ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΣΤΟΥΣ 325 ΗΜΟΥΣ ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 2014 I. ΓΕΝΙΚΑ Η Ε.Ε.Τ.Α.Α. στο πλαίσιο της Πράξης «Ψηφιοποίηση δεδοµένων στους 325 ήµους» έχει αναλάβει την οργάνωση, τον συντονισµό, την υποστήριξη και την παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης των εργασιών που σχετίζονται µε την ψηφιοποίηση συγκεκριµένων κατηγοριών εγγράφων από του ήµους µε την αξιοποίηση ωφελουµένων του σχετικού Προγράµµατος του ΟΑΕ. Ειδικότερα, οι ήµοι καλούνται να ψηφιοποιήσουν τα εξής έγγραφα ανά κατηγορία: Κατηγορία Εγγράφου Άδειες Καταστηµάτων Άδειες Περιπτέρων Κοιµητήρια Έγγραφα προς Ψηφιοποίηση Έγγραφα Απόφασεων Άδειας Ίδρυσης και Λειτουργίας Καταστηµάτων Έγγραφα Αποφάσεων Παραχώρησης, Μεταβίβασης, Μετακίνησης, Ενοικίασης και Ανάκλησης Παραχώρησης Περιπτέρων Πιστοποιητικά Ληξιαρχείου και Άδειες Ταφής Αποφάσεις Παραχώρησης Χρήσης Τάφων Αποφάσεις Συλλογικών Οργάνων Αποφάσεις ηµοτικού Συµβουλίου Αποφάσεις Οικονοµικής Επιτροπής Αποφάσεις Επιτροπής Ποιότητας Ζωής Αποφάσεις ηµαρχιακής Επιτροπής Οικοδοµικές Άδειες Έντυπα Οικοδοµικής Άδειας (τετράπτυχο) Ρητά αναφέρεται ότι, λοιπά δικαιολογητικά και έγγραφα που πιθανά να βρίσκονται στο Φυσικό Αρχείο και δεν περιλαµβάνονται στα παραπάνω, δεν ψηφιοποιούνται. [1]
Επισηµαίνεται επίσης ότι, έγγραφα τα οποία έχουν αναρτηθεί στον διαδικτυακό τόπο «ιαύγεια» δεν ψηφιοποιούνται εκ νέου. Ωστόσο, τα στοιχεία ταυτότητας, τα µεταδεδοµένα 1 και ο «Α Α» των εν λόγω εγγράφων θα εισαχθούν στην εφαρµογή. Σύµφωνα µε την απόφαση ένταξης, η Ε.Ε.Τ.Α.Α. προχώρησε στο σχεδιασµό αναλυτικών διαδικασιών και στην ανάπτυξη του απαραίτητου λογισµικού, ενώ παράλληλα έθεσε σε επιχειρησιακή λειτουργία σύστηµα παροχής τεχνικής και συµβουλευτικής υποστήριξης των αρµοδίων στελεχών των ήµων. Στο κείµενο που ακολουθεί γίνεται αναλυτική περιγραφή των προτεινόµενων διαδικασιών ψηφιοποίησης των εγγράφων από τους ήµους. Για τις ανάγκες του κειµένου: µε τον όρο Έγγραφο εννοείται κάθε έγγραφο που εµπίπτει στις κατηγορίες οι οποίες έχουν επιλεγεί για ψηφιοποίηση σύµφωνα µε τον παραπάνω Πίνακα και µε τον όρο Φάκελος εννοείται η βασική µονάδα αρχειοθέτησης του Φυσικού Αρχείου του ήµου που έχει µοναδιαία σήµανση και ενσωµατώνει ένα ή περισσότερα προς ψηφιοποίηση Έγγραφα, καθώς και τυχόν συναφή έγγραφα και δικαιολογητικά τα οποία εξαιρούνται από την διαδικασία ψηφιοποίησης. II. ΡΟΛΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Συντονιστής Το αρµόδιο στέλεχος του ήµου στο οποίο έχει ανατεθεί το έργο του συντονισµού και της παρακολούθησης των εργασιών ψηφιοποίησης εγγράφων. Ψηφιοποιητής Ωφελούµενος του προγράµµατος του ΟΑΕ που θα απασχοληθεί στο έργο µε αντικείµενο εργασίας την ψηφιοποίηση και ταυτοποίηση των