Employee Self Service. Εγχειρίδιο Χρήσης για διαχειριστή συστήματος

Employee Self Service Εγχειρίδιο Χρήσης για διαχειριστή συστήματος

Αυτός ο οδηγός αναφέρεται στον διαχειριστή του συστήματος admin. Ο διαχειριστής μπορεί να ορίσει τα δικαιώματα χρηστών, τις ρυθμίσεις email, και τους βοηθητικούς πίνακες, να παραμετροποίησει τον συγχρονισμό.

Περιεχόμενα EssStart... 5 Εισαγωγή... 5 Παραμετροποίηση εργαλείου... 5 Έλεγχοι για την εγκατάσταση... 7 Εγκατάσταση... 8 Συχνά σφάλματα... 9 Στοιχεία Εγκατάστασης web εφαρμογής Employee Self Service... 9 Βασική Παραμετροποίηση... 9 Στοιχεία Βάσης Δεδομένων Employee Self Service... 10 Στοιχεία Σύνδεσης Employee Self Service με Βάση Δεδομένων HRM/Pylon... 11 Στοιχεία Σύνδεσης Employee Self Service με Βάση Δεδομένων Employee Self Service. 12 Ολοκλήρωση... 13 Διαδικασία Αυτόματου Συγχρονισμού... 14 Παραμετροποίηση Αρχείου estudio.config... 15 Χρήστες... 15 Συνθήκες μη μεταφοράς / αυτόματης απενεργοποίησης χρηστών... 15 Υποχρεωτική αλλαγή κωδικού... 16 Μηδενισμός Κωδικών... 16 Linked Users... 16 Παραμετροποίηση χρηστών... 17 Ρόλοι χρηστών... 17 Πίνακας χρηστών στη βάση δεδομένων... 18 Διαχείριση Συστήματος... 18 Control Panel... 18 Συγχρονισμός Δεδομένων... 21 Υπηρεσία Email... 22 Παραμετροποίηση... 22 Απόκρυψη τύπων αδειών... 22 Έλεγχος και συντήρηση της εγκατάστασης ESS... 22 Εισαγωγή... 22 Debug Info... 23 Φλύαρο Mode... 23 Log errors... 23

Εταιρικό Οργανόγραμμα... 24 Διαχείριση Ρόλων Χρηστών... 24 Workflow... 26 Τύποι Αιτήσεων... 26 Workflow για Διαδικασία Εγκρίσεων... 27 Ρυθμίσεις Email... 29

EssStart Αρχικά, περιγράφεται η διαδικασία αυτοματοποιημένης εγκατάστασης μέσω του EssStart. Εισαγωγή Σε τρία μέρη χωρίζεται η προετοιμασία για το setup της εφαρμογής: 1. Παραμετροποίηση εργαλείου 2. Έλεγχοι για την εγκατάσταση 3. Εγκατάσταση application pool, site, εφαρμογής κλπ Παραμετροποίηση εργαλείου Κατά την εκκίνηση της εφαρμογής αντικρίζουμε την ακόλουθη οθόνη

Επιλέγουμε Ρυθμίσεις, οπότε ανοίγει το παρακάτω παράθυρο όπου θα πρέπει ορίσουμε τις αντίστοιχες παραμέτρους όπως αυτές ζητούνται: Πατάμε Αποθήκευση και επιστρέφουμε στην προηγουμένη οθόνη.

Έλεγχοι για την εγκατάσταση Επιλέγουμε από το Έλεγχοι για Εγκατάσταση από το μενού Έλεγχοι Αφού γίνουν οι απαραίτητοι έλεγχοι, το εργαλείο μας ενημερώνει για το αποτέλεσμα των ελέγχων με πράσινα γράμματα εφόσον ήταν επιτυχείς. Σε αντίθετη περίπτωση οι έλεγχοι σταματούν στον αποτυχημένο έλεγχο και ενημερωνόμαστε με αντίστοιχο μήνυμα.

