ΕΝΟΤΗΤΑ 6 η OUTLOOK EXPRESS III ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ψάχνετε να βρείτε ένα µήνυµα από τα πολλά που έχετε, πώς θα το καταφέρετε αυτό εύκολα και γρήγορα; Θέλετε τα µηνύµατά σας να εµφανίζονται µε βάση την ηµεροµηνία παραλαβής, πως θα το κάνετε αυτό; Πώς µπορείτε να οργανώσετε τα µηνύµατα σας ώστε να τα βρίσκετε εύκολα; Μπορεί σε αυτό να σας βοηθήσουν οι φάκελοι; Και πώς τους διαχειρίζεστε; Τι είναι το βιβλίο διευθύνσεων και πως καταχωρούµε επαφές σε αυτό; Πως τις διαχειριζόµαστε µετά; Μελετώντας την ενότητα που ακολουθεί θα λάβετε τις απαντήσεις στις πιο πάνω ερωτήσεις. Η ενότητα που ακολουθεί σας βοηθήσει να ανακαλύψετε και άλλες πλευρές του Outlook Express. ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ Αφού µελετήσετε την ενότητα αυτή θα είστε σε θέση να: Χρησιµοποιείτε το εργαλείο της «εύρεσης» για να βρίσκετε γρήγορα και εύκολα τα αποθηκευµένα µηνύµατα σας. ηµιουργείτε φακέλους και υποφακέλους ώστε να οργανώνετε καλύτερα τα µηνύµατά σας. Χρησιµοποιείτe το µενού συντόµευσης των µηνυµάτων για να τα διαχειρίζεστε καλύτερα. Χρησιµοποιείτε το βιβλίο διευθύνσεων ώστε να καταχωρείτε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις. ιαχειρίζεστε τις επαφές ώστε να τις τακτοποιείτε σε οµάδες για ευκολότερη αποστολή µηνυµάτων σε παραλήπτες και κοινά χαρακτηριστικά. Χρησιµοποιείτε µε ευκολία τις ιδιότητες µίας επαφής.
ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ ΣΥΝΕΧΕΙΑ ΕΥΡΕΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Μερικές φορές χρειάζεται να βρείτε ένα παλαιό µήνυµα µέσα στα τόσα µηνύµατα που λαµβάνετε καθηµερινά. Είναι πολύ δύσκολο να αναζητήσετε ένα µήνυµα στα εκατοντάδες µηνύµατα που υπάρχουν στα εισερχόµενά σας για παράδειγµα. Το Outlook express σας δίνει τη δυνατότητα να βρείτε ένα µήνυµα µέσα από ένα µηχανισµό αναζήτησης. Αµέσως παρακάτω περιγράφεται ο τρόπος µε τον οποίο γίνεται αυτό. Στο Outlook Express του υπολογιστή µου υπάρχουν 5.500 µηνύµατα. Θέλω να εντοπίσω αν µου στάλθηκε ένα πολύ σηµαντικό µήνυµα. Τι πρέπει να κάνω; Έχω τη δυνατότητα να προβώ σε εξειδικευµένες αναζητήσεις; 1. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θα γίνει η αναζήτηση, ας πούµε τον φάκελο «Εισερχόµενα». 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Επεξεργασία». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Εύρεση». Εµφανίζεται το υποµενού. 4. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Μήνυµα». Εµφανίζεται το παράθυρο «Εύρεση µηνύµατος». 2 ος ΤΡΟΠΟΣ: 1. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θα γίνει η αναζήτηση, ας πούµε τον φάκελο «Εισερχόµενα». 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Εύρεση» της γραµµής εργαλείων του outlook express, όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Εύρεση µηνύµατος». Γιατί στο παράθυρο «Εύρεση µηνύµατος» το κουµπί «Εύρεση τώρα» είναι ανενεργό; Μήπως επειδή δεν πληκτρολογήθηκε κάποιο κριτήριο αναζήτησης; Κλικ εδώ Τι σηµαίνει η επιλογή «Το µήνυµα έχει Μπορείτε να αναζητήσετε ένα µήνυµα που βρίσκεται σε κάποιο φάκελο του Outlook express µε βάση τον παραλήπτη ή µε βάση το θέµα ή αν θέλετε µε βάση την ηµεροµηνία που λάβατε ή στείλατε το συγκεκριµένο
