών (λογαριασµός 85 των εξόδων) όπως αυτός καθορίζεται από την ΚΥΑ. Έλεγχος ότι ο συνολικός προϋπολογισµός δαπανών δεν είναι µεγαλύτερος από το συνολικό προϋπολογισµό εσόδων όπως αυτός καθορίζεται από την ΚΥΑ. Σελίδα 13

Παραδείγµατα ηµιουργίας Λογαριασµών Γενικής, ηµόσιας Λογιστικής & 2 ΟΣ Τρόπος Καταχώρησης Προϋπολογισµού Παράδειγµα 1ο : ηµιουργία λογαριασµού Γενικής Λογιστικής 4ου Βαθµού Έστω ότι θέλετε να δηµιουργήσετε τον κωδικό 60.00.10.00 Τακτικές αποδοχές (4 ος βαθµός) εφόσον υπάρχουν οι προηγούµενου βαθµοί του, η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε : Λογιστική Λογαριασµοί ώστε να εµφανιστεί το υπάρχον Λ.Σ. 2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα Εγγραφή ώστε να εµφανιστεί η καρτελα καταχώρησης των λογαριασµών. 3. Ενηµερώνετε τα πεδία όπως εµφανίζονται στην παρακάτω οθόνη: ΠΡΟΣΟΧΗ: Πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί στην ενηµέρωση των πεδίων: ιασύνδεση: Πληκτρολογείτε τον λογαριασµό που προηγείται από αυτόν που επιθυµείτε να καταχωρήσετε. Σύµφωνα µε το παράδειγµα, πληκτρολογείτε τον 60.00.10 Κωδικός: Πληκτρολογείτε τον κωδικό που θέλετε να δηµιουργήσετε. Σύµφωνα µε το παράδειγµα, πληκτρολογείτε τον 00. Σελίδα 14

Πλήρης Μορφή Λογ.: Λογαριασµός Ενηµερώνεται αυτόµατα. Εµφανίζεται ο λογαριασµός που δηµιουργείτε. Σύµφωνα µε το παράδειγµα πρέπει να εµφανιστεί ο 60.00.10.00 Ενηµερώνεται αυτόµατα. Εµφανίζεται ο λογαριασµός που δηµιουργείτε. Σύµφωνα µε το παράδειγµα πρέπει να εµφανιστεί ο 60.00.10.00. Τα πεδία της Κατηγορίας και του Τύπου ενηµερώνονται αυτόµατα, ανάλογα µε τον κωδικό που δηµιουργείτε. Όλοι οι λογαριασµοί θα πρέπει να έχουν τύπο: ΧΡΕΩΠΙΣΤΩΤΙΚΟΣ. Οι λογαριασµοί από την οµάδα 1-8 ανήκουν στην κατηγορία Γενικής Λογιστικής. Οι λογαριασµοί της οµάδας 9 ανήκουν στην κατηγορία Αναλυτικής Λογιστικής Οι λογαριασµοί της οµάδας 10 ανήκουν στην κατηγορία Τάξεως Εσόδων αν πρόκειται για Έσοδα και Τάξεως Εξόδων αν πρόκειται για Έξοδα. Το πεδίο Κινείται θα πρέπει να είναι τσεκαρισµένο ΜΟΝΟ στον τελευταίο βαθµό ενός λογαριασµού. Εκεί δηλαδή που θα δηµιουργείται η κίνηση στον λογαριασµό. 4. Τέλος κάνετε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση ώστε να αποθηκευθεί η εγγραφή. Παράδειγµα 2 ο : ηµιουργία λογαριασµών ηµόσιας Λογιστικής Έστω ότι επιθυµείτε να δηµιουργήσετε τον λογαριασµό «02.00.25.6011.01 Τακτικές αποδοχές» της υπηρεσίας ύδρευσης άρδευσης αποχέτευσης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η δηµιουργία του συγκεκριµένου κωδικού δεν αφορά µόνο την κατηγορία 02.00, αλλά θα πρέπει να δηµιουργηθούν όλοι οι σχετικοί υπολογαριασµοί : 02.00. 00.6032.01 = Πρόταση 02.10. 00.6032.01 = Έγκριση 02.21. 00.6032.01 = έσµευση 02.29. 00.6032.01 = Προπληρωµή 02.30. 00.6032.01 = Ενταλµατοποίηση 02.31. 00.6032.01 = Πληρωµή ΣΗΜΕΙΩΣΗ: ηµιουργείτε αυτόµατα τον λογαριασµό σε όλες τις παραπάνω κατηγορίες, καταχωρώντας τον µόνο σε µία απ αυτές. 1. Επιλέγετε: Λογιστική Λογαριασµοί, ώστε να εµφανιστεί το υπάρχον Λ.Σ.. Σελίδα 15