Εγκατάσταση Εφόσον έχουν ολοκληρωθεί επιτυχώς οι έλεγχοι μπορούμε να προχωρήσουμε στην εγκατάσταση επιλέγοντας Έλεγχοι και Εγκατάσταση από το μενού Εγκατάσταση. Εφόσον ολοκληρωθεί επιτυχώς η εγκατάσταση του site περνάμε στην τελευταία φάση της εγκατάστασης, όπου ανοίγει αυτόματα ο Internet Explorer στο πρώτο βήμα της βασικής παραμετροποίησης του ESS

Συχνά σφάλματα I. Σε περίπτωση που ο σερβερ του IIS Server βρίσκεται σε διαφορετικό μηχάνημα από αυτόν που βρίσκονται οι βάσεις δεδομένων του ess και της μισθοδοσίας το essstart δεν μπορεί να κάνει restore της βάσης του ess. Θα πρέπει να γίνει χειροκίνητα το restore II. Ένας από τους ελέγχους αφορά το windows authentication module. Θα πρέπει να ναι ενεργοποιημένο μέσα στα features των windows. Οι εκδόσεις Home των Windows δεν υποστηρίζουν αυτό το χαρακτηριστικό. III. Όταν θέλουμε να αναφερθούμε σε τοπικό σερβερ το γράφουμε ως (local) ή localhost ή 127.0.0.1 Στοιχεία Εγκατάστασης web εφαρμογής Employee Self Service Βασική Παραμετροποίηση Service Οι παράμετροι που ορίζονται στην 1η οθόνη της Βασικής Παραμετροποίησης είναι : Σειριακός : Το S/N με τον οποίο ενεργοποιείται η εφαρμογή. π.χ XXX-XXXXX-300

Domain : Καταχωρείτε το Domain όπου τρέχει ο IIS. π.χ Server Όνομα Χρήστη Διαχειριστή : Καταχωρείτε το Username του χρήστη. π.χ admin Κωδικός : Καταχωρείτε το Password του χρήστη. π.χ admin Στοιχεία Βάσης Δεδομένων Employee Self Service Οι παράμετροι που ορίζονται στην 2η οθόνη της Βασικής Παραμετροποίησης είναι : SQL Server Name : Καταχωρείτε το instance name του SQL Server. π.χ localhost\epsilon8 SQL Server Username : Το όνομα του SQL User στο instance name του SQL Server. π.χ sa SQL Server Password : Το password του SQL User. π.χ epsilonsa Database Name : Καταχωρείτε το Username του χρήστη. π.χ admin Company Name : Επιλέγετε την εταιρεία από την db του ESS. π.χ MyCompany

Στοιχεία Σύνδεσης Employee Self Service με Βάση Δεδομένων HRM/Pylon Εκτελούμε το αρχείο ess. exe, το οποίο κάνει export τους καταλόγους ess, db. 1. Ο κατάλογος ess περιλαμβάνει τα αρχεία του Epsilon Self Service 2. O κατάλογος db περιέχει την βάση δεδομένων του Epsilon Self Service. Οι παράμετροι που ορίζονται στην 3η οθόνη της Βασικής Παραμετροποίησης είναι : Linked Server: Καταχωρίζονται τα στοιχεία για τον Linked Server. Πατώντας το κουμπί εμφανίζεται η φόρμα καταχώρισης των στοιχείων σύνδεσης του SQL Server όπου τρέχει η βάση της PylonHRM.

Admin Username: Καταχωρίζεται το όνομα του SQL User για την δημιουργία του Linked Server, ο οποίος θα πρέπει να έχει δικαιώματα sa. π.χ sa Admin Password: Καταχωρίζεται το password του SQL User. π.χ epsilonsa Database: Από το dropdown μενού επιλέγετε την βάση της PylonHRM. π.χ PYLO Company: Επιλέγετε την εταιρεία η οποία θα γεφυρώνει με την εταιρεία της βάσης του ESS. Στοιχεία Σύνδεσης Employee Self Service με Βάση Δεδομένων Employee Self Service Οι παράμετροι που ορίζονται στην 4η οθόνη της Βασικής Παραμετροποίησης είναι : Linked Server: Καταχωρίζονται τα στοιχεία για τον Linked Server. Πατώντας το κουμπί εμφανίζεται η φόρμα καταχώρισης των στοιχείων σύνδεσης του SQL Server όπου τρέχει η βάση της ESS.

Admin Username: Καταχωρίζεται το όνομα του SQL User για την δημιουργία του Linked Server, ο οποίος θα πρέπει να έχει δικαιώματα sa. π.χ sa Admin Password: Καταχωρίζεται το password του SQL User. π.χ epsilonsa Database: Από το dropdown μενού επιλέγετε την βάση ESS. π.χ ess Company: Επιλέγετε την εταιρεία η οποία θα γεφυρώνει με την εταιρεία της βάσης της PylonHRM. Αυτόματες ενέργειες για τους χρήστες Στην 5 η οθόνη αφήνουμε τσεκαρισμένη την πρώτη επιλογή και πατάμε το Επόμενο για να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Ολοκλήρωση Στην 6 η και τελευταία οθόνη, ενημερωνόμαστε για την ολοκλήρωση της διαδικασίας και πατώντας το κουμπί Έξοδος ανοίγει η εφαρμογή.