σηµανθεί»; Μήπως υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης ενός µηνύµατος µέσω της σήµανσής του, και πως γίνεται αυτό; µήνυµα. 1. Κάντε Κλικ στην περιοχή µε βάση την οποία θέλετε να αναζητήσετε το µήνυµα που ψάχνετε, όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. 2. Πληκτρολογήστε τα στοιχεία µε βάση τα οποία θα γίνει η αναζήτηση. 3. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Εύρεση τώρα». Θα εµφανιστεί ακριβώς κάτω από το παράθυρο «Εύρεση µηνύµατος» το παρακάτω παράθυρο: ιπλό Κλικ 4. Κάντε ιπλό Κλικ στο µήνυµα που θέλετε να δείτε. Θα εµφανιστεί το περιεχόµενο του µηνύµατος σε ένα παράθυρο. ΣΗΜ: Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε άλλα κριτήρια για νέα αναζήτηση. Αν θέλετε νέα αναζήτηση κάντε Κλικ στο κουµπί «Νέα αναζήτηση». Για να κλείσετε το παράθυρο «Εύρεση µηνύµατος» κάντε Κλικ στο κουµπί «Χ». ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ Σηµαντική βοήθεια στην εύρεση µηνυµάτων δίνει και η ταξινόµησή τους. Μπορείτε να ταξινοµήσετε τα µηνύµατα κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά και κατά οποιανδήποτε στήλη θέλετε. είτε πιο κάτω πως γίνεται: Θέλω να τακτοποιήσω τα εισερχόµενα µηνύµατά µου κατά ηµεροµηνία παραλαβής ώστε να ξέρω ποια είναι τα πιο πρόσφατα, πως µπορώ να το κάνω; Πως µπορεί να µε βοηθήσει σε αυτό η ταξινόµηση; 1. Επιλέξτε τον φάκελο για τον οποίο θέλετε να ταξινοµήσετε τα µηνύµατα, π.χ. εισερχόµενα. 2. Κάντε εξί Κλικ επάνω στην επικεφαλίδα της στήλης, όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Εµφανίζεται ένα µενού. 3. Επιλέξτε το είδος της ταξινόµησης που θέλετε. Τα µηνύµατα θα ταξινοµηθούν µε βάση τη στήλη που επιλέξατε. ΣΗΜ: Το ίδιο µπορείτε να κάνετε σε όλους του φακέλους (Εισερχόµενα, εξερχόµενα, απεσταλµένα ) και µε οποιαδήποτε στήλη. ΣΤΗΛΕΣ Αν παρατηρήσατε στο πιο πάνω µενού υπάρχει η επιλογή «Στήλες». Μπορείτε µε τη βοήθεια της επιλογής αυτής να προσθέσετε στήλες µε επιπλέον στοιχεία για κάθε µήνυµα. Κάνοντας Κλικ στην επιλογή «Στήλες» εµφανίζεται το πιο κάτω παράθυρο: Θέλω να ταξινοµήσω τα Περιοχή στηλών
εισερχόµενα µηνύµατα κατά ηµεροµηνία παραλαβής αλλά δεν υπάρχει τέτοια στήλη, γίνεται να την εµφανίσω και µετά να προχωρήσω για ταξινόµηση; 1. Τσεκάρετε από την περιοχή στηλών τις στήλες που θέλετε να φαίνονται στο παράθυρο του Outlook express ( ). 2. Αν θέλετε να αλλάξετε τη σειρά µίας στήλης κάντε Κλικ επάνω στο όνοµά της ώστε να επιλεγεί και χρησιµοποιήστε τα κουµπιά «Μετακίνηση επάνω» ή «Μετακίνηση κάτω» ώστε να µετακινηθεί στο σηµείο που θέλετε. 3. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». 3. ΜΕΝΟΥ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Από την επιλογή «ιδιότητες» του διπλανού µενού µπορείτε να δείτε την προέλευση του µηνύµατος. Κάντε Κλικ στην καρτέλα «Λεπτοµέρειες» Για να διαχειριστείτε ακόµη πιο εύκολα ένα µήνυµα το Outlook express σας βοηθάει µε ένα µενού, κάνοντας εξί Κλικ µε το ποντίκι επάνω του. ιαχείριση φακέλων Μετακίνηση σε φάκελο Πάρα πολλές φορές δηµιουργείται η ανάγκη για τακτοποίηση των µηνυµάτων σε φακέλους ώστε να είναι πιο εύκολη η ανεύρεση τους µετά από καιρό. 1. Κάντε εξί Κλικ επάνω σε ένα µήνυµα. Θα εµφανιστεί το πιο πάνω µενού. 2. Κάντε Κλικ σε κάποια επιλογή του ώστε να ενεργοποιηθεί. Τις πιο πολλές επιλογές του µενού αυτού τις είδαµε πιο πάνω. Μένει να δούµε τις επιλογές για τη διαχείριση των φακέλων και την προσθήκη στο βιβλίο διευθύνσεων. 1. Αφού κάνατε εξί Κλικ επάνω στο µήνυµα για να εµφανιστεί το µενού. 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Μετακίνηση σε φάκελο» ώστε να µετακινηθεί το µήνυµα σας σε κάποιο φάκελο που δηµιουργήσατε. Θα εµφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο: Υπάρχουν υποφάκελοι Η δηµιουργία φακέλων στο Outlook Express για την οργάνωση των µηνυµάτων έχει τη ίδια Νέος φάκελος
