ΑΠΟΓΡΑΦΗ Είναι ένα σύνολο από ενέργειες που γίνονται για την µέτρηση και τον προσδιορισµό σε χρήµα όλων των στοιχείων του ενεργητικού και του παθητικού: α) ένας λεπτοµερής προσδιορισµός των υλικών είδος, τύπος, ποιότητα, κλπ. των απαιτήσεων και υποχρεώσεων ονοµατεπώνυµα προσώπων, διευθύνσεις, ποσά, χρόνος λήξης της απαίτησης που είναι σε γραµµάτιο ή επιταγή
ΑΠΟΓΡΑΦΗ β) µέτρηση των στοιχείων του ενεργητικού και του παθητικού (µονάδες, βάρος, µέτρα, κλπ.) και γ) εµφάνιση της απογραφής σε αξία. Η απογραφή προσδιορίζει, όσον αφορά τα πάγια, την αξία κτήσης αυξηµένη µε τις βελτιώσεις και µειωµένη µε τις αποσβέσεις. Τα εµπορεύµατα αποτιµούνται, κατά την ηµέρα της απογραφής, στη µικρότερη τιµή, µεταξύ της τιµής κτήσης και της τρέχουσας τιµής.
ΑΠΟΓΡΑΦΗ Ανάλογα µε την περιοδικότητα διενέργενας της απογραφής έχουµε: την τακτική απογραφή που γίνεται στο τέλος κάθε χρόνου. την έκτακτη απογραφή που γίνεται οποτεδήποτε. π.χ. κατά την έναρξη της εκκαθάρισης από το σύνδικο της πτώχευσης κλπ. Η απογραφή συγχώνευσης γίνεται κατά τη συγχώνευση δύο ή περισσοτέρων επιχειρήσεων, για να προσδιοριστεί η χρηµατοοικονοµική κατάσταση της νέας εταιρίας κλπ.
ΑΠΟΓΡΑΦΗ Η σηµασία της απογραφής είναι ότι µε την πραγµατική απογραφή εξασφαλίζεται: α) ο έλεγχος για τα στοιχεία που είναι γραµµένα στα λογιστικά βιβλία και η διόρθωση των τυχόν σφαλµάτων, β) ο έλεγχος από αυτούς που διαχειρίζονται την περιουσία της επιχείρησης και γ) η σωστή ενηµέρωση της διοίκησης της επιχείρησης.
ΑΠΟΓΡΑΦΗ Η καθαρή θέση της επιχείρησης στο τέλος της χρήσεως αν συγκριθεί µε την καθαρή θέση έναρξης της χρήσεως προσδιορίζει το αποτέλεσµα της επιχειρήσεως κατά τη διάρκεια της χρήσεως αυτής(ή αποτέλεσµα χρήσεως). Εφόσον όµως κατά τη διάρκεια της χρήσεως δεν έλαβαν χώρα εισφορές ή αναλήψεις κεφαλαίων και κερδών από τους ιδιοκτήτες της επιχείρησης.
ΑΠΟΓΡΑΦΗ Στην περίπτωση, όµως, που κατά τη διάρκεια της χρήσεως έγιναν εισφορές και αναλήψεις κεφαλαίων από τους ιδιοκτήτες της επιχείρησης τότε: Αποτέλεσµα χρήσεως= Καθαρή θέση λήξης - Καθαρή θέση έναρξης - Εισφορές + Αναλήψεις
ΑΠΟΓΡΑΦΗ Παράδειγµα: Επιχείρηση στο τέλος της εταιρικής χρήσεως 2008 (31.12.2008) προέβη σε απογραφή της επιχειρηµατικής περιουσίας. Από τη σύγκριση της απογραφής λήξεως µε την απογραφή ενάρξεως (1.1.2008) προκύπτει ότι η επιχείρηση κατά τη διάρκεια της χρήσεως 1.1.2008-31.12.2008 κέρδισε από τη δράση της 100,00 ευρώ.
ΑΠΟΓΡΑΦΗ Επιχειρηµατική Περιουσία Αρχική Απογραφή Τελική Απογραφή Μεταβολή ιδίου κεφαλαίου Ε Π+ΚΘ Ε Π+ΚΘ Πάγιο Ενεργητικό Αποθέµατα Απαιτήσεις και ιαθέσιµα 300,00 500,00 200,00 350,00 550,00 300,00 Κεφάλαια 400,00 500,00 (Κέρδος+100,00) Προβλέψεις, Μακροπρόθεσµες υποχρεώσεις 100,00 100,00 Βραχυπρόθεσµες υποχρεώσεις 500,00 600,00 Σύνολα 1.000,00 1.000,00 1.200,00 1.200,00
ΣΥΝΕΠΕΙΕΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΜΗ ΣΥΝΤΑΞΗ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ Εάν η επιχείρηση δεν συντάξει απογραφή τόσο κατά την έναρξη της λειτουργίας της, όσο και στο τέλος κάθε χρήσης, αυτό συνεπάγεται την απόρριψη των λογιστικών της βιβλίων και φορολόγηση της µ' ένα µοναδικό συντελεστή καθαρού κέρδους. Γιατί δεν µπορεί τότε να υπολογιστεί και να ελεγχθεί λογιστικά το αποτέλεσµα που εκφράζεται ως διαφορά της καθαρής περιουσίας που προκύπτει µεταξύ των δυο απογραφών (αρχικής - τελικής). Κι έτσι, γίνεται ανέφικτος ο λογιστικός προσδιορισµός των κερδών.
ΣΥΝΕΠΕΙΕΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΜΗ ΣΥΝΤΑΞΗ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ Στις περιπτώσεις αυτές, κι αν ακόµη προέκυψαν ζηµίες, η επιχείρηση θα φορολογηθεί και για κέρδη που δεν πραγµατοποίησε. Εποµένως στην περίπτωση αυτή για να προσδιοριστούν τα κέρδη πολλαπλασιάζεται ο τζίρος (ακαθάριστα έσοδα) της επιχείρησης µε τον συντελεστή (που προβλέπεται από τους σχετικούς πίνακες για κάθε επάγγελµα) και το γινόµενο µας δίνει τα κέρδη π.χ. εάν τα ακαθάριστα έσοδα είναι 10.000.000 και ο σχετικός συντελεστής 10%, τότε τα κέρδη θα είναι 10.000.000 Χ 10% = 1.000.000 δρχ.
ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ Ειδικές περιπτώσεις Πρέπει να διευκρινίσουµε εδώ, λόγω της σηµασίας του θέµατος, ότι τα βιβλία απορρίπτονται όχι µόνο όταν δε συντάχθηκαν οι απογραφές, αλλά ακόµη κι' όταν έχουν συνταχθεί απογραφές, αλλά δεν είναι ακριβείς.
ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ α. Ενιαία απογραφή σε περισσότερους αποθηκευτικούς χώρους. Εδώ θα πρέπει να συνταχθεί χωριστή απογραφή για κάθε χώρο (άρθρο 27 παρ. 3 ΚΦΣ). ιαφορετικά έχουµε ανακρίβεια, που συνεπάγεται απόρριψη των βιβλίων. Με έγκριση του οικ. εφόρου, µπορεί να γίνει ενιαία καταχώρηση για περισσότερους (του ενός) αποθηκευτικούς χώρους. Βέβαια τυχόν ελλείµµατα που διαπιστώνονται κατά την επαλήθευση των απογραφών και οφείλονται πιθανώς σε εσφαλµένη καταµέτρηση είτε σε λάθος κατά τη διακίνηση, είτε σε κλοπές, δεν συνιστούν ουσιώδη ανωµαλία, δυνάµενη να οδηγήσει σε απόρριψη των βιβλίων (ΣτΕ απόφ. 2689/1972).
ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ β. Μη αναλυτική καταχώριση στην απογραφή των εµπορευµάτων. Τα εµπορεύσιµα περιουσιακά αγαθά πρέπει να καταχωρούνται στην απογραφή αναλυτικά: Κατ' είδος, ποσότητα και αξία, ώστε να µην υπάρχει αµφιβολία για την ταυτότητα τους, διαφορετικά η απογραφή δεν εκπληρώνει την αποστολή της και δίνει δικαίωµα στα φοροτεχνικά όργανα να απορρίψουν τα βιβλία της επιχείρησης (βλ. ΣτΕ 1369/56 και 83/1990).
ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ γ. Μη καταχώρηση στο τέλος της χρήσης στο βιβλίο απογραφής των υφισταµένων ποσοτήτων πρώτων υλών µε την ονοµατολογία τους. Όταν δεν καταχωρούνται οι πρώτες ύλες στο βιβλίο απογραφής µε την ονοµατολογία τους, αλλά αντ' αυτής γίνεται χρήση κωδικών αριθµών, χωρίς όµως αυτοί να καταχωρηθούν σε µητρώο κωδικής αρίθµησης που δεν ανταποκρίνεται σε διεθνή ονοµατολογία, συνιστά ανεπάρκεια των βιβλίων που συνεπάγεται απόρριψη των βιβλίων της επιχείρησης (ΣτΕ 3344/1978).
ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ δ. Μη αναγραφή στην απογραφή των τεχνικών επιχειρήσεων των ηµιτελικών έργων κατά ποσότητα και αξία, αλλά µόνο κατ' αξία, συνιστά ανεπάρκεια των βιβλίων (ΣτΕ 4144/1973).
ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ ε. Καθυστέρηση στην καταχώρηση δεδοµένων της απογραφής: Σοβαρή καθυστέρηση όσον αφορά την καταχώρηση των δεδοµένων της απογραφής, συνιστά λόγο απόρριψης των βιβλίων της. Επειδή καθιστά επισφαλή τα αποτελέσµατα της επιχείρησης. Γίνεται δεκτό, ότι µικρή καθυστέρηση δεν πρέπει να οδηγεί στην απόρριψη των βιβλίων, όταν µάλιστα δικαιολογείται η καθυστέρηση αυτή από τις συνθήκες λειτουργίας επιχείρησης.
ιαφορά µεταξύ απογραφής και ισολογισµού α) Η απογραφή εµφανίζει την χρηµατοοικονοµική κατάσταση µε λεπτοµέρεια (αναλυτικά) ενώ ο ισολογισµός εµφανίζει την ίδια την χρηµατοοικονοµική κατάσταση συνοπτικά (περιληπτικά). β) η απογραφή εµφανίζει ποσότητες και χρηµατικά ποσά ενώ ο ισολογισµός εµφανίζει µόνο χρηµατικά ποσά. γ) Η απογραφή προηγείται και µε τα δεδοµένα της απογραφής συντάσσεται ο ισολογισµός.
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 1 ίδονται τα παρακάτω στοιχεία επιχειρήσεως (ποσά σε χιλιάδες ευρώ): Ενεργητικό 1.1.2002 200 ευρώ Ενεργητικό 30.6.2002 300 ευρώ Προβλέψεις 1.1.2002 50 ευρώ Προβλέψεις 30.6.2002 20 ευρώ Υποχρεώσεις 1.1.2002 70 ευρώ Υποχρεώσεις 30.6.2002 90 ευρώ Ζητείται να προσδιορίσετε το αποτέλεσµα (κέρδος ή ζηµία) της χρονικής περιόδου 1.1.2002-30.6.2002 που έχει η άνω επιχείρηση.
ΛΥΣΗ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 1 Επιχειρηµατική περιουσία Αρχική απογραφή 1.1. 2002 Τελική απογραφή 30.6.2002 Μεταβολή Ιδίου Κεφαλαίου Ενεργητικό Καθαρή Θέση Υποχρεώσεις Ενεργητικό Καθαρή Θέση Υποχρεώσεις Ενεργητικό Ίδια κεφάλαια Προβλέψεις Υποχρεώσεις 200 80 50 70 300 190 20 90 Κέρδος+110 Σύνολο 200 200 300 300
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 2 Μισθωτός την 1.1.2008 είχε µοναδικό περιουσιακό στοιχείο: «Καταθέσεις σε τράπεζες» 30.000,00 ευρώ. Στις 31.12.2008 αγόρασε µετρητοίς ένα διαµέρισµα αξίας 60.000,00 ευρώ και για το λόγο αυτό έκανε ανάληψη όλα τα χρήµατα που υπήρχαν στον άνω λογαριασµό καταθέσεων και επίσης έλαβε δάνειο από την Τράπεζα 20.000,00 ευρώ. Ζητείται να προσδιορίσετε το αποτέλεσµα του έτους 2008 που είχε ο άνω µισθωτός.
ΛΥΣΗ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 2 Περιουσία Μισθωτού Αρχική απογραφή 1.1.2008 Τελική απογραφή 31.12.2008 Μεταβολή Ιδίου Κεφαλαίου Ενεργητικό Καθαρή θέση Υποχρεώσεις Ενεργητικό Καθαρή Θέση Υποχρεώσεις ιαµέρισµα Καταθέσεις Κεφάλαιο Υποχρεώσεις 30.000,00 30.000,00 60.000,00 40.000,00 20.000,00 Κέρδος (+10.000,00) Σύνολα 30.000,00 30.000,00 60.000,00 60.000,00
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 3 Τα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης αναφέρουν την 31.12.2008 τα εξής υπόλοιπα σε ευρώ: Πάγια 1.020,00 Εµπορεύµατα (980 τεµ. Χ 1,00 ευρώ/τεµ) 980.00 Πελάτες 3.000,00 Ταµείο 1.500,00 Προµηθευτές 1.200,00 Υποχρεώσεις από φόρους τέλη 800.00 Κατά την απογραφή 31.12.2008 οι απογραφείς καταµέτρησαν: α) Εµπορεύµατα 1000 τεµ. β) Μετρητά στο Ταµείο 1.200,00 ευρώ Ζητείται να καταχωρήσετε στο θεωρηµένο βιβλίο απογραφών και ισολογισµού την απογραφή 31.12.2008 και να προσδιορίσετε το αποτέλεσµα της χρήσεως 2008 δεδοµένου ότι η καθαρή θέση 1.1.2008 ήταν 4.000,00 ευρώ.
ΛΥΣΗ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ 3 - Πάγια: Αναπόσβεστο υπόλοιπο (*) 1.020,00 - Εµπορεύµατα στην Αποθήκη...οδός...αρ...: (1000 τεµ x 1,00 ευρώ/τεµ.) 1.000,00 - Πελάτες: Από θεωρηµένες καταστάσεις απογραφής (*) 3.000,00 - Ταµείο (Μετρητά στο Ταµείο 31.12.2008) 1.200,00 Σύνολο Ενεργητικού 6.220,00 - Προµηθευτές: Από θεωρηµένες καταστάσεις απογραφής 1.200,00 - Υποχρεώσεις από φόρους-τέλη: Από θεωρηµένες καταστάσεις απογραφής 800,00 Σύνολο Παθητικού 2.000,00 Καθαρή Θέση 31.12.2008 (6.220,00-2.000,00) 4.220,00 Μείον: Καθαρή θέση 1.1.2008 (4.000,00) Κέρδος 2008 220,00
(*)ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Αναπόσβεστο υπόλοιπο Πάγια Αξία κτήσεως Αποσβέσεις 31-12-200. Μηχάνηµα Α 10.000,00 9.000,00 1.000,00 Μηχάνηµα Β 5.000,00 4.980,00 20,00 1.020,00 Πελάτες Υπόλοιπο Ονοµατεπώνυµο 31-12-2008 1. Αντωνίου 400,00 2. Γεωργίου 300,00 3. Γιανέλος 200,00 4. Φωτάκης 1.000,00 5. Γκιούρδας 1.000,00 Σύνολο 3.000,00