Διαδικασία Αυτόματου Συγχρονισμού Ο αυτόματος συγχρονισμός εκτελείται μέσα από την εφαρμογή, αφού θα εκτελεστεί χειροκίνητα ο πρώτος συγχρονισμός. Αυτό επιτυγχάνεται μέσα από τα Στοιχεία συστήματος (πρόσβαση έχει μόνο ο admin). Επιλέγουμε admin και κατόπιν Στοιχεία Συστήματος. Φροντίζουμε ώστε ο χρόνος που θα παρεμβάλλεται ανάμεσα σε κάθε συγχρονισμό δεν πρέπει να υπολείπεται των 600. Πατάμε το σύμβολο ξεκινά ο συγχρονισμός! δίπλα στη Βάση Δεδομένων και

Παραμετροποίηση Αρχείου estudio.config Στο C:\inetpub\wwwroot\ domain \service\config υπάρχει το αρχείο studio.config στο οποίο μπορούν να παραμετροποιηθούν οι παρακάτω ρυθμίσεις που αφορούν την διαδικασία του συγχρονισμού. SyncFrequency: Το interval που γίνεται ο συγχρονισμός δεδομένων με Business Μισθοδοσία / Pylon. (Default Τιμή : 300 (300sec δηλ. 5 )) CheckEmailFrequency: Το interval που τρέχει ο mailer service για αποστολή email (πχ ειδοποίηση για αίτηση που πρέπει να εγκριθεί). Default Τιμή : 300 (300sec δηλ. 5 ) Εκτός από αυτές τις παραμέτρους μπορεί να παραμετροποιηθεί περαιτέρω ο συγχρονισμός από το control panel της εφαρμογής. Ο συγχρονισμός μπορεί να παραμετροποιηθει περαιτέρω όπως περιγράφεται στον Συγχρονισμός Δεδομένων. Χρήστες Οι χρήστες δημιουργούνται αυτόματα στο ESS κατά τον συγχρονισμό από την Pylon Δημιουργείται 1 χρήστης ανά ΑΦΜ και Εταιρεία της Μισθοδοσίας (δηλαδή αν υπάρχουν πολλαπλές καρτέλες ακόμα και στον ίδιο εργαζόμενο στη Μισθοδοσία, υπάρχει μόνο 1 χρήστης στο ESS) Οι χρήστες δημιουργούνται by default με: o user name User1001, User1002, κλπ o password admin Υπάρχει η δυνατότητα αυτόματου login μέσα από το Active Directory έτσι ώστε ο χρήστης να μην χρειάζεται να θυμάται τον κωδικό του. Εφόσον χρησιμοποιείται πρόσβαση μέσω Active Directory, δεν ισχύουν οι παρακάτω οδηγίες σχετικά με την υποχρεωτική αλλαγή κωδικού και του μηδενισμού κωδικών. Συνθήκες μη μεταφοράς / αυτόματης απενεργοποίησης χρηστών Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις όπου οι εργαζόμενοι της μισθοδοσίας δε μεταφέρονται ως ενεργοί χρήστες στην εφαρμογή του ESS εξ αρχής είτε απενεργοποιούνται ακόμα κι αν μεταφερθούν αρχικά: έχουν μηδενικό ΑΦΜ (000000000) υπάρχουν περισσότεροι ενεργοί από όσους δικαιούται ο σειριακός του πελάτη ο εργαζόμενος είναι ανενεργός στη μισθοδοσία η εταιρεία του εργαζομένου δε συγχρονίζεται γενικότερα (για να συγχρονιστεί επιπλέον εταιρεία εκτός από την αρχική υπάρχουν οδηγίες εδώ)

