Διαχείριση Γρήγορης Καταχώρησης Πωλήσεων Σε αυτό το εγχειρίδιο περιγράφεται η παραμετροποίηση και η χρήση της γρήγορης καταχώρησης πωλήσεων, καθώς και της κατηγορίας λιανικής των ειδών.
Περιεχόμενα Παραμετροποίηση Γρήγορης Καταχώρησης 3 Γρήγορη Καταχώρηση 5 Κατηγορία Λιανικής & Μαζική Ανάθεση Κατηγορίας στα είδη 8 2
Παραμετροποίηση Γρήγορης Καταχώρησης Οι περιπτώσεις στις οποίες χρησιμοποιείται η γρήγορη καταχώρηση πωλήσεων είναι οι Λιανικές Συναλλαγές όπου απαιτείται ταχύτητα και ευκολία στην καταχώρηση. ΓΙ αυτό το λόγο στις παραμέτρους δίνονται προκαθορισμένα οι τύποι παραστατικών, οι τρόποι πληρωμής και ο πελάτης για τον οποίο θα καταχωρείται τιμολόγιο. Έτσι ο χρήστης δε θα χρειάζεται να επιλέγει κάθε φορά αυτές τις επιλογές, αλλά θα έρχονται προτεινόμενες. Για να γίνει ορισμός των παραμέτρων που επιτρέπουν στο χρήστη την Γρήγορη Καταχώρηση Πωλήσεων ακολουθείται η παρακάτω διαδρομή: Οργάνωση Κινήσεις Παραμετροποίηση Παραστατικού Γρήγορη Καταχώρηση Πωλήσεων Η διαδρομή αυτή οδηγεί σε νέα μάσκα όπου με τη βοήθεια της εισαγωγής υπάρχει η δυνατότητα επιλογής ονόματος υπολογιστή. Πιο συγκεκριμένα, σ αυτό το πεδίο ο χρήστης για να μπορεί να χρησιμοποιεί αυτόματα τη δυνατότητα της εντατικής λιανικής καταχώρησης, πρέπει ουσιαστικά να επιλέξει στο όνομα Η/Υ το τερματικό στο οποίο δουλεύει. Στη συνέχεια,γίνεται η συμπλήρωση των πεδίων «Σειρά Παραστατικού», «Σειρά Υπηρεσιών», «Σειρά Επιστροφής» και «Τρόπος Πληρωμής». Σε όλα τα πεδία υπάρχει η δυνατότητα μεταβολής ή ακόμη και απευθείας δημιουργίας 3 Για το συγκεκριμένο παράδειγμα, που παρουσιάζεται ως οδηγία, επιλέχθηκε. Ως «Πελάτης» ορίστηκε Πελάτης Λιανικής, ώστε να διευκολυνθεί η γρήγορη καταχώρηση πωλήσεων λιανικής. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δεν γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. 1.1. Ακολουθεί προτεινόμενη συμπλήρωση πεδίων από τα ήδη υπάρχοντα πρότυπα ώστε να απλουστευθεί η διαδικασία της γρήγορης καταχώρησης:
4
Γρήγορη Καταχώρηση Για την μετάβαση στην γρήγορη καταχώρηση ακολουθείται η διαδρομή από το μενού: Πωλήσεις Γρήγορη Καταχώρηση Πώλησης. Η καινούρια μάσκα περιλαμβάνει την τελική οθόνη που ο χρήστης χρησιμοποιεί για απλούστευση της Διαδικασίας Καταχώρησης Πωλήσεων. Στην αριστερή πλευρά περιλαμβάνονται εικονίδια με τα Είδη που έχουν δημιουργηθεί ώστε να γίνεται εύκολα η επιλογή τους και έχουν επισημανθεί με μαύρο πλαίσιο. Για περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση ειδών υπάρχει σχετικό εγχειρίδιο Είδη. 5 Σε κάθε είδος υπάρχει και η Κατηγορία Λιανικής Είδους που έχει επισημανθεί εν προκειμένω με κόκκινο πλαίσιο και αναλύεται παρακάτω. 1.2. Επόμενη κίνηση είναι η επιλογή του είδους. Για τις ανάγκες παραδείγματος υποθέτουμε ότι ο χρήστης επιλέγει διαμορφώνεται ως εξής: και η εικόνα πια
Έστω ότι επιλέγεται το για να προχωρήσει η καταχώρηση στην τελική εικόνα Επιπλέον, στο πεδίο Περιοχή Σάρωσης μπορεί ο χρήστης να πληκτρολογήσει τον Κωδικό, τον Εναλλακτικό Κωδικό ή τον Βοηθητικό Κωδικό του Είδους απευθείας ώστε να εμφανιστεί το είδος. 6 Στην παραπάνω μπάρα εργαλείων δίνονται δυνατότητες επιλογής, όπως είναι η προσθήκη κάποιου είδους, διαφορετικού από τα ήδη προτεινόμενα, που γίνεται επιλέγοντας ή αντίστοιχα διαγραφή είδους από τη λίστα. Στη συνέχεια παρατίθενται οι επιλογές που αφορούν τη σειρά του παραστατικού που θέλουμε να εκδώσουμε.