2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα Εγγραφή και εµφανίζεται η καρτελα καταχώρησης των λογαριασµών. 3. Ενηµερώνετε τα πεδία όπως εµφανίζονται στην παρακάτω οθόνη: ΠΡΟΣΟΧΗ: Πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί στην ενηµέρωση των πεδίων: Λογ. ιασύνδεσης: Πληκτρολογείτε τον λογαριασµό που προηγείται από αυτόν που καταχωρείτε. Σύµφωνα µε το παράδειγµα πληκτρολογείτε τον 02.00.00.6032 Κωδικός: Πληκτρολογείτε τον κωδικό που θέλετε να δηµιουργήσετε. Σύµφωνα µε το παράδειγµα τον 6032.01 Κινείτε: Κάνετε κλικ στο πεδίο ώστε να επιλεχθεί Μεταφέρετε σε επόµενη χρήση: Σχετικός λογ. Γενικής Λογιστικής Κάνετε κλικ στο πεδίο ώστε να επιλεχθεί Πληκτρολογείτε τον αντίστοιχο λογαριασµό συσχέτισης της Γ.Λ.. Σύµφωνα µε το παράδειγµα πληκτρολογείτε τον 60.03.32.00 (Για αναπτύξεις 5 ου βαθµού και πάνω, π.χ. 6032.01,6032.02 κλπ, ο λογαριασµός Γενικής Σελίδα 16

Λογιστικής είναι ίδιος µε τον 6032 ) Σχετικός Κωδ. Πληκτρολογείτε τον αντίστοιχο κωδικό απλογραφικού. Σύµφωνα µε το Απλογρ.: παράδειγµά πληκτρολογείτε τον 00/6032 Τα πεδία Κατηγορία και Τύπος ενηµερώνονται αυτόµατα, ανάλογα µε τον κωδικό που καταχωρείτε. Όλοι οι λογαριασµοί θα πρέπει να έχουν τύπο: ΧΡΕΩΠΙΣΤΩΤΙΚΟΣ. Το πεδίο Κινείται θα πρέπει να είναι τσεκαρισµένο ΜΟΝΟ στον τελευταίο βαθµό ενός λογαριασµού. Εκεί δηλαδή που θα δηµιουργείται η κίνηση στον λογαριασµό. Τις συσχετίσεις των λογ/µων.λ. µε τους αντίστοιχους της Γ.Λ., τις βλέπετε και επιλέγοντας Προµήθειες απάνες και Έσοδα Έσοδα για τα έσοδα) 4. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση ώστε να αποθηκευθεί η εγγραφή. Προσοχή σας ενηµερώνουµε ότι: Σύµφωνα µε την παράγραφο 3 της Κ.Υ.Α. 7028/3.2.2004, όλες οι εγγραφές του Προϋπολογισµού γίνονται στο αναλυτικότερο επίπεδο δηλαδή στον τετραψήφιο κωδικό ή περαιτέρω όπου απαιτείται όπως π.χ. στα έργα.. Αυτό σηµαίνει ότι όπου υπάρχει ανάπτυξη του τετραψήφιου π.χ. 7311.01 συγκεντρωτικός λογαριασµός θα είναι ο 7311 και όχι ο 731. ηλαδή στον λογαριασµό διασύνδεσης θα ορίσετε τον 02.00.ΧΧ.7311 και στο πεδίο κωδικός θα βάλετε 7311.01,όπου ΧΧ βάζετε την υπηρεσία στην οποία θέλετε να ανοιχθεί ο κωδικός. Επίσης θα πρέπει να αποτσεκάρετε το πεδίο κινείται από τον τετραψήφιο τον οποίο αναπτύσσετε π.χ. 7311 Σελίδα 17