λογική µε τη δηµιουργία φακέλων στον Internet Explorer για την οργάνωση των Αγαπηµένων. 3. Επιλέξτε το φάκελο ή τον υποφάκελο στον οποίο θέλετε να µετακινήσετε το µήνυµα. 4. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». Το µήνυµα θα µετακινηθεί στον φάκελο που πριν λίγο επιλέξατε. ΣΗΜ: Αν αριστερά του φακέλου υπάρχει ένα σταυρός, σηµαίνει ότι υπάρχουν υποφάκελοι. Κάντε Κλικ επάνω στο σταυρό ώστε να αποκαλυφθούν οι υποφάκελοι. Ο σταυρός γίνεται µία οριζόντια παύλα. Για να τους κρύψετε ξανά κάντε Κλικ επάνω στην παύλα. Οι φάκελοι κρύβονται και η παύλα µετατρέπεται πάλι σε σταυρό. Αντιγραφή σε φάκελο ηµιουργία φακέλου Θέλω να τοποθετήσω όλα τα µηνύµατα που µου στέλνει η έδρα εκπαίδευσης σε ένα φάκελο τι θα πρέπει να κάνω; Να δηµιουργήσω ένα φάκελο & µετά να µετακινήσω όλα τα µηνύµατα σε αυτόν; Την ίδια ακριβώς διαδικασία θα πρέπει να ακολουθήσετε και όταν θέλετε να αντιγράψετε ένα µήνυµα σε ένα φάκελο ή υποφάκελο. Η διαφορά είναι ότι µε τη µετακίνηση σε κάποιο φάκελο το µήνυµα αποµακρύνεται από αρχικό τον φάκελο, ενώ µε την αντιγραφή, το µήνυµα τοποθετείται στο φάκελο ή τον υποφάκελο που θέλετε αλλά παραµένει και στον αρχικό. Στο πιο πάνω παράθυρο «Μετακίνηση» µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το κουµπί «Νέος φάκελος» ώστε να δηµιουργήσετε κάποιο φάκελο ή υποφάκελο. 1. Ενώ είστε στο πιο πάνω παράθυρο: Κάντε Κλικ στην επιλογή «Τοπικοί φάκελοι» αν θέλετε να δηµιουργήσετε ένα φάκελο στο πρώτο επίπεδο. Στο ίδιο επίπεδο δηλ. µε τους φακέλους εισερχόµενα, απεσταλµένα κλπ. Κάντε Κλικ σε κάποιο φάκελο ώστε να επιλεγεί αν θέλετε να δηµιουργήσετε ένα φάκελο µέσα στον επιλεγµένο. ηλ. έναν υποφάκελο. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Νέος Φάκελος». Θα εµφανιστεί το παρακάτω παράθυρο: Όλα τα µηνύµατα κρατούνται στο σκληρό δίσκο. Για να βελτιστοποιήσετε το χώρο που καταλαµβάνουν ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Αρχείο Φάκελος Συµπύκνωση όλων των φακέλων 3. Πληκτρολογήστε το όνοµα του φακέλου. 4. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». Το παράθυρο «Νέος φάκελος» θα κλείσει και ο φάκελος µε το όνοµα που πληκτρολογήσατε θα δηµιουργηθεί, όπως φαίνεται στο παράθυρο «Μετακίνηση». 2 ος ΤΡΟΠΟΣ:
Τι διαφορά έχει η επιλογή «Συµπύκνωση» από την επιλογή «Συµπύκνωση όλων φακέλων»; Μήπως µπορείτε να συµπυκνώσετε επιλεκτικά ορισµένους φακέλους και όχι όλους; 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Φάκελος». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «ηµιουργία» του υποµενού που εµφανίζεται. Θα εµφανιστεί το παράθυρο «ηµιουργία φακέλου»: Κλικ εδώ 4. Επιλέξτε το φάκελο µέσα στον οποίο θέλετε να δηµιουργήσετε έναν άλλο, όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. 5. Πληκτρολογήστε το όνοµα του φακέλου που θέλετε να δηµιουργήσετε. 6. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». Ο φάκελος θα δηµιουργηθεί και το παράθυρο θα κλείσει αµέσως. Μετονοµασία φακέλου Μερικές φορές µπορεί το όνοµα που δώσατε σε ένα φάκελο να µην σας ικανοποιεί και να θέλετε να το αλλάξετε. Έχετε τη δυνατότητα να το κάνετε αυτό. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Έκανα λάθος στο όνοµα του φακέλου που δηµιουργήθηκε πιο πάνω ώστε να οργανώσω καλύτερα τα µηνύµατα, πως µπορώ να αλλάξω το όνοµά του; Η επιλογή «Μετονοµασία» θα µε βοηθήσει σε αυτό; 1. Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να µετονοµάσετε. 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο» 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Φάκελος» 4. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Μετονοµασία» του υποµενού που εµφανίζεται. Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Μετονοµασία φακέλου».