Κάθε Σειρά έχει οριστεί μέσα από την παραμετροποίηση παραστατικών γρήγορης καταχώρησης Πωλήσεων. Παρατηρείται ότι έρχεται αυτόματα επιλεγμένη η Σειρά Λιανικής. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δεν γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. Η πληροφορία της τιμής εμφανίζεται από την παραμετροποίηση του είδους και ο χρήστης μπορεί να αλλάξει την τιμή, την ποσότητα ή την έκπτωση. 7 Ολοκληρώνεται η διαδικασία επιλέγοντας τον Τρόπο Πληρωμής από την μπάρα εργαλείων ανάλογα με τον αν θα γίνει πληρωμή τοις μετρητοίς ή με πιστωτική καρτα. Επιλέγοντας αφού επιλεγεί το βγάζει νέο παράθυρο που ενημερώνει με το Ποσό Πλήρωμής, Ρέστα και ολοκληρώνεται η διαδικασία με εκτύπωση παραστατικού. Αντιστοίχως, με επιλογή κάρτας. θα προσδιοριστεί η Πιστωτική π.χ. VISA και ο Αριθμός της
Κατηγορία Λιανικής & Μαζική Ανάθεση Κατηγορίας στα είδη Η κατηγορία Λιανικής του είδους διευκολύνει την χρήση της οθόνης γρήγορης λιανικής, εμφανίζοντας ειδικά πλήκτρα με τις κατηγορίες αυτές, όπως περιεγράφηκε παραπάνω. Από τη διαδρομή Αρχεία Είδη όπου εμφανίζονται όλα τα υπάρχοντα είδη, γίνεται επιλογή του είδους και από τη μπάρα εργαλείων στο πάνω μέρος της οθόνης χρησιμοποιείται η επιλογή Επεξεργασία. 8 1.1. Επιλέγοντας το είδος και έπειτα επεξεργασία ανοίγει η κάρτα καταχώρησης του είδους στην οποία δίνεται η δυνατότητα ορισμού Κατηγορίας Λιανικής, στο tab «Πολιτική Τιμολόγησης».
Με την επιλογή ανοίγει η λίστα με τις κατηγορίες στην οποία ο χρήστης μπορεί να προσθέσει τις κατηγορίες σε δενδροειδή μορφή. 9
Πληροφοριακά, υπάρχει δυνατότητα δημιουργίας Νέας Κατηγορίας επιλέγοντας από τη μπάρα εργαλείων το στην κάτω πλευρά της μάσκας. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα Προσθήκης Κόμβου και Προσθήκης Υποκόμβου για λίστα δενδροειδούς μορφής με τη λογική της υποκατηγορίας π.χ. 10 Από την ίδια οθόνη δίνεται η δυνατότητα μαζικής ανάθεσης ειδών από την καρτέλα Ενέργειες με την επιλογή «Ανάθεση Ειδών».
Σε αυτό το σημείο γίνεται επιλογή της κατηγορίας και έπειτα με την «Προσθήκη» ανοίγει νέα μάσκα με όλα τα Είδη. Ο χρήστης πατώντας control + αριστερό κλικ με το ποντίκι μπορεί να επιλέξει όσα είδη επιθυμεί και έπειτα να πατήσει το κουμπί «Επιλογή» 11 Η ακόλουθη εικόνα είναι η τελική, όπου μετά την επιλογή των ειδών, τα οποία εμφανίζονται με το σύμβολο, οριστικοποιείται η ανάθεση με την επιλογή «Αποθήκευση».