Εγγράφων µε τη χρήση του αντίστοιχου εξοπλισµού και λογισµικού και σύµφωνα µε τις διαδικασίες που αναφέρονται παρακάτω. Καταχωρητής Ωφελούµενος του προγράµµατος του ΟΑΕ που θα απασχοληθεί στο έργο µε αντικείµενο εργασίας την εισαγωγή των Μεταδεδοµένων των Εγγράφων µε τη χρήση του αντίστοιχου εξοπλισµού και λογισµικού και σύµφωνα µε τις διαδικασίες που αναφέρεται παρακάτω. Ο Συντονιστής, εφόσον το κρίνει σκόπιµο, µπορεί να αναθέσει στο ίδιο πρόσωπο τα καθήκοντα του Ψηφιοποιητή και του Καταχωρητή. 1 Ως Μεταδεδοµένα ορίζονται τα δοµηµένα και κωδικοποιηµένα στοιχεία τα οποία περιγράφουν χαρακτηριστικά πληροφοριακών οντοτήτων, µε στόχο την ταυτοποίηση, ανεύρεση και διαχείριση των οντοτήτων αυτών. [2]
III. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Εξοπλισµός Σταθµοί Εργασίας Ψηφιοποίησης, καθένας από τους οποίους περιλαµβάνει: Ένα Προσωπικό Η/Υ µε λειτουργικό σύστηµα MS-Windows XP ή νεότερο και εγκατεστηµένο Adobe Acrobat Reader Σαρωτής (Scanner) ρυθµισµένος κατάλληλα ώστε να ψηφιοποιεί έγγραφα µεγέθους σελίδας A4, σε ανάλυση 200dpi, 8-bit grayscale, µονής όψης και να παράγει για κάθε Έγγραφο ένα αρχείο τύπου Adobe Acrobat (.pdf) Σταθµοί Εργασίας Καταχώρησης, καθένας από τους οποίους περιλαµβάνει: Ένα Προσωπικό Η/Υ µε λειτουργικό σύστηµα MS-Windows XP ή νεότερο και εγκατεστηµένο Adobe Acrobat Reader Λογισµικό Εφαρµογή Υποστήριξης Ψηφιοποίησης που αναπτύσσεται από την Ε.Ε.Τ.Α.Α. και θα υπάρχει εγκατεστηµένη τοπικά σε κάθε Σταθµό Εργασίας (Ψηφιοποίησης και Καταχώρησης) µε τις εξής λειτουργίες: α) Εισαγωγή Στοιχείων Ταυτοποίησης Εγγράφων β) Εισαγωγή και Επεξεργασία Μεταδεδοµένων στα Έγγραφα Λογισµικό Μεταγωγής εδοµένων στον ιακοµιστή Αρχείων της Ε.Ε.Τ.Α.Α. Το λογισµικό θα βρίσκεται εγκατεστηµένο στον Η/Υ όπου θα τηρείται ο Κεντρικός Καταλόγος Ταυτοποιηµένων Εγγράφων και µέσω αυτού θα γίνεται ο συγχρονισµός µε τον αντίστοιχο Κατάλογο του ιακοµιστή Αρχείων της Ε.Ε.Τ.Α.Α. Πληροφοριακό Σύστηµα ιαδικτυακή Εφαρµογή η οποία θα αναπτυχθεί σε επόµενη φάση του έργου και θα παρέχει δοµηµένη πρόσβαση µέσω διαδικτύου στα Έγγραφα και στα Μεταδεδοµένα των Εγγράφων. Ηλεκτρονικοί Κατάλογοι Εγγράφων Κατάλογος Ψηφιοποιηµένων Εγγράφων: Ηλεκτρονικός Κατάλογος Αρχείων (File Directory) που βρίσκεται στην Κεντρική Μονάδα Αποθήκευσης (Σκληρός ίσκος) του Η/Υ του Σταθµού Εργασίας Ψηφιοποίησης και στον οποίο αποθηκεύονται (κατά προτίµηση αυτόµατα) τα ψηφιακά αρχεία που µεταφέρονται είτε απ ευθείας από τον Scanner είτε µέσω usb memory stick. Τοπικός Κατάλογος Ταυτοποιηµένων Εγγράφων: Ανάλογα µε τον τρόπο που έχει οργανωθεί η εργασία της ψηφιοποίησης, σε κάθε Σταθµό Εργασίας Καταχώρησης µπορεί να δηµιουργηθεί Ηλεκτρονικός Κατάλογος Αρχείων (File Directory) στον οποίο αποθηκεύονται τα Ταυτοποιηµένα Έγγραφα µέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής των Μεταδεδοµένων τους. Το περιεχόµενο του Καταλόγου αυτού σε τακτά διαστήµατα µεταφέρεται µε ευθύνη του Συντονιστή στον Κεντρικό Κατάλογο Ταυτοποιηµένων Εγγράφων. [3]