Υποχρεωτική αλλαγή κωδικού Οι χρήστες υποχρεώνονται να αλλάξουν τον κωδικό (α) κατά την πρώτη πρόσβασή τους στο σύστημα, καθώς επίσης και (β) όταν γίνεται expire ο κωδικός τους (η αρχική παραμετροποίηση είναι 365 ημέρες, με δυνατότητα αλλαγής) Υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες επιλογής νέου password (strong passwords), όπου πρέπει να επιλέγεται κωδικός ο οποίος να έχει τουλάχιστον 7 χαρακτήρες με υποχρεωτικά τουλάχιστον ένα κεφαλαίο γράμμα, ένα μικρό γράμμα, έναν αριθμό, και ένα σύμβολο. Υπάρχει τρόπος να παραμετροποιηθεί το ESS (όπως το έχουμε κάνει στα Public), χαλαρώνοντας το password policy με κωδικό τουλάχιστον 4 αριθμών Υπάρχει τρόπος να γίνει μόνιμος προσωρινός κωδικός των χρηστών αν έρθετε σε επικοινωνία με το Τμήμα Υποστήριξης της Epsilon Net ή εξουσιοδοτημένο συνεργάτη μας. Μηδενισμός Κωδικών Προτείνεται να τρέξει η διαδικασία «Μαζικός Μηδενισμός Κωδικών» μέσα από το περιβάλλον που έχει στη διάθεσή του ένας admin του ESS, το οποίο δίνει τυχαίο κωδικό σε έναν ή περισσότερους επιλεγμένους χρήστες (διαφορετικό κωδικό στον καθένα). Ο διαχειριστής του πελάτη μπορεί μετά: 1. Να στείλει στους εργαζόμενους (οι οποίοι έχουν καταχωρημένο email στην καρτέλα τους) email με τον προσωρινό τυχαίο κωδικό ή/και 2. Να εξάγει Excel με τους εργαζόμενους, το user name, το προσωρινό password τους και να μοιράσει τους κωδικούς με άλλο τρόπο (πχ προφορικά ή με mail merge). Εδώ σημειώνεται ότι υπάρχει και η πληροφορία για κάθε εργαζόμενο αν στάλθηκε με email στο βήμα 1 παραπάνω ο κωδικός Η παραπάνω διαδικασία πρέπει να χρησιμοποιείται και όταν ένας χρήστης έχει ξεχάσει τον κωδικό του. Σημειώνεται ότι ο χρήστης μπορεί ανά πάσα στιγμή να αλλάξει από μόνος του τον κωδικό του μέσα από την εφαρμογή, άρα δεν είναι ασφαλές να κρατάμε λίστα με username και passwords. Υπάρχει όμως η δυνατότητα αν θέλουμε να παραμετροποιήσουμε την εφαρμογή έτσι ώστε να μην εμφανίζεται η επιλογή στον χρήστη για αλλαγή κωδικού. Linked Users Ένα ακόμα feature που υπάρχει στην εφαρμογή είναι αυτό της παράλληλης απασχόλησης του ίδιου εργαζόμενου σε περισσότερες από μία εταιρίες του ομίλου. Δημιουργείται μεν διαφορετικό account για τον εργαζόμενο ανά εταιρία, αλλά ο χρήστης χρειάζεται να γνωρίζει μόνο το ένα username και μέσα από την εφαρμογή να έχει πρόσβαση και στα στοιχεία των υπολοίπων εταιριών.

Παραμετροποίηση χρηστών Τα προσωπικά δεδομένα του εργαζόμενου / χρήστη ενημερώνονται αυτόματα από το συγχρονισμό με τη βάση της μισθοδοσίας. Ο Διαχειριστής του ESS για κάθε χρήστη μπορεί να: αλλάξει username κάνει reset του password προσθαφαιρέσει ρόλους να απενεργοποιήσει προσωρινά την πρόσβαση του χρήστη στο σύστημα. Οι ρυθμίσεις αυτές γίνονται από την οθόνη: Διαχείριση συστήματος > Εργαζόμενοι > Διαχείριση Ρόλων Χρηστών Ρόλοι χρηστών Οι ρόλοι που προσφέρονται προ-παραμετροποιημένοι (out-of-the-box) στο ESS είναι οι εξής: Self Service Employee: Ο κεντρικός ρόλος που έχουν όλοι οι εργαζόμενοι / χρήστες του συστήματος Self Service Manager: Ο ρόλος που έχουν όλοι οι υπεύθυνοι / προϊστάμενοι / διευθυντές και τους δίνει πρόσβαση στα στοιχεία των υφισταμένων τους

