ΦΕΚ Αρ. Φύλου 3456 23/12/2014, υποχρέωση υποβολής εντύπου Ε11 μέχρι 31/01 εκάστου έτους. Περιεχόμενα Πεδία αρχείου xml 2 Δημιουργία βοηθητικού πίνακα για την παραγωγή του αρχείου xml «Ε11» 5 Παραγωγή του αρχείου xml «Ε11» 13 Υποβολή του αρχείου xml «Ε11» 17 Ενημέρωση του βοηθητικού πίνακα από αρχείο.csv 18 1
Πεδία αρχείου xml 1. ΑΦΜ & ΑΜΚΑ, από την ενότητα «Στοιχεία Μητρώου». 2. Αριθμός Μητρώου ΙΚΑ, από την ενότητα «Παράμετροι Ταμείων», ταμείο 930-ΙΚΑ. 3. Ημερομηνία πρόσληψης, από την ενότητα «Εργασιακά» η ισχύουσα ιστορική εγγραφή ανάλογα με το έτος παραγωγής του αρχείου π.χ. για το έτος 2014, η κοντινότερη στις 31/12/2014. 4. Αριθμός Δικαιούμενων ημερών, βάσει του υπολογισμού δικαιωμάτων στην ενότητα «Άδειες /απουσίες»: Αν δεν έχετε ενεργοποιήσει το κύκλωμα αδειών απουσιών και δεν έχουν υπολογιστεί δικαιούμενες ημέρες αδείας, μπορείτε να εκτελέσετε την παρακάτω επιλογή, έτσι ώστε να γίνει ο υπολογισμός των δικαιωμάτων για το έτος 2014. 2
5. Αριθμός ημερών που χορηγήθηκαν, βάσει των ημερών που έχουν καταχωρηθεί στην ενότητα «Άδειες/απουσίες»: 6. Αποδοχές Αδείας, αναλύονται παρακάτω στο κείμενο (επόμενη ενότητα) αντίστοιχα με τις επιλογές: 7. Αποδοχές Επιδόματος Αδείας, από τις μισθολογικές περιόδους βάσει της μισθολογικής περιόδου του επιδόματος αδείας. Δηλαδή των ποσών που προκύπτουν από τις μισθολογικές περιόδους με κωδικό «11» επίδομα αδείας Αν στο μισθολογικό έτος υπάρχουν περισσότερες του ενός περίοδοι τύπου «11» γίνεται άθροιση όλων των ποσών. 3
Στις αποδοχές του επιδόματος αδείας αθροίζονται και οι προσαυξήσεις τους. Π.χ. Στο ανωτέρω παράδειγμα οι αποδοχές του επιδόματος αδείας θα είναι 1170,07 4
Δημιουργία βοηθητικού πίνακα για την παραγωγή του αρχείου xml «Ε11» Για την επεξεργασία των δεδομένων του αρχείου δημιουργήθηκε βοηθητικός πίνακας, μέσω του οποίου μπορείτε να μεταβάλετε ή να εισάγετε οποιοδήποτε στοιχείο επιθυμείτε. Ενημέρωση βοηθητικού πίνακα Μετά την επιλογή του επιθυμητού έτους π.χ. 2014 εκτελούμε την παρακάτω επιλογή: 5
Επεξήγηση επιλογών: - Είδη Αδειών, επιλέγουμε τον επιθυμητό κωδικό για την ετήσια άδεια. - Εξάντληση δικαιώματος, η ενεργοποίηση του ( ) θα έχει σαν αποτέλεσμα την ενημέρωση των χορηγημένων ημερών με τον ίδιο αριθμό των δικαιούμενων. Δηλαδή οι χορηγημένες δεν λαμβάνονται από την ενότητα άδειες απουσίες και θα είναι ίσες με τις δικαιούμενες. - Αποδοχές με βάση τα αποτελέσματα της Μισθοδοσίας, Οι Αποδοχές Αδείας λαμβάνονται από τις μισθολογικές περιόδους βάσει του συσχετισμού του αντίστοιχου μισθολογικού στοιχείου και του κωδικού της ετήσιας αδείας. 6