Κεντρικός Κατάλογος Ταυτοποιηµένων Εγγράφων: Ηλεκτρονικός Κατάλογος Αρχείων (File Directory) όπου τηρούνται σε τελική µορφή όλα τα στοιχεία που σχετίζονται µε την ψηφιοποίηση όλων των Εγγράφων του ήµου (Ψηφιακά Αρχεία και Μεταδεδοµένα) και ο οποίος συγχρονίζεται σε τακτά χρονικά διαστήµατα µε τον αντίστοιχο Κατάλογο του ιακοµιστή Αρχείων της Ε.Ε.Τ.Α.Α. IV. ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ Η διαδικασία ψηφιοποίησης διαφοροποιείται ανάλογα µε το αν η ψηφιοποίηση περιλαµβάνει τη σάρωση (scanning) Εγγράφων ή µόνο την καταχώρηση των Μεταδεδοµένων των Εγγράφων. Στην περίπτωση όπου περιλαµβάνει µόνο καταχώρηση των Μεταδεδοµένων των Εγγράφων, το στάδιο "Σάρωση Εγγράφων Φακέλου" δεν εκτελείται. Σάρωση Εγγράφων Φακέλου Η ενέργεια αφορά µόνο στις θεµατικές ενότητες για τις οποίες έχει επιλεγεί ψηφιοποίηση που περιλαµβάνει τη σάρωση (scanning) εγγράφων. Ο Συντονιστής παραλαµβάνει από τον αρµόδιο υπάλληλο του ήµου ένα αριθµό Φακέλων, µέρος του οποίου παραδίδει στον Ψηφιοποιητή. Ο Ψηφιοποιητής για κάθε ένα Φάκελο που έχει παραλάβει εκτελεί τις ακόλουθες ενέργειες: 1. Ανοίγει τον Φάκελο και επιλέγει το Έγγραφο προς ψηφιοποίηση. Εάν το έγγραφο εµφανίζει την ένδειξη «Α Α» (που σηµαίνει ότι το Έγγραφο έχει αναρτηθεί στο «ιαύγεια»), τότε το έγγραφο δεν σαρώνεται. Εάν το έγγραφο υπάρχει ήδη σε ψηφιακή µορφή και φέρει κατάλληλη ένδειξη ως υπογεγραµµένο, τότε ο ιαχειριστής µεριµνά ώστε το αντίστοιχο ψηφιακό αρχείο να βρίσκεται στον Κατάλογο Ψηφιοποιηµένων Εγγράφων του Σταθµού Εργασίας, να είναι σε µορφή Adobe Acrobat (.pdf) και να περιλαµβάνει το σύνολο των σελίδων που το απαρτίζουν 2. Σε άλλη περίπτωση, και εφόσον κρίνεται σκόπιµη η σάρωση του Εγγράφου, ο Ψηφιοποιητής: 2. Προχωρά στην σάρωση (scanning) του Εγγράφου µε τη χρήση του σαρωτή που είναι συνδεδεµένος µε τον Η/Υ του Σταθµού Εργασίας του. Σε περίπτωση που ο σαρωτής είναι κοινόχρηστος (π.χ. πολυµηχάνηµα), τότε ο Ψηφιοποιητής ή ο Συντονιστής µεριµνά ώστε τα σχετικά ψηφιακά αρχεία να µεταφερθούν στον Κατάλογο Ψηφιοποιηµένων Εγγράφων του Σταθµού Εργασίας του (π.χ. µε τη χρήση usb memory stick). 2 Σε περίπτωση που δεν υπάρχει αυτή η δυνατότητα, θα πρέπει να χρησιµοποιηθεί ειδικό λογισµικό µέσω του οποίου θα γίνεται η µετατροπή αρχείων άλλου τύπου (.doc,.docx, jpg, κλπ) αλλά και η σύνθεση ενιαίου αρχείου pdf από επιµέρους αρχεία οποιουδήποτε τύπου [4]
