Διαχείριση κόστους Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Βρασίδας Λεώπουλος 1
Άδεια Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς. 2
Περιοχές γνώσης (Knowledge areas) - Εργαλεία Διαχείριση ενοποίησης Processes Διαχείριση εύρους Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση προμηθειών WBS CPM, PERT, Gantt Cash flow, EVM Standards Org. Charts, RACI Reports Risk Sheet, Risk Matrix, MCS Contracts Διαχείριση ενδιαφερομένων God with you! 3
Διαχείριση κόστους Για ένα Διευθυντή έργου, το κόστος και η διαχείρισή του είναι μια εξίσου σημαντική με τις άλλες παράμετρος! Τι χρειάζεται να υπολογίσει: Τη διακύμανση ανάλογα με τις επιλογές που κάνει Τις ταμειακές ροές (cash flow) Τις ανάγκες αρχικού κεφαλαίου Το αναμενόμενο κέρδος 4
Διαχείριση κόστους Στάδια διαχείρισης κόστους PMI:Κόστος επιμέρους δραστηριοτήτων Εκτίμηση κόστους PMI:Κόστος έργου Προϋπολογισμός Έλεγχος κόστους (PMI 2013; ISO 2012) 5
Φάσεις Πρόβλεψη κόστος έργου Διαχείριση κόστους έργων Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Μέθοδοι εκτίμησης κόστους +100% +50% -50% -25% Εξέλιξη έργου +10% -5% Αρχική Σχεδιασμού Εκτέλεσης Λήξης 6
Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Μέθοδοι εκτίμησης κόστους Εκτίμηση ειδικού: Αυθαίρετη εκτίμηση που βασίζεται στην εμπειρία Αναλογική εκτίμηση: Στηρίζεται στο κόστος αντίστοιχων έργων που έχουν γίνει στο παρελθόν Παραμετρική εκτίμηση: Βασίζεται σε μια παράμετρο που θεωρείται οδηγός κόστους (πχ. m 2 ) Αναλυτική εκτίμηση: Αλλιώς ονομάζεται Bottom Up. Σε αυτή τη μέθοδο υπολογίζονται τα κόστη κάθε στοιχείου του WBS και κατόπιν αθροίζονται προς τα επάνω. 7
Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Σχέση κόστους - χρόνου Έως τώρα θεωρήσαμε ότι οι δραστηριότητες έχουν συγκεκριμένη διάρκεια. Άραγε υπό ποίες προϋποθέσεις συμβαίνει κάτι τέτοιο; Σιωπηρά υποθέσαμε πως κάθε δραστηριότητα εκτελείται με μια συγκεκριμένη μέθοδο/ τεχνική η οποία απαιτεί υπό κανονικές συνθήκες ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για την εκτέλεσή της και πιθανότατα θα έχει και ένα συγκεκριμένο κόστος. Τι θα γινόταν όμως εάν αποφασίζαμε να «παίξουμε» με τις διάφορες μεθόδους εκτέλεσης; 8
Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Συνήθως απορρίπτεται Διάρκεια Το παραπάνω κόστος είναι άμεσο (εργατικά, υλικά, μηχανήματα (;)) 9
Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Ας υποθέσουμε ότι το συνολικό άμεσο κόστος του έργου (Σ ΚΑ i όπου i οι δραστηριότητες του έργου και ΚΑ το άμεσο κόστος δραστηριότητας) σε σχέση με τη διάρκεια αυτού είναι: Διάρκεια 10
Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Υπάρχουν και οι επονομαζόμενες έμμεσες δαπάνες (έξοδα διοίκησης, ενοίκια, κλπ) οι οποίες αυξάνονται περίπου γραμμικά με τη διάρκεια του έργου. Το συνολικό έμμεσο κόστος του έργου (Σ ΚΕ i όπου i οι δραστηριότητες του έργου και ΚΕ το έμμεσο κόστος δραστηριότητας) σε σχέση με τη διάρκεια αυτού δίνεται από το παρακάτω Σχήμα: Διάρκεια 11
Διαχείριση κόστους - Εκτίμηση Κόστος Σχέση κόστους - χρόνου Συνολικό κόστος Ελάχιστο Διάρκεια 12
Διαχείριση κόστους Προϋπολογισμός Μέθοδοι εκτίμησης κόστους Προϋπολογισμός Κόστος έργου Άμεσο κόστος Εργασία Έμμεσο κόστος εργοταξίου Έμμεσο κόστος έργου Έμμεσο κόστος Έδρας επιχείρησης Υλικά Προσωπικό Εγγυήσεις Μηχανήματα (;) Εγκατάσταση Ασφάλιση Υπεργολάβοι Κρατήσεις Διάφορα Παράδειγμα κατασκευαστικού έργου 13
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Ταμειακές ροές Οι ταμειακές ροές χρησιμεύουν στην οικονομική παρακολούθηση και προγραμματισμό του έργου. Αφού καταλήξουμε στη μέθοδο υλοποίησης των δραστηριοτήτων, τη διάρκειά τους και συνεπώς στο αντίστοιχο κόστος μπορούμε να συντάξουμε τον πίνακα των ταμειακών ροών. Τα μόνα πρόσθετα στοιχεία που θα χρειαστούμε είναι τυχόν πληρωμές και το έμμεσο κόστος ανά χρονική μονάδα υπολογισμού. 14
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Ταμειακές ροές: Βήματα σύνταξης 1/ Επιλύουμε το δίκτυο του έργου 2/ Σχηματίζουμε το διάγραμμα Gantt και καθορίζουμε το πότε ακριβώς θα εκτελεστούν οι δραστηριότητες 3/ Υπολογίζουμε το μοναδιαίο κόστος (ΜΚ i ) για κάθε δραστηριότητα i (MK i = KA i / d i όπου d i η διάρκεια εκτέλεσης της δραστηριότητας i). 4/ Ανά χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου αθροίζουμε τα μοναδιαία κόστη των δραστηριοτήτων που εκτελούνται, το έμμεσο κόστος και αφαιρούμε τυχόν εισροές. 5/ Συντάσσουμε τον Πίνακα χρηματοροών ανά χρονική μονάδα εκτέλεσης του έργου και αθροιστικά. 15
