Εγχειρίδιο Χρήστη Φάση 3: Ωρολόγια Προγράµµατα Καταχώρηση Παρουσιολογίων

ΦΟΡΕΑΣ: ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΙΑΡΚΟΥΣ ΕΚΠΑΙ ΕΥΣΗΣ ΕΝΗΛΙΚΩΝ ΕΡΓΟ: «Υλοποίηση Πληροφοριακού συστήµατος για την Υποστήριξη του Έργου ιαχείρισης των ηµοσίων Ι.Ε.Κ.» Εγχειρίδιο Χρήστη Φάση 3: Ωρολόγια Προγράµµατα Καταχώρηση Παρουσιολογίων

Πίνακας Περιεχοµένων 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ...3 2. ΩΡΟΛΟΓΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ...4 3. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΩΡΟΛΟΓΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ...5 4. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΩΡΟΛΟΓΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ...7 5. ΠΑΡΟΥΣΙΟΛΟΓΙΑ...8 6. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΟΛΟΓΙΟΥ...10 7. ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΟΛΟΓΙΩΝ...12 8. ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ...13 Έκδοση 1.0 Σελίδα 2/13

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν έγγραφο αποτελεί το Εγχειρίδιο Χρήστη του «Πληροφοριακού Συστήµατος για την Υποστήριξη των ηµοσίων Ι.Ε.Κ.» για τη «Φάση 3 Ωρολόγια Προγράµµατα Καταχώρηση Παρουσιολογίων» και απευθύνεται στους χρήστες των ΙΕΚ. Στο έγγραφο παρουσιάζεται η διαδικασία µε την οποία οι χρήστες των ΙΕΚ καταρτούν ωρολόγια προγράµµατα και καταχωρούν παρουσιολόγια. Προϋπόθεση για την κατάρτιση ωρολόγιων προγραµµάτων και για την καταχώρηση παρουσιολογίων είναι κάθε ΙΕΚ να έχει ολοκληρώσει την Καταχώρηση και οριστικοποίηση των συµβάσεων των εκπαιδευτών που θα συµµετέχουν στα παρουσιολόγια. Το Ωρολόγιο Πρόγραµµα έχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά: αφορά το πρόγραµµα µε τις προβλεπόµενες παρουσίες που θα ακολουθηθούν για το χρονικό διάστηµα στο οποίο αναφέρεται καταρτίζεται για οριζόµενο χρονικό διάστηµα από τον χρήστη ανά τµήµα και εµφανίζεται σε εβδοµαδιαία κλίµακα. εν είναι δεσµευτική η ύπαρξή του για την καταχώρηση παρουσιολογίων. Η ύπαρξη ωρολόγιου προγράµµατος στην καταχώρηση παρουσιολογίων προεπιλέγει τις παρουσίες που προβλέπει αυτό. Τα Παρουσιολόγια έχουν τα παρακάτω χαρακτηριστικά: αφορούν την απεικόνιση των πραγµατικών παρουσιών των εκπαιδευτών σε ωρολόγια βάση δηµιουργείται σε εβδοµαδιαία βάση από τον χρήστη ανά τµήµα και εµφανίζεται σε εβδοµαδιαία κλίµακα κατά την δηµιουργία του κάθε παρουσιολόγιο αρχικοποιείται µε τις τιµές του ωρολόγιο προγράµµατος εάν αυτό υπάρχει για την εβδοµάδα του παρουσιολογίου µετά την συµπλήρωσή τους τα παρουσιολόγια πρέπει να οριστικοποιηθούν για την περαιτέρω επεξεργασία τους από το Ι ΕΚΕ Έκδοση 1.0 Σελίδα 3/13

2. ΩΡΟΛΟΓΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ Για να προσπελάσει την οθόνη των Ωρολόγιων Προγραµµάτων, ο χρήστης επιλέγει «Ωρολόγια Προγράµµατα» από το βασικό µενού της εφαρµογής. Η οθόνη των Ωρολόγιων Προγραµµάτων εµφανίζεται στην Εικόνα 1. Ενέργειες Κριτήρια αναζήτησης Ωρολόγια Προγράµµατα Εικόνα 1: Οθόνη Ωρολόγιων Προγραµµάτων Από την οθόνη αυτή ο χρήστης µπορεί να εκτελέσει τις εξής εργασίες: Να αναζητήσει ωρολόγια προγράµµατα µε τα κριτήρια που προσφέρονται Να προσθέσει ωρολόγιο πρόγραµµα από το αντίστοιχο κουµπί (βλέπε 3) Να διαχειριστεί ένα ήδη καταχωρηµένο ωρολόγιο πρόγραµµα είτε µε διπλό κλικ στην αντίστοιχη εγγραφή είτε µε το αντίστοιχο κουµπί για την επιλεγµένη εγγραφή Να διαγράψει ένα επιλεγµένο ωρολόγιο πρόγραµµα από το αντίστοιχο κουµπί Να ενηµερώσει µε εκπαιδευτές ένα ήδη καταχωρηµένο ωρολόγιο πρόγραµµα (βλέπε 4) Έκδοση 1.0 Σελίδα 4/13

3. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΩΡΟΛΟΓΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Για να καταχωρήσει ένα νέο ωρολόγιο πρόγραµµα ο χρήστης πατάει το κουµπί. Ανοίγει νέα οθόνη όπου ο χρήστης καταχωρεί το Τµήµα και Ηµεροµηνία Από υποχρεωτικά και προαιρετικά Ηµεροµηνία Έως (Εικόνα 2) και πατάει «Αποδοχή». Εικόνα 2: Εισαγωγή Ωρολόγιου Προγράµµατος Στη συνέχεια ανοίγει η οθόνη κατάρτισης του ωρολόγιου προγράµµατος για το τµήµα σε εβδοµαδιαία κλίµακα (Εικόνα 3). Στην οθόνη εµφανίζονται όλοι οι εκπαιδευτές και τα µαθήµατα του τµήµατος στο διάστηµα ορισµού. Εικόνα 3: Κατάρτιση ωρολόγιου προγράµµατος Προσοχή, σε περίπτωση που υπάρχει ήδη ωρολόγιο πρόγραµµα για το διάστηµα επιλογής το σύστηµα δεν θα δεχτεί την καταχώρηση του ωρολόγιου προγράµµατος και θα πρέπει ο χρήστης να Έκδοση 1.0 Σελίδα 5/13

ενηµερώσει την ηµεροµηνία ισχύς (δηλ. την Ηµεροµηνία Έως) του προυπάρχοντος ωρολόγιου προγράµµατος για το τµήµα έτσι ώστε οι ηµεροµηνίες των προγραµµάτων να µη συµπίπτουν. Μόλις ο χρήστης ολοκληρώσει την κατάρτιση του προγράµµατος επιλέγοντας και από-επιλέγοντας τις αντίστοιχες ώρες ανά εκπαιδευτή και µάθηµα στις προβλεπόµενες ηµέρες της εβδοµάδας πρέπει να πατήσει το κουµπί Αποθήκευσης. Περίπτωση που ο χρήστης επιθυµεί να συµπληρώσει την ηµεροµηνία ισχύς έως µπορεί από το αντίστοιχο πεδίο. Έκδοση 1.0 Σελίδα 6/13

4. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΩΡΟΛΟΓΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Ενηµέρωση Ωρολόγιου Προγράµµατος από άποψη προσθήκης επιπλέον εκπαιδευτών σε µαθήµατα γίνεται όταν µετά την κατάρτιση ωρολόγιου προγράµµατος προστίθεται νέα σύµβαση εκπαιδευτή. Η ενηµέρωση του ωρολόγιου προγράµµατος από άποψη ωρών µπορεί να γίνει οποιαδήποτε στιγµή από την διαχείριση του ωρολόγιου προγράµµατος. Η διαδικασία της ενηµέρωσης γίνεται από την οθόνη Ωρολόγια Προγράµµατα (Εικόνα 4). Εικόνα 4: Ενηµέρωση Ωρολόγιου Προγράµµατος Έκδοση 1.0 Σελίδα 7/13