Επισηµαίνεται ότι σε κάθε περίπτωση το ψηφιακό αρχείο που θα προκύψει θα πρέπει να έχει µορφή Adobe Acrobat (.pdf) και να περιλαµβάνει το σύνολο των σελίδων που απαρτίζουν το έγγραφο. Η παραπάνω διαδικασία επαναλαµβάνεται µέχρι την εξάντληση των προς ψηφιοποίηση Εγγράφων του Φακέλου. Στο τέλος επανατοποθετεί στον Φάκελο τα πρωτότυπα έγγραφα και προχωρά στο επόµενο στάδιο της διαδικασίας που αφορά στην απόδοση Ταυτότητας στο Έγγραφο. Απόδοση Ταυτότητας στα Έγγραφα Ο Ψηφιοποιητής µέσω της Εφαρµογής Υποστήριξης Ψηφιοποίησης, η οποία εκτελείται στον Η/Υ του Σταθµού Εργασίας του (και στον οποίο βρίσκεται ο Κατάλογος Ψηφιοποιηµένων Εγγράφων όπου έχουν αποθηκευτεί τα ως άνω Έγγραφα) εκτελεί για κάθε Έγγραφο τις παρακάτω ενέργειες: 1. Επιλέγει το Έγγραφο από τον κατάλογο που του εµφανίζει η Εφαρµογή 2. Ανοίγει το Έγγραφο και πραγµατοποιεί επισκόπηση όλων των σελίδων του, προκειµένου να επιβεβαιώσει ότι η ποιότητα της ψηφιοποίησης είναι ικανοποιητική. Εάν διαπιστώσει ότι η ποιότητα είναι µη αποδεκτή, προχωρά στην επαναψηφιοποίηση του Εγγράφου σύµφωνα µε την παραπάνω διαδικασία (Ψηφιοποίηση Εγγράφων Φακέλου). 3. Μέσω της σχετικής φόρµας που εµφανίζει η Εφαρµογή, εισάγει τα στοιχεία που συνιστούν την ταυτότητα του Εγγράφου και συγκεκριµένα: Κατηγορία Εγγράφου (π.χ. Άδεια Οικοδοµής) Εκδούσα Αρχή Αρ. και Ηµεροµηνία Έκδοσης (π.χ. Πρωτόκολλο, Απόφαση, κλπ) Αρ. Φακέλου (σύµφωνα µε την κωδικοποίηση του Φακέλου από την οικεία Υπηρεσία) Η διαδικασία αυτή επαναλαµβάνεται µέχρι την εξάντληση των αρχείων που εµφανίζονται στον κατάλογο της Εφαρµογής 4. Αφού ολοκληρώσει αυτή τη διαδικασία και πλέον δεν υπάρχουν άλλα Έγγραφα στον κατάλογο, ο Ψηφιοποιητής διατρέχει εκ νέου τον Φάκελο (Φυσικό Αρχείο) προκειµένου να εντοπίσει Έγγραφα τα οποία έχουν «Α Α» και τα οποία σύµφωνα µε τη διαδικασία δεν έχουν ψηφιοποιηθεί. 5. Για καθένα από αυτά τα Έγγραφα, ο Καταχωρητής µέσω σχετικής λειτουργίας της Εφαρµογής δηµιουργεί ένα νέο (εικονικό) Έγγραφο και µέσω της Εφαρµογής εισάγει τα στοιχεία που συνιστούν την ταυτότητα του Εγγράφου (Κατηγορία Εγγράφου, Εκδούσα Αρχή, Αρ. και Ηµεροµηνία Έκδοσης και Αρ. Φακέλου) και τον Α Α του Εγγράφου. Με το πάτηµα του πλήκτρου για την ολοκλήρωση της διαδικασίας ταυτοποίησης κάθε Εγγράφου, η Εφαρµογή Υποστήριξης Ψηφιοποίησης µεταφέρει αυτόµατα [5]
στον Κατάλογο Ταυτοποιηµένων Εγγράφων το ψηφιοποιηµένο Έγγραφο και το κατάλληλο αρχείο Ταυτότητας και Μεταδεδοµένων. Ο Ψηφιοποιητής αφού ολοκληρώσει την διαδικασία Απόδοσης Ταυτότητας για το σύνολο των Εγγράφων τα οποία περιλαµβάνονται στους Φακέλους που έχει παραλάβει, επιστρέφει τους Φακέλους στον Συντονιστή και τους ξεχρεώνεται. Στην περίπτωση που ο Ψηφιοποιητής και ο Καταχωρητής είναι το ίδιο πρόσωπο, οι Φάκελοι δεν επιστρέφονται στον Συντονιστή και η διαδικασία συνεχίζεται µε την εκτέλεση των εργασιών που προβλέπονται στο επόµενο στάδιο της Εισαγωγής των Μεταδεδοµένων των Εγγράφων. Στην