Έκθεση σχετικά με τους όρους επεξεργασίας δεδομένων από τις εθνικές μονάδες της Ευρωπόλ στο πλαίσιο του Συστήματος Πληροφοριών Ευρωπόλ Αριθ. 12-61 1
Έκθεση σχετικά με τους όρους επεξεργασίας δεδομένων από τις εθνικές μονάδες της Ευρωπόλ στο πλαίσιο του Συστήματος Πληροφοριών Ευρωπόλ Αριθ. 12-61 I. Εισαγωγή Κατά την εξέταση των αποτελεσμάτων της ετήσιας επιθεώρησης της Ευρωπόλ τον Μάρτιο του 2011, η Κοινή Εποπτική Αρχή (ΚΕΑ) αποφάσισε στις 14 Μαρτίου 2012 να διερευνήσει τις δυνατότητες κατάρτισης κατευθυντήριων γραμμών για τις εθνικές μονάδες της Ευρωπόλ (ENU). Ο στόχος των κατευθυντήριων γραμμών είναι η βελτίωση του επιπέδου του εθνικού ελέγχου επί των δεδομένων που πρόκειται να εισαχθούν στο σύστημα πληροφοριών Ευρωπόλ (EIS), καθώς και η διασφάλιση της διεξαγωγής ελέγχου συνάφειας επί των εισαχθέντων στο σύστημα δεδομένων. Η έρευνα διεξήχθη με τη χρήση τυποποιημένου ερωτηματολογίου. Συνεισφορές ελήφθησαν από 26 αντιπροσωπείες: Αυστρία, Βέλγιο, Βουλγαρία, Κύπρος, Τσεχική Δημοκρατία, Δανία, Εσθονία, Φινλανδία, Γαλλία, Γερμανία, Ελλάδα, Ουγγαρία, Ιταλία, Ιρλανδία, Λετονία, Λιθουανία, Λουξεμβούργο, Μάλτα, Πολωνία, Ρουμανία, Σλοβακία, Σλοβενία, Ισπανία, Σουηδία, Κάτω Χώρες και Ηνωμένο Βασίλειο. II. Σκοπός της έρευνας Στην έκθεσή της για το 2011, η ΚΕΑ συνιστούσε την ανάπτυξη αποτελεσματικών μηχανισμών οι οποίοι θα διασφάλιζαν στους χρήστες του EIS ότι τα προς επεξεργασία δεδομένα αφορούν πράγματι αξιόποινες πράξεις που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της Ευρωπόλ. Η ΚΕΑ συνιστούσε επίσης την ανάπτυξη κριτηρίων εναρμονισμένης εισαγωγής δεδομένων. Η έρευνα επιδίωκε να παράσχει μια επισκόπηση όσον αφορά τον τρόπο οργάνωσης και ένταξης των ENU στις εθνικές δομές, η οποία θα τους επέτρεπε να εκπληρώνουν τα καθήκοντά τους και να συμμορφώνονται προς τις ευθύνες που θεσπίζει η απόφαση του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου για την Ευρωπόλ (ECD) 1. Παρότι οι ENU είναι επιφορτισμένες με διάφορα καθήκοντα και αρμοδιότητες όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων στην Ευρωπόλ ή μέσω της Ευρωπόλ, η παρούσα έρευνα αφορά αποκλειστικά τον ρόλο των ENU κατά την επεξεργασία των δεδομένων στο EIS, όπως ορίζει το άρθρο 11 της ECD. III. Διάρθρωση της έρευνας Τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες των ENU εξετάζονται σε δύο διαδοχικά στάδια: i) πριν από τη διαβίβαση των δεδομένων στο EIS και ii) κατά την επεξεργασία των δεδομένων από την Ευρωπόλ. Τη βάση της έρευνας συνιστούν τα ακόλουθα καθήκοντα και αρμοδιότητες των ENU: 1. Οι ENU μεριμνούν ώστε κάθε ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ της Ευρωπόλ και των ιδίων να γίνεται σύμφωνα με τον νόμο (άρθρο 8 παράγραφος 4 στοιχείο ζ)). 1 ΕΕ L121 της 15.5.2009, σ. 37 2