Συνοψίζοντας όπου θέλετε να αναπτύξετε τον τετραψήφιο κωδικό σε XXXX.01 έως 999 θα πρέπει ο τετραψήφιος αριθµός να µην κινείται και να είναι ο συγκεντρωτικός λογαριασµός. Όπου δεν απαιτείται ανάπτυξη του τετραψήφιου κωδικού, θα κινείται ο τετραψήφιος κωδικός.. Σε περίπτωση που έχετε καταχωρήσει διαφορετικά τους κωδικούς επικοινωνήστε µε την Ο.Τ.S. Παράδειγµα 3 ο : ηµιουργία νέας συσχέτισης λογαριασµών ηµόσιας µε Γενικής Λογιστικής Έστω ότι θέλετε να δηµιουργήσετε την συσχέτιση για τον κωδικό 6031.01 Αµοιβή Γενικού Γραµµατέα, η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε : Προµήθειες απάνες ώστε να εµφανιστεί το ευρετήριο µε τις υπάρχουσες συσχετίσεις 2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα Εγγραφή ώστε να εµφανιστεί η καρτελα καταχώρησης 3. Σας εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο στο οποίο στο πεδίο Κωδικός πληκτρολογείτε 00/6031.01 4. Στο πεδίο ευτερεύον Κωδικός πληκτρολογείτε 00.6031.01 5. Στο πεδίο Περιγραφή πληκτρολογείτε την περιγραφή του κωδικού 6. Στο πεδίο Κωδικός Γ.Λ. πληκτρολογείτε τον σχετικό κωδικό γενικής λογιστικής 7. Στο πεδίο Λογαρ. Τάξεως επιλέγετε τον αντίστοιχο κωδικό τάξεως του κωδικού που δηµιουργείτε. 8. Τέλος κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση 3 ο Βήµα: Καταχώρηση Προτεινόµενου 1. Επιλέγετε: Έξοδα Λογαριασµοί εξόδων. Σελίδα 18

2. Με διπλό κλικ µπαίνετε στην καρτέλα του πρώτου ΚΑΕ. Πληκτρολογείτε στο πεδίο Προτεινόµενος το ποσό που θέλετε και στην συνέχεια κάνετε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση. 3. Στην συνέχεια πατάτε το πλήκτρο F8 σας οδηγεί στον επόµενο λογαριασµό. Πληκτρολογείτε το ποσό, αποθηκεύετε και προχωρείτε στον επόµενο λογαριασµό. Έτσι σιγά σιγά θα ενηµερώσετε όλους τους λογαριασµούς. Τονίζουµε!! Ότι η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνει και στην καρτέλα Έσοδα Λογαριασµοί εσόδων 5 ο Βήµα : Επανενηµέρωση Προτεινόµενου 1. Στην συνέχεια επιλέγετε ιαχείριση Εργαλεία Ενηµερώσεις Προτεινόµενου Στ. Προηγ. Ετών και µετά από µία επιβεβαίωση που σας ζητάει σας ανοίγει το παρακάτω εργαλείο διόρθωσης συγκεντρωτικών λογαριασµών 2. Κάνετε κλικ στην επιλογή Εκκίνηση και περιµένετε µέχρι φτάσει η µπάρα προόδου στο 100%. Μόλις τελειώσει η διαδικασία κάνετε κλικ στην επιλογή ακύρωση. 3. Στην συνέχεια κάνετε έλεγχο των λογαριασµών που άλλαξαν µετά την ενηµέρωση µε το εργαλείο και ελέγχετε εάν ο προϋπολογισµός σας είναι ισοσκελισµένος. Σελίδα 19

ΠΡΟΣΟΧΗ!! : Το παραπάνω εργαλείο είναι απαραίτητο να γίνει πριν σταλεί ο Π/Υ σας για έγκριση και στην συνέχεια να γίνει έλεγχος εάν το σύνολο του 02 είναι ίσο µε το σύνολο του 06, ότι ο προϋπολογισµός δηλαδή είναι ισοσκελισµένος. ΠΡΟΣΟΧΗ!! : Και να είναι ο Π/Υ ισοσκελισµένος θα πρέπει να ξανατρέξετε το εργαλείο Επανενηµέρωση Προτεινόµενου Στ. Προηγ. Ετών και να ξανά βεβαιωθείτε ότι το σύνολο του 02 µε το 06 δεν έχει µεταβληθεί. 6 ο Βήµα: Έλεγχος των συγκεντρωτικών λογ/σµών 1. Επιλέγετε: Έξοδα Λογαριασµοί Εξόδων 2. Με διπλό κλικ µπαίνετε στην καρτέλα 02. Θα πρέπει το πεδίο προτεινόµενος να είναι το σύνολο από όλους τους Κ.Α.Εξόδων. Τονίζουµε!! Ότι η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνει και στην καρτέλα Έσοδα Λογαριασµοί εσόδων!!!προσοχή: Αν το σύνολο του 02 είναι ίσο µε το σύνολο του 06 σηµαίνει ότι ο προϋπολογισµός είναι σωστός. 7ο Βήµα: Έλεγχος στοιχείων που έχουν µεταφερθεί Για να ελέγξετε τις νέες συσχετίσεις που έχουν έρθει στην νέα χρήση επιλέγετε: Εκτυπώσεις Εκτυπώσεις Παράµετροι Συστήµατος και τσεκάρετε τα αντίστοιχα πεδία (Κρατήσεις, Κατηγορίες Συν/νων, Συσχετίσεις Εσόδων, Συσχετίσεις Εξόδων, Τραπεζικοί Λογαριασµοί) Σελίδα 20

