A ΔΠΑ.Λ ΔΦΑΡΜΟΓΔ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ 6 ε ΔΝΟΣΗΣΑ: ΔΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΔΦΑΡΜΟΓΩΝ Δθπαηδεπηηθνί: ΓΑΛΑΝΟ ΓΔΩΡΓΙΟ ΜΠΟΤΟΤΝΗ ΚΩΝΣΑΝΣΙΝΟ 1
Γπλακηθή Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ: Η δπλακηθή αληαιιαγή δεδνκέλσλ είλαη κηα ιεηηνπξγία ε νπνία επηηξέπεη ηελ αληαιιαγή δεδνκέλσλ κεηαμύ εγγξάθσλ. Σα έγγξαθα απηά κπνξεί λα έρνπλ δεκηνπξγεζεί ζηελ ίδηα ή ζε δηαθνξεηηθέο εθαξκνγέο. Γηα ηε κεηαθνξά ησλ δεδνκέλσλ από ην έλα έγγξαθν ζην άιιν ε Γπλακηθή Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ δεκηνπξγεί έλα θαλάιη επηθνηλσλίαο κεηαμύ ησλ εθαξκνγώλ ζηηο νπνίεο δεκηνπξγήζεθαλ ηα έγγξαθα κέζσ ηνπ νπνίνπ κεηαθέξνληαη ηα δεδνκέλα. Σν θαλάιη απηό κπνξεί λα νξηζηεί έηζη ώζηε λα δεκηνπξγείηαη ζηηγκηαία γηα ηε κεηαθνξά δεδνκέλσλ θαη λα πάςεη λα ιεηηνπξγεί κεηά ηελ νινθιήξσζε ηεο ή λα ζπλδέζεη πιεξνθνξίεο ελόο ζύλζεηνπ αξρείνπ κε ην αξρείν πξνέιεπζεο ησλ δεδνκέλσλ κε ηέηνηνλ ηξόπν ώζηε ην ην έγγξαθν πξννξηζκνύ λα ελεκεξώλεηαη απηόκαηα θάζε θνξά πνπ ηξνπνπνηνύληαη ηα δεδνκέλα πξνέιεπζεο. ηα επόκελα ζα παξνπζηαζηεί ν πξώηνο ηξόπνο γηαηί ν δεύηεξνο απαηηεί γλώζεηο πξνγξακκαηηζκνύ καθξνεληνιώλ ησλ δηαθόξσλ εθαξκνγώλ. Η δηαδηθαζία πνπ αθνινπζείηαη ζπλήζσο γηα ηελ εηζαγσγή ελόο αληηθεηκέλνπ ζ έλα αξρείν κε ηε Γπλακηθή Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ είλαη ε εμήο: άλνηγκα ηνπ αξρείνπ πξνέιεπζεο ησλ δεδνκέλσλ πνπ πξόθεηηαη λα κεηαθεξζνύλ θαη αληηγξαθή ηνπο ζην πξόρεηξν κε ηε δηαδηθαζία ηεο αληηγξαθήο. Άλνηγκα ζηε ζπλέρεηα ηνπ αξρείνπ πξννξηζκνύ2
Γπλακηθή Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ: θαη κεηαθνξά ηνπ αληηθεηκέλνπ ζ απηό από ην πξόρεηξν κε ηε δηαδηθαζία ηεο επηθόιιεζεο. Η επηθνηλσλία κεηαμύ ηνπ πειάηε θαη ηνπ εμππεξέηε ζηακαηάεη, όηαλ νινθιεξσζεί ε δηαδηθαζία ηεο επηθόιιεζεο θαη ην αληηθείκελν πνπ είλαη απνζεθεπκέλν ζην πξόρεηξν απνηειέζεη ηκήκα ηνπ αξρείνπ πξννξηζκνύ. Η δηαδηθαζία απηή είλαη ζηαηηθή θαη εμππεξεηεί ζε πεξηπηώζεηο όπνπ δελ ππάξρεη αλάγθε λα ζπζρεηίδνληαη νη πιεξνθνξίεο πνπ κεηαθέξνληαη, κε ην αξρείν πξνέιεπζεο ηνπο. Τπάξρνπλ όκσο αξθεηέο πεξηπηώζεηο όπνπ είλαη απαξαίηεην νη πιεξνθνξίεο πνπ πεξηέρνληαη ζ έλα ζύλζεην έγγξαθν, λα ζπλδένληαη κε ην αξρείν πξνέιεπζεο ηνπο όπσο παξνπζηάδεηαη θαη ζην παξαθάησ ζρήκα: 3
Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ κε δεζκό: Η δηαδηθαζία είλαη αλάινγε κε απηή ηεο αληαιιαγήο δεδνκέλσλ ρσξίο δεζκό κε ηε δηαθνξά όηη γηα ηε δεκηνπξγία κηαο εζσηεξηθήο ζύλδεζεο, αληί ηεο εληνιήο Δπηθόιιεζε δίλεηαη ε εληνιή Διδική Δπικόλληζη από ην κελνύ Δπεξεπγαζία ή από ην κελνύ ζπληόκεπζεο θαη ζην πιαίζην πνπ ζα εκθαληζηεί Δπικόλληζη Σύνδεζηρ. 4
Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ κε δεζκό Δλζσκάησζε θαη Γηαζύλδεζε Αληηθεηκέλσλ: ηα πεξηζζόηεξα πξνγξάκκαηα όπσο ζην Word γηα παξάδεηγκα ή ζην Excel, νη εζσηεξηθέο ζπλδέζεηο ελεκεξώλνληαη απηόκαηα ζην παξαζθήλην, κπνξεί όκσο θάπνηνο λα θάλεη θαη άκεζε ελεκέξσζε, αλ ην κελνύ Δπεξεπγαζία επηιέμεη ζςνδέζειρ θαη από ην πιαίζην δηαιόγνπ πνπ ζα εκθαληζηεί επηιέμεη ηηο ζπλδέζεηο πνπ ζέιεη λα ελεκεξσζνύλ. Η δηαδηθαζία νινθιεξώλεηαη κε ην πάηεκα ηνπ πιήθηξνπ Άμεζη Σύνδεζη. Όηαλ δεκηνπξγείηαη κηα ζύλδεζε είλαη ελεξγή, ελεκεξώλεη δειαδή απηόκαηα ην αξρείν πξννξηζκνύ. Η δηαδηθαζία ηεο ελζσκάησζεο εηζάγεη ζ έλα έγγξαθν έλα αληηθείκελν ηνπ ηδίνπ ή άιινπ πξνγξάκκαηνο. Με ηελ ελζσκάησζε ηνπ αληηθεηκέλνπ, όια ηα δεδνκέλα πνπ πεξηέρνληαη ζ απηό κεηαθέξνληαη ζην αξρείν πξννξηζκνύ. Μεηά ηελ νινθιήξσζε ηεο ελζσκάησζεο, ηα ελζσκαησκέλα αληηθείκελα γίλνληαη ηκήκαηα ηνπ αξρείνπ πξννξηζκνύ θαη από ηε ζηηγκή πνπ ζα εηζαρζνύλ παύεη λα ππάξρεη θάπνηα ζρέζε κε ην αξρείν πξνέιεπζεο. Απηό επηηξέπεη ηελ εύθνιε κεηαθνξά ηνπ αξρείνπ πξννξηζκνύ ζε άιιν απνζεθεπηηθό ρώξν ή κέζν, ρσξίο λα ππάξρεη θίλδπλνο λα ραζνύλ δεδνκέλα από ηα ελζσκαησκέλα αληηθείκελα. Απαηηείηαη βέβαηα πεξηζζόηεξνο ρώξνο ζην δίζθν εθόζνλ ην αληηθείκελν είλαη απνζεθεπκέλν θαη ζην αξρείν πξννξηζκνύ. ηελ πεξίπησζε όπνπ γίλεη ηξνπνπνίεζε ηνπ αληηθεηκέλνπ ζην αξρείν πξνέιεπζεο, νη αιιαγέο δε κεηαθέξνληαη ζην αξρείν πξννξηζκνύ. 5
Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ κε δεζκό Δλζσκάησζε θαη Γηαζύλδεζε Αληηθεηκέλσλ: Με ηε δηαδηθαζία ηεο ελζσκάησζεο, δελ εηζάγνληαη κόλν ππάξρνληα αξρεία αιιά κπνξεί λα δεκηνπξγεζνύλ θαηά ηε δηαδηθαζία ηεο ελζσκάησζεο. Με ηε δηαδηθαζία απηή κεηαθέξνληαη θαη νη κνξθνπνηήζεηο, είλαη πηζαλό όκσο λα ραζνύλ κνξθνπνηήζεηο πνπ αθνξνύλ εηδηθά ην άιιν πξόγξακκα. ρεκαηηθά ε δηαδηθαζία απηή παξηζηάλεηαη ζην παξαθάησ ζρήκα: Η δηαδηθαζία γηα ηελ ελζσκάησζε ελόο αξρείνπ παξνπζηάδεηαη σο εμήο: Άλνηγκα ηνπ κελνύ Διζαγυγή θαη επηινγή Απσείο, αλ πξόθεηηαη γηα επεμεξγαζηή θεηκέλνπ. Γηα παξάδεηγκα αλ ε εξγαζία γίλεηαη ζηελ Access, ηόηε ην κελνύ Απσείο επηιέγεηαη Λήτη εξυηεπικών Γεδομένυν, ελώ αλ γίλεηαη ζην PowerPoint επηιέγεηαη Γιαθάνειερ από Απσείο 6
Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ κε δεζκό Δλζσκάησζε θαη Γηαζύλδεζε Αληηθεηκέλσλ: Γηα ηελ εηζαγσγή ελόο αληηθεηκέλνπ από έλα αξρείν ζε άιιν, πξέπεη ην αξρείν πξννξηζκνύ λα είλαη αλνηθηό θαη ην ζεκείν εηζαγσγήο ηνπνζεηεκέλν ζηε ζέζε πνπ πξόθεηηαη λα γίλεη ε εηζαγσγή. Η εηζαγσγή γίλεηαη από ηα κελνύ ηνπ αξρείνπ πξννξηζκνύ θαη ζπγθεθξηκέλα από ην κελνύ ειζαγυγή θαη ηελ επηινγή ανηικείμενο. ην πιαίζην δηαιόγνπ αληηθείκελν γίλεηαη ε επηινγή ηνπ αληηθεηκέλνπ θαη αλ απηό ζα δεκηνπξγεζεί από αξρείν ή αλ ζα δεκηνπξγεζεί λέν. Αλ επηιεγεί Γημιοςπγία από απσείο (Δηθόλα 1) ζα πξέπεη ζην πιαίζην Όνομα απσείος λα εηζαρζεί ην όλνκα ηνπ αξρείνπ από ην νπνίν ζα δεκηνπξγεζεί ην ζπλδεδεκέλν αληηθείκελν ή λα αλαδεηεζεί από ηε ιίζηα πνπ εκθαλίδεηαη κε ην πάηεκα ηνπ πιήθηξνπ Αναζήηηζη. Η δηαδηθαζία νινθιεξώλεηαη κε ην πάηεκα ηνπ πιήθηξνπ ΟΚ. 7
Γηαζύλδεζε Αληηθεηκέλσλ: (Δηθόλα 1) Η επεμεξγαζία ηνπ ελζσκαησκέλνπ αληηθεηκέλνπ, είηε απηό είλαη θείκελν, εηθόλα, δηαθάλεηα θ.ιπ, γίλεηαη από ην πξόγξακκα ζην νπνίν δεκηνπξγήζεθε. Μεηά ηελ ελζσκάησζε κε δηπιό θιηθ πάλσ ζην αληηθείκελν, εκθαλίδνληαη ηα εξγαιεία ηνπ αξρείνπ ζην νπνίν δεκηνπξγήζεθε θαη κπνξεί λα γίλεη επεμεξγαζία κέζα από ην αξρείν πξννξηζκνύ. Η επεμεξγαζία ζηακαηάεη κε δηπινπάηεκα ηνπ πνληηθηνύ ζε νπνηνδήπνηε ζεκείν ηνπ εγγξάθνπ εθηόο ηνπ αληηθεηκέλνπ. 8
Γηαζύλδεζε Αληηθεηκέλσλ: Η δηαδηθαζία γηα ηε ζύλδεζε αληηθεηκέλνπ είλαη ίδηα κε απηήλ ηεο ελζσκάησζεο. Με ηε δηαθνξά όηη ζηελ πεξίπησζε ηεο δηαζύλδεζεο ελεξγνπνηείηαη ην πιαίζην ειέγρνπ ζύνδεζη με απσείο (Δηθόλα 2) Η επεμεξγαζία ηνπ ζπλδεδεκέλνπ αληηθεηκέλνπ κπνξεί λα γίλεη κε δηπιό πάηεκα ηνπ πνληηθηνύ επάλσ ζην ζπλδεδεκέλν αληηθείκελν, νπόηε εκθαλίδνληαη ηα κελνύ θαη νη γξακκέο εξγαιείσλ ηνπ πξνγξάκκαηνο πξνέιεπζεο. Τπάξρεη ε δπλαηόηεηα λα γίλεη ε επεμεξγαζία ηνπ ζπλδεδεκέλνπ αληηθεηκέλνπ θαη από ην αξρείν πξνέιεπζεο ηνπ. 9
Γεκηνπξγία εγγξάθνπ κε δεδνκέλα από έλα ινγηζηηθό θύιιν: Δίλαη πάξα πνιύ ζπρλέο νη πεξηπηώζεηο όπνπ ζ έλα θείκελν ζα ρξεηαζηεί λα πξνζηεζνύλ δεδνκέλα θαη γξαθήκαηα. Αληί λα δεκηνπξγεζνύλ απηά ζηνλ επεμεξγαζηή θεηκέλνπ, κπνξεί λα εηζαρζνύλ από έλα ινγηζηηθό θύιιν, αλ ππάξρνπλ ή λα δεκηνπξγεζεί έλα ινγηζηηθό θύιιν θαη λα εηζαρζεί ζηε ζπλέρεηα ζην έγγξαθν. ηελ ζπγθεθξηκέλε πεξίπησζε ζα ζεσξεζεί όηη δελ απαηηείηαη ελεκέξσζε από ηα δεδνκέλα πξνέιεπζεο θαη ζ αθνινπζεζεί ε δηαδηθαζία ηεο ελζσκάησζεο. Ξεθηλήζηε ηε δηαδηθαζία από ηε δεκηνπξγία ηνπ ζύλζεηνπ εγγξάθνπ, αλνίμηε ην κελνύ ειζαγυγή θαη επηιέμηε απσείο. 10
Δηζαγσγή Πιεξνθνξηώλ από Βάζε Γεδνκέλσλ ζε αξρείν Κεηκέλνπ: Αλ ππάξρεη έλα έγγξαθν θεηκέλνπ θαη ρξεηάδεηαη λα ζπκπεξηιάβεηο ζ απηό ηα ζηνηρεία από κηα βάζε δεδνκέλσλ ή από έλα νπνηνδήπνηε άιιν αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ, ηόηε κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε έλα εξώηεκα θαη λα θηιηξάξεηε ηα δεδνκέλα, ώζηε λα πάξεηε αθξηβώο ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ρξεηαδόκαζηε. Γηα λα ελεκεξώλνληαη ζπλερώο ηα δεδνκέλα ζην έγγξαθν, κπνξνύκε λα δεκηνπξγήζνπκε έλα δεζκό κε ην αξρείν πξνέιεπζεο δεδνκέλσλ ώζηε θάζε θνξά πνπ αιιάδνπλ ηα δεδνκέλα ζην αξρείν πξνέιεπζεο, ν επεμεξγαζηήο θεηκέλνπ λα ελεκεξώλεη απηόκαηα ην έγγξαθν. Γηα λα ην πεηύρνπκε, ζα εθαξκόζνπκε ηηο γλώζεηο πνπ απνθηήζακε γηα ηε δηαδηθαζία ηεο δηαζύλδεζεο. Γηα επθνιία ζα εκθαλίδνπκε ηε γξακκή Βάζη Γεδομένυν, ζα πηέζνπκε ην πιήθηξν Διζαγυγή Βάζηρ Γεδομένυν θαη ζα επηιέμεηο ηελ εληνιή Λήτη Γεδομένυν. 