2. Η εκάστοτε αρμόδια ENU/το κράτος μέλος ευθύνεται για τη νομιμότητα της συλλογής των δεδομένων, τη διαβίβασή τους στην Ευρωπόλ και την καταχώρισή τους, καθώς επίσης και για την ακρίβεια και την ενημέρωση του περιεχομένου τους και τον έλεγχο της τήρησης των χρονικών περιορισμών στους οποίους υπόκειται η αποθήκευσή τους (άρθρο 29 παράγραφος 1). 3. Στην αρμοδιότητα της Ευρωπόλ εμπίπτουν το οργανωμένο έγκλημα, η τρομοκρατία και άλλες μορφές σοβαρού εγκλήματος όπως απαριθμούνται στο παράρτημα, οι οποίες επηρεάζουν δύο ή περισσότερα κράτη μέλη κατά τρόπο που απαιτεί κοινή προσέγγιση από τα κράτη μέλη, λαμβανομένων υπόψη του εύρους, της σημασίας και των συνεπειών των αξιόποινων πράξεων. 4. Οι ENU διαβιβάζουν πληροφορίες στην Ευρωπόλ προς αποθήκευση στις βάσεις δεδομένων της (άρθρο 8 παράγραφος 4 στοιχείο στ)). 5. Οι ENU επικαιροποιούν τις πληροφορίες και τα στοιχεία (άρθρο 8 παράγραφος 4 στοιχείο γ)). 6. Οι ENU είναι αρμόδιες για την επανεξέταση των δεδομένων που έχουν υποστεί επεξεργασία από την Ευρωπόλ (άρθρο 11 παράγραφος 3). 7. Οι ENU είναι αρμόδιες για την ενδεδειγμένη εφαρμογή της απόφασης του Συμβουλίου από κάθε άλλη άποψη (πέραν των προβλεπόμενων στο άρθρο 20 αρμοδιοτήτων αναθεώρησης και ασφάλειας). 8. Οι ENU μεριμνούν ώστε, αν η διαδικασία κατά του εμπλεκομένου προσώπου περατωθεί οριστικά ή αν το πρόσωπο αυτό αθωωθεί οριστικά, τα δεδομένα σχετικά με την υπόθεση για την οποία αποφασίστηκε η οριστική περάτωση ή αθώωση να διαγράφονται (άρθρο 12 παράγραφος 5). 9. Οι ENU επανεξετάζουν τη σκοπιμότητα της περαιτέρω διατήρησης των δεδομένων (άρθρο 20 παράγραφος 1). 10. Οι ENU αποφασίζουν σχετικά με την ανάγκη περαιτέρω διατήρησης των δεδομένων (άρθρο 20 παράγραφος 2). 11. Οι ENU ενημερώνουν την Ευρωπόλ οσάκις διαγράφουν από τα εθνικά αρχεία δεδομένα τα οποία έχουν διαβιβάσει στην Ευρωπόλ (άρθρο 20 παράγραφος 3)). IV Αποτελέσματα Οι βασικές αρμοδιότητες των ENU αφορούν τη μέριμνα συμμόρφωσης προς τις επιταγές του νόμου και τη λειτουργία τους ως σημείων επαφής με την Ευρωπόλ, δεδομένου ότι η ευθύνη για τη νομιμότητα της συλλογής των δεδομένων, τη διαβίβασή τους στην Ευρωπόλ και την καταχώρισή τους, καθώς επίσης και για την ακρίβεια και την ενημέρωση του περιεχομένου τους και τον έλεγχο της τήρησης των χρονικών περιορισμών στους οποίους υπόκειται η αποθήκευσή τους, εμπίπτει στην αρμοδιότητα του εκάστοτε κράτους μέλους. Στο πλαίσιο της έρευνας διενεργήθηκαν έλεγχοι σχετικά με τον βαθμό κατοχύρωσης της αυτοτέλειας, των αρμοδιοτήτων και των πρακτικών των ENU. 3
