ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΜΕΝΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ ΘΡΑΚΗΣ Γενική Δ/νση Εσωτερικής Λειτουργίας Δ/νση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Τμήμα Σχεδιασμού Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών για τον Πολίτη email: tshy@damt.gov.gr Οδηγός για την ηλεκτρονική χρέωση εγγράφων στην εφαρμογή του πρωτοκόλλου της ΑΔΜΘ (Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων) Θεσσαλονίκη, Μάρτιος 2014
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Εισαγωγή... 3 I. Χρέωση εγγράφου από τη γραμματεία... 4 II. Χρέωση εγγράφου από Προϊστάμενο της Διεύθυνσης... 8 III. Χρέωση εγγράφου από Προϊστάμενο Τμήματος... 12 IV. Ενέργειες Υπαλλήλου για την χρέωση εγγράφου... 16 Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 2 από 18
Εισαγωγή Η Διεύθυνση Πληροφορικής και Επικοινωνιών της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας Θράκης (ΑΔΜΘ), στο πλαίσιο της επέκτασης της εφαρμογής του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου, έχει προσθέσει τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής χρέωσης των εγγράφων, μέχρι το επίπεδο του υπαλλήλου/εισηγητή. Ο στόχος είναι κάθε υπάλληλος/εισηγητής της ΑΔΜΘ να αποκτήσει λογαριασμό στην «ηλεκτρονική κονσόλα υπαλλήλου» και μέσω αυτής στην εφαρμογή του πρωτοκόλλου, προκειμένου να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή ποιά έγγραφα έχουν χρεωθεί στον ίδιο. Αναλυτικότερα, μέσα από την εφαρμογή του πρωτοκόλλου, υπάρχει πλέον η δυνατότητα χρέωσης των εγγράφων με ηλεκτρονικό τρόπο, από τον Προϊστάμενο μιας Δ/νσης, στους Προϊσταμένους των Τμημάτων της συγκεκριμένης Δ/νσης και τελικά σε υπαλλήλους/εισηγητές. Πιο συγκεκριμένα, τα στάδια της διαδικασίας που απαιτούνται είναι τα εξής: I. Κάθε έγγραφο που πρωτοκολλείται από τη γραμματεία, θα πρέπει να χρεώνεται και στις αντίστοιχες Διευθύνσεις (μία ή περισσότερες ανά περίπτωση). Βασική προϋπόθεση είναι, το έγγραφο, όταν δεν είναι σε ψηφιακή μορφή, να σαρώνεται (μέσω scanner) και να επισυνάπτεται στην εγγραφή του πρωτοκόλλου. II. Ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης ή ο Αναπληρωτής του, θα παραλάβει το έγγραφο ηλεκτρονικά και αφού μελετήσει το συνημμένο ηλεκτρονικό αρχείο, θα το χρεώσει στο Τμήμα της Διεύθυνσής του (ένα ή περισσότερα). III. Ο Προϊστάμενος του Τμήματος ή ο Αναπληρωτής του, θα παραλάβει το έγγραφο ηλεκτρονικά και αφού μελετήσει το συνημμένο ψηφιακό έγγραφο, θα το χρεώσει σε έναν ή περισσότερους υπαλλήλους του τμήματός του. IV. Ο Υπάλληλος/εισηγητής θα παραλάβει το έγγραφο ηλεκτρονικά και αφού μελετήσει το συνημμένο ψηφιακό έγγραφο, θα πρέπει να προχωρήσει στις απαραίτητες ενέργειες, όπου αυτό απαιτείται. Στις οδηγίες που ακολουθούν, περιγράφεται αναλυτικά ο νέος αυτός τρόπος ηλεκτρονικής διακίνησης των εισερχόμενων εγγράφων της υπηρεσίας. Στόχοι της παραπάνω διαδικασίας, αποτελούν η μείωση της γραφειοκρατίας και του όγκου των διακινούμενων εγγράφων, η εξοικονόμηση πόρων, αλλά και να δοθεί η δυνατότητα στον κάθε εισηγητή να έχει ανά πάσα στιγμή άμεση πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που του έχουν χρεωθεί. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 3 από 18