11
Δλζσκάησζε Γεδνκέλσλ από Φύιιν Δξγαζίαο ζε Γηαθάλεηα: Έζησ όηη ζέινπκε λα δεκηνπξγήζνπκε κηα παξνπζίαζε ζ έλα πξόγξακκα παξνπζηάζεσλ PowerPoint θαη ζέινπκε ζηε δηαθάλεηα λα εκθαλίδνληαη θαη αξηζκεηηθέο πιεξνθνξίεο πνπ ππάξρνπλ ζ έλα ινγηζηηθό θύιιν. Γηα λα κε πιεθηξνινγήζνπκε ξανά όια ηα ζηνηρεία, κπνξνύκε λα ελζσκαηώζνπκε ηνλ πίλαθα κε η αξηζκεηηθά δεδνκέλα από ινγηζηηθό θύιιν ζηε δηαθάλεηα. Αο ππνζέζνπκε όηη κηα εηαηξεία ζέιεη λα ελεκεξώζεη ηνπο πειάηεο ηεο γηα έλα πξντόλ πνπ πξνσζεί ζηελ αγνξά. Έλαο ηξόπνο γηα λα ην θάλεη είλαη λα ζπληάμεη κηα επηζηνιή θνηλή γηα όινπο ηνπο πειάηεο ζηνλ επεμεξγαζηή θεηκέλνπ θαη παξάιιεια λα δεκηνπξγήζεη κηα βάζε δεδνκέλσλ κε ηα ζηνηρεία ηνπο, γηα θαιύηεξε απνζήθεπζε θαη θαηεγνξηνπνίεζε. Καηόπηλ λα ηππώζεη από ηε βάζε δεδνκέλσλ απηνθόιιεηεο εηηθέηεο κε ην όλνκα θαη ηε δηεύζπλζε ηνπ θάζε πειάηε. Με ηε δηαδηθαζία απηή ε επηζηνιή πνπ ζα ιάβνπλ ζηα ρέξηα ηνπο νη πειάηεο δε ζα έρεη πξνζσπηθό ραξαθηήξα. Γηα ιόγνπο επηθνηλσληαθνύο όκσο, ζθόπηκν είλαη νη επηζηνιέο λα πάξνπλ πξνζσπηθό ραξαθηήξα, όπσο κηα πξνζθώλεζε, ην όλνκα ηνπ παξαιήπηε. Απηό κπνξεί λα γίλεη αλ δεκηνπξγεζεί κηα νκαδηθή επηζηνιή πνπ ην πεξηερόκελό ηεο λα είλαη πεξίπνπ θνηλό γηα όινπο θαη ζηε θόξκα απηή λα εηζαρζνύλ από ηε βάζε δεδνκέλσλ ε πξνζθώλεζε ην όλνκα θαη ε δηεύζπλζε θάζε παξαιήπηε. Με ηνλ ηξόπν απηό νη επηζηνιέο απνθηνύλ πξνζσπηθό ραξαθηήξα αθνύ απεπζύλνληαη πιένλ πξνζσπηθά ζε θάζε παξαιήπηε. Αξρηθά δεκηνπξγείηαη ην θείκελν ηεο επηζηνιήο. Καηόπηλ ζηε Βάζε Γεδνκέλσλ δεκηνπξγείηαη ή επηιέγεηαη αλ ππάξρεη ην αξρείν πξνέιεπζεο θαη ηέινο ζπλδένληαη ηα δεδνκέλα. Γηα ηελ επηινγή ηεο ζύλδεζεο ησλ δεδνκέλσλ ζα ρξεζηκνπνηεζεί ν νδεγόο ζπγρώλεπζεο αιιεινγξαθίαο. 12