Self Service Application Approver: Ρόλος που μπορεί να έχει οπουδήποτε άτομο και του δίνει το δικαίωμα να εγκρίνει / απορρίψει τις αιτήσεις που του αποστέλλονται βάσει διαδικασίας workflow Self Service HR Viewer: Δίνει τη δυνατότητα προβολής στοιχείων HR, καθώς επίσης και συνολικά του εταιρικού οργανογράμματος, του ορισμού των workflows κλπ Self Service HR Editor: Δίνει τη δυνατότητα ενημέρωσης στοιχείων HR, καθώς επίσης και συνολικά του εταιρικού οργανογράμματος, του ορισμού των workflows κλπ Administrator: Διαχειριστής, έχει πρόσβαση σε όλα τα μενού και τις δυνατότητες Application Debugger: Δίνει τη δυνατότητα σε διαχειριστές να μπορούν να δουν στοιχεία debug (πχ ποιο query τρέχει στη βάση δεδομένων) μέσα από την εφαρμογή για ευκολότερη παραμετροποίηση Οι ρόλοι και τα δικαιώματα των χρηστών μπορεί να παραμετροποιηθούν για να καλύψουν τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης από το Τμήμα Υποστήριξης της Epsilon Net ή εξουσιοδοτημένο συνεργάτη. Πίνακας χρηστών στη βάση δεδομένων Ο πίνακας που περιέχει τους χρήστες του συστήματος είναι ο XU_Users. Εφόσον θέλετε να επέμβετε μαζικά στα ονόματα των χρηστών, να υποχρεώσετε σε αλλαγή κωδικών τους χρήστες, να καταχωρήσετε το όνομα χρήστη από το Windows Active Directory, καθώς και άλλες ενέργειες, μπορείτε να το κάνετε απευθείας στη βάση του ESS με SQL script στον παραπάνω πίνακα. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε εδώ. Διαχείριση Συστήματος Control Panel Για να μπείτε στον Πίνακα Ελέγχου του ESS πρέπει να συνδεθείτε ως admin και να επιλέξετε Στοιχεία Συστήματος από το admin πάνω δεξιά.

Στη συνέχεια αντικρύζετε την ακόλουθη οθόνη :

Φαίνονται αναλυτικά οι παρακάτω πληροφορίες: 1. Στοιχεία εγκατάστασης: Σειριακός Αριθμός της βάσης του ESS Ρυθμίσεις Proxy (αν έχουν αποθηκευτεί ρυθμίσεις proxy) Ενεργά Domains στα οποία «ακούει» η εφαρμογή Λήξη Σύμβασης Max Χρήστες που μπορούν να είναι ενεργοί στο ESS Έκδοση εφαρμογής 2. Βάση Δεδομένων Στοιχεία sql server για τις βάσεις δεδομένων Ονομασία linked server Ονομασίες βάσεων ess και μισθοδοσίας 3. Συγχρονισμός εταιριών Στοιχεία εταιρειών που συγχρονίζονται 4. Συγχρονισμός υποσυστημάτων Πότε έγινε ο τελευταίος συγχρονισμός Διάστημα αναμεσά στους αυτόματους συγχρονισμούς (προτείνεται πάνω από 600 ) Παράμετροι που συγχρονίζονται

5. Υπηρεσία Email Αφορά την ενημέρωση του admin για θέματα εγκυρότητας σειριακού κλπ καθώς και την ενημέρωση των αρμοδίων σε περιπτώσεις αιτήσεων SMTP Server SMTP Port Admin Email Κάθε πότε ενημερώνεται ο SMTP Server Συγχρονισμός Δεδομένων Για να ξεκινήσει χειροκίνητα ο συγχρονισμός ακολουθείστε τις οδηγίες που περιγράφονται στην ενότητα Διαδικασία Αυτόματου Συγχρονισμού. Για κάθε πίνακα που συγχρονίζεται από τη Μισθοδοσία, υπάρχει ένας trigger (Insert / Update / Delete) ο οποίος καταγράφει τις αλλαγές σε αντίστοιχο πίνακα αλλαγών (με schema scdc) ο οποίος κρατάει μόνο το ID των εγγραφών που υπόκεινται σε αλλαγές (και όχι τις ίδιες τις αλλαγές). Παράδειγμα: dbo.employee και scdc.employee Έτσι, η διαδικασία συγχρονισμού «βλέπει» μόνο το delta (αλλαγές) και δεν χρειάζεται να συγχρονίσει ολόκληρους τους πίνακες. Μετά τον συγχρονισμό, οι πίνακες των αλλαγών γίνονται flush (αδειάζουν) έτσι ώστε να μπορούν να δεχτούν τις επόμενες αλλαγές για τον επόμενο συγχρονισμό. Επίσης για κάθε πίνακα που συγχρονίζεται από τη Μισθοδοσία, υπάρχει ένας «RAW» πίνακας στο ESS με το ίδιο όνομα και prefix SS_ (πχ EMPLOYEE στη Μισθοδοσία,

