ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΡΗΤΗΣ Οδηγίες καλής χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Η ηλεκτρονική επικοινωνία είναι απόλυτα αναγκαία για την αποτελεσματική λειτουργία του Πανεπιστημίου, αλλά και για τη συγκρότηση της πανεπιστημιακής κοινότητας. Η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να γίνεται με σεβασμό όλων των μελών του Πανεπιστημίου και με φροντίδα για τη λελογισμένη χρήση των διαθέσιμων υλικών πόρων. Παρακάτω δίδονται οδηγίες καλής χρήσης. Θα δοθούν χωριστά οπτικοποιημένες οδηγίες ρυθμίσεων για προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πριν από τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να εξετάζετε αν είναι πράγματι ο πλέον κατάλληλος και έγκαιρος τρόπος επικοινωνίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα τηλεφώνημα μπορεί να αρκεί, ή μια σύντομη συνάντηση επιτρέπει ζωντανό διάλογο, που λύνει ζητήματα που θα έπαιρναν πολλή ώρα συγγραφής και ανταλλαγής σειράς μηνυμάτων, με απαντήσεις και ανταπαντήσεις. Υπάρχει διπλή δυνατότητα πρόσβασης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Πανεπιστημίου, είτε μέσω ενός προγράμματος, όπως το ελεύθερης χρήσης Mozilla Thunderbird (http://www.mozilla.org/el/thunderbird/), είτε μέσω διαδικτυακού ταχυδρομείου (Webmail). Τα προγράμματα διαχείρισης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εγκαθίστανται στον προσωπικό μας υπολογιστή και παρέχουν μεγάλες δυνατότητες ρυθμίσεων. Το διαδικτυακό ταχυδρομείο παρέχει τη δυνατότητα απομακρυσμένης και ασφαλούς πρόσβασης από οποιονδήποτε υπολογιστή, αρκεί να έχει σύνδεση στο Διαδίκτυο. Για το Πανεπιστήμιο Κρήτης συνδέεστε στη διαδικτυακή διεύθυνση http://webmail.uoc.gr Διαχείριση λήψης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Τα μέλη του Πανεπιστημίου απαιτείται να ελέγχουν την αλληλογραφία τους αρκετά συχνά, ανάλογα με τη θέση τους ή την υπηρεσία στην οποία εργάζονται. Όλοι χρειάζεται να ελέγχουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία τους τουλάχιστον μία φορά την ημέρα, και για πολλούς είναι αναγκαίο να την ελέγχουν πολύ πιο συχνά. Στις ρυθμίσεις του διακομιστή της αλληλογραφίας μπορεί να ρυθμισθεί η αυτόματη ενημέρωση για λήψη νέων μηνυμάτων κάθε 15 λεπτά, για παράδειγμα, ή με άλλη συχνότητα προσαρμοσμένη στις ανάγκες του χρήστη. Η περίοδος ελέγχου δεν χρειάζεται ωστόσο να είναι μικρότερη των πέντε λεπτών.