5. ΠΑΡΟΥΣΙΟΛΟΓΙΑ Για να προσπελάσει την οθόνη των Παρουσιολογίων, ο χρήστης επιλέγει «Παρουσιολόγια» από το βασικό µενού της εφαρµογής. Η οθόνη των Παρουσιολογίων εµφανίζεται στην Εικόνα 5. Ενέργειες Κριτήρια αναζήτησης Παρουσιολόγια Εικόνα 5: Οθόνη Παρουσιολογίων Από την οθόνη αυτή ο χρήστης µπορεί να εκτελέσει τις εξής εργασίες: Να αναζητήσει παρουσιολόγια µε τα κριτήρια που προσφέρονται Να προσθέσει παρουσιολόγιο από το αντίστοιχο κουµπί (βλέπε 6) Να διαχειριστεί ένα ήδη καταχωρηµένο παρουσιολόγιο πρόγραµµα είτε µε διπλό κλικ στην αντίστοιχη εγγραφή (βάση τµήµατος και εβδοµάδας) είτε µε το αντίστοιχο κουµπί για την επιλεγµένη εγγραφή (βάση τµήµατος και εβδοµάδας) Να διαγράψει ένα επιλεγµένο παρουσιολόγιο από το αντίστοιχο κουµπί Να οριστικοποιήσει ή/και να ακυρώσει οριστικοποιήσεις σε παρουσιολόγια (βλέπε 7) Στα κελιά του πίνακα των αποτελεσµάτων εµφανίζεται µε πράσινο εάν έχει συµπληρωθεί παρουσιολόγιο για το τµήµα και την εβδοµάδα µε τον αριθµό του συνόλου των ωρών Έκδοση 1.0 Σελίδα 8/13

Για κάθε επιλεγµένο παρουσιολόγιο κάτω αριστερά στον πίνακα εµφανίζονται και τα υπόλοιπα στοιχεία που το αφορούν Έκδοση 1.0 Σελίδα 9/13

6. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΟΛΟΓΙΟΥ Για να καταχωρήσει ένα νέο παρουσιολόγιο ο χρήστης πατάει το κουµπί. Ανοίγει νέα οθόνη όπου ο χρήστης καταχωρεί την Ηµεροµηνία που επιλέγεται από µια λίστα µε τις εβδοµάδες του εξαµήνου, τµήµα και τύπο µεταξύ δύο Μαθήµατα (+ Αναπληρώσεις) και Εισηγήσεις - Επιτηρήσεις υποχρεωτικά (Εικόνα 6) και πατάει «Αποδοχή». Εικόνα 6: Εισαγωγή Παρουσιολογίου Στη συνέχεια ανοίγει η οθόνη συµπλήρωσης του παρουσιολογίου για το τµήµα την επιλεγµένη εβδοµάδα και για τον ανάλογο τύπο (Εικόνα 7). Στην οθόνη εµφανίζονται όλοι οι εκπαιδευτές και τα µαθήµατα του τµήµατος στο διάστηµα ορισµού. Έκδοση 1.0 Σελίδα 10/13

Εικόνα 7: Συµπλήρωση Παρουσιολογίου Το παρουσιολόγιο κατά την εισαγωγή του προσυµπληρώνεται µε τα στοιχεία του ωρολόγιου προγράµµατος εάν υπάρχουν. Μόλις ο χρήστης συµπληρώσει το παρουσιολόγιο επιλέγοντας και από-επιλέγοντας τις αντίστοιχες ώρες ανά εκπαιδευτή και µάθηµα στις προβλεπόµενες ηµέρες της εβδοµάδας πρέπει να πατήσει το κουµπί Αποθήκευσης. Προσοχή, εάν το παρουσιολόγιο είναι τύπου Μάθηµα στην 1 η επιλογή ενός κελιού (µάθηµα, εκπαιδευτής, ηµεροµηνία, ώρα) το κελί γίνεται χρώµα µπλε το οποίο σηµαίνει Μάθηµα, εάν υπάρχει παρουσία από το ωρολόγιο πρόγραµµα χρώµα κόκκινο το οποίο σηµαίνει αναπλήρωση, εάν δεν υπάρχει παρουσία από το ωρολόγιο πρόγραµµα στην 2η επιλογή γίνεται o o κενό το οποίο σηµαίνει ότι δεν υπάρχει παρουσία, εάν υπάρχει παρουσία από το ωρολόγιο πρόγραµµα χρώµα µπλε το οποίο σηµαίνει Μάθηµα εκτός ωρολογίου προγράµµατος, εάν δεν υπάρχει παρουσία από το ωρολόγιο πρόγραµµα στην 3η επιλογή γίνεται o κενό το οποίο σηµαίνει ότι δεν υπάρχει παρουσία, εάν δεν υπάρχει παρουσία από το ωρολόγιο πρόγραµµα. Εάν το παρουσιολόγιο είναι τύπου Εισηγήσεις - Επιτηρήσεις στην 1η επιλογή ενός κελιού (µάθηµα, εκπαιδευτής, ηµεροµηνία, ώρα) το κελί γίνεται χρώµα µπλε το οποίο σηµαίνει Εισήγηση στην στην 2η επιλογή γίνεται κόκκινο το οποίο σηµαίνει Επιτήρηση και στην 3η επιλογή γίνεται κενό το οποίο σηµαίνει ότι δεν υπάρχει παρουσία. Σε περίπτωση που υπάρχει ήδη παρουσιολόγιο για το διάστηµα, τύπο και τµήµα επιλογής το σύστηµα δεν θα δεχτεί την καταχώρηση του παρουσιολογίου. Έκδοση 1.0 Σελίδα 11/13

7. ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΟΛΟΓΙΩΝ Η οριστικοποίηση παρουσιολογίων γίνεται οποιαδήποτε στιγµή για µη οριστικοποιηµένα παρουσιολόγια. Η οριστικοποίηση των παρουσιολογίων (αφού έχουν ελεγχθεί προσεχτικά) είναι απαραίτητη για την περαιτέρω επεξεργασία τους από το Ι ΕΚΕ. Η οριστικοποίηση παρουσιολογίων γίνεται από το κουµπί «Οριστικοποίηση Παρουσιολογίων». Ανοίγει νέα οθόνη όπου ο χρήστης επιλέγει υποχρεωτικά ηµεροµηνία από µια λίστα µε τις εβδοµάδες του εξαµήνου και προαιρετικά τµήµα και τύπο µεταξύ δύο Μαθήµατα (+ Αναπληρώσεις) και Εισηγήσεις - Επιτηρήσεις υποχρεωτικά (Εικόνα 8) και πατάει «Αποδοχή». Εικόνα 8: Οριστικοποίηση Παρουσιολογίων Μετά την οριστικοποίησή τους τα παρουσιολόγια δεν µπορούν να µεταβληθούν και είναι διαθέσιµα στο Ι ΕΚΕ προς περαιτέρω επεξεργασία. Σηµειώνεται επίσης ότι τα παρουσιολόγια µετά την οριστικοποίησή τους στην οθόνη Παρουσιολόγια θα εµφανίζονται µε την σήµανση «(Ο)» (δηλ. Οριστικοποιηµένα) Έκδοση 1.0 Σελίδα 12/13

8. ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ Το σύστηµα προσφέρει τρεις καταστάσεις για τον έλεγχο των Παρουσιολογίων: 1. Λίστα Παρουσιολογίων: εµφανίζει λίστα όλων των παρουσιολογίων 2. Κατάσταση Ελέγχου Παρουσιολογίων: εµφανίζει σύνολα ωρών στο εξάµηνο ανά µήνα µε τις προβλεπόµενες ώρες του εξαµήνου και το υπόλοιπο. 3. Μηνιαία Κατάσταση Παρουσιών: εµφανίζει σύνολο ωρών ανά µήνα. Εκτυπώσεις των καταστάσεων γίνονται από τις «Επιλογές» «Εξαγωγή σε Excel» (η κατάσταση λαµβάνεται υπό µορφή αρχείου excel, και στη συνέχεια µπορεί να εκτυπωθεί). Ο χρήστης καλείται να χρησιµοποιήσει αυτές τις καταστάσεις για να ελέγξει τη σωστή συµπλήρωση των παρουσιολογίων αφού ολοκληρώσει την συµπλήρωσή τους. Οι καταστάσεις είναι προσβάσιµες από το βασικό µενού της εφαρµογής, επιλογή «Αναφορές». Έκδοση 1.0 Σελίδα 13/13