SS_EMPLOYEE στο ESS) που πρακτικά είναι ένα mirror image των δεδομένων της Μισθοδοσίας μέσα στο ESS. Τα δεδομένα μεταφέρονται από τους πίνακες της Μισθοδοσίας στους RAW πίνακες, και μετά τρέχει μετασχηματισμός (transformations) σε 1 ή περισσότερους «κανονικούς» πίνακες στο ESS. Παράδειγμα: ο SS_Employee γίνεται transformed στους πίνακες AC_Contacts, AC_Transactees, R_Persons) Υπηρεσία Email Στην ενότητα Ρυθμίσεις Email του εγχειριδίου οδηγίες για την παραμετροποίηση των mails. Παραμετροποίηση Ο πίνακας X_Vars της βάσης δεδομένων του ess περιέχει κάποιες βασικές παραμέτρους για τη χρήση της εφαρμογής. Τα σημαντικότερα πεδία του περιγράφονται εδώ. Στο C:\inetpub\wwwroot\ domain \service\config υπάρχει το αρχείο studio.config στο οποίο μπορούν να παραμετροποιηθούν επιπλέον ρυθμίσεις της εφαρμογής. Αναλυτικές πληροφορίες για τα σημαντικότερα nodes του αρχείου θα βρείτε εδώ. Απόκρυψη τύπων αδειών Υπάρχει δυνατότητα να γίνει αποκρύπτονται τύποι άδειας οι οποίοι δεν θέλουμε να εμφανίζονται στις αιτήσεις αδειών. Για να το πετύχουμε θα πρέπει να αλλάξουμε στον πίνακα SS_ADEIES_TYPE την τιμή του πεδίου VM_Hidden_Balance. Αν το συγκεκριμένο πεδίο έχει τιμή «NULL» ο τύπος αδείας θα φαίνεται, ενώ αν έχει «1» δε θα φαίνεται. Έλεγχος και συντήρηση της εγκατάστασης ESS Εισαγωγή Υπάρχουν τρία διαφορετικά είδη ελέγχου πιθανών σφαλμάτων στην εκκίνηση ή στη λειτουργία του ESS: Debug Info Φλύαρο mode Log errors

Debug Info Για να ανοίξουμε τις πληροφορίες με τα σφάλματα που αφορούν αποσφαλμάτωση στην εφαρμογή πληκτρολογούμε δίπλα στο domain της εφαρμογής, στο url,το μονοπάτι του αρχείου όπου καταγράφονται, δηλαδή το domain/debug/errorlog.xml όπως φαίνεται στην εικόνα: Φλύαρο Mode Το συγκεκριμένο mode αποτελεί μια λειτουργία, η οποία καταγραφεί όλα τα σφάλματα που αφορούν το asp.net της Microsoft και την εφαρμογή μας στο μηχάνημα του σέρβερ. Για να δούμε την καταγραφή τους πληκτρολογούμε δίπλα στο domain μας /elmah.axd όπως φαίνεται στην εικόνα: Log errors Πρόκειται στην πραγματικότητα για έναν πίνακα στη βάση δεδομένων του ess, ο οποίος καταγράφει κυρίως σφάλματα συγχρονισμού του ess με τη μισθοδοσία. Έχουμε πρόσβαση μέσα από την εφαρμογή μας από το μενού ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ και στη συνέχεια επιλέγουμε Σφάλματα Συγχρονισμού, κάτω αριστερά στην οθόνη:

Πέρα από τις παραπάνω καταγραφές που μας βοηθάν να εντοπίσουμε πιθανά προβλήματα συχνά η επανεκκίνηση(ανακύκλωση) του application pool (χώρος συγκέντρωσης εφαρμογών) βοηθά στην επίλυση προβλημάτων. Η ανακύκλωση του pool διακόπτει τη διεργασία που διαχειρίζεται τα αιτήματα προς την εφαρμογή και την ξαναέγινα. Είναι απαραίτητη όταν έχει γίνει κάποια αλλαγή στον φάκελο της εφαρμογής (C:\inetpub\wwwroot\ess). Συνήθως οι χρήστες δεν αντιλαμβάνονται καμία διαφορά στη χρήση εκτός του γεγονότος ότι πρέπει να ξανακάνουν Login στην εφαρμογή. Εταιρικό Οργανόγραμμα Το οργανόγραμμα διαχειρίζεται πλήρως μόνο μέσα από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας. Διαχείριση Ρόλων Χρηστών Ο διαχειριστής έχει τη δυνατότητα να ορίσει τα δικαιώματα που θα έχει κάθε εργαζόμενος. Στην αριστερή πλευρά εμφανίζεται οι «Διαθέσιμοι Χρήστες» και στην δεξιά πλευρά η «Διαχείριση Ρόλων Χρηστών». Αρχικά επιλέγουμε τον εργαζόμενο από λίστα των εργαζόμενων,

Έπειτα επιλέγουμε από αριστερά τον ρόλο του χρήστη και με το βέλος, >, το μεταφέρουμε δεξιά. Σε περίπτωση που θέλουμε να δώσουμε όλα τα δικαιώματα πατάμε το >>. Στην περίπτωση που θέλουμε να αφαιρέσουμε δικαιώματα χρησιμοποιούμε το βέλος < για το επιλεγμένο ρόλο και τα βέλη << για αφαίρεση όλων των δικαιωμάτων. Οι ρόλοι διαχωρίζονται ως εξής: Application Debugger : είναι ο διαχειριστής του συστήματος οποίος μπορεί να παραμετροποιήσει το Epsilon Net Self Service, συνήθως στέλεχος ΙΤ.

Administrator: Διαχειριστής συστήματος, συμπεριλαμβανομένων και των παραμετροποιήσεων και τεχνικών ρυθμίσεων. Βλέπει όλα τα μενού της εφαρμογής, ακόμα και αυτά που έχουν απενεργοποιηθεί για τους υπόλοιπους χρήστες καθώς και νέα μενού που προστίθενται με νέες εκδόσεις (τα οποία δεν βλέπουν αρχικά οι υπόλοιποι χρήστες). Self Service HR Editor: Διαχειριστής συστήματος πλην των παραμετροποιήσεων και των τεχνικών ρυθμίσεων. Έχει το δικαίωμα να βλέπει όλα τα δεδομένα και να πράττει για λογαριασμό οποιουδήποτε χρήστη (πχ να καταχωρεί αίτηση ή να δίνει εγκρίσεις για οποιονδήποτε) Self Service HR Viewer : Δίνει τη δυνατότητα προβολής του εταιρικού οργανογράμματος, εύρεσης οποιουδήποτε εργαζομένου και εμφάνιση της καρτέλας του, καθώς επίσης και προβολή άλλων στοιχείων HR (πχ αποτελέσματα διαδικασίας αξιολόγησης). Self Service Manager: είναι ο υπεύθυνος τμήματος ή ο προϊστάμενος διεύθυνσης Self Service Application Approval: είναι ο υπεύθυνος τμήματος ή ο προϊστάμενος διεύθυνσης ο οποίος έχει το δικαίωμα να εγκρίνει ή να απορρίπτει αιτήσεις των υφισταμένων του. Self Service Employee: είναι ο απλός εργαζόμενος, που μπορεί να καταχωρήσει μία αίτηση, να δει τα προσωπικά του στοιχεία και τις εταιρικές ανακοινώσεις. HR Interviewer: δίνεται σε άτομα τα οποία πρόκειται να κάνουν συνέντευξη και να αξιολογήσουν υποψηφίους, και εμφανίζει αντίστοιχες οθόνες στο μενού Επισημαίνεται ότι οι ρόλοι είναι προσθετικοί, δηλαδή ένας χρήστης μπορεί να έχει περισσότερους από έναν ρόλο. πχ για έναν manager μπορούμε να δώσουμε ρόλους Manager + Approver + Employee Workflow Τύποι Αιτήσεων Στην οθόνη Τύποι Αιτήσεων, εμφανίζεται η περιγραφή της αίτησης, ποιο Workflow θα χρησιμοποιηθεί για την κάθε αίτηση, από ποιον αποστολέα θα φαίνεται ότι φεύγουν τα email κατά τη διαδικασία εγκρίσεων, με τι subject θα φεύγει το email και με τι περιεχόμενο. Κάθε τύπος αίτησης μπορεί να μεταβληθεί ή να διορθωθεί. Με την επιλογή «Διόρθωση» μπορούμε να ορίσουμε για έναν τύπο αίτησης διαφορετική σειρά έγκρισης, διαφορετικό email αποστολέα, διαφορετικό Θέμα και Κείμενο email. Ο διαχειριστής χρειάζεται να πατήσει πάνω στο βέλος, όπου εμφανίζει τις διαθέσιμες επιλογές.

