ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Τομέας Μεταλλευτικής Τμήμα Μηχανικών Μεταλλείων Μεταλλουργών ΕΝΟΤΗΤΑ 8. ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΡΓΟΥ Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Eπίκουρος Καθηγήτρια
ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 2 Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς.
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 3 Ομαλή χρηματοδότηση ενός Έργου σε όλο τον κύκλο ζωής του: καθοριστική παράμετρος για τη οικονομική του επιτυχία Χρηματοοικονομική λογιστική: Καταχώρηση όλων των οικονομικών συναλλαγών, εισπράξεων και πληρωμών, καθώς και όλων των πιστωτικών και χρεωστικών. Οι πληροφορίες αυτές αποτυπώνουν την χρηματοοικονομική κατάσταση της εταιρίας. Οι τρεις βασικές οικονομικές εκθέσεις που συντάσσουν οι εταιρίες είναι: ο ισολογισμός, η κατάσταση εσόδων- εξόδων και η κατάσταση χρηματικών ροών Παραδείγματα Ισολογισμών, Οικονομικών μεγεθών εταιρειών του ελληνικού εξορυκτικού τομέα
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 4 Διοικητική λογιστική: Αποκαλείται και λογιστική κόστους και έχει στόχο να αναλύσει την απόδοση της εταιρίας με βάση τις πληροφορίες που αφορούν τις οικονομικές συναλλαγές, και κυρίως κέρδη και ζημίες. Συμβάλλει στην λήψη αποφάσεων, εκτίμησης, προγραμματισμού Λογιστική έργου: Χρησιμοποιεί τις δύο παραπάνω λειτουργίες της επιχείρησης καθώς και κάποια ειδικά εργαλεία διαχείρισης έργου (πχ CPM) για να συγκεράσει την λογιστική πρακτική με τις υπόλοιπες παραμέτρους του έργου Βασικά εργαλεία : Κατάσταση χρηματικών ροών Τα έσοδα (χρηματικές εισροές) και τα έξοδα (χρηματικές εκροές) εμφανίζονται ομαδοποιημένα και αθροισμένα. Κατάσταση χρηματικών ροών Υπόλοιπο προηγούμενου έτους : 5.000 δολάρια Έσοδα: Ιανουάριος 10.000 δολάρια, Φεβρουάριος 15.000 δολάρια, Μάρτιος 20.000 δολάρια Έξοδα: Ιανουάριος 8.000 δολάρια, Φεβρουάριος 12.000 δολάρια, Μάρτιος 16.000 δολάρια
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 5 Χρονισμός Χρηματικών Ροών, Πληρωμών Το κόστος εργασίας καταβάλλεται εντός του μηνός που εκτελέστηκε η εργασία Κόστος υλικών, αγορά υπηρεσιών, ενοικίαση μηχανημάτων με παραγγελία, με παράδοση, 1-3 μήνες Πληρωμή πελάτη, τμήμα προκαταβολή, πληρωμή έναντι προόδου, εξόφληση με ολοκλήρωση/παραλαβή έργου, 1-2 μήνες από υποβολή τιμολογίου. Κατανομή Κόστους σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα έργου Δραστ 1/07 2/07 3/07 4/07 5/07 6/07 100 200 300 400 500 600
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 6 Παράδειγμα Κατάστασης Χρηματικών Ροών ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ «ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ» ΜΕΤΡΟ 6.3 «Ειδικές ενεργειακές υποδομές για τα νησιά και για τη προώθηση των ΑΠΕ» ΤΕΧΝΙΚΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΜΕΛΕΤΗ ΧΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΡΟΕΣ Έτος 0 Έτος 1 Έτος 2... Έτος Ν Εισροές επένδυσης (αναλυτικά) ΣΥΝΟΛΟ ΕΙΣΡΟΩΝ Εκροές επένδυσης (αναλυτικά) ΣΥΝΟΛΟ ΕΚΡΟΩΝ Καθαρή Χρηματική Ροή Επιτόκιο Προεξόφλησης ΚΑΘΑΡΗ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΞΙΑ
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 7 Παράδειγμα Κατάστασης Χρηματικών Ροών Εκ μεταφοράς για Ιανουάριο: 5.000 δολάρια Προβλεπόμενες πωλήσεις τεμαχίων προς 10 δολάρια ανά μονάδα (Ο πελάτης εξοφλεί μετά δύο μήνες τον ανοιχτό λογαριασμό με την εταιρία) Νοέμβριος 1.000 Μάρτιος 500 Δεκέμβριος 1.500 Απρίλιος 1.200 Ιανουάριος 1.600 Μάιος 1.300 Φεβρουάριος 900 Ιούνιος 1.400 (μονάδες) 1. Γενικά έξοδα: 300 $ /μήνα 2. Πρώτες ύλες: 2 $/μονάδα. Ο προμηθευτής δίνει πίστωση 1 μήνα 3. Κόστος εργασίας: 1 $/μονάδα. Πληρωμή στο τέλος του μήνα 4. Αποπληρωμή δανείου: Φεβρουάριος 14.000 $ Απρίλιος 16.000 $ Μάιος 15.000 $ Ιούνιος 2.000 $
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 8 Παράδειγμα Κατάστασης Χρηματικών Ροών
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 9 Περιβάλλουσα Χρηματικών Ροών Η περιοχή ανάμεσα στην καμπύλη της ΚΧΡ και τον άξονα των χ αντιπροσωπεύει τις μακροπρόθεσμες απαιτήσεις χρηματοδότησης Η περιοχή που περιβάλλεται από τη μία πλευρά από την καμπύλη ΜΧΡ όταν είναι αρνητική και από την άλλη είτε του άξονα των χ είτε από την καμπύλη ΚΧΡ (όποια από τις δύο βρίσκεται πλησιέστερα), βραχυπρόθεσμες απαιτήσεις χρηματοδότησης Το έργο είναι αυτοχρηματοδοτούμενο όταν και ΚΧΡ, & ΜΧΡ βρίσκονται πάνω από τον άξονα των χ
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 10 Σιγμοειδής καμπύλη εξόδων, σωρευτικές δαπάνες
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 11 Σύγκριση σωρευτικών δαπανών για νωρίτερη και αργότερη έναρξη, διαφορά χρονισμού χρηματικής ροής
ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΟΥ 12
13 Προγραμματισμός έργου, εκτέλεση, έλεγχος κατά πόσον υλοποιείται το έργο σύμφωνα με τον αρχικό προγραμματισμό. Το βασικό πλάνο, προγραμματισμός ενός έργου μπορεί να θεωρηθεί ως ένα σύνολο εγγράφων που προσδιορίζουν την διαδρομή που πρέπει να ακολουθήσει το έργο. Η διαδικασία αυτή μπορεί να συγκριθεί με την πλοήγηση ιστιοφόρου ο καπετάνιος μπορεί να προσδιορίζει την εκάστοτε θέση του ιστιοφόρου με την βοήθεια σημείων αναφοράς αν το ιστιοφόρο έχει ξεφύγει από την πορεία του, ο καπετάνιος χειρίζεται το πηδάλιο ώστε να επαναφέρει το σκάφος στην πορεία του. Οι διαδικασίες ελέγχου του έργου βοηθούν στην εξακρίβωση της θέσης του έργου σε σχέση με το χρόνο, τις προμήθειες, τους πόρους και το κόστος Για να είναι αποτελεσματικός ο έλεγχος θα πρέπει η μέτρηση της απόδοσης να γίνεται ενόσω υπάρχει ακόμη χρόνος για διορθωτική δράση
14 Χρησιμότητα Η πρόοδος του έργου υπερεκτιμούνταν συνεχώς μέχρις ότου το ποσοστό ολοκλήρωσης έφτασε το 80%, οπότε έγινε φανερό ότι, στην πραγματικότητα, δεν είχε ολοκληρωθεί το 80%. Στις επόμενες εβδομάδες οι αναφορές έδειχναν ότι η πρόοδος ήταν στάσιμη αλλά, στην πραγματικότητα, η εργασία είχε εντατικοποιηθεί προκειμένου να καλυφθεί η διαφορά
15 Δυνατότητα Παρέμβασης