Π.χ. Στο ανωτέρω παράδειγμα σαν αποδοχές αδείας θα ληφθεί το ποσό των 247,49. Φυσικά αν ο εργαζόμενος έχει λάβει άδεια σε περισσότερες της μιας μισθολογικής περιόδου θα γίνει άθροιση των αντίστοιχων ποσών. Αν επιθυμείτε στις αποδοχές της Ετήσιας αδείας να αθροιστούν και οι αντίστοιχες προσαυξήσεις τους, πρέπει να εισάγετε τους κωδικούς των μισθολογικών στοιχείων που αφορούν προσαυξήσεις αδείας στην παρακάτω μεταβλητή εταιρίας: 7
Οι κωδικοί αποδοχών διαχωρίζονται μεταξύ τους με κόμμα π.χ 30545, 30547. Π.χ. 8
- Αποδοχές με βάση το τελευταίο ημερομίσθιο Η ενημέρωση των αποδοχών αδείας θα γίνει βάσει της παρακάτω διαδικασίας. Λήψη του ημερομισθίου από την τελευταία οριστικοποιημένη μισθολογική περίοδο του έτους παραγωγής του αρχείου π.χ. 2014. Αποδοχές αδείας = ημερομίσθιο * χορηγημένες ημέρες * 1,2 Π.χ. Στο ανωτέρω παράδειγμα το ημερομίσθιο θα είναι 79,0688 - Αποδοχές με βάση το Αναλογικό ημερομίσθιο από το Επίδομα Αδείας, 9
Η ενημέρωση των αποδοχών αδείας θα γίνει βάσει της παρακάτω διαδικασίας. Λήψη του ποσού του Επιδόματος Αδείας, διαίρεση διά των ημερών της παραμέτρου του επιδόματος αδείας (π.χ. 12,5). Αποδοχές αδείας = Αναλογικό ημερομίσθιο * χορηγημένες ημέρες * 1,2 Π.χ. Μετά την ολοκλήρωση της ενημέρωσης, εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με τα αντίστοιχα πεδία: Η ενημέρωση γίνεται μόνο για τους εργαζόμενους που έχουν στοιχεία στο αντίστοιχο έτος π.χ. 2014.!!! Μέσω της ανωτέρω φόρμας μπορείτε να μεταβάλετε, διαγράψετε ή να εισάγετε οποιοδήποτε εργαζόμενο ή δεδομένο επιθυμείτε. Προσοχή κάθε φορά που εκτελείται η επιλογή «Ενημέρωση Στοιχείων» διαγράφονται τα δεδομένα του βοηθητικού πίνακα. Σε αυτή την περίπτωση οποιαδήποτε μεταβολή έχετε κάνει στα στοιχεία του βοηθητικού πίνακα θα χαθεί. 10
Εκτύπωση Στοιχείων του Βοηθητικού πίνακα. Πατώντας στο εικονίδιο του εκτυπωτή μπορείτε να δημιουργήσετε εκτύπωση για τον έλεγχο των ανωτέρω δεδομένων. Η εκτύπωση είναι ομαδοποιημένη ανά υποκατάστημα. Εκτός της ανωτέρω εκτύπωσης υπάρχει δυνατότητα εξαγωγής των δεδομένων σε αρχείο csv. Η εξαγωγή γίνεται μέσω δεξί κλικ στην λίστα των εργαζομένων. 11
Διαγραφή των Στοιχείων του Βοηθητικού πίνακα. Με την εκτέλεση της ανωτέρω επιλογής διαγράφονται ΟΛΑ τα περιεχόμενα του βοηθητικού πίνακα. 12
Παραγωγή του αρχείου xml «Ε11» Η παραγωγή του αρχείου xml γίνεται μέσω της παρακάτω επιλογής: Για την παραγωγή του αρχείου xml πρέπει να είναι ενημερωμένα τα παρακάτω πεδία: - Στοιχεία Υποκαταστημάτων, Δήμος: Το πεδίο Δήμος βάσει του συστήματος Καλλικράτη (επιλογή από την λίστα τιμών). - Στοιχεία Υποκαταστημάτων, Υπηρεσία ΣΕΠΕ: Η Υπηρεσία ΣΕΠΕ. 13
- Στοιχεία Εταιρίας, κύρια δραστηριότητα ΟΑΕΔ: Το πεδίο της κύριας δραστηριότητας ΟΑΕΔ. - Στοιχεία Υποκαταστημάτων ΑΦΜ υπευθύνου Αν κάποιο από τα ανωτέρω πεδία είναι κενό το αρχείο xml δεν θα παραχθεί. 14