Η πρόσβαση στα εισερχόμενα μηνύματα ελέγχεται από έναν κωδικό. Επειδή τα μηνύματα μπορεί να είναι αυστηρά προσωπικά, είναι απαραίτητο να εξασφαλίζεται το απόρρητο. Το λογισμικό που διαχειρίζεται την αλληλογραφία επιτρέπει την απομνημόνευση του κωδικού πρόσβασης, το οποίο είναι βολικό, αλλά δε συνιστάται, γιατί οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στον υπολογιστή σας μπορεί να διαβάσει τα μηνύματά σας. Ακόμα καλύτερα θα είναι να ελέγχεται και η πρόσβαση στον υπολογιστή σας, που κατά προτίμηση πρέπει να γίνεται με άλλο κωδικό. Έτσι εξασφαλίζεται η προσωπική πρόσβαση και στην αλληλογραφία που φυλάσσεται τοπικά, για την οποία γίνεται αναφορά παρακάτω. Σε κάθε περίπτωση ποτέ μη δώσετε τον κωδικό πρόσβασής σας σε οποιονδήποτε. Όταν η αλληλογραφία φτάνει στον υπολογιστή σας θα καταχωρηθεί σε ένα φάκελο εισερχομένων. Θα πρέπει να εξετάζετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται στη λίστα. Καλό θα είναι στις εμφανιζόμενες πληροφορίες να φροντίσετε να περιλαμβάνεται και το μέγεθος του μηνύματος. Φροντίστε να διαγράψετε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία και θυμηθείτε να προχωράτε σε συχνή οριστική διαγραφή των μηνυμάτων που βρίσκονται στον κάδο των διαγραμμένων. Διακρίνετε μεταξύ των μηνυμάτων, με βάση το αντικείμενο ή τον αποστολέα, εκείνα που θα πρέπει να ασχοληθείτε μαζί τους επειγόντως. Γενικά είναι καλό να μην αφήνετε να σωρεύονται πάρα πολλά μηνύματα για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να απαντηθούν ως προς τις ενέργειες που συνεπάγονται κατά περίπτωση. Μετά τον έλεγχο της αλληλογραφίας σας είναι προτιμότερο να παραμένει για κάποιο διάστημα στο διακομιστή. Η πρακτική αυτή σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στα μηνύματά σας από οποιαδήποτε τοποθεσία (για παράδειγμα στο σπίτι και στο γραφείο και μέσω διαδικτυακής πρόσβασης). Ωστόσο είναι αναγκαίο να ελευθερώνετε χώρο στο διακομιστή αρκετά συχνά, γιατί ο χώρος που είναι διαθέσιμος στον εξυπηρετητή δεν είναι απεριόριστος και δεν χρησιμοποιείται μόνο από εσάς. Μπορείτε να διαθέτετε την αλληλογραφία σας «τοπικά» στον υπολογιστή σας ανοίγοντας φακέλους και μεταφέροντας σε αυτούς την αλληλογραφία. Αυτό σας δίνει επιπλέον τη δυνατότητα αρχειοθέτησης της αλληλογραφίας για γρηγορότερη αναζήτηση μηνυμάτων. Κατά τη λήψη της αλληλογραφίας, ή και μεταγενέστερα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν φίλτρα για αυτόματη διαχείριση ή επεξεργασία των μηνυμάτων. Ο εντοπισμός των μηνυμάτων προς επεξεργασία μπορεί να γίνει με διάφορα κριτήρια, όπως ο αποστολέας ή το αντικείμενο. Τα φίλτρα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αυτοματοποίηση της αρχειοθέτησης. Ωστόσο μια άλλη χρήση ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα είναι η αναγνώριση και απόρριψη ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Αυτή η χρήση απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή για την αποφυγή διαγραφής ψευδώς ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, το οποίο σημαίνει ότι μπορεί να πετάξετε ένα μήνυμα που σας ενδιαφέρει. Οι εξυπηρετητές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας διαθέτουν εργαλεία για να εξουδετερώνουν ανεπιθύμητα και μαζικά αποστελλόμενα μηνύματα. Ωστόσο ένας αριθμός ανεπιθύμητων μηνυμάτων μπορεί να φθάσουν ως την προσωπική σας γραμματοθυρίδα. Ανάλογα με το διακομιστή μπορεί κάποια μηνύματα να φθάσουν σημαδεμένα ως ανεπιθύμητα. Αν συμφωνείτε με το χαρακτηρισμό, δεν έχετε παρά να τα διαγράψετε. Μπορείτε επίσης τα ήδη χαρακτηρισμένα ως ανεπιθύμητα μηνύματα να τα διαγράψετε αυτόματα χρησιμοποιώντας τα φίλτρα που διαθέτετε. Επιπλέον μπορείτε να έχετε προσωπικά κριτήρια για τον χαρακτηρισμό της αλληλογραφίας που φθάνει μέχρι τη γραμματοθυρίδα σας. Μπορείτε να στείλετε αυτόματα
στον κάδο μηνύματα ενός συγκεκριμένου αποστολέα, αλλά αυτό δε συνιστάται για αποστολείς μέσα από το Πανεπιστήμιο. Πιο αποτελεσματική μπορεί να είναι η απόρριψη μηνυμάτων με βάση το θέμα ή/και το περιεχόμενό τους. Αν για παράδειγμα δεν σας ενδιαφέρουν μηνύματα με πολιτικό περιεχόμενο, σκεφθείτε μια λέξη-κλειδί που χαρακτηρίζει αποκλειστικά αυτά τα μηνύματα για να τα στείλετε αυτόματα στον κάδο. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται για ανεπιθύμητα μηνύματα που προσφέρουν τη δυνατότητα διαγραφής από τη λίστα των παραληπτών (unsubscribe). Μπορεί να πρόκειται για παγίδα για να υπάρξει επιβεβαίωση της εγκυρότητας της ηλεκτρονικής σας διεύθυνσης. Ένας άλλος τρόπος που χρησιμοποιείται από αυτούς που «ψαρεύουν» ηλεκτρονικές διευθύνσεις είναι το «κατέβασμα» εικόνων που περιέχονται σε ένα μήνυμα. Είναι επομένως φρόνιμο να μην είναι ενεργοποιημένο το αυτόματο «κατέβασμα» εικόνων. Έαν θέλετε να βλέπετε τις εικόνες που περιέχονται σε ένα μήνυμα μπείτε στον κόπο να τις φέρετε επιβεβαιώνοντας ότι επιθυμείτε τη λήψη τους. Τα συνημμένα αρχεία που αποστέλλονται μαζί με ένα συνηθισμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή. Για να ανοίξετε ένα συνημμένο πρέπει να έχετε το πρόγραμμα που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του, στην ίδια ή σε μεταγενέστερη έκδοση. Τα συνημμένα αρχεία δεν είναι υποχρεωτικά αυτό που φαίνεται να είναι, και μπορεί να είναι φορείς για επιθέσεις ιών. Παρά το γεγονός ότι όλα τα ηλεκτρονικά μηνύματα ελέγχονται για ιούς από τους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι μεμονωμένοι χρήστες πρέπει να συνεχίσουν να είναι πολύ προσεκτικοί. Θα πρέπει να έχετε πάντοτε ενημερωμένο λογισμικό αντιμετώπισης των ιών, και δεν πρέπει ποτέ να ανοίγετε ένα συνημμένο, εάν δεν γνωρίζετε τον αποστολέα. Συνημμένα αρχεία που σας ενδιαφέρουν θα είναι καλό να αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε το ταχύτερο δυνατό να διαγράψετε τα μηνύματα που περιέχουν αυτά τα αρχεία ως συνημμένα για να μην επιβαρύνουν τον αποθηκευτικό χώρο στην εξυπηρετητή της αλληλογραφίας. Αποστολή μηνυμάτων Το πρώτο πράγμα που πρέπει να σκέφτεστε πριν αποστείλετε ένα μήνυμα είναι ο κατάλογος των παραληπτών, ο οποίος πρέπει να περιλαμβάνει μόνο όσους πραγματικά πρέπει να γνωρίσουν το μήνυμά σας ή μπορεί να ενδιαφέρονται για αυτό. Η αποστολή σε μεγάλες λίστες πρέπει να αποφεύγεται. Χρησιμοποιείστε αυτή τη δυνατότητα που σας παρέχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με αυτοσυγκράτηση. Στέλνοντας