Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Λειτουργικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ ΚΡΗΤΗΣ» Αναθέτουσα Αρχή: ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΤΕΙ ΚΡΗΤΗΣ Προϋπολογισμός: 105.200,00 (με ΦΠΑ: 85.528,45 ) -- 85.528,45 (χωρίς ΦΠΑ)) Διάρκεια: Δέκα (10) μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Δημόσιος με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: [ 304210 ]

Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 A1 Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 7 Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 9 Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 9 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση... 9 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 12 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 13 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 18 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 18 A2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 20 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 20 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 21 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 22 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 22 A3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 25 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 25 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 26 Α3.2.1 Γενικές αρχές... 28 Α3.2.2 Θέματα Ασφάλεια πληροφοριών... 30 Α3.2.3 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και με το σύστημα Ερμής.... 31 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 32 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων)... 33 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών»... 33 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων»... 34 Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων»... 35 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων»... 37 Α3.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών»... 39 Α3.4.6 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού»... 41 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 42 Α3.6 Διαλειτουργικότητα... 43 Page 2 of 73

Α3.7 Πολυκαναλική προσέγγιση... 45 Α3.8 Ανοιχτά δεδομένα... 47 Α3.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 47 Α3.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 50 Α3.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 51 Α3.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 51 Α3.13 Πίνακας Παραδοτέων... 54 Α3.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 55 A4 Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 56 Α4.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου... 56 Α4.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων... 56 Α4.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 57 Α4.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας... 59 Α4.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 61 Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 62 Α4.7 Υπηρεσίες Συντήρησης... 64 A5 Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 65 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 65 Α5.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου... 66 Α5.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων... 67 Α5.2.2 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης... 68 Α5.2.3 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης... 69 Α5.2.4 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης... 69 Α5.2.5 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης... 70 Α5.2.6 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης... 70 Α5.2.7 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης... 71 Α5.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 71 Α5.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 72 Page 3 of 73

Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές, τους καθηγητές, τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα, αλλά και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίησης και έναρξη λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές: 1. Διαχείριση Προσωπικού 2. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 3. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 4. Διαχείριση Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Page 4 of 73

ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Γενικά Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ ΕΕ ΕΣΠΑ ΕΠ ΨΣ ISO HTML SMS ΔΕΠ ΕΕΕΚ ΕΛΚΕ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΤΕΠ ΙΚΥ Π.Σ. ΥΠΔΒΜΘ Αναθέτουσα Αρχή Ευρωπαϊκή Ένωση Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση International Organization for Standardization Hyper Text Markup Language Short Message Service Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Πληροφοριακό Σύστημα Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες Έργου Συντομογραφίες Περιγραφή ΑΑ ΑΕΙ ΔΕΠ ΔΕΣΕ ΕΔΙΠ ΕΕΔΙΠ ΕΛΚΕ ΕΣΡ ΕΣ ΕΤΕΠ ΕΤΠ ΛΕ Αναθέτουσα Αρχή Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης Ελεγκτικό Συνέδριο Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό Λειτουργική Ενότητα Page 5 of 73

ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Database European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates /ects/index_en.html Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/policies/rec_qual/rec ognition/diploma_en.html Page 6 of 73

A1 Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ http://www.infosoc.gr/ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ - Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου ΤΕΙ Κρήτης Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α.1.1.3 Βλ. παρ. Α.1.1.3 http://www.teicrete.gr/ http://www.minedu.gov.gr/ Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το ΤΕΙ Κρήτης ανήκει στον Τεχνολογικό Τομέα της Ανώτατης Εκπαίδευσης και λειτουργεί σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 1404/1983 (ΦΕΚ 173 Α ), του ν. 2916/2001 (ΦΕΚ 114 Α ), του ν. 3549/2007 (ΦΕΚ 69 Α ) και τις σχετικές διατάξεις περί Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων, όπως ισχύουν κάθε φορά. Ως Ίδρυμα της Ανώτατης Εκπαίδευσης, συνδυάζει την ανάπτυξη του κατάλληλου θεωρητικού υπόβαθρου σπουδών με υψηλού επιπέδου εργαστηριακή και πρακτική άσκηση, διεξάγει, έρευνα και αναπτύσσει καινοτομίες και τεχνογνωσία στα αντίστοιχα τεχνολογικά και επιστημονικά πεδία. Πρόκειται για νομικό πρόσωπο δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.) πλήρως αυτοδιοικούμενο, σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 5 του Συντάγματος. Η υλικοτεχνική υποδομή και η λειτουργία του επιχορηγούνται από το Κράτος και οι κάθε φύσης τακτικές αποδοχές του προσωπικού του, ανεξαρτήτως εργασιακής σχέσης, βαρύνουν τον Κρατικό Προϋπολογισμό. Ιδρύθηκε το 1983 και αποτελείται από τέσσερις (4) Σχολές και δεκαεννιά (19) Τμήματα στα οποία φοιτούν περίπου 20.000 σπουδαστές. Η ακαδημαϊκή λειτουργία του ΤΕΙ Κρήτης περιλαμβάνει το ερευνητικό και διδακτικό έργο, τα προγράμματα προπτυχιακών και μεταπτυχιακών σπουδών, που παρέχονται από τις ακαδημαϊκές μονάδες του ιδρύματος και τη λειτουργία των αρμόδιων μονοπρόσωπων (πρόεδρος, αντιπρόεδροι, διευθυντές σχολών, προϊστάμενοι τμημάτων) και συλλογικών οργάνων (συνελεύσεις, συμβούλια) που λαμβάνουν αποφάσεις αυτά. Page 7 of 73

Οι κεντρικές εγκαταστάσεις ΤΕΙ Κρήτης βρίσκονται στην περιοχή Ηρακλείου ενώ υπάρχουν παραρτήματα του Ιδρύματος στα Χανιά (2 τμήματα) στο Ρέθυμνο (1 τμήμα), στον Άγιο Νικόλαο (2 τμήματα) στην Ιεράπετρα (1 τμήμα) και στην Σητεία (1 τμήμα). Αναλυτικά, το Τ.Ε.Ι. Κρήτης περιλαμβάνει τις παρακάτω σχολές και τμήματα: Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας (Σ.Δ.Ο.) Η Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας έχει έξι Τμήματα τα οποία προσφέρουν πλήρεις προπτυχιακούς κύκλους σπουδών. Διοίκησης Επιχειρήσεων (Ηράκλειο) Λογιστικής (Ηράκλειο) Τουριστικών Επιχειρήσεων (Ηράκλειο) Χρηματοοικονομικής και Ασφαλιστικής (Αγ.Νικόλαος) Επιχειρηματικού Σχεδιασμού και Πληροφοριακών Συστημάτων (Αγ.Νικόλαος) Εμπορίας και Διαφήμισης (Ιεράπετρα) Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.ΕΦ) Οι σπουδές στην Σχολή είναι οργανωμένες με βάση το Τμήμα, το οποίο είναι και το μόνο που απονέμει δίπλωμα. Στην Σχολή λειτουργούν τα εξής Τμήματα : Εφαρμοσμένης Πληροφορικής & Πολυμέσων (Ηράκλειο) Ηλεκτρολογίας (Ηράκλειο) Μηχανολογίας (Ηράκλειο) Πολιτικών Δομικών Έργων (Ηράκλειο) Ηλεκτρονικής (Χανιά) Μουσικής Τεχνολογίας και Ακουστικής (Ρέθυμνο) Φυσικών Πόρων και Περιβάλλοντος (Χανιά) Η εκπαιδευτική διαδικασία επικουρείται από το Γενικό Τμήμα Θετικών Επιστημών. Σχολή Επαγγελμάτων Υγείας και Πρόνοιας (Σ.Ε.Υ.Π) Η Σχολή Επαγγελμάτων Υγείας και Πρόνοιας περιλαμβάνει τα Τμήματα Διατροφής & Διαιτολογίας (Σητεία) Κοινωνικής Εργασίας (Ηράκλειο) Νοσηλευτικής (Ηράκλειο) Σχολή Τεχνολογίας Γεωπονίας (Σ.ΤΕ.Γ.) Η Σχολή Τεχνολογίας Γεωπονίας του ΤΕΙ Κρήτης αποτελείται από τα Τμήματα: Page 8 of 73

Φυτικής Παραγωγής (Ηράκλειο) Βιολογικών Θερμοκηπιακών Καλλιεργειών και Ανθοκομίας (Ηράκλειο) Στο ΤΕΙ Κρήτης εκτός των συμβατικών υπηρεσιών λειτουργούν γραφεία Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, Μονάδας Διασφάλισης Ποιότητας (ΜΟΔΙΠ), Τμήμα Πληροφορικής της Διοίκησης και Κέντρο Ελέγχου και Διαχείρισης Δικτύων. Ο Ειδικός λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας και Εκπαίδευσης διαθέτει επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας με ΑΠ 4095 /23.3.2009 απ την Ειδική Υπηρεσία διαχείρισης ΕΠ εκπαίδευσης και δια βίου Μάθησης, για έργα χωρίς τεχνικό αντικείμενο, σύμφωνα με τις διαδικασίες που περιγράφονται Στην ΥΑ 1258/ΕΥΣ 281/11.01.08 (ΦΕΚ 55 Β/18.01.08 ) και στα έγγραφα εξειδίκευσης αυτής. Διαθέτει μεγάλη εμπειρία στη διαχείριση προγραμμάτων. Α1.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Α1.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση Τα σχετιζόμενα με το έργο υφιστάμενα συστήματα και υποδομές πληροφορικής, έχουν ως εξής: Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα χρησιμοποιεί υποδομές εξοπλισμού οι οποίες δεν διαθέτουν τις απαραίτητες λειτουργίες διασύνδεση με εξωτερικά συστήματα και υποστηρίζουν την λειτουργία κλειστών συστημάτων λογισμικού για τη διαχείριση των οικονομικών και διοικητικών υπηρεσιών, στο βαθμό που ακόμη χρησιμοποιούνται. Το συγκεκριμένο λογισμικό παρείχε και σε ορισμένες περιπτώσεις παρέχει μόνο τις βασικές υπηρεσίες στο Page 9 of 73

Ίδρυμα σε θέματα οικονομικών (μισθοδοσία) και διοικητικών (καρτέλες υπαλλήλων με συνοπτικές πληροφορίες), χωρίς την δυνατότητα ανάπτυξης προσθετών υπηρεσιών η εφαρμογών από τρίτους ή το προσωπικό του Ιδρύματος. Επίσης με τις υπάρχουσες υποδομές δεν είναι δυνατή η διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με άλλα συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης αλλά και με τα συστήματα που θα αναπτυχθούν στη δράση Α1. Αναλυτικά τα παραπάνω υποσυστήματα υποστηρίζουν την λειτουργία του Ιδρύματος: Υποσύστημα Διοικητικού Εφαρμογή Μισθοδοσίας και Διαχείρισης Προσωπικού» της εταιρείας OTS, που παρέχει τις παρακάτω Λειτουργίες: Γενικά Καρτέλα Εργαζόμενου (Προσωπικά στοιχεία, Στοιχεία πατρός / μητρός, Γενικά στοιχεία, Στοιχεία Διεύθυνσης, Στοιχεία Ταυτότητος) Στοιχεία Ασφάλισης Παρακολούθηση Οικογενειακής Κατάστασης Στοιχεία Εκπαίδευσης: Πτυχίο, Τίτλος, Πανεπιστήμιο Εσωτερικού ή Εξωτερικού, Σχολή, Ημερομηνία Απόκτησης Τίτλου, Διδασκαλία, Σεμινάρια, Ξένες Γλώσσες Βαθμίδες, κατηγορίες Στοιχεία αρχικής πρόσληψης (ημ/νίας αρχικής πρόσληψης, ανάθεσης καθηκόντων, ΦΕΚ πρόσληψης, Μισθολογικά Κλιμάκια, κτλ) Διαχείριση Ποινών Παρακολούθηση προϋπηρεσίας για επιδόματα χρόνου υπηρεσίας Παρακολούθηση των συμβάσεων, ανανεώσεων, οργάνων κτλ. Άδειες Προσωπικού Χρησιμοποιείτε η εφαρμογή «ORANGE - Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού», που διαθέτει web διεπαφή αλλά δεν είναι διασυνδεμένη με τα υπόλοιπα πληροφοριακά συστήματα της διοίκησης Είδος Άδειας: π.χ. Εκπαιδευτική, Αναρρωτική, Σεμινάρια, κτλ. Υπόλοιπα αδειών Έναρξη, Διάρκεια, Ημ/νία διακοπής Εξέλιξη προσωπικού Page 10 of 73

Υπηρεσιακές μεταβολές: Διορισμός, Μονιμοποίηση, Απόλυση, Επαναδιορισμός, Μετάταξη, Ποινές, Προαγωγές, Προσαυξήσεις μισθού, Λύση υπαλληλικής σχέσης, Βαθμός, Μισθολογικό κλιμάκιο κτλ. Πράξεις μεταβολών: Διατάγματα, χρονολογία Δημοσιεύεις: Αριθμός ΦΕΚ, Χρονολογία Υποσύστημα Λογιστικής Υποσύστημα της εταιρείας OTS, που παρέχει τις παρακάτω Λειτουργίες Προϋπολογισμός Κατάρτιση Έγκριση Οριστικοποίηση. Αναμορφώσεις, δεσμεύσεις και εγκρίσεις. Παρακολούθηση υλοποίησης (εσόδων και εξόδων). Απολογισμοί Διαχείριση εσόδων και εξόδων Ταμείο Εκθέσεις Ανάληψης Δαπάνης. Μητρώα συναλλασσομένων (Δικαιούχων ΧΕΠ, οφειλετών, διαχειριστών κλπ) Παραστατικά Δαπανών και Αγορών. Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής. Βεβαιώσεις οφειλών (παραστατικά εσόδων, οίκοθεν, χρηματικοί κατάλογοι) Παρακολούθηση υλικού Τήρηση Μητρώου Παγίων και Περιουσίας: Ενημέρωση από παραστατικά, χρέωση παγίου σε τμήματα και υπευθύνους, αναλυτικές κινήσεις, βελτιώσεις, προσθήκες, επεκτάσεις, καταστροφές, κλπ. Αλλά δεν διαθέτει την απαραίτητη λειτουργικότητα για την «Τήρηση Αποθήκης αναλωσίμων: Εισαγωγές, εξαγωγές, ανάλωση και διακίνηση.» Ταμείο Πληρωμές πάσης φύσεως (επιταγές, εμβάσματα, κλπ) Γραμμάτια και τριπλότυπα είσπραξης Αποδόσεις κρατήσεων Τράπεζες: Παρακολούθηση λογαριασμών Όψεως και Επιταγών. Page 11 of 73

Λογιστήριο Δημόσια (λογαριασμοί Τάξεως), Γενική και Αναλυτική λογιστική Ενημέρωση αναλυτικών κινήσεων, αυτόματα από τις κινήσεις και τα παραστατικά των υπολοίπων υποσυστημάτων Τήρηση προβλεπόμενων βιβλίων και στοιχείων Μισθοδοσία Διαχείριση Καρτέλας εργαζομένων με προσωπικά, διοικητικά και μισθοδοτικά στοιχεία, ασφαλιστικές εισφορές και ταμεία ασφάλισης Διαχείριση Προϋπηρεσίας εργαζόμενου Διαχείριση Τίτλων Σπουδών και επαγγελματικής κατάρτισης Διαχείριση Οικογενειακής Κατάστασης, Προστατευόμενων Μελών, Οικονομικός Απολογισμός έτους ή μηνιαία ανά εργαζόμενο Υποσύστημα Έργων Καταχώρησης του προγράμματος Έργων, με δυνατότητες ανάπτυξης σε: Πρόγραμμα, έργο, υποέργο, κτλ. Παρακολούθηση και διαχείριση της πορείας ένταξης και υλοποίησης των έργων. Τήρηση αναλυτικής καρτέλας στοιχείων για κάθε έργο (περιγραφή, χρηματοοικονομικά στοιχεία, φορείς υλοποίησης, κωδικοί, προϋπολογισμοί, τροποποιήσεις, χρηματοδοτήσεις, τραπεζικοί λογαριασμοί, προοδευτικά στοιχεία έτουςπροηγούμενου έτους κτλ). Παραγωγή όλων των απαραίτητων εκτυπώσεων με απολογιστικά, στατιστικά και συγκριτικά στοιχεία υλοποίησης. Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Οργανωτική δομή των ΤΕΙ Η οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τέσσερα επίπεδα: Το Ίδρυμα Η Σχολή Το Τμήμα Ο Τομέας Page 12 of 73

Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι οι βασικές μονάδες και αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Τεχνολογικού Ιδρυμάτων διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό ΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Καθηγητές Εφαρμογών), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό, (γ) το Ειδικό και Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η Διοίκησή του ΤΕΙ Κρήτης λειτουργεί σε κεντρικό επίπεδο (Κεντρική Διοίκηση) και σε αποκεντρωμένο επίπεδο ανά Ακαδημαϊκή Μονάδα (σχολές, τμήματα, τομείς). Η οργάνωση και η λειτουργία του ΤΕΙ Κρήτης διέπονται από τις εκάστοτε διατάξεις του νόμου. Οι διοικητικές του υπηρεσίες είναι δομημένες και λειτουργούν σύμφωνα με τον Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών που ισχύει κάθε φορά. Η δομή των διοικητικών υπηρεσιών του ΤΕΙ Κρήτης έχει ως εξής: Πρόεδρος Αντιπρόεδροι Γενικός Γραμματέας Γραμματεία Προέδρου Αντιπροέδρων & Γενικού Γραμματέα Κεντρικές Υπηρεσίες o Ειδικός Λογαριασμός o Γραφείο Διασύνδεσης o Κεντρική Βιβλιοθήκη o Τμήμα Διεθνών Σχέσεων o Τμήμα Ερευνητικών Προγραμμάτων Page 13 of 73

o Τμήμα Παιδικού Σταθμού o Τμήμα Περίθαλψης & Κοινωνικής Μέριμνας o Τμήμα Πληροφορικής o Τμήμα Σπουδαστικής Μέριμνας o Τμήμα Σπουδών & Πρακτικής Άσκησης Διευθύνσεις o Διεύθυνση Διοικητικού Τμήμα Διοικητικού & ΕΤΠ Τμήμα Διοικητικής Μέριμνας & Πρωτοκόλλου Τμήμα Εκπαιδευτικού Τμήμα Σπουδών & Πρακτικής Άσκησης Τμήμα Συλλογικών & Ατομικών Οργάνων & Επιτροπών Γραφείο ΠΣΕΑ o Διεύθυνση Οικονομικού Τμήμα Δαπανών & ΚΠΣ Τμήμα Μισθοδοσίας Τμήμα Προμηθειών Τμήμα Προϋπολογισμού o Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών Τμήμα Μελετών Κατασκευών Τμήμα Συντήρησης o Διεύθυνση Αγροκτήματος Τμήμα Εκμετάλλευσης - Προγραμματισμού Τμήμα Φυτικής Παραγωγής Διοίκηση Παραρτημάτων o Διοίκηση Παραρτήματος Λασιθίου o Διοίκηση Παραρτήματος Ρεθύμνου o Διοίκηση Παραρτήματος Χανίων Στο παρακάτω σχήμα φαίνεται το οργανόγραμμα Υπηρεσιών του ΤΕΙ Κρήτης. Page 14 of 73

Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων και Έρευνας του ΤΕΙ Κρήτης Σκοπός του Λογαριασμού είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό ή και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Πόροι του Λογαριασμού είναι: o o o o Ετήσια επιχορήγηση από τον Τακτικό Προϋπολογισμό του Κράτους, εντός του ύψους της Κρατικής Επιχορήγησης. Κονδύλια από τον Προϋπολογισμό Δημοσίων Επενδύσεων που διατίθενται είτε μέσω των εκάστοτε προγραμμάτων ανάπτυξης της εκπαίδευσης ή της έρευνας και της τεχνολογίας, είτε με οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Ειδικές εισφορές και χρηματοδοτήσεις από δημόσιες επιχειρήσεις, άλλους δημόσιους φορείς, ιδιωτικές επιχειρήσεις ή ιδιώτες, διεθνείς οργανισμούς και δωρεές κάθε είδους με πράξεις εν ζωή ή αιτία θανάτου. Έσοδα από παροχές υπηρεσιών προς τρίτους, από εμπορική εκμετάλλευση ευρεσιτεχνιών, τεχνογνωσίας και προϊόντων που προκύπτουν από Page 15 of 73

o o χρηματοδοτούμενα έργα και πρόσοδοι από περιουσιακά στοιχεία του Λογαριασμού. Κάθε είδους δάνεια. Έσοδα από κρατήσεις που επιβάλλονται σε εκτελούμενα έργα. Οι φορείς που εισφέρουν στο Λογαριασμό έχουν τη δυνατότητα να προσδιορίσουν (α) το είδος των δαπανών που θα καλυφθούν με τα κονδύλια που διαθέτουν και (β) το χρόνο στον οποίον θα αναλωθούν τα κονδύλια. Διοίκηση ΕΛΚΕ Η Διοίκηση και διαχείριση του Λογαριασμού πραγματοποιείται από τα όργανά του και είναι ανεξάρτητη από τη διοίκηση και διαχείριση του ΤΕΙ. Η Διοίκηση του ΤΕΙ παρακολουθεί και ελέγχει, με βάση τις διαδικασίες που προβλέπει ο Οδηγός χρηματοδότησης, τη λειτουργία και τα πεπραγμένα του Ειδικού Λογαριασμού. Όργανα διοικήσεως και διαχειρίσεως του Λογαριασμού είναι: Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών Η Γραμματεία του Λογαριασμού Η επιτροπή έχει τις παρακάτω αρµοδιότητες: Επεξεργάζεται προτάσεις προς τη Σύγκλητο του ΑΕΙ ή στη Συνέλευση του ΤΕΙ, αντίστοιχα, για την ερευνητική πολιτική του ιδρύµατος. Επικουρεί την Πρυτανεία του ΑΕΙ ή το Συµβούλιο του ΤΕΙ καθώς και τη Σύγκλητο του ΑΕΙ ή τη Συνέλευση του ΤΕΙ στο συντονισµό των ερευνητικών, εκπαιδευτικών και επιµορφωτικών έργων των ΑΕΙ ή ΤΕΙ που χρηµατοδοτούνται µέσω του Ειδικού Λογαριασµού και εισηγείται σχετικά µε τη λήψη µέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Λογαριασµού. Προτείνει στη Σύγκλητο του ΑΕΙ ή στη Συνέλευση του ΤΕΙ, σύµφωνα µε τις θεσµοθετηµένες διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηµατοδότησης, πληρωµής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσµάτων των εκπαιδευτικών, ερευνητικών, τεχνολογικών έργων και γενικά των αναλαµβανοµένων στα πλαίσια της παρούσας και των γενικών διατάξεων έργων. Εγκρίνει, σύµφωνα µε τις παραπάνω διαδικασίες, προτάσεις για χρηµατοδότηση ερευνητικών, τεχνολογικών, εκπαιδευτικών και επιµορφωτικών έργων από το Λογαριασµό µε τη συνεργασία των σχολών, τµηµάτων και τοµέων, και στα πλαίσια του Οδηγού χρηµατοδότησης του Ειδικού Λογαριασµού του άρθρου 9 της απόφασης Page 16 of 73

αυτής. Καταρτίζει ετήσιο επιστηµονικό και οικονοµικό προϋπολογισµό και απολογισµό κινήσεως του Λογαριασµού και παρέχει κάθε αναγκαία ενηµέρωση προς τον Πρύτανη του ΑΕΙ ή τον Πρόεδρο του ΤΕΙ, τη Σύγκλητο του ΑΕΙ ή τη Συνέλευση του ΤΕΙ, τα Υπουρyεία Εθνικής Παιδείας και Θρησκευµάτων, Ανάπτυξης, Οικονοµικών και άλλους ενδιαφερόµενους, µε εκθέσεις ή ειδικές εκδόσεις. Συντάσσει τον Οδηγό Χρηµατοδότησης του Ειδικού Λογαριασµού και τον κανονισµό για τη διάθεση προϊόντων, που προέρχονται από ερευνητικά έργα (ευρεσιτεχνίες, προγράµµατα λογισµικού, κατασκευές κτλ) και τις αµοιβές των εχόντων τα πνευµατικά δικαιώµατα σ' αυτά. Ο κανονισµός αυτός εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του ΑΕΙ ή τη Συνέλευση του ΤΕΙ και αποτελεί µέρος του Οδηγού Χρηµατοδότησης άρθρο 9 της παρούσης. Αναθέτει µελέτες µε αµοιβή για εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του ΑΕΙ ή του ΤΕΙ ή τρίτους, µετά από τεκµηρίωση της σκοπιµότητας και µε τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον Οδηγό χρηµατοδότησης. Αποδέχεται τις κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων στο Λογαριασµό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. Αναζητεί πηγές χρηµατοδοτήσεως του Λογαριασµού και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηµατικών πόρων. Φροντίζει για την ενηµέρωση της επιστηµονικής κοινότητας του ΑΕΙ και ΤΕΙ σχετικά µε προγράµµατα και έργα που έρχονται σε γνώση της. Χορηγεί υποτροφίες σύµφωνη µε ειδικό κανονισµό που εγκρίνει η Σύγκλητος του ΑΕΙ ή η Συνέλευση του ΤΕΙ, στο πλαίσιο του Οδηγού Χρηµατοδότησης του άρθρου 9 της παρούσας απόφασης. Προσλαµβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραµµατείας. Εποπτεύει το έργο της Γραµµατείας και ορίζει τον προϊστάµενό της. ιατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων των χρηµατοδοτούµενων µέσω του Λογαριασµού προγραµµάτων και έργων. Η Γραµµατεία έχει τις παρακάτω αρµοδιότητες. Παρακολουθεί τη λογιστική και διαχειριστική κίνηση του Λογαριασµού και προβαίνει στην πληρωµή των δαπανών µετά από εντολή του Επιστηµονικού Υπεύθυνου κάθε έργου, εφόσον η δαπάνη προβλέπεται ρητά στον εγκριµένο προϋπολογισµό του έργου. Σε διαφορετική περίπτωση απαιτείται και η έγκριση του Προέδρου της Επιτροπής, ή άλλου οργάνου που ορίζεται από τον Οδηγό χρηµατοδότησης. Εξυπηρετεί γραµµατειακώς την Επιτροπή και εισηγείται για Θέµατα της αρµοδιότητάς της. Μελετά και επεξεργάζεται, µε τα µέλη της ή σε συνεργασία µε άλλα πρόσωπα, τις κατευθύνσεις που προδιαγράφει η Επιτροπή, ή υποβάλλει στην Επιτροπή προτάσεις για νέες κατευθύνσεις. Μεριµνά για την εκτέλεση των αποφύσεων της Επιτροπής. Page 17 of 73

Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τις περιοχές του παρόντος έργου αναφέρονται στις λειτουργικές απαιτήσεις της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών: Για την αποτελεσματική διαχείριση του συνόλου των οικονομικών και διαχειριστικών συναλλαγών Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των οικονομικών πόρων Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των κάθε είδους υλικών (παγίων και αναλωσίμων) που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία όλων των Υπηρεσιών. Για την διοικητική υποστήριξη της άσκησης της εν γένει οικονομικής διοικήσεως. Για τη σύνταξη, τήρηση, παρακολούθηση και διαχείριση του προϋπολογισμού Για την διαχείριση των εσόδων και των εξόδων Για την διαχείριση και παρακολούθηση του ταμείου και των διαθεσίμων, των λογαριασμών και την απόδοση των κρατήσεων Για την λογιστική αποτύπωση των οικονομικών συναλλαγών, με ταυτόχρονη λειτουργία του Δημόσιου Λογιστικού και του διπλογραφικού βάση του Π.Δ. 205/1998. Για την τήρηση του μητρώου εργαζομένων και την παρακολούθηση της μισθολογικής κατάστασης και εξέλιξης. Για τον υπολογισμό και την εκκαθάριση των αποδοχών πάσης φύσεως Για την τήρηση του μητρώου έργων, την διαχείριση και την παρακολούθησή τους τόσο ως προς το φυσικό όσο και ως προς το οικονομικό αντικείμενο. Για την τήρηση μητρώου προμηθευτών, την διαχείριση και την παρακολούθησή των προμηθειών ως προς τις διαδικασίες έγκρισης, υλοποίησης διαγωνιστικών διαδικασιών, και ανάθεσης. Για την παραγωγή των απαιτούμενων στατιστικών στοιχείων και καταστάσεων με σκοπό την ενημέρωση προϊστάμενων φορέων. Για την εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων με τις Υπηρεσίες. Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Το Ίδρυμα διαθέτει ήδη τα παρακάτω υποσυστήματα τα οποία καλύπτουν επαρκώς τις ανάγκες του και επιθυμεί να ολοκληρώσει με πρόσθετα υποσυστήματα και λειτουργίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος. Page 18 of 73

Διαχείριση Διοικητικού (Προσωπικού) Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 1 έτος. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 4 έτη. Διπλογραφική Λογιστική Διαθέτει μέρος του υποσυστήματος, το οποίο καλύπτει κυρίως την παρακολούθηση του προϋπολογισμού σε ότι αφορά τη διαχείριση αιτημάτων και εγκρίσεων δαπανών. Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 9 έτη. Διαχείριση Έργων Το υποσύστημα το οποίο καλύπτει κυρίως την παρακολούθηση και διαχείριση της πορείας ένταξης και υλοποίησης των έργων, την τήρηση αναλυτικής καρτέλας στοιχείων για κάθε έργο, κτλ. Το υλοποίησε με ίδιους πόρους και λειτουργεί 6 έτη Διαχείριση Προμηθειών Θα χρησιμοποιηθεί το υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών του e-university, το οποίο προβλέπει το δικαίωμα χρήσης από όλα τα εκπαιδευτικά Ιδρύματα χωρίς πρόσθετο κόστος. Το ακαδημαϊκό Ίδρυμα θα διαθέσει τον εξής εξοπλισμό για τις ανάγκες του έργου: 4 εικονικά μηχανήματα στις κεντρικές εγκαταστάσεις στο Ηράκλειο, που θα φιλοξενηθούν σε υπάρχον εξοπλισμό και στον εξοπλισμό που θα αποκτηθεί μέσω του υποέργου 4 της ιδίας πράξης. Τα εικονικά μηχανήματα στις εγκαταστάσεις στο Ηράκλειο με χαρακτηριστικά: Επεξεργαστής Intel XEON Χ5650 six core ταχύτητας >= 2.66GHz, 12M Cache, 6.40 GT/s QPI, Turbo, HT Μνήμη 16GB DDR3, 1066MHz Storage SAN network με επικοινωνία οπτικής ίνας στα 8GBps Δίκτυο 1000mbps X2 κάρτες με load-balancing και με λειτουργικό Windows Servser 2008 R2 Standard και με βάση δεδομένων MS SQL Server 2008 ή νεότερες εκδόσεις αυτών, θα αντλούν πόρους από διακομιστές τύπου Βlade server. Το Ίδρυμα διαθέτει άδειες χρήσης, για όλα τα προαναφερόμενα λογισμικά. Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος επιλέξει διαφορετικό λειτουργικό σύστημα ή βάση δεδομένων, αναλαμβάνει το κόστος κτήσης των απαραίτητων αδειών αν υπάρχει, και επιπλέον πρέπει να αναλάβει να ενημερώσει και να εκπαιδεύσει τους διαχειριστές του Ιδρύματος για τις διαδικασίες συντήρησης, λήψης αντιγράφων ασφαλείας και αναβάθμισης των συγκριμένων λογιστικών πακέτων. Ο αριθμός των εικονικών μηχανημάτων μπορεί να αυξηθεί, αν κατά την πρώτη φάση του έργου που θα γίνει η «Μελέτη Εφαρμογής», αν διαπιστωθεί ότι δεν επαρκούν για το πληροφοριακά συστήματα, ώστε: 1. Να επιτυγχάνετε ο δυνατόν μικρότερος χρόνος απόκρισης του συστήματος 2. Να μεγιστοποιείται η διαθεσιμότητας (availability) του συστήματος 3. Να μειώνετε ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων 4. Αποφυγή δυσλειτουργιών από προβλήματα υλικού Page 19 of 73

5. Να διευκολύνετε η συντήρηση του ΟΠΣ αλλά και του υλικού A2 Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των λειτουργικοτήτων του Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Ίδρυμα, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών για την κάλυψη των καθημερινών αναγκών τόσο για την λειτουργία των υπηρεσιών του, όσο και για την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων. Θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, όπως αυτές μεταξύ άλλων περιγράφονται στο νόμο 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις», πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα αφορούν την υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το έργο του σε σύνδεση με την εκπαιδευτική κοινότητα αλλά και την κοινωνία. Τα μέλη της εκπαιδευτικής κοινότητας, εξωτερικοί συνεργάτες, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, από οποιοδήποτε μέρος της χώρας ή και το εξωτερικό, θα έχουν ένα σημείο επαφής με τα Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν θα καλύψουν με πρόσθετες - εξωστρεφείς ηλεκτρονικές υπηρεσίες τα υφιστάμενα συστήματα και θα τα ολοκληρώσουν στους τομείς: Διοικητικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση διοικητικών διαδικασιών των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων, όπως παρακολούθηση προσωπικού, προκήρυξη νέων θέσεων, παροχή στατιστικών κλπ. Οικονομικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση των οικονομικών διαδικασιών και συγκεκριμένα των διαδικασιών που αφορούν τη λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, τη σύνταξη και διαχείριση του προϋπολογισμού, τη διαχείριση των εσόδων και εξόδων, την παρακολούθηση των παγίων και των αποθηκών, τη διαχείριση των κεφαλαίων, τη διαχείριση των προμηθειών, την εκκαθάριση της μισθοδοσίας, τη διαχείριση των έργων κτλ. Ειδικότερα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος στις παρακάτω περιοχές οι οποίες καθορίστηκαν στο e-university: Page 20 of 73

6. Διαχείριση Προσωπικού 7. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 8. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 9. Διαχείριση Έργων 10. Διαχείριση Προμηθειών Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Ίδρυμα. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε Α3.2.3 παρακάτω «Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1 και με το σύστημα Ερμής.») Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η υλοποίηση των προτεινομένων αυτών υπηρεσιών στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, θα έχει τα ακόλουθα οφέλη: Βελτιώνει άμεσα τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προς τους πολίτες και αυξάνει την παραγωγικότητα του προσωπικού Συμβάλει στην καλύτερη αξιοποίηση, των μέχρι σήμερα σχετικών επενδύσεων στο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα Αποτελεί προϋπόθεση τόσο από τεχνική όσο και από οργανωτική άποψη για την επιτυχή μετεξέλιξη του Ίδρυμα σε e-university Συμβάλει στην σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος στο νέο περιβάλλον Αξιοποιεί την μέχρι σήμερα σημαντική εμπειρία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε σχετικά θέματα και συμβάλλει στο να αποκτηθεί πολύτιμη τεχνογνωσία Δίνει την δυνατότητα εσωτερικής ανάπτυξης νέων εφαρμογών και την προσαρμογή των υφιστάμενων, χρησιμοποιώντας ένα ενδιάμεσο τεχνολογικό υπόβαθρο (που θα αναπτυχθεί στο πλαίσιο της πρότασης) και τα πρωτογενή δεδομένα με σκοπό την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων / αναφορών και την τροφοδοσία συστημάτων λήψης απόφασης Δίνει τη δυνατότητα διασύνδεσης των εφαρμογών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με τις οριζόντιες κεντρικές εφαρμογές του ΥΠΔΒΜΘ στα πλαίσια της γενικότερης στρατηγικής του ΥΠΔΒΜΘ. Μείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων. Page 21 of 73

Βελτίωση των υπηρεσιών εξυπηρέτησης των συναλλασσόμενων σε διαγωνισμούς. Βελτίωση της ενημέρωσης των συναλλασσόμενων. Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους 900 εργαζόμενους του Ιδρύματος. Οι στόχοι του έργου είναι οι εξής: Στόχος 1: Η χρήση των υπηρεσιών από το 80% των διοικητικών υπαλλήλων κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Στόχος 2: Η διασύνδεση του συστήματος με το κεντρικό σύστημα διαχείρισης στατιστικών που θα αναπτυχθεί από την δράση Α1 της πρόσκλησης 21.1. Μετρήσιμος Στόχος Η χρήση των υπηρεσιών από υπαλλήλους κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου. Τιμή >80% των υπαλλήλων Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Το ίδρυμα θα πρέπει να διαθέτει και λειτουργεί πλήρως και παραγωγικά τα ΒΑΣΙΚΑ υποσυστήματα που αναφέρονται στις περιοχές: 1) Διαχείριση Προσωπικού, 2) Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων, 3) Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων, 4) Διαχείριση Έργων, 5) Διαχείριση Προμηθειών Οι αναλυτικές λειτουργικότητες αυτών των υποσυστημάτων θα πρέπει είναι πλήρως συμβατές με τις προδιαγραφές που τέθηκαν στο e-university. Ζητούμενο του διαγωνισμού, είναι: Page 22 of 73

1. Η διατήρηση όλων αυτών των λειτουργικοτήτων στο 100% και 2. Η προσθήκη όλων των πρόσθετων λειτουργικοτήτων όπως ακριβώς περιγράφονται στους σχετικούς πίνακες συμμόρφωσης. Οι εργασίες για την επέκταση αναβάθμιση των ανωτέρω υποσυστημάτων με τις πρόσθετες υπηρεσίες και υποσυστήματα, πρέπει να υλοποιηθούν ενσωματωθούν, χωρίς τη διαταραχή των λειτουργιών και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Η μετάπτωση στο νέο αναβαθμισμένο σύστημα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Οι πρόσθετες λειτουργικότητες (ή υποσυστήματα) που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να συνλειτουργούν με τις υφιστάμενες σε πλήρως ενιαίο περιβάλλον, εξασφαλίζοντας την αυτόματη on line μεταξύ τους αλληλοενημέρωση. Προς τούτο: Ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί και να διασφαλίσει ότι θα ολοκληρώσει πλήρως τις νέες ζητούμενες λειτουργικότητες, με τις υφιστάμενες. Ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται να δεσμευτεί και να διασφαλίσει ότι οποιαδήποτε αλλαγή προταθεί απ αυτόν είτε στις υφιστάμενες λειτουργικότητες του ΟΠΣ, είτε στον τρόπο καθημερινής λειτουργίας των υπηρεσιών, αυτή θα πρέπει γίνει χωρίς να προκληθεί αναστάτωση και χωρίς να απαιτηθεί επιπλέον μεγάλος χρόνος απασχόληση των χρηστών για εργασίες επανεκπαίδευσης παραμετροποίησης καταχωρήσεων τεστ ορθής λειτουργίας κλπ. Ο υποψήφιος ανάδοχος, καλείται να δηλώσει, ποιές από τις λειτουργικότητες που θα ολοκληρώσουν το ΟΠΣ του ιδρύματος τις διαθέτει ήδη ως έτοιμα υποσυστήματα και ότι, όταν κληθεί, θα πραγματοποιήσει επίδειξη των λειτουργικοτήτων ενώπιον επιτροπής (χρηστών και αρμοδίων που θα ορισθεί από το ίδρυμα), αποδεχόμενος ότι η προσφορά του θα γίνει αποδεκτή και θα περάσει σε επόμενο στάδιο αξιολόγησης, μόνο εφόσον οι λειτουργικότητες αυτές αξιολογηθούν θετικά». Εφόσον ο υποψήφιος ανάδοχος προτείνει την χρήση έτοιμων υποσυστημάτων ή λειτουργικοτήτων τρίτου κατασκευαστή, τότε θα πρέπει να τεκμηριώσει επαρκώς ότι διαθέτει την ικανότητα και την επάρκεια προκειμένου να: τις εγκαταστήσει, παραμετροποιήσει, υλοποιήσει τις μεταπτώσεις, εκπαιδεύσει τους χρήστες, θέσει σε πλήρη λειτουργία και να υποστηρίξει. Ενδεικτικά, επαρκή τεκμηρίωση θα μπορούσαν να αποτελέσουν: - Οι βεβαιώσεις ή οι συστατικές επιστολές ότι πραγματοποίησε τις παραπάνω εργασίες για τις προσφερόμενες λειτουργικότητες και υποσυστήματα, σε άλλα εκπαιδευτικά ιδρύματα με επιτυχία. Page 23 of 73