Αρμοδιότητες σε εθνικό επίπεδο Σύμφωνα με το άρθρο 29 παράγραφος 1 της ECD, το κράτος μέλος ευθύνεται για τη νομιμότητα της συλλογής των δεδομένων, τη διαβίβασή τους στην Ευρωπόλ και την καταχώρισή τους, καθώς επίσης και για την ακρίβεια και την ενημέρωση του περιεχομένου τους και τον έλεγχο της τήρησης των χρονικών περιορισμών στους οποίους υπόκειται η αποθήκευσή τους. Στο πλαίσιο της εν λόγω αρμοδιότητας, στις ENU επιφυλάσσεται ένας ειδικός ρόλος: οφείλουν να μεριμνούν για τη συμμόρφωση όλων των ανωτέρω ενεργειών προς τις επιταγές του νόμου (άρθρο 8 παράγραφος 4 στοιχείο ζ)). Οι απαντήσεις που δόθηκαν στο πλαίσιο της έρευνας καταδεικνύουν ότι η άσκηση αυτών των αρμοδιοτήτων διαφέρει μεταξύ των κρατών μελών. Κατά κανόνα, όλες οι αρμόδιες αρχές για την παροχή των δεδομένων που πρόκειται να διαβιβασθούν στην Ευρωπόλ ευθύνονται για τα εν λόγω δεδομένα. Ο προβλεπόμενος στο άρθρο 8 της ECD ρόλος των ENU διαφέρει από κράτος μέλος σε κράτος μέλος. Είναι χαρακτηριστικό ότι ενώ η ENU ενός από τα κράτη μέλη που συμμετείχαν στην έρευνα δεν υπέχει καμία ευθύνη, η ENU ενός άλλου κράτους μέλους είναι πλήρως υπεύθυνη. Γενικά, οι ληφθείσες απαντήσεις υποδεικνύουν ότι υφίσταται κοινή ευθύνη μεταξύ της αρχής που παρέχει τα δεδομένα και της ENU. Ωστόσο, η ακριβής έκταση της ευθύνης των ENU διαφέρει από κράτος μέλος σε κράτος μέλος. Ένα κράτος οριοθέτησε τις επιμέρους ευθύνες ως εξής: η ENU ευθύνεται έναντι των άλλων κρατών μελών για την ακρίβεια και την επικαιροποίηση των δεδομένων, η δε αρχή που παρέχει τα δεδομένα ευθύνεται σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία προστασίας δεδομένων. Καθεστώς λειτουργίας των ENU Τα δημοσιευόμενα αποτελέσματα βασίζονται στην περιγραφή των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων των ENU. Το καθεστώς λειτουργίας των ENU είναι ιδιαίτερα σημαντικό να περιλαμβάνει κατανομή καθηκόντων και αρμοδιοτήτων. Οι ληφθείσες απαντήσεις επισημαίνουν στο σύνολό τους ότι οι ENU έχουν ενσωματωθεί στις εθνικές δομές επιβολής του νόμου, η δε νομοθετική κατοχύρωση του καθεστώτος λειτουργίας τους διασφαλίζεται - είτε μέσω ειδικών εθνικών νόμων και κανονισμών - είτε μέσω ενσωμάτωσής τους ως αυτοτελών οντοτήτων στο πλαίσιο υφιστάμενων διοικητικών δομών - είτε με συνδυασμό αμφοτέρων των μορφών ενσωμάτωσης. Οι απαντήσεις που δόθηκαν στο ερώτημα κατά πόσον η ENU είναι επιφορτισμένη με το καθήκον ελέγχου των δεδομένων που πρόκειται να διαβιβασθούν στην Ευρωπόλ καταδεικνύουν ορισμένες αποκλίσεις. Ορισμένες ENU ασκούν ανάλογα καθήκοντα, άλλες όχι. Σε ορισμένα κράτη μέλη παρατηρούνται διαφοροποιήσεις ως προς τον τρόπο διαβίβασης των δεδομένων στην Ευρωπόλ. Για παράδειγμα, οσάκις χρησιμοποιείται αυτόματος φορτωτής δεδομένων για την εισαγωγή δεδομένων στο EIS, η ENU είναι μεν τυπικά αρμόδια για τη διαβίβαση, όμως η αρμοδιότητα ελέγχου των δεδομένων ουσιαστικά ανήκει στην αρμόδια για την εισαγωγή των δεδομένων αρχή. 4
A. Πρακτική πριν από τη διαβίβαση των δεδομένων Πρακτική άσκηση αρμοδιοτήτων Αναγκαία συνθήκη για την αποτελεσματική άσκηση των αρμοδιοτήτων των ENU είναι η δυνατότητα διεξαγωγής ουσιαστικού ελέγχου πριν από τη διαβίβαση των δεδομένων στην Ευρωπόλ. Συναφώς, οι συνεισφορές καταδεικνύουν ότι η πλειονότητα των ENU έχει πρόσβαση (άμεση ή έμμεση) στα εθνικά αρχεία των αρχών επιβολής του νόμου. Δύο κράτη μέλη δεν παρέχουν ανάλογη πρόσβαση. Η πρόσβαση σε έγγραφα δικαστικών αρχών είναι περιορισμένη ή απαγορεύεται. Μια άλλη σημαντική πτυχή του ελέγχου των δεδομένων που πρόκειται να διαβιβασθούν στην Ευρωπόλ είναι η δυνατότητα σύγκρισης μεταξύ των διάφορων πηγών πληροφόρησης (έγγραφα των αστυνομικών και των δικαστικών αρχών). Οι απαντήσεις καταδεικνύουν ότι η πλειονότητα των ENU διαθέτει ανάλογη αρμοδιότητα. Ωστόσο, κατέστη σαφές ότι η άσκηση των συναφών αρμοδιοτήτων δεν έχει τακτικό χαρακτήρα, εν μέρει λόγω του μεγάλου όγκου των δεδομένων που διαβιβάζονται στην Ευρωπόλ. Όλες οι απαντήσεις επισημαίνουν ότι σε περίπτωση αμφιβολίας η ENU μπορεί να αρνηθεί τη διαβίβαση δεδομένων στην Ευρωπόλ. Η εισαγωγή των δεδομένων στο EIS ενδέχεται να ματαιωθεί, αν η διαδικασία κατά του εμπλεκόμενου προσώπου περατωθεί οριστικά ή αν το πρόσωπο αυτό αθωωθεί οριστικά. Ως εκ τούτου, ο έλεγχος των υπό διαβίβαση δεδομένων μπορεί να επεκταθεί στο κατά πόσον συντρέχει κάποια από τις περιστάσεις που εμποδίζουν την εισαγωγή των δεδομένων στο EIS. Οι περισσότερες απαντήσεις επισημαίνουν ότι δεν διενεργείται ανάλογος έλεγχος. Ορισμένες επισημαίνουν ότι ο έλεγχος αυτός διενεργείται κατά την επανεξέταση της ανάγκης διατήρησης των δεδομένων, μετά την πάροδο τριών ετών από την αρχική τους αποθήκευση, ενώ άλλες ότι διενεργείται όταν ζητούνται πρόσθετες πληροφορίες. Σε ένα κράτος μέλος ο εν λόγω έλεγχος παραλείπεται εντελώς, καθόσον τα εισαγόμενα στο EIS δεδομένα δεν σχετίζονται με πρόσωπα ύποπτα για τη διάπραξη αξιόποινων πράξεων αλλά μόνον με πρόσωπα για τα οποία πιστεύεται ότι πρόκειται να διαπράξουν αξιόποινες πράξεις (άρθρο 12 παράγραφος 1 στοιχείο β) ECD). Οι απαντήσεις καταδεικνύουν επίσης ότι παρόμοιος έλεγχος δεν διενεργείται οσάκις δεν αναμένεται η κίνηση δικαστικής διαδικασίας εντός της περιόδου καταχώρισης των δεδομένων στο EIS. Διαδικασίες Η θέσπιση και εφαρμογή διαδικασιών αποτελεί σημαντικό προαπαιτούμενο για τη διασφάλιση της σαφήνειας και της προσφορότητας των καθηκόντων των ENU. Όλες οι απαντήσεις επισημαίνουν την ύπαρξη ανάλογων διαδικασιών υπό τη μορφή εσωτερικών κανονισμών, κανονιστικών πράξεων ή υπηρεσιακών εγχειριδίων. Ο ουσιαστικός έλεγχος αυτών των διαδικασιών δεν διενεργήθηκε από την ΚΕΑ, αλλά από τις εθνικές αρχές προστασίας δεδομένων (οι οποίες άλλωστε συγκαταλέγονται μεταξύ των μελών της ΚΕΑ). Σε μία περίπτωση αναφέρθηκε ότι οι σχετικές διαδικασίες τελούσαν υπό αναθεώρηση. Κριτήρια εισαγωγής δεδομένων στο EIS Όλες οι απαντήσεις επιβεβαιώνουν ότι εφαρμόζονται τα επίσημα θεσπισμένα κριτήρια στα οποία παραπέμπει η ECD. Ενίοτε η εφαρμογή αυτών των κριτηρίων κατοχυρώνεται και από εσωτερικούς κανονισμούς. Ένα κράτος μέλος αναφέρει ότι στο πλαίσιο διενέργειας του ελέγχου ελέγχεται επίσης το κατά πόσον το ενδιαφερόμενο πρόσωπο είναι θύμα βίας ή παιδί ηλικίας κάτω των 15 ετών. 5
Στην αρμοδιότητα της Ευρωπόλ εμπίπτουν το οργανωμένο έγκλημα, η τρομοκρατία και άλλες μορφές σοβαρού εγκλήματος όπως απαριθμούνται στο παράρτημα της ECD, οι οποίες επηρεάζουν δύο ή περισσότερα κράτη μέλη κατά τρόπο που απαιτεί κοινή προσέγγιση από τα κράτη μέλη, λαμβανομένων υπόψη του εύρους, της σημασίας και των συνεπειών των αξιόποινων πράξεων. Όσον αφορά το κατά πόσον χρησιμοποιούνται ειδικά κριτήρια για να διαπιστωθεί εάν ένα έγκλημα επηρεάζει δύο ή περισσότερα κράτη μέλη κατά τρόπο που απαιτεί κοινή προσέγγιση, κατέστη σαφές ότι κατά κανόνα δεν χρησιμοποιούνται ειδικά κριτήρια. Η αξιολόγηση της βαρύτητας της διερευνώμενης αξιόποινης πράξης διενεργείται κατά περίπτωση. Ορισμένα κράτη μέλη αναφέρουν συγκεκριμένες κατηγορίες αξιόποινων πράξεων οι οποίες ως εκ της φύσεώς τους έχουν διασυνοριακό χαρακτήρα, καθώς και συγκεκριμένες παραμέτρους της αξιόποινης πράξης, όπως την εθνικότητα του δράστη ή των δραστών, τον τόπο προέλευσης/ροής/προορισμού των αγαθών και τον τόπο διαμονής του θύματος. Φορτωτής δεδομένων Τα δεδομένα ενδέχεται να διαβιβάζονται στην Ευρωπόλ και να εισάγονται στο EIS μέσω αυτόματου φορτωτή δεδομένων. Δεν χρησιμοποιούν όλα τα κράτη μέλη φορτωτές δεδομένων. Όσα κράτη μέλη εισάγουν δεδομένα στο EIS μέσω φορτωτή δεδομένων καλούνται να μη χρησιμοποιούν στο σύνολο των περιπτώσεων αυτόματα ενεργοποιούμενο σύνδεσμο μεταξύ του φορτωτή δεδομένων και των εθνικών αρχείων τα οποία χρησιμοποιούνται ως πηγή των πληροφοριών που διαβιβάζονται στην Ευρωπόλ. Η ομάδα των κρατών μελών που χρησιμοποιούν φορτωτές δεδομένων δεν εφαρμόζει τις ίδιες εσωτερικές διαδικασίες για τον έλεγχο των δεδομένων. Η ENU ενός κράτους μέλους δεν διενεργεί ελέγχους. Σε ορισμένα κράτη μέλη ο έλεγχος διενεργείται πριν από την εισαγωγή των δεδομένων στον φορτωτή, ενώ σε άλλα κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας τους στον φορτωτή. B. Επεξεργασία δεδομένων από την Ευρωπόλ Πρακτική Σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 στοιχείο γ) της ECD, οι ENU επικαιροποιούν τις πληροφορίες και τα στοιχεία. Η άσκηση αυτής της αρμοδιότητας απαιτεί οι ENU να διαθέτουν τα αναγκαία εργαλεία. Κρίνεται ιδιαίτερα σημαντικό τα δεδομένα τα οποία διαβιβάζονται στην Ευρωπόλ για εισαγωγή στο EIS να καταχωρίζονται. Σε αντίθετη περίπτωση, η συμμόρφωση προς την πρόβλεψη του άρθρου 8 παράγραφος 4 στοιχείο γ) θα ήταν ιδιαίτερα δύσκολη. Εκτός από δύο κράτη μέλη όπου τα εν λόγω δεδομένα δεν καταχωρίζονται, οι ληφθείσες απαντήσεις καταδεικνύουν ότι η πρακτική της καταχώρισης των πληροφοριών που διαβιβάζονται στην Ευρωπόλ προβλέπεται στο σύνολο των υπόλοιπων κρατών μελών. Μεταξύ των χωρών όπου καταχωρίζονται οι διαβιβάσεις δεδομένων παρατηρούνται ορισμένες αποκλίσεις όσον αφορά τη λειτουργία: α) των ENU, β) των αρχών επιβολής του νόμου οι οποίες παρέχουν τα δεδομένα, ή/και γ)του συστήματος διαβίβασης των δεδομένων στην Ευρωπόλ. Ενίοτε τα δεδομένα τα οποία διαβιβάζονται στην Ευρωπόλ είναι ταυτόσημα με τα δεδομένα τα οποία διατηρούνται στην εκάστοτε εθνική βάση δεδομένων. Τυχόν αλλαγές στην εν λόγω βάση δεδομένων συνεπάγεται αυτομάτως αντίστοιχες αλλαγές στο EIS. Επανεξέταση Οι ENU είναι επιφορτισμένες με διάφορες αρμοδιότητες κατά την επεξεργασία των δεδομένων στο EIS. Εκτός από τις αρμοδιότητες στις οποία αναφέρεται το κεφάλαιο A, καθώς και την εν γένει αρμοδιότητα για την ορθή εφαρμογή της ECD, οι ENU ευθύνονται για την επανεξέταση των δεδομένων των οικείων κρατών μελών τα οποία επεξεργάζεται η Ευρωπόλ. 6
Η διαδικασία αναθεώρησης ενδέχεται να διεκπεραιώνεται σε δύο στάδια: i) τη διαδικασία αξιολόγησης της αναγκαιότητας περαιτέρω επεξεργασίας μετά την πάροδο της προβλεπόμενης τριετούς περιόδου διατήρησης των δεδομένων και ii) τη διαγραφή των δεδομένων μετά την οριστική περάτωση της διαδικασίας κατά του εμπλεκομένου προσώπου ή την οριστική αθώωση του εν λόγω προσώπου. Όσον αφορά την επανεξέταση της σκοπιμότητας διατήρησης των δεδομένων μετά την πάροδο τριετίας από την αποθήκευσή τους, οι περισσότερες απαντήσεις υποδεικνύουν ότι ο ρόλος των ENU συναφώς παρουσιάζει αποκλίσεις μεταξύ των κρατών: η αποφασιστική αρμοδιότητα ασκείται ενίοτε από τις ENU, άλλοτε από την εθνική αρχή διαβίβασης των δεδομένων και, σε ορισμένες περιπτώσεις, από αμφότερες τις εν λόγω αρχές. Τα αναφερόμενα κριτήρια αξιολόγησης της αναγκαιότητας περαιτέρω επεξεργασίας των δεδομένων είναι: η συνέχιση της έρευνας, τα τυχόν νέα συμπεράσματα της έρευνας, οι τυχόν πρόσφατες καταδικαστικές αποφάσεις, η βαρύτητα της ερευνώμενης αξιόποινης πράξης και οι τυχόν πρόσφατες αξιόποινες δραστηριότητες. Η απόφαση περί διατήρησης των δεδομένων στο EIS δεν υπόκειται σε ορισμένο τύπο. Όσον αφορά τη διαγραφή των δεδομένων μετά την οριστική περάτωση της διαδικασίας κατά του εμπλεκομένου προσώπου ή την οριστική αθώωση του εν λόγω προσώπου, η πλειονότητα των απαντήσεων επισήμανε τη σύνδεσή της με τη διαδικασία αναθεώρησης της σκοπιμότητας διατήρησης των δεδομένων μετά την πάροδο τριετίας από την αποθήκευσή τους. Οι περισσότερες απαντήσεις επισημαίνουν ότι δεν υφίσταται υποχρέωση των δικαστικών αρχών να ενημερώνουν τις αρχές επιβολής του νόμου σχετικά με την κατάληξη ένδικων διαδικασιών. Εφόσον δεν υφίσταται σχετική υποχρέωση, οι αρμόδιες αστυνομικές αρχές ενδέχεται να αγνοούν την τυχόν ύπαρξη δικαστικής απόφασης επί των ερευνώμενων από αυτές υποθέσεων. Εξάλλου, δεν υφίσταται σύνδεση με τις ENU. Δεν προβλέπεται επίσης ειδικός έλεγχος των δικαστικών εγγράφων εντός της τριετούς περιόδου αρχικής διατήρησης των δεδομένων. Ενημέρωση της Ευρωπόλ σχετικά με τη διαγραφή των δεδομένων που διατηρούνται στα εθνικά αρχεία Οι ληφθείσες απαντήσεις καταδεικνύουν ότι οσάκις οι αρμόδιες αρχές προβαίνουν σε διαγραφές δεδομένων που διατηρούν στα αρχεία τους ενημερώνουν την οικεία ENU. Η σχετική πρακτική παρουσιάζει αποκλίσεις, οι οποίες εξαρτώνται από το κατά πόσον χρησιμοποιείται αυτόματος φορτωτής δεδομένων ή υφίσταται άμεση σύνδεση μεταξύ του περιεχομένου ενός εθνικού αρχείου και του EIS ή καταχωρίζονται οι διαβιβάσεις δεδομένων στο EIS. Σε ένα κράτος μέλος σχετικός έλεγχος διεξάγεται κάθε δύο χρόνια. Σε ένα άλλο κράτος μέλος τα δεδομένα διατηρούνται αποθηκευμένα έως ότου το ενδιαφερόμενο πρόσωπο συμπληρώσει το 100ό έτος της ηλικίας του, με αποτέλεσμα η σχετική διάταξη να έχει ουσιαστικά περιέλθει σε αχρηστία. Οσάκις η διαβίβαση των δεδομένων καταχωρίζεται από την αρχή που παρέχει τα δεδομένα, η πλειονότητα των απαντήσεων καταδεικνύει ότι υφίσταται υποχρέωση ενημέρωσης της οικείας ENU. 7
V. Συμπεράσματα Τα αποτελέσματα της παρούσας έρευνας καταδεικνύουν ότι η θέση, ο ρόλος και οι αρμοδιότητες των ENU δεν έχουν τύχει ακόμα της δέουσας εναρμόνισης στα κράτη μέλη. Για παράδειγμα, η προβλεπόμενη στο άρθρο 8 παράγραφος 3 της ECD υποχρέωση των κρατών μελών να παρέχουν στις ENU πρόσβαση στα συναφή εθνικά δεδομένα δεν εφαρμόζεται ορθά στο σύνολο των κρατών μελών. Τα αποτελέσματα όσον αφορά την ευθύνη διαβίβασης των δεδομένων στο EIS καταδεικνύουν σημαντικές αποκλίσεις, καθόσον αυτή κυμαίνεται από την πλήρη αναρμοδιότητα της οικείας ENU έως την επιφόρτιση της ENU με αρμοδιότητες ελέγχου του συνόλου των δεδομένων που πρόκειται να διαβιβασθούν. Όσον αφορά τα κριτήρια εισαγωγής δεδομένων τα οποία συνιστούν και τον λόγο για τον οποίο διενεργήθηκε η παρούσα έρευνα η έρευνα καταδεικνύει ότι οι αποφάσεις λαμβάνονται σε περιπτωσιολογική βάση με γνώμονα τα επίσημα κριτήρια της ECD, τα οποία χρησιμοποιούνται ως κατευθυντήρια γραμμή. Μόνον ένα κράτος μέλος αναφέρει τη διενέργεια ειδικού ελέγχου όσον αφορά την ηλικία του ενδιαφερόμενου προσώπου. Κανείς από τους συμμετέχοντες στην έρευνα δεν αναφέρθηκε στις ειδικές κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τους υπόπτους για εμπορία ανθρώπων, τη συμμετοχή σε εγκληματικές οργανώσεις και τους ειδικούς κανόνες όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων ανηλίκων, τις οποίες συνέταξαν από κοινού η Ευρωπόλ και οι επικεφαλής των ENU κατόπιν σύστασης της ΚΕΑ. Καθώς η απόφαση για την εισαγωγή δεδομένων στο EIS λαμβάνεται σε διάφορα επίπεδα (ENU/αστυνομικές αρχές), είναι σαφές ότι ελλοχεύει ο κίνδυνος χρησιμοποίησης διαφορετικών κριτηρίων ή προτύπων για την αξιολόγηση της συμμόρφωσης προς την ECD. Το συμπέρασμα αυτό ενισχύεται από τις επιθεωρήσεις του περιεχομένου του EIS που διεξήγαγε στο παρελθόν η ΚΕΑ. Η παρούσα έρευνα επισημαίνει την ανάγκη κατάρτισης και χρησιμοποίησης εναρμονισμένων κριτηρίων σε όλα τα κράτη μέλη, τα οποία θα επιτρέπουν στις ENU και στις λοιπές αρμόδιες αρχές να διεξάγουν τον έλεγχο των στοιχείων που πρόκειται να εισαχθούν στο EIS με ομοιόμορφο τρόπο. VI. Συστάσεις i) Πρέπει να καταρτισθούν κριτήρια για την αξιολόγηση του κατά πόσον τα δεδομένα που πρόκειται να εισαχθούν στο EIS σχετίζονται με αξιόποινες πράξεις οι οποίες εμπίπτουν στο πεδίο αρμοδιοτήτων της Ευρωπόλ και συμμορφώνονται προς τις διατάξεις σχετικά με τα δεδομένα που επιτρέπεται να εισαχθούν στο EIS. ii) Στα εν λόγω κριτήρια πρέπει να περιλαμβάνονται τα ήδη συμφωνηθέντα κριτήρια μεταξύ της Ευρωπόλ και της ΚΕΑ όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων ανηλίκων, προσώπων που σχετίζονται με την εμπορία ανθρώπων και μελών οργανώσεων οι οποίες αντιμετωπίζονται ως εγκληματικές σε ορισμένα μόνο κράτη μέλη. iii) Η Ευρωπόλ και οι επικεφαλής των ENU πρέπει να καταρτίσουν τους ανωτέρω κανόνες το συντομότερο δυνατόν. Στη διαδικασία αυτή πρέπει να συμμετάσχει η ΚΕΑ. iv) Πρέπει να θεσπισθούν διαδικασίες σε εθνικό επίπεδο βάσει των οποίων θα διασφαλίζεται ότι η αρμόδια για την εισαγωγή των προς διαβίβαση δεδομένων αρχή ενημερώνεται σχετικά με την οριστική περάτωση της διαδικασίας κατά του εμπλεκομένου προσώπου ή την οριστική αθώωση του εν λόγω προσώπου. v) Οι εθνικές αρχές προστασίας δεδομένων, η ΚΕΑ και η Ευρωπόλ πρέπει να παρακολουθούν εκ του σύνεγγυς την ορθή εφαρμογή αυτών των κανόνων στο πλαίσιο των διαδικασιών και της επεξεργασίας δεδομένων στα κράτη μέλη. 8