ένα μήνυμα σε κάποιον ζητάτε την προσοχή του και ίσως προκαλείτε απαντήσεις που αν αποσταλούν μαζικά σε λίστες παραληπτών φορτώνουν χωρίς λόγο τους εξυπηρετητές του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιβαρύνουν τα δίκτυα επικοινωνίας. Καλό θα είναι επίσης να διακρίνετε τους άμεσους παραλήπτες από τους παραλήπτες που απλά λαμβάνουν γνώση, στους οποίους το μήνυμα κοινοποιείται. Οι άμεσοι (To) παραλήπτες καλούνται να ενεργήσουν, ενώ οι έμμεσοι (cc) απλώς ενημερώνονται. Η κρυφή κοινοποίηση (Bcc) μπορεί να είναι ενίοτε χρήσιμη, αλλά υπάρχουν πρακτικά και ηθικά ζητήματα για τη χρήση της, γι' αυτό συνιστάται ισχυρά να αποφεύγεται. Μπορεί να θέλετε να κρύψετε τις διευθύνσεις εάν είναι πολλές, ή δεν επιθυμείτε να τις κάνετε γνωστές σε όλους τους παραλήπτες. Ωστόσο, θα μπορούσε η χρήση της κρυφής
κοινοποίησης να είναι παραπλανητική, αν δεν γίνεται σαφές στους αποδέκτες ποιός άλλος έχει διαβάσει το μήνυμα. Καλή πρακτική σε αυτή την περίπτωση είναι η αναφορά στο κείμενο του μηνύματος, ότι έχει χρησιμοποιηθεί κρυφή κοινοποίηση σε μια ομάδα που περιγράφεται χωρίς να δίδονται οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Πρέπει πάντοτε να αναγράφετε το θέμα του μηνύματός σας. Τα μηνύματα χωρίς θέμα δυσκολεύουν τον παραλήπτη. Το θέμα δεν πρέπει να είναι αόριστο, αντίθετα θα πρέπει να είναι κατά το δυνατό σύντομο, ακριβές και συγκεκριμένο. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι όσο θέλετε μακροσκελή, αλλά θα πρέπει να προσπαθείτε να είναι σύντομα. Σκεφθείτε ότι μερικοί βρίσκουν δύσκολο να διαβάζουν μεγάλα κείμενα σε μια οθόνη. Προσέξτε ιδιαίτερα αν απαντάτε σε μηνύματα ή αν προωθείτε μηνύματα να αφαιρείτε τα τμήματα που είναι περιττό να αποσταλούν, γιατί είναι ήδη γνωστά από προηγούμενες αποστολές. Επισυνάπτετε αρχεία στα μηνύματα που στέλνετε, μόνο εάν είναι απαραίτητο. Αν το μήνυμά σας είναι απλό κείμενο και δεν χρειάζεται ιδιαίτερη μορφοποίηση, μπορείτε να το στείλετε στο σώμα του μηνύματος, και όχι ως έγγραφο Word ή PDF. Στείλετε ένα έγγραφο σε Word, εάν είναι αρκετές σελίδες ή εάν περιέχει πίνακες και σχήματα που δεν μπορούν να αποδοθούν σε ένα μήνυμα απλού κειμένου. Αποφεύγετε να στέλνετε συνημμένα αρχεία σε μεγάλες ομάδες παραληπτών. Εάν θέλετε να διανείμετε ένα έγγραφο σε πολλούς το καλύτερο είναι να το βάλετε στην ιστοσελίδα σας και να στείλετε μόνο τη διεύθυνση της σελίδας. Αν δεν ξέρετε πώς γίνεται αυτό, ή αν δεν έχετε δικό σας δικτυακό χώρο, και εφόσον πρόκειται για ανακοινώσεις γενικού ενδιαφέροντος η ανάγκη αυτή θα μπορούσε να εξυπηρετηθεί από το Πανεπιστήμιο, μέσω των υπευθύνων των ιστοσελίδων. Γενικά είναι καλή πρακτική να απαντά κανείς αμέσως σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μάλιστα ο αποστολέας μπορεί να ενδιαφέρεται να λάβει απάντηση σύντομα. Αν ωστόσο οι παραλήπτες είναι πολλοί, πρέπει να σκεφθείτε σε ποιούς πρέπει να αποσταλεί η απάντησή σας. Ίσως η δική σας απάντηση να μην ενδιαφέρει όλους τους παραλήπτες του αρχικού μηνύματος. Όταν χρησιμοποιείτε την εντολή Απάντηση (Reply) για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα, το αρχικό μήνυμα περιλαμβάνεται από προεπιλογή