2 ος ΤΡΟΠΟΣ: ιέγραψα τα µηνύµατα που υπήρχαν σε ένα φάκελο και πλέον δεν χρειάζοµαι ούτε τον φάκελο αυτό, θέλω να τον διαγράψω, µπορώ; Η επιλογή «ιαγραφή» θα µε βοηθήσει σε αυτό; 1. Κάντε εξί Κλικ στο φάκελο που θέλετε να µετονοµάσετε. Θα εµφανιστεί ένα µενού. 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Μετονοµασία». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Μετονοµασία φακέλου», όπως φαίνεται πιο κάτω: 1. Πληκτρολογήστε το νέο όνοµα του φακέλου. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». Ο φάκελος θα αλλάξει όνοµα και το παράθυρο θα κλείσει. ιαγραφή φακέλου Μερικές φορές πάλι µπορεί να θέλετε να διαγράψετε ένα φάκελο. Ακολουθήστε τα ίδια βήµατα που ακολουθήσατε µε τη «ηµιουργία» ή τη «Μετονοµασία» και επιλέξτε απλά την επιλογή «ιαγραφή». Θα εµφανιστεί ένα προειδοποιητικό µήνυµα. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Ναι» και ο φάκελος θα διαγραφεί. Μαζί µε τον φάκελο θα διαγραφούν και όλοι οι υποφάκελοι αν υπάρχουν.
ΒΙΒΛΙΟ ΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ ΤΟ ΠΑΡΑΘΥΡΟ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ ΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ Το Outlook express σας δίνει τη δυνατότητα να δηµιουργήσετε ένα ολόκληρο βιβλίο ηλεκτρονικών διευθύνσεων. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέγετε τους παραλήπτες χωρίς να χρειάζεται να θυµόσαστε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις τους, αφήστε που µπορεί να τις πληκτρολογήσετε και λάθος. Μία εταιρία έχει 870 πελάτες. Όλοι τους έχουν ηλεκτρονική διεύθυνση. Θέλει να ενηµερώνει κάθε φορά κάποιους από αυτούς ή όλους για τα νέα προϊόντα της. εν είναι δύσκολο να πληκτρολογεί κάθε φορά της ηλεκτρονική τους διεύθυνση; Πως µπορεί να απλοποιηθεί η διαδικασία αυτή ώστε να µη γίνονται και λάθη στην πληκτρολόγηση; Μήπως η χρησιµοποίηση του βιβλίου διευθύνσεων βοηθήσει σε αυτό; 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Εργαλεία». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Βιβλίο διευθύνσεων». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Βιβλίο διευθύνσεων». 2 ος ΤΡΟΠΟΣ: 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ιευθύνσεις», της γραµµής εργαλείων του Outlook express. Θα εµφανιστεί το παρακάτω παράθυρο: Μενού Γραµµή εργαλείων Επαφές Στο βιβλίο διευθύνσεων που βλέπετε στην πιο πάνω εικόνα µπορείτε να δείτε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις που είναι καταχωρηµένες. Κάνοντας ιπλό Κλικ επάνω σε κάποια επαφή, θα ανοίξει ένα παράθυρο µε όλες τις λεπτοµέρειες γύρω από την επαφή αυτή, όπως φαίνεται πιο κάτω:
Το Βιβλίο ιευθύνσεων του Outlook Express µπορεί να λειτουργήσει και ως ατζέντα. Σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρήσετε πάρα πολλά στοιχεία για τη συγκεκριµένη επαφή. Περιηγηθείτε στις καρτέλες της διπλανής εικόνας ώστε να δείτε το πλήθος των στοιχείων που µπορείτε να καταχωρήσετε. Έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τα στοιχεία του παραθύρου του «Βιβλίο διευθύνσεων», καθώς επίσης να αλλάξετε και τα στοιχεία των επαφών που φαίνονται στο βιβλίο διευθύνσεων. Παρακάτω περιγράφεται ο τρόπος µε τον οποίο γίνονται όλα αυτά: 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Προβολή». Αν θέλετε να αλλάξετε τη µορφή του παραθύρου του βιβλίου διευθύνσεων, τσεκάρετε ή ξετσεκάρετε τις τρεις πρώτες επιλογές του µενού. 2. Αν θέλετε να αλλάξετε τη µορφή των επαφών, επιλέξτε µία από τις τέσσερις επόµενες επιλογές του µενού «Προβολή». 3. Αν θέλετε να ταξινοµήσετε τις επαφές, κάντε Κλικ στην επιλογή «Ταξινόµηση» και επιλέξτε, από το υποµενού που εµφανίζεται, το κριτήριο της ταξινόµησης. ΝΕΑ ΕΠΑΦΗ Και το ερώτηµα είναι πως µπορώ να καταχωρήσω µία επαφή; Η απάντηση περιγράφεται αµέσως παρακάτω:
1. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο» του παραθύρου «Βιβλίο διευθύνσεων». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Νέα επαφή». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Ιδιότητες». 2 ος ΤΡΟΠΟΣ: 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ηµιουργία». Εµφανίζεται ένα µενού. 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Νέα επαφή». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Ιδιότητες»: Καταχωρηµένη διεύθυνση 1. Πληκτρολογήστε τα στοιχεία που σας ζητάει η καρτέλα «Όνοµα» του πιο πάνω παραθύρου. 2. Πληκτρολογήστε την ηλεκτρονική διεύθυνση µε µικρά αγγλικά γράµµατα. 3. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Προσθήκη» ώστε να καταχωρηθεί η ηλεκτρονική διεύθυνση. Αν θέλετε να τροποποιήσετε την ηλεκτρονική διεύθυνση κάντε Κλικ στο κουµπί «Επεξεργασία». Για να τη διαγράψετε κάντε Κλικ στο κουµπί «Κατάργηση». 4. Ενηµερώστε και τις άλλες καρτέλες µε τα στοιχεία που σας ζητούν. εν είναι βέβαια υποχρεωτικό να το κάνετε. 5. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ» και η επαφή σας καταχωρήθηκε πλέον στο βιβλίο διευθύνσεων. ΝΕΑ ΟΜΑ Α Το Outlook express σας δίνει τη δυνατότητα να δηµιουργείτε οµάδες επαφών. Αν στέλνετε συχνά τα ίδια µηνύµατα σε συγκεκριµένα άτοµα καλό είναι να τα κάνετε µία οµάδα ώστε να µην τα ψάχνετε κάθε φορά. Για να δηµιουργήσετε µία οµάδα ακολουθήστε τα ίδια βήµατα που ακολουθήσατε για να δηµιουργήσετε µία επαφή. Μόνο που αντί να κάνετε Κλικ στην επιλογή «Νέα Επαφή», κάντε Κλικ στην επιλογή «Νέα οµάδα». Αµέσως θα εµφανιστεί το παρακάτω παράθυρο:
Μία εταιρεία συµβούλων επιχειρήσεων απευθύνεται σε πελάτες µε διαφορετικά ενδιαφέροντα. Θέλει να τους στέλνει ενηµέρωση για τυχόν επιδοτήσεις. Οι επιδοτήσεις καλύπτουν µόνο τµήµα των πελατών της (π.χ. µεταποίηση) τους άλλους πελάτες µπορεί να µην τους ενδιαφέρει & ίσως τους µπερδέψει, πώς θα δηµιουργήσει οµάδες πελατών ώστε να τους στέλνει σχετική ενηµέρωση; Μπορεί το Outlook Express να διαχειριστεί οµάδες ηλεκτρονικών διευθύνσεων & πως γίνεται αυτό; 1. Στην περιοχή «Όνοµα οµάδας» πληκτρολογήστε ένα όνοµα για την οµάδα που θέλετε να δηµιουργήσετε. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Επιλογή µελών». Θα εµφανιστεί τα παρακάτω παράθυρο: 3. Επιλέξτε την επαφή που θέλετε να τοποθετήσετε στην οµάδα. 4. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Επιλογή ->». Η επαφή θα εµφανιστεί στην περιοχή «Μέλη:». 5. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». Για να επιστρέψετε στο παράθυρο «Ιδιότητες». Οι επαφές φαίνονται πλέον στο παράθυρο «Ιδιότητες». Μπορείτε να κάνετε Κλικ στο κουµπί «Κατάργηση» ώστε να αποµακρύνετε µία επαφή από την οµάδα. Αν θέλετε να προσθέσετε µία επαφή στην οµάδα κάντε ξανά Κλικ στο κουµπί «Επιλογή µελών». ΝΕΟΣ ΦΑΚΕΛΟΣ Μπορείτε να δηµιουργήσετε ένα φάκελο στο βιβλίο διευθύνσεων, ώστε να τοποθετήσετε εκεί τις διάφορες οµάδες επαφών που θα δηµιουργήσετε. Τόσο σε επίπεδο Outlook express όσο και σε επίπεδο βιβλίου διευθύνσεων οι δηµιουργία φακέλων βοηθάει στην καλύτερη οργάνωση των µηνυµάτων αφενός και στην καλύτερη οργάνωση των επαφών και των οµάδων αφετέρου. Για να δηµιουργήσετε ένα φάκελο ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: Μπορείτε να οργανώσετε τις επαφές
σας και τις οµάδες µε τέτοιο τρόπο ώστε µην χάνετε χρόνο κατά την αναζήτηση µίας επαφής. Η δυνατότητα που δίνει το Βιβλίο διευθύνσεων να δηµιουργείτε φακέλους για το σκοπό αυτό βοηθάει πολύ σε αυτή την οργάνωση. 1. Από το βιβλίο διευθύνσεων κάντε Κλικ στο κουµπί «ηµιουργία». Θα εµφανιστεί ένα µενού. 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Νέος φάκελος». Θα εµφανιστεί τα παρακάτω παράθυρο: 3. Πληκτρολογήστε το όνοµα του φακέλου. 4. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ΟΚ». Ο φάκελος θα εµφανιστεί στο παράθυρο «Βιβλίο διευθύνσεων». ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΑΤΟΜΩΝ Ι ΙΟΤΗΤΕΣ ΕΠΑΦΗΣ ΣΗΜ: Μπορείτε να διαγράψετε ένα φάκελο, όπως και να αλλάξετε το όνοµά του. Για να το κάνετε αυτό ακολουθήστε τα ίδια βήµατα που ακολουθήσατε κατά τη µετονοµασία και τη διαγραφή φακέλου στο βιβλίο διευθύνσεων. Το βιβλίο διευθύνσεων σας δίνει τη δυνατότητα να αναζητήσετε επαφές. Η αναζήτηση ή αλλιώς εύρεση, είναι η ίδια που µάθετε πιο πάνω σε επίπεδο Outlook express. Όπως ακριβώς από το παράθυρο του Outlook express αναζητήσατε κάποιο άτοµο, έτσι και από το παράθυρο του «Βιβλίο διευθύνσεων» µπορείτε µε τον ίδιο ακριβώς τρόπο να αναζητήσετε κάποιο άτοµο. Η διαδικασία είναι ολόιδια. Από το βιβλίο διευθύνσεων µπορείτε να δείτε τα χαρακτηριστικά µίας επαφής. 1. Επιλέξτε την επαφή που θέλετε. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Ιδιότητες» της γραµµής εργαλείων του βιβλίου διευθύνσεων. Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Ιδιότητες» της επαφής που επιλέξατε.
Έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε ένα βιβλίο διευθύνσεων από άλλο υπολογιστή, όπως επίσης και να εξάγετε το βιβλίο διευθύνσεων του υπολογιστή σας ώστε να χρησιµοποιηθεί από άλλους. 2 ος ΤΡΟΠΟΣ: Εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο 1. Από το βιβλίο διευθύνσεων, κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Ιδιότητες». Θα εµφανιστεί το πιο κάτω παράθυρο: ΙΑΓΡΑΦΗ ΕΠΑΦΗΣ Από το παράθυρο «Βιβλίο διευθύνσεων» µπορείτε να διαγράψετε µία επαφή. Είχατε καταχωρηµένο στις επαφές κάποιον ο οποίος άλλαξε ηλεκτρονική διεύθυνση και δεν µπορείτε να µάθετε τη νέα. εν θέλετε να του στέλνετε µηνύµατα, δεν σας χρειάζεται πλέον, πώς θα αποµακρύνετε την επαφή από το βιβλίο διευθύνσεων; Μήπως η διαγραφή επαφής σας βοηθήσει να επιτύχετε 1. Επιλέξτε την επαφή. 2. Κάντε Κλικ στο κουµπί «ιαγραφή», όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Η επαφή θα διαγραφεί, αφού νωρίτερα λάβετε µία προειδοποίηση. 2 ος ΤΡΟΠΟΣ:
αυτό που θέλετε; 1. Επιλέξτε την επαφή. 2. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 3. Κάντε Κλικ στην επιλογή «ιαγραφή». Η επαφή θα διαγραφεί, αφού νωρίτερα λάβετε µία προειδοποίηση. ΕΚΤΥΠΩΣΗ Μπορείτε να εκτυπώσετε τις επαφές ώστε να τις έχετε στο χαρτί. Η εκτύπωση είναι εύκολη υπόθεση: Για να βγείτε από το βιβλίο διευθύνσεων, όπως και από κάθε άλλο πρόγραµµα κάντε Κλικ στην επιλογή «Έξοδος» του µενού «Αρχείο». 1. Κάντε Κλικ στο µενού «Αρχείο». 2. Κάντε Κλικ στην επιλογή «Εκτύπωση». Θα εµφανιστεί το παράθυρο «Εκτύπωση», κάντε τις ανάλογες ρυθµίσεις και προχωρήστε στην εκτύπωση. 2 ος ΤΡΟΠΟΣ: 1. Κάντε Κλικ στο κουµπί «Εκτύπωση» της γραµµής εργαλείων, όπως δείχνει ο δείκτης του ποντικιού. Θα εµφανιστεί το παράθυρο εκτύπωσης.
ΑΝΑΚΕΦΑΛΑΙΩΣΗ Μπορείτε να βρείτε ένα µήνυµα χρησιµοποιώντας την Εύρεση µηνύµατος. Μπορείτε να ταξινοµήσετε τα µηνύµατα σε βάση κάποια στήλη ώστε να είναι πιο εύκολη η αναζήτηση κάποιου µηνύµατος. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε επιπλέον στήλες στα µηνύµατα ώστε να βλέπετε περισσότερες λεπτοµέρειες για το καθένα. Με το µενού του µηνύµατος µπορείτε να διαχειριστείτε γρήγορα και εύκολα ένα µήνυµα. Φυσικά µπορείτε να διαχειριστείτε φακέλους για καλύτερη οργάνωση των µηνυµάτων. Το βιβλίο διευθύνσεων είναι από µόνο του ένα πρόγραµµα καταχώρησης ηλεκτρονικών διευθύνσεων αλληλογραφίας το οποίο ενεργοποιείται µέσα από το Outlook Express. Μπορείτε να καταχωρήσετε µία επαφή και να δηµιουργήσετε µία οµάδα επαφών. Φυσικά µπορείτε να δηµιουργήσετε φακέλους και να διαχειριστείτε φακέλους ώστε να οργανώσετε καλύτερα τις επαφές όπως ακριβώς κάνετε και µε τη διαχείριση φακέλων για καλύτερη οργάνωση µηνυµάτων. Φυσικά µπορείτε να εκτυπώσετε τις επαφές στον εκτυπωτή. ΑΣΚΗΣΕΙΣ Προϋπόθεση για να λυθούν όλα τα υποερωτήµατα των παρακάτω ασκήσεων είναι να είναι ήδη εγκατεστηµένος κάποιος λογαριασµός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και να έχει δεχτεί κάποια µηνύµατα για να µπορέσουµε να τα διαχειριστούµε. Σε περίπτωση που δεν έχετε διαθέσιµο κάποιο λογαριασµό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, αγνοήστε απλώς τα υποερωτήµατα που αναφέρονται σε ηλεκτρονικά µηνύµατα και δεν γίνεται να απαντηθούν. Άσκηση 1 1. Ξεκινήστε το MS Outlook Express. 