Για να κάνετε τον έλεγχο και τυχών διορθώσεις που θα θελήσετε σε συσχετίσεις µε λογαριασµούς Γενικής Λογιστικής στις παραπάνω ενότητες επιλέγετε αντίστοιχα : Κρατήσεις : Επιλέγετε Λογιστική Κρατήσεις και ελέγχετε το πεδίο Λογαριασµός Εξόδων Γ.Λ. Κατηγορίες Συν/ων : Επιλέγετε Συν/νοι Κατηγορίες Συν/νων και ελέγχετε στις ενότητες ικαιούχοι & Οφειλέτες το πεδίο Κωδικός Γ.Λ. Συσχετίσεις Εσόδων : Επιλέγετε Έσοδα Έσοδα και ελέγχετε το πεδίο Κ.Γ.Λ. Συσχετίσεις Εξόδων : Επιλέγετε Έξοδα απάνες και ελέγχετε το πεδίο Κ.Γ.Λ. Τραπεζικοί Λογαριασµοί : Επιλέγετε Τράπεζες Τραπεζικοί Λογαριασµοί και ελέγχετε το πεδίο Κωδικός Γ.Λ. Τύποι Χρηµατικών Καταλόγων : Επιλέγετε Έσοδα Τύποι Καταλόγων και ελέγχετε όλα τα παρακάτω πεδία ΠΡΟΣΟΧΗ!! Το 7 ο Βήµα είναι πολύ σηµαντικό για την σωστή λειτουργία της Οικονοµικής Χρήσης. 8 ο Βήµα: Εκτυπώσεις Προϋπολογισµού Για να εκτυπώσετε τον Π/Υ καθώς επίσης και τα συνοδευτικά έντυπα του Π/Υ επιλέγετε : Εκτυπώσεις Εκτυπώσεις Συστήµατος Προϋπολογισµοί Ή Εκτυπώσεις Νέες Εκτυπώσεις Προϋπολογισµοί Ν.Π.. (για Νοµικά Πρόσωπα ηµοσίου δικαίου. Επιλέγετε στο Είδος Προϋπολογισµού Βασικός Τύπος (Μέσω Συγκεντρωτικών Λογαριασµών) για την εκτύπωση του Π/Υ, επιλέγετε εάν θέλετε, εµφάνιση λογαριασµών µε µηδενικές τιµές, µε Σελίδα 21

µεταφορά σε Εγκεκριµένο και µε Εισήγηση και κάνετε κλικ στην επιλογή Ανανέωση, µόλις φέρει τα στοιχεία κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Για την εκτύπωση των συνοδευτικών του Π/Υ επιλέγετε : Ανακεφαλαίωση Εξόδων, Ανακεφαλαίωση Εσόδων (Ι), Ανακεφαλαίωση Εσόδων (ΙΙ) & Συνοπτική Οικονοµική Κατάσταση Π/Υ. ΠΡΟΣΟΧΗ!! Το 8 ο Βήµα πρέπει να πραγµατοποιηθεί όταν ο προϋπολογισµός εγκριθεί από την περιφέρεια 9 ο Βήµα: Οριστικοποίηση Π/Υ Μετά την έγκριση του Π/Υ σας από την περιφέρεια θα πρέπει να γίνει και οριστικοποίηση του Π/Υ σας για την αποφυγή προβληµάτων κατά την λειτουργία της χρήσης στην συνέχεια. Επιλέγετε : Έξοδα Λογαριασµοί Εξόδων και από το κεντρικό menu εικονιδίων επιλέγετε Άρθρα Προϋπολογισµού όπου σας εµφανίζει το παρακάτω παράθυρο, ενηµερώνετε και στις δύο ενότητες (Έγκριση και Πρόταση ) τα πεδία Ηµεροµηνία Κίνησης µε την τιµή 01/01, ενηµερώνετε και τα πεδία Αρ. Απόφασης και Ηµεροµηνία Απόφασης µε τα στοιχεία σας και κάνετε κλικ στην επιλογή ηµιουργία. Σελίδα 22