στην απάντησή σας. Αυτό είναι συχνά ένα καλό πράγμα, αλλά αν έχετε ήδη λάβει μέρος σε μια εκτεταμένη ανταλλαγή μηνυμάτων, το μήνυμά σας μπορεί να αυξηθεί, με τις απαντήσεις των απαντήσεων στις απαντήσεις. Φροντίστε να διαγράψετε ό,τι είναι περιττό για την απάντησή σας. Μεγάλη προσοχή απαιτείται στη χρήση της εντολής Απάντηση σε όλους (Reply to all). Το αρχικό μήνυμα μπορεί να έχει σταλεί σε πολλούς άγνωστους σε σας. Δεν μπορείτε επομένως να γνωρίζετε αν η απάντησή σας ή το ύφος της είναι κατάλληλα για ευρεία διανομή. Πάντα να ελέγχετε σε ποιούς έχει κοινοποιηθεί το μήνυμα στο οποίο απαντάτε και να διαγράφετε όποιον δεν χρειάζεται να λάβει την απάντησή σας. Εκτός από τις εκτιμήσεις του απορρήτου, θα πρέπει να αναρωτηθείτε εάν όλοι οι αρχικοί αποδέκτες πραγματικά θέλουν να δουν την απάντησή σας. Μεγάλη προσοχή, επίσης, απαιτείται στη χρήση της εντολής Προώθηση (Forward). Θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι ο αρχικός αποστολέας του μηνύματος θα ήθελε να διαβιβασθεί το μήνυμά του σε τρίτους. Πιθανόν, κατά περίπτωση, να πρέπει να προωθήσετε μόνο μέρος του μηνύματος. Πιθανόν επίσης, να πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να μην αποκαλύψετε τον αρχικό αποστολέα, χωρίς όμως να οικειοποιήστε
το περιεχόμενο και χωρίς τον κίνδυνο να στρεβλωθεί η πρόθεση του αρχικού συγγραφέα. Να θυμάστε ότι η ηλεκτρονική αποστολή μηνυμάτων δεν διασαφαλίζει σε υψηλό βαθμό το απόρρητο της επικοινωνίας. Δεν χρειάζεται να αναφέρουμε παραβατικές παρεμβάσεις. Η ακούσια προώθηση ή ένα σφάλμα στη διεύθυνση που αποστέλλεται ένα μήνυμα αρκεί για να γίνει ακούσια γνωστό ένα μήνυμα. Σε καμία περίπτωση εμπιστευτική αλληλογραφία δεν πρέπει να διακινείται ηλεκτρονικά. Αποφεύγετε επίσης να τυπώνετε τα μηνύματά σας, γιατί η διαρροή είναι πιο εύκολη αν ο εκτυπωτής βρίσκεται σε κοινόχρηστο χώρο. Σε κάθε περίπτωση δεν πρέπει να ξεχνάτε ότι με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποστέλλονται επιστολές που θα πρέπει να έχουν την κάθε φορά απαιτούμενη τυπικότητα. Ακόμα κι αν πρόκειται για μηνύματα σε οικείο ύφος, θα πρέπει να υπάρχει φροντίδα να τηρούνται οι ορθοί κανόνες της γραμματικής και του συντακτικού. Μεγάλη σημασία επίσης πρέπει να αποδίδετε στην επιλογή του λεξιλογίου. Τέλος, αποφεύγετε τη χρήση λατινικών χαρακτήρων στα ελληνικά κείμενα. Για να είστε βέβαιοι ότι τα ελληνικά που γράφετε αποδίδονται ως ελληνικά στη λήψη του μηνύματος, επιλέξτε ως κωδικοποίηση χαρακτήρων ISO-8859-7 ή UTF-8. Φροντίστε να υπογράφετε τα μηνύματα που στέλνετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή, ή περισσότερες διαφορετικές υπογραφές, για τις επιστολές σας, ανάλογα με τον παραλήπτη, περισσότερο ή λιγότερο τυπική. Η υπογραφή συνήθως αποτελείται από μερικές γραμμές κειμένου δίνοντας το όνομά σας και στοιχεία επικοινωνίας. Εφόσον χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Πανεπιστημίου να έχετε κατά νου ότι, ακόμα κι αν η επικοινωνία δεν είναι αυστηρά υπηρεσιακή, ο τρόπος και το περιεχόμενο της επικοινωνίας αντανακλούν στο Πανεπιστήμιο. Να σκέφτεσθε πάντοτε ότι επικοινωνείτε ως μέλη του Πανεπιστημίου. Ρέθυμνο / Ηράκλειο, 7 Δεκεμβρίου 2011