16 Αντικείμενα Ελέγχου 1. Διαχείριση Αντικειμένου εργασιών 6. Διαχείριση κόστους 2. Τεχνική Υποστήριξη 7. Έλεγχος αλλαγών 3. Διαχείριση Χρόνου 8. Διαχείριση ποιότητας 4. Διαχείριση Προμηθειών 9. Διαχείριση επικοινωνίας 5. Διαχείριση πόρων 10. Διαχείριση ανθρώπινων πόρων 11. Διαχείριση περιβάλλοντος
17 Αντικείμενα Ελέγχου 1. Διαχείριση Αντικειμένου εργασιών. Το αντικείμενο εργασιών καθορίζει τι παράγει το έργο και ποια είναι τα παραδοτέα αγαθά του Έγγραφα προγραμματισμού: Καταστατικό του έργου, Σύμβαση Δομική ανάλυση του έργου Κατάλογος δραστηριοτήτων/ αναλυτική κατάσταση πρώτων υλών Μητρώο σχεδίων Μητρώο προδιαγραφών Κατάλογος αποσπώμενων μερών Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Εσωτερική αλληλογραφία Εκθέσεις επιπτώσεων Τροποποιήσεις και πρόσθετες εργασίες Αιτήσεις αλλαγών, Συμβιβασμός Έκθεση ολοκλήρωσης
18 Αντικείμενα Ελέγχου 2. Τεχνική Υποστήριξη. Η τεχνική υποστήριξη που παρέχουν το τμήμα μελετών και το τμήμα σχεδιασμού αφορά πολλούς τομείς: από την ερμηνεία της εντολής του πελάτη ως την αντιμετώπιση των καθημερινών προβλημάτων με βάση τους υπάρχοντες νομικούς περιορισμούς και τους κανόνες της σωστής κατασκευαστικής πρακτικής Έγγραφα προγραμματισμού: Εντολή του πελάτη Νομικοί περιορισμοί Προδιαγραφές Υπολογισμοί κατά τη σχεδίαση Μέθοδος υλοποίησης Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου. Έλεγχος στοιχειοθέτησης Εκθέσεις επιπτώσεων Θέση σε λειτουργία Σχέδια «ως κατεσκευάσθη»
19 Αντικείμενα Ελέγχου 3. Διαχείριση χρόνου. Παρακολουθεί την αλληλουχία και τον χρονισμό του αντικειμένου εργασιών Έγγραφα προγραμματισμού: Διάγραμμα δικτύου Γραμμικό χρονοδιάγραμμα Προγραμματισμός με βάση τις ημερομηνίες κλειδιά και τις ενδιάμεσες προθεσμίες Γραμμικό διάγραμμα κυλιόμενου χρονικού ορίζοντα Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Έκθεση προόδου (πραγματική έναντι προγραμματισμένης εργασίας) Διάγραμμα Gantt, Αναθεωρημένο γραμμικό διάγραμμα Πιστοποιημένη αξία Έγγραφα σχετικά με την εξέλιξη του έργου
20 Αντικείμενα Ελέγχου 4. Διαχείριση προμηθειών. Προσδιορισμός αντικειμένων προς αγορά. Καθορισμός προδιαγραφών, προγράμματος προϋπολογισμού Έγγραφα προγραμματισμού: Κατάλογος μερών Χρονοδιάγραμμα προμηθειών Προγραμματισμός των απαιτήσεων σε πρώτες ύλες Προϋπολογισμός προμηθειών Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Εντολή αγοράς Έκθεση παρακολούθησης παραγγελιών Αναθεωρημένο χρονοδιάγραμμα προμηθειών και προϋπολογισμός
21 Αντικείμενα Ελέγχου 5. Διαχείριση πόρων. Εκτίμηση ανάλωσης πόρων συναρτήσει του χρόνου, ανθρώπινο δυναμικό Έγγραφα προγραμματισμού: Πρόβλεψη πόρων Διαθεσιμότητα πόρων Ιστόγραμμα εργατικού δυναμικού με εξομάλυνση πόρων Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Δελτία απασχόλησης Αναθεωρημένο ιστόγραμμα εργατικού δυναμικού
22 Αντικείμενα Ελέγχου 6. Διαχείριση κόστους. Κατανομή προϋπολογισμού και χρηματικών ροών στα πακέτα εργασιών Έγγραφα προγραμματισμού: Δομική ανάλυση κόστους Προϋπολογισμοί δραστηριοτήτων Προϋπολογισμοί τμημάτων Κατάσταση χρηματικής ροής Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Εκθέσεις δαπανών (πραγματικών έναντι προγραμματισμένων) Ανειλημμένο κόστος και κόστος μέχρι την ολοκλήρωση του έργου Αναθεωρημένοι προϋπολογισμοί Πιστοποιημένη αξία
