ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΚΑΙ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΚΑΙ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ Γενικά για τις προμήθειες Επιλογή προμηθευτή Συμβάσεις

ΓΕΝΙΚΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ (1) Παγκόσμια πραγματικότητα: Ένα σημαντικό μέρος της αξίας ενός έργου δαπανάται στις προμήθειες. Η σπουδαιότητα ενός προμηθευτή εξαρτάται από: - Την αξία των αγοραζόμενων προϊόντων ή υπηρεσιών συγκριτικά με τη συνολική αξία του έργου. - Την κρισιμότητα των αγοραζόμενων ειδών για την υλοποίηση του έργου. - Τη χρονική στιγμή της αγοράς.

ΓΕΝΙΚΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ (2) Τμήμα του οργανισμού για τις προμήθειες. Το πλήθος των υπευθύνων και η οργανωτική δομή του αντίστοιχου τμήματος, εξαρτάται από: - Τη δυνατότητα του οργανισμού για απασχόληση προσωπικού σε αντίστοιχο τομέα. - Το φόρτο εργασίας. - Το πλήθος προμηθειών. - Το μέγεθος προμηθειών. - Την εξειδίκευση προσωπικού. - Τη χρήση τεχνολογίας. - Το νομικό και εμπορικό πλαίσιο συναλλαγών.

ΓΕΝΙΚΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ (3) Διαδικασία προμηθειών. - Αναζήτηση υποψήφιων προμηθευτών. - Εξεύρεση υποψήφιων προμηθευτών. - Διαπραγματεύσεις για τον καθορισμό των τελικών τιμών, του τρόπου παράδοσης της παραγγελίας και του τρόπου πληρωμής (με ανοιχτή δημοπρασία ή όχι). - Πιθανή σύνταξη συμφωνητικού/σύμβασης. - Υποβολή της παραγγελίας. - Παραλαβή της παραγγελίας. - Έλεγχος πληρότητας και ποιότητας των υλικών. - Παραλαβή δελτίου αποστολής. - Εξόφληση προμηθευτή.

ΓΕΝΙΚΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ (4) Υπεύθυνοι προμηθειών. Οι μεγάλες επιχειρήσεις έχουν αυτόνομα τμήματα για τις προμήθειες. Η δομή των τμημάτων μπορεί να είναι: - κεντρική. Ο έλεγχος των προμηθειών, γίνεται από ένα κεντρικό τμήμα. Από κάθε έργο κοινοποιούνται οι απαιτήσεις σε προμήθειες και κατόπιν συντονίζει όλες τις σχετικές ενέργειες. Η παραπάνω διαδικασία γίνεται από το τμήμα αυτό. - αποκεντρωμένη. Υπεύθυνος για τις προμήθειες σε κάθε έργο είναι ο διαχειριστής του. Φροντίζει για τη διαδικασία και επιλέγει τους προμηθευτές. - Συνήθως ακολουθείται μικτό σύστημα (κεντρικός έλεγχος για μεγάλες παραγγελίες και διαχειριστής έργου για μικρές).

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ (1) Οι στόχοι για τη σωστή προμήθεια σε κάθε δραστηριότητα συνδυάζονται με τους στόχους του έργου. Οι πιο βασικοί είναι ο χρόνος, το κόστος και η ποιότητα. Κεντρικά σημεία στρατηγικής προμηθειών: Ποσότητα Ποιότητα Τιμή - Χρόνος και τόπος παράδοσης. Άγνοια της αγοράς αναζήτηση στοιχείων για τη συμμετοχή σε ανάλογα έργα και η ενημέρωση για την επαγγελματική του συμπεριφορά. Παραμένει το ερώτημα της εμπιστοσύνης προς τον προμηθευτή.

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ (2) Ποσότητα. - Παλαιότερα επικρατούσε η λογική των μεγάλων παραγγελιών για την επίτευξη καλύτερης τιμής μέσω μεγαλύτερων εκπτώσεων. - Αυτό οδηγούσε όμως στη δημιουργία μεγάλων αποθεμάτων για παρατεταμένα χρονικά διαστήματα, που με τη σειρά της προκαλούσε προβλήματα στην ποιότητα των υλικών. - Σήμερα η ποσότητα χαρακτηρίζεται από πιο ορθολογική αντιμετώπιση.

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ (3) Ποσότητα (συνέχεια). - Οι παραγγελίες, πλέον, αφορούν μόνο τις αναγκαίες ποσότητες για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας. - Έτσι αντιμετωπίζονται και τυχόν αβεβαιότητες για το μέλλον. - Σωστή λειτουργία της διαδικασίας προμηθειών υπάρχει μόνο όταν εφαρμόζονται κατάλληλα συστήματα διαβίβασης παραγγελιών και διαχείρισης της διαδικασίας προμήθειας. - Προσοχή!!! διαφορετική αντιμετώπιση έργων με επαναλαμβανόμενα τμήματα (οδοποιίες) και έργων με μοναδικά τμήματα.

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ (4) Ποιότητα. Η ποιότητα των αγαθών και των υπηρεσιών μπορεί να προσδιοριστεί: - Με δοκιμαστική προσφορά αγαθών ή υπηρεσιών. - Από την προϋπάρχουσα φήμη. - Με πιστοποίηση ή αξιολόγηση του συστήματος ποιότητας ενός προμηθευτή.

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ (5) Τιμή. - Η λήψη μιας απόφασης που αφορά προμήθεια, και μάλιστα στη σωστή τιμή, αποτελεί ένα πρόβλημα. - Στους οργανισμούς έργων επιδιώκεται η δημιουργία μακροχρόνιων σχέσεων ανάμεσα στον αγοραστή και τον προμηθευτή. - Είναι όμως έτσι εξασφαλισμένος ο πελάτης;

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ (6) Τιμή (συνέχεια). - Αρχικά ένας μόνιμος προμηθευτής μπορεί να προσφέρει χαμηλότερες τιμές για να διατηρήσει τη θέση του. Όσο όμως περνάει ο χρόνος η μόνιμη συνεργασία ενδέχεται να προκαλέσει προβλήματα, ειδικά εάν δεν υπάρχει πρόβλεψη για άμεση αναζήτηση αντίστοιχου προμηθευτή (κίνδυνοι χρεωκοπίας του προμηθευτή, κρυφές αυξήσεις τιμών, κ.α.). - Επίσης, ο πελάτης πρέπει να ελέγξει και τυχόν αύξηση των τιμών των προϊόντων σε βάθος χρόνου αλλά και την ευελιξία των πληρωμών.

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ (7) Χρόνος παράδοσης προμηθειών. - Κλασσικό σημείο διαφωνιών μεταξύ των δύο μερών. - Δεν είναι εύκολο να αποδειχθεί σε ποιόν οφείλεται η καθυστέρηση στην παράδοση της παραγγελίας (γραφειοκρατία από την πλευρά του πελάτη, του προμηθευτή ή του γενικού αντιπροσώπου). - Η τακτική ενημέρωση της πορείας της παραγγελίας λύνει αρκετά από τα προβλήματα που ενδεχομένως προκύψουν.

ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ (1) Τύποι συμβάσεων υλοποίησης μιας εργασίας. - με σταθερό τίμημα. Το χρηματικό ποσό που συμφωνήθηκε για την εργασία που θα εκτελεστεί είναι συγκεκριμένο και δεν θα δοθούν επιπλέον χρήματα. - με διαχωρισμό χρόνου και υλικών. Ο πελάτης συμφωνεί για ξεχωριστή αμοιβή εργασίας από το κόστος των υλικών αύξηση διαφάνειας του κόστους, ειδικά εκεί όπου τα υλικά αποτελούν μεγάλο ποσοστό του κόστους της δραστηριότητας.

ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ (2) Τύποι συμβάσεων για προμήθεια υλικών. - με ανώτερο όριο κόστους. Ο πελάτης θέτει το μέγιστο κόστος που μπορεί να πληρώσει και ο προμηθευτής υπολογίζει τι μπορεί να προσφέρει σε αυτό το ποσό. - με προσαύξηση κόστους. Ο πελάτης συμφωνεί να καλύψει το κόστος που επωμίζεται ο προμηθευτής από ένα έργο, προσαυξημένο με ένα περιθώριο κέρδους του προμηθευτή.

ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ (3) Βήματα προετοιμασίας σύμβασης. - Εύρεση αυτών που διαθέτουν την τεχνική ικανότητα και δυνατότητα να εκτελέσουν το έργο. - Εντοπίζονται πιθανοί μειοδότες - Εξασφαλίζονται σημαντικές πληροφορίες για το πώς μπορεί να βελτιωθεί περαιτέρω αυτό που ζητήθηκε, για παράδειγμα να μειωθεί το κόστος με μικρές αλλαγές στις προδιαγραφές. - Καλούνται οι πιθανοί μειοδότες να υποβάλουν αναλυτικό κοστολόγιο των προτάσεών τους. - Ολοκληρώνονται οι προσφορές μπορεί σε ένα ή περισσότερους κύκλους (μέχρι τη βέλτιστη συμφωνία). - Κύριος στόχος η ικανοποίηση και των δύο πλευρών.

ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ (4) Άλλα θέματα συμβάσεων. - Ποινικές ρήτρες. Χρησιμοποιούνται σε πολλούς τομείς για να πιέσουν τους προμηθευτές να κάνουν όσα υποσχέθηκαν. Στην πράξη, όλα δείχνουν ότι οι ρήτρες αντιμετωπίζονται ως έσχατη λύση και από τις δύο πλευρές καθώς από εκεί και μετά παύει το καλό επίπεδο συνεργασίας. - Εγγυήσεις ποιότητας. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζονται τόσο ο πελάτης όσο και ο προμηθευτής ή ο εργολάβος, ότι θα καλυφθούν οι απαιτήσεις ποιότητας από πλευράς του δεύτερου. Οι εγγυήσεις μπορεί να αποτελέσουν πλεονέκτημα ενός προμηθευτή έναντι κάποιου άλλου που δεν μπορεί να τις καλύψει.

ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ (5) Άλλα θέματα συμβάσεων (συνέχεια). - Χρηματική εγγύηση. Ακόμη και όταν ολοκληρωθούν τα μεγάλα έργα, συχνά απομένουν κάποιες εργασίες που πρέπει να γίνουν. Ο πελάτης μπορεί να επιμένει να παρακρατήσει ένα μέρος των χρημάτων για να διασφαλίσει ότι θα ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες με τρόπο ικανοποιητικό. - Τμηματικές πληρωμές. Για να αντιμετωπίσουν τυχόν οικονομικά προβλήματα οι προμηθευτές, συνηθίζεται σε πολλά έργα να γίνονται ενδιάμεσες πληρωμές κατά την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.