2. Ανοίξτε τον φάκελο µε την εισερχόµενη αλληλογραφία. 3. Ανοίξτε και διαβάστε το πρώτο µήνυµα. 4. Κλείστε αυτό το µήνυµα. 5. Σηµάνετε αυτό το µήνυµα ως µη αναγνωσµένο. 6. Ρυθµίστε κατάλληλα την εφαρµογή, ώστε στο παράθυρο προβολής των εισερχοµένων µηνυµάτων να φαίνεται και η στήλη Μέγεθος. 7. Ταξινοµήστε τα εισερχόµενα µηνύµατα αλφαβητικά ως προς το θέµα τους. 8. ηµιουργήστε ένα φάκελο µε όνοµα "ΕΓΩ" ως υποφάκελο του φακέλου "Εισερχόµενα". 9. Μεταφέρετε σε αυτόν τον φάκελο τα δυο πρώτα µηνύµατα σας. 10. Προβείτε στις κατάλληλες ενέργειες, προκειµένου στην προεπισκόπηση των µηνυµάτων να µην εµφανίζεται η κεφαλίδα. 11. Αν υπάρχει κάποιο µήνυµα που η διεύθυνση του αποστολέα δεν έχει καταχωρηθεί στο βιβλίο διευθύνσεων φροντίστε για αυτό. 12. Με την χρήση της βοήθειας του Outlook Express αναζητήστε πληροφορίες για το λήµµα "Ανάγνωση µηνυµάτων αλληλογραφίας χωρίς σύνδεση". 13. Αντιγράψτε την πρώτη παράγραφο του αποτελέσµατος της αναζήτησης βοήθειας που προβήκατε (έως..χωρίς σύνδεση) σε νέο µήνυµα που θα δηµιουργήσετε. 14. Αποστείλατε το µήνυµα αυτό, συγχρόνως, στις παρακάτω διευθύνσεις «student1@interactive.gr» και «student2@interactive.gr». Κοινοποιείστε το στην διεύθυνση «Student3@interactive.gr». Φροντίστε οι πρώτοι παραλήπτες να γνωρίζουν ότι αποστείλατε το µήνυµα και στο δεύτερο. 15. Αποθηκεύστε στην επιφάνεια εργασίας το πρώτο συνηµµένο αρχείο της λίστας µηνυµάτων. Χρησιµοποιήστε το προτεινόµενο όνοµα.
16. Ρυθµίστε την εφαρµογή ώστε να γίνεται έλεγχος για νέα µηνύµατα κάθε 20 λεπτά. 17. Τερµατίστε το Outlook Express. Άσκηση 2 1. Ξεκινήστε το Outlook Express. 2. ηµιουργήστε 3 νέες εγγραφές µε τις παρακάτω ιδιότητες. a. Όνοµα :Μαρία Επώνυµο :Σαββάκη E-mail :maria_sav@mail.gr b. Όνοµα :Σοφία Επώνυµο : ούρβα E-mail :Sofy_D@mail.gr c. Όνοµα :Χρήστος Επώνυµο :Γκαρσούδης E-mail :Chris_G@mail.gr 3. ηµιουργήστε µια νέα οµάδα επαφών µε όνοµα "Μαθητές". 4. Προσθέστε ως µέλος στην οµάδα επαφών "Μαθητές" µια νέα επαφή µε τα παρακάτω στοιχεία: a. Όνοµα :Αναστασία Επίθετο :Βαντσιούρη E mail :Anastasia@mail.gr 5. Προσθέστε την υπάρχουσα επαφή για την Σοφία ούρβα στην οµάδα επαφών "Μαθητές". 6. ηµιουργήστε ένα φάκελο µε όνοµα "Φίλοι" στο βιβλίο διευθύνσεων. 7. Προσθέστε τις υπόλοιπες 2 επαφές σε αυτόν τον φάκελο. 8. Κλείστε το βιβλίο διευθύνσεων. 9. ηµιουργήστε ένα νέο µήνυµα. 10. Εισάγετε σαν παραλήπτη την Μαρία και κοινοποιήστε το στην Σοφία. 11. Εισάγετε σαν θέµα του µηνύµατος την ευχή "ΚΑΛΟ ΦΘΙΝΟΠΩΡΟ". 12. Στο παράθυρο του προς αποστολή µηνύµατος σας πληκτρολογήστε το κείµενο: ΣΑΣ ΕΥΧΟΜΕ ΚΑΛΟ ΦΘΝΟΠΩΡΟ". 13. Εφαρµόστε ορθογραφικό έλεγχο στο κείµενο και διορθώστε τα λάθη. 14. Προσθέστε σαν συνηµµένο αρχείο µια φωτογραφία της επιλογής σας. 15. Ορίστε την προτεραιότητα του µηνύµατος σε υψηλή. 16. Ρυθµίστε την εφαρµογή ώστε να µην προσαρτάται το πρωτότυπο κείµενο κατά την απάντηση σε ένα µήνυµα. 17. Αποστείλετε το µήνυµα. 18. Τερµατίστε το MS Outlook Express.