Ενότητα 19 Πως να χειρίζεστε λίστες Μια λίστα αποτελείται από τους τίτλους των στηλών οι οποίοι ορίζουν τα Fields και οι σειρές με τα δεδομένα είναι τα Records. Ένα record περιέχει όλες τις πληροφορίες για ένα στοιχείο. Από αυτά τα Records μπορεί να θέλετε να κοιτάξετε ορισμένα σε μια συγκεκριμένη στιγμή ή μπορεί να τα θέλετε κατά σειρά κάποιου field, για παράδειγμα να θέλετε την λίστα σας κατά αλφαβητική σειρά των ονομάτων των υπαλλήλων. Σε αυτή τη ενότητα θα δούμε πως να φιλτράρουμε τη λίστα μας για να παίρνουμε τα δεδομένα που θέλουμε και πως να βάζουμε τα Records σε μια επιθυμητή σειρά. 1. Ανοίξετε το αρχείο exercise 19 που βρίσκεται στον κατάλογο MS Excel 2000 Practice Files. 2. Φυλάξετε το αρχείο σας στο φάκελο σας με την ονομασία exercise 19_1. 19.1 Φιλτράρισμα της λίστας 1. Επιλέξετε το κελί C10. Επιλέγοντας ένα οποιοδήποτε κελί πάνω στη λίστα επιλέγετε ολόκληρο το πεδίο που περιέχει την λίστα. 2. Από το μενού Data επιλέξετε την εντολή Filter και μετά το AutoFilter. Το πεδίο δίπλα από το επιλεγμένο κελί θεωρείται ότι είναι η λίστα σας (ή αλλιώς βάση δεδομένων). Σε κάθε τίτλο στήλης εμφανίζεται ένα βέλος στα δεξιά του κελιού. 3. Κτυπήστε στο κάτω βέλος στο κελί Η10 δηλαδή το field Division. Υπάρχουν πάντοτε 3 επιλογές που εμφανίζονται σε όλα τα Fields. Αυτές οι επιλογές είναι τα All, Custom, και Top Ten. Η πρώτη επιλογή δείχνει όλα τα records, η δεύτερη μόνο εκείνα που πληρούν κάποια κριτήρια και η τρίτη τα πρώτα 10 records. 4. Από τη λίστα επιλέξετε το Copier. Η λίστα σας φιλτράρεται βάση του κριτηρίου, και εμφανίζονται μόνο τα records τα οποία είναι του Division Copier. 5. Κτυπήστε το βέλος στο κελί G10 και από τη λίστα επιλέξετε το Accounting. H λίστα μας ξανά φιλτράρεται και εμφανίζονται τα Records των υπαλλήλων που ανήκουν στο Department Accounting και υπάγονται στο Copier Division. 6. Για να επαναφέρετε τη λίστα σας όπως ήταν αρχικά με όλα τα Records από το μενού Data επιλέξετε το Filter και μετά το Show All. Μέχρι τώρα εργαστήκαμε με το AutoFilter. Τώρα θα δούμε πως να φιλτράρουμε τη λίστα μας με το Custom Filter. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 19 1/5
19.2 Custom Filter Χρησιμοποιούμε το Custom Filter όταν θέλουμε να φιλτράρουμε τη λίστα μας βάση δύο κριτηρίων για το ίδιο Field ή αν θέλουμε να ορίσουμε κάποιο πεδίο τιμών για παράδειγμα να βρούμε τους υπάλλήλους που το εισόδημα τους είναι άνω των 25000 και κάτω των 27000. 19.2.1 Χρησιμοποιώντας το OR operator 1. Κτυπήστε το βέλος Filter στο κελί F10 και από τη λίστα επιλέξετε το Custom. Το κουτί διαλόγου Custom AutoFilter εμφανίζεται. Τα κουτάκια στα αριστερά στην περιοχή Position είναι τα Operator Boxes και τα κουτιά στα δεξιά είναι τα κουτιά Criteria. 2. Στην περιοχή Position βεβαιωθείτε ότι το equals είναι επιλεγμένο στο πρώτο κουτί operator. 3. Κτυπήστε το κάτω βέλος στο κουτί Criteria και επιλέξετε το Admin. Assist. 