I. Χρέωση εγγράφου από τη γραμματεία Η γραμματεία, αφού παραλάβει ένα νέο έγγραφο, το πρωτοκολλεί στην εφαρμογή easyprotocol. Αφού συμπληρωθούν τα απαραίτητα πεδία (Θέμα, Ημερομηνία, Αποστολέας κτλ) θα πρέπει να εισαχθεί το έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή. Εάν το έγγραφο δεν υπάρχει σε ψηφιακή μορφή (π.χ. word, excel, pdf), σαρώνεται σε scanner προκειμένου να δημιουργηθεί το αντίστοιχο ψηφιακό αρχείο (σε μορφή pdf). Στη συνέχεια, το εισερχόμενο ψηφιακό έγγραφο επισυνάπτεται, επιλέγοντας το κουμπί Αναζήτηση από την ομάδα πεδίων Εισερχόμενο Αρχεία. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 4 από 18
Από το παράθυρο που ανοίγει, ακολουθώντας την αντίστοιχη διαδρομή στον Υπολογιστή, επιλέγεται το ψηφιακό έγγραφο και στη συνέχεια το κουμπί Άνοιγμα. Δίπλα από το κουμπί Αναζήτηση, θα εμφανιστεί το όνομα του αρχείου που έχει επισυναφθεί. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 5 από 18
Στη συνέχεια, συμπληρώνεται το πεδίο Διεύθυνση για να γίνει η χρέωση του εγγράφου. Από την ομάδα Χρεώσεις Εγγράφου Ελεγχόμενες, επιλέγεται η αντίστοιχη εγγραφή, από την λίστα επιλογών που εμφανίζεται πατώντας το βελάκι (dropdown menu). Εφόσον το έγγραφο απευθύνεται σε περισσότερες από μία Διευθύνσεις της υπηρεσίας, επιλέγεται ο σταυρός (+) και συμπληρώνεται επιπλέον η κάθε Διεύθυνση/παραλήπτης. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 6 από 18
Τέλος, επιλέγεται το κουμπί Επικύρωση προκειμένου να ολοκληρωθεί η διαδικασία πρωτοκόλλησης. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 7 από 18
II. Χρέωση εγγράφου από Προϊστάμενο της Διεύθυνσης Με την είσοδο του χρήστη/διευθυντή ή Αναπληρωτή Διευθυντή στην εφαρμογή easyconsole, εμφανίζεται το εικονίδιο του πρωτοκόλλου με ειδική ένδειξη, όπου με κόκκινα γράμματα επισημαίνεται ο αριθμός των εγγράφων που έχουν χρεωθεί στην Διεύθυνση και βρίσκονται σε εκκρεμότητα. Επιπλέον, εμφανίζεται ένας ενημερωτικός πίνακας με την περιγραφή των βασικών στοιχείων, των εγγράφων που έχουν χρεωθεί στην Διεύθυνση. Επιλέγοντας το εικονίδιο του πρωτοκόλλου, πραγματοποιείται η αυτόματη είσοδος στην εφαρμογή easyprotocol. Από το menu της εφαρμογής επιλέγοντας Διαχείριση Χρεώσεις Πρωτοκόλλου εμφανίζεται ένα παράθυρο με όλα τα έγγραφα που έχουν χρεωθεί στην Διεύθυνση. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 8 από 18
Ο Διευθυντής ή ο Αναπληρωτής του, κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας μεταβολή σε μια εγγραφή, αποκτά πρόσβαση στα στοιχεία του εγγράφου. Επιλέγοντας κάθε φορά το εικονίδιο από την επιλογή Εισερχόμενο Αρχείο γίνεται άνοιγμα του αντίστοιχου ψηφιακού αρχείου. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 9 από 18
Στη συνέχεια, αφού μελετηθούν τα σχετικά συνημμένα αρχεία, θα πρέπει να επιλεγεί το πεδίο Χρεώσεις Εγγράφου Ελεγχόμενες Ελήφθη, ώστε να φαίνεται ότι ο χρήστης έχει ενημερωθεί για το έγγραφο αυτό. Η επιλογή του πεδίου Ελήφθη είναι αντίστοιχη με την υπογραφή στο βιβλίο παραλαβής των φυσικών εγγράφων. Πατώντας το Ελήφθη συμπληρώνεται αυτόματα η ημερομηνία και ώρα, καθώς και το όνομα του χρήστη που έκανε την ηλεκτρονική παραλαβή του εγγράφου. Δηλαδή, το όνομα του Διευθυντή ή του Αναπληρωτή Διευθυντή αντίστοιχα. Στη συνέχεια, θα πρέπει το έγγραφο να χρεωθεί στο αντίστοιχο Τμήμα. Από την ομάδα Χρεώσεις Εγγράφου Ελεγχόμενες Τμήμα, επιλέγεται η αντίστοιχη εγγραφή, από την λίστα επιλογών που εμφανίζεται πατώντας το βελάκι (dropdown menu). Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 10 από 18
Εφόσον το έγγραφο πρέπει να χρεωθεί σε περισσότερα από ένα τμήματα, επιλέγεται ο σταυρός (+) και συμπληρώνεται το κάθε επιπλέον Τμήμα. Τέλος, επιλέγεται το κουμπί Επικύρωση για την αποθήκευση των στοιχείων. Το έγγραφο θα σταματήσει να φαίνεται στις εκκρεμότητες της Διεύθυνσης, όταν αυτό σημανθεί με την ένδειξη Ελήφθη. Επισημαίνεται ότι, από το πεδίο Διαχείριση Χρεώσεις Πρωτοκόλλου εμφανίζεται ένα παράθυρο με όλα τα έγγραφα που έχουν χρεωθεί στον Υπάλληλο, ανεξάρτητα με το αν βρίσκονται σε εκκρεμότητα ή απαιτούν κάποια ενέργεια. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 11 από 18
III. Χρέωση εγγράφου από Προϊστάμενο Τμήματος Με την είσοδο του χρήστη/προϊσταμένου ή αναπληρωτή προϊσταμένου στην εφαρμογή easyconsole, εμφανίζεται το εικονίδιο του πρωτοκόλλου με ειδική ένδειξη, όπου με κόκκινα γράμματα επισημαίνεται ο αριθμός των εγγράφων που έχουν χρεωθεί στο Τμήμα και βρίσκονται σε εκκρεμότητα. Επιπλέον, εμφανίζεται ένας ενημερωτικός πίνακας με την περιγραφή των βασικών στοιχείων, των εγγράφων που έχον χρεωθεί στο Τμήμα. Επιλέγοντας το εικονίδιο του πρωτοκόλλου, πραγματοποιείται η αυτόματη είσοδος στην εφαρμογή easyprotocol. Από το menu της εφαρμογής επιλέγοντας Διαχείριση Χρεώσεις Πρωτοκόλλου εμφανίζεται ένα παράθυρο με όλα τα έγγραφα που έχουν χρεωθεί στο Τμήμα. Ο Προϊστάμενος του Τμήματος ή ο Αναπληρωτής του, κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας μεταβολή σε μια εγγραφή, αποκτά πρόσβαση στα στοιχεία του εγγράφου. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 12 από 18
Αρχικά, επιλέγοντας το εικονίδιο από την επιλογή Εισερχόμενο Αρχείο γίνεται άνοιγμα του αντίστοιχου ψηφιακού αρχείου. Στη συνέχεια, αφού μελετηθεί το έγγραφο, θα πρέπει να επιλεγεί το πεδίο Χρεώσεις Εγγράφου Ελεγχόμενες Ελήφθη, ώστε να φαίνεται ότι ο χρήστης έχει ενημερωθεί για το έγγραφο αυτό. Η επιλογή του πεδίου Ελήφθη είναι αντίστοιχη με την υπογραφή στο βιβλίο παραλαβής των φυσικών εγγράφων. Πατώντας το Ελήφθη συμπληρώνεται αυτόματα η ημερομηνία και ώρα, καθώς και το όνομα του χρήστη που έκανε την ηλεκτρονική παραλαβή του εγγράφου. Δηλαδή, το όνομα του Προϊστάμενου του Τμήματος ή του Αναπληρωτή του, αντίστοιχα. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 13 από 18
Στη συνέχεια, το έγγραφο θα πρέπει να χρεωθεί στον αντίστοιχο υπάλληλο. Από την ομάδα Χρεώσεις Εγγράφου Ελεγχόμενες Γραφείο, επιλέγεται η ομάδα των υπαλλήλων του τμήματος και από το πεδίο Χρήστης, από την λίστα επιλογών που εμφανίζεται πατώντας το βελάκι (dropdown menu), ο υπάλληλος του τμήματος. Εφόσον το έγγραφο πρέπει να χρεωθεί σε περισσότερους από έναν υπαλλήλους, επιλέγεται ο σταυρός (+) και συμπληρώνεται επιπλέον ο κάθε Υπάλληλος. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 14 από 18
Τέλος, επιλέγεται το κουμπί Επικύρωση. Το έγγραφο θα σταματήσει να φαίνεται στις εκκρεμότητες του Τμήματος, όταν αυτό σημανθεί με την ένδειξη Ελήφθη. Επισημαίνεται ότι, από το πεδίο Διαχείριση Χρεώσεις Πρωτοκόλλου εμφανίζεται ένα παράθυρο με όλα τα έγγραφα που έχουν χρεωθεί στον Χρήστη, ανεξάρτητα με το αν βρίσκονται σε εκκρεμότητα ή απαιτούν κάποια ενέργεια. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 15 από 18
IV. Ενέργειες Υπαλλήλου για την χρέωση εγγράφου Με την είσοδο του χρήστη/υπαλλήλου στην εφαρμογή easyconsole, εμφανίζεται το εικονίδιο του πρωτοκόλλου με ειδική ένδειξη, όπου με κόκκινα γράμματα επισημαίνεται ο αριθμός των εγγράφων που έχουν χρεωθεί στον υπάλληλο και βρίσκονται σε εκκρεμότητα. Επιπλέον, εμφανίζεται ένας ενημερωτικός πίνακας με την περιγραφή των βασικών στοιχείων, των εγγράφων που βρίσκονται σε εκκρεμότητα. Επιλέγοντας το εικονίδιο του πρωτοκόλλου, πραγματοποιείται η αυτόματη είσοδος στην εφαρμογή easyprotocol. Από το menu της εφαρμογής επιλέγοντας Διαχείριση Χρεώσεις Πρωτοκόλλου εμφανίζεται ένα παράθυρο με όλα τα έγγραφα που έχουν χρεωθεί στον Υπάλληλο. Ο Υπάλληλος, κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας μεταβολή σε μια εγγραφή, αποκτά πρόσβαση στα στοιχεία του εγγράφου. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 16 από 18
Αρχικά, επιλέγοντας το εικονίδιο από την επιλογή Εισερχόμενο Αρχείο εμφανίζεται το ψηφιακό έγγραφο, το οποίο θα πρέπει να μελετηθεί. Στη συνέχεια, θα πρέπει να επιλεγεί το πεδίο Χρεώσεις Εγγράφου Ελεγχόμενες Ελήφθη, ώστε να φαίνεται ότι ο χρήστης έχει ενημερωθεί για το έγγραφο. Η επιλογή του πεδίου Ελήφθη είναι αντίστοιχη με την υπογραφή στο βιβλίο παραλαβής των φυσικών εγγράφων. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 17 από 18
Τέλος, επιλέγεται το κουμπί Επικύρωση. Εφόσον έχει μελετηθεί το έγγραφο, θα πρέπει ο υπάλληλος να προχωρήσει στις απαραίτητες ενέργειες, ό,που αυτό απαιτείται. Το έγγραφο θα σταματήσει να φαίνεται στις εκκρεμότητες του Υπαλλήλου, όταν αυτό σημανθεί με την ένδειξη Ελήφθη. Επισημαίνεται ότι, από το πεδίο Διαχείριση Χρεώσεις Πρωτοκόλλου εμφανίζεται ένα παράθυρο με όλα τα έγγραφα που έχουν χρεωθεί στον Υπάλληλο, ανεξάρτητα με το αν βρίσκονται σε εκκρεμότητα ή απαιτούν κάποια ενέργεια. Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών Σελίδα 18 από 18