Πιθανά μηνύματα λαθών Προσοχή Αν κατά την παραγωγή του αρχείου xml εμφανιστεί το μήνυμα: Πρέπει να κάνετε τις παρακάτω ενημερώσεις, Μεταβλητές εταιρίας: Η τιμή της ανωτέρω μεταβλητής πρέπει να ενημερωθεί με την τιμή που θα δείτε στην παρακάτω φόρμα (όπου dedalos ο αντίστοιχος server όπου είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή σας): 15
Εναλλακτικά μπορείτε από το shortcut της εφαρμογής (δεξί κλικ properties) να δείτε το map drive (συνήθως είναι το S) και να βάλετε στην μεταβλητή την τιμή S:\tmpfls Αν κατά την παραγωγή του αρχείου εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα: Ανοίξτε με notepad το αρχείο λαθών και κάντε τις απαραίτητες διορθώσεις & ενημερώσεις, βάσει των εγγραφών του. 16
Υποβολή του αρχείου xml «Ε11» Η υποβολή του αρχείου xml στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ γίνεται μέσω της παρακάτω διαδικασίας. Για περισσότερες διευκρινίσεις μπορείτε να απευθυνθείτε στις αντίστοιχες οδηγίες & υπηρεσίες του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ. Tο αρχείο xml «Ε11» πρέπει να παράγεται ανά υποκατάστημα. Το αρχείο xml μπορείτε να το «ανοίξετε» μέσω notepad ή μέσω ειδικών προγραμμάτων π.χ. xml editor, internet explorer, κλπ. Επίσης μπορείτε μέσω του editor να πραγματοποιήσετε οποιαδήποτε μεταβολή επιθυμείτε και να το αποθηκεύσετε. Η τροποποίηση του αρχείου xml είναι εφικτή, αλλά απαιτείται μεγάλη προσοχή και πιθανόν εξειδικευμένες γνώσεις. 17
Ενημέρωση του βοηθητικού πίνακα από εξωτερικό αρχείο.csv Οι παρακάτω επιλογές είναι διαθέσιμες μόνο μέσω ενεργοποίησης ειδικών προγραμμάτων. Η ενεργοποίηση τους γίνεται θέτοντας την τιμή «1» στην αντίστοιχη μεταβλητή εταιρίας. Τα πεδία του βοηθητικού πίνακα μπορούν να ενημερωθούν από εξωτερικό αρχείο τύπου csv. Το αρχείο csv πρέπει να περιέχει τις παρακάτω στήλες με την αναφερόμενη σειρά: Στήλη 1: Αριθμός μητρώου εργαζομένου Στήλη 2: Δικαιούμενες ημέρες Στήλη 3: Χορηγημένες ημέρες Στήλη 4: Αποδοχές Αδείας Στήλη 5: Αποδοχές Επιδόματος αδείας Στήλη 6: Παρατηρήσεις Αν επιθυμείτε κάποια στήλη να μην ενημερωθεί θα θέσετε την τιμή μηδέν «0» για τα πεδία 2,3,4,5 και την τιμή κενό για το πεδίο 6. Μέσω της παρακάτω επιλογής γίνεται εισαγωγή των δεδομένων του αρχείου csv στον βοηθητικό πίνακα. 18
Αφού επιλέξουμε το επιθυμητό αρχείο csv γίνεται η ενημέρωση των πεδίων του βοηθητικού πίνακα. Υπολογισμός Αποδοχών Αδείας. Ο υπολογισμός των αποδοχών αδείας γίνεται μέσω της παρακάτω επιλογής: Το είδος αδείας είναι υποχρεωτικό μόνο για την 1 η επιλογή (Τα Αποτελέσματα της Μισθοδοσίας). Ο τρόπος υπολογισμού και για τις 3 επιλογές είναι ίδιος με αυτόν που έχει αναλυθεί στις προηγούμενες ενότητες. Το Επίδομα Αδείας υπολογίζεται σε όλες τις περιπτώσεις από τα αποτελέσματα των μισθολογικών περιόδων. Αν δεν χρησιμοποιείται την module της μισθοδοσίας δεν είναι δυνατός κανένας υπολογισμός Αποδοχών αδείας και Επιδόματος αδείας. 19