23 Αντικείμενα Ελέγχου 7. Έλεγχος αλλαγών προγράμματος εργασιών, έγγραφα: Εσωτερική αλληλογραφία, Εκθέσεις επιπτώσεων Εκθέσεις αστοχίας- απόκλισης, Αιτήσεις αλλαγών και συμβιβασμός Αναθεωρήσεις σχεδίων, Τροποποιήσεις και Εντολές αλλαγών Πρόσθετοι όροι της σύμβασης, Αναθεωρήσεις προδιαγραφών και στοιχειοθέτησης 8. Διαχείριση επικοινωνίας, Ο ρόλος της επικοινωνίας είναι να διαχέει πληροφορίες και οδηγίες στα άτομα που εμπλέκονται στο έργο. Έγγραφα προγραμματισμού: Γραμμές επικοινωνίας, Κατάλογος ελεγχόμενων εγγράφων, Κοινοποιήσεις,Πρόγραμμα συσκέψεων και θέματα προς συζήτηση Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου: Διαβιβαστικά Πρακτικά συσκέψεων
24 Αντικείμενα Ελέγχου 9. Διαχείριση ποιότητας. Διαδικασία για το πώς η Διοίκηση έργου διασφαλίζει ότι το παραγόμενο προϊόν καλύπτει τις απαιτούμενες προδιαγραφές Έγγραφα προγραμματισμού: Πιστοποιητικό ποιότητας έργου (ΙSO 9000) Πρόγραμμα ελέγχου ποιότητας Κατάλογος μερών και προδιαγραφές/ πρότυπα Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Εκθέσεις επιθεώρησης Εκθέσεις αστοχίας- απόκλισης Συμβιβασμοί, Αιτήσεις αλλαγών Σχέδια «ως κατεσκευάσθη» Βιβλία δεδομένων στοιχείων και εγχειρίδια λειτουργίας Θέση σε λειτουργία
25 Αντικείμενα Ελέγχου 10. Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Θέτει το πλαίσιο λειτουργίας του ανθρώπινου δυναμικού Έγγραφα προγραμματισμού: Οργανωτική δομή έργου Πίνακας κατανομής ευθύνης Περιγραφή θέσεων εργασίας Εργασιακές διαδικασίες Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Δελτία απασχόλησης Αξιολόγηση αποδόσεων
26 Αντικείμενα Ελέγχου 11. Διαχείριση περιβάλλοντος. Εξετάζει τις συνθήκες του εξωτερικού περιβάλλοντος που μπορούν να επηρεάσουν το έργο Έγγραφα προγραμματισμού: Νόμοι και κανονισμοί Περιβαλλοντικά ζητήματα Προτυποποιημένα έγγραφα ελέγχου Εκθέσεις περιβαλλοντικών επιπτώσεων Εξωτερικό Περιβάλλον Τεχνολογικές Δυνάμεις Λειτουργικό περιβάλλον Ανταγωνιστές Κοινωνικοπολιτιστικές Δυνάμεις Παγκόσμιες Δυνάμεις Προμηθευτές Εργο Πελάτες Οικονομικές Δυνάμεις Πολιτικές & Νομικές Δυνάμεις Διανομείς Δημογραφικές Δυνάμεις
27 Συλλογή στοιχείων ενημέρωσης, για τη σύνταξη των εκθέσεων προόδου
28 Σε κάθε γραμμή αναγράφεται το ποσοστό ολοκλήρωσης για κάθε φάση υλοποίησης του συγκεκριμένου σχεδίου, και το προκύπτον ποσοστό επί του συνόλου του σχεδίου. Το συνολικό πιστοποιημένο ποσοστό ολοκλήρωσης για κάθε σχέδιο προκύπτει με άθροιση σε κάθε γραμμή και αναγράφεται στην στήλη «ποσοστό ολοκλήρωσης». Για να μετρηθεί η απόδοση, συγκρίνονται οι πιστοποιημένες με τις πραγματικές ώρες. Στο παράδειγμα ο λόγος αυτός είναι κατά μέσον όρο ένα. Αυτό σημαίνει ότι οι εργασίες εκτελούνται κατά μέσο όρο με τον προβλεπόμενο ρυθμό.
29
ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο την αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους.