Στο grid διαχείρισης φακέλων εμφανίζονται οι εξής πληροφορίες:

Στο grid διαχείρισης φακέλων εμφανίζονται οι εξής πληροφορίες: Α/Α: Ο μοναδικός αριθμός (ID) αρίθμησης του φακέλου Α/Α Server: Ο μοναδικός αριθμός (ID) του φακέλου ο οποίος ενημερώνεται από την κεντρική βάση Οικονομικό Έτος: Το Οικονομικό Έτος στο οποίο ανήκει ο φάκελος (λαμβάνεται κατά την δημιουργία του και ανάλογα με το Οικονομικό Έτος που έχει κάνει login ο χρήστης) Χρήση Από Έως: Οι ημερομηνίες της Ελεγχόμενης Περιόδου ΟΕΛ Φακέλου: Ο Ορκωτός Ελεγκτής ο οποίος πραγματοποιεί τον έλεγχο της Εταιρείας Υπεύθυνος Ελέγχου: Ο Υπεύθυνος Ελέγχου του Φακέλου. Η μεταβολή του Υπεύθυνου Ελέγχου επιτρέπεται μόνο στην Κεντρική Βάση. Ημερ.Δημιουργίας: Η ημερομηνία που δημιουργήθηκε ο φάκελος Τελευτ.Ενημέρωση: Η ημερομηνία που πραγματοποιήθηκε η τελευταία ενημέρωση στο φάκελο Από την Διαχείριση Φακέλου, επιλέγοντας το πλήκτρο εμφανίζεται η φόρμα επιλογής των Γενικών Πληροφοριών της Εταιρείας και της Ελεγχόμενης Χρήσης. Εφόσον έχει πραγματοποιηθεί η καταχώριση των στοιχείων του ελεγκτικού Γραφείου & του Νόμιμου Ελεγκτή, από το κεντρικό Μενού Παράμετροι Διαχείριση Ορκωτών Ελεγκτών Λογιστών και Ελεγκτικών Εταιρειών, στην παρακάτω φόρμα ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει τα Γενικά στοιχεία της Ελεγχόμενης Εταιρείας και Περιόδου. Τα στοιχεία της ελεγχόμενης εταιρείας (Επωνυμία ΑΦΜ Πόλη Διεύθυνση κλπ) αντλούνται αυτόματα από τα αποθηκευμένα στοιχεία της Ελεγχόμενης Εταιρείας, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί από το κεντρικό Μενού Αρχείο Ελεγχόμενες Εταιρείες. Σελίδα 1 από 10

Από την φόρμα δημιουργίας φακέλου μπορεί να πραγματοποιηθεί Αντιγραφή Φακέλου, ενεργοποιώντας το check box "Αυτόματη Εκτέλεση Αντιγραφής Φακέλου". Η συμπλήρωση του Συμπεράσματος Έκθεσης Φορολ.Συμμόρφωσης και το αν υπάρχουν μη σημαντικές πληροφορίες στην Έκθεση δεν είναι απαραίτητο να οριστούν στο σημείο αυτό. Με την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης και επιλογής των Στοιχείων, επιλέγοντας "Αποθήκευση" ή "Αποθήκευση και Κλείσιμο" εμφανίζεται αυτόματα η φόρμα επεξεργασίας φακέλου με τα διαθέσιμα βήματα. Σε περίπτωση επιλογής του πεδίου «Αυτόματη Εκτέλεση Αντιγραφής Φακέλου» εμφανίζεται η φόρμα αντιγραφής βημάτων από άλλο φάκελο και όλα τα βήματα του φακέλου προς επιλογή. Μετά την δημιουργία του φακέλου θα πρέπει από τα Γενικά Στοιχεία του Φακέλου να επιλεγεί ο Υπεύθυνος Ελέγχου του συγκεκριμένου Φακέλου. Ο Υπεύθυνος Ελέγχου έχει δικαίωμα επεξεργασίας όλων των βημάτων του Φακέλου καθώς και ανάθεσης αυτών σε οποιονδήποτε άλλο User. Αλλαγή του Υπεύθυνου Ελέγχου μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο από τον χρήστη Admin, από τον χρήστη που άνοιξε τον φάκελο και από τον Υπεύθυνο Ελέγχου (από την στιγμή που αυτός έχει οριστεί). Σελίδα 2 από 10