(Βοήθημα επίλυσης Fylla_pros_symplhrosh - >Gantt gia Tameiakes + Tameiakes roes) Διαχείριση κόστους έργων Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Έστω ότι έχουμε το παρακάτω έργο μείωσης κόστους παραγωγής : Κωδ. Διάρκεια Προαπαιτούμενες Κόστος (ημέρες) Δραστηριότητας Α Β Γ Δ Ε Ζ Η Θ Ι Κ Εντοπισμός διαδικασίας υψηλού κόστους Συγκρότηση ομάδας έργου Ανάθεση ρόλων στην ομάδα έργου Πλήρης καταγραφή της διαδικασίας AS-IS Βιβλιογραφική αναζήτηση τρόπων επίλυσης Αναζήτηση λύσεων σχετικών προβλημάτων Αρχικές προτάσεις βελτίωσης διαδικασίας Προσαρμογή λύσεων στο πρόβλημα Προσαρμογή βιβλιογραφίας στο πρόβλημα Τελικές προτάσεις βελτίωσης διαδικασίας 7 9 6 15 4 8 13 3 7 3 - - Α Α Γ Β, 3 ημ. μετά έναρξη Δ Δ,Ε Ζ Ε Ι 350 540 180 1800 200 560 390 120 280 150 Το έμμεσο κόστος ανά χρονική μονάδα (ημέρα) υπολογίστηκε σε 30Ευρώ. Η συμφωνία με τον πελάτη είναι οι πληρωμές να γίνουν ως εξής: 10η ημέρα 2000Ευρώ 20η ημέρα 2000Ευρώ 35η ημέρα 3000Ευρώ ΜΚ i 50 60 30 120 50 70 30 40 40 50 16
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Ποιες είναι οι παραλήψεις του σχήματος; 17
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Εν Λη 18
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Χρονική μονάδα (ημέρα) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Κόστος χρονικής μονάδας 50+60+30 = 140 50+60+30 = 140 50+60+30 = 140 50+60+30 = 140 50+60+30 = 140 50+60+30 = 140 50+60+30 = 140 60+30+120+30 =240 60+30+120+30 =240 30+120+30-2000 = -1820 30+120+70+30 = 250 30+120+70+30 = 250 30+120+70+30 = 250 120+50+70+30 = 270 120+50+70+30 = 270 120+50+70+30 = 270 120+50+70+30 = 270 120+70+40+30 = 260 Κόστος αθροιστικά 140 280 420 560 700 840 980 1220 1460-360 -110 140 390 660 930 1200 1470 1730 19
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Χρονική μονάδα (ημέρα) 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Κόστος χρονικής μονάδας 120+40+40+30 = 230 120+40+40+30-2000 = -1770 120+40+40+30 = 230 120+40+30 = 190 30+40+30 = 100 30+40+30 = 100 30+50+30 = 110 30+50+30 = 110 30+50+30 = 110 30+30 = 60 30+30 = 60 30+30 = 60 30+30 = 60 30+30 = 60 30+30 = 60 30+30 = 60 30+30-3000 = -2940 Κόστος αθροιστικά 1960 190 420 610 710 810 920 1030 1140 1200 1260 1320 1380 1440 1500 1560-1380 Πόσα χρήματα πρέπει να διαθέσει η εταιρεία για να μπορεί χωρίς δάνειο να αναλάβει το έργο; 1960 Ευρώ 20
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Παράδειγμα σύνταξης ταμειακών ροών Cost management Dipla Biblia.mp4 2500 2000 1500 1000 500 0-500 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35-1000 -1500-2000 Γράφημα ταμειακών ροών 21
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Αν αγνοούσαμε προς στιγμή τα έσοδα, η καμπύλη των ταμειακών ροών (εκροών) θα ήταν έστω η παρακάτω: Κόστος Νωρίτερης 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Αυτό θα ίσχυε αν οι δραστηριότητες εκτελούνταν στη νωρίτερη δυνατή έναρξη. 22
Διαχείριση κόστους - Έλεγχος Αν όμως η εκτέλεση γινόταν με βάση την αργότερη δυνατή έναρξη θα προέκυπτε νέα καμπύλη. Κόστος Νωρίτερης Κόστος Αργότερης 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 23
Προϋπολογισμός έργου RM budget Project cost Project cost budget Project cost baseline PROJECT A +Management reserve +Contingency reserve WP1 WP2 WP3 WP2.1 WP2.2 WP2.3 WP3.1 WP3.2 Cost account WP cost WP3.1.1 WP3.1.2 Activity cost Activity 3.1.1.1 Activity 3.1.1.2 24
Κατάλογος βιβλιογραφικών αναφορών ISO 2012, ISO 21500 Guidance on project management, International Organisation for Standardisation (ISO), Geneva, Switzerland. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Σχετική βιβλιογραφία για μελέτη Larson, E, Honig, B, Gray, C, Dantin, U & Baccarini, D 2014, Project management: the managerial process, McGraw- Hill, Australia. Κεφάλαια: 5 και 8. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Κεφάλαιo: 7. Shtub, A, Bard, JF & Globerson, S 2005, Project management: processes, methodologies, and economics, 2nd edn, Pearson Prentice Hall, Upper Saddle River, N.J. Κεφάλαιo: 11. 25
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 26