Workflow για Διαδικασία Εγκρίσεων Σε κάθε τύπο αιτήσεων χρειάζεται να ορίσουμε το workflow, ανάλογα με τη σειρά έγκρισης που θέλουμε να υπάρχει για κάθε αίτηση. Στην οθόνη Workflow, υπάρχουν κάποιες ήδη παραμετροποιημένες ροές έγκρισης: Από Manager : όταν η έγκριση πρέπει να δοθεί μόνο από τον υπεύθυνο τμήματος Από Manager και Manager του Manager: όταν η αίτηση πρέπει να εγκριθεί από τον προϊστάμενο του τμήματος και από τον προϊστάμενο του προϊσταμένου. Από Λίστα Ατόμων: όταν η αίτηση χρειάζεται να εγκριθεί από μια λίστα ατόμων Από Manager και Λίστα Ατόμων: όταν η έγκριση πρέπει να δοθεί από τον υπεύθυνο τμήματος ΚΑΙ από μια λίστα ατόμων Auto-Approve: όταν η έγκριση δίνεται αυτόματα Από Manager και Manager του Manager και Λίστα Ατόμων: όταν η αίτηση πρέπει να εγκριθεί από τον προϊστάμενο του τμήματος και από τον προϊστάμενο του προϊσταμένου ΚΑΙ από μια λίστα ατόμων. * Σημείωση: Στις ροές που έχουν «Λίστα Ατόμων» θα πρέπει να εισάγετε τα συγκεκριμένα άτομα που επιθυμείτε. Μπορείτε επιπλέον να ορίσετε και νέες ροές εγκρίσεων οι οποίες να χρησιμοποιηθούν από 1 ή περισσότερους τύπους αιτήσεων. Για να δημιουργήσετε μια νέα ροή εγκρίσεων θα πρέπει αρχικά να τη δημιουργήσετε όπως φαίνεται στην εικόνα

Δίνετε το όνομα και αποθηκεύετε τη νέα ροή. Επιλέγετε τη νέα ροή και πατάτε Ενέργειες και στη συνέχεια Ροή Εγκρίσεων. Στην επόμενη οθόνη μπορείτε να παραμετροποιήσετε πλήρως τη ροή ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Έχετε δυνατότητα να ορίσετε: Αυτόματη Έγκριση, οπότε δε χρειάζεται κάνεις να εγκρίνει μια αίτηση. Αυστηρή Τήρηση Σταδίων, οπότε θα πρέπει η αίτηση να εγκριθεί κάθε εμπλεκόμενο προϊστάμενο πριν περάσει για έγκριση σε ανώτερο στάδιο. Πχ για να εγκρίνει το Στάδιο 2 θα πρέπει πρώτα να εγκριθεί από το Στάδιο 1. Επιλογή εργαζομένου που βρίσκεται εκτός της προβλεπόμενης ροής. Ο εργαζόμενος επιλέγεται από την 2 η καρτέλα «Έλεγχος» που φαίνεται στην εικόνα. Πχ μπορεί την αίτηση της καθαρίστριας να την εγκρίνει ο οικονομικός διευθυντής. Κάθε στάδιο μπορεί να έχει περισσότερους από έναν έγκριτές όπως φαίνεται στην εικόνα. Ρυθμίσεις Email Ο διαχειριστής πρέπει να ορίσει τις παραμέτρους Email (Email Server & Λογαριασμοί Email) ώστε να στέλνονται τα ειδοποιητικά μηνύματα email από το ESS. Για παράδειγμα, στους υπεύθυνους τμήματος ότι έχει γίνει αίτηση και περιμένει έγκριση τους. Ακόμα εδώ μπορεί να γίνει η διαχείριση των «Πρότυπων Email», δηλαδή το αυτοματοποιημένο μήνυμα που στέλνεται τι κείμενο θα έχει και αν θα υπάρχει κάποιος σύνδεσμος. Αναλυτικές οδηγίες για την παραμετροποίηση των Mail Services μπορείτε να βρείτε εδώ.