Αφού ολοκληρωθεί η επιλογή του Υπεύθυνου Ελέγχου ενεργοποιείται το πλήκτρο την αποθήκευση. για 1.1.1.1 Επεξεργασία Φακέλου Με την επιλογή "Επεξεργασία" πραγματοποιείται η διαχείριση όλου του προγράμματος Φορολογικού ελέγχου. 1.1.1.2 Διαγραφή Φακέλου Με την επιλογή "Διαγραφή" διαγράφεται, κατόπιν επιβεβαίωσης, ο επιλεγμένος φάκελος της εταιρείας. 1.1.1.3 Ενημέρωση Κεντρικής Βάσης Σε περίπτωση που δεν έχουν οριστεί προηγουμένως τα στοιχεία σύνδεσης με την κεντρική βάση από το Κεντρικό Μενού - Παράμετροι Επιλογή Κεντρικής Βάσης Συγχρονισμού εμφανίζεται φόρμα καταχώρησης των στοιχείων σύνδεσης. Από την επιλογή αυτή επιτυγχάνεται ο συγχρονισμός δεδομένων των client, με την βάση του Server. Τα στοιχεία σύνδεσης με την κεντρική βάση συμπληρώνονται 1 φορά ανά τερματικό. Εφόσον τα στοιχεία αυτά συμπληρωθούν από τον χρήστη εμφανίζεται η φόρμα ενημέρωσης των δεδομένων στην Κεντρική Βάση. Στο σημείο αυτό επιλέγονται τα Βήματα Ελέγχου του συγκεκριμένου Φακέλου τα οποία επιθυμεί να μεταφερθούν στην Κεντρική Βάση. Στην φόρμα για την επιλογή των βημάτων που θα ενημερωθούν, εμφανίζονται στο δέντρο αχνά τα βήματα τα οποία δεν είναι ανατεθειμένα στον χρήστη στην Κεντρική Βάση. Σε περίπτωση που έχει γίνει Log in στο σύστημα με User ίδιο με τον Υπεύθυνο Ελέγχου εμφανίζονται προς επιλογή τα Βήματα Ελέγχου του συγκεκριμένου Φακέλου Σελίδα 3 από 10

Σε περίπτωση που έχει γίνει Log in με διαφορετικό user από τον Υπεύθυνο Ελέγχου, εμφανίζονται προς επιλογή μόνο τα Βήματα Ελέγχου που έχουν ανατεθεί στον συγκεκριμένο χρήστη. όταν το πεδίο είναι επιλεγμένο δεν εμφανίζονται τα βήματα που δεν έχει επεξεργαστεί ο χρήστης στην Τοπική Βάση. Σελίδα 4 από 10

όταν το πεδίο είναι επιλεγμένο δεν εμφανίζονται τα βήματα που δεν έχουν ανατεθεί στον χρήστη σύμφωνα στην Κεντρική Βάση. Ενεργοποιώντας το check box τα επιλεγμένα βήματα «ξεκλειδώνονται» στην κεντρική βάση (Server) και «κλειδώνουν» στην τοπική βάση (client). Σε διαφορετική περίπτωση τα βήματα παραμένουν διαθέσιμα προς επεξεργασία μόνο στην τοπική βάση (client). 1.1.1.4 Εξαγωγή Φακέλου σε αρχείο Με την επιλογή αυτή πραγματοποιείται μεταφορά Φακέλων στην Τοπική Βάση (Client) από την Κεντρική Βάση Δεδομένων (Server), χωρίς να απαιτείται On- Line σύνδεση στον Server. Tο πλήκτρο ενεργοποιείται Μόνο στην Κεντρική Βάση Δεδομένων και είναι δυνατή η δημιουργία αρχείου σε μορφή.audc με το περιεχόμενο του Φακέλου ώστε σε μεταγενέστερο χρόνο να εισαχθεί και να ενημερώσει τις Τοπικές Βάσεις. Η εισαγωγή του αρχείου πραγματοποιείται Μόνο σε Τοπική Βάση με την διαδικασία «Φόρτωση από Κεντρική Βάση με αρχείο», μεταφέροντας το περιεχόμενο του Φακέλου και όλες τις απαραίτητες παραμέτρους που απαιτούνται για την επεξεργασία του. 1.1.1.5 Εισαγωγή Αρχειοθετημένου Φακέλου Με την επιλογή "Εισαγωγή Αρχειοθετημένου Φακέλου" πραγματοποιείται εισαγωγή ενός αρχειοθετημένου φάκελου από αρχείο και αντικαθιστάται ο επιλεγμένος φάκελος. Η επιλογή ενεργοποιείται Μόνο στην Κεντρική Βάση Δεδομένων και όταν είναι επιλεγμένη μία γραμμή στον Πίνακα, ώστε να μεταφερθεί το περιεχόμενο του Φακέλου και να είναι δυνατή η επεξεργασία του. Η εισαγωγή του αρχείου πραγματοποιείται Μόνο όταν: το αρχείο προέρχεται από την ίδια βάση το αρχείο προέρχεται από την ίδια εταιρεία το αρχείο περιέχει δεδομένα ίδιου φακέλου Η δυνατότητα εισαγωγής ενός αρχειοθετημένου φάκελου πραγματοποιείται σε όσους χρήστες έχουν ενεργοποιημένο το δικαίωμα «Εισαγωγή Αρχειοθετημένου Φακέλου» στο group "Διαχείριση Φακέλων", από το μενού Παράμετροι Διαχείριση Χρηστών. 1.1.1.6 Οριστικοποίηση Φακέλου Η εργασία της «Οριστικοποίησης» του φάκελου εκτελεί ελέγχους στο περιεχόμενο του φακέλου, για τον εντοπισμό ενεργειών, θεμάτων και βημάτων ελέγχου που παραμένουν σε εκκρεμότητα. Πραγματοποιείται μόνο από την Κεντρική Βάση Δεδομένων και είναι δυνατή Σελίδα 5 από 10

σε όσους χρήστες έχουν ενεργοποιημένο το δικαίωμα "Οριστικοποίηση Φακέλων" στο group "Διαχείριση Φακέλων", από το μενού Παράμετροι Διαχείριση Χρηστών. Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της Οριστικοποίησης, δεν επιτρέπεται σε κανένα χρήστη η επεξεργασία και εισαγωγή δεδομένων στον συγκεκριμένο φάκελο. Η εργασία της Οριστικοποίησης πραγματοποιείται σε όσους χρήστες έχουν ενεργοποιημένο το δικαίωμα "Οριστικοποίηση Φακέλων" στο group "Διαχείριση Φακέλων", από το μενού Παράμετροι Διαχείριση Χρηστών. 1.1.1.7 Αποριστικοποίηση Φακέλου Το πλήκτρο ενεργοποιείται αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της οριστικοποίησης του Φακέλου. 1.1.1.8 Αρχειοθέτηση Φακέλου Αφού ολοκληρωθεί η οριστικοποίηση του φακέλου, με την εργασία της «Αρχειοθέτησης» (Archiving) δημιουργείται ακριβές αντίγραφο του φακέλου, με το σύνολο των δεδομένων του, ώστε να εξαχθεί και να αποθηκευθεί σε κωδικοποιημένο αρχείο. Σε περίπτωση που επιλεγούν από το μενού Γενικές Παράμετροι Παράμετροι Audit Control οι επιλογές «Διαγραφή Άλλων Σημειώσεων» και «Καθαρισμός Ιστορικού (log)», κατά την εκτέλεση της διαδικασίας διαγράφονται τα δεδομένα Άλλων Σημειώσεων των βημάτων ελέγχου και η ιστορικότητα του φακέλου Σελίδα 6 από 10

Έπειτα επιλέγεται η διαδρομή στην οποία θα αποθηκευθεί το αρχείο και το πλήκτρο «Αποθήκευση» Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία της Αρχειοθέτησης του φακέλου εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές στην γραμμή εργαλειών της φόρμας διαχείρισης του Φακέλου. Οι επιλογές εμφανίζονται ΜΟΝΟ όταν ο Φάκελος είναι αρχειοθετημένος. Κατόπιν επιβεβαίωσης εκτελείται η λειτουργία «Επαναφοράς» του Φακέλου για περαιτέρω επεξεργασία. Δικαίωμα επαναφοράς Φακέλου δίνεται σε όσους χρήστες έχουν Σελίδα 7 από 10

ενεργοποιημένο το δικαίωμα "Επαναφορά Φακέλων", στο group "Διαχείριση Φακέλων", από το μενού Παράμετροι Διαχείριση Χρηστών. Κατόπιν επιβεβαίωσης εκτελείται η εξαγωγή του αρχειοθετημένου φακέλου σε αρχείο. Με θετική απάντηση ανοίγει ο browser των windows για την αποθήκευση του αρχείο με όνομα "Επωνυμία Εταιρείας - ΑΦΜ - Οικ. Έτος του Φακέλου και εξάγεται το αποθηκευμένο αρχείο της βάσης Κατόπιν επιβεβαίωσης αντιπαραβάλλονται τα δεδομένα του αρχείου που έχουν εξαχθεί κατά την διαδικασία της Αρχειοθέτησης, με την τρέχουσα εικόνα του φακέλου. Για την επαλήθευση του αρχείου εκτελούνται οι παρακάτω έλεγχοι: Εάν το αρχείο προέρχεται από εξαγωγή αρχειοθετημένου αρχείου και περιέχει αρχεία τα οποία εξάγονται με την διαδικασία αρχειοθέτησης Εάν το αρχείο προέρχεται από διαφορετική βάση από αυτήν στην οποία έχει συνδεθεί η εφαρμογή Εάν το ID του φακέλου που επιλέχθηκε είναι ίδιο με το ID του φακέλου που υπάρχει στο αρχείο. Σε περίπτωση που περιλαμβάνει δεδομένα διαφορετικού φακέλου από αυτόν που επιλέχθηκε από τον χρήστη, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος Εάν τo αρχείο επιλογής έχει επεξεργαστεί σε σχέση με το αρχείο που εξάχθηκε κατά την αρχειοθέτηση του φακέλου Μετά την ολοκλήρωση των ελέγχων εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα επιλογών Σελίδα 8 από 10

Group «Εκτέλεση Ελέγχου»: Επιλογή ανάμεσα σε 3 επίπεδα ελέγχου: Συνοπτικός : Ελέγχονται τα Στοιχεία του Φακέλου, το Πρόγραμμα Ελέγχου και τα Βήματα Ελέγχου Πλήρης : Ελέγχονται τα Σταθερά Στοιχεία (Στοιχεία Φακέλου, Πρόγραμμα Ελέγχου, Βήματα Ελέγχου) και η Ανάλυση Περιεχομένου (Φύλλα Εργασίας, Συμπέρασμα, Επισυναπτόμενα Αρχεία) Προσαρμοσμένος : Επιλέγει ο χρήστης τα δεδομένα για τα οποία θα πραγματοποιηθεί έλεγχος από τα Σταθερά Στοιχεία και την Ανάλυση Περιεχομένου Η επιλογή «Εμφάνιση Διαφορών» ενεργοποιείται μόνο σε περίπτωση Προσαρμοσμένου Ελέγχου. Κατά την ολοκλήρωση της διαδικασίας του ελέγχου εμφανίζεται report στο οποίο απεικονίζονται τυχόν διαφορές που έχουν προκύψει, ενώ εάν απενεργοποιηθεί, κατά την 1 η διακοπή που θα εντοπιστεί, η διαδικασία διακόπτεται και εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος. Group «Σταθερά Στοιχεία»: Ενεργοποιείται στον Προσαρμοσμένο Έλεγχο. Στον παρακάτω πίνακα αναφέρεται ο έλεγχος που πραγματοποιείται για κάθε επιλογή Επιλογή Στοιχεία Φακέλου Πρόγραμμα Ελέγχου Βήματα Ελέγχου Επαλήθευση Δεδομένων Σταθερών στοιχείων του Φακέλου του δέντρου του Προγράμματος Ελέγχου των Βημάτων ελέγχου Group «Ανάλυση Περιεχομένου» Ενεργοποιείται στον Προσαρμοσμένο Έλεγχο. Στον παρακάτω πίνακα αναφέρεται ο έλεγχος που πραγματοποιείται για κάθε επιλογή Επιλογή Φύλλα Εργασίας Συμπέρασμα Επισυναπτόμενα Αρχεία Επαλήθευση Δεδομένων των Φύλλων Εργασίας των Βημάτων Ελέγχου του Συμπεράσματος των Βημάτων των Επισυναπτόμενων αρχείων του Φακέλου και των Βημάτων Ελέγχου Με την επιλογή επαληθεύονται τα δεδομένα. Σε περίπτωση που εντοπιστούν αποκλίσεις εμφανίζεται σχετική αναφορά των δεδομένων που έχουν Σελίδα 9 από 10

διαφοροποιηθεί στην εφαρμογή, με δυνατότητα εκτύπωσης των διαφορών του αρχειοθετημένου φακέλου και του αρχείου Σελίδα 10 από 10