- Η Βεβαίωση του κατασκευαστή ότι θα συνεργαστεί τόσο για την εγκατάσταση και την υλοποίηση των βασικών υποσυστημάτων όσο και για την επέκταση και την ολοκλήρωσή τους σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος διαγωνισμού και ότι σε περίπτωση αδυναμίας του υποψηφίου αναδόχου να υλοποιήσει οποιοδήποτε μέρος αυτών, την υποχρέωση αυτή, θα την αναλάβει ο ίδιος ο κατασκευαστής. Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής. Το σύστημα θα πρέπει να κερδίσει την εμπιστοσύνη των χρηστών και η ευκολία προσαρμογής στις νέες λειτουργικότητες είναι ένα σύνηθες πρόβλημα εφαρμογής μηχανογραφικής λύσης σε μεγάλο εργασιακό χώρο και θα πρέπει να γίνει έτσι ώστε να απαιτηθεί η ελάχιστη δυνατή προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος. Επιπρόσθετοι κρίσιμοι παράγοντες Η επιτυχής υλοποίηση των δυνατοτήτων της διαλειτουργικότητας με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ιδρύματος. Η διασφάλιση της προσαρμογής των συστημάτων του ΟΠΣ στις αλλαγές του θεσμικού πλαισίου, αποτελεί ούτως ή άλλως κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχή υλοποίηση του έργου. Αυτό λαμβάνει κρισιμότερη σημασία στην περίοδο που διανύουμε δεδομένου ότι το εκπαιδευτικό σύστημα στην Ελλάδα είναι υπό διαμόρφωση (πχ νέος νόμος πλαίσιο, Καλλικράτης στην παιδεία κλπ.). Προς τούτο ο υποψήφιος ανάδοχος καλείται: o να δεσμευτεί ότι θα προσαρμόζει το σύστημα σύμφωνα με τις αλλαγές αυτές για μία τουλάχιστον τριετία (3 έτη). o να δεσμευτεί ότι θα υπογράφει σύμβαση συντήρησης υποστήριξης του ΟΠΣ μία τουλάχιστον τριετία (3 έτη) και μέσω αυτής θα παρέχει στο Ίδρυμα τις νέες εκδόσεις και θα υποστηρίζει τη λειτουργία του και τους χρήστες o να καταθέσει στην τεχνική προσφορά του ολοκληρωμένο σχέδιο συντήρησης υποστήριξης, και στην οικονομική του προσφορά το προβλεπόμενο ανά έτος κόστος. Page 24 of 73

A3 Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Στον παρακάτω πίνακα, παρουσιάζονται οι ελάχιστες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, ανά υποσύστημα, που πρέπει να είναι διαθέσιμες μετά την ολοκλήρωση του έργου. Περιγραφή Υπηρεσίας 1. Αιτήσεις αδειών, παρακολούθηση πορείας αίτησης 2. Αυτόματη ενημέρωση για έγκριση χορήγησης άδειας μέσω web, email ή sms 3. Αυτόματη ενημέρωση χορήγησης επιδόματος, μισθολογικών κλιμακίων, εξέλιξης μέσω web, email ή sms 4. Προβολή του προσωπικού φάκελου (παρακολούθηση στοιχείων εξέλιξης, αδειών, υπηρεσιακών μεταβολών, επιδομάτων, μισθολογικών κλιμακίων) 5. Αιτήματα χορηγήσεων βεβαιώσεων/ εντύπων (έπειτα από ταυτοποίηση) 6. Αιτήματα χορήγησης αναλωσίμων και εργαλείων 7. Ηλεκτρονικά τιμολόγια σταθερά συναλλασσόμενων 8. Ηλεκτρονική ενημέρωση για το ύψος και το status των οφειλών ή των πληρωμών των συναλλασσόμενων 9. Ηλεκτρονική On Line λήψη φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας των δικαιούχων ΧΕΠ 10. Ηλεκτρονική κατάθεση προτάσεων προϋπολογισμού και φύλλων αιτιολόγησης δαπανών από τα τμήματα και τις σχολές του ιδρύματος 11. Ηλεκτρονικές αιτήσεις για ένταξη προμηθειών στο ετήσιο Ενιαίο Πρόγραμμα Προμηθειών. 12. Ενημέρωση με τα στοιχεία εκκαθάρισης αποδοχών. Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Προσωπικού Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικο ποίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) Αίτηση Άδειας 3 Ενημέρωση για έγκριση μέσω web, email ή SMS Ενημέρωση για χορήγηση μέσω web, email ή SMS Πρόσβαση στον φάκελο Έκδοση Πιστοποιητικών Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Συναλλασσόμενου (username και password) Λογαριασμός Δικαιούχου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Έργων Αίτημα χορήγησης 3 Έκδοση Τιμολογίου 4 Ενημέρωση οφειλών 3 Λήψη φορολογικής ενημερότητας Πρόταση Προϋπολογισμού Αίτηση προμήθειας 3 Στοιχεία εκκαθάρισης 3 13. Ηλεκτρονική Διαβούλευση επί του επικείμενου έργου Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Διαβούλευση 3 14. Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω Λογαριασμός Υπαλλήλου Δημοσίευση 2 4 4 3 4 5 3 Page 25 of 73

διαδικτύου (username και password) διακήρυξης 15. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Λογαριασμός Υπαλλήλου Παροχή εγγράφων 3 (username και password) 16. Διαδικτυακή Παρακολούθηση Έργων Λογαριασμός Υπαλλήλου Παρακολούθηση 3 (username και password) έργων 17. Διαδικτυακή παρακολούθηση έργου Λογαριασμός Υπαλλήλου Παρακολούθηση 3 από υπεύθυνους έργου (username και password) έργων 18. Υποβολή αναγκών -αιτημάτων Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Υποβολή αιτήματος 3 Υπηρεσίες για τη Διαχείριση Προμηθειών 19. Ηλεκτρονική Διαβούλευση επί της Λογαριασμός Υπαλλήλου επικείμενης προμήθειας (username και password) 20. Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω Λογαριασμός Υπαλλήλου διαδικτύου (username και password) 21. Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) 22. Διαδικτυακή Παρακολούθηση Λογαριασμός Υπαλλήλου προμήθειας (username και password) Διαβούλευση 3 Δημοσίευση 2 διακήρυξης Παροχή εγγράφων 3 Παρακολούθηση προμηθειών 3 23. Παρακολούθηση εξέλιξης διαγωνισμού Λογαριασμός Ενδιαφερόμενου (username και password) 24. Υποβολή αναγκών -αιτημάτων Λογαριασμός Υπαλλήλου (username και password) Παρακολούθηση διαγωνισμού Υποβολή αιτήματος 3 3 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Το ΟΠΣ θα είναι εγκατεστημένο στο Ηράκλειο και θα εξυπηρετεί το σύνολο των Υπηρεσιών του ΤΕΙ Κρήτης. Η επικοινωνία των επιμέρους ΟΠΣ θα πραγματοποιείτε μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) του ιδρύματος αλλά και μέσω διαδικτύου(internet) Η αρχιτεκτονική του ΟΠΣ, λόγο της κρισιμότητας των υπηρεσιών που θα προσφέρει έργου προϋποθέτει ότι η αρχιτεκτονική του συστήματος θα πρέπει να διασφαλίζει κατ ελάχιστο τις ακόλουθες βασικές αρχές: Υψηλή Διαθεσιμότητα Επεκτασιμότητα Υψηλές Επιδόσεις Ασφάλεια Επιπλέον, θα πρέπει να βασίζεται σε αποδεδειγμένα ώριμες και δοκιμασμένες πλατφόρμες συστημάτων και να διασφαλίζει ομοιομορφία ώστε να διευκολύνεται η υποστήριξη και συντήρησή του. Το ΟΠΣ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στα ακόλουθα: Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κτλ) Page 26 of 73

Στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services. Επίσης, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με Κυβερνητικά Συστήματα. Αυτό θα πρέπει να υλοποιηθεί είτε με SOAP δηλαδή μέσω Web Services, ή με XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα για την ανταλλαγή κατάλληλων μηνυμάτων για την επικοινωνία μεταξύ ετερογενών εφαρμογών. Ειδικά όσον αφορά στην φυσική αρχιτεκτονική και για την αξιολόγηση της αρθρωτότητας του προσφερόμενου λογισμικού ο Ανάδοχος θα πρέπει να προσδιορίσει στην προσφορά του και για κάθε ένα από τα επίπεδα της αρχιτεκτονικής (Web, Application, Database) ποια υποσυστήματα ή ενότητες υποσυστημάτων μπορούν να αναπτυχθούν σε ανεξάρτητες εγκαταστάσεις εξυπηρετητών, εφόσον αυτό υποδειχθεί και επιλεχθεί κατά τη φάση της επιβεβαίωσης των απαιτήσεων (μελέτη εφαρμογής). Επιπλέον για κάθε ένα τα υποσυστήματα, κατ ελάχιστον ο Ανάδοχος πρέπει να αποσαφηνίζει: ποια θα μπορούν να λειτουργήσουν σε περιβάλλον με απαιτήσεις οριζόντιας επεκτασιμότητας (scale-out) δηλαδή πολλαπλών εγκαταστάσεων του συγκεκριμένου τμήματος της λύσης για το συγκεκριμένο επίπεδο (tier) έστω και αν αυτό απαιτεί προηγούμενα εργασίες διαμόρφωσης σε παράθυρο συντήρησης τους μηχανισμούς προστασίας (security isolation level) κάθε υποσυστήματος σε κάθε ένα από τα τρία επίπεδα της αρχιτεκτονικής (Web, Application, Database) ώστε ένα περιστατικό παραβίασης να μην μπορεί να επηρεάσει την ασφαλή λειτουργία και την ακεραιότητα των δεδομένων άλλων υποσυστημάτων. Ελάχιστα αποδεκτοί μηχανισμοί είναι η λειτουργία σε ανεξάρτητα σχήματα ή τα δικαιώματα πρόσβασης (πχ DB ACLs READ/INSERT/UPDATE/EXECUTE) στα αντικείμενα της Βάσης Δεδομένων. Επίσης ως ελάχιστη απαίτηση είναι αυτοί οι μηχανισμοί να είναι αυτόματοι και να προσφέρονται εγγενώς από λογισμικό της εφαρμογής ή/και το λογισμικό συστημάτων, χωρίς να απαιτούν χειροκίνητη παρέμβαση διαχειριστών και την λειτουργία της εφαρμογής σε παράθυρο συντήρησης. Η αρχιτεκτονική, θα πρέπει να παρέχει μηχανισμούς SOAP ή (XML/JSON)-RPC για την επίτευξη των στόχων διαλειτουργικότητας προβλέποντας την υλοποίηση WS για την επικοινωνία μεταξύ ετερογενών εφαρμογών. Επιπλέον μια τεχνική πρόταση που θα υλοποιήσει τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες βασιζόμενη σε υπηρεσιοστραφή αρχιτεκτονική (SOA) ανάπτυξης, θα θεωρηθεί επιπλέον θετικό χαρακτηριστικό. Page 27 of 73

Α3.2.1 Γενικές αρχές Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα και τα επιμέρους υποσυστήματα του σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων που θα διασφαλίζουν: o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές o Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα o Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους. 2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού. 3. Αρχιτεκτονική n - tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα. 4. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών του με στόχο την o Επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας των χρηστών o Επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές 5. Διαχωρισμός του επιπέδου παρουσίασης (Presentation Layer) από το επίπεδο των αντικειμένων της εφαρμογής (Application Layer) και των αλληλεπιδράσεων με τη Βάση Δεδομένων (Data Access Layer). Με παράλληλη υποστήριξη της δυνατότητας να χρησιμοποιούνται περισσότεροι του ενός server σε κάθε επίπεδο, ώστε να αυξάνει το επίπεδο ασφάλειας, διαθεσιμότητας και απόκρισης. 6. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του Διαδικτύου (internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας. Θα γίνουν αποδεκτά συστήματα που χρησιμοποιούν εφαρμογές και εργαλεία εσωτερικού δικτύου (intranet) που απευθύνονται μόνο στους διαχειριστές του συστήματος και το προσωπικό των γραμματειών και της φοιτητικής μέριμνας. 7. Χρήση συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης του αναμενόμενου μεγάλου όγκου δεδομένων, για τη δυνατότητα Page 28 of 73

δημιουργίας εφαρμογών φιλικών στο χρήστη, για την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και για τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα με χρήση υπηρεσιών καταλόγου. Θα πρέπει να διασφαλίζονται: o Ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών o Ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων o Ανοικτά πρωτόκολλα επικοινωνίας o Ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα 8. Χρήση συλλογής εργαλείων ανάπτυξης, συντήρησης και διαχείρισης των εφαρμογών και των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν, η οποία θα είναι συμβατή με την επιλεχθείσα βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο αυτό απαιτείται: o Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας του χρήστη με το σύστημα (GUI) για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους. o Ενσωμάτωση υποστήριξης βοήθειας και οδηγιών προς τους χρήστες. Μηνύματα λαθών (error messages) στην Ελληνική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς. o Δυνατότητα ανάλυσης και παρουσίασης των πληροφοριών είτε με προκαθορισμένη μορφή είτε με δυναμική μορφή (πίνακες, γραφικά, στατιστικά κ.λ.π.). o Δυνατότητα ανταλλαγής επεξεργάσιμων στοιχείων από και προς εργαλεία υποστήριξης εργασιών γραφείου 9. Χρήση της υποδομής PKI (Public Key Infrastructure) προκειμένου να υλοποιηθούν μηχανισμοί ασφάλειας. 10. Υποστήριξη πιστοποίησης χρήστη μία και μόνο φορά (Single Sign On): Οι χρήστες των εφαρμογών εξυπηρέτησης φοιτητών και διδασκόντων θα έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν τις αντίστοιχες δικτυακές πύλες και τις εφαρμογές τους (σύμφωνα με τα δικαιώματά τους) περνώντας από τη διαδικασία πιστοποίησης μία και μοναδική φορά μέχρι την οριστική έξοδό τους. Κατά συνέπεια οι εφαρμογές εξυπηρέτησης φοιτητών και διδασκόντων θα πρέπει να είναι σε θέση να αναθέτουν την διαδικασία αυθεντικοποίησης σε εξωτερικές υπάρχουσες υποδομές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. (Pubcookie και Shibboleth). Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει αποδεδειγμένα να διαθέτει εγκαταστάσεις σε ελλληνικά ακαδημαϊκά Ιδρύματα όπου το σύστημά του συνεργάζεται με υποδομή Pubcookie και Shibboleth. 11. Δυνατότητα διασύνδεσης με τα κεντρικά ΠΣ που αναπτύσσονται παράλληλα μέσω των δράσεων της Α1/21.1 12. Χρήση της υποδομής Single Sign-On CAS (Central Authentication Service - https://wiki.jasig.org/display/cas/home) που διαθέτει το Ίδρυμα Page 29 of 73