4. Κτυπήστε στην επιλογή Or. Αυτή η επιλογή σημαίνει ότι θέλουμε η λίστα μας να φιλτραριστεί ώστε τα records να πληρούν είτε το πρώτο κριτήριο είτε το δεύτερο. 5. Στο δεύτερο κουτί Operator κτυπήστε το κάτω βέλος και επιλέξετε equals. 6. Στο διπλανό κουτί κριτηρίων επιλέξετε το Group Admin. Assist. Όπως φαίνεται πιο κάτω. 7. Επιλέξετε το ΟΚ. Στο πεδίο Position παρουσιάζονται τα records τα οποία έχουν Position Admin. Assist. ή Group Admin. Assist. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 19 2/5
8. Από το μενού Data επιλέξετε το Filter και μετά το Show All. Η λίστα σας επανέρχεται στην αρχική της κατάσταση. 19.2.2 Χρησιμοποιώντας το AND operator 1. Στο πεδίο Salary επιλέξετε Custom. 2. Πληκτρολογήστε τα πιο κάτω όπως φαίνονται στο πλαίσιο διαλόγου. 3. Κτυπήστε το ΟΚ. Στο πεδίο Salary παρουσιάζονται τα records τα οποία έχουν μισθό άνω των 25000 και κάτω των 27000. 19.2.3 Έξοδος από την κατάσταση Filter 1. Από το μενού Data επιλέξετε το Filter και μετά το Show All. Η λίστα σας επανέρχεται στην αρχική της κατάσταση. 2. Από το μενού Data επιλέξετε το Filter και μετά το AutoFilter. Τα βέλη εξαφανίζονται από τους τίτλους των στηλών και δεν είσαστε στην κατάσταση Filter. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 19 3/5
19.4 Sorting Όταν θέλουμε να δούμε ή να τυπώσουμε τα records σε μια σειρά πρέπει πρώτα να αποφασίσουμε βάση ποιας στήλης στη λίστα μας τα δεδομένα θα μπουν στη σειρά. Η στήλη αυτή ονομάζεται Sort Key. Μπορούμε να έχουμε μέχρι και τρία Sort By Keys. Αυτό σημαίνει ότι μπορούμε να ταξινομήσουμε τη λίστα μας πρώτα βάση ενός πεδίου και μετά για τα records εκείνα που το πεδίο τους αυτό είναι το ίδιο μπορούμε να τα ταξινομήσουμε βάση δεύτερου κλειδιού κτλ. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα: 1. Επιλέξετε ένα κελί μέσα στη στήλη Last Name και πατήστε το κουμπί Α to Z στη γραμμή εργαλείων standard. Η λίστα ταξινομείται βάση αλφαβητική σειράς των επιθέτων. 2. Επιλέξετε ένα κελί μέσα στη στήλη Last Name και πατήστε το κουμπί Ζ to Α στη γραμμή εργαλείων standard. Η λίστα ταξινομείται βάση αλφαβητική σειράς των επιθέτων αλλά ανάποδα. 3. Από το μενού Data επιλέξετε την εντολή Sort. 4. Στην περιοχή Sort By κτυπήστε το κάτω βέλος και από τη λίστα επιλέξετε το Division και Ascending 5. Κτυπήστε ΟΚ. Παρατηρείστε τη λίστα σας. 6. Από το μενού Data επιλέξετε το Sort. 7. Βεβαιωθείτε ότι το Division και Descending είναι ήδη επιλεγμένο στο κουτί Sort By. 8. Στο κουτί Then By κτυπήστε το κάτω βέλος και από τη λίστα επιλέξετε το Salary και μετά την επιλογή Descending. 9. Στο κουτί Then By κτυπήστε το κάτω βέλος και από τη λίστα επιλέξετε το Last Name και Descending. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 19 4/5
10. Κτυπήστε το ΟΚ. 11. Φυλάξετε το αρχείο με το όνομα exercise 19_2 και κλείστε το αρχείο σας. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 19 5/5