περίπτωση που η θεµατική ενότητα που ψηφιοποιείται περιλαµβάνει µόνο την καταχώρηση µεταδοµένων εγγράφων τότε ο Ψηφιοποιητής και ο καταχωρητής είναι το ίδιο πρόσωπο και το στάδιο απόδοσης ταυτότητας στα έγγραφα εκτελείται ως εξής: Ο Συντονιστής παραλαµβάνει από τον αρµόδιο υπάλληλο του ήµου ένα αριθµό Φακέλων, µέρος του οποίου παραδίδει στον Ψηφιοποιητή. Ο Ψηφιοποιητής για κάθε ένα Φάκελο που έχει παραλάβει εκτελεί τις ακόλουθες ενέργειες: 1. Ανοίγει τον Φάκελο και επιλέγει το Έγγραφο προς ψηφιοποίηση. 2. Υλοποιεί το βήµα 3 της τρέχουσας παραγράφου. Με το πάτηµα του πλήκτρου για την ολοκλήρωση της διαδικασίας ταυτοποίησης κάθε Εγγράφου, η Εφαρµογή Υποστήριξης Ψηφιοποίησης µεταφέρει αυτόµατα στον Κατάλογο Ταυτοποιηµένων Εγγράφων το κατάλληλο αρχείο Ταυτότητας και Μεταδεδοµένων. Η διαδικασία συνεχίζεται µε την εκτέλεση των εργασιών που προβλέπονται στο επόµενο στάδιο της Εισαγωγής των Μεταδεδοµένων των Εγγράφων. Εισαγωγή Μεταδεδοµένων Εγγράφων Ο Συντονιστής παραδίδει ένα αριθµό Φακέλων στον Καταχωρητή, ο οποίος για κάθε Φάκελο εκτελεί τις εξής ενέργειες: 1. Ανοίγει τον Φάκελο (Φυσικό Αρχείο) και για κάθε Έγγραφο του Φακέλου εκτελεί τις ακόλουθες ενέργειες 2. Μέσω του αντίστοιχου Καταλόγου της Εφαρµογής επιλέγει το Έγγραφο, ανοίγει την φόρµα και εισάγει τα Μεταδεδοµένα του Εγγράφου 3. ιενεργεί ένα τελευταίο έλεγχο ορθότητας και αποθηκεύει τη φόρµα Όταν ολοκληρώσει την παραπάνω εργασία για το σύνολο των Φακέλων που έχει παραλάβει, ο Καταχωρητής επιστρέφει τους Φακέλους στον Συντονιστή, ο οποίος, µε τη σειρά του, τους επιστέφει στον αρµόδιο υπάλληλο του ήµου. Εφόσον έχει οριστεί ότι ο Κατάλογος Ταυτοποιηµένων Εγγράφων τηρείται τοπικά στους Η/Υ των Σταθµών Εργασίας των Καταχωρητών, τότε σε τακτά χρονικά [6]
διαστήµατα (π.χ. στο τέλος της ηµέρας) ο Συντονιστής µεταφέρει (µέσω δικτύου ή µε χρήση usb memory stick, κλπ) το περιεχόµενο των Τοπικών Καταλόγων στον Κεντρικό Κατάλογο Ταυτοποιηµένων Εγγράφων. Μεταγωγή των Στοιχείων στο ιακοµιστή Αρχείων της Ε.Ε.Τ.Α.Α. Σε τακτά χρονικά διαστήµατα (προτείνεται καθηµερινά µετά τη λήξη του ωραρίου λειτουργίας του ήµου) ο Συντονιστής εκτελεί τη λειτουργία της µεταγωγής των Εγγράφων για τα οποία έχει ολοκληρωθεί η παραπάνω διαδικασία στον ιακοµιστή της Ε.Ε.Τ.Α.Α. για δηµοσίευση µέσω του διαδικτύου Για το σκοπό αυτό, ο Συντονιστής εκτελεί συγκεκριµένες λειτουργίες του λογισµικού που έχει υποδειχθεί από την Ε.Ε.Τ.Α.Α., µέσω του οποίου δηµιουργείται ένα αντίγραφο του περιεχοµένου του Κεντρικού Καταλόγου Ταυτοποιηµένων Εγγράφων σε αντίστοιχο Κατάλογο του ιακοµιστή της Ε.Ε.Τ.Α.Α. Μετά την µεταγωγή τους στον ιακοµιστή της Ε.Ε.Τ.Α.Α. τα δεδοµένα θα είναι πλέον διαθέσιµα στο Πληροφοριακό Σύστηµα ιαδικτυακή Εφαρµογή που θα αναπτύξει η Ε.Ε.Τ.Α.Α. [7]